Съвременните и мощни технологии често са недостъпни за нестопанските организации по една проста причина: те са скъпи.
Най-новите технологии могат да бъдат скъпи не само за придобиване, но и за обучение на хора, поддръжка, надграждане и поддържане във времето. Затова нестопанските организации са склонни да използват изпитани и проверени прости инструменти, с които всички са запознати.
Изкуственият интелект променя това!
Основни продукти на изкуствения интелект като ChatGPT и Google Gemini, както и инструменти с интегриран изкуствен интелект като ClickUp, позволяват на нестопанските организации да получат изключителни ползи.
Тази публикация в блога е въведение в използването на изкуствен интелект за нестопански организации, за да можете да се възползвате от най-добрата технология, налична днес.
⏰ 60-секундно резюме
Изкуственият интелект (AI) е едно от най-мощните инструменти, с които разполагат днешните предприятия. Нестопанските организации, както и всички други предприятия, могат да извлекат голяма полза от тях.
Нестопанските организации могат да използват AI инструменти, за да повишат ефективността, да събират информация за дарителите, да засилят обхвата си и да разширят комуникациите. За да извлекат максимална полза от AI инструментите и технологиите, те се нуждаят от стратегически подход и примери за употреба. Ето десет примера.
- Разкриване на измами и защита на организационната цялост
- Анализ, ангажираност и задържане на дарители
- Изследване и кандидатстване за безвъзмездни средства
- Управление на програми и измерване на въздействието
- Автоматизация на социалните медии
- Генеративно съдържание за създаване на персонализирани съобщения и кампании
- Чатботове за по-добра комуникация с дарители и доброволци
- Оптимизиране на административните задачи
- Планиране и управление на събития
- Управление на доброволците
За повече подробности относно това как да използвате изкуствен интелект за горните задачи и как да не го използвате във вашата организация, продължете да четете!
Разбиране на потенциала на изкуствения интелект в нестопанския сектор
Ако използвате компютър, най-вероятно сте виждали изкуствен интелект на работното си място. ChatGPT става изключително популярен като алтернатива на търсенето в Google. Пакетът инструменти Microsoft 365 разполага с CoPilot. Canva, популярен инструмент за дизайн за нестопански организации, е интегрирал изкуствен интелект в своята платформа.
На разумна цена тези мощни функции предлагат редица предимства, като например:
Повишена ефективност: AI инструментите за нестопански организации помагат на екипите да постигнат повече с по-малко усилия. Незабавни обобщения на отчети, автоматизация на работния процес, известия, задействани от определени събития, и др. значително повишават производителността и организационната ефективност.
📖 Допълнителна информация: Как да използвате AI инструменти за производителност
По-задълбочени познания за дарителите: Нестопанските организации не разполагат с техническия опит или бюджета за внедряване на усъвършенствани аналитични инструменти. Изкуственият интелект помага за обработката на данни, получаването на познания и създаването на персонализирани отчети без големи инвестиции.
Ефективно достигане до аудиторията: изкуственият интелект може да бъде изключително мощен при претърсването на големи бази данни за идентифициране на сходни групи от хора. Въз основа на това можете да изпращате по-целенасочени имейли, текстови съобщения, известия и др.
Мащаб: С интелигентна автоматизация нестопанските организации могат да изпълняват множество задачи без ограниченията на ресурсите. Можете да мащабирате създаването на съдържание, публикации в социалните медии, доклади за дарители и т.н., без да добавяте хора към екипа.
Ако това ви звучи интересно, ето десет начина, с които можете да започнете веднага.
10 начина за използване на изкуствен интелект в нестопански организации
Ключът към максималното използване на AI инструмента е да го прилагате стратегически и обмислено. Така че, вместо да пробвате на случаен принцип различни инструменти, е по-полезно да прилагате подходящите продукти за подходящите случаи на употреба. Ето някои идеи и примери за това как можете да използвате ClickUp за нестопански организации, за да ги настроите.
1. Анализ на дарителите: Повишаване на ангажираността и задържането на дарителите
Във всяка нестопанска организация дарителите са най-важните заинтересовани страни. Те поддържат гладкото функциониране на организацията. Те държат нестопанската организация отговорна за обещаната трансформация. Ангажирането им и запазването на тяхната подкрепа е от решаващо значение. Изкуственият интелект може да помогне в това.
- Профилиране на дарителите: изкуственият интелект може да помогне за задълбочено проучване на всеки дарител, за разбиране на неговите приоритети и за създаване на подходящи доклади.
- Анализ на дарителите: ИИ помага на екипите да анализират данните за дарителите от исторически записи, за да разберат взаимоотношенията с нестопанската организация. Тя също така помага да се разберат моделите на поведение на дарителите.
- Комуникация с дарителите: С помощта на изкуствен интелект можете да автоматизирате целенасочената комуникация въз основа на конкретни тригери, които са релевантни за всеки дарител.
- Отчитане пред дарителите: AI инструментите за нестопански организации помагат за създаването на персонализирани отчети въз основа на данни за дарителите, което иначе би било невъзможно да се направи ръчно.
ClickUp Dashboards е чудесен начин да настроите анализи на дарителите в реално време. Създайте джаджи за даренията на дарителите, жизнения цикъл на всеки дарител, ефективността на кампаниите за популяризиране и др. Можете също да създадете персонализирани портали за дарителите и да ги поканите да разгледат текущата работа по всички проекти, които спонсорират!
2. Изследване и кандидатстване за безвъзмездни средства
Екипите за финансиране на нестопански организации проследяват, оценяват и кандидатстват за различни грантове през цялата година. Често това се прави ръчно с помощта на електронни таблици или отметки в браузърите. Изкуственият интелект може да направи този процес по-ефективен.
Проследяване на безвъзмездни средства: Създайте консолидиран табло с всички налични безвъзмездни средства с ClickUp. Можете да използвате ClickUp Docs, за да ги изброите всички. Можете също да ги настроите като задачи в ClickUp с тяхното описание, крайни срокове за кандидатстване, елементи от списъка за проверка и т.н.
Персонализирайте предложенията: Обикновено нестопанските организации имат едно предложение, което биха искали да приложат към всяка заявка за безвъзмездна помощ. Макар и ефективно, това не е ефикасно. Изкуственият интелект помага за създаването на персонализирани предложения – въз основа на оригиналното ви предложение – за да отговори на нуждите на всяка организация, отпускаща безвъзмездна помощ.
Изготвяне на заявления: Екипите на нестопанските организации нямат капацитет да пишат заявления всеки път. В резултат на това те са принудени да подбират няколко гранта, за които имат време. Изкуственият интелект променя това, като автоматизира изготвянето на заявления въз основа на предварително определени параметри.
Операционализиране на процесите: След като създадете тези процеси, можете да ги операционализирате с помощта на машинно обучение и изкуствен интелект. Въз основа на предишни заявления за безвъзмездна помощ можете да създадете стандартни оперативни процедури (SOP), така че цялата ваша организация да може да направи своите процеси по-ефективни.
Шаблонът за стандартни оперативни процедури за нестопански организации на ClickUp е мощна отправна точка за такава операционализация. С този напълно персонализируем и лесен за начинаещи шаблон можете да настроите работни потоци, процеси, контролни списъци и визуални помощни средства, за да могат вашите екипи да работят по-добре и по-бързо.
3. Управление на програми и измерване на въздействието
Нестопанските организации работят по няколко проекта едновременно и се нуждаят от цялостен подход за управлението им. Инструмент, базиран на изкуствен интелект, като ClickUp, може да ви помогне:
- Планирайте проекти с ClickUp Tasks
- Създавайте графици с ClickUp Calendar View
- Начертайте процеса на даряване
- Уведомете подходящите заинтересовани страни за дейности, свързани с проекта.
- Отчитайте показателите на проекта в реално време
4. Автоматизация на социалните медии: разширяване на обхвата и оптимизиране на съдържанието
Макар че нестопанските организации вече използват някои безплатни инструменти за публикуване на съдържание в социалните медии, изкуственият интелект може да ви даде предимство. Инструмент като ClickUp Brain може:
- Напишете проекти на публикации в социалните медии за различни платформи.
- Създавайте резюмета на по-дълги документи за публикуване в блога или LinkedIn.
- Преобразувайте без усилие съдържание, създадено за един формат, в друг формат.
- Автоматично планирайте актуализации за максимален обхват и разпространение.
📖 Допълнителна информация: Как да използвате изкуствен интелект в съдържателния маркетинг
5. Генериращо съдържание: Създаване на персонализирани съобщения и кампании
Всеки, който някога е пробвал изкуствен интелект, най-вероятно го е използвал за генериране на съдържание. „Напишете блог пост по тази тема“ е една от най-популярните команди за писане с изкуствен интелект сред маркетолозите и създателите на съдържание.
Макар че наистина можете да направите това, има и много други видове съдържание, които можете да създадете с генеративни AI инструменти. Ето как да използвате AI инструменти в управлението на потока от съдържание.
- Персонализирани съобщения: Създавайте благодарствени писма до дарители или доброволци, в които се споменават техните имена или проекти.
- Оптимизация за търсачки: технологиите за изкуствен интелект могат да създават мета описания, заглавия, ключови думи и др., за да ви позволят да се класирате на така желаната първа страница с резултати.
- Имейл кампании: AI може също да персонализира имейлите въз основа на информация от вашия инструмент за управление на проекти, платформа за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и др.
- Актуализации на проекта: въз основа на актуализациите, които правите в инструмента за управление на проекти, ClickUp Brain може автоматично да създава отчети за всеки заинтересован участник.
6. Чатботове: подобряване на комуникацията с дарители и доброволци
Чатботовете с изкуствен интелект са нещо като вашия нов стажант. Те могат да наблюдават центъра за обслужване на клиенти, да намират отговори на въпроси, да изпълняват прости задачи и да препращат към по-висшестоящ служител, ако е необходимо.
В неправителствена организация AI чатботовете могат да бъдат полезни по безброй начини. Техните умения за обработка на естествен език могат да приемат потребителски вход на обикновен английски език и да отговарят по същия начин.
- Обслужване на дарители/доброволци: Бъдете първата точка за контакт за външни заинтересовани страни, като потенциални дарители, доброволци, партньори и др.
- Предоставяне на информация: въз основа на вашата база от знания за изкуствения интелект, чатботовете могат да отговарят на запитвания.
- Подкрепа на служителите: Помогнете на членовете на екипа си да намират информация, да правят бързи изчисления, да генерират идеи и др.
- Подкрепа за управлението на проекти: Добре интегриран чатбот може също да създава/актуализира задачи въз основа на запитвания от дарители/доброволци/партньори.
7. Оптимизиране на административните задачи: Повишаване на производителността с функциите за автоматизация на ClickUp
AI може да автоматизира по-добре. С инструмент като ClickUp Automations можете да оптимизирате всички свои работни процеси, за да подкрепите ефективно своите служители.
- Уведомете редактора, когато авторът може да завърши писането ✅
- Изпратете имейл, когато нещо е готово ✅
- Уведомете ръководството, ако дадена задача е просрочена/спешна ✅
- Един прост бъг се превръща в нова функция, която изисква промяна в типа на задачата ✅
- Коригирайте приоритетите въз основа на настроенията на заинтересованите страни ✅
Ако сте неправителствена организация за спасяване на домашни любимци, ние разполагаме с предварително разработена рамка за оптимизиране на административните ви задачи. Изпробвайте шаблона на ClickUp за неправителствени организации за спасяване на домашни любимци, за да проследявате доброволците, даренията, приемането на животни, ветеринарните прегледи, осиновяванията, кампаниите в социалните медии и др.
8. Планиране и управление на събития: Автоматизиране на логистиката и комуникацията с помощта на функциите за управление на проекти на ClickUp
Събития за ангажиране на доброволци, срещи с дарители, инициативи за набиране на средства или програми за популяризиране – нестопанските организации провеждат множество събития през годината. Управлението на всичко това може да се превърне в огромна логистична тежест за екипите, отговорни за събитията. AI възможностите на инструмента за управление на събития могат да облекчат тази задача.
- ClickUp може да ви помогне да управлявате събития като проекти, с персонализирани типове задачи и статуси.
- Календарният изглед на ClickUp може да ви гарантира, че няма да планирате прекалено много събития в един и същи ден.
- Изгледът на диаграмата на Гант в ClickUp ще ви гарантира ясна видимост на зависимостите и припокриванията.
- Потребителските полета могат да разделят вътрешни и външни събития, за да планирате ефективно участието си.
Претоварени сте от всичко, което трябва да направите за следващото си събитие? Не се притеснявайте! Използвайте шаблона за планиране на нестопански събития на ClickUp, за да се подготвите за административен успех.
9. Управление на доброволците: Ефективно проследяване и планиране с помощта на инструментите за управление на задачите на ClickUp
Сблъсквали ли сте се някога със ситуация, в която вашите доброволци са били объркани и разочаровани? Един от основните проблеми при управлението на доброволците е, че разликата между намерението и добрата работа може да бъде значителна. Вашите доброволци може да са заинтересовани и ентусиазирани, но ако не знаят точно какво да правят и как да го правят, ангажиментът им може да се окаже неуспешен.
Избегнете това с функциите за управление на натоварването на ClickUp. Създайте потребителски профили за доброволците.
- Разпределяйте им задачи, за да знаят какво трябва да направят и в какъв срок.
- Назначете супервайзори като „наблюдатели“, за да могат да следят групата си доброволци.
- Маркирайте потребители в документи, бели дъски и коментари
- Проверявайте задачите на доброволците с помощта на изгледа „Работна натовареност“ в ClickUp, за да се уверите, че всички са заетости правилно.
- Получете помощ от изкуствения интелект, за да намерите оптималното разпределение на работната натовареност.
- Дайте възможност на доброволците да имат достъп до организационна информация с ClickUp Brain.
Всъщност, инструмент за управление на проекти като ClickUp може да се използва и като най-добрият софтуер за управление на човешките ресурси за нестопански организации за управление на служители, подизпълнители и доброволци.
С шаблона за управление на доброволци на ClickUp можете да управлявате заявления, да проследявате назначаването, да стартирате програми за ангажираност, да възлагате задачи, да преглеждате резултатите и много други!
10. Разкриване на измами: защита на организационната цялост
Потребителите имат по-голямо доверие в нестопанските организации, когато предоставят лична информация. Ваше задължение е да защитите личните данни на потребителите. Такива очаквания за сигурност важат и за собствената информация, създадена в рамките на вашата нестопанска организация.
С AI можете да защитите данните си с подходящи разрешения. Позволете на потребителите да преглеждат, коментират или редактират документи, както е подходящо. Независимо дали става дума за списъка с дарители или резултатите от проекти, защитете данните си в ClickUp. Използвайте AI, за да откривате необичайни дейности, като неоторизиран достъп до данни, и се възползвайте от аудитните логове, за да отстраните проблемите.
📖 Допълнителна информация: Научете повече за използването на ClickUp за вашата нестопанска организация тук.
Както видяхте по-горе, изкуственият интелект може да донесе много ползи. Въпреки това, той може да причини и някои вреди. Ето кратък поглед върху това как да избегнете това.
Как НЕ трябва да се използва изкуственият интелект
Критичен компонент при използването на изкуствен интелект за нестопански организации е правилното му приложение. Ето някои съвети и най-добри практики, които можете да следвате.
Не се доверявайте безрезервно на изкуствения интелект
Въпреки че изкуственият интелект е изключително мощен и се подобрява с всеки изминал ден, все още не може да му се има пълно доверие. Генеративният изкуствен интелект все още е податлив на халюцинации. Инструментите за изкуствен интелект все още правят грешки.
Използвайте здравия си разум при всички резултати от изкуствения интелект. Въведете процеси за контрол на качеството на изкуствения интелект.
Не елиминирайте човешкия фактор
Съществуват различни AI инструменти за автоматизация на множество процеси. Въпреки това, те все още имат своите ограничения. Например, те могат да отговорят на въпрос въз основа на съществуващата ви база от знания. Въпреки това, те не могат да изяснят или да задълбочат информация, с която не разполагат.
Затова винаги създавайте ниво на ескалация с участието на човек.
Не пренебрегвайте възможните предубеждения
Всяка изкуствена интелигентност е пристрастна до степента, до която е обучена на базата на данните. От кредитната карта на Apple до LinkedIn, всеки механизъм за изкуствена интелигентност в началото е бил пристрастен. Организациите редовно актуализират алгоритмите по етични съображения.
Затова винаги бъдете наясно с възможните предубеждения. Подлагайте на съмнение препоръките и заключенията на изкуствения интелект по отношение на разнообразието и приобщаването.
Не забравяйте данните
Да се доверявате на информацията и таблото за управление на изкуствения интелект, без да разбирате основните данни, е огромна грешка. Да предположим, че таблото за управление показва, че вашите доброволци прекарват средно по един час седмично в изпълнение на задачи. Не се доверявайте напълно на тази информация. Разгледайте данните по-подробно, за да видите дали всички са отчели времето си без грешки.
Затова винаги проучвайте по-задълбочено източниците на данни, когато вземате решения.
Не очаквайте всички да знаят как да използват изкуствен интелект.
Нестопанските организации имат разнообразни екипи. Хора от различни поколения, полове, езикови умения и технологична грамотност взаимодействат с нестопанските организации. Не всички от тях интуитивно знаят как да използват изкуствен интелект.
Затова обучете своите потребители. Създайте персонализирани програми за обучение на потребителите на изкуствен интелект в зависимост от това, за какво им е необходим. Предлагайте допълнителни обучителни сесии, за да ги държите в течение.
С оглед на това, нека видим с какви предизвикателства вероятно ще се сблъскате и как да ги преодолеете.
Предизвикателства при използването на изкуствен интелект за нестопански организации
Нека бъдем честни. Нестопанските организации като индустрия не са лидери в приемането на технологии. Това е резултат от различните предизвикателства, пред които са изправени при внедряването на технологии в своите процеси. Нека разгледаме няколко от тях.
Липса на бюджети
Нестопанските организации често не разполагат с бюджети за мащабни инициативи за технологична трансформация. Те са принудени да се задоволяват с безплатни версии на различни софтуери или да използват по-евтини софтуери.
Възможно решение: Опитайте инструменти като ClickUp, където изкуственият интелект е интегриран в цялостно виртуално работно пространство. Това елиминира необходимостта от използване на множество инструменти, които заедно струват много повече.
Липса на ресурси
Всеки софтуер, който изисква сложна имплементация, е неприемлив за нестопанските организации. Те не разполагат с ИТ екипи, които да управляват този проект.
Възможно решение: Изберете SaaS инструмент, който минимизира разходите за внедряване. Например, с ClickUp можете просто да въведете своя имейл адрес и да започнете незабавно да управлявате проектите си.
Невъзможност за установяване на контрол
Управлението и контролът на сигурността, поверителността, удостоверяването, оторизацията и т.н. могат да бъдат сложни за настройка. Например, може да искате да настроите табло за дарител, но не искате да споделяте основните данни.
Възможно решение: Опитайте решение като ClickUp Dashboards, което автоматично активира тази функция. С едно просто натискане на бутон можете да защитите данните си и да покажете само информацията, от която се нуждае дарителят.
Неспособност да се управлява движещият се трафик
Нестопанските организации се нуждаят от различни видове доброволци. Някои от тях могат да бъдат дългосрочни доброволци, които изпълняват конкретни задачи. Други може да се присъединят към вас само за едно събитие или проект. За да управлявате този поток, обикновено разполагате с база данни с хиляди доброволци, от която черпите в зависимост от контекста.
Управлението на тези взаимоотношения, като предоставянето на достъп само за времетраенето на проекта или набирането на нови доброволци, може бързо да се превърне в каша от объркване. Предотвратете това с помощта на надежден инструмент за управление на проекти, базиран на изкуствен интелект.
Възможно решение: Използвайте ClickUp като CRM за нестопански организации, като регистрирате доброволци вместо клиенти. Настройте персонализирани полета, за да събирате цялата необходима информация. Използвайте изкуствен интелект, за да идентифицирате подходящата група за проектно-базирани дейности. Автоматизирайте управлението на достъпа въз основа на предварително определени правила.
Постигнете целите на вашата нестопанска организация с ClickUp
Вярвам, че [изкуственият интелект] ще промени света повече от всичко друго в историята на човечеството. Повече от електричеството.
Вярвам, че [изкуственият интелект] ще промени света повече от всичко друго в историята на човечеството. Повече от електричеството.
Независимо дали сте напълно съгласни с Ли или не, ще признаете, че изкуственият интелект е трансформиращ. Той помага на организациите да правят повече неща по-бързо и по-добре. Той е суперсила за нестопанските организации, които вече разполагат с ограничен бюджет и ресурси, въпреки че се занимават с най-важните проблеми в света.
Стабилна технологична платформа за управление на проекти, интегрирана с мощни AI функции и шаблони за нестопански организации, помага за оптимизиране на процесите, автоматизиране на работните потоци и управление на хора и проекти – всичко на едно място. ClickUp е проектиран точно за това.
Не се плашете от скъпите и сложни AI инструменти. Опитайте ClickUp безплатно още днес.