Как да използвате AI за Word документи, за да оптимизирате създаването на съдържание

Когато се сблъсквам с безнадеждността да напиша петстотин страници, ме обзема болезнено чувство на неуспех и знам, че никога няма да успея.

Независимо дали сте високо ценен романист или амбициозен автор на SEO съдържание, страхът от празната страница е бил твърде реален. Независимо дали са използвали пишещи машини или празни екрани, писателите редовно са изпитвали затруднения в началото. За щастие, изкуственият интелект сложи край на това!

AI за Word документи, Google Docs или ClickUp Docs направи чудотворно по-лесно да започнете. AI улесни мозъчната буря без съждения и писането с нежен спътник.

В тази публикация в блога, скъпи писатели, ви представяме използването на AI за рационализиране и оптимизиране на процеса на създаване на съдържание.

Ето как да създадете документ с ClickUp Brain:

Какво е AI за Word документи?

Популярният софтуер за създаване на съдържание, като Microsoft Word и Google Docs, включва Microsoft Copilot и Google Gemini. Те обаче не са единствените. Можете да създавате съдържание с AI чрез широка гама от инструменти, някои от които ще обсъдим по-късно в тази публикация в блога.

Но първо, нека видим какво включва изкуственият интелект за генериране на съдържание.

Характеристики на AI за Word документи

В най-простата си форма AI за Word документи създава съдържание в отговор на въведени от потребителя команди, известни като подсказки. Въпреки това, той може да направи много повече.

Създаване на съдържание

AI асистентът за писане ви помага да пишете по-бързо и по-добре. Той взема вашите общи идеи/подсказки и създава първи чернови вариант. Той разбира вашата аудитория, стил и форма на съдържанието, за да генерира чернови вариант, върху който можете да надграждате.

Помощ при писането

След като сте написали текста, AI може да направи много като софтуер за автоматизация на документи.

Форматиране и дизайн

Днес доброто съдържание е мултимодално. Вашият AI създател на документи може да създава и визуални елементи, като банери, изображения, таблици, цитати и др.

Анализ на данни и прозрения

Имате нужда от критичен рецензент за вашето съдържание? Опитайте AI. Добрият AI създател на документи ви предлага редица аналитични функции, като например:

Всичко това, а все още сме в ранните етапи на развитието на технологията за изкуствен интелект. С развитието си AI може да прави все повече и повече, предлагайки някои изключителни предимства.

Предимства на AI за създаване на документи

Първото и най-важно предимство на използването на AI е, че елиминира трудностите при първата стъпка. Просто като въведете няколко думи, AI може да ви предложи идеи, някои от които можете да проучите и разширите. Това от своя страна предлага и други ползи, като например:

Скорост: AI за Word документи се грижи за първите две стъпки от създаването на съдържание, т.е. проучването и първия чернови вариант. Това драстично увеличава скоростта, с която можете да създавате документи. Ако ви отнема три часа за проучване, две за писане и една за редактиране, с AI можете да съкратите времето с четири часа (66% от времето).

Ефективност: Изследването и първият чернови вариант са изтощителна творческа работа. Като ускорява тези два етапа, AI създава повече творческа енергия сред писателите, която може да се приложи за мащабиране на тяхната машина за съдържание.

Производителност: Ключова част от създаването на съдържание е и пренасочването, т.е. създаването на публикации в социалните медии, генерирането на откъси, писането на сценарии за видеоклипове и т.н. AI може да автоматизира това и да пренасочи съдържанието за секунди.

Икономия на разходи: Генерирането на документи с изкуствен интелект позволява на организациите да създават повече съдържание с по-малки екипи.

Опитът на писателя: Писането може да бъде самотна работа. AI се превръща в безпроблемен партньор, с когото можете да обменяте идеи, да обсъждате, да намирате данни, да редактирате и да завършвате всичко с финална нотка.

Примери за използване на AI за генериране на документи

Всичко това е чудесно, но за кого всъщност е предназначено AI за генериране на документи? Само за SEO писатели, които трябва да създават съдържание в безпрецедентен мащаб? Или само за маркетолози, които трябва редовно да измислят творчески начини за изразяване?

Е, AI генерирането на документи е за всеки, който има нужда да пише нещо – имейл, доклад, резюме, протокол от среща и др. Ако комуникирате, AI генерирането на съдържание е за вас!

Бизнес и професионални приложения

Професионалистите създават редовно редица документи – предложения, договори, периодични отчети за резултатите, обобщения на проучвания, пазарни анализи, бележки за клиенти и т.н.

Нека разгледаме няколко примера.

Стандартни предложения: Използвайте AI, за да прегледате съществуващите си документи и да идентифицирате най-подходящите, въз основа на които да създадете стандартно предложение с персонализирани части за полета, като име на клиент, цена и някои условия.

Отчитане на резултатите: Интегрирайте AI с вашите бизнес приложения, като CRM или портала за служители, за да обобщавате информацията от ключовите табла.

Информация за клиентите: Използвайте AI, за да обработвате бележки от стотици, ако не и хиляди, взаимодействия с клиенти и да събирате ценна информация. Използвайте я, за да създавате стратегии, да проектирате кампании или да персонализирате разговорите с бъдещи клиенти.

Създаване на образователно съдържание

Пандемията може да е подтикнала хората да преминат към онлайн пространството, но истинските възможности за трансформация на цифровото съдържание са ги задържали там.

Очертаване: Създавайте кратко образователно съдържание за онлайн платформи с AI. Обсъждайте с AI инструмента за писане, за да създадете изчерпателни и подробни очертания за теми с всякаква степен на сложност.

Подкрепящи материали: Повечето онлайн обучения са предимно видео. Създавайте подкрепящи материали на базата на текст и изображения, като транскрипции на видеоклипове, резюмета на ключови моменти, индексни карти и други с помощта на изкуствен интелект.

Тестове: Автоматизирайте интелигентно тестове и изпити за вашите ученици. И още нещо? Създавайте неограничени комбинации от въпроси, за да поддържате интереса на класа по всяко време.

Работа с финансови документи

Финансовият отдел обработва изключително голям брой документи, включително поръчки за покупка, фактури, извлечения от клиенти/банки и др. Като финансов мениджър, инструментите за създаване на съдържание с изкуствен интелект ви улесняват изключително много в комуникацията с вашите колеги.

Отчитане: Обработвайте безброй документи, събирайте ключови информации и докладвайте на съответните заинтересовани страни, било то борда на директорите или вашите колеги. AI може да ви помогне и с контрола на версиите на документите за по-добра проследимост.

Резюмета: Проучете дълги и подробни финансови отчети, като отчети за печалби и загуби, клиентски сметки, документи за съответствие и др., и създайте резюмета за ръководния екип.

Управление на проекти и сътрудничество в екип

В организационната комуникация най-голямото предизвикателство, пред което са изправени екипите, е поддържането на общ контекст.

Исторически обзор: Представете си, че нов служител отваря AI инструмента за писане и пита „информирайте ме за проекта до момента“. Добрият инструмент ще обобщи всичко, което се е случило до момента, ще идентифицира ключовите етапи и ще информира всички.

Standup/актуализации: AI може да обобщи всички актуализации и коментари по проекта, за да предостави цялостен контекст на всички членове на екипа.

Както виждате, възможностите са безкрайни. Как да се възползваме от предимствата? Нека разберем.

Как да приложите AI за генериране на документи

Както при повечето съвременни технологични постижения, можете да започнете да използвате AI за генериране на документи почти веднага.

1. Изберете подходящите AI инструменти за създаване на документи

Съществува широка гама от инструменти за създаване на документи с интегриран AI. Ето няколко популярни от тях.

Microsoft Word: Този изпитан текстообработващ софтуер е снабден с Copilot за създаване на съдържание, обобщаване, редактиране и др. Ако вече сте абонирани за MS365, AI е включен в пакета.

Google Docs: Пакетът за продуктивност на Google включва интегриран Gemini за създаване на всякакъв вид съдържание, от което се нуждаете. По-високо ниво на предлагане може също да използва съдържанието във вашия Google Drive, за да създаде персонализирано съдържание.

ClickUp Docs: ClickUp ви позволява да създавате прости, красиви, контекстуални документи директно в инструмента за управление на проекти. Стартирайте ClickUp Brain, за да генерирате чернови, да проверите правописа, да създадете таблици/шаблони/транскрипти и др.

В ClickUp Docs можете да вграждате маркери, да добавяте задачи, да включвате изображения и да си сътрудничите с екипа си в реално време. Щом приключите, споделете го безопасно както вътре, така и извън организацията си.

Quillbot: Quillbot е набор от инструменти с продукти за създаване на съдържание, проверка на правописа, граматика, откриване на плагиатство, превод, резюмета и генериране на цитати.

Grammarly: От инструмент за проверка на правописа и граматиката преди няколко години, днес Grammarly е по-комплексен AI асистент за писане, който може да съставя, преписва, отговаря или адаптира вашето съдържание за различна аудитория.

2. Научете се да използвате AI инструмента за писане

Не забравяйте, че подсказването не е ситуация с един въпрос и един отговор. Можете да отговаряте на отговорите на AI и да го помолите да ги пренапише/персонализира според вашите нужди, като по този начин го обучавате в дългосрочен план.

За повече информация относно използването на AI генератори на съдържание, прочетете този наръчник за AI подсказки за писане.

3. Интегрирайте го в работните си процеси

Както видяхме по-горе, AI за Word документи може да направи много повече от просто да създаде първия ви чернови вариант. Затова го интегрирайте във всеки етап от работния процес по управление на документи.

Интеграции: Когато писателят приключи с частта си от процеса на създаване на документа, настройте начини за автоматично импортиране на файлове в AI тръбопровода. Можете да направите това, като просто споделите файловете на общ диск или настроите API за импортиране.

Функции, специфични за персонажа: Ако имате редактор, който работи върху цялото ви съдържание, интегрирайте модулите за проверка на правописа и граматиката в неговия пакет за редактиране. Дайте на дизайнерите възможност да създават визуални елементи и да ги вграждат в документа. Ако работите върху правни документи, активирайте проверката на фактите и приложимостта за съответните екипи.

Подобрения на съдържанието: Преди публикуване, подобрете визуално съдържанието си с AI. Използвайте AI за Word документи, за да подчертаете важни моменти, да напишете кратко резюме, да идентифицирате цитати и др.

Управление на проекти: Ако използвате ClickUp Docs за записване на вашите дискусии, срещи, планиране на спринтове, събиране на изисквания и т.н., създавайте задачи интелигентно от вашия документ и управлявайте проекта.

4. Наблюдавайте и удвойте усилията си

Като нововъзникваща технология, AI все още има своите пропуски. За да я използвате максимално, наблюдавайте внимателно взаимодействията си с нея.

Направете повече от това, което работи за вашите работни процеси, за да получите перфектно изпипани документи по-бързо.

Съвети за максимално използване на AI в Word документи

След като сте настроили общия процес, ето някои съвети и трикове, които да имате предвид.

Започнете с AI

Премахнете блокажа на писателя, като помолите AI да ви даде отправна точка. Отворете документа си и задайте въпрос на AI. Изградете съдържанието си оттам.

Използвайте AI изцяло

Не всички AI изискват да задавате всеобхватни въпроси. Например, с ClickUp Brain можете да избирате от падащ списък с различни формати, вместо да ги описвате в подсказката си.

След като изберете AI инструмента за писане, който искате да използвате, отделете време да научите всичко, което той предлага. Използвайте всяка функция, която е подходяща за вас.

Настройте шаблони

Не преоткривайте колелото и си спестете усилието да запомняте най-добрите подсказки. Създайте шаблони за документи, стилове, подсказки и т.н. и ги използвайте отново за по-голяма ефективност. Ето някои шаблони за документиране на процеси, от които можете да се вдъхновите.

Цитирайте източниците си

Най-голямото предизвикателство с изкуствения интелект е, че той често крие откъде идва знанието му по дадена тема. Това е естествено, като се има предвид мащабът на данните, използвани за обучение на LLM. Въпреки това, вашето съдържание не трябва да бъде необосновано.

Помолете AI да ви покаже източниците и да ги цитира в съдържанието ви, за да изградите доверие и авторитет в областта, в която работите.

Предизвикателства и съображения

Въпреки огромните възможности, AI все още е в начален етап. Ще забележите, че всеки инструмент показва предупреждение, че AI може да прави грешки и че отговорността за точността е ваша. Това е само началото.

Халюцинации и неточности

Инструментите за създаване на съдържание с изкуствен интелект могат да халюцинират, т.е. да произвеждат неточно съдържание, сякаш то е точно. Въпреки че доставчиците на изкуствен интелект работят усилено, за да минимизират халюцинациите с всеки нов LLM, отговорността за създаването на точно съдържание все още е на писателя.

Затова бъдете предпазливи с изкуствения интелект, който използвате. Проверявайте фактите и преглеждайте внимателно идеите в професионалните си документи.

Появява се като генерирано от AI

Тук не искам да кажа, че не харесвам думата „delve“, макар че е така, а че тя е знак, че текстът е написан от ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Теорията му беше, че използването на думи като „delve“ е знак, че текстът е написан от ChatGPT. Макар това да е спорно, използването на съдържание, генерирано от изкуствен интелект, в публичното пространство е подложено на строг контрол.

Например, правителствата по целия свят са наложили изискването AI-генерираното съдържание да бъде подходящо маркирано. Google не налага санкции на AI съдържанието в резултатите от търсенето (SERP). Въпреки това, компанията силно препоръчва да не се използва AI като „евтин и лесен начин за манипулиране на класирането в търсачките”.

В известен смисъл, ако вашите бизнес документи изглеждат като генерирани от AI, това може да създаде неблагоприятно впечатление сред вашата аудитория. Най-добрият начин да избегнете това е да ги направите по-укоренени и в съответствие с обещанието на вашата марка.

Липса на истинска иновация

Документите, генерирани от AI, често са обобщение или подборка на вече съществуващо съдържание. Както се казва в този блог на уебсайта Book Prize, „LLM са ориентирани към миналото. Те са производни, дори когато създават нови комбинации; гигантско огледало за задно виждане. Те произвеждат имитации на текст, генериран от хора. ”

В обобщение, AI сама по себе си може да не предлага революционни идеи за съдържание. Тя се отличава в ускоряването на процеса на създаване на съдържание. Единственият начин да се гарантира, че създавате изключително и ангажиращо съдържание, е да приложите остър човешки поглед върху резултатите от AI.

Оптимизирайте потока от съдържание с ClickUp

Думата „съдържание“ вече означава блогове, TikTok или YouTube видеоклипове, повечето от които се използват за маркетингови цели. Затова не е чудно, че маркетолозите са приели генеративния AI като никой друг.

Въпреки това, ако мислим за AI-генерирания документ като ограничен до маркетинга, пропускаме огромна възможност. Защото AI може да помогне на всеки един служител, мениджър, индивидуален сътрудник, консултант или предприемач да комуникира по-добре.

В много отношения AI може да ви помогне да правите повече от това, което правите, и то по-добре. Затова се потопете в AI за генериране на съдържание. Отворете ClickUp Docs и започнете. Опитайте ClickUp безплатно още днес.