Опитен проектен мениджър, на когото се доверяват за прецизното доставяне на важни софтуерни продукти, често ще се обърне към Scrum рамката в рамките на Agile методологията.
Като разделят проекта на по-малки, управляеми части, наречени спринтове, екипът им може да сътрудничи ефективно, вместо да се занимава с целия проект наведнъж. По този начин не само създавате продукт, но и го усъвършенствате с всяка стъпка, за да отговорите на нуждите на клиента.
Ако обаче проектът ви започне да ви изглежда като изнервящ лабиринт, може да се наложи да включите няколко Scrum екипа, за да се справите с него. Тук е моментът да преминете на по-високо ниво и да въведете Scrum of Scrums. Но как да провеждате редовни Scrum срещи, без да изгубите представа за цялостната картина? Нека разберем.
Разбиране на Scrum of Scrums
Scrum of Scrums е от съществено значение за ефективното управление на проекти. Разбирането на това какво е и как работи подобрява координацията в екипа и повишава прозрачността.
Какво е Scrum of Scrums?
Scrum of Scrums (SoS) е среща, на която представители от различни екипи, практикуващи Agile Scrum , се събират, за да синхронизират, споделят напредъка си и решават проблеми между екипите по по-големи проекти, които използват Agile методологии.
Макар да изглежда просто, това изисква внимателно планиране.
Преди да започнат, организациите трябва да балансират размера и броя на Scrum екипите, като същевременно гарантират, че всички екипи са на една и съща страница, се доверяват един на друг и очакват с нетърпение да работят за постигането на обща цел на проекта.
Когато се прави правилно, SoS насърчава прозрачността, редовните проверки и гъвкавостта за адаптиране. Разделянето на големи екипи на по-малки помага на организацията да свърже няколко екипа, да укрепи връзките и да поддържа фокуса.
Каква е целта на Scrum of Scrums?
Според създателя му, Джеф Съдърланд, Scrum of Scrums е:„… отговорен за доставката на работещия софтуер на всички екипи до Definition of Done в края на Sprint или за пускането на версии по време на Sprint. ”
По-просто казано, Scrum of Scrums е среща, на която представители от различни екипи координират работата си, за да предотвратят препятствия. Това е от съществено значение за мащабиране на Agile практики в сложни проекти с участието на много екипи.
Намаляването на многобройните канали за комуникация гарантира гладко сътрудничество и синхронизирано доставяне на интегриран продукт в края на всеки спринт.
Накратко, Scrum of Scrums ви помага да:
- Дръжте всички в течение: Осигурете ясна комуникация на напредъка и дейностите на отделните екипи към по-голямата група, така че никой да не остане в неведение.
- Решавайте проблемите по-бързо: Разрешавайте спешни проблеми, като помагате на гъвкавите екипи да преодоляват препятствия и да продължават работата по проектите.
- Подобряване на координацията на гъвкавите екипи: Наблюдава сътрудничеството в екипа, осигурява съгласуваност и предотвратява грешки.
- Вземайте важни решения: улеснява колективните решения, които засягат всички групи, като поддържа координацията и напредъка.
Така че, ако постоянно се занимавате с няколко Scrum екипа, SOS ще подреди всичко, като същевременно ще държи всички в течение. Това е съществен компонент от солидното управление на Scrum проекти.
Но как изглежда един SoS?
Ключови компоненти на Scrum of Scrums
На пръв поглед Scrum of Scrums може да изглежда като сложна диаграма с твърде много движещи се части. Но когато я разгледате по-подробно, ще видите, че всъщност има само няколко ключови компонента, които основно управляват процеса.
1. Участници
Представител, обикновено Scrum Master, присъства на Scrum of Scrums. Това може да бъде и член на екипа, продуктов мениджър или технически ръководител – всеки, който може да обсъди напредъка и предизвикателствата на екипа. Понякога може да се присъедини и заинтересована страна или мениджър, ако е необходим техният принос.
2. Честота
Срещите обикновено се провеждат 2-3 пъти седмично, но могат да се провеждат ежедневно, ако има много зависимости между екипите. За проекти с по-малко проблеми между екипите, срещите могат да се провеждат седмично, като честотата се коригира в зависимост от нуждите на проекта.
3. Продължителност
Срещите Scrum of Scrums са с продължителност 15-30 минути за по-голяма ефективност. Те могат да бъдат удължени, но не трябва да надвишават 45 минути.
Предимства на Scrum of Scrums
Scrum of Scrums предлага дълъг списък от предимства, които са от решаващо значение за мащабирането на Agile практики в по-големи проекти. Те включват:
Подобрена координация и разрешаване на проблеми
В сложни проекти, където различни екипи трябва да работят в тандем, Scrum of Scrums осигурява съгласуваност и бързо решава зависимостите, което води до по-ефективни операции и безпроблемен работен процес.
Това се постига чрез няколко ключови практики:
- Синхронизация между екипите: съгласува приоритетите и напредъка на екипите, управлява зависимостите между екипите и намалява пречките.
- По-бързо решаване на проблеми: Разглежда проблеми, засягащи няколко екипа, и насърчава колективни решения за по-бързи резултати.
- Намаляване на риска: Позволява на екипите да разрешават проблемите, преди те да се влошат, като по този начин се предотвратяват потенциални пречки.
- Оптимизация на ресурсите: Подобрява координацията и идентифицира потенциални конфликти или недостиг на ресурси, преди те да станат критични.
Подобрена комуникация, прозрачност и сътрудничество
Scrum of Scrums помага на екипите да взаимодействат открито помежду си, докато работят за постигане на общи цели. Това увеличава вероятността за успешно изпълнение на проекта.
Ключовите елементи, които допринасят за това, включват:
- Подобрен поток на информация: Премахва изолираността чрез редовно споделяне на актуализации, предоставяйки цялостен поглед върху проекта.
- Повишена видимост: Очертава по-ясна картина на напредъка на проекта и подчертава проблеми или модели, които може да не са видими на ниво екип.
- Повишено сътрудничество: Насърчава работата в екип и обсъждането на идеи между различни екипи.
- Съгласуваност с целите на организацията: Съгласува екипите с основните цели и комуникира стратегическите приоритети между екипите.
Разбирането на предимствата на Scrum of Scrums ви помага да оцените неговата значимост и влияние върху процесите. Тази информация ви позволява да вземете информирано решение дали той ще подобри работата на екипа, координацията, решаването на проблеми и ефективността на проекта.
Как да проведете Scrum of Scrums
Решихте: ще проведете Scrum of Scrums. И откъде да започнете?
Нека започнем със структурата, като я разделим на две основни части: „За какво става въпрос (дневния ред)?” и „Кой какво ще прави (ролите)?”
Част 1: Дневен ред
Всяка среща Scrum of Scrums следва ясна, структурирана програма, подобна на ежедневния Scrum, но се фокусира върху въпроси, които засягат няколко екипа.
Обикновено се фокусира върху въпроси като:
- „Какво е направил екипът ми от последната среща?“Всеки представител на екипа споделя ключовите постижения, особено тези, които оказват влияние върху други екипи или по-широкия проект.
- „Какво ще направи екипът ми преди следващата среща?“Екипите очертават предстоящата си работа, като подчертават задачите, които могат да засегнат другите, и отбелязват всякаква подкрепа, от която може да се нуждаят.
- „Има ли пречки или зависимости?“Екипите обсъждат всички пречки, които забавят напредъка, и посочват зависимостите от други екипи. Поставят се рискове или потенциални проблеми, които могат да засегнат няколко екипа.
Дневният ред на Scrum of Scrums може да включва и промени, показатели и напредък, за да се получи обща представа за текущото състояние на проекта.
Част 2: Роли
В Scrum of Scrums участват различни хора и всеки от тях изпълнява специфични Scrum роли, за да поддържа ефективността на срещата. Тези роли са:
- Представители на екипите: Всеки екип изпраща представител, обикновено наричан Scrum майстор, за да сподели актуална информация за напредъка и предизвикателствата. Те активно слушат и помагат за решаването на проблемите, повдигнати от другите екипи.
- Координатор: Един Scrum майстор може да действа и като координатор, като гарантира, че срещата върви по план, следва дневния ред и приключва навреме. Той също така ще се занимава с последващите действия по всички точки за действие.
- Собственик на продукта: Този човек предоставя визия за продукта и помага за разрешаването на конфликти между приоритетите на екипа. Ролята му е от решаващо значение, когато е необходимо съгласуване по отношение на посоката на продукта.
- Технически ръководител или архитект: Понякога включен, за да се справя с технически предизвикателства, зависимости или проблеми с интеграцията, техническият архитект гарантира, че се вземат координирани технически решения в екипите.
- Заинтересовани страни или мениджмънт (по избор): Заинтересованите страни могат да се присъединят като наблюдатели, за да получат информация. Те трябва да участват само ако са специално поканени.
Как да проведете среща Scrum of Scrums с помощта на ClickUp
Не е изненадващо, че има много неща, които трябва да направите и да управлявате, ако искате да проведете успешна среща Scrum of Scrums. Решението? Всеобхватна Scrum платформа като ClickUp.
ClickUp е най-доброто решение за управление на проекти, което ви помага да се справяте с постоянния поток от Agile срещи за най-големите си проекти.
От Scrum табла до шаблони за планиране на спринтове, платформата за гъвкаво управление на проекти ClickUp разполага с всичко необходимо, за да проведете Scrum of Scrums с лекота. Освен това, има вградени инструменти за сътрудничество, които могат да помогнат на екипите да провеждат гъвкави срещи, дори и виртуални.
Тази платформа ви помага да създадете персонализирана структура на работното пространство, включваща пространства, папки, списъци и задачи – йерархия, която може да бъде адаптирана към Agile методологиите. Тя разполага с редица Agile функции, като инструменти за управление на спринтове и диаграми за изразходване и изчерпване.
Сега нека видим как да проведем Scrum of Scrums, използвайки тази платформа.
Стъпка 1. Настройте ClickUp за Scrum of Scrums
Използвайте ClickUp Sprints, за да дадете възможност на Scrum и Agile екипите да си сътрудничат ефективно за постигане на общи цели. Ето как можете да го настроите:
- За начало можете да се уверите, че вашите Scrum of Scrum дейности остават съгласувани с напредъка на отделните екипи.
- Започнете с създаването на ново пространство в ClickUp за „Scrum of Scrums“, за да отделите SoS дейностите от индивидуалните Scrum екипи, което ще улесни тяхното управление.
- В рамките на това пространство създайте папки, за да организирате различните аспекти на вашата Scrum of Scrums среща. Например, използвайте Cross-Team Issues (Проблеми между екипите), за да проследявате пречки, зависимости и предизвикателства, свързани с отделните екипи, и Action Items (Действия), за да следите, че нищо не е пропуснато.
- Всяка среща може да се разглежда като задача и да се автоматизира с помощта на опцията „Повтарящи се задачи“. За конкретни точки от дневния ред добавете подзадачи като актуализации на екипа, пречки и точки за интеграция и ги възложете на съответните представители на екипа.
Чрез ClickUp успяхме да постигнем по-голям контрол върху производителността на нашите членове, освен че подпомогнахме внедряването на методологията SCRUM в Dinâmica! Това наистина промени играта, тъй като различните инструменти, които платформата предоставя, дават много информация за лидерството.
Чрез ClickUp успяхме да постигнем по-голям контрол върху продуктивния капацитет на нашите членове, освен че подпомогнахме внедряването на методологията SCRUM в Dinâmica! Това наистина промени играта, тъй като различните инструменти, които платформата предоставя, дават много информация за лидерството.
Шаблон за Scrum среща на ClickUp
Освен това, използвайте шаблона за Scrum среща на ClickUp, за да получите преднина в индивидуалните си Scrum срещи и тези между всеки екип за разработка.
Този шаблон е създаден, за да ви помогне да организирате и персонализирате вашите Scrum срещи за максимална ефективност. Ето как:
- Планирайте и визуализирайте спринтове: Използвайте този шаблон, за да планирате спринтове, задачи и цели в един единствен изглед за съгласуване на екипа.
- Следете напредъка и препятствията: Проследявайте състоянието на проекта, като отбелязвате напредъка и препятствията и предприемате съответните действия.
- Консолидирайте основните елементи на спринта: Централизирайте материалите за успешни спринтове, като бележки от срещи и демонстрации, в едно съвместно работно пространство.
- Подобряване на ефективността на срещите: Структурирайте срещите с ясни дневен ред и практически задачи за целенасочени дискусии.
Стъпка 2. Създайте шаблон за среща
Един от идеалните начини да започнете с Scrum of Scrums е да използвате шаблони. ClickUp ви предоставя цяла библиотека, от която да избирате. Нека вземем за пример шаблона ClickUp SCRUM Sprint Planning.
ClickUp SCRUM Шаблон за планиране на спринт
Този шаблон има лесен за използване интерфейс за определяне на ясни цели за спринтовете и ефективно планиране на спринтовете. Използвайте този шаблон, за да:
- Определете цели: Ясно очертайте целите на спринта по време на Scrum of Scrums срещите, за да се уверите, че всички екипи са фокусирани върху постигането на конкретни резултати.
- Следете напредъка: Проследявайте напредъка на всеки екип към целите му и идентифицирайте потенциалните рискове, за да се справите проактивно с предизвикателствата и да управлявате зависимостите.
- Подобряване на сътрудничеството: Насърчавайте отворената комуникация между Agile Scrum екипите, за да споделят идеи и да решават проблеми между екипите, като по този начин се създава подкрепяща и сътрудническа среда.
- Документирайте спринтовете: Водете записи на дискусиите и решенията от срещите на Scrum of Scrums за бъдеща справка, което ще спомогне за непрекъснатото усъвършенстване и усъвършенстване на стратегията.
Независимо дали трябва да управлявате продукти, да проследявате задачи, да се справяте с бъгове или да генерирате отчети, можете да персонализирате всеки аспект и да го приспособите според вашите предпочитания.
Можете също да използвате списъци за проверка, подзадачи и персонализирани полета, за да очертаете срещите си. Ако дневният ред на срещата е да се обсъдят актуализациите на екипа за един проект, можете да направите списък за проверка с въпросите, за които говорихме по-горе.
Въз основа на този списък можете да създадете и подзадачи за всеки Scrum екип, участващ в срещата. Можете да проследявате всички тях с помощта на персонализирани полета, като например:
- Тежест на препятствието (висока, средна, ниска)
- Тип зависимост (техническа, ресурсна, информационна)
- Засегнати екипи (етикети)
- Дата на решението (Дата)
- Отговорен за действието (хора)
Тази настройка ви помага да се уверите, че всяка среща на Scrum of Scrums протича гладко и всички важни детайли са на ваше разположение.
ClickUp Agile Scrum Management Template
Ако искате нещо по-напреднало, опитайте шаблона за Agile Scrum Management на ClickUp. Той е специално разработен за екипи за разработка на софтуер, което го прави безценен ресурс за проекти, свързани с ИТ.
Този шаблон включва инструменти за провеждане на Scrum събития като подреждане на забавените задачи и ретроспективи на спринтовете. С 30 различни статуса и 6 различни изгледа, този шаблон е оптимизиран за Agile управление на проекти. Той предлага:
- Гъвкаво проследяване, управление и отчитане на задачите
- Практични визуализации, които помагат за оптимизиране на спринтовете и плановете за пътната карта
- Инструменти за сътрудничество, които поддържат последователност в работния процес
Като цяло, този шаблон предлага цялостно решение за управление на Scrum, което е подходящо за справяне с усложненията при работата със Scrum of Scrums.
Стъпка 3. Планирайте и провеждайте срещи
След като имате всички задачи и шаблони в пространството Scrum of Scrums, превключете към изгледа ClickUp Calendar, за да организирате графика на срещите си.
Просто кликнете върху „Изгледи“, изберете „Календар“ и го наречете „График на SoS срещите“. Сега имате ясна представа за всички предстоящи Scrum of Scrums за всички екипи.
За да планирате редовни срещи, кликнете върху датата в календара, създайте повтаряща се задача и я приложете към шаблона за срещи Scrum of Scrums. За по-голяма ефективност използвайте функцията „Time Blocking“ в календара, за да зададете конкретни часове за срещите. Просто плъзнете задачата за срещата в желания часови интервал и коригирайте продължителността.
Ако вашият екип използва външни календари като Google или Outlook, функцията за синхронизиране на календара на ClickUp гарантира, че срещите на Scrum of Scrums се появяват в календарите на всички.
За проактивна комуникация използвайте секцията „Коментари“ в ClickUp във всяка задача на Scrum of Scrums за по-структурирани дискусии. Можете да @споменавате членове на екипа, за да отбележите важни точки, или да използвате отговори в низове, за да поддържате разговорите организирани.
Но ако се нуждаете от бързи актуализации в реално време, опитайте ClickUp’s Chat View. Създайте специален чат канал за Scrum of Scrums, за да улесните неформалните дискусии и бързите разяснения по време на срещата.
Това поддържа разговорите без излишни формалности.
Стъпка 4. Управление на документи и бележки
За щастие, можете да създадете специални ClickUp Docs за всяка среща и да съхранявате всичките си бележки и информация на едно място. Можете да организирате тези документи с заглавия за различни теми и да използвате таблици, за да обобщите ключовите точки.
Опциите за форматиране на ClickUp гарантират, че документите са лесни за четене. Щом са готови, споделете ги с екипа си, като използвате бутона „Сподели“, и задайте разрешения за преглед, коментиране или редактиране. Историята на версиите на ClickUp ви позволява също да проследявате промените и да се връщате назад, ако е необходимо.
Ако предпочитате да не си водите бележки на ръка, използвайте ClickUp Brain, за да обобщите дискусиите и да генерирате бързо действия за изпълнение с помощта на инструмента AI Assist. Можете също да интегрирате AI транскрипция за записани срещи, за да спестите време. Отивайки още една стъпка напред, можете автоматично да превърнете гласа в текст и да използвате AI, за да отговаряте на въпроси от вашите срещи.
Бонус: Вмъкнете задачите директно в бележките от срещата, като кликнете върху „+“ в документа си и изберете джаджата „Списък със задачи“, за да добавите задачи, свързани със срещата Scrum of Scrums.
Стъпка 5: Проследявайте напредъка и продължете работата
С подзадачи и персонализирани полета, проследяването на Scrum of Scrums срещите е безпроблемно. Използвайте тагове като #ActionItem, #Decision, #Blocker и #QuickWin, за да филтрирате и приоритизирате задачите лесно. За списък с действия, създайте чеклист в рамките на задачата за по-лесно управление.
За да визуализирате и следите статуса на задачите, настройте изглед на табло с колони като „Завърши“, „В процес“, „Блокирано“ и „Изпълнено“. Можете лесно да премествате задачите между колоните, за да актуализирате напредъка им.
ClickUp Dependencies е друга полезна функция, която ви позволява да свържете свързани задачи. Настройте взаимоотношенията „В очакване на“ и „Блокиране“, за да видите как забавянията се отразяват на други задачи. Това помага за ефективното управление на зависимостите.
В нашата компания Click Up помага за организирането и приоритизирането на проекти във всички отдели. С автоматизациите и всички други функции на Click Up (които не са малко), създаването на последователни процеси при изпълнението на проекти става много лесно. Проследяването на състоянието на проектите също е много просто.
В нашата компания Click Up помага за организирането и приоритизирането на проекти във всички отдели. С автоматизациите и всички други функции на Click Up (които не са малко), създаването на последователни процеси при изпълнението на проекти става много лесно. Проследяването на състоянието на проектите също е много просто.
Най-добри практики за Scrum of Scrums
За да се уверите, че вашата Scrum of Scrums среща ще бъде успешна, сме изброили някои най-добри практики, които ще ви помогнат. Следвайки тези практики, ще постигнете по-предвидими и надеждни резултати от проекта.
💡Съвет 1: Бъдете кратки и конкретни
SoS срещите трябва да бъдат кратки, с продължителност около 15-30 минути. Фокусирайте се върху основните точки по време на тази среща за обсъждане на състоянието: напредък на екипа, пречки и зависимости между екипите. Ограничете подробностите до минимум и използвайте таймер, за да не се отклонявате от темата.
💡Съвет 2: Имайте ясна програма
Последователността е ключова. Ето защо се нуждаете от ясна структура за всяка среща, която включва теми като напредъка на екипа, предстоящата работа, пречките и всякакви зависимости между екипите. Опитайте се да споделите дневния ред предварително, за да могат участниците да се подготвят и да останат фокусирани върху него.
💡Съвет 3: Насърчавайте участието
Уверете се, че всеки представител на екипа има възможност да се изкаже. Важно е да се създаде пространство, в което хората да се чувстват комфортно да повдигат въпроси или да изразяват опасения. Ако някой мълчи, проследете го, за да се уверите, че нищо важно не е пропуснато.
💡Съвет 4: Използвайте инклюзивна комуникация
Всички трябва да разбират какво се обсъжда. Избягвайте объркващи жаргони или акроними или отделете малко време, за да ги обясните. Насърчавайте активно слушане и се уверете, че всички участници от разстояние са напълно ангажирани и могат да допринесат равностойно.
💡Съвет 5: Фокусирайте се върху непрекъснатото усъвършенстване
Редовно търсете обратна връзка за срещите на Scrum of Scrums, за да определите какво работи и какво може да бъде подобрено. Бъдете гъвкави – коригирайте формата, честотата или структурата според нуждите и се уверете, че присъстват подходящите участници, за да се запази релевантността и ефективността.
Подобрете вашата Scrum среща с ClickUp
В допълнение към специалните работни пространства, готовите шаблони и списъците със задачи, ClickUp предлага пълна гама от функции за подкрепа на гъвкавите екипи и техните срещи.
С над 15 персонализирани изгледа, гъвкави табла, автоматизация и множество инструменти за управление на спринтове, ClickUp ви помага да планирате и управлявате дори най-големите проекти с лекота.
Готови ли сте да проведете Scrum of Scrums и да се възползвате от всички предимства на този Agile подход, докато екипът ви расте?
Регистрирайте се в ClickUp и разгледайте неговите функции, за да започнете своето SoS пътуване!