Светът на бизнеса се намира на кръстопът на няколко ключови развития. Пандемията промени начина, по който възприемаме работата – дистанционните и хибридните модели станаха основни. Изкуственият интелект достигна практическо ниво на зрялост с GenAI. Технологията стана още по-неразделна част от бизнеса.
В резултат на това организациите по целия свят са в състояние на постоянна цифрова трансформация. Не е чудно, че се очаква пазарът на цифровата трансформация да достигне 4907 милиарда долара до 2030 г.
Важно е да се отбележи, че дигиталната трансформация не се състои само в приемането на нови технологии. Тя представлява фундаментална промяна в ролята, която технологиите играят в бизнеса. Това е организационна трансформация, която изисква преосмисляне на бизнес операциите, рационализиране на процесите и промяна в поведението, за да се създаде стойност на пазара.
Рамката People Process Technology (PPT) е създадена именно за тази цел. PPT подхожда към дигиталната трансформация по холистичен начин, като отива отвъд технологиите. Всъщност, в PPT технологиите са на последно място!
Ако сте любопитни да разберете как моделът PPT може да ви помогне да постигнете стратегическите си цели за дигитална трансформация, продължете да четете.
Какво представлява рамката „Хора, процеси и технологии“?
Рамката „Хора, процеси, технологии“ (PPT) е модел за оценка и подобряване на ефективността на организацията. Тя се фокусира върху три ключови елемента.
🧑🏻 Хора: Човешките ресурси във вашата организация, включително служители, подизпълнители и заинтересовани страни. Тази част от рамката набляга на уменията, знанията, ролите, отговорностите и културата.
➡️ Процес: Работни потоци, процедури и методи, които използвате за управление на бизнеса. Това включва формални и неформални процеси, вариращи от заявления за отпуск до контрол на качеството.
🛠️ Технология: Инструментите, системите и инфраструктурата, които поддържат успешните бизнес операции. Това включва софтуер, хардуер и други технически ресурси.
Въпреки че цифровата трансформация набра скорост през 2000-те години, рамката PPT има своята история в модела на психолога по мениджмънт Харолд Лийвит от 1965 г. Моделът „Диамант“ на Лийвит се фокусира върху четири ключови компонента: хора, задачи, структура и технологии.
Според Ливит тези елементи са взаимосвързани и промените в една област неизбежно ще се отразят и на останалите. С течение на времето моделът „Диамант“ еволюира, като компонентите „структура“ и „задачи“ са преосмислени или обединени в това, което днес наричаме „процеси“.
Тази промяна отразява нарастващото признание на необходимостта от формализиране и оптимизиране на работните процеси, тъй като технологиите стават все по-интегрирани в бизнес практиките. Това е особено вярно, когато става въпрос за стратегията за дигитална трансформация на дадена организация.
Не забравяйте, че рамката „Хора, процеси, технологии“ е нещо повече от тези три елемента; тя се отнася и до тяхната взаимосвързаност и взаимодействия.
Например, не става въпрос само за инструмента за управление на проекти, за който организацията плаща, но и за това как екипите го използват и как той оформя тяхното представяне.
Ще разгледаме това по-нататък.
Взаимодействието между хората, процесите и технологиите в бизнеса
Uber, най-голямата таксиметрова компания в света, не притежава автомобили. Facebook, най-популярният медиен собственик в света, не създава съдържание. Alibaba, най-ценният търговец на дребно, няма запаси. А Airbnb, най-големият доставчик на настаняване в света, не притежава недвижими имоти. Нещо интересно се случва.
Uber, най-голямата таксиметрова компания в света, не притежава автомобили. Facebook, най-популярният медиен собственик в света, не създава съдържание. Alibaba, най-ценният търговец на дребно, няма запаси. А Airbnb, най-големият доставчик на настаняване в света, не притежава недвижими имоти. Нещо интересно се случва.
Тази промяна в бизнес света създава и ново взаимодействие между аспектите хора, процеси и технологии. Ето как.
Хора
Хората са сърцето на всяка инициатива за дигитална трансформация. Техните знания, умения, креативност, страст и лидерски качества реализират и поддържат промяната.
Способността им да следват процесите може да доведе до ефективност, бързина, последователност и съответствие. От друга страна, ако са несклонни да използват технологии, те могат да пропуснат по-лесни, по-бързи и по-удобни начини на работа.
Ангажираните служители разбират целта на процеса и го следват разумно. Те са по-добре подготвени да използват ефективно технологиите, което води до по-гъвкава и отзивчива организация.
Процес
Процесите се отнасят до начина, по който хората в дадена организация осъществяват промени. Те обхващат работните потоци, процедурите и методите, които хората следват. Това може да бъде всичко – от справяне с разгневен клиент до писане на обмислени отговори на писма от седемгодишни деца.
Добре проектираните процеси гарантират, че операциите са ефективни, мащабируеми и съобразени със стратегическите цели на компанията. Те помагат на хората да работят последователно, като често намаляват умората от вземането на решения. Те също така помагат на технологичните екипи да стандартизират и автоматизират процесите, за да подобрят производителността.
Технология
Технологията включва инструментите, системите и инфраструктурата, използвани в организацията. Това може да бъде всичко – от софтуер и хардуер до системи за управление на данни и комуникационни платформи.
Технологията, която използваме, оформя начина, по който мислим. Когато виждате само електронна таблица, неизбежно започвате да мислите в редове и колони. Избирайки подходящата технология, можете да подобрите или да затрудните работата на служителите си. По същия начин можете да подобрите или да усложните процесите.
Всеки ден хората, процесите и технологиите взаимодействат помежду си по безброй начини. Знаем, че оптималното взаимодействие между трите може да доведе до изключителни резултати.
Нека видим как можете да улесните това.
Прилагане на рамката PPT в реалния свят
Простотата на рамката PPT често може да скрие нейната сложна структура. Всяка организация би допуснала грешка, ако пренебрегне десетките, ако не и стотиците начини, по които трите елемента взаимодействат и се влияят взаимно.
Използването на рамката PPT като част от всяка стратегия за управление на проекти или дигитална трансформация изисква обмислен подход. Ето стъпка по стъпка ръководство за използване на система за управление на проекти като ClickUp.
1. Начертайте карта на вашите хора, процеси и технологии
Ако това ви се струва огромна задача, то е така. Затова започнете с очертаване на обхвата на проекта си. Например, като част от инициативата си за дигитална трансформация, ако внедрявате инструмент за автоматизация на тестването, ето какво можете да направите:
Хора: Помислете за всички заинтересовани страни, свързани с инструмента, а не само за неговите преки потребители. Това може да включва бизнес анализатори, разработчици, DevOps, екипи за обслужване на клиенти и др.
Процес: Начертайте текущите процеси на тестване, които следвате. Идентифицирайте пропуските и критичните моменти.
Технология: Въпреки че автоматизацията на тестването е изцяло ново средство, с което все още не разполагате, помислете за всички технологии, които използвате в процеса. Може би използвате система за проследяване на грешки, например. Или просто изброявате дефектите в електронна таблица. Проверете ги всички, дори ако ви се струват несъществени.
Използвайте инструмент за картографиране на процеси като ClickUp Whiteboards, за да направите това визуално и съвместно. Съберете различни заинтересовани страни на едно място, обсъдете елементи, оставете коментари, отговорете на въпроси и предприемете действия, всичко на едно място.
⚡️ Архив с шаблони: За начинаещите, ето няколко шаблона за карти на процеси, които ще ви спестят ужаса от празната страница.
Рамката PPT в действие: интегрираната PPT екосистема на Apple
Примерният процес на разработване на продукти на Apple демонстрира умелото взаимодействие между хората, процесите и технологиите. Като философия, Apple интегрира хардуера, софтуера и услугите за по-добър контрол на качеството и потребителско преживяване.
За да постигнат това, те наемат най-добрите инженерни таланти, култивират култура на дизайн съвършенство и инвестират в съвременни производствени техники, създавайки безпроблемна екосистема в рамките на организацията.
2. Имайте ясна визия
За вашия проект за дигитална трансформация имайте ясна визия. Задайте конкретни бизнес цели и показатели за успех за всеки от трите елемента: хора, процеси и технологии.
Документирайте своята визия под формата на наръчник или проектна харта с ClickUp Docs. Използвайте AI възможностите на ClickUp Brain, за да я обобщите, да създадете задачи, да уведомите потребителите и т.н.
3. Изгответе балансиран план за разпределение на ресурсите
Успешната трансформация изисква балансирани инвестиции в хора, процеси и технологии. Разпределяйте ресурсите разумно, като избягвате прекомерни инвестиции в една област за сметка на други, тъй като последствията могат да бъдат катастрофални.
🚫 Прекалено наблягане на технологиите: Приоритизирането на технологиите пред хората и процесите може да доведе до сложни системи, които служителите не обичат да използват, или до процеси, които не са съобразени с технологиите.
Това може да доведе до недостатъчно използване на инструментите, съпротива от страна на персонала и в крайна сметка до ниска възвръщаемост на инвестициите.
Например, ако внедрите сложен инструмент за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) и вашите търговски екипи го мразят, насилването им да го използват няма да доведе до желаните резултати.
За да избегнете това, инвестирайте в обучението на вашите служители за всяка нова технология, която внедрявате. Съгласувайте технологията с реалните нужди и възможности на работната сила на организацията.
🚫 Прекалено акцентиране върху хората: Силното фокусиране върху аспекта „хора“ без съответното внимание към процесите и технологиите може да доведе до непоследователни резултати, неефективност и липса на мащабируемост. Служителите могат да създадат процеси, които са удобни само за тях, или да изпълняват прекалено много ръчни задачи, което води до изчерпване.
Избягвайте това, като балансирате фокуса върху хората с добре дефинирани процеси и подходящи технологични инструменти, които спомагат за постигането на организационна ефективност и последователност.
Например, използвайте ClickUp Automations, за да намалите ръчния труд и времето, прекарано в рутинни, механични задачи.
Не знаете откъде да започнете? Ние сме ви подготвили помощ. Разгледайте примери за автоматизация на бизнес процеси, които ще ви помогнат да оптимизирате вашите процеси.
🚫 Прекалено наблягане на процесите: Непропорционалното фокусиране върху процесите може да доведе до ригидност, при която служителите се чувстват ограничени, вместо да се чувстват овластени. Процесите, които са прекалено сложни или не са подкрепени от подходящата технология, могат да създадат чувство на неудовлетвореност.
Затова преглеждайте и актуализирайте процесите редовно, за да се уверите, че са гъвкави и съобразени с възможностите на хората и технологичните постижения. Използвайте шаблони за подобряване на процесите, за да определите къде има място за подобрения и да действате съответно. Активно търсете обратна връзка от служителите, за да усъвършенствате процесите.
🚫 Недостатъчно инвестиране в някоя от областите: Пренебрегването на някой от аспектите на рамката PPT може да доведе до срив на цялата система.
Например, недостатъчните инвестиции в технологии могат да доведат до остарели инструменти, а недостатъчните инвестиции в хора могат да доведат до недостиг на умения.
Поддържайте балансиран подход, като редовно оценявате и коригирате инвестициите във всичките три области. Това не означава, че трябва да отдавате еднаква важност на всички тях.
В зависимост от зрелостта, нуждите, бюджетите, културата и т.н., един елемент може да се нуждае от повече внимание от другите. Уверете се, че всеки елемент получава необходимите ресурси и внимание, за да подкрепя ефективно останалите.
🚫 Липса на интеграция между елементите на PPT: Ако не интегрирате ефективно хората, процесите и технологиите, това може да доведе до разкъсани операции, провали в комуникацията и липса на съгласуваност с вашите цели. Тази фрагментация може да забави вземането на решения и да намали общата ефективност.
Насърчавайте значима интеграция, като стимулирате междуфункционалното сътрудничество. Уверете се, че промените в една област (например технологични подобрения) се съобщават и съгласуват с процесите и хората. Използвайте редовни прегледи, за да оцените колко добре са интегрирани тези елементи и да направите необходимите корекции.
За да се предпазите от влиянието на промените в проекта, създайте план предварително.
Шаблонът за стратегия и план за дигитална трансформация на ClickUp може да ви бъде изключително полезен в това отношение. Този подходящ за начинаещи шаблон ви помага да начертаете целите си, да ги разделите на управляеми задачи и да проследявате напредъка към успешното им изпълнение.
4. Подгответе се да управлявате промените
Проектите за дигитална трансформация по същество са свързани с промяна. Дори промените с най-добри намерения са разрушителни. Ето защо е естествено да има известна съпротива от страна на членовете на екипа. Създайте солидна стратегия за управление на промените, за да се справите с това.
✅ Обучение: Инвестирайте в управлението на знанията. Създайте изчерпателен наръчник за управление на промените, преди да промените съществуващите процеси. Подгответе, подкрепете и насочете отделните лица и екипи през процеса на трансформация.
✅ Активиране: Използвайте софтуер за управление на промените, за да включите заинтересованите страни в ранния етап на процеса. Предложете обучение и подкрепа, обяснете следващите стъпки и ги насърчете да приемат активно новите решения за цифрови технологии.
✅ Операционализирайте: Въз основа на своя опит създайте шаблони за управление на промените, които могат да се прилагат към бъдещи проекти или други екипи.
Рамката PPT в действие: Ефективната стратегия за управление на промените на Netflix
Стратегията за управление на промените на Netflix по време на прехода към стрийминг е чудесен пример. Компанията инвестира в осигуряването на умения и нагласи у своите екипи, за да подкрепи прехода от наемане на DVD-та към стрийминг.
Те преструктурираха процесите си за доставка на съдържание, стрийминг и алгоритмите за препоръки за съдържание и създадоха култура на вземане на решения, базирана на данни.
В резултат на това Netflix стана пионер в изцяло нов начин на потребление на медии и успешно се превърна в водещата стрийминг услуга в света.
5. Общувайте. Общувайте. Общувайте.
При внедряването на проекти за дигитална трансформация еднократната комуникация в началото не е достатъчна. Необходимо е да поддържате постоянен диалог с всички заинтересовани страни, за да потвърдите целта, да насърчите съгласуваността и да подобрите приемането.
Активирайте софтуер за сътрудничество в реално време, като ClickUp Chat, за да улесните асинхронните разговори. Това не само елиминира необходимостта от срещи/прекъсвания, но и създава общ форум, в който членовете на екипа могат да сътрудничат безпроблемно.
6. Планирайте въздействията нагоре/надолу по веригата
Успехът на рамката PPT се крие в третирането на хората, процесите и технологиите като взаимосвързани елементи. Това означава, че всяка промяна, която направите в едното, със сигурност ще се отрази и на другите две.
- Идентифицирайте зависимости и връзки
- Измерете нивото на въздействие
- Подгответе се да намалите рисковете или точките на отказ.
Прилагането на структурирана стратегия за управление на бизнес процесите може да ви помогне да се подготвите за въздействието нагоре/надолу по веригата. Разгледайте тези примери за управление на бизнес процесите, за да се вдъхновите.
7. Наблюдавайте и се адаптирайте
Цифровата трансформация не е еднократна задача, особено в свят, в който технологиите се развиват толкова бързо. Използвайте рамката PPT като развиваща се система. Преразгледайте и усъвършенствайте рамката, като събирате повече информация.
Насърчавайте култура на непрекъснато усъвършенстване, активно отговаряйте на обратната връзка и оптимизирайте всички аспекти на бизнеса.
Рамката PPT в действие: Toyota и Kaizen
Културата на непрекъснато усъвършенстване (Kaizen) на Toyota е отличен пример за това.
- Хора: Те наблягаха на обучението и овластяването на служителите да идентифицират и решават проблеми, което също допринесе за контрола на качеството и иновациите.
- Процес: Те разработиха опростен производствен процес за намаляване на отпадъците и подобряване на ефективността чрез техники като Just-In-Time (JIT) и Kanban.
- Технология: Те интегрираха автоматизация и роботика, за да подобрят прецизността, последователността и скоростта.
Днес Toyota е един от най-ефективните и печеливши производители на автомобили в света. А производствената система на Toyota се прилага в различни индустрии по целия свят.
Изградете устойчиви организации с ClickUp
Промяната е неизбежна. Устойчивите организации не само се адаптират добре към промените, но и активно се възползват от възможностите, които те предлагат.
Те изграждат силни страни в хората, процесите и технологиите, за да се развиват в синхрон с предизвикателствата на пазара. Те управляват взаимосвързаността на тези три елемента с лекота, балансирайки нуждите на всеки елемент и запълвайки празнините, когато обстоятелствата се променят.
Организациите, създадени да бъдат дълготрайни, винаги търсят начини да подобрят ефективността, да насърчават иновациите и да се справят по-ефективно с промените.
Те използват цялостен набор от бизнес инструменти, за да създадат тази устойчивост. Набор от инструменти като ClickUp.
С функции, поддържащи управление на проекти, планиране, отчитане, разпределение на ресурси и проследяване на времето, както и творчески брейнсторминг, сътрудничество в реално време и др., ClickUp разполага с всичко, от което едно предприятие се нуждае за дигитална трансформация.