Работата, свързана със знания, е нараснала експоненциално през последните няколко години, повече от всеки друг сектор. Някои от най-ценните компании в света, като Apple, Alphabet, Amazon и Microsoft, са технологични предприятия.
Растежът на работните места, както и най-високите заплати, се наблюдават в ролите, свързани с технологиите. „Най-бързо растящите роли спрямо днешния им размер се дължат на технологиите, дигитализацията и устойчивостта“, констатира Световният икономически форум (СИФ).
Всъщност, според проучването на Световния икономически форум (WEF), когнитивните умения като аналитично мислене, творческо мислене, устойчивост, самосъзнание, любознателност и технологична грамотност са начело в списъка с търсените умения.
Всъщност истинската стойност в икономиката на знанието ще бъде, е, знанието. Само че служителите редовно се сблъскват с трудности при достъпа до него. Gartner наскоро установи, че 47% от служителите се затрудняват да намерят информацията, от която се нуждаят, за да изпълняват работата си. Цели 32% са взели погрешни решения поради това.
Някои от най-честите причини за това са:
Разпръскване на приложенията: Информацията е разпръсната в прекалено много приложения, без да има консолидиран начин за достъп до тях.
Неорганизирани данни: Чувствали ли сте някога, че имате прекалено много таблици за един и същ отчет, но не сте сигурни в нито една от тях? Ето това!
Ограничен достъп: Лабиринтът от приложения създава проблеми с контрола на достъпа; а служителите често не искат да се занимават с бюрократичните процедури за получаване на достъп.
Липса на обучение: Организациите приемат, че служителите им знаят как да търсят и намират информация бързо. Е, грешат.
Управление на знанията: Преди всичко, организационните знания не винаги са документирани, маркирани, организирани, съхранени и актуализирани ефективно.
Едно ново решение за тези пропуски е базата от знания с изкуствен интелект. В тази публикация в блога ще разгледаме общата картина и по-подробните детайли за използването на изкуствен интелект за базата от знания на вашата организация. Ще обясним също така как да създадете такава и да я поддържате оптимизирана.
Какво е база от знания, задвижвана от изкуствен интелект?
Базата от знания с изкуствен интелект е централизиран център на информацията на организацията, достъпна за потребителите при поискване чрез интелигентен чат интерфейс. Накратко, това е чатбот, който може да отговаря на вашите въпроси въз основа на всички ваши данни, дори ако те са разпръснати в множество източници.
Какво включва базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект?
Някои от ключовите компоненти на инструментите за управление на знанията, базирани на изкуствен интелект, са:
- Данни: Консолидиране на структурирани и неструктурирани данни, налични в цялата организация
- Машинно обучение: способността на инструмента да обработва, разбира и представя подходяща информация при поискване
- Обработка на естествен език (NLP): способността на инструмента да разбира въпросите/заявките на потребителите, представени на човешки език
- Чатбот: Базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, обикновено представлява чатбот или диалогов интерфейс, с който потребителите взаимодействат
Как работи базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект?
В основата си базата от знания с изкуствен интелект е подобна на традиционната. Тоест, и двете бази от знания подбират/създават, организират и представят информация за ползване от служителите. Изкуственият интелект обаче повишава ефективността и използваемостта й експоненциално.
Моделите за машинно обучение анализират данните и ги организират автоматично. Въз основа на ключови думи моделите маркират информация от статии, електронни таблици, документи и други формати за инструменти за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), управление на проекти, човешки ресурси и др.
Те създават мрежа от свързани данни, за да извеждат отговори, когато им бъде зададен въпрос.
С какво базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, се различава от традиционната база от знания?
Базата от знания с изкуствен интелект е подобрена версия на традиционната. Ето как.
Структура
За начало, традиционният софтуер за управление на знания обикновено включва набор от взаимосвързани статии или документи. Инструкцията за употреба на всичко, което някога сте купили, е перфектният пример за проста база от знания.
Базата от знания с изкуствен интелект представлява фон от данни, организирани и маркирани по подходящ начин. Въпреки това, потребителите не се налага да ги преглеждат всички, за да получат достъп до информацията, което е следващата точка.
Достъп
Достъпът до традиционните бази от знания се осъществява чрез портал или папка. От потребителите се очаква или да „търсят“, ако данните са достъпни за търсене, или да преглеждат документи/уеб страници, за да намерят това, от което се нуждаят.
Достъпът до базата от знания се осъществява чрез интерактивен чатбот, на който задавате въпрос и получавате кратък отговор.
Обработка
В традиционната база от знания получавате информацията и трябва сами да я обработите. Например, ако искате да знаете цената на даден инструмент за 52 потребители, традиционната база от знания би ви отговорила: „Цената на потребител е 15 долара за до 50 потребители и 12 долара на потребител след това.“ Трябва сами да направите изчисленията.
Базата от знания с изкуствен интелект ще изчисли цената и ще ви даде число.
Какви са някои видове съдържание в базата от знания?
За разлика от традиционните бази от знания, тези, задвижвани от изкуствен интелект, са способни да обработват по-голям обем, разнообразие и скорост на съдържанието. Някои често срещани видове съдържание, които поддържат база от знания с изкуствен интелект, са:
Структурирано съдържание: Това е типичното съдържание, което биха използвали традиционните бази от знания. То включва статии, често задавани въпроси, ръководства за употреба и др.
Неструктурирано съдържание: В допълнение към структурираното съдържание, базите от знания с изкуствен интелект могат да използват информация от имейли, чатове, CRM системи/инструменти за управление на проекти, публикации в социалните медии и др., дори ако тя не е форматирана по единен начин. Някои инструменти с изкуствен интелект могат също да разбират изображения и други мултимедийни файлове.
Това е най-голямото предимство на използването на база от знания, задвижвана от изкуствен интелект. Но то не е единственото. Нека разгледаме още предимства на базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект.
Предимства на базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект
Базата от знания с изкуствен интелект е нов начин на работа. Тя променя подхода на служителите към търсенето на информация – от претърсване на статии или гледане на видеоклипове към задаване на правилните въпроси. Това може да бъде революционна стратегия за управление на знанията с стръмна крива на обучение. Защо тогава да го правим?
Скорост
Базата от знания с изкуствен интелект значително ускорява достъпа до информация и намирането на отговори. Тя елиминира необходимостта да претърсвате документи, да пробвате различни термини за търсене, да преценявате дали това е информацията, от която се нуждаете, и т.н. Изкуственият интелект ви отвежда директно до отговора.
Бонус: Осем съвета за по-добро управление на времето с база от знания
Простота
За тези от нас, които са запознати с ерата на интернет, базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, са изключително лесни за използване. Точно както когато търсите нещо в Google, можете да задавате въпроси толкова естествено, колкото бихте говорили с друг човек. Приложенията на това в области като въвеждане на нови служители и обучение на работното място могат да бъдат огромни.
Производителност
Базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, спестяват много време. Те драстично намаляват 30% от времето, което специалистите по знания прекарват в търсене на информация, като подобряват производителността и ефективността на работния процес.
Потребителско преживяване
Опитвали ли сте някога да разрешите проблем с телефона или имейл акаунта си? Помните ли какво е усещането да прелиствате страница след страница с информация, опитвайки се да разрешите един прост проблем?
Базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, ще променят това. Те предоставят на потребителите интелигентен, лесен за използване и интерактивен интерфейс. Те поддържат контекстуалния характер на разговора, като се основават на предишните въпроси на потребителя. Този вид персонализация може да бъде особено трансформиращ за обслужването на клиенти!
Ако тези предимства са ви убедили да опитате базите от знания с изкуствен интелект, ето някои от най-добрите софтуерни инструменти, които ще ви помогнат.
Най-добър софтуер за база от знания с изкуствен интелект
Софтуерът, който изберете за изграждането на вашата база от знания, е от решаващо значение. Ето някои от най-добрите софтуерни инструменти за бази от знания, които можете да разгледате.
1. ClickUp: Най-добрата база от знания с изкуствен интелект за проекти
ClickUp е софтуер за управление на работната среда „всичко в едно“, подсилен от силата на изкуствения интелект. ClickUp Brain е първата невронна мрежа, която свързва вашите задачи, документи и хора по интелигентен начин.
Най-голямата отличителна черта на ClickUp Brain е, че мениджърът на знания с изкуствен интелект дава незабавни отговори за всяка задача, която се намира в платформата или е интегрирана в нея.
Например, в ClickUp тя може да отговаря на въпроси за това кой върху какво работи или как изглежда прогреса за този спринт. От друга страна, ако сте интегрирали Google Calendar в ClickUp, изкуственият интелект може да отговаря на въпроси относно графика ви.
В допълнение към AI Knowledge Manager, ClickUp Brain също автоматизира актуализации, ежедневни срещи, отчети за напредъка, корекция на текстове, създаване на транскрипти от видеоклипове и др.
Цена: Можете да добавите ClickUp Brain към всеки платен план за 7 долара на месец за всеки член на работната среда.
2. Zendesk: Най-доброто решение за обслужване на клиенти
Zendesk е платформа за обслужване на клиенти, която интегрира комуникациите чрез имейл, чат, социални медии и самообслужване. Инструментът за изкуствен интелект събира информация от всички тези източници, за да предоставя контекстуални отговори.
Тя може да идентифицира теми, които се нуждаят от повече информация, като преглежда запитвания, билети и оплаквания на клиенти. Нейните генеративни AI функции подпомагат създаването на съдържание, като изготвят първи чернови, които експертите да прегледат и редактират.
На ниво интерфейс чатботът на Zendesk е лесен за внедряване и ви позволява да дефинирате неговата персона, превръщайки го в чудесен дигитален спътник за екипите за обслужване на клиенти.
Цена Функциите за изкуствен интелект са интегрирани в абонамента за Zendesk, който започва от 55 долара на месец за агент.
3. Slite: Най-доброто решение за отдалечени екипи
Slite е база от знания, задвижвана от изкуствен интелект, създадена да улесни споделянето на информация между отдалечени екипи. Нейният лесен за ползване интерфейс позволява на фирмите да създават фирмени уикита, да поддържат записки от срещи, да проектират работни потоци за въвеждане на нови служители, да документират процеси и др.
Функциите ѝ за изкуствен интелект подобряват писането чрез обобщения и проверка на граматиката. Поддържа преводи между различни езици. Позволява ви да импортирате документи от Notion, Google Docs или други формати. Също така се интегрира със Slack, Trello, Figma и други инструменти за споделяне на информация.
ЦенаПлановете започват от 8 долара на месец за член.
4. Tettra: Най-доброто решение за вътрешно управление на знанията
Tettra е вътрешна база от знания, предназначена да рационализира организационните данни и да подпомага по-добре служителите. Интеграцията ѝ със Slack позволява на потребителите да намират отговори директно от инструмента, с който се чувстват най-удобно.
Както при повечето инструменти, можете да импортирате съдържание от Google Docs, Notion, файлове от Notepad и др. Можете да маркирате остарялата информация, да идентифицирате пропуските в знанията и да поддържате базата с информация актуализирана по всяко време.
ЦенаTettra започва от 4 долара на потребител на месец за базовия план.
5. Notion: За сътрудничество, базирано на знания
Notion съчетава знанията на ChatGPT с информацията на вашата организация, за да създаде цялостен интерфейс за потребителите. Интегрираният AI асистент ви помага да получавате отговори, да създавате съдържание, да пишете по-добре, да обобщавате документи и много други.
Тя може също да обобщава отчети за напредъка, да създава задачи за изпълнение и да идентифицира важни данни за вземане на решения.
ЦенаМожете да добавите изкуствен интелект към работното си пространство в Notion от 8 долара на месец на член.
Всеки софтуер за база от знания с изкуствен интелект предлага различни функции и служи за различни цели. Изборът на подходящия и надграждането върху него оказва влияние върху ефективността на вашата работа с информация. Ето един цялостен подход за създаване на ваша собствена база от знания с изкуствен интелект.
Как да създадете база от знания, задвижвана от изкуствен интелект
Създаването на база от знания с изкуствен интелект означава нещо повече от избор на софтуер и качване на файлове. За да се възползвате максимално от изкуствения интелект, е необходим структуриран подход. Представената по-долу рамка предлага добра отправна точка за създаването на такава база с инструмент за управление на знания като ClickUp.
1. Определете целите и обхвата
Можете да създадете база от знания за различни цели, като например самообслужване за вашите клиенти, поддръжка на агентите за вашите екипи, опит на служителите за вашите разработчици, обща информация за вашите автори и т.н. Всяка от тези цели изисква различен вход, софтуер и обучение. Затова, преди да създадете базата си от знания, определете нейната цел.
Цел
Очертайте проста цел за вашата база от знания, задвижвана от изкуствен интелект. Определете ясно вашите цели. Направете ги разумни и измерими.
Обхват
Въпреки че базите от знания с изкуствен интелект са мощни, те не са панацея за всички проблеми. За да бъде ефективна, определете границите на нейното приложение. Знайте какво попада в обхвата й и какво не.
Потребители
Определете кой ще използва базата от знания и какъв вид информация ще му е необходима. Използвайте тази информация, за да вземате решения през целия цикъл на разработка.
2. Изберете подходящия софтуер и модели на изкуствен интелект
След като определите целите си, изберете подходящия софтуер за вашите нужди. Ето няколко въпроса, които да зададете на доставчика на софтуера.
- Какво включва изкуственият интелект? Добрият софтуер за база от знания трябва да интегрира машинно обучение и NLP, за да отговаря ефективно на въпросите на потребителите
- Какви функции предлага тя? Освен да отговаря на въпроси, може ли да извършва проверка на правописа, да прави граматически корекции, да обобщава доклади, да попълва формуляри и т.н.?
- Как изглежда интерфейсът? Чатботът лесен ли е за ползване? Може ли да се адаптира към тона и стила на вашата организация?
- С какво се интегрира? База от знания, която интегрира и използва информация от различни инструменти за работа, може да бъде изключителен бонус
- Мащабируема ли е? С разрастването на вашата организация и информация, може ли инструментът за изкуствен интелект да се мащабира заедно с вас?
Например, ако сте определили целта си като подобряване на ефективността на управлението на проекти, обхвата като инженерната практика на вашата организация, а потребителите като проектни мениджъри, разработчици и скрам майстори, ClickUp Brain е чудесен инструмент за това.
Въпреки това, най-важният въпрос, който трябва да си зададете за всичко, свързано с изкуствения интелект, е дали то ще осигури прозрачност и възможност за одит. Повечето инструменти за изкуствен интелект не посочват източниците си, за разлика от ClickUp Brain.
Както беше съобщено в Tech Crunch по-рано тази година: „Интересното тук обаче е, че ClickUp е изградил системата по начин, който не само цитира всичките си източници, но и проактивно пита потребителя дали да създаде подходящи документи за него въз основа на резултатите от търсенето.“
3. Събиране и организиране на данни
Доброто управление на знанията зависи почти изцяло от данните, с които я захранвате. Затова, преди да внедрите база от знания, подгответе данните си.
Подбор на данни
Съберете често задаваните въпроси, документацията за продуктите, имейлите с инструкции и т.н. Разгледайте всички инструменти, които използвате, и данните, които те могат да съдържат.
Например, ако създавате база от знания за екипите за обслужване на клиенти, може да искате да използвате данни от взаимодействията с клиентите чрез CRM, имейли, чат на живо и т.н.
Създаване на данни
Част от информацията може да е достъпна само в съзнанието на хората. Обикновено по-опитните служители познават процесите и най-добрите практики, които може да не са документирани. В такива случаи ги запишете.
- Използвайте прост и достъпен език за целевите потребители
- Опростете терминологията, с която потребителите може да не са запознати
- Включете визуални помощни средства като таблици, диаграми, изображения и др.
Бонус: Как да създадете уики
ClickUp Docs е изчистен, лесен за използване и сътруднически начин за създаване на данни за базата от знания. Вграждайте отметки, таблици, изображения и други елементи, за да направите документа си по-привлекателен. Споделяйте го със заинтересованите страни за коментари и актуализации. Превръщайте елементите в документа в задачи и следете напредъка в реално време.
Организирайте данните
Поставете информацията в подходящите папки и ги маркирайте по подходящ начин. Централизирайте ресурсите за знания в Docs Hub. Проверете всеки ClickUp Doc и го превърнете в официална база от знания за вашата компания. Ако това ви се струва много работа, ClickUp предлага редица шаблони за бази от знания, от които можете да избирате.
Шаблонът за база от знания на ClickUp може да ви улесни този процес. Този напълно персонализируем и подходящ за начинаещи шаблон ви помага да създадете и организирате знанията си по категории, отдели, процеси и др.
За по-бърза организация на данните изберете AI инструмент, който може да автоматизира този процес за вас. ClickUp Brain без усилие оптимизира вашата база от знания, като автоматично категоризира, маркира и организира информацията.
4. Внедрете изкуствения интелект и го тествайте
Качете всички събрани данни в платформата за изкуствен интелект за обучение. Платформи като ClickUp Brain са предварително обучени и имат способността да приемат вашите данни и да генерират отговори незабавно. За по-бързо внедряване изберете подобен инструмент.
След като създадете базата от знания с изкуствен интелект, я тествайте. Задавайте въпросите, които очаквате да зададат потребителите. Създайте малка група бета тестери от вашата потребителска база, които да я изпробват. Използвайте тази възможност, за да откриете евентуални бъгове, пропуски в информацията или неточности.
Въпреки че има няколко фантастични продукта за внедряване на вашата база от знания с изкуствен интелект, предизвикателствата не са изцяло изключени. Ето някои препятствия, с които може да се сблъскате, и как да ги преодолеете.
Предизвикателства и възможности при внедряването на бази от знания с изкуствен интелект
Внедряването на база от знания, задвижвана от изкуствен интелект, е по-просто, по-достъпно и по-рентабилно от всякога. Това обаче не означава, че е лесно. Ето някои от често срещаните предизвикателства.
Липса на данни
Повечето организации не документират активно знанията за своите процеси и проекти. Още по-малко са тези, които разполагат със системи, които са използвали достатъчно дълго, за да съберат достатъчно данни за ежедневните дейности. Без тези данни базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, страдат.
Отделете време за подбор, създаване и организиране на данните за по-ефективно внедряване на базата от знания с изкуствен интелект.
Остаряло съдържание
Организационните знания се нуждаят от редовни актуализации, без които изкуственият интелект би споделял остаряла информация с потребителите.
Задайте редовни графици за актуализиране на данните. Маркирайте всеки документ с датата на актуализацията, за да можете да го прегледате при необходимост. Можете също да автоматизирате този процес, като зададете напомняния за актуализиране. Например, може да определите, че всички документи, свързани с нормативните изисквания, трябва да се актуализират ежегодно.
Неподходящ инструмент
Не всеки инструмент е създаден да прави всичко. Софтуер, проектиран с оглед на самообслужването на клиентите, може да не е подходящ за ангажираността на вътрешните служители.
Отделете време за оценка на различни инструменти. Изберете този, който отговаря точно на вашите нужди. Ако не ви подхожда веднага, попитайте доставчика дали може да персонализира инструмента за вас.
Преоткриване на колелото
Базата от знания с изкуствен интелект работи отлично, ако допълва съществуващите ви системи. Ако вече имате база от знания, не я изхвърляйте и не започвайте от нулата. Развивайте я.
Използвайте йерархията на информацията, за да структурирате съдържанието на вашата база от знания с изкуствен интелект. Актуализирайте документите и ги качвайте в новия си инструмент.
Това, което виждаме днес на пазара, е само началото на възможностите, които базите от знания с изкуствен интелект разкриват. Бъдещето изглежда по-светло.
Бъдещето на базите от знания с изкуствен интелект
Базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, стават все по-популярни и ще се развиват, за да окажат по-значително влияние в близко бъдеще.
AI през целия процес
Независимо дали става дума за клиент, който иска да купи продукт, или за служител, който започва работа в нова организация, бъдещето на базите от знания с изкуствен интелект е в обслужването на процеса от начало до край.
AI ще съпътства потребителя през цялото му пътуване и ще го подкрепя на всеки етап, подготвяйки го за успех.
Няма повече работа за работата
Днес фирмите извършват много „работа около работата“. Например, проектните мениджъри отделят време за писане на бележки от ежедневните срещи, за проследяване кой какво е направил и кога и т.н. Бъдещето на изкуствения интелект ще сведе това до минимум.
Автоматизирано генериране на знания
В бъдеще базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, ще могат да разбират процесите и да създават документация за тях.
Например, ако един оператор разреши конкретна жалба на клиент по определен начин, без да има запис в базата от знания за това, изкуственият интелект на бъдещето ще създаде такъв запис и ще го маркира за одобрение.
По-плавен преход от знания към действие
Следващото ниво на приложение на изкуствения интелект в управлението на знания ще преминава бързо от информация към действие. Например, ако някой попита за политиката на компанията относно заемите за служители, изкуственият интелект ще може да го насочи към формуляра за кандидатстване, необходимите документи, сроковете и т.н.
Досега технологията за изкуствен интелект започна силно своето пътуване с създаването на съдържание, автоматизацията и обработката на информация. Следващият етап може да бъде всичко – от гласово активирани асистенти до инструменти за автоматично кодиране. В бъдеще изкуственият интелект ще бъде това, което ние сами създадем от него.
Използвайте знанията си с ClickUp Brain
Влиянието на работата с информация върху света нараства с всеки изминал ден. Автоматизацията и знанията набират популярност и бързо заменят ръчния труд. В такъв свят достъпът, анализирането и използването на информация са най-ценните умения. Базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, улесняват това.
Един добър софтуер за споделяне на знания, базиран на изкуствен интелект, опростява сложността на организационните данни, за да свърже точките и да предложи на потребителите по-пълна картина. Той автоматизира рутинната работа и освобождава време – и ума – за творческо решаване на проблеми.
Инструмент, достатъчно мощен, за да постигне всичко това, трябва да бъде добре обмислен. ClickUp Brain е точно такъв. Проектиран около данните, свързани с проектите в ClickUp и всички други инструменти, които сте интегрирали с него, изкуственият интелект придобива контекстуално разбиране за вашето работно пространство и предлага ясни и точни отговори.
От „Какви са задачите ми днес?“ до „Обясни ми процеса на QA“, ClickUp Brain може да се справи с всеки въпрос с лекота. И още нещо? Той ще ви покаже източника, като по този начин изгражда доверие и прозрачност във вашата връзка с изкуствения интелект.
Изпробвайте ClickUp Brain и вижте как работи. Опитайте ClickUp безплатно още днес.