През последните няколко години работата с информация е нараснала експоненциално, повече от всяка друга индустрия. Някои от най-ценните компании в света, като Apple, Alphabet, Amazon и Microsoft, са технологични предприятия.
Растежът на работните места, както и най-високите заплати, са в областта на технологиите. „Най-бързо растящите роли в сравнение с техния размер днес се дължат на технологиите, дигитализацията и устойчивостта“, констатира Световният икономически форум (СИФ).
Всъщност, според проучването на WEF, когнитивните умения като аналитично мислене, творческо мислене, устойчивост, самосъзнание, любознателност и технологична грамотност са начело в списъка с най-търсените умения.
Всъщност истинската стойност в икономиката на знанието ще бъде, естествено, знанието. Проблемът е, че служителите често се сблъскват с трудности при достъпа до него. Gartner наскоро установи, че 47% от служителите се затрудняват да намерят информацията, от която се нуждаят, за да изпълнят задачите си. 32% от тях са взели погрешни решения поради това.
Някои от най-честите причини за това са:
Разпространение на приложения: Информацията е разпръсната в прекалено много приложения, без да има консолидиран начин за достъп до тях.
Неорганизирани данни: Чувствали ли сте някога, че имате прекалено много таблици за един и същ доклад, но не сте сигурни в нито една от тях? Ето това!
Ограничен достъп: Лабиринтът от приложения създава проблеми с контрола на достъпа, а служителите често не желаят да се занимават с бюрократичните процедури за получаване на достъп.
Липса на обучение: Организациите приемат, че техните служители знаят как да търсят и намират информация бързо. Е, те грешат.
Управление на знанията: Преди всичко, организационните знания не винаги са документирани, маркирани, организирани, съхранени и актуализирани ефективно.
Едно ново решение за тези пропуски е базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект. В тази публикация в блога ще разгледаме общата картина и по-подробните детайли за използването на изкуствен интелект за базата от знания на вашата организация. Ще обясним и как да създадете такава база и да я поддържате оптимизирана.
Какво е база от знания, базирана на изкуствен интелект?
Базата знания с изкуствен интелект е централизиран център за информацията на организацията, достъпен за потребителите при поискване чрез интелигентен чат интерфейс. Накратко, това е чатбот, който може да отговаря на вашите въпроси въз основа на всички ваши данни, дори и да са разпръснати в различни източници.
Какво включва базата от знания, базирана на изкуствен интелект?
Някои от ключовите компоненти на AI инструментите за управление на знания са:
- Данни: Консолидиране на структурирани и неструктурирани данни, налични в цялата организация.
- Машинно обучение: способността на инструмента да обработва, разбира и представя подходяща информация при поискване.
- Обработка на естествен език (NLP): способността на инструмента да разбира въпросите/подсказките на потребителите, представени на човешки език.
- Чатбот: Базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, обикновено е чатбот или интерфейс за разговор, с който потребителите взаимодействат.
Как работи базата от знания, базирана на изкуствен интелект?
В основата си базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, е подобна на традиционната. И двете бази от знания подбират/създават, организират и представят информация, която служителите могат да използват. Изкуственият интелект обаче подобрява ефективността и използваемостта й експоненциално.
Моделите за машинно обучение анализират данните и ги организират автоматично. Въз основа на ключови думи моделите маркират информация от статии, електронни таблици, документи и други формати за инструменти за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), управление на проекти, човешки ресурси и др.
Те създават мрежа от свързани данни, за да показват отговори, когато им бъде зададен въпрос.
С какво базата от знания, базирана на изкуствен интелект, се различава от традиционната база от знания?
Базата знания с изкуствен интелект е подобрение на традиционната база. Ето как.
Структура
За начало, традиционният софтуер за управление на знания обикновено включва набор от взаимосвързани статии или документи. Инструкцията за употреба на всичко, което някога сте купили, е перфектният пример за проста база от знания.
Базата знания с изкуствен интелект е фон от данни, организирани и маркирани по подходящ начин. Потребителите обаче не е необходимо да преглеждат всички тях, за да получат достъп до информацията, което е следващата точка.
Достъп
Достъпът до традиционните бази от знания се осъществява чрез портал или папка. От потребителите се очаква да „търсят“ данните, ако те са достъпни за търсене, или да преглеждат документи/уеб страници, за да намерят това, от което се нуждаят.
Достъпът до базата от знания се осъществява чрез интерактивен чатбот, на когото задавате въпрос и получавате прост отговор.
Обработка
В традиционната база от знания получавате информацията и трябва сами да я обработите. Например, ако искате да знаете цената на даден инструмент за 52 потребители, традиционната база от знания ще ви даде следната информация: „Цената на потребител е 15 долара за до 50 потребители и 12 долара на потребител след това.“ Трябва сами да направите изчисленията.
Базата от знания, базирана на изкуствен интелект, ще изчисли цената и ще ви даде число.
Какви са някои видове съдържание на базата от знания?
За разлика от традиционните бази от знания, тези, базирани на изкуствен интелект, са способни да обработват по-голям обем, разнообразие и скорост на съдържанието. Някои често срещани видове съдържание, които поддържат база от знания, базирана на изкуствен интелект, са:
Структурирано съдържание: Това е типичното съдържание, което биха използвали традиционните бази от знания. То включва статии, често задавани въпроси, ръководства за употреба и др.
Неструктурирано съдържание: В допълнение към структурираното съдържание, базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, могат да използват информация от имейли, чатове, CRM/инструменти за управление на проекти, публикации в социални медии и др., дори ако тя не е форматирана по единен начин. Някои инструменти за изкуствен интелект могат да разбират и изображения и други мултимедийни файлове.
Това е най-голямото предимство на използването на база от знания, задвижвана от изкуствен интелект. Но то не е единственото. Нека разгледаме още предимства на базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект.
Предимства на базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект
Базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, е нов начин на работа. Тя променя подхода на служителите към търсенето на информация – от претърсване на статии или гледане на видеоклипове към задаване на правилните въпроси. Това може да бъде революционна стратегия за управление на знанията с стръмна крива на обучение. Защо да го правим?
Скорост
Базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, значително ускорява достъпа до информация и намирането на отговори. Тя елиминира необходимостта да претърсвате документи, да пробвате различни термини за търсене, да преценявате дали това е информацията, от която се нуждаете, и т.н. Изкуственият интелект ви отвежда директно до отговора.
Бонус: Осем съвета за по-добро управление на времето с база от знания
Простота
За тези от нас, които са запознати с ерата на интернет, базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, са изключително лесни за използване. Точно както когато търсите нещо в Google, можете да задавате въпроси толкова естествено, колкото бихте говорили с друг човек. Приложенията на това в области като въвеждане на нови служители и обучение на работното място могат да бъдат огромни.
Производителност
Базите от знания, базирани на изкуствен интелект, спестяват много време. Те драстично намаляват 30% от времето, което специалистите прекарват в търсене на информация, като подобряват производителността и ефективността на работния процес.
Потребителско изживяване
Опитвали ли сте някога да разрешите проблем с телефона или имейл акаунта си? Помните ли какво е да преглеждате страници и страници с информация, опитвайки се да разрешите един прост проблем?
Базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, ще променят това. Те предоставят на потребителите интелигентен, лесен за използване и интерактивен интерфейс. Те поддържат контекстуалния характер на разговора, като се основават на предишните въпроси на потребителя. Този вид персонализация може да бъде особено трансформиращ за обслужването на клиенти!
Ако тези предимства са ви убедили да опитате базите от знания, базирани на изкуствен интелект, ето някои от най-добрите софтуерни инструменти, които могат да ви помогнат.
Най-добрият софтуер за база от знания, базирана на изкуствен интелект
Софтуерът, който изберете за изграждане на вашата база от знания, е от решаващо значение. Ето някои от най-добрите софтуерни инструменти за бази от знания, които можете да разгледате.
1. ClickUp: Най-добрата база от знания, базирана на изкуствен интелект, за проекти
ClickUp е софтуер за управление на работното място „всичко в едно“, подсилен от мощността на изкуствения интелект. ClickUp Brain е първата невронна мрежа, която свързва вашите задачи, документи и хора по интелигентен начин.
Най-голямата отличителна черта на ClickUp Brain е, че AI мениджърът на знания дава незабавни отговори от всяка работа, която се намира в платформата или е интегрирана в нея.
Например, в ClickUp тя може да отговаря на въпроси за това кой работи по какво или какъв е бурндаунът за този спринт. От друга страна, ако сте интегрирали Google Calendar в ClickUp, изкуственият интелект може да отговаря на въпроси за графика ви.
В допълнение към AI Knowledge Manager, ClickUp Brain автоматизира и актуализации, standups, отчети за напредъка, корекции, създаване на транскрипти от видеоклипове и др.
Цена: Можете да добавите ClickUp Brain към всеки платен план за 7 долара на месец за всеки член на работната среда.
2. Zendesk: Най-доброто решение за обслужване на клиенти
Zendesk е платформа за обслужване на клиенти, която интегрира комуникациите чрез имейл, чат, социални медии и самообслужване. Инструментът за изкуствен интелект събира информация от всички тези източници, за да предостави контекстуални отговори.
Тя може да идентифицира теми, които се нуждаят от повече информация, като преглежда запитвания, билети и оплаквания на клиенти. Нейните генеративни AI функции поддържат създаването на съдържание, като изготвят първи чернови за преглед и редактиране от експерти.
На ниво интерфейс, чатботът на Zendesk е лесен за внедряване и ви позволява да дефинирате неговата персона, превръщайки го в чудесен дигитален спътник за екипите за обслужване на клиенти.
Цена Функциите за изкуствен интелект са интегрирани в абонамента за Zendesk, който започва от 55 долара на месец за всеки агент.
3. Slite: Най-доброто решение за отдалечени екипи
Slite е база от знания, задвижвана от изкуствен интелект, създадена да улесни споделянето на информация между отдалечени екипи. Нейният лесен за употреба интерфейс позволява на бизнеса да създава фирмени уикита, да поддържа бележки от срещи, да проектира работни процеси за въвеждане на нови служители, да документира процеси и др.
Неговите AI функции подобряват писането с резюмета и граматически проверки. Поддържа преводи между различни езици. Позволява ви да импортирате документи от Notion, Google Docs или други формати. Интегрира се и със Slack, Trello, Figma и други инструменти за споделяне на информация.
ЦенаПлановете започват от 8 долара на месец за член.
4. Tettra: Най-доброто решение за вътрешно управление на знания
Tettra е вътрешна база от знания, която оптимизира организационните данни и подпомага по-добре служителите. Интеграцията ѝ със Slack позволява на потребителите да намират отговори директно от инструмента, с който се чувстват най-удобно.
Както при повечето инструменти, можете да импортирате съдържание от Google Docs, Notion, файлове от бележник и др. Можете да маркирате остаряла информация, да идентифицирате пропуски в знанията и да поддържате базата от знания актуализирана по всяко време.
ЦенаTettra започва от 4 долара на месец за потребител за основния план.
5. Notion: За сътрудничество, базирано на знания
Notion комбинира знанията на ChatGPT с организационната ви информация, за да създаде цялостен интерфейс за потребителите. Интегрираният AI асистент ви помага да получавате отговори, да създавате съдържание, да пишете по-добре, да обобщавате документи и др.
Тя може също да обобщава отчети за напредъка, да създава задачи за действие и да идентифицира идеи за вземане на важни решения.
ЦенаМожете да добавите изкуствен интелект към работното си пространство в Notion от 8 долара на месец на член.
Всеки софтуер за база от знания, задвижвана от изкуствен интелект, предлага различни функции и служи за различни цели. Изборът на подходящия софтуер и изграждането на базата от знания върху него оказва влияние върху ефективността на вашата работа с знания. Ето един цялостен подход за изграждане на ваша собствена база от знания, задвижвана от изкуствен интелект.
Как да създадете база от знания, базирана на изкуствен интелект
Създаването на база от знания, задвижвана от изкуствен интелект, означава нещо повече от избора на софтуер и качването на файлове. За да се извлече максималното от изкуствения интелект, е необходим структуриран подход. Рамката по-долу предлага добра отправна точка за създаването на такава база с инструмент за управление на знания като ClickUp.
1. Определете целите и обхвата
Можете да създадете база от знания за различни цели, като например самообслужване за вашите клиенти, поддръжка на агенти за вашите екипи, опит на служителите за вашите разработчици, общи знания за вашите автори и т.н. Всяка от тези цели изисква различни данни, софтуер и обучение. Затова, преди да създадете вашата база от знания, определете нейната цел.
Цел
Очертайте проста цел за вашата база от знания, базирана на изкуствен интелект. Определете ясно целите си. Направете ги разумни и измерими.
Обхват
Макар базите от знания, базирани на изкуствен интелект, да са мощни, те не са панацея за всички проблеми. За да ги направите ефективни, определете границите на приложението им. Знайте какво попада в обхвата им и какво не.
Потребители
Определете кои лица ще използват базата от знания и какъв вид информация ще им е необходима. Използвайте тази информация за вземане на решения през целия жизнен цикъл.
2. Изберете подходящия софтуер и модели за изкуствен интелект
След като определите целите си, изберете подходящия софтуер за вашите нужди. Ето няколко въпроса, които да зададете на доставчика на софтуера.
- Какво включва изкуственият интелект? Добрият софтуер за база от знания трябва да интегрира машинно обучение и NLP, за да отговаря ефективно на въпросите на потребителите.
- Какви функции предлага? Освен да отговаря на въпроси, може ли да проверява правописа, да прави граматически корекции, да обобщава доклади, да попълва формуляри и т.н.?
- Как изглежда интерфейсът? Чатботът лесен ли е за използване? Може ли да се адаптира към тона и стила на вашата организация?
- С какво се интегрира? База от знания, която интегрира и използва информация от различни инструменти за работна среда, може да бъде изключителен бонус.
- Мащабируема ли е? С разрастването на вашата организация и информация, може ли AI инструментът да се мащабира заедно с вас?
Например, ако сте определили целта си като подобряване на ефективността на управлението на проекти, обхвата като инженерната практика на вашата организация и потребителите като проектни мениджъри, разработчици и скрам майстори, ClickUp Brain е чудесен инструмент за това.
Въпреки това, най-важният въпрос, който трябва да си зададете за всичко, свързано с изкуствения интелект, е дали той ще осигури прозрачност и възможност за одит. Повечето инструменти за изкуствен интелект не посочват източниците си, за разлика от ClickUp Brain.
Както бе съобщено в Tech Crunch по-рано тази година, „Интересното тук е, че ClickUp е изградил системата по начин, който не само цитира всичките си източници, но и проактивно пита потребителя дали да създаде подходящи документи за него въз основа на резултатите от търсенето.“
3. Събиране и организиране на данни
Доброто управление на знанията зависи почти изцяло от данните, с които я захранвате. Затова, преди да внедрите база от знания, подгответе данните си.
Куриране на данни
Съберете често задаваните въпроси, документацията за продуктите, инструкциите по имейл и т.н. Разгледайте всички инструменти, които използвате, и данните, които те могат да съдържат.
Например, ако създавате база от знания за екипи за обслужване на клиенти, може да искате да използвате данни от взаимодействията с клиентите си в CRM, имейли, чатове на живо и т.н.
Създаване на данни
Някои информации може да са достъпни само в съзнанието на хората. Обикновено по-опитните служители познават процесите и най-добрите практики, които може да не са документирани. В такива случаи ги запишете.
- Използвайте прост и достъпен език за целевите потребители.
- Опростете жаргона, с който потребителите може да не са запознати.
- Включете визуални помощни средства като таблици, диаграми, изображения и др.
Бонус: Как да създадете уики
ClickUp Docs е изчистен, лесен за използване и сътруднически начин за създаване на данни за базата от знания. Вградете маркери, таблици, изображения и други елементи, за да направите документа си по-интересен. Споделете го със заинтересованите страни, за да получите коментари и актуализации. Превърнете елементите в документа в задачи и следете напредъка в реално време.
Организирайте данните
Поставете информацията в подходящите папки и я маркирайте по подходящ начин. Централизирайте ресурсите за знания в Docs Hub. Проверете всеки ClickUp Doc и го превърнете в официална база от знания за вашата компания. Ако това ви се струва много работа, ClickUp предлага редица шаблони за бази от знания, от които можете да избирате.
Шаблонът за база от знания на ClickUp може да ви улесни този процес. Този напълно персонализируем и лесен за начинаещи шаблон ви помага да създадете и организирате знанията си по категории, отдели, процеси и др.
За по-бърза организация на данните изберете AI инструмент, който може да автоматизира този процес за вас. ClickUp Brain оптимизира без усилие вашата база от знания, като автоматично категоризира, маркира и организира информацията.
4. Приложете изкуствения интелект и го тествайте
Качете всички данни, които сте събрали, в AI платформата за обучение. Платформи като ClickUp Brain са предварително обучени и имат способността да вземат вашите данни и да генерират отговори незабавно. За по-бързо внедряване изберете подобен инструмент.
След като създадете базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, я тествайте. Задайте въпросите, които очаквате да зададат потребителите. Създайте малка група от бета тестери от вашите потребители, които да я изпробват. Използвайте тази възможност, за да откриете евентуални грешки, пропуски в информацията или неточности.
Въпреки че има няколко фантастични продукта за внедряване на вашата база от знания, базирана на изкуствен интелект, вие не сте напълно свободни от предизвикателства. Ето някои препятствия, с които може да се сблъскате, и как да ги преодолеете.
Предизвикателства и възможности при внедряването на бази от знания, базирани на изкуствен интелект
Внедряването на база от знания, базирана на изкуствен интелект, е по-лесно, по-достъпно и по-рентабилно от всякога. Това не означава, че е лесно. Някои от често срещаните предизвикателства са както следва.
Липса на данни
Повечето организации не документират активно знанията си за своите процеси и проекти. Още по-малко са тези, които разполагат със системи, които са използвали достатъчно дълго, за да съберат достатъчно данни за ежедневните си дейности. Без тези данни базите от знания, задвижвани от изкуствен интелект, страдат.
Инвестирайте време в подбор, създаване и организиране на данните за по-ефективно внедряване на базата от знания, базирана на изкуствен интелект.
Остаряло съдържание
Организационните знания се нуждаят от редовни актуализации, без които изкуственият интелект би споделял остарели знания с потребителите.
Задайте редовни графици за актуализиране на данните. Маркирайте всеки документ с актуализираното време, за да можете да го прегледате при необходимост. Можете също да автоматизирате този процес, като зададете напомняния за актуализиране. Например, може да определите, че всички документи, свързани с съответствието, трябва да се актуализират всяка година.
Неподходящ инструмент
Не всеки инструмент е проектиран да прави всичко. Софтуер, проектиран с оглед на самообслужването на клиентите, може да не е подходящ за вътрешното ангажиране на служителите.
Отделете време за оценка на различни инструменти. Изберете този, който отговаря точно на вашите нужди. Ако не ви подхожда веднага, попитайте доставчика дали може да персонализира инструмента за вас.
Преоткриване на колелото
Базата от знания, задвижвана от изкуствен интелект, работи отлично, ако допълва съществуващите ви системи. Ако вече имате база от знания, не я изхвърляйте и не започвайте от нулата. Развивайте я.
Използвайте йерархията на информацията, за да структурирате съдържанието на базата си от знания, задвижвана от изкуствен интелект. Актуализирайте документите и ги качите в новия си инструмент.
Това, което виждаме днес на пазара, е само началото на възможностите, които отварят базите от знания, базирани на изкуствен интелект. Бъдещето изглежда по-светло.
Бъдещето на базите от знания, базирани на изкуствен интелект
Базите от знания, базирани на изкуствен интелект, стават все по-популярни и ще се развиват, за да имат по-значително влияние в близко бъдеще.
Изкуствен интелект за цялостното пътуване
Независимо дали става дума за клиент, който иска да купи продукт, или за служител, който се присъединява към нова организация, бъдещето на базите от знания, базирани на изкуствен интелект, е в грижата за целия процес от начало до край.
Изкуственият интелект ще води потребителя през цялото му пътуване и ще го подкрепя на всеки етап, подготвяйки го за успех.
Няма повече работа за работата
Днес фирмите правят много „работа за работата“. Например, проектните мениджъри прекарват време в писане на бележки, следене кой какво е направил и кога и т.н. Бъдещето на изкуствения интелект ще сведе това до минимум.
Автоматизирано генериране на знания
В бъдеще базите от знания, базирани на изкуствен интелект, ще могат да разбират процесите и да създават документация за тях.
Например, ако агентът разреши конкретна жалба на клиент по определен начин, без да има запис в базата от знания за това, изкуственият интелект на бъдещето ще създаде такъв запис и ще го маркира за одобрение.
По-плавен преход от знания към действие
Следващото ниво на приложение на изкуствения интелект в управлението на знания ще премине бързо от информация към действие. Например, ако някой попита за политиката на компанията по отношение на заемите за служители, изкуственият интелект ще може да го насочи към заявлението, необходимите документи, сроковете и т.н.
Досега AI технологията е започнала силно пътуване с създаване на съдържание, автоматизация и обработка на информация. Следващият етап може да бъде всичко от гласово активирани асистенти до инструменти за автоматично кодиране. В бъдеще AI ще бъде това, което ние ще направим от него.
Използвайте знанията си с ClickUp Brain
Влиянието на работата с знания върху света нараства с всеки изминал ден. Автоматизацията и знанията набират популярност и бързо заменят ръчния труд. В такъв свят достъпът, анализирането и използването на информация са най-ценните умения. Базите от знания, базирани на изкуствен интелект, улесняват това.
Добрият софтуер за споделяне на знания, базиран на изкуствен интелект, опростява сложността на организационните данни, за да свърже точките и да предложи на потребителите по-пълна картина. Той автоматизира рутинната работа и освобождава време – и ум – за творческо решаване на проблеми.
Инструментът, който е достатъчно мощен, за да постигне всичко това, трябва да бъде добре обмислен. ClickUp Brain е точно такъв. Проектиран въз основа на данни, свързани с проекти в ClickUp и всички други инструменти, които сте интегрирали в него, изкуственият интелект придобива контекстуално разбиране за вашето работно пространство и предлага ясни и точни отговори.
От „Какви са задачите ми за днес?“ до „Обясни ми процеса на QA“, ClickUp Brain може да се справи с всеки въпрос с лекота. И още нещо? Той ще ви покаже източника, изграждайки доверие и прозрачност във вашата връзка с изкуствения интелект.
Изпробвайте ClickUp Brain и вижте как работи. Опитайте ClickUp безплатно още днес.