Да станеш част от нов екип или организация е като да стъпиш в един съвсем нов свят. Чувството на несигурност и скованост се усилва, когато целият ти екип започва от нулата. Идеята да се впишеш в една съвсем нова група звучи прекалено трудна, но с правилното ръководство може да се справиш лесно.
Известен като етап на формиране в модела на Брус Такман за развитие на екипа, този начален етап е от решаващо значение за изграждането на силен и сплотен екип. Това е етап, в който се създават връзки, преодоляват се бариери, изгражда се доверие и се подготвяме за бъдещ успех.
Етапът на формиране поставя основите на една здрава и продуктивна екипна среда, в която членовете на групата са готови да поемат предизвикателства и да постигнат целите на екипа.
Нека разгледаме как можете да овладеете етапа на формиране за постигане на организационна отличност!
Разбиране на етапите на развитие на групата според Тъкман
Преди да се задълбочим в етапа на формиране и неговото значение, нека започнем с разбирането на етапите на развитие на групата според Тъкман.
Предложена от психолога Брус Такман през 1965 г., теорията или моделът на Такман илюстрира естествения процес на развитие на екипа през различни фази. Той предложи, че еволюцията на един екип преминава през пет етапа на развитие : формиране, конфликт, нормализиране, изпълнение и разпускане.
Ето какво означават тези етапи от развитието на екипа:
Етап 1: Етапът на формиране
Етапът на формиране е първият етап. Това е моментът, в който членовете на екипа се събират и започват да установяват взаимоотношения, да разпределят роли и да определят очаквания. Като първи от ранните етапи, той се характеризира с несигурност, предпазливост и зависимост от лидера.
Някои от основните характеристики на етапа на формиране включват:
- Ръководителят на групата играе доминираща роля в предоставянето на насоки и указания по време на този етап.
- Членовете на екипа може да се колебаят да споделят идеи, да изразяват мнения или да поемат рискове.
- Екипите могат да тестват и проучват граници, очаквания, стилове на работа, начини на комуникация, основни правила и др.
Етап 2: Етапът на конфликтите
Следващият етап, етапът на конфликтите, е когато ръкавиците падат и ноктите излизат. Ще забележите промяна в динамиката на екипа, като конфликти, конкуренция и съпротива пречат на постигането на целите на екипа. Всеки член на екипа ще се опита да се наложи и да оспори статуквото, което ще доведе до борба за власт.
Ключовите характеристики на етапа на конфликтите включват:
- Ръководителят на екипа вече играе ролята на посредник, тъй като участва в дейности по гасене на пожари.
- Членовете на екипа започват да изразяват несъгласието си по отношение на целите, ролите, процедурите и др.
- Възможно е да има известна съпротива срещу решенията и нормите на групата, като членовете на екипа поставят под въпрос лидерството или общата посока.
Етап 3: Етапът на нормиране
За щастие, бурният етап на конфликтите проправя пътя за третия етап – етапа на нормализиране. Тук екипите започват да установяват норми, да определят роли и да поставят очаквания по ясен и приятелски начин.
С по-прости думи, нещата се нормализират, когато членовете на екипа почувстват принадлежност и ангажираност към взаимно договорената обща цел.
Ключовите характеристики на етапа на нормиране включват:
- Членовете на екипа ще се чувстват по-свързани с останалите членове на екипа и с техните цели.
- Екипите разработват стандартизирани процеси, операции и работни потоци.
- Сътрудничеството и кооперацията в екипа ще се увеличат, тъй като екипите ще намерят оптимални начини да преодолеят различията си, ако има такива.
Етап 4: Етапът на изпълнение
Етапът на изпълнение обикновено е последният етап от развитието на групата (ключовата дума тук е „развитие“, тъй като след това следва разпадане на екипа). Поради тази причина някои варианти на модела на Такман съдържат само четири етапа, като завършват с етапа на изпълнение.
Тук екипът е постигнал синхронна хармония, максимална производителност и максимална продуктивност. Получените високопроизводителни екипи функционират перфектно заедно и постигат успех на всеки етап.
Забележителните характеристики на етапа на изпълнение включват:
- Високи нива на екипна ефективност и производителност, водещи до лесно постигане на целите
- Силни взаимоотношения и доверие между членовете на екипа
- Споделена ангажираност към успеха на екипа и съгласувани действия за постигане на целите на екипа
Етап 5: Етапът на разпускане
Петият етап е етапът на разпускане. Това е моментът, в който екипът е постигнал целта си и е готов да премине към следващия проект. В някои случаи екипът може да се разпадне, за да поеме нови роли и предизвикателства и да формира изцяло нов екип.
Някои характеристики на този етап включват:
- Екипът може да обмисли споделените преживявания и да отпразнува постиженията си.
- Ръководителите на екипи могат да събират обратна връзка от членовете на екипа или да провеждат прегледи след приключване на проекта.
- Раздялата също може да предизвика емоционална реакция, като членовете на екипа изпитват чувство на загуба или тъга.
Това е обща представа за петте етапа на развитие на екипа, както са предложени от Tuckman.
⭐️ Приятелска бележка: Преходът през петте етапа на развитие на екипа може да не винаги да е линеен. Екипите могат да се върнат към по-ранни етапи или да се движат напред-назад, а дори и да създадат своя собствена версия на екипни норми. Това казано, наличието на тази рамка за последователност в развитието позволява на лидерите да направляват развитието на екипа, докато той преминава от група непознати към мултифункционални екипи!
Значението на етапа на формиране в развитието на екипа
Защо тогава решихме да се фокусираме само върху етапа на формиране в тази статия?
Е, първата среща с нов екип задава тонът за това как екипът ще се представя по време на проекта.
Ето защо считаме, че етапът на формиране е основополагаща стъпка за успешния екип:
- Изграждане на доверие и увереност: Етапът на формиране дава възможност на членовете на екипа да се опознаят и да изградят доверие помежду си. Изграждането на добри взаимоотношения вдъхва увереност, докато екипът се подготвя да решава проблеми и да работи заедно.
- Определяне на ясни роли: Първоначалната фаза включва разпределяне на ясни роли, отговорности и очаквания. Определянето им в самото начало на процеса на развитие на екипа оставя малко място за недоразумения и неточности в комуникацията.
- Създаване на положителна работна култура: В днешно време сътрудничеството и кооперацията са двата основни стълба на успеха. Етапът на формиране позволява това, като създава положителна и приобщаваща работна среда, в която всеки член на екипа се чувства ценен.
- Полагане на основите за успеха на екипа: Когато лидерите на екипа насърчават членовете на екипа да участват и да се чувстват част от групата, се постига по-голяма сплотеност между членовете на групата. Такива чувства помагат за преодоляване на предизвикателствата и разрешаване на конфликти, които могат да възникнат по-късно по време на другите етапи от развитието на екипа.
Предизвикателства в етапа на формиране
Без съмнение, етапът на формиране е началото на структурата на екипа. Той обаче не е имунизиран срещу предизвикателства.
Ето някои предизвикателства, които лидерите на екипи могат да очакват по време на етапа на формиране:
- Справяне с несигурността и неясността, особено когато членовете на екипа не са сигурни за своите роли, отговорности и цели. Това може да доведе до неефективност или непродуктивни модели.
- Силно зависи от лидерите на екипа за предоставяне на подкрепа, насоки и указания. Това също така потиска автономността и креативността сред самомотивираните членове на екипа.
- Справяне с съпротивата срещу промените, тъй като членовете на екипа може да не са склонни да експериментират с нови начини на работа или да са отворени към нови идеи. Този проблем може да бъде особено разпространен, когато членовете на екипа са свикнали да работят по определен начин.
- Изграждането на доверие и добри взаимоотношения в един нов екип отнема време и постоянни усилия. Няма магическа формула за изграждане на солидна основа на доверие, освен ако целият екип не е готов да положи усилия за това.
- Преодоляване на страха от провал , тъй като членовете на екипа може да се страхуват да правят грешки. Това също така ограничава склонността им към риск и способността им да пробват нови неща.
Най-добри практики за справяне с предизвикателствата на етапа на формиране
Разбира се, може да има предизвикателства, но нищо, с което ефективното лидерство и компетентните умения за управление на конфликти не могат да се справят. Разбира се, наличието на ClickUp за управление на проекти ви дава предимство.
ClickUp е най-добрият инструмент за продуктивност, който обединява екипите. Макар че ще се спрем на това как можете да използвате ClickUp за етапите на формиране, можете да го използвате и в петте етапа на развитието на екипа.
От добавянето на нови членове към екипа до проследяването на напредъка на екипа, с ClickUp можете да се погрижите за всичко. Казано това, ето няколко стратегии за лидерство, които ще облекчат трудностите при формирането на екип:
Изготвяне на устав на екипа
Ръководителите на екипи трябва да обединят новия екип. За да го направят, те трябва да формализират и документират първоначалната цел на създаването на този екип.
Създаването на харта на екипа е един от начините да постигнете това. Тя отразява мисията, целите, ролите, отговорностите и процесите на екипа. Тя действа като пътеводна звезда за екипа, влияе на решенията и работните норми.
Използвайте ClickUp Docs, за да създадете устав, който можете да адаптирате към специфичните нужди на вашия екип. Той включва бележки от срещи и екипно уики и служи като отлично средство за управление на знанията и сътрудничество в екипа.
Като обявите целта на екипа още в ранните етапи, вие изяснявате очакванията още в самото начало и създавате основа за отговорност и съгласувани действия.
🧠 Не забравяйте: Направете този устав жив документ. Преглеждайте го често, за да правите подходящи корекции, които да отговарят на развитието на вашия екип.
Провеждане на сесии за разчупване на леда
Провеждането на сесии за сближаване е чудесен начин да насърчите отворената комуникация, да преодолеете бариерите и да облекчите напрежението между членовете на екипа.
Започнете с леки и забавни, но целенасочени дейности. Това може да включва лов на съкровища, викторина в офиса или ден в залата за игри. В крайна сметка целта е да откриете общи интереси, за да дадете начало на процеса и да вдъхнете доверие.
Ако се затруднявате с идеи, можете да започнете с шаблона „Ice Breaker Whiteboard“ на ClickUp.
Този шаблон предлага:
- Сътрудническо пространство, в което членовете на екипа могат да общуват помежду си
- Визуално динамична среда с интерактивни елементи, които провокират интереса.
- Примерен списък с въпроси или подсказки за поддържане на разговора
- Персонализиране според изискванията на групата и максимизиране на участието на отделните членове
Скоро ще забележите, че екипът се обединява чрез ClickUp Whiteboard и процъфтява!
Добавяне на структура към екипите
Създаването на структура за вашия екип е от решаващо значение в етапа на формиране.
Можете да започнете с определяне на ролите, като използвате шаблони за запознаване с екипа, и да ги съобщите на целия екип. Това възлага отговорност за определени задачи, действия и дейности и определя основните очаквания.
След това можете да затвърдите това, като използвате инструменти като шаблона за план за управление на екип на ClickUp. Този шаблон помага за:
- Установете ясни насоки за комуникация, процес на вземане на решения и управление на задачите.
- Определете роли и отговорности, за да се уверите, че екипът започва да разбира как индивидуалните усилия на всеки член допринасят за постигането на целите на екипа.
- Осигурете стабилност и намалете несигурността, като позволите на екипа да набере инерция и да премине към етапа на конфликтите.
Планиране на дейности за изграждане на екип
Изграждането на екип е често срещана и повтаряща се тема в етапа на формиране. В крайна сметка, то е лепилото, което свързва екипите.
Планирайте целенасочено дейности за изграждане на екип, за да насърчите колегиалността и да укрепите връзките в екипа. Планирайте комбинация от дейности, които отговарят на различни личности, географски местоположения и наличност – някои, които изискват творческо решаване на проблеми, други, които помагат за сближаването на отдалечени екипи, и няколко неформални социални взаимодействия, планирани извън работното време.
Освен това, превърнете изграждането на екип в постоянен ангажимент, а не в еднократна инициатива. Последователното изпълнение на тази задача ще позволи на вашия екип да се сплоти, като същевременно подобри екипната работа и усилията за сътрудничество.
⚡ Архив с шаблони: Имате нужда от по-структуриран начин да сплотите екипа си? Разгледайте шаблона „Запознайте се с екипа“ на ClickUp, за да можете лесно да представите новите служители, да подчертаете техните умения и да дадете старт на работата си като мениджър.
Поставяне на ясни цели и очаквания
Определете ясни цели и очаквания още в самото начало, за да осигурите съгласуваност в екипа и да им дадете усещане за посока. Поставете малки цели за малки групи и комбинирани цели за по-големи групи.
Използвайте функции като ClickUp Goals, за да дефинирате конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето (SMART) цели. С ClickUp Goals можете да следите напредъка на екипа си в реално време.
Съгласуването на целите количествено и качествено влияе върху начина, по който работи екипът, и се надяваме, че ще доведе до успех.
Големи и малки групи ще разберат как изглежда успехът и ще могат да работят по-целенасочено за постигането му.
Ако е необходимо, разделите големите, амбициозни и смели цели (наричани още BHAG цели) на по-малки, по-постижими части и се заемете с тях. Такива целенасочени и фокусирани действия подобряват шансовете на екипа ви да постигне целите си по-бързо.
Планиране на редовни проверки и срещи
Планирането на редовни срещи и проверки е стратегия за лидерство, която помага на екипа ви да остане на правилния път и да реагира бързо на промените. Честите диалози позволяват на лидерите на екипа да се справят с всички проблеми още в начален етап.
Използвайте софтуер за екипно сътрудничество, като ClickUp, за да планирате и управлявате тези точки на контакт.
Чрез споделени календари или инструменти за видеоконферентна връзка, ClickUp гарантира, че никой няма да пропусне нищо. Поддържайте фокуса и ефективността на срещата с ясна дневен ред. Отделете време за другите членове, за да повдигнат въпроси, потърсят разяснения или дадат препоръки.
Календарният изглед на ClickUp е спасител, когато става въпрос за провеждане на редовни срещи с екипа. По този начин всички знаят ритъма на индивидуалните срещи, което създава предвидимост и за двете страни.
Ето няколко въпроса, които можете да зададете по време на индивидуалната си среща:
- Как вървят нещата днес? Разкажи ми за миналата седмица.
- Какво ви е давало енергия и ви е предизвиквало в ролята ви [в продължение на определен период от време]?
- Как вървят нещата с хората, с които работите/в екипа ви?
- Как напредвате към по-големите си кариерни и житейски цели?
- Към какво се ангажирате от сега до следващата ни среща?
💡 Съвет от професионалист: Не забравяйте, че индивидуалните разговори трябва да бъдат персонализирани за всеки служител, който ръководите. Подходът „копирай-постави“ може да не сработи. Използвайте комбинация от въпроси, като общи въпроси, въпроси за кариерата, съгласуване на цели/амбиции и въпроси за взаимоотношенията в екипа, за да направите разговора успешен и за двете страни. Но не се придържайте стриктно към сценария, а импровизирайте, ако е необходимо.
Създаване на положителна и подкрепяща среда
Създаването на положителна и подкрепяща среда, особено по време на етапа на формиране, е от решаващо значение за създаването на печеливши екипи. За начало, това задава тона на екипното сътрудничество, което стимулира производителността и ефективността.
Следващото, което прави, е да премахне страха от провал и да насърчи членовете на екипа да експериментират и да разширяват границите. Накрая, то прави екипите по-съвместими и насърчава доверието.
Ръководителите на екипи могат да насърчават култура на отворена комуникация, като остават достъпни. Важно е да събирате обратна връзка чрез анонимни анкети и формуляри. Можете да опитате ClickUp Forms, които са изключително адаптивни и улесняват събирането на обратна връзка от екипите.
🧠 Не забравяйте: изразявайте искрен интерес към благосъстоянието на екипа си и създайте безопасна среда, в която те да могат да изразяват своите притеснения. Признавайте и празнувайте постигнатите успехи и работете заедно, за да преодолеете предизвикателствата. Решавайте незабавно недоразуменията и насърчавайте взаимното уважение.
Тези стратегии за лидерство помагат на екипите да процъфтяват и ги правят по-устойчиви пред лицето на предизвикателствата.
Осигуряване на необходимите ресурси и подкрепа
Оборудването на екипа ви с подходящите инструменти и ресурси е от съществено значение за неговия успех. ClickUp е чудесно средство, което гарантира, че всеки има достъп до необходимите ресурси – независимо дали става дума за информация, обучение или софтуер.
Намерете начини да максимизирате производителността на екипа и да му дадете възможност да се развива, като му предоставите подходящите инструменти и ресурси в подходящия момент.
Освен това, винаги можете да използвате ClickUp Integrations, за да поддържате модулността на вашата система. Тя разполага с над 1000 интеграции с инструменти от всички области, така че вашият екип не се налага да преминава постоянно от един към друг.
Вашата активна роля в премахването на бариерите, удовлетворяването на изискванията на екипа и преодоляването на всякакви пропуски дава възможност на екипите да останат фокусирани върху постигането на целите си без ненужни пречки.
„Формиране” на успеха с ClickUp
Накратко, етапът на формиране в развитието на групата е критичен, тъй като поставя основите за бъдещето на вашия екип. Като разпознават предизвикателствата, свързани с този етап, и ги адресират проактивно, лидерите могат да превърнат група от квалифицирани индивиди в екип с висока производителност.
Споделихме набор от стратегии, които лидерите на екипи и проектните мениджъри могат да приложат, за да се справят без усилие със сложностите на етапа на формиране. Те ще ви помогнат да проправите пътя за устойчиво развитие и сътрудничество между бъдещите екипи.
ClickUp може да бъде вашият идеален партньор в развитието на екипа. Той е богат на функции и улеснява работата. Защо чакате?
Регистрирайте се в ClickUp, за да използвате всички инструменти, шаблони и ресурси, споделени по-горе, и започнете да изграждате екипа на мечтите си още днес!