Постоянно ли сте засипвани с произволни молби за отпуск от вашите служители? Или забелязвате чести отсъствия без достатъчно предварително уведомление?
Ако отговорът на някой от двата въпроса е „да“, това е знак, че може да се нуждаете от структурирана политика за отпуски. Политиката за отпуски помага на служителите да ползват планирани отпуски от работа, насърчава баланса между личния и професионалния живот и повишава удовлетвореността от работата.
В тази публикация в блога ще споделим как да създадете политика за отпуск с подходящи примери. Да започнем!
Разбиране на платения отпуск (PTO)
Платеното отпуск (PTO) е придобивка, която позволява на служителите да ползват отпуск за почивка, болест или лични причини, като продължават да получават заплата. Редовните почивки от работа дават на служителите време да се презаредят и да възвърнат концентрацията си, като по този начин се насърчава тяхното физическо и психическо благополучие.
Ефективна, добре структурирана политика за отпуски помага на организациите да:
- Определете очакванията за това, което служителите могат да очакват от отпуските си.
- Осигурете структуриран начин за организациите да се справят с отпуските на служителите без прекъсване на обичайните дейности.
- Създайте баланс между работните ангажименти и личните нужди на служителите
- Насърчавайте доверието сред служителите, като им дадете свобода да управляват личните си ангажименти, без да се притесняват от загуба на заплата.
Политиката за отпуски определя стандартна процедура за подаване на заявки, проследяване и управление на отпуските и намалява административната тежест. Например, когато служител подаде заявка за отпуск, можете бързо да проверите общия брой отпуски съгласно политиката за отпуски в HR системата си и да я одобрите.
Можете да приложите различни политики за отпуск в зависимост от нуждите на вашия бизнес. Например, ако вашият персонал се състои основно от професионалисти, които работят по проекти с определени цели, и искате да се фокусирате върху изграждането на доверие, можете да предложите неограничен отпуск.
Ето различните видове платен отпуск, които можете да добавите към вашата политика за PTO:
Болничен отпуск
Платените отпуски по болест или медицински отпуски са на разположение на служителите, за да се погрижат за здравето си или да се възстановят от травма. Обикновено това работи по метода на натрупване, при който служителите получават един час отпуск по болест за всеки 30-50 отработени часа, в зависимост от политиката.
Въпреки че в САЩ няма федерален закон, който да задължава компаниите да предоставят отпуск по болест на служителите си, много щати, включително Аризона, Калифорния, Ню Йорк и Масачузетс, са приели местни закони, които правят платен отпуск по болест задължителен. Необходимо е да проверете всички приложими държавни закони, преди да изготвите политика за PTO.
Официални празници
Можете да предложите платен отпуск на служителите си по време на религиозни, държавни или национални празници. Списъкът с платените празници зависи от страната, в която се намирате, и от работната култура на вашата организация. Глобалните компании обикновено позволяват на своите служители да ползват до 10 официални празника в годината, в зависимост от местоположението им.
Отпуск по повод смърт
Отпускът по повод смърт на близък човек, известен още като отпуск по съображения на състрадание, позволява на служителите да вземат отпуск, за да скърбят за смъртта на близък човек. Въпреки че не съществуват федерални закони относно отпуска по повод смърт на близък човек, компаниите предлагат да насърчават емпатична, ориентирана към служителите работна култура.
Семеен отпуск
Семейният отпуск обикновено е платен родителски отпуск до 12 седмици при раждане или осиновяване на дете. Той включва и отпуск за полагане на грижи, при който служителите вземат отпуск, за да се грижат за член на семейството с критично здравословно състояние.
Време за гласуване
Служителите получават този тип платен отпуск за президентски и местни избори. Обикновено отпускът за гласуване е ограничен, тъй като служителите се нуждаят само от няколко часа, за да гласуват.
Проверете законите на вашия щат, за да видите дали трябва да предлагате платен или неплатен отпуск за гласуване. Например, законът на щата Калифорния позволява на служителите да ползват до два часа отпуск, за да гласуват, без да губят заплатата си.
Дни за отпуск
Този тип PTO е полезен, когато служителите искат да отидат на почивка, да прекарат време със семействата си или просто да си вземат почивка от работа. Отпуските се предлагат на служителите след изтичане на определен стаж и се увеличават в зависимост от броя години, през които служителите са работили в компанията.
Проучване на Американската служба по статистика на труда показва, че 34% от работниците в частния сектор получават 10-15 дни платен отпуск в годината след навършване на една година стаж. 32% от работниците получават 15-19 дни платен отпуск след навършване на пет години стаж.
Сабатичен отпуск
Някои компании предлагат и сабатични отпуски, обикновено от 4 до 6 седмици, на служители, които отговарят на условията и искат да си вземат по-дълга почивка от работа. Това може да е с цел да се фокусират върху психическото си здраве, да се върнат в училище, да посещават курс, да работят по личен проект или да се фокусират върху саморазвитие или кариерно обучение.
Видове политики за платен отпуск
Сега нека обсъдим различните видове политики за отпуск, които можете да вземете под внимание за вашата организация.
Традиционен отпуск
Традиционната политика за отпуск предлага на служителите определено количество платен отпуск под формата на различни видове отпуск – ваканционен, болничен, личен и др.
Можете да обмислите постепенно увеличаване на броя на отпуските, след като служителят е изработил определен период от време в компанията.
Deloitte има традиционна политика за отпуски. Тя предлага 39 дни годишен PTO, разделени на различни категории като привилегирован отпуск, отпуск по болест, отпуск по лични причини и допълнителен отпуск по болест.
Натрупано PTO
Натрупаното PTO е подобно на традиционното PTO. И тук можете да присвоите на служителите определен брой платени отпуски. За разлика от множеството отпуски обаче, всички отпуски се депозират в една „банка“ и няма разделения.
Служителите могат да ползват натрупания PTO от своя отпуск по всякаква причина, без да се притесняват, че ще изчерпят определен тип отпуск. Този тип PTO политика е добър вариант, ако сте малък екип.
Accenture предлага на своите служители натрупани PTO за 13 до 27 дни годишно, в зависимост от нивото и стажа на служителя.
Неограничен PTO
Тази политика позволява на служителите да ползват толкова отпуск, колкото им е необходимо. Няма определен брой дни за PTO. Най-голямото предимство на политиката за неограничен PTO е, че тя предлага на служителите гъвкавост на работното място и им позволява да ползват отпуск, когато им е удобно. Така че, независимо дали става въпрос за посещение при лекар или пролетна ваканция, служителите могат свободно да си вземат почивка от работа.
Според проучване на Harris Poll, 60% от професионалистите в САЩ имат повече от 10 платени почивни дни годишно, а 7% от служителите имат неограничен PTO.
Въпреки че изглежда, че предоставяте „неограничен“ отпуск, това е чудесен начин да покажете доверието си в служителите. Тази политика за платен отпуск работи най-добре, ако сте стартираща компания и искате да привлечете най-добрите таланти. Тя също така работи добре, ако нямате капацитет да следите отпуските на служителите или да проследявате натрупания отпуск и измервате производителността на служителите по резултати и цели.
Netflix предлага неограничена политика за PTO. Както компанията споменава: „Ние не определяме график за почивни дни и ваканции, така че можете да се съобразявате с това, което е важно за вас – включително кога умът и тялото ви се нуждаят от почивка.“
Натрупано PTO
Натрупаният PTO се получава, след като служителите работят определен брой часове в организацията. Служителите могат да използват натрупаните си отпуски за почивка, грижи за здравето си или лично време. Натрупаният PTO е като пари, спечелени с времето и спестени в банката, които могат да се използват при нужда. Някои организации позволяват на служителите да осребрят неизползваните си натрупани отпуски.
Гъвкаво PTO
Гъвкавото платен отпуск позволява на служителите да ползват отпуск, когато е необходимо, без да го натрупват или да го заслужават. Той може да бъде обединен в една група, която включва всички използваеми отпуски, като отпуск по повод смърт, личен отпуск, ваканционен отпуск и болнични дни. Най-голямото предимство на гъвкавия PTO е, че за разлика от традиционните PTO, служителите не е необходимо да подават заявление за отпуск предварително.
Buffer има гъвкава политика за отпуск за своя глобален отдалечен екип. Тя позволява на служителите да ползват отпуск, когато имат нужда от него, за да се чувстват най-добре и да процъфтяват. Тя предлага най-малко три седмици платен отпуск.
Google е друг пример за компания, която предлага гъвкаво PTO.
Как да създадете политика за отпуски за вашия екип?
Създаването на политика за отпуски за вашия екип може да бъде трудна задача, особено ако го правите за първи път. Ето ръководство, което ще ви помогне да изготвите политика за отпуски:
1. Разберете законовите изисквания
Тъй като трудовото законодателство за платен отпуск варира в зависимост от географското положение, проверете местните закони и разпоредби относно отпуските във вашата юрисдикция, докато изготвяте вашата политика за PTO.
Например, Федералният закон за семейния и медицински отпуск (FMLA) в САЩ задължава компаниите с поне 50 служители да предоставят отпуск по родителски, лични медицински, семейни грижи и военни причини, при който работните места на служителите са защитени.
Някои щати изискват от работодателите да следят баланса на PTO, така че проверете законите на вашия щат, ако е необходимо. След като предложите програма, проверете стандартите в бранша, в който работите. Например, програмата за платен отпуск по семейни причини в Ню Йорк изисква организациите да закупят планове за платен отпуск по семейни и медицински причини чрез частния застрахователен пазар.
💡Професионален съвет: Използвайте ClickUp Docs, за да очертаете структурата на вашата политика за PTO и да създадете списък с правните изисквания. Споделете го с вашия правен и HR екип и получите обратна връзка в реално време.
2. Определете правото на служителите да ползват различни видове PTO
След това определете правото на отпуск на служителите по отношение на това колко отпуск има право всеки човек. Класифицирайте служителите въз основа на тяхното ниво, характер на работата или стаж в компанията, за да определите правото им на отпуск. Можете да категоризирате служителите по следния начин:
- Служителите на пълно работно време с фиксирана заплата имат право на неограничена политика за PTO.
- Служителите на непълно работно време, сезонни или почасови служители имат право на традиционни PTO или нямат право на PTO.
- Служителите на пълно работно време трябва да изкарат 90 дни, преди да могат да ползват PTO.
💡Съвет от професионалист: Ако имате по-голям екип, което затруднява определянето и управлението на категориите за право на отпуск на служителите, опитайте да използвате усъвършенстван софтуер за управление на човешките ресурси като ClickUp. Платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp може да ви помогне да поддържате всичко в ред. Тя ви позволява да проследявате стажа, представянето, ангажираността и развитието на служителите на една единствена платформа.
3. Изберете подходящата политика за отпуски
Бъдете внимателни при избора на политика за отпуск за вашата организация. Можете да предложите гъвкавост в рамките на по-широката политика за отпуск, като изплащане на отпуска при напускане, възможност за прехвърляне на отпуск или неограничен отпуск.
Можете също да разделите PTO на дни за отпуск, лично свободно време, дни за психично здраве, дни за болничен отпуск и т.н., в зависимост от това, което искат служителите и което съответства на цялостната визия на компанията.
Например, ако сте силно фокусирани върху благосъстоянието на служителите, предоставянето на отпуск за психично здраве показва, че наистина се интересувате от тях.
Ето как можете да изберете най-подходящата политика за отпуски за вашата компания:
| Вид политика | Описание | Цел |
| Неограничен PTO | Служителите могат да ползват толкова PTO, колкото им е необходимо, без определени ограничения. | Подходяща за работна среда, основана на доверие, в която от служителите се очаква да управляват отговорно своята работна натовареност. |
| Гъвкаво PTO | PTO може да се използва за всякакви цели, като комбинира отпуск, болнични и лични дни в единен пул. | Идеална за компании, които ценят гъвкавостта и искат да намалят сложността при управлението на различни видове отпуски. |
| PTO на базата на натрупани дни | Служителите натрупват PTO постепенно с течение на времето, въз основа на отработените часове или продължителността на трудовия стаж. | Идеална за компании, които искат да насърчат задържането на служителите и да популяризират справедлива работна култура. |
| Сабатичен отпуск | Удължен платен отпуск се предлага на служителите, които отговарят на изискванията, след определен период на работа, за да могат да се занимават с лични интереси или да се грижат за здравето си. | Най-подходяща за организации, които искат да възнаградят дългогодишните си служители |
| Фиксиран PTO | Служителите получават определен брой дни PTO в началото на годината. | Ефективна за фирми, които искат предвидими разходи за PTO и по-опростена администрация. |
4. Очертайте процеса на одобрение и процедурите за изплащане
Следващата стъпка е да определите процеса на одобрение на PTO, за да предотвратите злоупотребата с PTO и непланираните отсъствия. Например, ако не се касае за спешен случай, служителите трябва да подадат заявления за PTO, които да бъдат разгледани от супервайзори или мениджъри и HR с достатъчно предварително уведомление.
Определете как трябва да функционира процесът на одобрение на PTO в политиката ви за PTO:
- Колко предварително трябва да уведоми служителят в неспешна ситуация?
- Как се кандидатства за PTO в спешни случаи?
- Кой одобрява PTO?
- Какво се случва, когато PTO не бъде одобрено в определен срок?
Например, ако мениджърът не одобри PTO в рамките на една седмица, то се одобрява автоматично.
Можете да използвате шаблона за календар за отпуски на ClickUp, за да проследявате отпуските на служителите и да оптимизирате процеса на одобрение на отпуските. Този шаблон улеснява управлението и проследяването на статуса на отпуските на служителите и визуализирането на тяхното свободно време. Можете да видите наличността на персонала, да намалите риска от конфликти в графиците и да идентифицирате пропуски в плановете за нуждите от персонал.
С този шаблон можете:
- Организирайте графика за отпуските на всички екипи на едно място
- Визуализирайте колко дни и часове отпуск са взели всеки един от служителите
- Планирайте нуждите от персонал
5. Изгответе проекта на политиката
След като сте направили проучването си, получили одобрение от вашите правни и регулаторни екипи и създали структура на политиката за отпуски, е време да добавите съответните подробности и да подготвите проект на политиката.
Споделете първия проект с ръководството, правния екип и съответните заинтересовани страни, за да съберете обратна връзка. Направете подобрения въз основа на обратната връзка и след това споделете политиката със служителите.
💡Професионален съвет: Можете да използвате и ClickUp Brain, AI асистента на ClickUp, за да създадете политика за отпуски. Ето един пример:
Предимства и недостатъци на структурирана политика за PTO
Политиките за отпуск подобряват производителността, благосъстоянието и удовлетворението от работата на служителите и помагат за привличането и задържането на служители. Ако обмисляте да въведете политика за отпуск, можете да се възползвате от няколко предимства. Ето някои от тях:
- Повишена продуктивност на служителите: Неотдавнашно проучване на Deloitte разкрива, че 45% от работниците се чувстват изтощени. PTO гарантира, че служителите могат да ползват почивки свободно, без да се притесняват за финансите си. Това помага на служителите да възстановят психическото и физическото си здраве, подобрявайки продуктивността си.
- По-висока лоялност на служителите: Според Forbes, задължителният платен отпуск е една от най-важните ползи, които служителите искат от своите организации. Наличието на структурирана политика за PTO може да доведе до по-голяма удовлетвореност на служителите и по-висока лоялност.
- Привличане на таланти: Тъй като професионалистите търсят по-голяма гъвкавост в работата, щедрата политика за PTO може да ви помогне да привлечете качествени таланти.
Въпреки че PTO е нещо, което не подлежи на договаряне във всяка организация, може да има и някои недостатъци.
- Високи разходи за труд: Неограничен или щедър PTO може да доведе до високи разходи за труд, особено по време на пиковите сезони в бизнеса.
- Злоупотреба със системата: Някои служители могат да злоупотребят с политиката за неограничен отпуск, или голяма част от екипа може да реши да вземе отпуск по едно и също време. Това може да наруши сериозно работния процес и производителността на екипа.
Промяна и актуализиране на политиките за отпуск
Можете да променяте политиките си за отпуск в средата на годината или когато възникне необходимост. Например, през 2020 г. много организации промениха политиките си за отпуск, тъй като служителите отложиха плановете си за почивка поради карантинните ограничения.
При преразглеждане на политиките за отпуск обаче имайте предвид следното:
- Уверете се, че те не са в противоречие с текущите и/или натрупаните PTO обезщетения на служителя.
- Уверете се, че актуализираните ви политики за отпуск отговарят на всички приложими закони и регламенти.
- Включете клауза, която описва какво се случва с натрупания PTO на служителя в случай на съкращения. Например, много компании предлагат изплащане за оставащите дни от PTO.
- Обмислете въздействието върху производителността и как мениджърите могат да компенсират загубата на производителност с временен персонал.
След като промяната в PTO влезе в сила, актуализирайте всички политики на централна платформа (като портала за политики на компанията) или ръководството за служители като единна точка за информация. Определете говорители от отдел „Човешки ресурси“, към които служителите могат да се обръщат, ако имат нужда от разяснения.
Когато променяте и актуализирате политиките за отпуск, отделът по човешки ресурси трябва да има ясен план за ефективно съобщаване на промените в политиката на всички служители.
За да оптимизирате комуникацията при промяна на политиката, можете да използвате шаблона за меморандум за политиката на ClickUp. Той ви помага да комуникирате промените в политиката по ясен и организиран начин. Можете да добавите причините за промяната в политиката, да потърсите мнения от заинтересованите страни и да определите насоки за спазване на актуализираната политика.
Шаблонът ви помага да:
- Организирайте всички съществуващи и нови политики на едно място за бърза справка.
- Подчертайте промените в политиката
- Изгответе практически план за прилагане на новата политика.
Създайте перфектната политика за отпуски с ClickUp 🚀
Независимо дали създавате или актуализирате вашата политика за PTO, ви е необходим добре обмислен план, за да я изпълните, без да нарушавате обичайния работен процес и като същевременно отдавате приоритет на нуждите на вашите служители.
Горното ръководство ще ви помогне да изработите стратегия за създаване на вашата PTO политика и ние силно ви препоръчваме да използвате ClickUp, за да разделите цялостния процес на изготвяне на PTO политиката на по-малки и по-лесно управляеми части. Това ще ви помогне да проследявате напредъка в създаването на вашата PTO политика.
Можете също да се възползвате от функциите и шаблоните на ClickUp, за да оптимизирате системата си за управление на отпуските. Това ще ви помогне да проследявате отпуските на служителите и да осигурите по-бързо одобрение, така че никога да не пропуснете нещо важно. Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да създадете изчерпателна политика за PTO!