Бързате. Направихте последните редакции на видеото си и сте готови да го изпратите по имейл на екипа си. Но веднага след като натиснете „Изпрати“, се появява съобщение за грешка.
„Размерът на файла е прекалено голям“. Звучи ли ви познато?
Тъй като видеоклиповете съставляват повече от 80% от целия уеб трафик в света, е объркващо, че имейлите все още имат неразумно ограничение за размера на файловете. Сега е по-лесно от всякога да се създават видеоклипове, но изпращането им... Не е толкова просто, нали? Трябва да има по-умно решение!
Видеоклиповете се използват на работните места по целия свят по много причини: обучение на служители, демонстрации на продукти или уроци, записи на срещи, презентации, инструмент за достигане до потребителите за маркетолози, ИТ поддръжка – списъкът е безкраен.
Невъзможността да прикачите видеоклипове към имейли може да бъде досадно. Но ето уловката: можете да изпращате големи видеофайлове по имейл само ако знаете как.
Предизвикателства при изпращането на видеоклипове по електронна поща
Качеството на видеоклиповете и екранните записи се подобрява с всяка изминала година, а в резултат на това се увеличава и размерът им. Създаването на видеоклип е едно, но невъзможността да го изпратите може да се окаже разочароващо.
„Защо не мога да изпратя видеоклип по имейл?“ може да бъде много досадно, особено когато бързате. Най-големият проблем е ограничението за размера на прикачените файлове, наложено от различните платформи за имейл. За Gmail и Yahoo Mail то е 25 MB. Допустимият размер на файловете за Microsoft Outlook и iCloud Mail е само 20 MB.
Не можете да изпращате големи видеофайлове по имейл, защото доставчиците на имейл услуги ограничават максималния размер на файловете от съображения за сигурност.
Има обаче няколко начина да заобиколите този проблем. Видео платформите обикновено ви молят да хоствате видеото на тяхната платформа и да вмъкнете URL адреса в съобщението си. Друг начин е да компресирате видеоклиповете и след това да ги прикачите към имейлите.
Компресиране на видеоклипове за имейл
Нека разгледаме как можете да компресирате видео, за да го изпратите по имейл. Компресирането означава намаляване на размера на файла, като се запазват оригиналните данни. Това е един от най-лесните начини за изпращане на големи видеофайлове по имейл.
Можете да се справите с това по два начина: компресия със загуба и компресия без загуба.
- Компресията с загуба компрометира качеството на видеото, но може да бъде добър избор, когато не работите с окончателната версия на видеото.
- Беззагубната компресия намалява размера на видеото в ограничена степен, но не компрометира качеството.
Има два начина да го направите. Първият е да използвате безплатен онлайн инструмент за компресиране на видеоклипове. Качете видеоклипа в инструмента, изберете изискванията за размер и качество на файла, компресирайте видеоклипа и го изтеглете.
Друг начин е да създадете компресиран ZIP файл. За да създадете компресирани файлове:
- Изберете видеофайла, който искате да компресирате, и кликнете с десния бутон на мишката.
- Ще се отвори падащо меню, поставете курсора върху „Изпрати до“
- Изберете „Компресирана ZIP папка“
- Изпратете компресирания, локално запазен файл, като го прикачите към имейла си.
Как да прикачите видеоклипове към имейл
Сега, когато вече имате компресиран файл, възниква следващият въпрос: „Как да прикачите видеоклип към имейл?“ Ето как:
- Създайте нов имейл и кликнете върху опцията за прикачване (обикновено икона на кламер).
- Ще бъдете пренасочени към файловете в локалния си диск, за да ги качите в имейла. Изберете видеоклипа, който искате да качите.
- Изчакайте файлът да се прикачи изцяло в долната част на имейла.
Ето стъпка по стъпка ръководство за прикачване на файлове в Gmail.
Съвет от професионалист: Можете да използвате и телефона си, за да изпращате имейли с видеоклипове. Просто изберете видеоклипа от галерията или диска си, докато съставяте имейла. Може да не успеете да компресирате размера на файла на видеоклипа, но трябва да можете да изпратите линк за споделяне от вашия доставчик на облачно хранилище, като Dropbox, Google Drive или Apple.
Като прикачите видеото, вие изпращате видео файлове като част от имейла – получателят може да гледа видеото, без да бъде пренасочван.
Но как да изпратите имейл, ако файлът е прекалено голям? Ако размерът на файла е прекалено голям – дори и след като сте го компресирали – може да не успеете да изпратите видеото като прикачен файл. Вместо това, ето няколко начина да изпратите файла по имейл, без да го прикачвате.
Изпращане на големи видео файлове по електронна поща
Отговорът е в облака! Най-удобният начин да изпратите голям видео файл, без да го прикачвате към имейла, е да го качите първо в облачно хранилище, а след това да изпратите линк за споделяне по имейл.
Нека разгледаме няколко начина, по които това може да бъде направено.
Как да изпратите голям видео файл по имейл
Не е задължително да прикачвате файлове към имейла. Услугите за съхранение в облак ви позволяват да качвате видеоклипове и да споделяте линка с вашите зрители. Зрителят може просто да отвори линка и да изтегли видеоклипа.
Ето някои услуги за съхранение в облак, които можете да разгледате:
1. Google Drive
Google Drive е услуга за съхранение в облак, предлагана от Google на своите потребители. Тя позволява на потребителите да качват големи файлове и да ги споделят като линкове. За да направите това, отворете Gmail:
- В горния ляв ъгъл кликнете върху „Създаване“.
- В долната част на съобщението кликнете върху „Вмъкване на файлове чрез Drive“.
- Изберете файловете, които искате да прикачите.
- В долната част на страницата изберете как искате да изпратите файла:
- Връзка към Drive: Това работи за всички файлове, съхранени в Drive, включително файлове, създадени с Google Docs, Sheets, Slides или Forms.
- Прикачен файл: Това работи само за файлове, които не са създадени с Google Docs, Sheets, Slides или Forms.
- Кликнете върху „Вмъкване“
За тези, които използват Gmail, ето един трик: има специални опции за качване на линкове от Google Drive. Можете също да използвате разширението Google Drive Chrome или Google Photos, за да качвате снимки и да улесните споделянето им.
2. MailDrop
За вас, лоялните към Apple, MailDrop предлага подобна възможност за споделяне на големи файлове чрез качването им в iCloud. Можете да изпратите линка към видеото от iCloud, до който потребителят може да получи достъп и да го изтегли.
3. OneDrive
Облачната услуга, предлагана от Microsoft, OneDrive, предоставя безплатен достъп до 5 GB на потребител за качване на видеоклипове и други файлове и споделянето им с други хора.
Но има ли начин да изпратите видеоклип по имейл, използвайки вашия iPhone, или има ли начин да изпратите видеоклип чрез Gmail?
Потребителите на Android и Apple имат една и съща загриженост: докато Gmail акаунтът позволява максимален размер на файла от 25 MB, Apple позволява само 20 MB. Можете да преодолеете това предизвикателство, като използвате Google Drive и MailDrop и споделяте видеоклипове по имейл.
Споделяне на видеоклипове чрез социални медии или онлайн платформи за видеоклипове
Имейлите не са единственият начин да достигнете до вашите клиенти, членове на екипа или приятели. Макар имейлите и свързаните с тях инструменти да подпомагат значително комуникацията, социалните медии не отстъпват по нищо.
Социални медии
Социалните медии са чудесно решение за бърз обмен и разпространение на информация до широка аудитория. Можете да споделяте видеоклипове и да провеждате видео кампании в социалните медии, като Facebook, Instagram, LinkedIn и Snapchat.
Споделянето на видеоклипове в социалните медии има редица предимства. Те включват:
- Компаниите и физическите лица могат лесно да споделят своите идеи, съобщения и опит.
- Обхватът на социалните медии позволява да се постигне по-голямо ангажиране
- Аналитични инструменти за оценка на ефективността на видеоклипа, броя на прегледите и ангажираността
Въпреки тези предимства, има и някои недостатъци, които трябва да се имат предвид:
- Постоянно променящите се алгоритми на социалните медии могат да повлияят на видимостта и обхвата на вашите видеоклипове.
- Оценяването на въздействието на видеоклип може да се окаже трудно, след като той бъде споделен в социалните медии.
YouTube
YouTube е синоним на споделяне на видеоклипове. Платформата предлага видеоклипове от практически всеки жанр, продължителност и формат. Потребителите могат да имат достъп (и дори да качват) видеоклиповете, споделени на тази платформа за видеохостинг, за секунди чрез своите компютри, мобилни телефони или всяко друго устройство с интернет достъп.
Освен YouTube, има няколко алтернативи на услугите за електронна поща за споделяне на видеоклипове. Ето някои от тях:
- Vimeo: Удобна платформа за видео, използвана предимно от творци, маркетинг специалисти и артисти. Платформата е пригодена за професионалисти, като се фокусира върху висококачествено съдържание и усъвършенстван видео хостинг с различни ограничения за качване и опции за споделяне.
- LinkedIn: Незаменим за бизнеса и професионалистите, LinkedIn позволява споделяне на видео съдържание, за да усилва вашето послание и да насърчава връзките.
- Facebook: Предлага огромна аудитория, но с конкретни ограничения за качване и опции за монетизация. Това е чудесна платформа за видео маркетинг.
- Wistia: Идеален за фирми, фокусирани върху генерирането на потенциални клиенти, като предоставя първокласни услуги за видеоанализ и хостинг.
- Vidyard и неговите алтернативи: Платформа за хостинг и анализи на видеоклипове, която позволява на потребителите да създават, хостват, споделят и проследяват гледанията на своите видеоклипове.
Споделяне на видеоклипове с ClickUp
Търсите ли инструмент, с който да споделяте големи видеофайлове с минимални усилия? ClickUp е решението за вас.
Записите на екрана помагат на хората да комуникират по-бързо, да обясняват по-добре и да работят по-бързо. Не ни вярвате? Forbes установи, че зрителите запазват 95% от съобщението, когато гледат видео, в сравнение с 10%, когато четат текст.
ClickUp Clips може да ви помогне да записвате и изпращате видеоклипове незабавно, без да се притеснявате за качеството или продължителността им. Независимо дали става въпрос за даване на обратна връзка, обясняване на договори, комуникация, докладване на грешки, привличане на клиенти, демонстриране на продукти или споделяне на актуализации по проекти – това е приложението, което може да направи всичко!
Вземете например обясненията за продукти: вече не е нужно да пишете дълги ръководства, в които обяснявате всяка стъпка. Просто запишете функцията и споделете видеоклипа с едно кликване.
ClickUp Clips, инструментът за запис на екрана на ClickUp, ви позволява да:
- Комуникирайте ефективно с висококачествени видеоклипове
- Транскрибирайте видеоклипове с ClickUp Brain, копирайте фрагменти и използвайте времеви отметки, за да преминавате от едно място на друго във видеоклипа.
- Изтеглете видеото, споделете линк за публичен достъп или използвайте видеото в рамките на инструмента.
- Коментирайте клиповете, за да дадете обратна връзка на екипа си, като покажете хронологията на всички коментари.
- Вмъкнете клипове в описанията на задачите, за да ги направите неразделна част от работния си процес.
- Визуализирайте, търсете и сортирайте клипове на едно място с Clips Hub
С помощта на софтуер за споделяне на файлове като ClickUp Clips можете да премахнете всякакви притеснения относно изпращането на тежки видео файлове по имейл и вместо това да споделите линк, който дава на зрителите незабавен достъп.
Освен това можете да интегрирате електронната си поща в ClickUp, за да опростите процеса още повече и да изпълнявате всички свои действия от едно място с този инструмент.
ClickUp ви позволява да изпращате и получавате имейли директно в рамките на дадена задача и да превключвате между изпращане на имейли на лица извън екипа и вътрешни лица. Поддържа множество доставчици на имейл услуги и имейл клиенти, включително Outlook, IMAP, Gmail и Microsoft 365.
С интеграцията на ClickUp Email можете:
- Изпращайте имейли от задача и създавайте автоматично имейл фуния
- Задайте подпис по подразбиране за имейли и създайте шаблони за имейли
- Автоматизирайте работните процеси по електронната поща за транзакции на уебсайта, бъгове и др.
Най-добри практики за изпращане на видеоклипове по електронна поща
Както при имейлите, така и при видеоконференциите, етикетът и най-добрите практики са важни. Имайте това предвид, когато изпращате видеоклипове по имейл:
- Краткостта е добродетел: Направете видеоклипа възможно най-кратък, за да гарантирате максимално ангажиране. Идеалната дължина е от две до три минути. Ако имате по-подробен видеоклип или видеоклип с инструкции, можете да го удължите до пет минути.
- Напишете и имейла: Напишете подходящ текст за имейла. Въпреки че видеоклипът съдържа по-голямата част от информацията, е много важно да дадете на зрителите основната идея на видеоклипа в имейла и да им кажете защо трябва да го гледат.
- Напишете добър предмет: Уверете се, че думата „видео“ задължително присъства в предмета на имейла. Това увеличава шансовете получателите да отворят имейла и самото видео.
- Фокусирайте се върху съдържанието: Никой потребител няма да продължи да гледа видео, което не предлага стойност. Винаги изпращайте внимателно структурирани видеоклипове на вашите зрители.
- Фокусирайте се върху качеството: Уверете се, че ангажираността не спада поради лошо качество на видеото или аудиото. Гледайте видеото сами и ако се записвате, поставете се на добре осветено място.
- Тествайте имейла: Ако за първи път прикачвате видеоклип към имейл, първо изпратете имейла на себе си или на някой друг, който работи по същия проект, за да прецените дали видеоклипът е достъпен или не.
Тези фактори се фокусират предимно върху осигуряването на положително потребителско преживяване, което гарантира, че целите на изпращането на видеото са постигнати.
Преодолейте предизвикателствата, свързани с видео файловете, с ClickUp
Видеоклиповете са се превърнали в основна част от комуникацията, както за работа, така и за забавление.
Изпращането на големи видеофайлове по имейл обаче е почти невъзможно без да ги компресирате или качите в облачна услуга.
ClickUp Clips е отличен инструмент, който ви позволява да записвате екрана си, да създавате задачи от видеоклипове и да прикачвате видеофайлове в имейл кореспонденцията си. С инструмент като ClickUp записването, управлението и споделянето на видеоклипове е лесно, както и продуктивността и ефективността. Регистрирайте се в ClickUp още днес!