Според проучване на Gitnux, 84,44% от служителите в САЩ се сблъскват с чести разсейвания. Забележително е, че основните виновници за нарушаване на работния процес не са само цифровите сигнали, а и лошо проведените срещи.
Когато срещите са неефективни, те не само губят време, но и допринасят за феномен, известен като синдром на възстановяване след срещи (MRS). Този синдром може да подкопае иновациите и креативността и да увеличи изтощението и стреса на служителите, което оказва значително влияние върху успеха на екипа.
В тази статия обсъждаме определението и научната основа на MRS, представяме най-добрите стратегии и инструменти за минимизиране на ефектите от този синдром и обсъждаме как ClickUp променя начина, по който вашият екип се справя със срещите.
Да започнем.
Какво е синдромът на възстановяване след срещи?
Синдромът на възстановяване след срещи (MRS) се проявява, когато служителите изпитват умора и спад в производителността след участие в срещи, особено когато тези срещи са непродуктивни, стресиращи или прекалено продължителни.
Почти две трети от хората се борят да намерят време и енергия да вършат работата си, защото имат прекалено много срещи. От промяната в динамиката на работното място през февруари 2020 г. средното участие на служителите в екипни срещи и разговори се е утроило на седмична база. Това увеличение често не оставя много възможности за иновации или време за обсъждане на нови бизнес идеи.
Независимо дали става дума за лични, дистанционни или хибридни срещи, MRS може да продължи различно време в зависимост от личността и характера на срещите. Той значително затруднява способността да се фокусирате отново върху важни задачи след срещата, което пряко засяга ангажираността и производителността на служителите на работното място.
Но как срещите ни влияят анатомично? Нека разберем в следващия раздел.
Какво точно се случва в мозъка ни по време и след тези изтощителни срещи? В следващата част разглеждаме анатомичните и психологическите ефекти от срещите, като предоставяме информация за това как те водят до MRS и какво можете да направите, за да смекчите тези ефекти.
Науката зад синдрома на възстановяване след срещи
Срещите често изискват интензивна концентрация, многозадачност и социални взаимодействия, които ангажират силно префронталния кортекс на мозъка – областта, отговорна за изпълнителните функции като планиране и вземане на решения.
Претоварването на тази област може да доведе до когнитивна умора, която се проявява като намалена концентрация и нарушено критично мислене след края на срещата.
Неврологичните изследвания показват, че продължителната когнитивна активност води до натрупване на аденозин, неврохимикал, който стимулира съня, потиска и допринася за чувството на умствено изтощение.
Стресиращите срещи активират хипоталамо-хипофизно-надбъбречната ос (HPA), като освобождават кортизол и други хормони на стреса. Това е вредно, когато се предизвиква често от събития, които не застрашават живота, като например срещи.
Когато служителите прекарват времето си в поредица от срещи без достатъчно почивки, реакцията на стрес остава хронично активирана и води до дългосрочни последици за здравето, като тревожност, депресия и слаба имунна система.
Разбирането на тези физиологични и психологически реакции към срещите предоставя убедителни аргументи за структуриране на графиците на срещите, за да се запази психическото благополучие и да се повиши производителността. Психологическите изследвания подчертават важността на почивката след непродуктивни срещи, за да може мозъкът да се възстанови и да възстанови когнитивните си ресурси.
Разграничаване на синдрома на възстановяване след срещи и умората от Zoom
MRS и Zoom умората описват стреса и изтощението, свързани с участието в срещи, но те се фокусират върху различни аспекти от преживяването на срещите.
Синдром на възстановяване след срещи (MRS): MRS се отнася до когнитивната и емоционална тежест на срещите, независимо от формата им (лични или виртуални). Той възниква от фактори като непродуктивно съдържание, лошо управлявани взаимодействия и общото въздействие на срещите върху работния ден на дадено лице.
Умора от Zoom: Този термин описва изрично умората, свързана с интензивното използване на платформи за дигитална комуникация като Zoom, Microsoft Teams и Google Meet. Тя произтича от уникалните предизвикателства, които поставят виртуалните взаимодействия, включително:
- Напрежение в очите от продължително гледане в екрани без почивки
- Социално претоварване, породено от натиска да останеш ангажиран и видим по време на видеоразговори
- Физически дискомфорт от седене в една позиция или използване на ергономично неподходяща конфигурация
- Психическо изтощение в резултат на обработката на невербални сигнали и поддържането на виртуално присъствие в офисните срещи
Връзка между MRS и умората от Zoom
Макар и различен, умората от Zoom може да влоши MRS, тъй като психическото и физическото изтощение от виртуалните срещи удължава времето за възстановяване, необходимо след срещите.
По същество, умората от постоянното виртуално взаимодействие увеличава тежестта на симптомите на MRS, което води до комбиниран ефект върху общото благосъстояние и производителността.
Ролята на мултитаскинга и професионалното изчерпване
Дълго време способността да се справяш с много задачи едновременно се считаше за ценно умение, което заслужава да бъде отбелязано в автобиографията. В известен смисъл, колкото повече задачи можеше да изпълняваш едновременно, толкова по-ефективен и способен изглеждаше на работното място.
По-нови проучвания обаче показват, че когато се опитваме да изпълняваме няколко задачи едновременно, ние се ангажираме с „преминаване от една задача към друга “ – изпълнителна функция, при която несъзнателно прехвърляме вниманието си от една задача към друга.
Това може да не е толкова очевидно или да има толкова силно въздействие, когато сгъвате прането, докато гледате телевизия. Но когато залогът е голям, преминаването от една задача към друга води до когнитивна умора, което ни кара да се изтощаваме и да ставаме по-малко продуктивни през деня.
А срещите затрудняват преминаването от една задача към друга. При нормални обстоятелства преминаването от една задача към друга може да отнеме 15 минути, за да се върнете към първоначалното ниво на концентрация.
Но какво да кажем за връщането на работа след среща, която ви е изтощила психически и емоционално? Дори да успеете да превключите и да се заловите за работа бързо, това може да отнеме много повече време – 45 минути или повече. Скоростта на възстановяване е различна при всеки човек.
Да си „между срещи с екипа или клиенти “ звучи добре, но може да доведе до намалена ефективност по време на работните часове.
Знаете ли, че 70% от всички срещи пречат на служителите да работят и да изпълняват задачите си?
Но изтощението не свършва дори след като се върнете на работа след безполезна среща, което ни води до следващата точка.
Ефекти върху производителността: Как продължителната умора от срещите се отразява на работата
Продължителната умора е нещо повече от временно понижение на енергията – състояние, което в дългосрочен план пречи на ефективното и ефикасно изпълнение на задачите.
Според Центъра за контрол и превенция на заболяванията (CDC ) умората оказва неблагоприятно влияние върху когнитивните функции, включително намаляване на вниманието или концентрацията, забавяне на реакциите, ограничаване на краткосрочната памет и влошаване на преценката.
На работното място умората впоследствие допринася за MRS, като служителите се нуждаят от време, за да се възстановят от изтощителните ефекти на непродуктивна среща.
Служителите прекарват около 23 часа седмично в срещи, което ги прави по-податливи на заболявания и отсъствия от работа. Този цикъл на умора и възстановяване води до култура на неефективност, която струва на бизнеса около 37 милиарда долара годишно поради непродуктивни срещи.
Дали по-малко срещи са решение на този проблем? Да. Доклад на HBR установи, че производителността достига 71%, когато срещите се намалят с 40%.
Докато продължаваме да търсим решения, е важно да разпознаваме признаците, които показват, че дадена среща може да има обратен ефект. Ако се справим с тях навреме, можем да предотвратим появата на умора и да запазим продуктивността на работното място.
Чести признаци за лоша среща: Как да предотвратите синдрома на възстановяване след среща
Срещите са предназначени да бъдат практични ангажименти, но без ясни цели и задачи те могат да се превърнат в убивачи на производителността. Те могат да бъдат и разочароващи, изтощителни и загуба на време, като изморяват психически участниците.
Разпознаването на признаците на лошите срещи може да ви помогне да предприемете необходимите стъпки, за да избегнете MRS.
1. Липса на дневен ред за срещата
Срещите без дневен ред са рецепта за катастрофа.
Представете си, че сте поканени на среща, но не сте получили дневен ред. В такъв случай организаторите на срещата вероятно не са подготвени, не са наясно с причината за срещата или не са ясни относно желаните резултати.
Решение: Ако сте участник, попитайте за дневния ред на срещата. Ако организирате срещата, посочете целта и причината, поради която са поканени определени участници.
Използвайте шаблони за индивидуални срещи, за да се справите с предварителната работа. Подгответе кратък списък с действия и определете кой ще ръководи различните части на срещата и кой трябва да подготви какво.
Шаблонът за дневен ред на ClickUp е персонализиран документ, който ви позволява да създавате задачи за всеки елемент от действията, да определяте ролите на участниците и да задавате график.
Използвайте шаблона, за да сътрудничите със заинтересованите страни, да обсъдите идеи и да финализирате точките за дневния ред – всичко това в един централизиран център.
Добре дефинираната дневен ред информира участниците за очаквания тип взаимодействие. Това ги кара да се подготвят за срещата, независимо дали става дума за конкретно проучване, получаване на актуална информация от доставчик или обсъждане на идеи за нов проект, и да допринесат с увереност.
2. Закъснения при започването на срещите
Ако ръководите срещата, вие сте отговорни за създаването на професионална атмосфера по време на сесията, а закъснението може да бъде разочароващо за хората, които са дошли навреме.
Изследвания показват, че когато лидерът закъснее с 5-10 минути за среща, удовлетворението, ефективността и продуктивността на срещата драстично спадат.
Всеки, който присъства на среща, съзнателно отделя време в графика си, затова трябва да уважавате ценното време на останалите и да бъдете точни.
3. Срещи, които продължават повече от предвиденото време
Дори и най-ангажираните участници ще имат затруднения да се концентрират, ако разговорът се отклони безкрайно. За да намалите физическата и психическата умора, свързана с продължителните срещи, спазвайте стриктно дневния ред и не се бавете.
Решение: Задайте начален и краен час за всяка точка от дневния ред и ограничете времето, през което всеки може да говори. Например, ако искате да обсъдите четири основни развития в екипа с трима старши мениджъри, като отделите по пет минути за всяко развитие, срещата не бива да продължава повече от 60 минути.
За да определите продължителността на срещата, вземете предвид сложността на обсъжданите въпроси, броя на участниците и формата на срещата.
4. Ниска активност на участниците
Ясен признак за незаинтересованост по време на среща е, когато участниците прибягват до многозадачност – работят по други задачи, проверяват телефоните си многократно, отвличат вниманието си или мълчат по време на срещата. Това се случва, когато:
- Проблем А: Дискусията се доминира от няколко, обикновено по-старши, служители.
- Проблем Б: Разговорите се отклоняват от основната програма
- Проблем В: Действията не са подходящи за всички
Докато проблеми Б и В могат да бъдат сведени до минимум с структурирана програма, проблем А може да бъде решен чрез предприемане на конкретни стъпки.
За някои хора е естествено да говорят повече по време на срещите, но това не означава, че не можете да включите и по-тихите участници.
Решение: Включете по-тихите участници в срещите си. Попитайте ги дали имат нещо да добавят по темата. Всички участници трябва да могат да споделят своите мисли по безопасен и структуриран начин. Алтернативно, ако забележите, че концентрацията на всички намалява, нарисувайте нещо на софтуера за бяла дъска и ги поканете да го отгатнат. Такива идеи за екипни срещи помагат да се възстанови фокусът на участниците.
Освен това, визуални помощни средства като ClickUp Whiteboards, слайдове или видеоклипове могат да бъдат от голяма полза за изясняване на сложни въпроси. Можете да скицирате диаграми, да запишете ключови точки или да начертаете стратегии, което помага за визуалното учене.
5. Неясни следващи стъпки
Ако присъствате на среща и си тръгнете с несигурност относно следващите стъпки и очакванията на другите към вас, считайте срещата за неуспешна. Освен ако срещата не е била строго информационна, трябва да има някакъв завършек.
Преди да приключите, прегледайте накратко основните обсъдени действия и взетите решения. Протоколът от срещата (MoM) предоставя ясен отчет за това, което се е случило по време на срещата, помага за поемане на отговорност от участниците и улеснява гладкото изпълнение на решенията.
Решение: Можете да използвате софтуер за протоколи от срещи, за да си водите бележки по време на движение и да вграждате уеб страници, електронни таблици, видеоклипове и други медии в една платформа, за да ги използвате за справка след срещата.
Ако искате да автоматизирате обобщаването на ключовите точки и пътя напред, ClickUp Brain може да го направи за вас. Извлечете съществената информация и я представете кратко и ясно – например под формата на списък, в който можете да отбелязвате отделните точки, след като сте ги обсъдили с участниците.
Използвайте ClickUp Meetings, за да подчертаете важните точки и да ги превърнете в задачи, които могат да се проследяват. Разпределете отговорностите между заинтересованите страни и определете крайни срокове, като се уверите, че всички подробности са отбелязани и хората могат да се заемат с работата си без объркване.
6. Повтарящо се време и място
Човешко е да се придържаме към една и съща стая, един и същ час и една и съща обща организация на срещите. Но тези рутинни действия могат да започнат да отегчават хората, което от своя страна се отразява на производителността. За да запазите енергията и ентусиазма на служителите, въведете разнообразие в срещите. Например:
- Срещайте се сутрин, а не следобед
- Преместете се на друго място (или в конферентна зала)
- Експериментирайте с нетрадиционни времеви блокове (например 50 минути вместо един час)
- Променете разположението на местата, така че всеки да седи до и срещу различни колеги.
Освен това, ако става въпрос за редовна лична среща между 2-3 души от вашия екип, предложете среща на разходка. За по-големи групи опитайте да стоите прави, при условие че сесиите не са по-дълги от 20 минути, тъй като е доказано, че това повишава ефективността на срещите и удовлетворението на участниците.
ClickUp Calendar View помага да визуализирате графиците на служителите и бързо да идентифицирате най-малко натоварените дати и часове, които са удобни за всички.
Освен това, интеграционните възможности на ClickUp означават, че той може да се синхронизира с други календарни услуги, като по този начин гарантира, че всички участници са информирани за срещата и могат да си освободят умствена енергия, за да участват в нея.
Това също така намалява времето и енергията, изразходвани за комуникация, свързана с планирането на многобройни срещи.
Необходимостта от норми в срещите: ключови моменти, които трябва да се помнят
Установете определени основни правила, които да насочват положително поведението на служителите и да намалят още повече вероятността от появата на MRS:
- Намалете разсейващите фактори: Помолете всички да оставят телефоните и лаптопите си настрана, докато срещата приключи; това намалява изкушението сред участниците да сърфират в интернет или да отговарят на текстови съобщения или служебни имейли.
- Управлявайте шума във виртуалните срещи: Ако се провежда виртуална среща, задължете участниците да изключват микрофоните си, когато не говорят, за да се сведе до минимум фоновият шум и да се предотвратят смущения.
- Планирайте почивки: Ако срещата ще продължи повече от два часа, дайте на участниците ясно определено време за почивка с начало и край, за да могат да останат концентрирани за дълго време и да не се изморят когнитивно.
- Насърчавайте уважителната комуникация: Поддържайте уважителен тон, слушайте активно и не прекъсвайте другите, когато говорят; ако има прекалено много участници, вдигнете ръка, за да получите възможност да говорите.
- Вземане на решения: Независимо дали решенията се вземат с консенсус, с мнозинство от гласовете или от определено лице, стремете се да прилагате метода „GETGO“ (Good Enough To Go), който се фокусира върху финализирането на решения, които може да не са перфектни, но са достатъчно добри, за да бъдат приложени.
- Емпатия: Бъдете готови да подкрепите решението, дори ако първоначално не сте съгласни с него; обяснете несъгласието си, като използвате пример или факт, за да дадете по-добра представа за позицията си и да не оставяте място за конфликти.
Обратна връзка и оценка за постоянно усъвършенстване
Чрез събиране на обратна връзка получавате информация за това кои аспекти на срещата са били интересни или изтощителни. Тази информация ви позволява да оптимизирате дневния ред и да се фокусирате, като премахнете ненужните срещи от графика и отделите време само за обсъждане на важни въпроси.
В края на всяка среща отделете няколко минути, за да попитате участниците какво мислят за ефективността на дискусията и какво може да се подобри.
Ако не са сигурни дали да говорят в група, използвайте анонимни дигитални анкети чрез ClickUp Forms, за да насърчите честна обратна връзка.
За виртуални срещи използвайте ClickUp Clip, за да запишете екрана си и да споделите видеото (известно още като Clip) с всички участници. Можете да оставяте коментари навсякъде в Clip, за да обсъждате споделеното.
Всеки може да прегледа и да сътрудничи по съдържанието на срещата, а видеото може да подчертае областите, които се нуждаят от подобрение.
Например, може да установите, че един човек е говорил необичайно дълго или че някои участници са се прекъсвали един друг, което е довело до несъгласуваност по време на дискусията. Можете да предприемете мерки, за да разрешите такива проблеми в бъдещи срещи.
В допълнение, AI инструменти за срещи като ClickUp Brain могат да транскрибират всеки клип, включително времеви отметки и откъси за справка.
Накрая, действайте въз основа на получената обратна връзка, като я обсъдите на последващи срещи и направите необходимите промени – покажете на участниците, че тяхното мнение се цени и се взема под внимание.
Преминаване от стрес към поток: провеждане на по-добри срещи
Срещите не трябва да внушават чувство на страх у вашите служители.
Когато се провеждат ефективно, срещите могат да накарат участниците да се чувстват мотивирани и ангажирани, като се сведе до минимум необходимостта от продължително възстановяване.
Определете конкретни часове или дни без срещи, за да им предоставите непрекъснато време за задълбочена работа, като по този начин ще максимизирате техните когнитивни способности, ще постигнете по-високо качество на работата за по-кратко време и ще постигнете по-голямо чувство на удовлетворение.
Има много начини да се избегнат ненужните срещи, а ClickUp е практичен избор. Той предлага няколко полезни функции, като например Calendar View, Whiteboards, ClickUp Brain и ClickUp Meetings, с които екипите могат да си сътрудничат по идеи за проекти, да определят задачи и срокове, както и да създават, импортират и персонализират отчети, които помагат при анализа на проектите.
Независимо дали работите дистанционно, на място или в хибридна среда, ClickUp свързва екипи, отдели и хора от различни географски райони, за да им позволи да постигнат желаните бизнес цели.
Ако искате да се възползвате от предимствата му, регистрирайте се безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Как да се възстановите след лоша среща?
Отделете си време да се отпуснете и да се възстановите от лоша или разочароваща среща. Това може да бъде няколко минути медитация, кратка разходка навън или просто да се отдалечите от работното си място, за да се презаредите.
Помислете какво е направило срещата лоша. Била ли е неорганизирана? Имало ли е нерешени конфликти? Резултатите неясни ли са?
Разбирането на тези фактори може да ви помогне да превърнете мислите си в действия с яснота и да коригирате проблема, което ще доведе до успешна среща.
2. Как можете да направите срещите по-продуктивни?
Преди срещата раздайте дневен ред, в който са описани темите, които ще се обсъждат, и целите, които трябва да се постигнат. Това помага на участниците да се подготвят и поддържа фокуса на срещата. Започнете навреме, поддържайте дискусиите по темата и приключете според графика. Уверете се, че всички мнения са изслушани. Приключете всяка среща с конкретни резултати и отговорности.