Кражбата на работно време коства на вашата агенция време и производителност. Може да се окажете в ситуация, в която плащате на служителите си за часове, през които те не са работили, за незадоволителни резултати или за пропуснати възможности.
Тук на помощ идва софтуерът за отчитане на работното време в агенциите – той елиминира тези проблеми и точно проследява работното време на служителите, за да сте сигурни, че плащате за това, което получавате.
Но при толкова много инструменти за отчитане на работното време, кой да изберете? В тази публикация ще разгледаме 10-те най-добри софтуерни инструмента за отчитане на работното време в агенции през 2024 г., като ще представим най-добрите характеристики, цени и идеални клиенти за всеки инструмент.
Да започваме.
Какво трябва да търсите в софтуера за отчитане на работното време в агенциите?
Всеки инструмент за отчитане на работното време в агенции е различен. Ако съществуваше перфектна платформа, тя би предлагала всичко от следните характеристики:
- Автоматизация: Потърсете автоматизация на фактурирането и отчитането на работното време. Автоматизацията на отчитането на работното време е, когато даден инструмент автоматично започва да отчита времето въз основа на тригери (като отваряне на определен файл), а автоматизацията на фактурирането проследява и фактурира отработените часове за проектите на клиентите.
- Съвместимост и интеграция: Изберете инструмент, който е съвместим с вашите съществуващи инструменти и се интегрира безпроблемно с другите ви приложения, като софтуер за изчисляване на заплати (например QuickBooks), платформи за управление на проекти (например Asana или Trello) и инструменти за комуникация (например Slack).
- Опции за персонализиране: Потърсете софтуер за отчитане на работното време в агенции, който предлага персонализирани функции, за да се адаптира към уникалните случаи на употреба във вашата агенция, като шаблони за отчитане на работното време, разрешения за потребители, напомняния и известия, както и персонализиране на темата.
- Система за отчитане на работното време: Изберете решение, което предлага вграден тракер за отчитане на работното време, проста функционалност за отчитане на влизане/излизане, ръчно въвеждане на работното време, GPS проследяване и автоматично проследяване въз основа на задачите.
- Мобилен достъп: Мобилното приложение ще помогне на членовете на вашия отдалечен екип и на служителите, които работят на терен, да регистрират лесно работното си време, да преглеждат графиците си и да подават времеви разписания, докато са в движение.
- Отчети и анализи: Потърсете разширени възможности за отчети, като процент на завършени задачи, диаграма на Гант и рентабилност на клиенти, за да разберете как вашият екип прекарва времето си, регистрираните часове и почасовите ставки, и да генерирате подробни отчети за наблюдение на бюджетите и оптимизиране на производителността.
10-те най-добри софтуера за отчитане на работното време в агенции
1. ClickUp
ClickUp е популярен софтуер за управление на проекти, базиран в облака, с функции за отчитане на времето. Можете да отчитате времето, прекарано за всяка задача, в часове и минути. Просто активирайте таймера в мобилното/настолното приложение или използвайте разширението за Chrome.
Получавате и оценка на времето, която ви позволява да зададете цели за управление на времето на вашия екип. Когато възлагате задача, използвайте тази функция, за да добавите очакваното време, което вашият екип трябва да отдели за нея.
ClickUp предлага отчитане на времето, като автоматично генерира отчети за проследяваното време и фактурираните часове според нуждите, което спестява усилията за ръчно водене на записи и управление на задачите.
И това не е всичко – ClickUp ви позволява да организирате отчетеното време с етикети, бележки и филтри. Тези функции позволяват категоризиране и организиране на времевите записи въз основа на проект, клиент или тип задача. Можете да редактирате времевите записи, когато пожелаете, или да маркирате отчетеното време като фактурируемо.
Проектът за проследяване на времето на ClickUp предлага и различни опции за преглед. Можете да преглеждате таблото за управление на времето на ClickUp в календар, Gantt, времева линия и преглед на натоварването. Предвид обхвата и дълбочината на функциите за управление на проекти на ClickUp, той е най-подходящ за свободни професионалисти, самостоятелни предприемачи, предприятия и растящи екипи от всякакъв размер.
Най-добрите характеристики на ClickUp
- Проследявайте времето в персонализирани или готови времеви разписания, като например шаблона за времеви разписания на ClickUp Services и шаблоните за регистриране на времето.
- Преглеждайте отчетеното време по дни, седмици, месеци или задачи, за да анализирате производителността.
- Свържете ClickUp с специално приложение за отчитане на работното време (като Toggl или Harvest) и импортирайте записи от различни платформи.
- Сравнете прогнозираното време с отчетеното време, за да получите представа за производителността на екипа си като цяло и по отделни задачи и да подобрите управлението на ресурсите.
- Преминавайте от автоматично проследяване на времето към ръчно проследяване на времето, когато е необходимо.
Ограничения на ClickUp
- Само 100 MB пространство за съхранение в безплатния план
- В началото може да ви се стори сложно, тъй като има много функции, с които трябва да се запознаете.
Цени на ClickUp
- Безплатен завинаги
- Неограничен: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Enterprise: Персонализирани цени
- ClickUp Brain: Наличен във всички платени планове за 5 долара на месец за всеки член на работната група.
Рейтинг и отзиви за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9400 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 4000 рецензии)
2. Hubstaff
Hubstaff е софтуерен пакет за управление на работната сила, който предлага три решения – софтуер за отчитане на работното време, софтуер за производителност на служителите и софтуер за анализ на работната сила.
Инструментът предлага онлайн табели за отчитане на работното време, цифрови версии на хартиени карти за отчитане на работното време или Excel таблици в рамките на софтуера за отчитане на работното време. Те точно записват кога служителите се регистрират при пристигане и напускане, както и отчитаните и неотчитаните часове. Тези табели за отчитане на работното време обаче са по-малко персонализирани от тези, предлагани от ClickUp.
Получавате и отчети за времето, базирани на данни за проследяване на времето и генерирани автоматично според вашите предпочитания (ежедневно, седмично, двуседмично, месечно или годишно). Те събират и представят релевантни данни под формата на обобщение, включително лесни за четене графики.
Но това не е всичко – Hubstaff предлага и одобрение на работните часове, което добавя сигурност към автоматизираните процеси. Преди Hubstaff да генерира автоматично фактури или да изплати на служителите заплащането за отработените часове, одобрението ви позволява да прегледате работните часове и да одобрите или отхвърлите процеса на фактуриране.
Hubstaff е подходящ за компании (особено софтуерни компании) със средни и големи екипи и множество отдели. Тези екипи ще се възползват от функциите за производителност, проследяване на бюджета, аналитични пакети и проследяване на времето.
Най-добрите характеристики на Hubstaff
- Използвайте проследяване на географското местоположение, за да проверявате местонахождението на служителите и да управлявате отдалечените работници в различни часови зони.
- Заключете времевите записи, за да избегнете късни промени
- Правете от време на време снимки на екрана на служителите и проследявайте времето, през което не работят.
- Оценявайте производителността на служителите и рентабилността на проектите с подробни отчети в реално време.
Ограничения на Hubstaff
- Недостатъчно добро дистанционно внедряване и поддръжка
- Няма опция за включване или изключване на таймера за неактивност.
- Нямате възможност да закупите само пакета за отчитане на работното време.
Цени на Hubstaff
- Starter: 4,99 $ на месец за работно място
- Grow: 7,50 долара на месец за работно място
- Team: 10 долара на месец за всеки потребител
- Enterprise: 25 долара на месец за всеки потребител
Оценка и отзиви за Hubstaff
- G2: 4,3/5 (над 500 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1400 отзива)
3. Toggl Track
Toggl Track е специален инструмент за управление на времето, който ви помага да проследявате времето, прекарано за конкретна задача, с точност до секунда.
За софтуерни и ИТ компании, Toggl Track позволява на потребителите да изпращат подробен отчет за всеки час, за който са фактурирани. Докато повечето компании са свикнали да изпращат сляпи фактури без описание на задачите на седмична/месечна база, този софтуер за отчитане на работното време проследява бюджетите и изпълнението на проектите в реално време.
Най-добрите характеристики на Toggl Track
- Интегрира се с над 100 други инструмента за управление и производителност на служителите, като Asana, Evernote, GitLab, както и календарите на Google и Outlook.
- Закачете продължителността на времето или процента на завършеност в горната част на екрана за бърза справка или вдъхновение.
- Проследявайте активността на браузъра или приложенията, за да анализирате как сте прекарали времето си, докато сте работили по дадена задача.
Ограничения на Toggl Track
- Не можете да добавяте подробности към задачите за клиенти
- Невъзможност да се задават таймери за конкретни интервали, например пет минути
Цени на Toggl Track
- Безплатен завинаги
- Starter: 9 долара на месец за потребител
- Премиум: 18 долара на месец за потребител
- Enterprise: Индивидуални цени
Toggl Track – оценки и отзиви
- G2: 4,6/5 (над 1500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 2200 отзива)
4. TimeCamp
TimeCamp е инструмент за продуктивност, който предлага ръчно и автоматично проследяване на времето. Генерирайте времеви разписания, бюджетни разписания и фактури въз основа на времето, инвестирано в даден проект.
TimeCamp предлага и инструмент за проследяване на разходите, който ви позволява да запазите копие от всички разписки и да проследявате разходите по проектите, за да фактурирате клиентите си точно.
Въпреки това, възможностите за персонализиране на TimeCamp са ограничени. Не можете да създавате етикети, да добавяте бележки или да категоризирате записаното време. Ето защо TimeCamp е добър избор за малки екипи с основни нужди от проследяване на времето. Не избирайте това приложение за отчитане на работното време, ако имате няколко проекта, които трябва да проследявате, и се налага да организирате проследяваното време според тях.
Най-добрите характеристики на TimeCamp
- Заключвайте времевите записи след работното време и преглеждайте и одобрявайте времевите разписания, преди да платите на екипа си.
- Задайте регулируеми тарифи въз основа на хора или проекти и получите точна представа за разходите и приходите си.
- Копирайте повтарящи се времеви записи, за да не губите време с ръчно въвеждане на данни.
Ограничения на TimeCamp
- Без инструменти за планиране или сравняване на задачи
- Мобилното приложение има проблеми с използваемостта за нови потребители.
Цени на TimeCamp
- Безплатен завинаги
- Starter: 3,99 $ на потребител на месец
- Премиум: 6,99 $ на потребител на месец
- Ultimate: 10,99 $ на потребител на месец
Оценка и отзиви за TimeCamp
- G2: 4,7/5 (над 150 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (550+ отзива)
5. Everhour
Everhour е инструмент за малки екипи, който помага за управление на времето, създаване на точни сметки и фактури, проследяване на разходите, управление на екипи и съставяне на отчети за производителността.
Недостатъкът? Не можете да създавате и персонализирате времеви разписания или да кодирате с цветове таблото си според желанието си. Това затруднява организирането на вашите записи и дейностите на екипа, което означава, че Everhour е подходящ само за свободни професионалисти или малък екип от двама до трима души.
Най-добрите характеристики на Everhour
- Създавайте профили на клиенти и откривайте нефактурирани входящи данни в инструментите за управление на проекти.
- Проследяването на смени опростява процеса на създаване и управление на графиците за вашия екип.
Ограничения на Everhour
- Времето се закръглява и не се запазва точно
- Отчетите не са с най-добрия дизайн
Цени на Everhour
- Безплатен завинаги
- Team: 10 долара на месец за работно място, с минимум пет работни места
Оценка и рецензии за EverHour
- G2: 4,7/5 (над 150 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 400 отзива)
6. Harvest
Harvest проследява разходите за времето ви, вместо да отчита часовете и минутите с таймер с едно кликване. Можете да визуализирате отчетеното време чрез графики и отчети, а след това да анализирате вътрешните разходи за време, темповете на напредък и други важни показатели, които приложението изчислява.
Приложението ви позволява също така автоматично да генерирате и изпращате фактури на клиенти, което спестява време на самостоятелните предприемачи и фрийлансърите. Предвид фокуса на Harvest върху проследяването на разходите, то е най-подходящо за бизнеса, базиран на услуги.
Най-добрите характеристики на Harvest
- Добавете членовете на екипа и тяхната капацитет (максимален брой работни часове) и следете кой работи по-малко и кой работи повече.
- Автоматично генериране на фактури за отчетените часове и автоматично изпращане на клиентите
- Превърнете данните от времевите си разписания във визуални отчети и създавайте персонализирани отчети, за да проследявате отработените часове.
Ограничения на Harvest
- API и възможностите за интеграция са трудни за настройка.
- Без офлайн проследяване на времето
- Не отчита одобреното и неодобреното работно време
Цени на Harvest
- Безплатен завинаги
- Harvest Pro: 12 долара на месец за всеки потребител
Оценки и рецензии за Harvest
- G2: 4,3/5 (800 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 550 отзива)
7. Продуктивен
Productive е инструмент за управление на производителността, който помага на малките и средни екипи да максимизират резултатите си. Получете персонализирани табла и редактируеми дъски, за да визуализирате финансовите данни, печалбата от проектите, потока на проектите и производителността на екипа. Той предлага и клиентски портал, който поддържа прозрачност с клиента, като споделя актуализации по проектите, когато е необходимо.
Productive предлага десктоп таймер, който започва да отчита времето веднага щом започнете работа. Можете също така да отчитате времето за отделните задачи. Ако имате насрочени срещи или задачи, Productive автоматично отчита това време, без да е необходимо да въвеждате данни от ваша страна.
Productive е подходящ за креативни агенции и малки екипи в индустрии като дигитален маркетинг, консултантски услуги и разработка на софтуер, където е необходимо да си сътрудничите с клиенти по време на фазите на идеи и реализация и едновременно с това да проследявате отработените часове на служителите.
Най-добрите характеристики на Productive
- Използвайте разширени функции за отчитане на работното време, включително дневен работен дневник, седмични табели, таймер за настолен компютър и автоматизирано отчитане на работното време с предварително планирани резервации.
- Визуализирайте отработеното и свободното време на всички свои колеги на едно място и одобрявайте заявки за отпуск в Productive.
- Автоматично генериране на фактури само за отчетените часове
Ограничения на производителността
- Навигацията не е логична и интуитивна.
- Ограничени функции на инструмента за документи (без подзаглавия, съдържание или линкове за публично споделяне)
- Липса на обучение или съдържание за въвеждане, което да помогне на потребителите да извлекат максимална полза от абонамента си.
Продуктивни цени
- Essential: 9 долара на месец
- Professional: 24 долара на месец
- Ultimate: Свържете се с нас за цени
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за продуктивност
- G2: 4,7/5 (над 40 рецензии)
- Capterra: 4,6/5 (над 80 рецензии)
8. RescueTime
RescueTime е идеален инструмент за отчитане на работното време за индивидуална употреба. Приложението ви позволява да отчитате работното време, като автоматично включва таймера, веднага щом започнете работа. То също така открива кога сте офлайн и веднага щом се върнете, ви пита за работното време, прекарано офлайн.
Друга чудесна функция на RescueTime е възможността да блокира разсейващи приложения и уебсайтове. Тази функция е полезна за професионалисти, които работят от дома си, или за хора с проблеми с концентрацията.
RescueTime предлага и виртуални пространства за съвместна работа за фрийлансъри, за да не се чувстват самотни.
Най-добрите характеристики на RescueTime
- Блокирайте уебсайтове и приложения, които отнемат от времето ви
- Създавайте подробни отчети за това как прекарвате времето си, за да станете по-дисциплинирани.
- Получете препоръки за цели за по-добра продуктивност
Ограничения на RescueTime
- Събира и съхранява данни на своите сървъри, което поражда опасения относно поверителността на данните.
- Трудно е да се проследява времето офлайн
- Бавни актуализации
Цени на RescueTime
- RescueTime Lite: Безплатен завинаги
- RescueTime: 12 долара на месец
Рейтинг и отзиви за RescueTime
- G2: 4. 1/5 (90 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 100 отзива)
9. HiveDesk
HiveDesk е корпоративен софтуер за отчитане на работното време. Компаниите използват това приложение, за да максимизират производителността на служителите си, като внимателно следят как те прекарват времето си по всяка задача. Приложението ви позволява да проследявате местоположението на служителите си, продължителността на почивките, времето, прекарано по проекти и клиенти, както и активността на клавиатурата и мишката.
На пръв поглед този софтуер за отчитане на работното време в агенции може да изглежда прекалено натрапчив за служителите. Но HiveDesk гарантира, че отчитането на работното време е в съответствие с трудовото законодателство, което означава, че няма да имате проблеми с поверителността на данните.
Най-добрите характеристики на HiveDesk
- Проследявайте местоположението, времето и дейността на служителите с екранни снимки и GPS за точно отчитане на времето.
- Проверете няколко вида изгледи на таблото, включително календар, табло канбан, списък и времева линия на проекта.
- Създавайте точни времеви разписания
- Управлявайте работното време на екипа, като създавате графици, разпределяте смени и работни часове и следите почивните дни, извънредния труд, както и отсъствията на служителите.
Ограничения на HiveDesk
- Служителите не могат да се регистрират чрез мобилни приложения
- Няма жива поддръжка или номер за обслужване на клиенти
- Бавно генериране на отчети
Цени на HiveDesk
- 5 долара на потребител на месец – с минимум трима потребители
Оценка и рецензии за HiveDesk
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: Недостатъчно рецензии
10. ManyRequests
ManyRequests е платформа за управление на клиенти, която предлага формуляри и фактуриране (включително инструменти за фактуриране и регистриране на клиенти) и бек-офис (включително функции, свързани с клиентски запитвания, клиентски портал и инструменти за управление на клиенти).
Инструментът за отчитане на работното време на ManyRequest е част от пакета за бек-офис и включва генериране на отчети, възможност за приспадане на часове от плановете на клиентите и информация за ефективността на екипа.
Приложението е най-подходящо за агенции за творчески и уеб дизайн, които изискват участието на клиенти. Въпреки това, то може да не е най-добрият избор за проследяване на времето на вътрешния екип и управление на производителността с цел подобряване на управлението на проекти.
Най-добрите характеристики на ManyRequests
- Създайте персонализиран клиентски портал и посрещайте клиентите по индивидуален начин
- Получете ясен преглед на това кой работи по кой проект и състоянието на всеки проект, за да проследявате напредъка.
- Прилагайте условни правила, за да присвоявате автоматично нови проекти на съответните/конкретни членове на екипа.
Ограничения на ManyRequests
- Началната цена е значително по-висока от другите варианти в списъка.
- Много интеграции (като Mailchimp и ActiveCampaign) все още са в процес на разработка.
Цени на ManyRequests
- Starter: 99 долара на месец – две работни места
- Core: 149 долара на месец – пет места
- Pro: 399 долара на месец – 10 места
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Рейтинг и отзиви на ManyRequests
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: Недостатъчно отзиви
Получете повече от просто отчитане на работното време с ClickUp
Софтуерът за отчитане на работното време е най-добрата инвестиция за всеки бизнес или индустрия, които отчитат работното време и заплащат на служителите си въз основа на общия брой работни часове.
ClickUp е всеобхватно средство за управление на проекти, което ви помага да проследявате отработените часове и да генерирате отчети за производителността на екипа. То предлага много повече от основно проследяване на времето.
С ClickUp ще можете да:
- Записвайте времето от настолен компютър, мобилно устройство или уеб браузър.
- Свържете отследяваното време с задачите в ClickUp
- Добавяне или изтриване на записи за времето ръчно
- Добавяйте бележки, етикети, филтри и фактурируемо време към записите.
Можете да направите всичко това в рамките на една платформа, което прави ClickUp подходящия софтуер за отчитане на работното време за вашия бизнес.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и пренесете отчитането на работното време и управлението на производителността на ново ниво още днес.