Често ли забелязвате, че някои от вашите търговски представители са претоварени с работа, докато други нямат достатъчно задачи?
Или поставяте прекалено амбициозни продажбени цели, без да вземате предвид пазарните условия или капацитета на екипа си?
Планирането на капацитета на продажбите обикновено включва създаването на модели за прогнозиране на очакваните резултати на вашия екип по продажбите и съгласуването им с финансовите цели на компанията. Без подходящо планиране ще реагирате на ситуации, вместо да се занимавате проактивно с проблемите.
Планирането на капацитета на продажбите ви позволява да анализирате възможностите на съществуващия ви екип спрямо годишните цели. То посочва и отстранява всякакви разминавания между резултатите на екипа и изискваните бизнес резултати.
Готови ли сте да максимизирате приходите си с планиране на капацитета на продажбите?
Тогава продължете да четете. 👀
Какво е планиране на капацитета на продажбите?
Планирането на капацитета на продажбите е стратегически процес на финансово моделиране, който ви позволява да прогнозирате капацитета на вашата компания да генерира нови приходи въз основа на броя на търговските представители и тяхната ефективност.
Като планиращ капацитета на продажбите, трябва да определите новите търговски представители, необходими за постигане на бъдещите цели за приходи.
Моделът за капацитет на продажбите включва отчитане на следното:
- Настоящият размер на екипа по продажбите и нивото на производителност
- Реалистични квоти за продажби, средни размери на сделките и брой сделки, необходими за постигане на целите за всяка длъжност
- Времето, необходимо на новите търговски представители, за да достигнат квотата си
Въпреки че всички предприятия биха имали значителна полза от внедряването на цялостен план за капацитет на продажбите, най-голяма полза от това би имал секторът на SaaS.
Ето защо:
- Планирането на капацитета помага за вземането на информирани решения, особено по отношение на броя на служителите.
- Това ви позволява да постигнете по-гладко целите за годишните повтарящи се приходи (ARR) и да максимизирате възвръщаемостта на инвестициите в нови служители.
- Създава високопроизводителна среда за продажби, като същевременно предпазва от морални проблеми
- Позволява точно моделиране на растежа въз основа на броя на счетоводителите (AE) и тяхната производителност.
- Ви дава възможност да вземате решения, основани на данни, които оптимизират мащабируемостта и успешно прогнозират продажбите и приходите.
Значението на планирането на капацитета на продажбите
Планирането на продажбения капацитет оказва пряко влияние върху бъдещата продуктивност на продажбите, което го прави определящ фактор за растежа на вашия бизнес.
Нека разгледаме по-подробно защо планирането на капацитета на продажбите е наистина важно за вашия бизнес:
- Количествено оценяване на продажбените резултати: Планирането на продажбения капацитет измерва продажбените резултати за определени периоди. То гарантира, че компанията ви е готова да изработи стратегии, ако настоящият екип не успее да постигне целите за приходи. Това включва наемане на повече персонал или внедряване на инициативи за подпомагане на продажбите с цел повишаване на ефективността.
- Насърчавайте прозрачността в екипа: Чрез анализиране на способностите на отделните членове на екипа, плановете за капацитет на продажбите ви помагат да създадете прозрачни очаквания по отношение на уменията, наличността и резултатите на вашите търговски представители.
- Предлагайте информация, базирана на анализ на данни: Планирането на капацитета ви предоставя полезна информация, получена от надеждни анализи на данни, която хвърля светлина върху резултатите на екипа и неизползвания потенциал.
- Максимизиране на ефективността на ресурсите: Това ви позволява да проучите разнообразни, рентабилни стратегии за удовлетворяване на изискванията за ресурси и да предвидите последиците от инициативи като намаляване на времето за ускоряване.
Без надежден планировчик на капацитета на продажбите вашите екипи по продажбите могат да се сблъскат с вътрешни разногласия, грешки при делегирането, неточни очаквани приходи (OTE) и членове на екипа, които не са напълно синхронизирани или не постигат целите.
Внедряване на планиране на капацитета на продажбите
Сега, когато разбирате основите на планирането на продажбения капацитет и неговото значение за вашия бизнес, нека се впуснем в подробностите на стъпките, необходими за изготвянето на ефективен план за продажбен капацитет:
Стъпка 1: Разберете структурата на екипа си
Трябва да познавате екипа си отвътре и отвън и да разбирате неговата структура, отговорности и дори малките нюанси, които помагат за разпределяне на натоварването и постигане на по-добри резултати.
Нека си признаем: не всички членове на екипа могат да преминават бързо през цикъла на продажбите, от проучването и квалифицирането на потенциални клиенти до сключването на сделки.
Когато изчислявате тези продажби, не забравяйте да вземете предвид натоварването на всеки член на екипа.
Шаблоните за генериране на отчети на ClickUp и ClickUp Brain ви позволяват да прогнозирате реалните резултати от продажбите, използвайки данни, базирани на анализи. Персонализирайте условията и факторите, които системата взема предвид при генерирането на резултати.
Стъпка 2: Определете средния размер на сделката
Нормално е да има различни по размер сделки в процеса на сключване. Но е логично по-висшите длъжности да се занимават с по-големите сделки. Вашият модел за капацитет на продажбите трябва да е интелигентен, за да разпределя средния размер на сделките към всяка длъжност, за която обмисляте да наемете човек.
То помага да се количествено определи стойността и отговорността на ролята, отчита вариациите в размера на сделките и улеснява изчисляването на квотите. Всичко това, като същевременно оправдава заплатата и възнаграждението за възложената работа.
За да получите средния размер на сделката, можете да използвате тази проста формула:
Средна стойност на сделката = Обща стойност на сделката / Брой сделки
Разбирането на средната стойност на сделката също разкрива тенденции, което помага за вземането на информирани решения и коригирането на стратегията.
Не искате да правите това ръчно всеки път? Просто го поставете в ClickUp.
Нашите карти и шаблони ви позволяват да оптимизирате и разпределяте сделките към подходящия търговски представител. Дефинирайте полетата според нуждите си и готово! Системата може да вземе данните и незабавно да предостави резултатите.
Сред многото си предварително създадени шаблони, ClickUp предлага и подходящи за начинаещи шаблони за планиране на ресурсите, които са готови за употреба, напълно персонализируеми и ви позволяват да завършите работата си за секунди.
Стъпка 3: Направете предположения за квотите и нарастването
При планирането на капацитета на продажбите нищо не е по-важно от квотата и рампата.
Квотата представлява приходите, които вашите търговски представители трябва да генерират през годината, за да постигнат общата ви цел – цел, която трябва да бъде амбициозна, но постижима.
Определянето на квоти за всяка роля може да се основава на различни методи за прогнозиране на продажбите:
- Настоящи и бъдещи възможности
- Маркетингови инициативи
- Пускане на продукти на пазара
- Потенциал на територията — организациите, които използват планиране на територията, обикновено отбелязват 14% по-високи продажби.
- Съотношение на сключените сделки
- Средна стойност на сделката
- Средни месечни сделки
След като квотите за всяка търговска длъжност са определени, е време да ги съгласувате с бъдещите си цели за приходи и настоящия списък с търговски представители.
Представете си, че вашата цел за продажби за следващата година е 100 000 долара. Имате пет търговски представители, всеки от които с квота от 10 000 долара годишно.
Това прави общо 5 x 10 000 долара = 50 000 долара в капацитет на продажбите.
Може би си мислите: „Лесно, ще наема още пет търговски представители в началото на годината, за да постигна целта си за приходи.“
Новите търговски представители обаче не постигат квотата си веднага. Затова нека бъдем реалисти.
В такива случаи трябва да вземете предвид рампата.
Рампата се отнася до времето, необходимо на новоназначените служители, за да достигнат квотата си. Изчислете времето за рампа въз основа на фактори като:
- Продължителност на въвеждането в работата
- Историческо средно време за постигане на квотата за вашия екип
- Продължителност на цикъла на продажбите
Сега, интегрирането на ramp в процеса на планиране на капацитета на продажбите ви предоставя задълбочен поглед върху новите служители и времето, което им е необходимо, за да постигнат целите ви. Въпреки това, с толкова много изчисления и прогнози, нещата могат да се объркат.
И така... 🥁
ClickUp Brain се очертава като революционен продукт, съчетаващ усъвършенствани изчисления с творчески идеи и удобна автоматизация.
ClickUp Brain представя вашите данни в различни формати, генерира отчети и предлага предложения за по-добро изпълнение.
Стъпка 4: Използвайте данните при планирането на капацитета на продажбите
Можем да ви дадем формулите и да ви кажем какво да търсите. Въпреки това, вие трябва да проведете необходимата проверка, за да генерирате съществени данни относно функционирането на вашия екип по продажбите.
Не е необходимо да седите и да правите дълги изчисления. Тук на помощ идват безценни инструменти за планиране на капацитета като ClickUp.
Чрез безпроблемната интеграция на различни интерфейси ClickUp улеснява сътрудничеството и споделянето на идеи между екипите и отделите. Функцията ClickUp Whiteboards улеснява сътрудничеството, а ClickUp Views предлага различни перспективи за разглеждане на данни, включително List View, Kanban Cards, Gantt Charts и други.
Използвайте ClickUp Views, за да получите обща представа за това, върху което работи екипът ви
Платформата за продажби ClickUp облекчава вашия екип по продажбите, като централизира проследяването на потенциални клиенти, привличането на клиенти и сътрудничеството по сделките, създавайки единна система за управление.
Проследявайте потенциалните клиенти, натоварването и напредъка по задачите с платформата за продажби на ClickUp
Показатели в планирането на капацитета на продажбите
Показателите за планиране на продажбения капацитет са количествено измерими мерки, които дават числова оценка на резултатите от плана за продажбения капацитет.
Нека видим какви показатели трябва да вземете под внимание при планирането на капацитета на продажбите:
- Средна продажба: Дава ви информация за това колко сделки трябва да сключите, за да постигнете поставените от вас продажбени цели.
- Отлив: Отливът на служители, или „отпадане“, обхваща доброволните напускания, при които служителите напускат, за да търсят по-добри възможности. И недоброволните напускания, при които работодателят уволнява служители.
- Годишни повтарящи се приходи (ARR): Този показател означава очакваните приходи, които един търговски представител може да генерира, след като е напълно въведен в работата и е подготвен адекватно за изпълнението й.
- Съотношение на сключените сделки: Дава ви представа за това колко сделки се сключват успешно средно
- Продажбен цикъл: Помага ви да разберете колко време отнема сключването на сделка, което улеснява управлението на продажбения процес и прогнозирането на бъдещите продажби.
- Процент на нарастване: Сравнява броя на напълно обучените търговци с тези, които все още са в процес на обучение. Това ви дава ценна информация за това колко готов и продуктивен е вашият екип.
- Целеви пазар: Когато оценявате целевия си пазар, се уверявате, че има достатъчно потенциални клиенти с достатъчно големи портфейли, за да постигнете целите си за продажби.
Внимателният анализ на тези показатели помага за разработването на солидни планове за капацитет на продажбите, които са съобразени с организационните цели за продажби и водят до устойчив успех в продажбите.
Предимства на ефективното планиране на капацитета на продажбите на SaaS
С планирането на продажбения капацитет вие и вашият екип можете да се възползвате от следните предимства:
- Подобрете екипите за управление на приходите: Централизирайте планирането на територии, квоти, капацитет на продажбите и стимулиращо възнаграждение в една платформа. С всички необходими данни на разположение, екипите за управление могат да си сътрудничат, да анализират и уверено да прилагат стратегии за ефективно постигане на целите за приходи и печалби.
- Останете конкурентоспособни: Следете тенденциите, разберете нуждите на клиентите си и коригирайте стратегиите си за продажби. В крайна сметка това ще ви позволи да се възползвате от нови възможности и да поддържате притока на приходи.
- Оптимизиране на покритието на продажбите: Използването на данни за планиране на капацитета на продажбите помага за вземането на по-добри решения относно разпределението на териториите, разпределянето на сметките и стратегическото разпределение на новите служители. Това гарантира максимален ефект и съгласуваност с плановете за работната сила и оперативните планове.
- Количествено измерване на резултатите от продажбите: Проследявайте и наблюдавайте критични показатели за ефективността в реално време (KPI), като скорост на сключване на сделки, процент на успешни сделки и размер на сделките. Предлагайте персонализирана обратна връзка и наставничество, за да поддържате ангажираността на вашите търговци, да признавате най-добрите резултати и да им помагате да развиват кариерата си. Освен това, количественото измерване на резултатите от продажбите може да ограничи процента на напускане на служителите, който е приблизително 27% за търговските представители.
- Намаляване на разходите: Според едно проучване разходите, свързани с набирането, наемането и въвеждането в работата на нов търговски представител, могат да достигнат до 240 000 долара за една компания. Планирането на циклите на набиране на търговски представители ви помага да оптимизирате процесите на наемане и да спестите пари за вашия бизнес.
- Удовлетвореност на клиентите: Планирането на капацитета гарантира удовлетвореността на клиентите, като минимизира времето за чакане чрез оптимизиране на нивата на персонала, поддържане на постоянното качество на обслужването и предоставяне на екипите на пространство за адаптиране към променящите се нужди на клиентите, като същевременно оптимизира разпределението на ресурсите за ефективно използване и производителност.
Преодоляване на предизвикателствата при планирането на капацитета на продажбите в SaaS
Планирането на капацитета на продажбите на SaaS може да бъде сложно, затова е добре да се запознаете с най-лошите сценарии.
Ето някои често срещани капани, които трябва да избегнете при планирането на капацитета на продажбите:
Предизвикателство 1: Неясни цели
Една често срещана пречка за успешното планиране на продажбите са неясните или неопределени цели на компанията.
Остарелите или неясни планове за продажби не съответстват на текущите организационни цели, което води до загуба на приходи, удължени цикли на планиране и оперативна неефективност.
💡Какво да направите?
ClickUp Goals може да ви помогне да дефинирате целите си на платформа, която е достъпна и може да бъде актуализирана от целия екип.
Определете цели и задачи и проследявайте напредъка им с ClickUp Goals
Предизвикателство 2: Разделени таблици
Друго предизвикателство възниква от метода, който обикновено се използва от екипите по продажбите при създаването на планове за продажби – чрез изолирани електронни таблици.
Тези таблици предлагат ограничени възможности за сътрудничество и липсва им необходимата сложност, за да правят точни прогнози за квоти, планиране на територии и изчисления в реално време.
Когато планирането на продажбите не е успешно, това води до поредица от проблеми:
- Продавачите губят интерес
- Повече от тях напускат
- Новите служители се нуждаят от много време, за да се адаптират
- Целите се изплъзват
Някои търговски представители (AE) неизбежно няма да постигнат квотите си, но ако не следите редовно капацитета на продажбите, рискът от непостигане на целите за всяко тримесечие се увеличава.
ClickUp е чудесна опция за решаване на такива проблеми. Специализираната платформа за управление на ресурсите ClickUp консолидира активите на компанията, проследяването на времето и управлението на формулярите в един етап за интелигентно разпределение на ресурсите.
Защо планирането на капацитета на продажбите никога не трябва да спира?
Капацитетът на продажбите трябва да бъде непрекъснат. Има няколко причини, поради които трябва да преразглеждате и актуализирате процесите и работните потоци:
- Време за навлизане в ритъм: Новите търговски представители трябва да се адаптират към вашия бизнес, продукти и целеви пазар, за да изпълнят квотите. Ако времето за навлизане в ритъм надхвърли очакванията, това се отразява на капацитета за продажби и постигането на квотите. Проактивното планиране позволява реалистични изчисления на времето за навлизане в ритъм и корекции в процеса на обучение.
- Отлив: Отливът е неизбежен, а заместването на опитни търговски представители отнема време. Тримесечното планиране позволява бърза оценка на въздействието на отлива и дава възможност за бърза реакция за запълване на позициите или преразпределяне на ресурсите.
- Променяща се реалност: Предположенията в моделите може да не се оправдаят, което налага корекции. Например, по-ниско от очакваното постигане на квотите може да наложи наемане на допълнителен персонал, за да се компенсира недостигът на приходи.
- Пречки: Капацитетът на продажбите е пречка за генерирането на приходи в SaaS бизнеса. Липсата на проактивно планиране може да доведе до пропуснати възможности, подобно на забавянията в производството във фабрика поради повреди на машините.
Проактивното планиране на капацитета на продажбите е от съществено значение за максимизиране на потенциала за приходи и използване на възможностите в постоянно развиващата се среда на SaaS.
Използването на ClickUp като инструмент за планиране на ресурсите прави чудеса при преодоляването на много от тези предизвикателства.
ClickUp отива отвъд простото разпределение на задачи. Той позволява да се идентифицират пречките и да се управлява натоварването, като гарантира, че екипите или организациите могат ефективно да отговорят на променящите се изисквания и нужди.
Не забравяйте обаче, че планирането на капацитета не приключва, дори и след като сте завършили планирането и подготовката.
Трябва да знаете някои често срещани погрешни схващания относно планирането на капацитета на продажбите, за да извлечете максимална полза от екипа си.
- Плановете за капацитет на продажбите нямат незабавен ефект и следователно са безполезни ❌
- Те са просто преглед на исторически данни ❌
- Спредовските таблици са също толкова ефективни, колкото системите за планиране и управление на продажбите ❌
- Не се нуждаете от перфектната технология, за да се впишете в плана си за продажби ❌
Подобрете планирането на капацитета на продажбите си с ClickUp
Чрез точно прогнозиране на резултатите на екипа по продажбите, определяне на прагматични квоти и съобразяване на ресурсите с бизнес целите, организациите могат ефективно да се справят с комплексността на пазара с прецизност и далновидност.
Нужни са ви подходящите инструменти, за да се възползвате от силата на планирането на капацитета на продажбите.
А какво е по-добро от ClickUp? То предлага изчерпателни функции, специално пригодени за рационално и ефективно планиране на капацитета на продажбите.
С инструменти за сътрудничество, възможности за анализ на данни в реално време, предварително създадени шаблони, които могат да се персонализират, и AI-базирани прозрения, ClickUp дава възможност на организациите да вземат информирани решения, да оптимизират разпределението на ресурсите и да стимулират устойчиво развитие в силно конкурентната среда на SaaS.
Независимо дали сте опитен търговски лидер или начинаещ предприемач, използването на ClickUp е ключът към разкриването на пълния потенциал на вашите усилия за планиране на търговския капацитет.
Защо да чакате? Започнете пътуването си към ръст на приходите още днес. Регистрирайте се безплатно в ClickUp!
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какво е капацитет на продажбите?
Капацитетът на продажбите се отнася до способността на екипа по продажбите да генерира нови приходи в рамките на определен период. Той включва прогнозиране на резултатите на екипа въз основа на фактори като броя на търговските представители и тяхната ефективност при постигането на целите.
2. Какъв е примерът за планиране на капацитета?
Пример за планиране на капацитета е прогнозирането на броя на новите търговски представители, необходими за постигане на бъдещите цели за приходи въз основа на производителността на екипа и целите за продажби.
3. Какъв е процесът на планиране на капацитета?
Процесът на планиране на капацитета включва стратегическо прогнозиране на способността на компанията да генерира приходи чрез анализ на резултатите на екипа по продажбите и съгласуването им с финансовите цели. Това включва оценка на текущите възможности на екипа, определяне на реалистични квоти и прогнозиране на броя на новите служители, необходими за постигане на бъдещите цели за приходи.