Представете си следното: седите на бюрото си, взирате се в празния екран и се опитвате да съставите перфектен имейл. Но намирането на подходящите думи изглежда невъзможно.
И така… 🥁
Поглеждате към изкуствения интелект. 👀
Изкуственият интелект (AI) коренно променя начина, по който се извършват дигиталните задачи. Имаше време, когато писането на добри имейли се считаше за рядко срещано умение. Днес това вече не е така, благодарение на AI инструментите!
Проучване от 2023 г. сред маркетинг специалисти в областта на имейл маркетинга в САЩ, Великобритания и Европа показва, че над половината (51%) от тях считат, че имейл маркетинга, базиран на изкуствен интелект, е по-ефективен от традиционните методи. Това включва и писането на имейли.
Асистентите за писане на имейли, задвижвани от изкуствен интелект, могат да създават ясни, кратки и професионални имейли, които дават резултати. Червата на тортата е времето, което спестявате, като интегрирате изкуствен интелект в процеса на писане на имейли.
Това ръководство за начинаещи за използването на изкуствен интелект за писане на имейли обхваща всичко – от предимствата до етичните съображения, както и инструментите, съветите и триковете за безпроблемно включване на изкуствен интелект в процеса на писане на имейли.
Но преди това, разгледайте някои възможности, които вероятно пропускате, ако не сте се сприятелили с изкуствения интелект.
Предимства на използването на изкуствен интелект за писане на имейли
Вижте как изкуственият интелект може да превърне вашите имейли в убедителна комуникация, която не може да бъде игнорирана.
Спестете време и усилия при писането на повтарящи се имейли
Представете си, че никога повече няма да се налага да пишете имейли за проверка или проследяване. Инструментите за писане с изкуствен интелект могат да автоматизират тези рутинни имейли, като научават вашия стил на писане и генерират чернови въз основа на предварително дефинирани шаблони за имейли. Персонализирайте тези чернови с няколко кликвания, за да спестите ценно време. С цялото спестено време може дори да успеете да достигнете Inbox Zero!
Повишете ефективността с последователна, персонализирана комуникация
AI може да ви помогне да анализирате предишни имейл отговори и разговори и да идентифицирате модели в стила ви на писане, включително тон и речник. Така, следващия път, когато AI генерира отговор, той може да генерира текст, който звучи точно като вас. Всичко това се прави, като се поддържа последователен и професионален тон в цялата ви комуникация.
Намалете граматическите грешки
Дори и най-внимателните коректори могат да пропуснат правописна или граматическа грешка. Използвайте изкуствен интелект, за да сканирате имейлите си за правописни, пунктуационни или граматически грешки. Уверете се, че имейлите ви оставят изтънчено и професионално впечатление.
Персонализирайте общуването за по-голямо ангажиране
Използвайте способността на изкуствения интелект да сегментира списъка ви с контакти. След това помолете изкуствения интелект да персонализира имейлите ви с конкретни подробности като името на получателя, компанията или предишни взаимодействия. Направете така, че имейлите ви да изглеждат като създадени специално за всеки получател.
Създавайте привлекателни теми
Добре написаната тема на писмото е от решаващо значение за отварянето на вашите имейли. AI може да анализира имейли с висока ефективност и да идентифицира елементите, които правят съобщенията и темите им толкова ефективни.
Още по-добре, AI може да използва огромната си база данни, за да предложи силни теми на имейли, които привличат вниманието, подтикват получателя да отвори имейла и в крайна сметка предават вашето послание.
Прочетете също: AI инструменти за маркетинг специалисти
Как да пишете имейли с помощта на изкуствен интелект
Представяме ClickUp Brain
ClickUp Brain е набор от функции, задвижвани от изкуствен интелект, в рамките на ClickUp. Той предлага разговорни, контекстуални и ролеви възможности на изкуствения интелект, до които имате достъп отвсякъде в ClickUp. Помага ви да работите по-бързо и да бъдете по-продуктивни.
Той не само може да отговори на всички ваши въпроси относно работата в ClickUp, но и да автоматизира задачи и да генерира всякакъв вид текст.
Освен за създаване на друго съдържание, задвижвано от изкуствен интелект, ClickUp Brain може да ви помогне и при съставянето на имейли. Ето как:
Създаване на нов имейл с ClickUp Brain
- Намерете отворена задача и преминайте към секцията с коментари към нея.
- Кликнете върху иконата имейл.
- Въведете командата „/Write email” и натиснете Return или Enter в полето за коментари.
- Ще се появи модал ClickUp Brain. Въведете тема за разговор, която накратко обобщава целта на имейла. ClickUp Brain ще анализира тази тема за разговор и ще генерира чернова на имейла въз основа на въведената от вас информация.
Персонализирайте този генериран чернови вариант според вашите предпочитания. ClickUp Brain предлага и допълнителни опции:
- Копирайте генерирания текст на имейла.
- Ако е необходимо, кликнете върху Опитайте отново, за да инструктирате ClickUp Brain да генерира различна версия на имейла въз основа на същата тема за разговор.
Отговаряне на съществуващ имейл с ClickUp Brain
В работната си среда в ClickUp намерете имейл веригата, на която искате да отговорите. След това кликнете върху имейл веригата, за да я отворите.
В полето за отговор въведете командата „/“, последвана от reply и натиснете Enter. ClickUp Brain ще ви предложи два метода за създаване на отговор:
- Създайте своя тема за разговор, обобщавайки ключовите моменти от отговора си в определеното поле.
- Използвайте готови шаблони за подсказки като отправна точка за отговора си, което може да ви спести време и усилия при формулирането на отговор. Ако изберете предварително написана подсказка, може да се наложи да попълните конкретни подробности, за да я персонализирате за имейл кореспонденцията.
- След като имате тема за разговор, ClickUp Brain ще генерира чернова на имейл с отговор въз основа на въведената от вас информация. Сега, подобно на генерирания имейл за нови имейли, можете да: Копирате текста на отговора Кликнете върху Опитай отново, за да инструктирате ClickUp Brain да генерира различна версия на отговора, използвайки същата тема за разговор
- Копирайте текста на отговора
- Кликнете върху Опитайте отново, за да инструктирате ClickUp Brain да генерира различна версия на отговора, използвайки същата тема за разговор.
- Копирайте текста на отговора
- Кликнете върху „Опитайте отново“, за да инструктирате ClickUp Brain да генерира различна версия на отговора, използвайки същата тема за разговор.
Забележка: ClickUp Brain работи и с ClickUp Docs, за да подобри процеса на създаване на текст.
Използвайте ClickUp Brain, за да:
- Обмислете идеи за съдържание и използвайте най-добрите от тях в Docs.
- Генерирайте варианти на текстове и заглавия за A/B тестване.
- Проверете документите си за граматически и правописни грешки.
- Обобщете сложна информация или данни в документите и задачите си
- Обобщете бележките си от срещата и създайте изводи и действия, които да предприемете.
- Автоматизирайте повтарящи се задачи като генериране на стандартни текстове или форматиране на секции.
Помолихме ClickUp Brain да обобщи процеса на писане на имейли за вас:
За да повишите ефективността си при създаването на документи и да генерирате висококачествено съдържание за по-кратко време, трябва да използвате подходящите подсказки. По-долу сме подчертали някои полезни примери за подсказки.
Бонус: Най-добрите стратегии за управление на имейли за заети хора 🐝
10 примера за подсказки за писане на имейли с изкуствен интелект
Нека разгледаме десет примера за подсказки, които илюстрират как ClickUp Brain ви помага да спестите време в различни сценарии, свързани с имейли:
1. Проследяване на среща
Подсказка: Напишете имейл, в който да обобщите основните точки, обсъдени по време на срещата ни на [тема на срещата], проведена на [дата]. Включете конкретни действия за [име] и [име] и график за изпълнение.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Тема: Проследяване на темата от срещата – действия и крайни срокове
Уважаеми колеги,
Надявам се, че сте добре. Пиша ви, за да продължа разговора от нашата продуктивна среща на тема „Тема на срещата“, която се състоя на дата. По-долу са изброени основните точки, които обсъдихме, заедно с конкретните задачи, възложени на отделните лица, и очакваните срокове за изпълнение.
Действия:
- Име 1: Вие сте натоварени с конкретна задача. Това е от решаващо значение поради важността й. Крайният срок за изпълнение на тази задача е определен за конкретна дата.
- Име 2: Вашата задача включва конкретна дейност. Това ще ни позволи да се възползваме от ползите или резултатите. Моля, постарайте се да я изпълните до конкретна дата.
Срок за завършване:
- Име 1: конкретна задача, която трябва да бъде изпълнена до определена дата.
- Име 2: конкретна задача, която трябва да бъде изпълнена до определена дата.
Моля, уверете се, че сте приоритизирали тези задачи и спазвате крайните срокове, тъй като те са от ключово значение за следващата фаза на нашия проект. Ако срещнете някакви затруднения или се нуждаете от допълнителни ресурси, не се колебайте да се свържете с нас.
Нека поддържаме темпото и се уверим, че ще постигнем целите си. Благодаря ви за непрекъснатата ви отдаденост и упорита работа.
С уважение,
Вашето име
Вашата контактна информация
2. Търсене на информация от клиент
Подсказка: Напишете имейл, в който искате допълнителна информация от [име на клиента] относно [име на проекта]. По-конкретно, попитайте за [необходима информация 1] и [необходима информация 2]. Подчертайте важността на тази информация за напредъка на проекта.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: Необходима информация за напредъка по [Име на проекта]
Уважаеми [Име на клиента],
Надявам се, че сте добре.
Пиша ви във връзка с нашия проект [име на проекта]. За да се уверим, че сме на прав път и ще постигнем възможно най-добрите резултати, бих искал да ви помоля да ми предоставите информация по няколко въпроса.
По-конкретно, бихме оценили вашите мнения относно [необходима информация 1] и [необходима информация 2]. Тази информация ще бъде от решаващо значение за [обяснете как ще бъде използвана информацията].
Моля, уведомете ни, ако имате въпроси или се нуждаете от допълнителна помощ при предоставянето на тази информация. Ние сме на Ваше разположение, когато Ви е удобно.
Благодарим ви за продължаващото сътрудничество.
С уважение,
[Вашето име]
3. Изпращане на учтиво напомняне
Подсказка: Напишете любезно напомняне и имейл до [име] относно предстоящия краен срок за [име на задача] на [дата]. Изразете увереност в способността им да изпълнят задачата успешно.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: Напомняне: Наближава крайният срок за [Име на задачата]
Здравей, [Име],
Това е приятелско напомняне, че крайният срок за завършване на [име на задачата] наближава на [дата]. Ние сме уверени във вашите умения и способности да изпълните тази задача навреме.
Ако сте постигнали значителен напредък и се нуждаете от допълнителна подкрепа, за да го финализирате, не се колебайте да се свържете с нас. Ще се радваме да ви помогнем по всякакъв възможен начин.
Очакваме с нетърпение да видим отличната ви работа по този въпрос!
С уважение,
[Вашето име]
4. Изразяване на благодарност
Подсказка: Напишете благодарствен имейл до [име] за [конкретен акт на доброта или помощ]. Споменете накратко положителното въздействие, което е имал техният принос, и изразете своята благодарност.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: Благодарим ви за [конкретно действие]!
Уважаеми [Име],
Пиша ви, за да изразя искрената си благодарност за [конкретен акт на доброта или помощ]. Вашата готовност да [обяснете как действието им е помогнало] беше наистина оценена.
[Споменете как това е повлияло положително на вас или на проекта]. За мен е удоволствие да работя с колеги като вас, които са толкова подкрепящи и полезни.
Още веднъж ви благодарим.
С уважение,
[Вашето име]
5. Планиране на среща
Подсказка: Напишете имейл, за да насрочите среща с [име(на)] за обсъждане на [тема на срещата]. Предложете няколко възможни дати през следващата седмица и изразете гъвкавост, за да се съобразите с тяхната наличност.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: Заявка за среща: Обсъждане на [тема на срещата]
Здравейте [Име(на)],
Бих искал да насроча среща, за да обсъдим [тема на срещата] по-подробно. Това ще бъде ценна възможност да [обяснете целта на срещата].
Мога да се срещнем следващата седмица на [предложете няколко конкретни дати и часове]. Моля, уведомете ме коя дата и час ви устройват най-добре или ако имате други предложения.
Очакваме с нетърпение да се свържем с вас!
С уважение,
[Вашето име]
6. Представяне на себе си
Подсказка: Напишете въвеждащо имейл до [име] във вашата нова длъжност в [име на компанията]. Кратко споменете вашия опит и изразете интерес към установяване на връзка и сътрудничество.
Пример за резултат от ClickUp brain:
Относно: Въведение: [Вашето име] – Нов [Вашата длъжност] в [Име на компанията]
Уважаеми [Име],
Пиша ви, за да се представя като [Вашето име], новият [Вашата длъжност] в [Име на компанията]. Радвам се да се присъединя към маркетинг екипа и да допринеса за [споменете конкретна област от дейността на компанията].
Преди това работех в [предишна компания], където [опишете накратко своя опит]. Имам солиден опит в [споменете съответните умения] и страст към [споменете своята област на експертиза].
Запознах се с работата ви по [споменете нещо конкретно, което сте открили за тяхната работа] и вярвам, че може да има възможности за сътрудничество в бъдеще. Бих бил благодарен за възможността да се свържа с вас в близко бъдеще, за да науча повече за вашата роля и да проуча потенциалните синергии.
Моля, уведомете ме, ако сте на разположение за кратък телефонен разговор или виртуална среща за кафе, когато ви е удобно.
Благодаря ви за отделеното време и се надявам да се свържем!
С уважение,
[Вашето име]
7. Предаване на лоши новини
Подсказка: Напишете имейл до [име], в който да го информирате за [негативна новина]. Изразете съчувствие към ситуацията му и предложете подкрепа или ресурси, които може да са на разположение.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: [Кратко описание на лошата новина]
Уважаеми [Име],
Пиша ви, за да ви информирам за [обяснете лошата новина по ясен и кратък начин]. Разбирам, че това може да е разочароваща новина, и искрено се извинявам за неудобството, което може да причини.
[Ако е приложимо, обяснете мотивите за решението]. Ние ценим вашите [споменете какво цените в тях] и искаме да ви уверим, че сме тук, за да ви подкрепим през този период.
[Предложете конкретни решения или ресурси, които биха могли да бъдат полезни]. Моля, не се колебайте да се свържете с нас, ако имате въпроси или се нуждаете от допълнителна помощ. *
С уважение,
[Вашето име]
8. Искане на обратна връзка
Подсказка: Напишете имейл до [име], в който молите за обратна връзка относно [име на проект] или [конкретен резултат]. Очертайте конкретните области, за които бихте искали обратна връзка, и изразете благодарността си за мнението им.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: Моля за обратна връзка: [Име на проекта] или [Конкретен резултат]
Уважаеми [Име],
Пиша ви, за да ви помоля за ценното ви мнение относно [наименование на проекта] или [конкретен резултат]. Вашите наблюдения и опит ще бъдат много ценни за нас.
Конкретно, бих се интересувал от вашето мнение относно [споменете конкретни области, за които бихте искали да получите обратна връзка, например яснота, функционалност, дизайн]. Вашето мнение ще бъде от решаващо значение, за да ни помогне [обяснете как ще бъде използвана обратната връзка].
Моля, не се колебайте да бъдете откровени и да споделите всякакви конструктивни критики, които може да имате. Ние ценим вашата честна обратна връзка и се стремим да подобряваме непрекъснато работата си.
Благодарим ви предварително за отделеното време и внимание.
С уважение,
[Вашето име]
9. Предлагане на помощ или подкрепа
Подсказка: Напишете имейл до [име], в който предлагате помощта си за [конкретна задача или предизвикателство]. Кратко опишете своя опит или умения в тази област и изразете желанието си да сътрудничите.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Тема: Предлагане на подкрепа с [конкретна задача или предизвикателство]
Здравей, [Име],
Натъкнах се на вашата последна публикация/съобщение относно [споменете конкретната задача или предизвикателство]. Забелязах, че се сблъсквате с [споменете накратко трудността] и исках да ви предложа помощта си.
Имам опит в [споменете вашия съответен опит] и вярвам, че бих могъл да ви помогна с [обяснете как можете да помогнете]. С удоволствие бих обсъдил това по-подробно и бих видял дали има начин да допринеса за вашия успех.
Моля, не се колебайте да се свържете с нас, ако проявявате интерес към сътрудничество или се нуждаете от помощ.
С уважение,
[Вашето име]
10. Договаряне на краен срок
Подсказка: Напишете имейл до [име в тялото на имейла], в който молите за удължаване на срока за [име на задачата]. Обяснете причината за забавянето и предложете нов реалистичен срок. Изразете ангажимента си да изпълните задачата с високо качество.
Резултат от ClickUp Brain (пример):
Относно: Искане за удължаване на крайния срок: [Име на задачата]
Уважаеми [Име],
Пиша Ви, за да поискам удължаване на срока за [име на задачата], който първоначално беше [първоначален срок]. Поради [обяснете причината за забавянето по професионален и кратък и навременен начин], предвиждам, че ще ми е необходимо допълнително време, за да гарантирам висококачествено изпълнение.
Предлагам нов краен срок [нов реалистичен краен срок]. Този срок ще ми позволи да [обяснете как допълнителното време ще бъде използвано за постигане на високо качество]. Разбирам колко е важно да се спазват крайните срокове и се извинявам за неудобството, причинено от това закъснение.
Аз съм решен да свърша отлична работа по тази задача. Моля, уведомете ме дали предложеният нов краен срок Ви устройва. С удоволствие ще обсъдим това по-подробно или ще отговоря на всякакви въпроси, които може да имате.
Благодарим Ви за разбирането и гъвкавостта.
С уважение,
[Вашето име]
Свързано: Изпитани и проверени инструменти за продуктивност при писането на имейли
Започнете с ClickUp Brain безплатно още днес
ClickUp Brain ви помага да си водите бележки, да анализирате данни, да създавате убедителни имейли и да спечелите ценно време. Не забравяйте да се уверите, че Email ClickApp е активиран във вашето работно пространство, ако искате да използвате функции, свързани с имейли, в ClickUp.
Използвайте ClickUp Brain, за да се освободите от писателския блок или повтарящите се задачи по писане на имейли, но персонализирайте генерираното съдържание с вашия уникален глас и прозрения. Истинската сила се крие в синергията между човешката креативност и ефективността на изкуствения интелект.
Освен ClickUp Brain, ClickUp предлага и мощни функции за управление на задачи, сътрудничество и проследяване на времето, които могат да помогнат на екипите да работят по-добре и по-продуктивно заедно.
Регистрирайте се безплатно.