Как да изчислите ефективността на потока, за да подобрите производителността

„Ефективността е да правиш по-добре това, което вече се прави“, пише Питър Дракър, бащата на съвременния мениджмънт, като го обсъжда като ключов фактор за оптимизиране на бизнеса.

Във всички отрасли, географски райони, размери и типове, ефективността е основният начин, по който предприятията максимизират своята рентабилност. Независимо дали става дума за оптимизиране на производствена линия, намаляване на времето за доставка на пица или подобряване на производителността на разработчиците, ефективността намалява разходите и увеличава приходите.

В тази публикация в блога разглеждаме специфичен вид ефективност – ефективността на потока – която отваря нова перспектива в управлението на операциите.

Какво е ефективност на потока?

Ефективността на потока е съотношението между активното време, което прекарвате в изпълнение на дадена задача, и общото време, необходимо за изпълнението й.

Нека вземем за пример приготвянето на пица. Обикновено то включва приготвяне на тестото, приготвяне на соса, сглобяване на пицата, печене и сервиране на клиента на масата.

В съвременното управление на проекти постигането на висока ефективност на потока е синоним на оперативна отличност. Ето защо точното изчисляване е първата стъпка към оптимизиране на вашите процеси.

Как да изчислите ефективността на потока си?

Изчисляването на ефективността на потока е прост процес, който включва разбиране на времето, прекарано в активна работа, спрямо общото времетраене на задачата или проекта.

Ето стъпка по стъпка ръководство, което ще ви помогне да проследявате точно ефективността на потока.

1. Очертайте какво включва „задачата“

В зависимост от работата, която извършвате, задачата може да бъде една стъпка или поредица от няколко стъпки. За да изчислите ефективността на работния поток, трябва да знаете от какво се състои вашата задача.

Например, като екип от софтуерни инженери, ако вашата „задача“ е да пуснете нова функция, тя може да включва:

Ако използвате инструмент за управление на проекти като ClickUp, вероятно вече сте настроили тази разбивка. Ако не, не се притеснявайте! Всеки инструмент за картографиране на процеси може да ви помогне да го направите. Можете също да използвате ClickUp Whiteboard, за да очертаете съвместния работен поток на екипа.

2. Изчислете активното работно време

Активното работно време е седмиците/дните/часите, през които се работи активно по задачата. В софтуерния проект, който видяхме по-горе, това е броят часове, през които дизайнерът кодира софтуера или анализаторът на качеството провежда тестове.

Най-добрият начин да съберете тази информация е като проследявате времето, прекарано за всяка задача. Проследяването на времето в ClickUp позволява на всеки член на екипа да проследява активното си работно време, като стартира таймер или добавя ръчно.

Да приемем, че екипът от софтуерни инженери работи по всяка задача по следния начин.

Общото активно работно време е 40 часа или една човеко-седмица.

Важно е да се отбележи, че тестването, което отнема четири часа, не означава, че може да бъде извършено за половин ден. В зависимост от наличността, капацитета, спешността, приоритета и т.н., анализаторът на качеството може да го направи наведнъж или да го разпредели за една седмица.

3. Изчислете общото време на цикъла

Общото време на цикъла е продължителността от началото до края на задачата, включително както активната работа, така и времето на бездействие. Обикновено се измерва в дни/седмици, а не в часове.

Най-лесният начин да изчислите общото време на цикъла е да извадите датата на завършване от датата на започване. Така че, ако проектирането е започнало на 1 януари, а внедряването е приключило на 28 януари, времето на цикъла е четири човекоседмици.

С ClickUp можете да зададете начална и крайна дата за всяка задача, което прави изключително лесно намирането на времето за цикъла.

4. Изчислете ефективността на потока

След като имате общото активно време и общото време на цикъла, използвайте формулата по-долу за измерване на ефективността на потока.

Ефективност на потока = (активно работно време/общо време на цикъла) × 100

Разширяване на горния пример: Ефективност на потока = (една човеко-седмица/4 човеко-седмици) x 100 = 25%

5. Научете за пропуските в ефективността на работния поток

В горния пример 75% от времето, или три човекоседмици, не е активно работно време. Това е време, прекарано в чакане/бездействие: чакане на обратна връзка, чакане други членове на екипа да завършат задачите си или чакане на одобрение за преминаване към следващия етап.

Подобряването на ефективността на потока започва с намаляване на времето за изчакване. Преди да ви покажем как да поставите ефективността на потока в контекста на други свързани показатели,

Други KPI, свързани с ефективността на потока

Макар показателят за ефективност на потока да е важен за проектните мениджъри, сам по себе си той не означава много. Например, при 25% ефективност на потока, продуктивни ли са членовете на екипа?

На пръв поглед може да изглежда, че вашият екип губи 75% от времето си. Но това не е вярно. Вашите екипи може да работят по четири функции (т.е. потоци) едновременно, като са продуктивни 100% от времето.

За да избегнете подобна объркване, е важно да разберете ефективността на потока във връзка с други показатели.

Пропускателна способност

Производителността измерва количеството работа, извършена за даден период. Тя е пряк показател за продуктивността на екипа. За екип от софтуерни инженери производителността се измерва с броя на функциите, пуснати в даден период от време.

Така че, вашият екип може да пусне десет функции за четири седмици, а вашата производителност е десет, въпреки че ефективността на потока ви все още е 25%.

Време за изпълнение

Времето за изпълнение е общото време, необходимо от подаването на заявката до нейното изпълнение. То включва както активното работно време, така и времето на бездействие. При разработването на продукти това е времето от подаването на заявката от клиент или член на бизнес екипа до преминаването й в производство.

В допълнение към активното работно време/цикъл, времето за изпълнение включва и времето, необходимо за написване на потребителските истории, определяне на приоритетите им, разпределяне на ресурсите и т.н. Така че, ако вашият екип е зает за следващите шест месеца с вече планирани пускания, времето за изпълнение може да бъде седем месеца, дори ако ефективността на потока е 25%.

Използване на ресурсите

Използването на ресурсите проследява колко ефективно един екип или организация използва наличните си ресурси, включително персонал, инструменти и време.

Ако ефективността на потока ви е 25% и използването на ресурсите също е 100%, ясно е, че не можете да поемете повече работа. Ако използването на ресурсите също е 25%, това означава, че имате капацитет да направите много повече.

Ограничения за работа в процес (WIP)

Ограниченията за WIP ограничават броя на задачите или проектите, които могат да бъдат в процес на изпълнение в даден момент. Те се използват, за да се гарантира, че усилията са концентрирани върху завършването на задачите, преди да се започнат нови, като по този начин се намалява времето на цикъла и се увеличава производителността.

Ограниченията на WIP помагат за увеличаване на ефективността на потока, като дават приоритет на задачите, които вече са започнали.

Заедно тези показатели могат да бъдат полезни за непрекъснатото подобряване на ефективността на потока. Ето как можете да ги използвате в процесите си на оптимизация.

Съвети за подобряване на ефективността на работния поток

Първата стъпка към подобряване на ефективността на потока е да я изчислите точно и да идентифицирате пропуските. Въз основа на тази информация, опитайте следните съвети.

Задайте ограничения за текущата работа (WIP)

Очевидно е, че не трябва да започвате нова работа, когато текущите все още не са завършени. Прекалено многото задачи могат да забавят изпълнението на всички тях. Доброто приоритизиране на натрупаните задачи може да ви помогне да максимизирате стойността на елементите в процес на разработка.

Използвайте ClickUp, за да зададете ограничения за WIP на таблата, като по този начин гарантирате, че натоварването е управляемо и че всяка задача получава необходимото внимание.

Въпреки това, това може да се окаже контрапродуктивно в сложни организации за многоетапни задачи. Например, ако накарате разработчика да чака, докато функцията бъде внедрена, ще имате поне осем часа празен ход, което ще се отрази на ефективността на потока ви.

Използвайте ограниченията за WIP в сътрудничество с продуктивността на екипа, натоварването и производителността, за да оптимизирате резултатите.

Автоматизирайте работните процеси

Автоматизирайте простите и повтарящи се задачи, за да оптимизирате процеса. Инженерните екипи използват автоматизация на тестовете постоянно, за да постигнат това.

С помощта на софтуера за управление на проекти ClickUp проектните мениджъри могат да автоматизират административни задачи като задаване на потребители, създаване на отчети и изпращане на последващи действия/уведомления.

Автоматизацията подобрява средната ефективност на потока чрез:

Ускоряване на административните задачи: Ако разликата в ефективността на работния поток се дължи на ограничените ресурси на проектния мениджър при прегледа на всички завършени задачи, автоматизацията може ефективно да я елиминира.

Предотвратяване на закъснения: Настройването на автоматични напомняния, които да ви уведомяват за закъснения/отклонения, може да ви помогне да овладеете ситуацията предварително.

Елиминиране на зависимости и пречки: Да предположим, че дизайнерът е завършил своята част от работата и тя трябва да бъде възложена на разработчик. Когато това се прави ръчно, то зависи от наличността на проектния мениджър.

Когато автоматизирате този процес, задачите могат автоматично да се преместват от списъка „проектиране“ в списъка „разработка“, откъдето разработчиците могат да си възлагат задачи и да започват работа. Това не само подобрява ефективността, но и създава чувство за отговорност и ангажираност сред членовете на екипа.

Управлявайте ресурсите по-добре

Разпределението на ресурсите играе ключова роля в ефективността на потока в сложен, многоетапен процес. Например, проектирането на дадена функция отнема четири часа, а разработването й – 24 часа. Това означава, че за времето, необходимо на разработчика за кодиране, дизайнерът може да създаде шест функции.

Така че, дори и в най-грубата си интерпретация, този проект се нуждае само от 1/6 дизайнер за всеки разработчик. Или шест разработчици за всеки дизайнер. Това може да изисква известно изравняване на ресурсите.

Разберете подробностите и планирайте ресурсите си съответно. Активно елиминирайте пречките и планирайте безпроблемен работен поток. Функциите за управление на ресурсите на ClickUp са създадени, за да ви помогнат да постигнете точно това.

За да имате преднина в ефективното планиране на ресурсите, адаптирайте и персонализирайте шаблон за планиране на ресурсите.

Насърчавайте сътрудничеството в екипа

Повечето неефективности в работния поток възникват по време на предаването на задачи. Дизайнерът и разработчикът може да се нуждаят от няколко часа, за да прехвърлят знания, преди последният да може да започне активна работа по тази функция. Такова подобрение на процеса изисква по-добра екипна работа.

Функциите за сътрудничество на ClickUp, като вложени коментари, споделени документи, редактиране в реално време, чат изглед и др., позволяват на членовете на екипа да комуникират и да си сътрудничат без усилие.

Имате въпрос? Оставете коментар. Не знаете критериите за приемане? Погледнете описанието на задачата. Искате да научите повече за примера за употреба? Прочетете историята на потребителя в ClickUp Docs. Все още не сте сигурни? Вижте кой е онлайн и се свържете с него за помощ!

ClickUp създава стабилна виртуална работна среда, която намалява комуникационните пропуски и прави работния процес по-ефективен.

Винаги дръжте поглед върху целта

Релевантните, точни и значими прозрения са в основата на оптимизацията на ефективността. Настройте репостове в реално време на таблата на ClickUp, персонализирани според показателите, които ви интересуват, включително ефективността на потока.

Подобрете ефективността на работния процес с ClickUp

Фундаменталният въпрос, който стои в основата на всяка инициатива за оперативна ефективност, е: „Това ли е най-доброто, което можем да направим?“ Най-често отговорът е „не“.

За непрекъснато усъвършенстване, днешните организации се нуждаят от стратегически подход за премахване на пропуските, минимизиране на неефективността и оптимизиране на работните процеси. Този подход включва прозрения, действия и автоматизация. ClickUp позволява всичко това и още много други неща.

С табла и инструменти за отчитане, създадени да подпомагат доброто управление на проекти, ClickUp се основава на данни.

Чрез интегрирането на бележки, задачи, проекти, ресурси и инструменти за сътрудничество в една платформа, ClickUp улеснява предприемането на действия.

Предварително проектирани шаблони, над 100 автоматизации и ClickUp Brain ви освобождават от рутинната работа, позволявайки ви да се съсредоточите върху това, което е важно.

Създавайте по-добри продукти от началото до края и отвъд него. Опитайте ClickUp безплатно още днес.

Често задавани въпроси за ефективността на потока

1. Защо измерваме ефективността на потока?

Ние измерваме ефективността на потока, за да сведем до минимум непродуктивното/неактивното време в работния процес. Добрата ефективност на потока гарантира, че продуктът може да бъде изпратен веднага след като активната работа е завършена.

2. Защо е важна ефективността на потока?

Ефективността на потока е съотношението между активната работа и общото време за доставка. Тя е важна, защото помага на организациите да намалят времето, необходимо за обслужване на заявката на клиента. Например, ако ви трябват 2 дни активна работа, за да създадете продукт, но имате цикъл от 20 дни за доставка, ефективността на потока ви е 10%.

Това показва, че чрез намаляване на времето на цикъла можете да увеличите производителността и да максимизирате приходите значително.