Около 51% от организациите са преструктурирали своите екипи през 2023 г.
Не е изненадващо, че мениджърите се фокусират върху преструктурирането на екипите през 2024 г.
Развитието на екипа е непрекъснат процес и това има своето основание. Екипите се променят, развиват и растат поради различни фактори. В резултат на това трябва да продължавате да се фокусирате върху многобройните аспекти на развитието на екипа, за да гарантирате, че той е високопроизводителен и мотивиран.
Един добре управляван екип:
- Насърчава творчеството и комуникацията между членовете на екипа.
- Подобрява уменията на екипа за вземане на решения
- Премахва бариерите между отделите и екипите
- Предлага подобрени възможности за обучение, при които младшите служители се учат от по-опитните си колеги.
- Намалява умората и подобрява нивата на ангажираност, което води до успешни резултати.
- Позволява на мениджърите да се възползват от пълния потенциал на екипа.
- Повишава благосъстоянието на служителите на работното място и връзката помежду им.
- Позволява на организациите ( 50% ) да постигнат своите оперативни цели.
Проучване на Станфордския университет твърди, че съвместната работа може да мотивира екипа, превръщайки работата в игра. Това ръководство ще ви преведе през осем прости и доказани стъпки за създаване на високопроизводителен екип.
Как да създадете екип в осем лесни стъпки
Всички сме чували израза: „Екипната работа прави мечтите реалност“.
Но как да постигнете това? Изграждането на екип е процес, който изисква внимание.
Нека се впуснем в това, което е необходимо, за да се създаде стабилен, високопроизводителен и гъвкав екип.
Стъпка 1: Поставете цели, за да синхронизирате хората
Неясните цели оставят място за погрешни тълкувания.
Така че, преди да разделите служителите си на групи, уверете се, че:
- Очертайте точни организационни цели и задачи, които екипът да следва.
- Съобщете целите на задачата (какво трябва да се направи) и целите на процеса (как трябва да се направи работата) още в самото начало.
- Подчертайте индивидуалните отговорности за всяка роля, примери за употреба и как ще работят заедно мултифункционалните екипи.
- Съгласувайте способностите на екипа с общите цели на организацията.
Ясно формулираните и конкретни цели улесняват живота на всички – служителите са на една вълна, а ръководителят на екипа може ефективно да следи напредъка.
Тази съгласуваност гарантира, че всички работят за постигането на едни и същи общи цели от началото до края.
Ако се нуждаете от помощ при определянето на ефективни цели за екипа, опитайте ClickUp Goals.
Използвайте ClickUp Goals, за да планирате целите си с ясни срокове, измерими задачи и автоматично проследяване на напредъка:
Преглеждайте целите във формат по ваш избор и ги сортирайте в специални папки, за да оптимизирате работата.
Включете следните точки при изготвянето на вашите цели:
- Ключови дейности
- Непредвидени обстоятелства и резервни планове
- Контролни точки за проследяване на работата
- Правила за информиране на заинтересованите страни
- Кой отговаря за какво
- Крайни срокове за всяка задача/действие
- Показатели за измерване на напредъка
Стъпка 2: Помислете – каква е културата на вашата компания?
Вашият екип трябва да знае какво се очаква от него по всяко време.
Естествено, създаването на корпоративна култура трябва да бъде сред приоритетите ви.
Използвайте тези съвети, за да създадете положителна фирмена култура:
- Положително поведение: Обсъдете открито какво представлява положителното поведение и създайте насоки за най-добри практики за вашия екип. Използвайте ClickUp Docs, за да споделите незабавно тези критерии и да синхронизирате екипа:
- Упражнения за изграждане на екип: За да помогнете на членовете на екипа да се опознаят по-добре, опитайте „упражнението с артефакти“ – при което молите всеки служител да сподели 5-минутна лична история за предизвикателство и постижение, с които се е сблъскал в кариерата си. Трябва също да помолите служителя да покаже артефакт, който символизира неговото постижение (трофей, сертификат и т.н.). След като всички завършат своите истории, започнете дискусия за това как се чувстват членовете на екипа, след като са чули анекдотите, и какви конкретни умения притежава всеки член.
- Стил на работа: Като отговорен мениджър е важно да научите как вашият екип работи най-добре: Служителите харесват ли да работят самостоятелно? Биха ли искали да сътрудничат по хибриден модел?
- Служителите харесват ли да работят самостоятелно?
- Биха ли искали да сътрудничат по хибриден модел?
- Служителите харесват ли да работят самостоятелно?
- Биха ли искали да сътрудничат по хибриден модел?
Задавайте директни въпроси и създайте стил на работа, който е подходящ за всички. Можете да използвате ClickUp Brain, за да запишете точките от дискусията и да информирате всички.
Стъпка 3: Фокусирайте се върху обучението
От решаващо значение е да оцените настоящите умения на екипа си и да проектирате задачите според тях.
Но ако искате да изведете екипа си на по-високо ниво, фокусирайте се върху уменията, които ще са им необходими, за да бъдат ценен актив в бъдеще.
Възможностите за непрекъснато обучение проправят пътя към по-добро морално състояние и по-висока производителност.
Ето как да превърнете коучинга и обучението в неразделна част от културата на обучение във вашата организация:
- Изработете стратегия и подгответе нови бъдещи предизвикателства, за да поддържате интереса на екипа си.
- Създайте модули за обучение за уникални набори от умения
- Разработете рамка, която поддържа курсовете за обучение в правилната посока.
- Експериментирайте с нови идеи за обучение, за да постигнете по-добри резултати и да помогнете на членовете на екипа да се развиват.
Стъпка 4: Създайте добре балансиран план за развитие
Създаването на нов екип изисква да се вземат предвид множество фактори.
Трябва да се уверите, че всеки член на екипа се чувства уважаван и чут.
Трябва да сте организирани и спокойни, когато нещата се объркат.
Необходимо е редовно да проверявате как се справят вашите служители.
Управлението на всички тези аспекти изисква изключителни умения за управление на проекти и време.
Затова включете всички тези фактори, когато създавате план за изграждане на сплотен екип.
След като планът ви е готов, е време да го приведете в действие и да следвате тези четири етапа на изграждане на екип:
- Етап 1: Запознайте се с екипа и организирайте сесии за сближаване, където хората да се опознаят и да научат как всеки член иска да работи.
- Етап 2: Провеждайте упражнения за изграждане на екип, за да създадете доверие и умения за решаване на проблеми сред колегите.
- Етап 3: Подгответе и инструктирайте екипа за първата му задача, която трябва да бъде предизвикателна. Насърчавайте членовете на екипа да работят заедно и да мислят нестандартно.
- Етап 4: Прегрупирайте се и анализирайте резултатите; разгледайте какво не е било наред с предизвикателството и отпразнувайте победите.
Стъпка 5: Насърчавайте комуникацията 24/7 и безпроблемното сътрудничество
Използвайки уменията на всеки един от членовете, ще постигнете по-добри резултати, отколкото ако работите самостоятелно.
А за да се възползвате от колективните сили на екипа, трябва да разполагате с добър инструмент за управление на проекти.
ClickUp предлага надеждни функции за сътрудничество и комуникация в екипа, които помагат на екипите да работят по план и да са в крак с задачите, актуализациите и напредъка на останалите.
Вземете например функцията за имейл на ClickUp, която ви позволява да изпращате важни имейли с едно кликване:
Функцията ClickUp Chat View също е полезна, ако искате да сътрудничите с географски разпръснат екип и да споделяте актуализации на живо.
Друга функция, която може да ви бъде полезна, е функцията за откриване на сътрудничество в ClickUp, която ви позволява да:
- Редактирайте документи заедно в реално време
- Получавайте незабавна обратна връзка за промени в статуса, нови коментари и други важни подробности за задачите.
В допълнение към споменатите по-горе функции, той помага да
- Планирайте начални срещи на екипа преди започването на задача или проект.
- Обяснете ролите на работните места и какво трябва да правят другите членове на екипа, за да бъдат успешни.
- Насърчавайте екипа да задава проникновени въпроси и да изяснява неяснотите.
Без подходяща комуникация екипът ви може да се наложи да повтаря работата си и да пропусне крайните срокове в процеса.
Стъпка 6: Инвестирайте в софтуер за 360-градусово управление на проекти
Вашият екип се нуждае от подкрепа, когато се занимава с няколко проекта едновременно.
Тук платформата за управление на проекти ClickUp променя правилата на играта.
Инструментът предлага набор от функции, които ще сближат вашите екипи, като например:
- Свързани работни процеси и документи, които лесно могат да се преглеждат в реално време в таблото на ClickUp:
- Автоматично генерирайте подзадачи въз основа на описания на задачи, обобщени коментари и др. благодарение на AI проектния мениджър:
Получете приоритетни планове и действия с незабавен поглед върху подробностите на проекта и как те се вписват в целите на компанията, като използвате диаграми на Гант:
Картографирани работни процеси и засилено сътрудничество по стратегически инициативи с помощта на ClickUp Whiteboards, визуална платформа за всички цели и задачи:
Стъпка 7: Подкрепяйте, не се занимавайте с микромениджмънт
От гледна точка на служителите, мениджърите често се възприемат като хора, които се занимават с микроуправление на проекти, вместо да оказват подкрепа.
За да сложите край на стила на микроуправление в лидерството:
- Научете се да се отпускате: Делегирайте работата разумно, особено задачите с ниска степен на риск, и не позволявайте на екипа да работи под възможностите си.
- Приемете промяната в мисленето: Преминете от изпълнител към лидер, като демонстрирате по-голямо доверие в екипа.
- Продължавайте да се учите: Подобно на вашите служители, като мениджър трябва да продължавате да усъвършенствате лидерските си умения и да бъдете любознателни.
- Наемайте внимателно: Вместо да запълвате безразсъдно позициите, наемете разнообразна група от хора, които могат да работят хармонично и смело.
- Мислете за меките умения: Освен да се фокусирате върху твърдите умения, трябва да поемете отговорност за поведението на екипа и да насърчавате меките умения, като по-голямо сътрудничество, емпатия и доверие.
- Насърчавайте формулата за 85% усилие: Harvard Business Review твърди, че за да създадат екипи с висока производителност, мениджърите трябва да насърчават членовете на екипа да полагат 85% усилие (вместо 100% усилие през цялото време) и да предотвратяват изчерпването.
Стъпка 8: Попитайте се – Вашата обратна връзка визуално ли е ориентирана?
За да проведете обективни сесии за обратна връзка и да се ангажирате с продуктивно разрешаване на конфликти, използвайте:
- Визуализацията като инструмент за обучение: Визуалната обратна връзка показва на хората какво да подобрят – подобно на футболен отбор, който гледа как играе. Един инструмент, който може да направи този процес изключително забавен и увлекателен, е ClickUp Mind Maps, който ви позволява да правите връзки между задачи и идеи:
- Проследявайте времето, за да оцените колко добре работи екипът ви: Проследяването на това как екипът ви прекарва времето си разкрива безценна информация за това какво работи и какво не. Обърнете специално внимание на уменията на екипа ви за управление на времето.
- Инструменти за управление на производителността: Провеждайте редовни прегледи на производителността на служителите с инструменти за управление на производителността и безплатни шаблони за преглед на производителността, за да оцените колко добре работят вашите служители и да разработите съответни планове за подобрение. Използвайте готови шаблони за планове за подобряване на производителността и помогнете на вашите екипи да повишат производителността си в движение.
Докато го правите, дайте описателна обратна връзка, която трябва да включва:
- Поведението на вашия екип, а не личността му
- Уменията на вашия екип да изпълнява задачите, които му се възлагат
- Независимо дали екипите разполагат с необходимите ресурси за успех
- Какво мотивира всеки член на екипа
- Действията на екипа – основани на факти, а не на предположения
- Ясни, конкретни примери за това, което екипът прави правилно (и къде греши)
- Къде трябва да се насочи екипът оттук нататък
- С кого да се свържете, ако се сблъскате с препятствия
- Каква е ролята на всеки индивид в по-голямата картина
Идеята е да се създаде безопасна среда, в която служителите могат честно да споделят своите мнения.
Основни предизвикателства при създаването на успешен екип
Ако вашият екип изпитва затруднения, е съвсем естествено да искате да се намесите.
Но изграждането на успешен екип е трудна задача по много причини:
- Не всеки може да бъде заинтересован да допринесе в еднаква степен за успеха на екипа.
- Членовете на екипа може да нямат доверие помежду си и в екипните лидери.
- Твърде много задкулисни и странични разговори могат да създават информационни празнини.
Възможно е да преодолеете тези предизвикателства и да създадете успешен екип с шест основни характеристики.
6 общи характеристики на екип с висока производителност
Разгадаването на динамиката на високопроизводителен екип е по-лесно, отколкото изглежда.
Следните шест характеристики са наблюдаеми, измерими и количествено изразими, което улеснява тяхното усвояване с течение на времето.
Интегрирайте тези качества в екипа си и укрепете връзките в него от първия ден:
1. Разнообразие, равнопоставеност и приобщаване (DEI)
Има ли ясна връзка между вашата DEI стратегия и бизнес стратегията? Ако не, тогава трябва:
- Бъдете по-систематични от самото начало и обвържете организационните си цели с желаното ниво на въздействие от програмата си за DEI.
- Идентифицирайте възможностите за създаване на подходяща инфраструктура за вашите DEI амбиции – нещо, което днес е реалност само за 47% от организациите.
- Наемайте разнообразни служители с многобройни умения и перспективи.
2. Нива на енергия
Вашият екип проявява ли по-високи нива на енергия и по-голямо чувство за отговорност? И двете са преки показатели за нивото на ангажираност на екипа. Колкото по-висока е енергията, толкова по-голяма е ангажираността и обратното.
3. Креативно и ориентирано към целите мислене
Всеки член на екипа трябва да разглежда целите на компанията като своя истинска пътеводна звезда и да работи с творчество и подкрепа.
4. Споделена ангажираност към корпоративната култура
Вашите служители трябва да разберат какво движи организацията напред по отношение на нейната визия, култура и убеждения.
5. Нагласа за учене
Всеки член на екипа, който изберете, трябва да е жаден за знания и да се адаптира към променящите се ситуации. McKinsey твърди, че най-добре представящите се в дадена роля са с 800% по-продуктивни от средно представящите се в същата роля!
6. Комуникация
Картографирането на комуникацията в екипа ви е толкова важно, колкото и разбирането на това, което обсъждат. То определя как екипът ви взема решения и работи заедно като добре смазана машина. Поради това, когато оценявате комуникационните умения на екипа, обърнете внимание на следното:
- Какъв е тонът на всеки член?
- Членовете на екипа стоят ли един срещу друг, докато разговарят, виртуално или лично?
- Какви жестове демонстрират членовете?
- С каква честота членовете на екипа говорят, слушат и се прекъсват един друг?
- Как членовете на екипа проявяват екстровертност и емпатия?
Създайте по-добри екипи с правилното решение
Това е всичко за това как да създадете гъвкав и продуктивен екип.
Използвайте описаните тук идеи, за да съчетаете високопроизводителни екипи с многостранни умения – индивидуална интелигентност, комуникативност, емпатия и талант.
Също така е добра практика да въоръжите екипа с подходящите инструменти, стратегии и техники, които сте усвоили през годините.
Обмислете да инвестирате в инструмент за управление на проекти като ClickUp и дайте възможност на екипа си да даде най-доброто от себе си.
Инструментът „всичко в едно“ като ClickUp оптимизира работните процеси, проследява напредъка, насърчава сътрудничеството и насочва екипа към обща цел.
Често задавани въпроси
1. Какъв е най-добрият начин да се създаде екип?
Създаването на екип е процес от осем стъпки, който изисква търпение и време:
- Стъпка 1: Работете върху задачите и целите на процеса, за да синхронизирате хората
- Стъпка 2: Фокусирайте се върху създаването на корпоративна култура, която включва ценности, убеждения и др. на екипа.
- Стъпка 3: Включете възможности за обучение на служителите и екипа на всеки етап от процеса
- Стъпка 4: Изгответе цялостен план за развитие на екипа, включващ фокус върху твърдите и меките умения на членовете на екипа.
- Стъпка 5: Насърчавайте незабавна комуникация и сътрудничество с подходящите инструменти
- Стъпка 6: Инвестирайте в софтуер за управление на проекти, за да ускорите производителността на екипа си
- Стъпка 7: Променете стила си на лидерство от микромениджмънт към подкрепящ
- Стъпка 8: Давайте обратна връзка визуално за по-добро разбиране
2. Кои са петте етапа на развитие на екипа?
Според модела на Такман, развитието на екипа се състои от пет етапа:
- Формиране: Членовете на групата са учтиви и се опитват да се опознаят; често са несигурни относно ролите и целите си на този етап.
- Буря: Конфликти и конкуренция възникват, когато членовете на групата започват да изразяват своите мнения и да се противопоставят на границите, установени в етапа на формиране.
- Нормиране: Формират се групови норми и ценности, създаващи чувство за единство и сътрудничество. Освен това ролите и отговорностите стават по-ясни и между членовете на групата започва да се развива доверие.
- Ефективност: Групата е високофункционална, с ясни цели и чувство за обща цел. Членовете работят ефективно заедно, за да постигнат своите цели.
- Разпускане: Известна още като фазата на „деформиране“, тази фаза включва разпускане на групата, след като целите са постигнати. По този начин членовете могат да изпитат чувство на загуба или тъга, когато групата се разпада.
3. Как развиваме работата в екип?
Развитието на екипната работа може да отнеме време. То изисква систематичен подход и постоянни усилия за:
- Определете ясни цели: Всеки член на екипа трябва да разбира ролята си в постигането на целите на организацията, като по този начин се създава чувство за цел и посока.
- Насърчавайте отворената комуникация: Членовете на екипа трябва да се ангажират с активно слушане и да споделят информация в реално време.
- Изграждане на доверие: Дейностите за изграждане на доверие и даването на личен пример са мощни начини за създаване на доверителна среда.
- Насърчавайте сътрудничеството: Сътрудничеството мотивира членовете на екипа да работят заедно и да постигат общи цели.
- Окажете подкрепа: искреното насърчение от страна на ръководния екип повишава морала и мотивацията на служителите.
- Празнувайте успехите: Признаването и празнуването на постиженията на екипа спомага за изграждането на екипен дух.
- Насърчавайте непрекъснатото усъвършенстване: Културата на непрекъснато усъвършенстване е от съществено значение, за да помогне на членовете на екипа да бъдат отворени към обратна връзка и да са готови да се учат от опита си.