Организация с ясни политики и процедури насърчава положителна култура. Всеки познава визията и ценностите на компанията, които оформят поведението на служителите.
Документираните процедури включват списък с това, което е позволено и което е забранено. Добре написаният наръчник с политики и процедури помага на вашата организация да отговори на законовите и регулаторните изисквания. Той предоставя работни инструкции за служителите и мениджърите, за да се постигнат най-добри резултати за всички заинтересовани страни.
Съставянето на подробни процедури и политики обаче е сложна задача. Ако сте начинаещ в съставянето на наръчник с процедури, е напълно нормално да се нуждаете от помощ, за да комуникирате идеите си и да изясните стратегията си за работа.
В този изчерпателен наръчник споделяме стъпка по стъпка инструкции за изготвяне на процедури, шаблони, които ще ви помогнат да ускорите процеса, както и съвети и най-добри практики за писмени процедури.
Какво означава „изготвяне на процедури“?
Процедурите съчетават стъпки, насоки и онлайн ресурси, които ви помагат да изпълните дадена задача. Добре написаните процедури са поредица от рутинни стъпки, подредени по реда, по който трябва да бъдат изпълнени.
Те включват визията на ръководната група и подготвят вашите служители да постигнат стратегическите си цели, да създадат стандарти за ефективност и да идентифицират области за подобрение.
Разбиране на важността на изготвянето на процедури
Политиките премахват несигурността при изпълнението на рутинни задачи, като гарантират, че хората изпълняват правилните задачи по правилния начин. Това от своя страна помага на бизнеса да подобри ефективността си и да спазва нормативните изисквания.
Въпреки че нито една сложна процедура не може да гарантира оптимална производителност, те стандартизират най-добрите практики във всички ваши екипи и подобряват качеството на резултатите.
Ефективност и производителност
Случвало ли ви се е някога да прекарате часове в перфектното изпълнение на дадена задача, само за да откриете, че ваш колега вече я е изпълнил и че има по-лесен начин да се справите с нея?
Тук процедурите се оказват полезни. Те не само предотвратяват дублирането и регулират съвместното управление на задачите, но и ефективно написаните процедури оптимизират работните процеси и дават възможност на вашия екип да бъде по-продуктивен.
Яснота и последователност
Писмените процедури изясняват очакванията на служителите и намаляват грешките. Вашата цел при изготвянето на процедури трябва да бъде да опишете по прост и последователен начин как се изпълняват конкретни задачи в цялата организация или да стандартизирате процесите.
Обучение и въвеждане в работата
Новите ви служители или членове на екипа могат да се запознаят с всички процедури, свързани с даден процес или продукт. Това съкращава времето за обучение и намалява зависимостта им от колегите. Процедурите служат и като ценен източник за трансфер на знания, достъпен за всеки, който не е сигурен как да изпълни дадена задача.
Намаляване на риска и спазване на нормативните изисквания
Процедурите могат да ви помогнат да идентифицирате и управлявате потенциалните рискове, като очертават най-добрите практики и мерки за безопасност. Всички индустрии са обект на специфични за страната закони и регламенти; процедурите гарантират, че организациите спазват тези регламенти и местни закони.
Например, производител на картофени чипсове може да се сблъска с правни и регулаторни последствия, ако съставките на съдържанието не са изброени, като се посочват алергените, ако има такива. Въвеждането на строга процедура, която отговаря на нормативните изисквания, може да гарантира, че няма да има такива пропуски при опаковането и етикетирането на продуктите.
Непрекъснато усъвършенстване
Актуализирайте писмените процедури редовно, за да гарантирате, че организационните процеси се развиват в синхрон с променящите се бизнес нужди.
Например, по време на пандемията компаниите по целия свят трябваше да се адаптират към новата норма на дистанционна работа, което наложи актуализиране на политиките и процедурите им, за да подкрепят работата на своите служители в дигитална и хибридна среда.
Отчетност и отговорност
Процедурите определят ролите и отговорностите на служителите, като определят отчетността и собствеността.
Например, когато кандидатствате за възстановяване на разходи, подавате заявлението си заедно с подкрепящите документи чрез портал, то се одобрява от мениджъра и накрая счетоводният отдел възстановява сумата.
Това гарантира, че такива процеси се изпълняват безпроблемно, като се идентифицират несъответствията и се проследяват до съответния служител, за да могат да бъдат ефективно разрешени.
Удовлетвореност на клиентите
Представете си, че ръководите екип за обслужване на клиенти, който ежедневно се занимава с множество проблеми и запитвания на клиенти. Ако вашият екип има достъп до ръководство с процедури, което стандартизира процеса за бързо и ефективно разрешаване на проблеми и запитвания на клиенти, това би ускорило скоростта, с която екипът ви разрешава често срещани запитвания и проблеми, свързани с поддръжката.
Лесен достъп
Твърде много наръчници и разхвърляни бележки в организацията ви биха довели до претоварване с информация. Потребителите губят следите на важни ресурси или губят време да ги търсят, когато трябва да вземат информирани решения.
Актуализирана онлайн система, която предоставя на потребителите достъп и им позволява да актуализират стъпките на процедурата, е чудесна опция за бързоразвиващи се организации, в които политиките и процедурите непрекъснато се променят.
Как да изготвяте процедури
Определете обхвата и целите на процедурата
Първата стъпка при изготвянето на процедура е да определите целите – на какъв конкретен процес или задача искате да се съсредоточите? Кой ще използва този процедурен документ?
При изготвянето на процедурата направете списък с резултатите, препятствията, контекста и ограниченията.
Съгласуване с бизнес процесите
Всяка процедура, която изготвяте, трябва да съответства на ценностите на вашата компания и да спомага за безпроблемната им интеграция в организационната рамка. Включете ключовите заинтересовани страни в процедурата, като изготвите стъпка по стъпка ръководство за процеса, за да се уверите, че документът ефективно съответства на цялостните бизнес процеси.
Избор на подходящ бизнес процес
Ако пишете няколко процедури, започнете с малки стъпки. Приоритизирането на по-малки задачи може да ви помогне да разберете нюансите на различните вътрешни процеси и да ви улесни в писането на ефективни процедури.
Създаване на процедурни структури и стандарти за контрол на версиите
Създайте стандартна структура, която опростява процеса на изготвяне на процедури. Можете да създадете персонализиран шаблон за процедури или да използвате обществено достъпни шаблони, за да поддържате последователност, което ще помогне на потребителите да навигират бързо в различни документи.
Когато създавате процедури, уверете се, че порталът ви за документация разполага с контрол на версиите. Това позволява на всички заинтересовани страни да проследяват промените систематично и гарантира, че процедурите ви са актуални.
Създайте списък за проверка на стандартните оперативни процедури (SOP)
Когато създавате процедура, винаги включвайте примерна SOP (стандартна оперативна процедура) контролна листа. Можете да използвате SOP софтуер и шаблони, за да създадете SOP контролна листа като визуално ръководство за добре структурирана процедура.
Например, отделът ви по човешки ресурси може да използва списък за проверка на стандартните оперативни процедури, който стандартизира изискванията за квалификация при интервюиране на кандидати за нова длъжност.
Използване на подхода „Петте въпроса“ при изготвянето на процедури
Включването на петте въпроса – кой, какво, къде, кога и защо – в процеса на изготвяне на процедури подобрява яснотата и гарантира, че няма да бъде пропусната важна информация.
1. Кой: Представете си, че стартирате нова уеб страница и трябва да установите индивидуална отговорност за конкретни задачи. Структуриран процес може да ви помогне да определите ясно „кой“, да установите отговорност сред всеки участник и да гарантирате, че проектът ще бъде завършен навреме.
2. Какво: „Какво” ви помага да отговорите на въпроса – коя задача или процес трябва да бъде изпълнен? Докато пишете процедура, ясно дефинирайте целите и подробно опишете стъпките за изпълнение на задачата. Например, работникът във фабрика трябва да знае какви стъпки да следва, за да изпълни ролята си, като спазва правилата за безопасност.
3. Къде: Важно е да разберете къде се изпълнява дадена процедура, независимо дали става въпрос за физическо място или софтуер. Когато работите по нов проект, създайте специална папка, до която екипът ви има лесен достъп. Това може да ви помогне да проследявате представянето на екипа си и да повишите отговорността.
4. Кога: Докато пишете процедура, определете крайни срокове за всеки етап, за да установите SLA (споразумения за ниво на обслужване) и да гарантирате навременното й изпълнение. Процедурите за изплащане на заплати, например, включват предварително определен брой стъпки или задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на предварително определени срокове.
5. Защо: Накрая, разберете защо процедурата се документира. Какви са вашите цели? Разбирането на „защо“ ще превърне един сух документ в съществена организационна необходимост.
Документиране и разпространение на процедури
Създаване на процедури
Уверете се, че следните елементи са част от процедурата, когато я изготвяте за вашата организация.
| Създаване на процедури: елементи и най-добри практики | |
| Елементи | Заглавие на страницата Заглавие на процедурата Идентификационен номер Дата на публикуване Име, длъжност и отдел, за които се отнася процедурата Имена и подписи на заинтересованите страни, които са я подготвили и одобрили |
| Съдържание (ако документът е голям) | |
| Стъпка по стъпка процедури Опишете обхвата и целта на процедурата и нейните ограничения. Включете регламенти, стандарти, роли, отговорности, резултати и входни данни. Обхванете възможните пречки, информация за безопасността и сценарии „ако...“. Изяснете използваните съкращения и синоними. Добавете предупреждения за здравето и безопасността. Раздел за отстраняване на проблеми, в който се подробно описва какво може да се обърка и всичко, което може да попречи на крайния резултат. | |
| Най-добри практики | Пишете в активно глаголно време Използвайте ясен език, така че читателите да намерят това, от което се нуждаят, да разберат и да използват намереното Премахнете излишната и ненужна информация Бъдете кратки в езика на политиката |
Документирайте, одобрявайте и преглеждайте процедурите
След изготвянето на процедурата, следващите стъпки са:
- Документиране на политиките: Документирайте целта, обхвата, задачите, лицата и отделите, отговорни за създаването и прилагането им.
- Одобрение: Включете лицата, отговорни за одобряването на политиката/процедурата, заедно с техните данни за контакт.
- Преглед и актуализиране на политиките: Преглеждайте политиките често (веднъж на три месеца), актуализирайте ги, за да ги съобразите с променящите се изисквания и нужди на организацията, и съобщавайте промените на засегнатите отдели и заинтересовани страни.
Използвайте ClickUp, за да изготвяте процедури и да ги прилагате.
Ако имате затруднения при изготвянето на ефективно написана процедура, ето какво можете да направите – съберете цялата необходима информация, включително инструкции, подкрепящи документи и онлайн ресурси.
Използвайте инструменти за картографиране на процеси като ClickUp като единствен източник на информация, за да изготвите политиките, да внедрите процесите и работния поток и да ги направите достъпни за всички.
Използвайте интуитивния интерфейс, който ClickUp Docs предлага, за да организирате цялата събрана информация и да създадете структуриран документ. Актуализирайте документа, когато е необходимо, добавяйте колкото страници искате, включвайте допълнителни елементи като презентации и таблици и вграждайте уеб връзки.
Споделете този документ със заинтересованите страни и членовете на екипа за преглед и прилагане на процедурите. ClickUp Tasks ви позволява да възлагате задачи на членовете на екипа, да маркирате колеги за обратна връзка или преглед и да задавате срокове за изпълнение на задачите.
ClickUp Brain ще бъде вашият AI асистент за писане, който ще ви помага да пишете сложни политики и процедури по прецизен начин.
След като създадете първия чернови вариант, поканете заинтересованите страни да прегледат, усъвършенстват и финализират процедурата в ClickUp Dashboards, като централизирате съвместните си усилия.
Обучение и събиране на обратна връзка
Запознайте членовете на екипа си с процедурата, за да гарантирате нейното ефективно прилагане. Ако е необходимо, използвайте игри, за да се уверите, че те разбират процедурата.
Насърчавайте екипа си да дава обратна връзка, като идентифицира области за подобрение и усъвършенстване. Използвайте тази обратна връзка, за да усъвършенствате процедурите и непрекъснато да подобрявате работните процеси.
Шаблони за изготвяне на процедури и политики
Достъпът до готови шаблони ускорява процеса на изготвяне на процедури и политики. ClickUp предоставя набор от шаблони, които отговарят на различни процедурни изисквания:
1. Шаблон за процеси и процедури
Шаблонът „Процеси и процедури“ на ClickUp предлага структурирана рамка за документиране и управление на процесите, което го прави незаменим инструмент за вашата организация при изготвянето на процедури и политики.
Този предварително създаден шаблон за документиране на процеси включва стъпка по стъпка инструкции за определяне на роли и отговорности, установяване на насоки и документиране на критични показатели за наблюдение на ефективността.
Потребителските полета на ClickUp ви позволяват да добавяте потребителски атрибути, като полета на ниво проблем, проценти на завършеност и подробности за одобряващия, за да съхранявате важни информации за процедурите.
Използвайки шаблона за процеси и процедури на ClickUp, няколко екипа могат да установят ясни протоколи, да улеснят сътрудничеството и да повишат производителността.
2. Шаблон за стандартни оперативни процедури
СОП са от жизненоважно значение за бизнеса – с тях можете да предоставите подробни инструкции, да осигурите съгласуваност по отношение на общите цели, да намалите грешките и да насърчите организирана работна среда. Шаблонът за стандартни оперативни процедури (СОП) на ClickUp предлага цялостна рамка, която ви помага да управлявате ефективно персонала си.
Шаблоните за SOP опростяват този процес, като предоставят унифициран табло, в което са изброени най-добрите практики, политики, работни потоци и списъци със задачи.
Използвайки персонализирани статуси, полета, изгледи, функции за управление на проектни предложения и ClickUp Brain, шаблонът на ClickUp ви позволява да създавате надеждни SOP, които служат като цялостен източник на знания за цялата ви организация.
За да използвате ефективно този шаблон за оперативен план, започнете с обсъждане на задачите и подробно описание на различните процеси. Включете ключовите заинтересовани страни в процесите на обратна връзка, тестване и усъвършенстване, за да гарантирате, че този SOP документ се актуализира редовно. Платформата на ClickUp улеснява сътрудничеството, създаването на процедури и проследяването на напредъка, за да предложи анализ на производителността.
Използвайте шаблона SOP на ClickUp, за да създадете и поддържате ефективни процеси и да подобрите оперативната ефективност на вашата организация.
3. Шаблон за процедура
Шаблонът за процедури на ClickUp предлага опростен подход за създаване и управление на добре дефинирани процедури за всеки проектен доклад или задача. Шаблонът ясно очертава процесите, дефинира целите и предоставя стъпка по стъпка инструкции, елиминирайки догадки и осигурявайки последователност във всички операции и персонал.
Шаблонът включва персонализирани статуси, полета, изгледи и други функции за управление на проекти, които ви помагат да идентифицирате задачите, да определите обхвата, да съберете информация и да създадете, прегледате и ревизирате документ с процедури.
Определете цели, очертайте стъпки, разпределете задачи, сътрудничейте си със заинтересованите страни, настройте известия, провеждайте срещи и следете напредъка с този шаблон.
Как да изготвяте процедури за работа – лесно с подходящите процеси, инструменти и шаблони
Ако се сблъсквате с неефективност в организацията си, започнете с преглед на процедурите за политиките.
Въведени ли са те и спазвани ли се от екипа? Ако не, внедрете подходящите инструменти и шаблони, за да създадете ефективни процедури в цялата организация.
ClickUp е инструмент, подходящ за начинаещи, за изготвяне и управление на процедури.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да създавате процедури, да си сътрудничите със заинтересованите страни и да гарантирате, че всички работят ефективно.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какъв е примерът за процедура?
Процедурата е набор от стъпка по стъпка инструкции, които насочват хората през конкретна задача или процес.
Например, „Процедура за обработка на поръчки за покупка“ ще включва стъпки за създаване, одобрение и обработка на поръчки за покупка, обработвани от дадена фирма. В идеалния случай тази процедура определя кой инициира поръчките за покупка във вашата организация и подробно описва цялостния работен процес на одобрение като част от стандартизиран процес.
2. Как се създава процедура: подход стъпка по стъпка
Ето ръководство за създаване на процедури стъпка по стъпка:
- Стъпка 1: Определете обхвата на процедурата, като ясно очертаете какво цели да постигне.
- Стъпка 2: Идентифицирайте ключовите заинтересовани страни и определете техните роли, за да установите отговорност
- Стъпка 3: Дайте подробни инструкции за стъпките и действията, които трябва да бъдат изпълнени при изпълнението на процедурата.
- Стъпка 4: Посочете физическото или цифровото място, където процедурата се съхранява и прилага.
- Стъпка 5: Определете конкретни срокове за всяка стъпка, спомената в процедурата.
- Стъпка 6: Комуникирайте защо и как процедурата е от съществено значение за постигането на целите на организацията
- Стъпка 7: Създайте изчерпателен документ с процедури и го преглеждайте и актуализирайте редовно.
3. Какво е стъпка по стъпка процедура?
Поетапната процедура е подробен, последователен набор от инструкции, който води хората през конкретна задача или процес. Тя разбива сложна дейност на управляеми и разбираеми компоненти, като всяка стъпка е внимателно изработена, за да се гарантира яснота и последователност.
Това включва кой е отговорен за всяка стъпка, какви действия трябва да бъдат предприети, къде се изпълняват задачите, кога трябва да бъдат завършени и защо са важни. Когато бъдат документирани, тези стъпки формират стандартизирана процедура, която насърчава организационната ефективност.