Да предположим, че вие – като проектен мениджър – търсите начин да проследите напредъка на вашите служители по време на работата им по възложените проекти.
Първо, не искате да изглеждате прекалено натрапчив. Освен това, нещата лесно могат да се обърнат срещу вас. Не забравяйте, че днес всеки има смартфон. Не е нужно много, за да ви изложи някой от служителите в социалните медии заради някакво реално или въображаемо нарушение на фирмения протокол.
Най-добре е да бъдете откровени от самото начало... и точка! Информирайте служителите си за целта, поради която използвате система за отчитане на работното време.
Уверете ги, че това не е шпионаж и че е от полза за управлението на производителността на проекта, което в крайна сметка е в полза на тях и на компанията.
В тази статия ще се съсредоточим върху ползите от използването на инструменти за проследяване на времето за вашия бизнес.
3 основни начина, по които инструментите за проследяване на времето са от полза за вашия бизнес
1. Намаляване на разходите
Използването на система за отчитане на работното време ще ви помогне да управлявате времето, което вашите служители прекарват по възложените проекти. По подразбиране софтуерът за отчитане на работното време също така разкрива забавяния в проектите и какво трябва да се подобри, като по този начин намалява скъпоструващите грешки.
Освен това, без подходящия софтуер, вашият бизнес може да загуби приходи просто поради неточности. Следователно, вероятността е голяма, че ръчните грешки ще ви струват скъпо. Инсталирането на софтуер за проследяване на времето ще оптимизира работното време и данните за участието, като направи вашата работна сила по-продуктивна и рентабилна.
Всъщност, можете лесно да извлечете полза от целия работен ден – около 8 часа – като въведете софтуер за проследяване на времето, който позволява на вашите служители да се концентрират върху по-взискателните аспекти на работата си.
2. Подобрява ежедневните операции
Ежедневните операции на вашата компания ще се подобрят значително с софтуера за проследяване на времето. Ще сте по-добре подготвени да планирате проекти, времето, прекарано по тях, и мерките, които да предприемете за бъдещи операции.
Имайте предвид, че вашите скъпи служители няма да бъдат внимателни през всяка работна минута от деня. Просто така стоят нещата. Препоръчително е да проявите малко гъвкавост и спокойствие. Нека си признаем, ако един работник не може да отговори на природния си призив без разрешение, е време за сериозно посредничество между компанията и служителя!
Въпреки това, инструментите и шаблоните за отчитане на времето могат да създадат положителна атмосфера и чувство на доверие сред вашите служители. От вас зависи да им обясните, че софтуерът за мониторинг не е предназначен да наказва никого, а да повиши ефективността и да направи вашата компания по-отговорна.
Служителите, които работят дистанционно, ще се чувстват по-мотивирани и ще станат по-ефективни. Става въпрос и за това да бъдат част от екипа, дори и да работят дистанционно, и да бъдат по-добре информирани. Софтуерът за отчитане на работното време дава на служителите независимост и по-голяма увереност, тъй като те стават по-концентрирани и способни.
Бонус: Инструменти за наблюдение на служителите за потребители на Mac!
3. Помага за по-бърза оценка на стойността за клиента
Приложенията за проследяване на времето ще ви помогнат да оцените стойността на клиента по-бързо. Неприятният факт е, че напредъкът на вашата компания зависи буквално от икономическото участие на вашите клиенти. Няма място за чувствителност, затова е най-добре да не бъдете нечувствителни, когато става въпрос за приходите на компанията.
Това не е призив да се откажете от клиенти в полза на по-печеливши такива... OK, не съвсем. Става въпрос за приоритети. Ако един клиент носи значителни приходи на вашия бизнес, а имате друг клиент, който ви пише от време на време, тогава ще трябва да вземете някои сериозни решения за приоритетите. В противен случай може да се окажете без бизнес изобщо.
Съвет: Защо да не впечатлите клиента си, като му предоставите достъп до подробна информация за напредъка на проекта? С помощта на технологиите това е възможно. Можете лесно да персонализирате функциите, така че да не разкривате прекалено много, а само толкова, колкото е необходимо, за да поддържате доверието на клиента в вашата експертиза.
Интеграция на Time Doctor и ClickUp
Два успешни софтуера, базирани в облака, които са силно препоръчителни, са Time Doctor и ClickUp. Заедно, това динамично дуо предоставя механизъм „две в едно“ за ефективно и точно проследяване на времето.
Интегрирането на софтуера за проследяване на времето Time Doctor в ClickUp позволява бърз достъп до натрупаните данни за времето, прекарано от вашите служители по завършени проекти.
До голяма степен Time Doctor действа като нервен център. Той събира приложими данни от ClickUp и предоставя изчерпателно обобщение на това, което вашите служители правят, докато работят по проекти.
Ето кратък преглед на няколко ключови функции на ClickUp и Time Doctor поотделно:
ClickUp
- Функционира като облачна програма за управление на проекти за различни групи служители и компании.
- Удобна безплатна версия, предоставяща важни функции, които не се срещат в платените версии на софтуерни програми, като сътрудничество в реално време, табла, проверка и денонощна поддръжка.
- Подходящо за свободни професионалисти, екипи и всички размери на бизнеса
- Професионална команда за табло, предоставяща изключителни визуализации и данни директно от контролния панел
- Разпределяйте задачи на участниците в проекта, наблюдавайте проектите за клиенти, общувайте с колеги по документи и др.
ClickUp предлага редица инструменти и функции, които постигат целите на работното място по ефективен и удобен начин. Всъщност софтуерната компания се поддържа актуална, като пуска допълнителни функции всяка седмица и избира най-полезните функции според получената обратна връзка.
Потребителите могат да наблюдават проектите и данните в формат с множество изгледи за по-добра визуализация и по-бързо проследяване. Например, служителите могат да избират между изглед „Активност“, изглед „Таблица“, изглед „Времева линия“, изглед „Кутия“ за табла, изглед „Карта“ и други!
Работното пространство на служителите е лесно модифицируемо, подробностите за статуса на работата са ясни, налични са цветове и теми за визуална естетика и т.н. ClickUp е сериозен конкурент сред инструментите за управление на проекти и е полезен за малки и средни предприятия, екипи и самостоятелни предприемачи, които се интересуват от индивидуално онлайн управление на проекти, решения за екипна работа и разширена продуктивност.
Time Doctor
- Предлага прецизно и иновативно проследяване на времето
- Оценка и документиране на производителността на служителите
- Заснемане на екрана и динамика на записването
- Проследяване на работното време, изчисляване на извънредния труд и графици на служителите
- Многоизмерен софтуер за проследяване на времето, интегриран с CRM и ефективност на белия етикет
- Управление на календара, FMLA/семейни, медицински, отпуски, проследяване на действия, проследяване на часови зони и др.
Как работи Time Doctor?
Time Doctor е SaaS инструмент за проследяване на времето и управление на производителността, съвместим с над 60 различни приложения за управление на проекти и производителност.
Освен това, като многофункционален софтуер за проследяване на времето, аналитичните функции за управление на времето на Time Doctor са наистина впечатляващи! Основните показатели за проследяване включват таймери за стартиране и спиране, мониторинг на уебсайтове и използване на приложения, активност на клавиатурата и мишката, време, посветено на проекти и задачи, и много други!
Основата на сътрудничеството между ClickUp и разширението за Chrome на Time Doctor е лесното събиране на точни данни за времето в съответствие с изпълнените задачи от вашите служители в ClickUp. Разкриват се важни подробности за проекта, като се предлага цялостно обобщение на това, с което се занимават вашите служители.
Вашата компания остава в крак с времето и е информирана за участието на служителите в работата, инвестициите в проекти се разбират по-добре и се разпределят по-равномерно, фактурирането е по-малко сложно и ефективността се повишава.
Заключение
Независимо дали вашата компания се нуждае от управление на проекти, наблюдение на служителите, по-добри приложения за комуникация или функционалност за работа с разпределено време, софтуерът за проследяване на времето помага за оптимизиране на процедурите, което прави вашата компания по-ефективна и печеливша.
С решения, специално разработени за инстинктивно проследяване на дигиталните движения по време на работа, вашата компания може ясно да вижда дейността на служителите, да развие по-голяма осведоменост относно ефективността и да оцени поведението на работа и ефективните модели, които в крайна сметка водят до конструктивни промени.
Направете едно от най-добрите решения за вашия бизнес. Започнете безплатния си пробен период още днес с инструмента за управление на проекти ClickUp, подобрен с разширението Time Doctor!