Макар стиловете на управление да варират значително, повечето успешни бизнес лидери са съгласни, че най-голямото богатство на една организация са нейните хора. 🧑🏼🤝🧑🏽
Но ако наемете най-добрите, има смисъл да им дадете възможност да дадат най-доброто от себе си на работа. Все повече мениджърски гурута се обръщат към самоуправлението, за да създадат независими, самомотивирани, продуктивни и високо креативни екипи.
Както подсказва името, за разлика от традиционните екипи, самоуправляващите се екипи работят автономно без пряк надзор, въпреки че все пак могат да се отчитат пред супервайзор или ръководител на екипа, когато е необходимо. Организациите разчитат на самоуправляващите се лица да вършат работата си добре без микроуправление.
А с помощта на инструменти като ClickUp for Teams, самоуправляващите се работни екипи могат да процъфтяват, като стимулират растежа на организацията.
В тази публикация в блога ще се впуснем в дълбочина в този стил на управление, за да видим как можете да изградите самоуправляващи се екипи във вашата организация.
Разбиране на самоуправляващите се екипи
За разлика от традиционния проект или гъвкав екип, ръководен от по-конвенционален мениджър или супервайзор, самоуправляващият се екип обикновено е малка, самоуправляваща се единица без традиционна йерархична или вертикална организационна структура.
Всички членове на екипа са отговорни за своите цели, задачи и отговорности, за да постигнат резултати.
В самоуправляващия се екип няма йерархия. Вместо това членовете на екипа обсъждат обхвата и границите на отговорностите си и имат право да вземат решения в тези области. В резултат на това всеки може да управлява работната си натовареност както сметне за добре.
Тъй като всеки процес и резултат се обсъждат в екипа, преди да се стигне до окончателно съгласие, самоуправляващите се екипи са „полуавтономни“. Властта е децентрализирана, а общата отговорност е споделена.
Самоуправлението е ключова концепция в този случай. Всеки самоуправляващ се индивид е отговорен както за индивидуалните си резултати, така и за общата бизнес цел. И макар че трябва да работят в рамките на насоките за конкретен проект, те са свободни да работят по начин, който най-добре им подхожда.
Това означава също, че някои самоуправляващи се екипи се ползват с неограничено свободно време. Те могат да вземат отпуск или да съкратят работния си ден, стига проектът да напредва според плана. Очаквано, успешните самоуправляващи се екипи се изграждат върху солидна основа от доверие и отговорност.
Ключови характеристики на самоуправляващите се екипи
Самоуправляващите се екипи се превърнаха в мощна сила, която стимулира иновациите, насърчава творчеството и подобрява организационната култура чрез по-голяма ангажираност на служителите. За да разберем напълно същността на самоуправляващите се екипи, нека разгледаме определящите характеристики, които ги отличават от по-традиционните управленски екипи.
1. Автономност
В самоуправляващия се екип автономността заема централно място. Членовете на тези напълно автономни екипи могат да вземат решения относно работата си, да определят приоритетите на задачите и да решават проблеми без постоянен надзор.
Това делегиране на правомощия създава чувство за принадлежност, балансира автономността и отговорността в целия екип, мотивирайки го да поема инициатива и да намира творчески решения.
Автономността се характеризира и с:
- Възможност за информирано вземане на решения: Обогатете екипа си с знания и опит, за да взема информирани решения, съобразени с целите на екипа.
- Ефективно управление на времето: Дайте на екипа си автономия по отношение на графиците им, като им позволите да оптимизират производителността и да минимизират разсейването.
- Креативно решаване на проблеми: Дайте възможност на членовете на екипа да обмислят решения самостоятелно и да създадете култура на иновации и ефективно решаване на проблеми.
2. Сътрудничество
Самоуправляващите се екипи се отличават с отлично сътрудничество. Екипът е самомотивиран и работи заедно, за да споделя идеи, решава проблеми и постига общи цели. Този подход на сътрудничество в самоуправляващия се екип може да доведе до по-креативни решения, силна комуникация, подобрена ефективност и по-силно чувство за екипен дух.
Ефективното сътрудничество води до
- Взаимно уважение: Насърчавайте екипа да цени и уважава приноса на всеки един от членовете си за постигане на по-добри резултати.
- Активно слушане: Уверете се, че идеите на всички се чуват и се вземат под внимание чрез активно слушане.
- Съвместно вземане на решения: Сътрудничество като екип за вземане на решения, използвайки колективния опит и познания
3. Собственост
Самоуправляващите се екипи се движат от силно чувство за принадлежност, при което членовете на екипа се гордеят с работата си и се чувстват лично ангажирани с успеха или провала на проекта или екипа. Това чувство за принадлежност повишава мотивацията, подобрява вземането на решения и засилва ангажираността за постигане на висококачествени резултати.
Предимствата на самоуправлението включват:
- Повишена производителност и ефективност: Когато членовете на екипа носят пълна отговорност за работата си, те са вътрешно мотивирани да работят добре и да повишават производителността си.
- Намалена зависимост от мениджърите: Такива екипи не се нуждаят от мениджъри за ежедневните задачи, тъй като се самоуправляват.
- Подобрено вземане на решения: Екипите, които поемат отговорност за своите резултати, активно събират информация, за да вземат по-добри решения, и имат подход към работата, насочен към решаване на проблеми.
4. Отчетност
Отговорността е основен елемент на самоуправляващите се екипи. Членовете на екипа носят колективна отговорност за своя принос и за цялостния успех на проекта. Тази споделена отговорност мотивира отделните лица да дават най-доброто от себе си и гарантира, че целият екип остава фокусиран върху постигането на целите си.
Отговорността води до:
- Индивидуална отговорност: Членовете на екипа носят отговорност за индивидуалните си резултати, както и за резултатите на екипа.
- Подобрена ефективност на екипа: Членовете на екипа също се държат взаимно отговорни за постигането на по-добри резултати.
- Намалени конфликти: Споделените отговорности предотвратяват ескалирането на напрежението и позволяват ефективно разрешаване на конфликти.
5. Непрекъснато усъвършенстване
Успешните самоуправляващи се екипи процъфтяват благодарение на непрекъснатото усъвършенстване. Членовете на екипа се насърчават да учат, да се развиват и да се адаптират към предизвикателствата. Този ангажимент към усъвършенстването мотивира самоуправляващия се екип да търси нови методи на работа, да усъвършенства процесите и да постига изключителни резултати.
Непрекъснатото усъвършенстване води до:
- Повишена ефективност: Постоянното идентифициране и елиминиране на процеси, работни потоци и продукти, които създават неефективност, подобрява производителността.
- Повишена удовлетвореност на клиентите: Непрекъснатото усъвършенстване на процесите и практиките помага на организацията да предоставя по-добри продукти и услуги на клиентите.
Предимства и недостатъци на самоуправляващите се екипи
Както всеки модел на управление има своята обратна страна, така и самоуправляващите се екипи имат своите предимства и недостатъци.
Предимства на самоуправляващите се екипи
Създаването на самоуправляващи се екипи има няколко предимства, като висока производителност и мотивация, бързо вземане на решения и икономия на разходи. Нека разгледаме това по-подробно.
Повишена продуктивност и умения
Самоуправляващите се екипи обикновено са много по-продуктивни от традиционните. Тъй като отговорността и отчетността са толкова важни в самоуправляващите се екипи, те обикновено работят по-усилено от традиционно структурираните екипи. Те дори могат да придобият нови умения, за да гарантират, че остават достойни за етикета „самоуправляващи се“.
По този начин самоуправляващите се лица са склонни да развиват по-силна дисциплина в работата си.
Повишена мотивация и ангажираност
Резултатите на екипа отразяват неговите усилия, така че служителите се чувстват по-мотивирани да дадат най-доброто от себе си. Работата по обща цел, при която всеки има конкретни задачи, също подобрява морала и мотивацията. Членството в успешен самоуправляем екип кара служителите да се чувстват по-мотивирани и ги подтиква да дадат най-доброто от себе си за проекта.
Подобрено вземане на решения
Самоуправляващите се екипи са самостоятелни. Тяхната фокусираност върху резултата от даден проект означава, че те са склонни да вземат добре информирани, съвместни решения, дори по сложни въпроси.
Повишена ефективност
Самоуправляващите се екипи работят в опростена йерархия, без междинно управленско ниво между тях и ръководството. Това намалява вероятността от недоразумения, увеличава автономното вземане на решения и позволява бързи и съвместни действия.
По-висока рентабилност
С самоуправляващите се екипи организациите спестяват разходите за наемане, обучение и задържане на мениджъри и супервайзори. Освен това, тъй като такива екипи са по-ефективни и продуктивни, те спестяват време и пари и помагат на цялата организация да генерира по-високи печалби.
Недостатъци на самоуправляващите се екипи
В света на самоуправлението не винаги е слънчево. Ето някои недостатъци на самоуправляващите се екипи.
Конфликти и различия в мненията
Разнообразието е благодат за организациите. Но когато хората са с различен произход и области на експертиза, те неизбежно имат различни гледни точки. В децентрализирания свят на самоуправляващите се екипи различията в мненията могат да забавят вземането на решения и потенциално да създадат конфликти.
Служителите трябва да бъдат обучени да се справят с тези разлики тактично и продуктивно.
Отговорност срещу автономност
Пълната автономия, в неподходящи ръце, може да доведе до високи разходи. Затова самоуправляващите се екипи (и отделните членове) трябва да носят пълна отговорност за своето представяне и резултати.
В такива малки и фокусирани екипи, ако дори един член на екипа злоупотреби с автономността си, това се отразява на целия екип. Проектите не вървят по план и организациите понасят загуби. Това е значителен риск, когато става въпрос за самоуправляващи се екипи.
Възможност за загуба на посока
Изграждането на самоуправляващи се екипи изисква време и внимателно обмисляне. Избраните служители може да не са подходящи за самоуправление, което може да попречи на ефективността на екипа. Освен това, ако в началото на самоуправляващия се екип не се предостави подходящо ръководство и обучение, той може бързо да загуби посоката си.
Изграждане на успешен самоуправляващ се екип: стъпка по стъпка
Самоуправляващите се екипи могат да отворят вратите на производителността и иновациите за вашата компания. Но това трябва да се направи по правилния начин.
Ето стъпка по стъпка ръководство за това как да изградите високопроизводителни, устойчиви, самоуправляващи се екипи.
Определете самоуправляващите се екипи
Първо, определете какво означава за вас „самоуправляващ се екип“. Търсите ли полуавтономен или напълно автономен екип? Включва ли той хора с конкретни умения, например умения за решаване на проблеми? Искате ли да създадете автономни екипи за продукти или услуги или за друга конкретна задача?
Определете коя дефиниция за самоуправляващи се екипи работи най-добре за вашата организация, както от функционална, така и от културна гледна точка. След това следвайте следващите стъпки, за да създадете високопроизводителен, самоуправляващ се работен екип.
Обърнете внимание на признаците
Следващата логична стъпка при внедряването на самоуправляващи се екипи е да прецените дали вашите служители притежават някоя от гореспоменатите характеристики или черти. Припомнете си, че идеалният самоуправляващ се екип се състои от хора, които са самомотивирани, надеждни, уверени в вземането на решения, отлични в управлението на времето и силни комуникатори.
Идентифицирайте заинтересованите членове на екипа
След като оцените кандидатите, които биха били идеални за самоуправляващи се роли, попитайте ги дали проявяват интерес. Не всички може да проявят интерес. Независимо от способностите си, много служители може да предпочитат да имат мениджър, който да ги напътства и ръководи.
Важно е да търсите хора, които са мотивирани да подобряват уменията си и да се усъвършенстват постоянно, и които са достатъчно уверени, за да се справят с проблемите самостоятелно. Потенциалните членове на екипа трябва да притежават и междуличностни умения, за да работят добре в екип от хора с подобно независимо мислене.
Можете да използвате различни техники за изграждане на екип, за да се уверите, че членовете на вашия самоуправляем екип се разбират добре.
Поставете ясни цели и задачи
След това определете целите и задачите, които искате вашият самоуправляващ се екип да постигне. Определете ясно очакваните резултати и изходи, така че екипът да знае към какво се стреми. Обяснете също така как ще измервате тези резултати.
Най-добрата практика е да създадете постижими цели, като използвате ClickUp Goals и ги възложите на съответните лица. Можете също да създадете канали за измерване на производителността.
Сега, след като сте изготвили ясен план за вашите очаквания и стратегия за мисията, планирайте да оцените и представянето на екипа си. Шаблонът за оценка на представянето на ClickUp ще ви помогне да направите това.
Провеждайте самооценки и давайте обратна връзка с помощта на този шаблон.
Разработване на роли и отговорности в екипа
Разпределете ясни роли и отговорности на самоуправляващите се екипи. Пояснете, че всеки член е на равна йерархична скала, а не на традиционна екипна структура отгоре-надолу. Като резервен вариант, създайте механизъм, който позволява на външен лидер или други лица да се включат, когато даден служител не успее да изпълни работата си.
Разпределяйте и проследявайте задачите
Сега, когато основата е положена, е време да разпределите задачите на отделните членове на екипа и на екипа като цяло. Ефективното управление на задачите с помощта на инструменти като ClickUp Tasks може значително да подобри производителността на екипа.
Отново, въпреки че проектният екип ще работи независимо, след като започне, вие все пак можете да проследявате напредъка му с помощта на инструмента за управление на проекти на ClickUp. Този инструмент предоставя обща информация за приоритетите, работата между екипите и напредъка на проекта.
Отворени канали за комуникация
Създайте фиксирани канали за комуникация, като например кратки срещи, дискусионни форуми, седмични или месечни видеоразговори или каквото друго работи най-добре.
ClickUp Chat предлага революционна промяна в надеждността и комуникацията в екипа в реално време. Можете да интегрирате над 1000 инструмента и приложения в ClickUp, за да осигурите безпроблемна и прецизна комуникация.
Създайте механизми за вземане на решения
В дисциплиниран, самоуправляващ се екип никой служител не разполага с повече власт от другите. Това отклонение от традиционната управленска йерархия понякога може да затрудни процеса на вземане на решения.
За да преодолеете това, можете да назначите някого за „фасилитатор“ или екипът да избере фасилитатор. Фасилитаторът служи като посредник, който ръководи срещите, управлява конфликтите и осигурява цялостен консенсус.
Осигурете ресурси
Осигурете обучение и дайте на екипа си инструментите, от които се нуждаят, за да успеят. Това може да бъде парична сума, изплатена по време на първоначалната настройка, софтуер за управление и проследяване на работата или пълен достъп до хранилище с инструменти, които могат да използват според нуждите си.
Шаблоните на ClickUp са идеални за самоуправляващите се екипи, които могат да избират това, от което се нуждаят, за да функционират. Можете да намерите шаблони за управление на проекти от SWOT анализ и SIPOC (доставчици, входящи данни, процеси, изходящи данни, клиенти) рамки. Екипите могат да използват тези шаблони, за да планират, разработват стратегии, изпълняват, разпределят и измерват работата си.
Задайте срокове, базирани на резултатите
Като съвременни бизнеси, всички ние работим срещу часовника. Задайте ясни, реалистични срокове, които позволяват непредвидени обстоятелства, като същевременно поддържате членовете на екипа в готовност и постигате целите. Тъй като вече сте определили ясно какво представлява успехът, уверете се, че вашият самоуправляем екип постига това, което си е поставил за цел, в рамките на необходимия период от време.
Оценете ефективността на вашия самоуправляем екип
Накрая, след като проектът ви приключи, разгледайте внимателно данните. Внимателният анализ на показателите на проект, изпълнен от самоуправляващ се екип, ще ви помогне да направите необходимите промени, независимо дали те са свързани със самия екип, естеството на задачите, предоставените ресурси и т.н.
Продължавайте да се усъвършенствате с всяка итерация.
Помогнете на самоуправляващите се екипи да процъфтяват
Създаването на самоуправляващ се екип може да бъде трудно. Необходимо е внимателно планиране, добро разбиране на рисковете и предимствата и, най-важното, подбор на подходящите хора.
Удобната интеграция на ClickUp с над 1000 инструмента, лесни за използване шаблони, автоматизирани работни процеси и интуитивни табла улесняват планирането, стратегията и изпълнението за вашите самоуправляващи се екипи.
Приближете се до целите си за производителност и ефективност с подробни анализи, контрол на поверителността и свободата да свържете любимите си инструменти за проекти.