Slack и електронната поща са магистрали, които свързват вашите екипи, за да си сътрудничат и обменят идеи.
Но въпросът е Slack или имейл – кой е най-добрият инструмент за комуникация в екипа?
Изборът на едно от двете средства за комуникация ще ограничи възможностите ви. И Slack, и електронната поща са незаменими за комуникацията на работното място и изпълнението на ежедневните задачи. Когато се използват правилно заедно, те са отлични средства за балансиране на комуникационната натовареност и оптимизиране на целия процес.
По-добрите въпроси, които трябва да зададете, са:
- Какви са предимствата на Slack и електронната поща?
- Кога е по-добре да предпочетете Slack пред имейла и обратното?
- Какви са предимствата и недостатъците на всеки от тези инструменти за комуникация?
Това са по-практични въпроси; знанието на отговорите им ще ви помогне да създадете солидна стратегия за вътрешна и външна комуникация.
И двата инструмента имат уникални предимства и ограничения. Използвайте техните предимства, за да създадете солидна вътрешна и външна комуникационна мрежа и стратегия в различни канали.
Всичко, от което се нуждаете, е да разберете как вие и вашият екип можете ефективно да превключвате между Slack и електронната поща, за да максимизирате сътрудничеството и производителността.
В този блог разглеждаме горните въпроси, за да разясним по-добре Slack и електронната поща.
Сравнение между Slack и електронната поща
Нека започнем с разглеждане на разликите между Slack и електронната поща. Slack е средство за кратка комуникация, докато електронната поща се използва за по-подробни разговори.
Нека разгледаме нюансите в възможностите на двете платформи за сътрудничество.
| Функция | Slack | Имейл |
| Комуникация в реално време | Slack е по-скоро приложение за незабавни съобщения – то позволява дискусии в реално време. | Email е по-асинхронен. Идеален е за обсъждане на идеи, които изискват по-задълбочено разглеждане и не са спешни, особено |
| Стил на комуникация | По-подходящ за неформална комуникация | Emailът работи както за официална, така и за неофициална комуникация; въпреки това, той е по-известен за официална комуникация, като официални съобщения. |
| Сътрудничество | С Slack можете да си сътрудничите с различни екипи в различни часови зони, независимо дали са вътрешни или външни. | Email е идеален за комуникация от типа „един към един“ или „един към много“. |
| Организация | Организирайте разговорите си в канали | Организирайте имейлите си в папки и категории |
| Време за отговор | Поради своята реална времева природа, времето за отговор обикновено е по-кратко. | Времето за отговор може да варира, тъй като хората проверяват имейлите си по-рядко. |
Кога да използвате имейл и кога да използвате Slack
Кога вие и вашият екип трябва да използвате имейл вместо Slack? Нека разгледаме различни сценарии, в които Slack може да бъде по-добра алтернатива на имейла и обратното.
Кога да използвате електронната поща
Повече от 4 милиарда души използват електронна поща. Трябва само да знаете електронния им адрес, за да започнете разговор с нов човек. Изпращането на съобщения по електронна поща е предимно безплатно.
Най-голямото предимство на електронната поща е, че ви позволява да се свързвате с хора от цял свят. Мислете за нея като за безплатна платформа за сътрудничество.
Можете да провеждате важни бизнес дискусии с хора, които се намират в най-отдалечените краища на света. Фактори като часови зони, онлайн или офлайн статус, брой нови съобщения и статус на доставка не са пречка за провеждането на бизнес.
Имейл кампании
Най-голямото предимство на електронната поща е, че можете да се свържете с хора от цял свят, стига да имате техните имейл адреси. Те не е необходимо да са онлайн, за да получат вашето съобщение; могат да проверяват електронната си поща от всяко устройство.
След като натиснете бутона „Изпрати“, знаете, че те ще получат имейла. Освен това можете едновременно да изпратите имейл на много професионалисти, без да разкривате самоличността си. Интегрирайте софтуера за управление на проекти с имейла, за да споделяте идеи, да планирате имейл кампании и да започвате разговори с потенциални клиенти.
Имейлите са идеални за комуникация с големи групи клиенти и потенциална аудитория.
Анализ на комуникацията
Необходим ви е достъп до аналитични данни, за да разберете колко успешна е била вашата имейл кампания. Имейл клиент като Gmail разполага с обширни вградени аналитични функции, които предоставят данни за ефективността на имейл кампанията, като процент на отворени имейли, време за отговор и ангажираност.
Освен това можете да интегрирате Gmail с други инструменти на трети страни за разширено проследяване и подробни отчети.
Официални съобщения
Когато правите официални съобщения, е от решаващо значение да обръщате специално внимание на тона, граматиката и пунктуацията. Например, в вътрешната комуникация в цялата компания всеки ред носи тежестта на официално изявление.
Вътрешната комуникация по имейл трябва да подчертава важността на съобщението за служителите. В този случай целта е да се насърчат служителите да прочетат и разберат съдържанието на имейла. Тъй като такава комуникация не се фокусира върху отговорите и дори не изисква такива, а се фокусира върху разпространението на информация, имейлът би бил идеалният инструмент за този вид комуникация.
Кога да използвате Slack
Slack не отстъпва по популярност, тъй като над 10 милиона души го използват ежедневно. Slack е мястото, където се провеждат всички видове разговори в офиса: актуализации по проекти, вътрешна комуникация или разговори на кафе.
Чистият интерфейс, модерният вид и възможността да се изразявате с емотикони са го направили популярен, особено сред по-младите поколения.
Прозрачна и организирана комуникация
Управлението на няколко проекта едновременно, като комуникацията между тях се осъществява чрез имейл, води до объркване. Първокласната поддръжка на Slack за управление на проекти е една от основните причини много работни места да го предпочитат пред други средства за комуникация.
Каналите в Slack улесняват обсъждането на нюансите на даден проект, бързото отговаряне на въпроси на клиенти и заинтересовани страни, изпращането на файлове и поддържането на фокуса на разговорите. Тази функция е изключително полезна за проследяване на всички дейности и комуникация по даден проект на една платформа.
Slack е подходящото средство за екипи, които работят дистанционно и се занимават с множество проекти на различни места и в различни часови зони.
Незабавно сътрудничество в екипа
За разлика от електронната поща, където разговорът е асинхронен, Slack е отлична платформа за незабавно изпълнение на задачите. Благодарение на сътрудничеството в реално време, незабавната реакция на членовете на екипа се измерва в чата, за да се вземат по-бързи решения.
Slack е ясен победител в конкуренцията между Slack и електронната поща за спешна комуникация в екипа.
Изграждане на екип
Съвременните работни места са нещо повече от просто изпълнение на задачи. Днес лидерите се стремят да изграждат силни екипи.
Неформалният вид на Slack го прави отлично средство за дейности по изграждане на екип и вътрешна комуникация. Вашите служители могат да се изразяват свободно с персонализирани емотикони, GIF-ове и изображения.
Когато нов член се присъедини към екипа, Slack като приложение за комуникация в екипа помага да се разчупи ледът, като се изгражда приятелско отношение с новите служители и се създава усещане за добре дошли с топли, неформални взаимодействия.
Предимства и недостатъци на използването на електронната поща
Нека обобщим последната секция, за да разберем значителните предимства и недостатъци на имейлите:
Предимства
- Широко разпространение: Всеки използва електронна поща, което ви дава широк достъп и съвместимост, за да достигнете до потребители на различни устройства.
- Множество хора: Ангажирайте много хора, както вътрешни, така и външни, с един имейл, без да разкривате самоличността си. Отлично за провеждане на маркетингови кампании с помощта на софтуер за имейл маркетинг
- Съответствие: Имейлите са чудесни за документиране на записи, които са полезни за юридически и нормативни цели.
- Структурирано форматиране: Имейлите са чудесни за създаване на структуриран формат с помощта на точки, изображения и заглавия.
- Прикачени файлове: Споделянето на подкрепящи документи, изображения и други файлове като прикачени файлове към имейли е лесно. Не е необходимо да преминавате към друг инструмент.
Недостатъци
- Претоварване и хаос: Големият брой имейли води до препълнени пощенски кутии и претоварване с информация.
- Ограничено сътрудничество: Имейлите не предлагат функции за незабавно сътрудничество по нова идея, задача или вдъхновение. Освен това, много полезна информация се губи в имейл кореспонденцията.
- Потвърждение за прочитане: По подразбиране потвърждението за прочитане не е активирано в имейлите. Поради това никога не можете да сте сигурни дали получателят е прочел вашите съобщения, след като те са били доставени в неговата пощенска кутия.
- Спам: Тъй като хората получават спам, те могат да пренебрегнат важни имейли, освен ако не са усърдни в филтрирането на имейлите.
- Персонализиране на известията: Има ограничени възможности за персонализиране на известията.
Предимства и недостатъци на използването на Slack
Ето списък с предимствата и недостатъците на Slack:
Предимства
- История: Лесно е да търсите в историята на разговорите, да намирате препратки и минали дискусии.
- Персонализирани известия: Персонализирайте настройките за известия; получавайте известия за най-спешните задачи и отлагайте останалите.
- Интеграции: Slack се интегрира с дълъг списък от външни инструменти, което допълнително улеснява сътрудничеството и комуникацията.
- Персонализирани емоджита: Потребителите създават свои емоджита, за да обсъждат идеи извън темата на чата.
- Теми: Темите съхраняват всички разговори на едно място и организират добре вашите съобщения в Slack, особено при дистанционна работа, където можете да създавате теми с имена за различни видове разговори.
Недостатъци
- Крива на обучение: Потребителите, които не са запознати с начина на работа на инструментите за сътрудничество в реално време, може да им отнеме известно време, за да се запознаят с Slack.
- Платени функции: С разрастването на екипа ви може да се наложи да надстроите абонамента си, за да получите достъп до разширени функционалности.
- Претоварване с известия: Въпреки персонализираните известия, те могат да бъдат прекалено много и да ви разсейват от работата.
- Ограничения за съхранение: В безплатната версия опциите за съхранение са ограничени. За да използвате повече място за съхранение, ще трябва да платите повече.
- Предизвикателства при форматирането: За да форматират ново съобщение по определен начин, потребителите трябва да се научат да използват специфични команди.
Slack или имейл: кое е най-доброто решение за вас?
Досега вече имате ясна представа за различните сценарии, в които всеки инструмент е полезен за обмен на идеи. Изберете инструмента за комуникация в екипа според вашите изисквания.
Коя опция от Slack и електронната поща ще работи най-добре за вашата организация зависи от различни фактори, като например:
Размер и структура на екипа
Slack е отличен избор, ако вашите служители работят в малки екипи, фокусирани върху конкретни бизнес функции. Slack поддържа гъвкавост, помага за по-бързо вземане на решения и ускорява изпълнението на задачите.
Email е по-добър избор за по-големи екипи, в които служителите трябва да следват много протоколи и за изпълнението на задачите е необходимо одобрение от мениджъра или заинтересованите страни. По-важно е да се спазва йерархията.
Достъпност
В условията на дистанционна работа, когато екипите не се срещат лично, комуникацията заема централно място във всички аспекти на работата. Slack е идеален за сътрудничество в реално време, а функции като Huddle позволяват на всички да се включат незабавно, без забавяния.
Имейлите също играят важна роля тук, тъй като официалните съобщения и актуализации се споделят чрез този канал. Тъй като имейлите не изискват незабавно внимание, отдалечените екипи разпределят комуникацията си между тези инструменти за конкретни цели.
Организационна култура
Какъв вид култура поддържа вашата организация? Например, ако културата подкрепя неформални дискусии и бързи действия, Slack е правилният избор.
Но ако акцентът е по-скоро върху спазването на формална структура и документация, тогава Email е по-добрият избор.
Споделяне на документи
Организациите споделят документи за сътрудничество, отчитане и комуникация. Ако вашите вътрешни екипи сътрудничат по почти всички видове документи, тогава Slack улеснява работата им, тъй като те могат да създават специфични канали и да обсъждат идеи.
От друга страна, Email може да се използва за споделяне на новини, прессъобщения и доклади.
Интеграции
С помощта на интеграции можете да свържете Slack и електронната поща с вече използваните от вас инструменти, за да оптимизирате работния процес. Slack е победител в това отношение, тъй като поддържа множество инструменти за интеграция.
Например, вашият софтуер за управление на проекти със Slack и вашият екип ще получават известия в реално време (които могат да персонализират според приоритета си).
Можете да направите това чрез имейл, но опциите са ограничени, а уведомленията ще бъдат асинхронни.
Запознайте се с ClickUp: вашето решение в дебата Slack срещу имейл
Ами ако ви кажем, че има една платформа, която централизира всички съобщения от Slack и електронната поща? Запознайте се с ClickUp – алтернатива на Slack.
Настройте интеграцията между Slack и ClickUp, за да използвате Slack с ClickUp. Управлявайте всичките си чатове, свързани с управлението на проекти, създавайте нови задачи и управлявайте техните крайни срокове и статуси.
Извлечете важните съобщения от Slack и ги превърнете в задачи. Освен това, споделяйте актуализации на задачите в Slack каналите в ClickUp, за да държите всички в течение.
Централизирайте управлението на проектите си чрез имейл с ClickUp. Интегрирайте имейл акаунта си, за да изпращате имейли от ClickUp, да създавате задачи и да настройвате автоматизация. Докато изпращате имейли, маркирайте членовете на екипа си, за да ги държите в течение.
След като получите спешно имейл от клиент, незабавно възложете задачата на екип, за да се уверите, че няма забавяне в изпълнението на искането на клиента.
ClickUp Chat View повишава нивото, като ви позволява да създавате канали, да споменавате членове на екипа и да възлагате задачи.
Този канал е полезен и за вграждане на електронни таблици и видеоклипове, така че екипът ви да не се налага да отваря друга програма.
Използвайте команди със слэш, за да форматирате текста си като списък с точки или банер. Имайте пълен контрол над това кой има достъп до тези канали и съобщения, за да включите само подходящите хора за конкретна цел.
Започнете с ClickUp още днес
ClickUp е най-добрият избор за оптимизиране на комуникацията от Slack и електронната поща и за централизирането им с цел по-добро управление и проследяване.
Подобрете комуникацията в екипа си директно от ClickUp, като използвате функцията за споделяне на екрана. Канете членовете на екипа в конкретни чатове, маркирайте колеги в съответните теми и се уверете, че цялата комуникация се осъществява на принципа „необходимост да се знае“.
Вградете всички видове съдържание в ClickUp Docs, от електронни таблици и PDF файлове до уеб страници, отчети, електронни таблици и видеоклипове.
Използвайте ClickUp Whiteboards, за да обсъждате идеи с вашия отдалечен екип. Превърнете идеите в последователни действия, използвайки творческото платно.
Шаблоните за комуникационни планове на ClickUp ви помагат да разработите ефективна комуникационна рамка за вътрешни и външни комуникации. Използвайте ClickUp AI като ваш асистент за писане, за да попълните подробностите, така че вашето съобщение да е ясно, кратко и да предава желаното послание.
Намалете отнемащия време процес на превключване между инструменти за управление на комуникацията в екипа с ClickUp.
Регистрирайте се за безплатния план на ClickUp, за да започнете.