Като проектен мениджър, вие трябва да оценявате и управлявате многото променливи, свързани с даден проект. Това включва дефиниране на бизнес изискванията, така че те да могат да бъдат превърнати в конкретни задачи по проекта.
Изискванията към проекта определят „минималния“ стандарт, който един продукт трябва да постигне, за да разреши ефективно проблемите на крайния потребител. Изискванията, които се отнасят до техническите характеристики и аспекти на проекта – характеристики, функции и възможности на крайния продукт – се наричат технически изисквания в терминологията на управлението на проекти.
В този изчерпателен наръчник за техническите изисквания в управлението на проекти ще разгледаме различните видове технически изисквания, с които може да се сблъскате, и как да ги събирате и управлявате ефективно.
Какво представляват техническите изисквания?
В управлението на проекти техническите изисквания са планът, който очертава функционалностите, характеристиките и техническите аспекти, които един проект трябва да изпълни.
Те включват и всички технически ограничения, които трябва да бъдат преодолени за успешното изпълнение на проекта.
От гледна точка на софтуерния продукт, техническите изисквания на проекта се отнасят до начина, по който е създаден продуктът. Следователно тези изисквания ще обхващат хардуера, софтуера, производителността, надеждността и аспектите на сигурността.
Да предположим, че искате да създадете инструмент за дистанционна работа, който позволява на вашия екип да работи от дома си.
Ключовите съображения, които трябва да имате предвид, включват как ще се удостоверява автентичността на потребителите, как ще им се предоставя достъп до данни, какви комуникационни функции трябва да имат (услуги като чат, имейли, видеоконферентна връзка и т.н.) и т.н.
Вашите технически изисквания ще се фокусират върху осигуряването на безпроблемна комуникация, сътрудничество, достъпност и спазване на вашите изисквания за сигурност.
Следните изисквания и функции ще съставляват техническата основа на този проект:
- Съвместимост с устройства (лаптопи, настолни компютри, мобилни телефони и др.) и операционни системи
- Софтуерни и хардуерни изисквания
- Език за програмиране, който да използвате
- VPN (виртуална частна мрежа) за сигурен достъп до мрежата и ресурсите на компанията
- Многоезични възможности за софтуерно програмиране
- Системи за съхранение и управление на документи в облака
- Протоколи за криптиране и многофакторна автентификация (MFA) за сигурност
- Високоскоростна интернет връзка за поддръжка на видеоконферентни разговори, споделяне на файлове и др.
- Софтуер за отдалечен достъп до работния плот за ИТ поддръжка за отстраняване на проблеми на устройствата на служителите
- Съответствие с регламентите за защита на данните, като GDPR, CCPA и др.
Източникът на техническите изисквания може да варира, включително регулаторни насоки, текущи пазарни тенденции и др.
Техническите изисквания отговарят на съществени въпроси в процеса на управление на проекти, като например:
- Как продуктът ще задоволи нуждите и очакванията на крайния потребител?
- Как продуктът ще отговаря на одобрените технически стандарти?
- Какво преживяват крайните потребители, когато взаимодействат с продукта?
- Какъв тип технически ресурси ще помогнат за изпълнението на исканията на крайния потребител?
- Как продуктът ще се интегрира със съществуващите системи и инфраструктура?
- Какви са изискванията за производителност и мащабируемост?
- Какви мерки за сигурност ще помогнат за защитата на ресурсите на системата и нейните данни?
- Как продуктът ще се справя с грешки, изключения и крайни случаи?
- Има ли някакви изисквания за съответствие и нормативни изисквания, които трябва да се спазват?
- Какви са изискванията за поддръжка и подкрепа?
- Как ще бъде тестван продуктът, за да се гарантира, че отговаря на определените технически изисквания?
- Какви са изискванията за внедряване и реализация на продукта?
Няма две технически изисквания, които да са еднакви – всичко зависи от вашия продукт и крайните цели на проекта.
Значението на техническите изисквания в управлението на проекти
71% от проектите или се провалят напълно, или се сблъскват с „предизвикателства“ – основната причина за това е, че те не предоставят характеристиките и функциите, които клиентът очаква.
Създаването на подробна харта на проекта е един от начините да постигнете това.
При софтуерните продукти обаче списъкът с технически изисквания подобрява взаимното разбирателство между вашите екипи и клиентите, така че всички да знаят какво да очакват.
Това гарантира, че техническите проблеми и неизправности няма да попречат на напредъка на проекта.
Фокусирането върху планирането на управлението на техническите изисквания е умен ход, тъй като:
1. Въвежда систематичен подход към планирането на проекти
Изискванията в сложни проекти могат да станат многопластови. Документът с технически спецификации помага за създаването на списък с приоритетни подзадачи и третира всяка подзадача като по-малък проект. Това води до по-голяма ефективност, яснота и организация в процеса на планиране на проекта.
2. Предотвратява разширяването на обхвата
Определянето на обхвата на проекта по отношение на характеристиките и функциите на продукта в ранна фаза може да спести на екипа много усилия и време. Документът с техническите изисквания подчертава всички характеристики на продукта, необходими от техническа гледна точка.
3. Служи и като отправна точка за използване на технически ресурси
Документът с техническите спецификации, който може да се споделя, подчертава обема и типа на техническите ресурси, които ще се използват. Това улеснява проектните мениджъри да оценят разходите и да се придържат към бюджета.
4. Поставя екипите в „режим на фокус“
Непредвидени забавяния, недостъпност на ресурси, променящи се очаквания на клиентите и т.н. пречат на динамиката на екипа. Наличието на удобен документ помага на екипа да остане фокусиран върху желания краен продукт с всички очаквани характеристики и функционалности.
5. Насърчава информираното вземане на решения
С надеждна информация за представянето на вашия продукт, разпределянето на разходи, ресурси, инфраструктура и т.н. става лесно.
6. Осигурява безпроблемно тестване от страна на потребителите
Всяка функция на вашия продукт трябва да премине през строги потребителски тестове, за да се гарантира, че отговаря на очакванията на клиента, а документът с техническите спецификации гарантира, че нищо не е пропуснато във фазата на тестване.
Различни примери за технически изисквания
Техническите изисквания се различават в зависимост от естеството на разработвания продукт.
1. Функционални изисквания
Те определят какво трябва да постигне продуктът, за да допълни конкретното поведение на потребителите. Те подчертават функциите, които продуктът трябва да изпълнява, като използват примери за употреба, истории на потребители и др.
2. Нефункционални изисквания
Те определят ключови критерии като производителност, сигурност, надеждност, използваемост и др., за да се оцени производителността на продукта.
3. Системни изисквания
Те определят техническите спецификации, които продуктът трябва да притежава, за да отговори на нуждите на своите потребители, и включват хардуерни изисквания, софтуерни изисквания и т.н.
4. Изисквания на потребителите
Те изброяват какво се изисква от продукта от страна на потребителите и съответните описания на конкретни функции, които са в търсене.
5. Бизнес изисквания
Тези изисквания представляват високо ниво цели, които продуктът трябва да постигне, за да задоволи нуждите на организацията и да оправдае инвестицията.
6. Изисквания към интерфейса
Те определят как продуктът ще взаимодейства със съществуващите системи и компоненти, като обхващат изисквания за API, формати на данни, комуникационни протоколи и т.н.
7. Правни изисквания и изисквания за съответствие
Това са основните изисквания за спазване на съответните закони, регламенти и индустриални стандарти относно поверителността, сигурността, достъпността и др. на данните.
Има и друг начин да разграничите различните аспекти на техническите изисквания.
Преглед на десетте вида технически изисквания, които трябва да се вземат предвид при разработването на софтуер
- Наличност: Отнася се до „времето“, през което крайните потребители/екипите ви могат да взаимодействат със софтуера и да го използват; изразява се в проценти и се определя от показателя „време на работа“. Колкото по-близо сте до 100%, толкова по-добре.
- Надеждност: Показва средното време, през което софтуерът работи без откази — колкото по-дълго е това време, толкова по-надежден е софтуерът. Този показател е известен още като MTBF (средно време между откази).
- Качество на данните: Показва колко използваеми и висококачествени са данните.
- Информационна сигурност: Гарантира, че споделянето на данни е сигурно и че чувствителните данни са защитени на всяка цена.
- Производителност: Означава времето за зареждане на продукта.
- Достъпност: Гарантира, че критичната информация е достъпна за всички по всяко време и с минимални усилия.
- Поддръжка: Описва колко бързо марката решава техническите проблеми — измерва се чрез показателя MTTR (средно време за ремонт), като магическото число е по-малко от 60 минути.
- Наличност на услугата: Отнася се до скоростта, с която екипите извършват ъпгрейди, промени и др. на софтуера, без да прекъсват използването му.
- Човешка грешка: Това означава, че софтуерът или продуктът трябва да може да идентифицира кога потребителят прави грешка и да го информира за това.
Независимо от типа технически изисквания, които трябва да съберете, следвайте определен процес, за да определите правилно изискванията си (повече по този въпрос по-долу).
Как да събирате технически изисквания в управлението на проекти?
Събирането на технически изисквания е ясен и линеен процес. Ние го разделихме на пет прости стъпки за вас.
Стъпка 1: Съберете информация от всички релевантни източници
Докато събирате информация, уверете се, че не пропускате нито един важен заинтересован участник или група потребители. В същото време, събирайте информация само от релевантни източници, които имат разбиране и опит с продукта.
Съвети, които да следвате:
- Консултирайте се с хора, които взаимодействат директно с продукта, като крайни потребители, клиенти, заинтересовани страни, продуктови мениджъри, разработчици и др.
- Създавайте персонализирани анкети и провеждайте индивидуални интервюта относно „минималните очаквания“ от продукта.
- Организирайте вътрешна среща с екипа, за да потвърдите списъка с техническите изисквания, които сте събрали.
Стъпка 2: Ангажирайте се с анализ на използването
Определянето на изискванията за производителност на вашия продукт изисква да излезете от зоната си на комфорт.
Това включва провеждането на проучвания с външни заинтересовани страни, консултации с експерти в областта и общуване с вашите клиенти по всякакъв възможен начин.
Съвети, които да следвате:
- Провеждайте проучвания на пазара, за да разберете текущите тенденции.
- Създайте профили на крайните потребители, за да разберете по-добре техните модели на поведение.
Комбинирайте резултатите, за да разберете колко добре се представя вашият продукт и доколко удовлетворява клиентите.
Стъпка 3: Създайте случаи на употреба и се фокусирайте върху прототипирането
След като вече имате рамка за сравнение, е време да се заловите за работа и да създадете прототип.
Съвети, които да следвате:
- Създайте набор от различни примери за употреба, за да тествате вашата рамка.
- Насърчавайте директните взаимодействия с потребителите, за да разберете какво работи и какво не.
- Напишете подробен доклад, включващ диаграми на случаи.
Стъпка 4: Включете техническите качества
Важно е да се количествено определи хардуерът и софтуерът.
Стандартните параметри за количествено измерване включват производителност, мащабируемост, наличност на ресурси, латентност на системата, сигурност и др.
Продължавайте да провеждате проверки и срещи с екипа, за да определите необходимите технически характеристики.
Например, техническите изисквания за разработване на приложение биха включвали време за работа, отзивчивост на приложението, протокол за сигурност, лекота на използване, честота на архивиране, мащабируемост, поддръжка и т.н.
Стъпка 5: Потвърдете документа с техническите изисквания
След като основната работа е свършена, можете да създадете документа с техническите изисквания.
Искате да обосновете всяко функционално и техническо изискване, което сте записали на хартия.
За да направите това, включете следните елементи и го направете безупречно:
- Крайните потребители, съобразени с използваемостта на продукта
- Важни етапи и съответни крайни срокове
- Структура на екипа, заедно с необходимите умения и компетенции
- Животният цикъл на процеса на разработване на проекта, включително обхват на проекта, планиране, управление на промените, ресурси, работни потоци и планове за извънредни ситуации.
- Подробности за продукта, от първоначалното проучване до функциите, определени в планирането на проекта
- Протоколи и съответните резултати, които клиентите очакват
- Системни изисквания и мерки за намаляване на риска
- Външни фактори като околната среда, нормативни изисквания и др.
- Спецификации като размер, тегло, височина, цвят, форма и др. в случай на физически стоки и операционни системи, интерфейс и др. в случай на цифрови продукти.
Съвети, които да следвате:
- Сътрудничество с членове на екипа, клиенти и други заинтересовани страни, за да получите тяхното мнение
- Консултирайте се с ръководството и екипа за управление, за да получите окончателното им одобрение.
Как да напишете точни и подробни технически изисквания с ClickUp
При планирането на проект проектните мениджъри трябва да оценят множество фактори, за да гарантират, че окончателният план на проекта отговаря на всички бизнес и технически нужди. В зависимост от вида на проекта, само техническите изисквания могат да достигнат десетки точки.
Няма нужда да си водите подробни бележки, за да сте в крак с тях – просто използвайте безплатните шаблони за техническа документация в ClickUp.
ClickUp е мощно средство за управление на проекти, което ви дава пълен контрол и ви позволява да събирате и управлявате техническите изисквания с едно натискане на бутон.
Ето кратък преглед на полезните функции, които ClickUp предлага за управление на вашите технически изисквания:
1. ClickUp Form View за администриране на проучвания в реално време
Какво правите, ако искате да проведете интервю в последния момент с главния изпълнителен директор, за да промотирате новия си продукт в реномирано дигитално списание, но той е зает?
Използвайте формуляри, за да дадете възможност на главния изпълнителен директор да отговаря на въпроси когато му е удобно.
Използвайте ClickUp Form View, за да провеждате проучвания, интервюта, анкети и др. със заинтересовани страни, мениджъри, разработчици и други.
Една от най-търсените ни функции, ClickUp Forms, разполага с условна логика, която ви позволява да създавате интелигентни, динамични формуляри за получаване на обратна връзка за продукти, обработка на творчески заявки, насочване на потенциални клиенти и др.
Никога няма да пропуснете важни информации и критични отзиви от потребители.
Тази функционалност ви позволява да:
- Записвайте отговорите и насочвайте работата към подходящия екип в точното време.
- Преобразувайте отговорите в проследими задачи и ги включете директно в работния си процес, за да предприемете незабавни действия.
- Персонализирайте въпросите и събирайте подходяща информация
Ето как формулярите на ClickUp се адаптират към ежедневни ситуации:
- Позволете на потребителите да подават заявки за функции, да докладват грешки или да предлагат подобрения на потребителския опит, като отговорите им се превръщат в проследими задачи за продуктовия беклог на вашия екип.
- Използване на IT формуляри за отчитане на инциденти, управление на промени, заявки за оборудване и др.
- Създаване на персонализирани формуляри, които се актуализират в реално време въз основа на нуждите на клиента за високо персонализирано преживяване
ClickUp Docs и AI за анализ на качеството на данните и извличане на информация
Събирането на обратна връзка от клиентите е чудесно, но информацията е безсмислена, ако не можете да извлечете полезни заключения от нея и да ги използвате за подобряване на производителността.
Влезте в ClickUp Docs и ClickUp AI.
ClickUp Docs е чудесно средство за създаване и редактиране на документа с техническите изисквания в реално време заедно с вашия екип. Маркирайте другите с коментари, възлагайте задачи и преобразувайте текста в проследими задачи.
Създайте изчерпателни технически спецификации, които ясно очертават обхвата и целите на проекта.
Документирайте и комуникирайте изискванията към продукта, като например задължителни функции, критична функционалност и очаквано потребителско преживяване.
Превърнете целите и изискванията в задачи и подзадачи и ги проследявайте на едно място.
За да подобрите точността и скоростта, създайте документи с технически изисквания, използвайки ClickUp AI, който предлага повече от 100 напълно готови шаблона, съобразени с вашите нужди. Ето един пример за шаблон за корица на технически доклад на ClickUp, който е готов за употреба.
Един от популярните AI инструменти на ClickUp, базирани на роли, е Technical Specifications Doc Generator, който помага за генерирането на документи с технически спецификации, анализиране на данни за клиенти по отношение на фактори като профили на крайни потребители, модели на поведение и др. , оптимизиране на процесите и подобряване на производителността.
Спестете ценно време, което иначе бихте прекарали във форматиране и структуриране на документа с техническите изисквания. Добавете необходимата информация (например: съображения за дизайна, подробности за внедряването и др.) и оставете генераторът да се погрижи за останалото!
Ясно формулирани технически изисквания за преодоляване на разликите във функционалността и производителността
Техническите изисквания не трябва да се третират като нещо второстепенно – те са толкова важни за вашия проект, колкото и кралицата в играта на шах!
Техническите изисквания са конкретни описания на техническите спецификации на проекта, включително изискванията за хардуер и софтуер, стандартизация на процесите за кодиране, процедури за тестване и др.
Ясно и подробно формулирани, те водят проекта към успех.
Това казано, истинският белег на един достоен документ с технически изисквания е, че той е визуално ориентиран, фактически точен, изготвен в сътрудничество и лесен за разбиране.
Инструмент за управление на проекти като ClickUp отговаря на всички технически изисквания за управление и планиране на проекти – от определяне на техническите изисквания на проекта до управление на очакванията на клиентите и справяне с всичко останало. Регистрирайте се безплатно още днес!