Notion или Trello – кой инструмент за управление на проекти е по-подходящ за вашия бизнес?

Като проектен мениджър, вие трябва да оптимизирате процесите, да следите задачите и крайните срокове и да сътрудничите между екипите. Управлението на проекти е предизвикателно и изисква умствена гъвкавост и интелигентно мислене. Ние го разбираме.

И затова винаги търсите инструменти, които да ви дадат суперсили. В тази статия се впускаме в Notion и Trello – два популярни инструмента за управление на проекти.

И това не е всичко! В края сме добавили изненадващ конкурент.

Какво е Notion?

Notion е софтуер за управление на проекти в пълен мащаб, предлагащ надеждни функции за работа с комплексни проекти.

Шаблоните, които Notion предлага, го правят подходящ за управление на проекти. Те включват обширни шаблони за управление на проекти, които ускоряват планирането на проекти, пътни карти за продукти за картографиране на проекти от А до Я и др.

Инструментът за управление на проекти разполага и с AI функции, които генерират първи чернови на плана за проекта за секунди.

Функции на Notion

Notion пусна версия 2.32 през 2023 г. с по-разширени функции за управление на проекти, обработка на задачи и автоматизация.

Ето някои от най-забележителните характеристики на Notion:

1. Шаблони за управление на проекти

Notion предлага множество готови за употреба шаблони за различни цели. Някои популярни категории шаблони за управление на проекти в Notion включват комплекти за агенции, шаблони за бюджетиране, планиране на съдържание и календар за социални медии, документация за марката и др.

2. Автоматизация на бази данни

Освен шаблоните, харесваме и възможността на Notion да създава персонализирани работни потоци за управление на проекти за повтарящи се и ръчни административни задачи. Например, можете да автоматизирате промяната на статуса на задачите, изпращането на анкети, актуализирането на крайните дати и изпращането на напомняния на вашия екип.

3. Пътна карта на продукта

Няма повече разпръснати данни в различни инструменти. Можете да създадете и изпълните пътна карта за продукта в един единствен табло.

С продуктовите пътни карти на Notion можете да свържете бизнес целите, продуктовата документация, отговорностите и друга информация в един документ. Ще виждате напредъка на проекта и ключовите заинтересовани страни на различни етапи, което опростява сътрудничеството.

4. Интеграции

Можете също да интегрирате Notion с други често използвани инструменти за екипна работа и управление на проекти, като Slack, GitHub и др. С над 70 интеграции Notion може да ви помогне да опростите работните процеси и да настроите персонализирана синхронизация, използвайки Notion API.

Цени на Notion

Notion предлага четири ценови плана за годишни плащания:

Какво е Trello?

Trello е софтуер за управление на проекти Kanban, известен със своята простота и лекота на употреба.

С нулева крива на обучение, той е подходящ за екипи от всякакъв размер. Можете да оптимизирате проекта си на всеки етап, от идеята и набирането на членове на екипа до стартирането на проекта на етапи.

Хубавото е, че можете да създадете „Trello Board“ от нулата или да използвате готов шаблон, за да управлявате проекти, проследявате задачи и създавате работни процеси по проекти.

Trello обаче не е подходящ за сложни или мащабни проекти.

Функции на Trello

Нека разгледаме някои от функциите, които Trello предлага:

1. Персонализирани шаблони

Trello предлага над 100 напълно персонализируеми шаблона за управление на проекти за различни случаи на употреба, като например бюджетиране на проекти, картографиране на потребителски истории, управление на работния процес на клиенти и седмично планиране, наред с други случаи на употреба.

2. Вградена автоматизация

Trello има вграден инструмент за автоматизация без код – Butler. Той се занимава с монотонни задачи, свързани с проектите, като проследяване на крайни срокове, изпращане на напомняния, управление на членовете на екипа, създаване на дневен ред за срещи и др.

Можете да зададете персонализирани правила и тригери за обработка на конкретни действия в работния процес на проекта. Например, автоматично актуализиране на статуса на задачата на „Завършена“, веднага след като списъкът с задачи бъде отметнат.

3. Пътна карта на проекта

Визуализирайте графика за развитие на проекта си на таблата си в Trello, като използвате диаграмите на Гант на Trello, и разделите задачите на работни процеси, вдъхновени от Kanban.

Определете етапи и крайни срокове, за да се уверите, че проектът ви върви по план. Настройте графика на проекта си с помощта на диаграма на Гант и маркирайте задачите с висок приоритет в картите на Trello в стил Kanban, за да идентифицирате бързо препятствията.

4. Trello Power-Up

Trello предлага над 200 интеграции в галерията си Power-Up. Можете да свържете вашите Trello карти и табла с няколко native и външни интеграции.

Например, Trello Power-Up—Time Tracking & Reporting е инструмент за проследяване на времето, който автоматично записва работата ви в Trello Board и създава подробни отчети за прекараното време, кой е работил върху какво и т.н. по време на проекта.

Цени на Trello

Trello предлага четири ценови плана за годишни плащания:

Notion и Trello: сравнение на функциите

Съществена разлика между Notion и Trello е, че Notion е по-обширен и изпълнява много задачи едновременно. Trello, от друга страна, е по-оптимизиран и опростен инструмент, който е идеален за по-малки проекти.

Но може да отнеме много повече време да се приспособите към начина на работа на Notion, отколкото към Trello.

Макар Notion да е малко по-скъп и с по-стръмна крива на обучение от Trello, без съмнение си заслужава да се инвестира в него заради по-широките му функционалности.

И така, Notion или Trello – имаме ли победител?

1. Шаблони за управление на проекти

Установихме, че и двата инструмента имат лесни за използване, персонализирани шаблони.

Notion предлага много шаблони за проекти – 1006, за да бъдем точни. А Trello има около 110 шаблона за случаи на употреба в управлението на проекти.

Така че, Notion е водещ, ако се ориентирате по цифрите и търсите ултраспецифични шаблони за случаи на употреба в проследяването на проблеми, планирането на проекти и цели, пътни карти на продукти и др.

2. Мощна автоматизация

Notion има вградени възможности за автоматизация в сравнение с Trello. Notion ви позволява да планирате задачи и да оптимизирате работните процеси по проектите, за да елиминирате ръчните дейности с вградената си, стабилна автоматизация на бази данни.

Управлението на проекти в Trello може да бъде автоматизирано с помощта на мощния инструмент за автоматизация Butler или инструмент на трета страна, като например Zapier.

Така че, ние открихме, че Notion е по-стабилно решение за автоматизация от едно място, за разлика от Trello, което се нуждае от външни връзки.

3. Планиране на пътната карта на проекта

Notion и Trello имат еднакво ефективни функции за създаване и изпълнение на пътни карти за продукти или проекти. Те ви позволяват да обедините хора, задачи и работни процеси, за да имате бърз поглед върху графика на проекта и кой какво прави.

Визуално, ние открихме, че таблата и диаграмите на Trello за пътни карти на проектите имат по-богат вид и усещане от Notion. Също така, не забравяйте, че Notion няма основни елементи за визуализация на управлението на проекти, като диаграми на Гант и табла Kanban.

4. Разширяемост

Управлението на проекти включва сътрудничество – комуникация в екипа, водене на бележки, управление на задачи и др.

Ето защо инструментът за управление на проекти трябва да бъде разширяем и добре интегриран с вашите вътрешни инструменти – като Slack, Google Calendar, Outlook и Jira.

Notion се интегрира с над 70 приложения, включително Slack и Google Drive. Trello разполага с ексклузивна галерия Power-Up с платени вътрешни интеграции и над 200 външни.

Trello предлага повече интеграции. Notion обаче ви позволява да създадете персонализирана интеграция, използвайки публичния им API – подходящ за разработчици.

Notion и Trello в Reddit

Искахме да проверим дали Notion и Trello предизвикват интерес в Reddit. И да, предизвикват!

Ето какво казват повечето потребители:

„Използвам Notion ежедневно за всичко, свързано с моите проекти, и за да съхранявам всичко на едно място. Trello може да е по-лесен за използване и намирам неговите Kanban табла за по-добри от тези на Notion.”

Друга група потребители премина от Trello към Notion и откри, че техните шаблони са чудесно място за начало.

Няколко потребители, които харесват Trello, казват: „Намирам Trello за идеален за моите списъци със задачи и проекти. Butler и Power-Ups правят автоматизирането на повтарящи се задачи изключително лесно.”

Но какво да направите, ако нито Notion, нито Trello ви подхождат? Има друг, по-добър инструмент за управление на проекти, който бихме искали да ви препоръчаме.

Запознайте се с ClickUp — най-добрата алтернатива на Notion и Trello

Notion и Trello не са специализирани инструменти за управление на проекти и в някои области не отговарят на изискванията.

Например, Notion няма елементи за визуализация, а неговите екстри не го правят лесен за използване. А Trello работи само за малки проекти поради опростената си функционалност.

Представяме ви ClickUp.

Като един от най-високо оценените софтуери за управление на проекти, ClickUp ви позволява да управлявате проекти от всякакъв мащаб, да сътрудничите по задачи и да оптимизирате многоетапни работни процеси.

Ето три изключителни функции, които правят ClickUp най-добрата алтернатива на Notion и Trello:

1. ClickUp AI

Представете си, че имате виртуален асистент, който се грижи за рутинните задачи по управлението на проекти. Това е ClickUp AI за вас.

ClickUp AI е AI асистент, създаден да ви помогне да работите по-бързо. Независимо дали става дума за обобщаване на актуализации на задачи, генериране на действия, писане на текстове или форматиране на съдържание – ClickUp AI го прави за вас. ClickUp съобщава, че активните потребители намаляват ежедневната си натовареност с 30% с помощта на ClickUp AI.

2. ClickUp Docs

Управлението на проекти и документацията вървят ръка за ръка. Но Notion и Trello нямат разширени функции за документация, които да ви помогнат да организирате работата си.

С ClickUp Docs можете да създавате богати документи или уикита и да ги споделяте с екипа си. Можете също да проследявате промените в документите в реално време, да маркирате колегите си и да възлагате задачи на момента.

ClickUp ви позволява да категоризирате документи в работното си пространство, за да не губите часове в управлението на големи обеми документи, подредени един под друг.

3. Kanban табла

Trello не предлага разширени възможности за персонализиране, въпреки че е известен със своята система, подобна на Kanban-board.

От друга страна, Kanban таблата на ClickUp са изключително гъвкави и персонализируеми, като ви позволяват да премествате задачи с плъзгане и пускане, да ги премествате през работни потоци и да правите едновременни промени в голям мащаб.

Единният мултифункционален табло на ClickUp ви позволява да видите всичките си Kanban табла в един изглед, което значително улеснява проследяването на напредъка на проекта.

Кой инструмент за управление на проекти да използвате?

Ако погледнете сравнението на софтуера за управление на проекти, Notion и Trello имат хиляди привърженици онлайн.

Изборът ви на инструмент за управление на проекти трябва да се основава на вашите нужди от планиране и сътрудничество, както и на способността му да направи вашия екип по-гъвкав. Смятаме, че ClickUp се откроява като отличен избор по всички тези показатели.

Независимо дали сте индивидуален потребител или екип, ClickUp може бързо да се адаптира според изискванията на вашия проект.

Регистрирайте се за безплатния план на ClickUp и се убедете сами!