يمكن بسهولة أن تكون معظم الاجتماعات عبارة عن رسائل بريد إلكتروني. وفقًا لماكينزي، فإن حوالي 61% من المديرين التنفيذيين يفكرون بهذه الطريقة. نعم، واحد وستون.

ويزداد الأمر سوءاً. فالاجتماعات سيئة التصميم تقود 80% من المديرين التنفيذيين لإعادة التفكير في هياكل اجتماعاتهم وجداولها الزمنية أو تغييرها بالفعل في عصر العمل عن بُعد.

وبما أن الاجتماعات الافتراضية أصبحت هي الافتراضية، فقد تضاعفت الاجتماعات الافتراضية دون داعٍ - حيث انتشرت بشكل أسرع من شبكة الواي فاي السيئة في مكالمة Zoom.

إذن، ما هو الترياق المضاد لفوضى الاجتماعات هذه؟ وضع قواعد أساسية واضحة للاجتماعات.

لقد جمعنا لك أهم 13 قاعدة يحتاجها كل اجتماع ناجح لمساعدتك في البدء.

⏰ ملخص 60 ثانية

هل تريد عقد اجتماعات هادفة تحسن من تواصل الفريق؟ إليك أفضل النصائح التي نقدمها لك:

• ضع قواعد أساسية واضحة: حدد الغرض من الاجتماعات، واجعل الاجتماعات صغيرة، واحرص على مشاركة الجميع بفعالية من أجل مناقشات مركزة ومثمرة
• خطط بفعالية: حدّد مواعيد الاجتماعات قبل أربع ساعات على الأقل، وقلل من المشتتات للبقاء حاضرًا، وسجل الملاحظات وعناصر العمل باستخدام أدوات مثل ClickUp Docs
• تعزيز الشمولية والتعاون: خلق بيئة من المساواة والاحترام، وضمان سماع جميع الأصوات، ومشاركة النتائج الرئيسية على الفور باستخدام ClickUp Chat
• تحسين وتيرة الاجتماعات: إعادة تقييم الاجتماعات المتكررة بانتظام، وتتبع الأهداف باستخدام لوحات معلومات ClickUp، والتركيز على الحلول بدلاً من اللوم
• احترام الوقت: التزم بالجدول الزمني، وقم بإنهاء الاجتماعات في وقت مبكر إن أمكن، وحدد أيامًا بدون اجتماعات لإعادة شحن طاقات الفريق وتعزيز إنتاجيته

لماذا تعتبر قواعد الاجتماعات مهمة؟

كيف تريد التغييرات التالية في نمط حياتك؟

• توفير الوقت
• التخلص من المناقشات غير الضرورية
• التركيز على الأهداف المهمة
• اتخاذ قرارات أسرع
• اتخاذ إجراءات وأولويات واضحة
• الشعور باستنزاف أقل

هذا بالضبط ما تجلبه القواعد الأساسية للاجتماعات.

يضمن وضع قواعد واضحة للاجتماعات بقاء الجميع على المسار الصحيح، وبقاء المناقشات مثمرة، وعدم دخول القرارات في حلقات نقاش لا نهاية لها.

يمكن للفرق التي لديها قواعد أساسية واضحة المعالم أن تحقق كفاءة أكبر بنسبة تصل إلى 30% لأنها تقضي وقتًا أقل في الثرثرة التي لا معنى لها ووقتًا أطول في المهام القابلة للتنفيذ.

تشجع قواعد مثل "الجميع يساهم" على الشمولية، مما يضمن سماع حتى الأصوات الأكثر هدوءًا في الغرفة أو على تطبيق زووم. وهذا يخلق بيئة أكثر توازناً وتنوعاً حيث يمكن للأفكار الجديدة أن تزدهر حقاً.

🍪 مكافأة: ربما تكون القاعدة الأهم هي وضع جدول أعمال واضح للاجتماع. فهذا يعطي الجميع خارطة طريق لما سيأتي. عندما يكون المشاركون جاهزين، تبقى المحادثات في الموضوع وفي الوقت المحدد، لذلك يمكن تأجيل المحادثات حول مباراة كرة القدم الليلة الماضية إلى وقت لاحق.

## أهم 13 قاعدة أساسية للاجتماعات الناجحة

لنبدأ من البداية: إليك 13 قاعدة أساسية للاجتماعات ستجعل حياتك أسهل قليلاً.

💡 نصيحة احترافية: قم بإنشاء

قائمة مرجعية للاجتماعات

التي تتضمن جداول الأعمال وبنود العمل والمتابعة للبقاء منظمًا.

1. تحديد الغرض من الاجتماع

يجب أن يبدأ كل اجتماع بالسؤال الكبير: لماذا نحن هنا؟ إذا لم يتمكن أحد من الإجابة على هذا السؤال، فيجب إلغاء الاجتماع لتجنيب الجميع البؤس.

الغرض المحدد بوضوح يوجه النقاش ويضمن أن يأتي الجميع مستعدين بأسئلة وأفكار ذات صلة.

كما يساعد تحديد الغرض أيضًا المشاركين على التركيز على الصورة الكبيرة، مما يقلل من المزالق الشائعة في الاجتماع مثل تشتيت الانتباه. ويضمن توصيل الغرض مسبقًا أن يدخل الجميع إلى الغرفة (أو المكالمة الافتراضية) بشكل إيجابي ويكونوا مستعدين للمساهمة في الاجتماعات المثمرة.

إدارة الاجتماعات باستخدام ClickUp

يساعدك على ضمان بقاء فريقك منظمًا ومنتجًا ومتسقًا أثناء الاجتماعات وبعدها. بفضل أدوات التعاون في الوقت الفعلي، وجداول الأعمال التفصيلية، وتتبع عناصر الإجراءات، يتيح ClickUp عقد اجتماعات هادفة وقابلة للتنفيذ طوال الوقت!

💡 نصيحة احترافية: لتبسيط هذه الخطوة، جرّب

قالب جدول أعمال ClickUp

. وهو يحدد الموضوعات الرئيسية والأهداف والغايات والأهداف، مما يمنح اجتماعك الهيكل المطلوب.

2. دعوة عدد أقل من الحضور

بما أننا نتحدث بالفعل عن أحجام الاجتماعات، فعادة ما يكون العدد الأصغر هو الأفضل.

فوفقًا لبحث نُشر في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو، أدى تقليص أحجام الاجتماعات إلى

نتائج اجتماعات مرضية

:: انخفض متوسط المشاركين من

6.7 إلى 6.3

، أصبحت الاجتماعات أقصر بعدة دقائق، وزادت معدلات تمكين الكاميرا (نعم، الأشخاص الذين يشغلون كاميراتهم!) بنسبة تزيد عن 2%.

إن إبقاء الاجتماعات مضغوطة يزيد من الموارد، ويقلل من التكاليف، ويضمن مشاركة الأشخاص الذين يحتاجون حقًا إلى الحضور في المناقشة فقط.

3. يشارك الجميع

لا شيء يقتل طاقة الاجتماع أسرع من الحضور الذين لا يشاركون.

بصفتك قائد الاجتماع، فإن مهمتك هي التأكد من أن الجميع

المشاركة بفعالية في الاجتماع

. ولتحقيق ذلك، ضع بعض القواعد الأساسية لفريقك:

• دعوة الأشخاص الذين يمكنهم تقديم مدخلات مفيدة فقط
• امنح الجميع فرصة للتعبير عن أفكارهم وآرائهم
• شجع على الاستماع الفعال من خلال ضمان عدم مقاطعة أحد أثناء حديث شخص آخر

📌مثال: إذا كنت تقود اجتماعاً لإطلاق مشروع، فما عليك سوى دعوة مدير المنتج، ومدير التسويق، ورئيس المبيعات، ومنسق الخدمات اللوجستية. يقدم كل شخص منهم التحديثات الأساسية - استراتيجية الحملة، وجاهزية المنتج، وخطط المبيعات، والجداول الزمنية للخدمات اللوجستية - لضمان تركيز المناقشات. بدلاً من دعوة فرق التسويق أو المخازن بأكملها، شارك ملخصًا موجزًا للاجتماع معهم بعد ذلك لإبقائهم على اطلاع دون تعطيل عملهم وجدولهم الزمني.

لتبسيط هذه العملية، استخدم مساعد ذكاء اصطناعي مثل

ClickUp Brain

لإنشاء ملخص لمحاضر الاجتماعات تلقائيًا لضمان توافق الجميع على النتائج الرئيسية وبنود العمل الرئيسية. يوفر ClickUp أيضًا

قوالب محاضر الاجتماعات

لمساعدتك على البدء.

بدء استخدام ClickUp Brain

ملاحظات الاجتماع

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدامه لإنشاء استطلاعات الرأي وجمع المدخلات حول التوافر أو الأوقات المفضلة أو الاقتراحات البديلة. إنها طريقة رائعة لضمان المرونة والسماح للحاضرين الذين لديهم التزامات مسبقة بالانسحاب بأمان.

4. حدد الموعد قبل أربع ساعات على الأقل

لا شيء يعرقل الإنتاجية مثل الدعوة المفاجئة لاجتماع مفاجئ لمكالمة تبدأ بعد 30 دقيقة.

لهذا السبب فإن القاعدة الأساسية الجيدة للاجتماعات هي إعطاء إشعار مسبق قبل أربع ساعات على الأقل لجميع الاجتماعات. وهذا يسمح للحاضرين بالتخطيط ليومهم، والنظر في الغرض من الاجتماع، وإعداد أسئلة أو أفكار مدروسة.

للجدولة والتتبع المركزيين,

عرض تقويم ClickUp

رائعة.

استعرض جميع اجتماعاتك ومهامك في مكان واحد وانقلها باستخدام طريقة عرض التقويم في ClickUp

يتزامن بسلاسة مع تقويم Google وتقويم Zoom وتقويم Apple، مما يسمح لك بمشاهدة جميع اجتماعاتك ومهامك في الوقت الفعلي في مكان واحد. يمكنك بسهولة سحب الاجتماعات وإسقاطها لإعادة جدولة الاجتماعات أو تعديل الأولويات، مما يضمن أن تكون الأولوية للمهام المهمة.

💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp لإنشاء مهام ما قبل الاجتماع وما بعد الاجتماع مع تذكيرات تلقائية للبقاء على رأس بنود العمل. تتيح لك طرق العرض اليومية والأسبوعية والشهرية تصور عبء العمل وتتبع التقدم المحرز والتخطيط بسهولة للاجتماعات التي تناسب جدول فريقك.

5. ابقَ حاضرًا

أثناء الاجتماعات، من السهل أن ينجرف ذهنك إلى تلك المهمة المتأخرة أو ما هو الغداء - فأنت مجرد إنسان.

ومع ذلك، فإن البقاء حاضرًا أمر ضروري للمناقشات البناءة والحفاظ على التدفق الإنتاجي.

لذا، إليك ما عليك القيام به: قم بالتواصل البصري مع زملائك لإظهار أنك منخرط بشكل كامل في النقاشات وتعالج مدخلاتهم بصدق. إنها طريقة بسيطة لكنها فعالة للحفاظ على جدوى المحادثات.

ثم، لتقليل المشتتات الخارجية - يجب عليك إسكات الإشعارات، وإغلاق علامات التبويب غير الضرورية، ووضع هاتفك في مكان لا يمكنك الوصول إليه. مع تقليل المقاطعات، يبقى تركيزك على النقاط الرئيسية في الاجتماع، مما يساعدك على المساهمة بفعالية والبقاء في اللحظة.

اقرأ أيضًا:

10 قوالب ملاحظات اجتماعات مجانية لتدوين محاضر اجتماعات أفضل

6. تسجيل الملاحظات وعناصر الإجراءات

طريقة أخرى للبقاء متفاعلاً و

جعل الاجتماعات مثمرة

من خلال تدوين ملاحظات الاجتماع التفصيلية وتدوين بنود العمل الواضحة.

ملاحظات الاجتماع

ضمان توثيق كل رؤية وفكرة وقرار من المناقشة. من ناحية أخرى، تضمن بنود العمل عدم وجود أي غموض حول من يفعل ماذا بعد انتهاء الاجتماع.

مع

مستندات ClickUp

يصبح تدوين الملاحظات جهدًا جماعيًا. فبدلاً من الاعتماد على مدون ملاحظات واحد لتدوين الملاحظات بشراسة، يمكن للجميع في الاجتماع المساهمة في الوقت الفعلي، وإضافة أفكارهم وضمان عدم تفويت أي تفاصيل أساسية.

استخدم مستندات ClickUp Docs لتدوين أبرز الملاحظات في الاجتماع مع فريقك أثناء انعقاده

يتيح لك ClickUp Docs أيضًا إنشاء قوالب قابلة للتخصيص لتدوين ملاحظات الاجتماع حتى تتمكن من الحفاظ على الاتساق في جميع الجلسات.

💡 نصيحة احترافية: اربط ملاحظات الاجتماع الخاص بك بمهام محددة في ClickUp لربط المناقشات بالتنفيذ بسلاسة. بهذه الطريقة، لا تبقى عناصر العمل في الملاحظات فقط - بل تتحول إلى تقدم فعلي.

يمكنك أيضًا استخدام

قالب محضر اجتماع ClickUp

لتوثيق ما حدث خلال الاجتماع في هيكل مناسب حتى لا تضطر إلى العمل عليه من الصفر.

7. خلق بيئة شاملة

يجب أن تبدو الاجتماعات كمساحات آمنة حيث يتم تقدير أفكار الجميع - بغض النظر عن دورهم أو خلفيتهم أو منظورهم.

يبدأ بناء بيئة شاملة للجميع بدعوة الحاضرين المتنوعين الذين يجلبون رؤى فريدة من نوعها إلى طاولة الاجتماع.

لكن الشمولية لا تتوقف عند الدعوات؛ بل تتعلق بضمان سماع كل صوت واحترامه.

⚠️ تذكر: ضع في اعتبارك مخاطر مثل التحيز الجنسي أو المحسوبية عند تشجيع المشاركة.

لإتاحة الفرصة للجميع للمساهمة بالأفكار بصرياً، جرّب

ClickUp Whiteboards

لجلسات العصف الذهني.

استخدم واجهة ClickUp Whiteboards البديهية للحفاظ على العملية تفاعلية وتعاونية

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ربط المستندات والملفات وملاحظات الاجتماع ذات الصلة مباشرةً بالسبورة البيضاء، مما يوفر السياق الأساسي في متناول الحاضرين.

اقرأ أيضًا:

16 أمثلة على جدول أعمال الاجتماعات وقوالب مجانية

8. مشاركة ملخصات الاجتماعات مع أصحاب المصلحة

ملخصات الاجتماعات هي الخلطة السرية لضمان عدم ضياع أي قرار أو مناقشة أو بند عمل بعد انتهاء الاجتماع.

وكلما زادت سرعة مشاركتها كلما أصبحت أكثر قابلية للتنفيذ.

مع

انقر فوق الدردشة

، فإن مشاركة محاضر الاجتماعات أسهل ما يكون. إليك الطريقة:

• مشاركة الملفات: أرفق ملخصات الاجتماع أو الملاحظات أو المستندات الداعمة مباشرةً في الدردشة، مما يضمن وصول أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق إلى التفاصيل الرئيسية على الفور
• تعيين المهام: تسليط الضوء على عناصر الإجراءات من المحضر عن طريق الإشارة إلى أعضاء الفريق ب @إشارات وتعيين مهام محددة مباشرة من الدردشة
• تكامل إدارة المهام: ربط النقاط أو القرارات الرئيسية من محضر الاجتماع بالمهام بسلاسة، مما يتيح تتبع التقدم المحرز دون عناء التبديل بين أدوات الاجتماع عبر الإنترنت
• تحديثات في الوقت الفعلي: قم بإخطار أعضاء الفريق على الفور بالمهام المعينة حديثًا أو إجراءات المتابعة أو التوضيحات من محضر الاجتماع

إنشاء مهام (وربطها) مباشرةً من عناصر الإجراءات باستخدام ClickUp Chat

9. تعيين تواريخ انتهاء للاجتماعات المتكررة

يمكن أن تصبح الاجتماعات المتكررة مضيعة للوقت بسرعة إذا تلاشى الغرض منها. لتجنب ذلك، قم بتعيين تاريخ انتهاء لكل اجتماع متكرر وأعد تقييم أهميته بانتظام.

باستخدام أدوات مثل ClickUp's Calendar View، يمكنك بسهولة تتبع الاجتماعات المتكررة وتعيين تذكيرات لمراجعتها.

10. قياس الاجتماعات مقابل الأهداف المحققة

لا تكون الاجتماعات ناجحة إلا إذا كانت تقود التقدم نحو أهداف محددة.

لذا، استمر في سؤال نفسك: هل اكتملت بنود العمل؟ هل تم الوفاء بالمواعيد النهائية؟

قم بتقييم فعالية اجتماعاتك بانتظام من خلال

لوحات معلومات ClickUp

لتحويل بيانات الاجتماعات إلى رؤى قابلة للتنفيذ.

تسحب هذه الأداة المعلومات من مهامك وتعرضها بتنسيق مرئي قابل للتخصيص، مما يسهل قياس التقدم المحرز مقابل الأهداف.

💡 نصيحة احترافية: استخدم

طرق العرض المخصصة في ClickUp

لتتبع المهام الناتجة عن الاجتماعات - قم بتنظيمها في لوحات كانبان أو جداول زمنية، حسب تفضيلاتك. على سبيل المثال، يمكن أن تصنف لوحة كانبان المهام على أنها "المهام التي يجب القيام بها" و"قيد التنفيذ" و"مكتملة"، مما يمنحك صورة واضحة عن تأثير الاجتماع.

11. الاتفاق على عدم الاتفاق

الغرض من أي اجتماع هو معالجة التحديات وإيجاد الحلول - وليس توجيه أصابع الاتهام.

حتى لو كنت لا تتفق مع وجهة نظر شخص ما، ركز على مشاركة آرائك المدعومة بالحقائق والمعلومات الكافية بدلاً من تحويل النقاش إلى لعبة لوم.

اقرأ أيضًا:

9 أنواع الاجتماعات الشائعة - أفضل أنواع الاجتماعات لفرق العمل

12. لا تمدد الاجتماع

بمجرد الانتهاء من جدول أعمال الاجتماع، لا تمدد الجلسة لمجرد ملء الوقت.

إن إنهاء الاجتماع مبكراً، عندما يكون ذلك ممكناً، هو علامة على القيادة الجيدة ويظهر احتراماً لجداول أعمال الجميع.

🧠 هل تعلم: يفضل كل من جيف بيزوس من أمازون وجاك دورسي من سكوير الاجتماعات التي تبدأ في صمت، حيث يقرأ الحاضرون مذكرة للاستعداد قبل المساهمة - مما يقضي على متلازمة "الارتجال". وبالمثل، تستخدم عالمة الأوبئة البيطرية في المملكة المتحدة الدكتورة كاثرين غريس "اجتماعات مائدة الطيور"، حيث يتم تسليم التحديثات في أقل من دقيقتين بينما يقف الجميع.

13. قل لا للاجتماعات اليوم

مثلما يحتاج جسمك إلى أيام راحة من الصالة الرياضية، فإن عقلك يستحق استراحة من الاجتماعات.

يتيح يوم عدم عقد الاجتماعات للجميع التوقف وإعادة شحن طاقاتهم والتركيز على

العمل العميق

دون انقطاع

اقرأ أيضًا:

أفضل 25 حلول برمجيات إدارة الاجتماعات وجدول الأعمال

كيفية تنفيذ القواعد الأساسية لاجتماعات الفريق؟

القواعد الأساسية جيدة بقدر جودة تنفيذها. في حين أن القائمة أعلاه جاهزة للاستخدام، يمكنك تعديلها أو صياغتها بنفسك اعتمادًا على ثقافة شركتك.

ابدأ بمناقشة القواعد الأساسية المقترحة للاجتماع مع فريقك والاتفاق على نسخة نهائية معًا. بمجرد الانتهاء من وضع اللمسات الأخيرة، شارك القواعد مع كل من المنظمين والمشاركين، ويفضل أن يكون ذلك عبر البريد الإلكتروني أو مستند مشترك مثل ClickUp Docs.

ومن هناك، اعملوا على بناء عقلية الفريق بما يتماشى مع هذه الإرشادات. ومع مرور الوقت، ستبدو القواعد أقل شبهاً بالسياسات وأكثر شبهاً بالممارسات الطبيعية.

إذا أخطأ شخص ما من حين لآخر، ففكر في مدى خطورة الأمر وعالجه بهدوء. وغالبًا ما تكون الدفعة اللطيفة كافية لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح.

💡 نصيحة احترافية: هل تحتاج إلى حل سريع لفوضى اجتماعاتك؟ اطلع على دليلنا حول كيفية استخدام قواعد روبرت للنظام الداخلي للاجتماعات

دور الميسّر في الحفاظ على القواعد الأساسية

عندما يتعلق الأمر باتباع القواعد الأساسية للاجتماع باستمرار، قد يساعد الميسر في ذلك.

فهو يضمن قواعد آداب الاجتماع الافتراضي من خلال تحديد التوقعات مقدمًا، ومراقبة السلوك، وتقديم تذكيرات لطيفة عند الحاجة. على هذا النحو

• وضع القواعد الأساسية مقدمًا: ابدأ كل اجتماع بإيصال القواعد المتفق عليها بوضوح لضبط الإيقاع
• المراقبة النشطة: مراقبة سلوك المشاركين لاكتشاف أي انحرافات في وقت مبكر
• تذكير لطيف: تذكير لطيف: إذا خرج أحد المشاركين عن القواعد المتفق عليها، قم بتوجيهه بأدب إلى المبادئ التوجيهية - لا داعي للمواجهات
• معالجة المخاوف: إذا كانت إحدى القواعد لا تعمل أو تم خرقها بشكل متكرر، قم بمعالجة المشكلة مع المجموعة واجمع المدخلات لإدخال التحسينات
• التعزيز الإيجابي: الاحتفاء بالمشاركين الذين يتبعون القواعد - لا شيء يحفز مثل التقدير

📌مثال: لنفترض أنك جزء من جلسة عصف ذهني حيث يستمر أحد المشاركين في مقاطعة الآخرين. يقوم الميسّر بتذكير المجموعة بلطف بقاعدة عدم المقاطعة ويثني على أولئك الذين ينتظرون الكلام. هذا يخلق جوًا من الاحترام مع تعزيز أهمية القواعد.

ضمان امتثال الأعضاء للقواعد الأساسية

تأكد من إبلاغ قواعد الاجتماع بوضوح واتباعها لتجنب المواقف التي يتعين على الميسر التدخل فيها.

ناقش القواعد واتفق عليها مسبقًا، ثم اعرضها أو شاركها كتابيًا لتسهيل الوصول إليها.

الاستراتيجيات الرئيسية لفرض الامتثال:

• مشاركة القواعد كتابياً مقدماً ومناقشة أهميتها مع المجموعة
• مراقبة السلوك بفعالية وتقديم تذكيرات مهذبة للانحرافات البسيطة
• معالجة عدم الامتثال المتكرر باحترام، ويفضل أن يكون ذلك على انفراد
• الاحتفاء بالالتزام والإقرار بالالتزام لتشجيع القدوة الإيجابية
• قم بمراجعة القواعد وتحديثها بشكل دوري لإبقائها ملائمة وعملية

الأدوات والموارد اللازمة لتحسين جودة الاجتماعات

الاجتماعات الرائعة لا تحدث فقط - بل تُبنى بالأدوات والاستراتيجيات الصحيحة. هكذا يفعلها ClickUp:

💡 نصيحة للمحترفين: قم بإنهاء الإعداد للاجتماع مثل المحترفين مع قالب اجتماعات ClickUp ، وهو حل قابل للتخصيص بالكامل يتيح لك إدارة جداول الأعمال والملاحظات والمتابعة وتخصيص المهام بسلاسة.

التغلب على التحديات الشائعة وتطبيق أفضل الممارسات في الاجتماعات

حتى مع وجود أفضل الأدوات والاستراتيجيات الصحيحة، تظهر المشاكل. وفي معظم الأحيان، تكون هذه المشاكل متعلقة بالأشخاص وليس مشاكل برمجية. فيما يلي بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي يمكن أن يواجهها المرء في الاجتماعات:

1. إدارة الآراء المتنوعة وحل النزاعات

عندما تتضارب وجهات النظر المتنوعة في الاجتماع، فإن ذلك يعد علامة على ديناميكية الفريق الصحية - ولكن إدارة الآراء المختلفة تتطلب مهارة في إدارة الاختلاف في الآراء.

شجع على الحوار المفتوح من خلال خلق بيئة آمنة نفسيًا حيث يشعر أعضاء الفريق بالراحة في مشاركة أفكارهم. ركز على المشكلة، وليس على الشخص، لتوجيه المناقشات بعيدًا عن المناقشات غير المثمرة.

2. وضع جدول أعمال فعال وتطبيقه

إن جدول أعمال الاجتماع المنظم جيدًا هو العمود الفقري لأي نقاش ناجح. شارك جدول الأعمال مع المشاركين مسبقًا حتى يتمكنوا من إعداد مساهمات مدروسة.

أثناء الاجتماع، التزم بجدول الأعمال لمنع انحراف المحادثة عن مسارها.

بالإضافة إلى ذلك، خصص فترات زمنية لكل موضوع للحفاظ على التركيز وضمان تغطية جميع البنود دون تجاوز الوقت.

3. تشجيع التعليقات البناءة وإجراءات المتابعة

تعتبر التغذية الراجعة البناءة ضرورية للنمو، ولكن تقديمها بفعالية قد يكون صعبًا.

ولهذا السبب يجب تنمية ثقافة يُنظر فيها إلى التغذية الراجعة على أنها فرصة للتحسين بدلاً من الانتقاد.

يعد استخدام أدوات مثل ClickUp لتوثيق الملاحظات وتعيين مهام متابعة قابلة للتنفيذ طريقة سهلة لحل هذا التحدي.

4. دمج التكنولوجيا للاجتماعات الافتراضية

تعد الاجتماعات الافتراضية رائعة، ولكن غالبًا ما تكون هناك تحديات في استخدام التكنولوجيا الإضافية أثناء تلك المكالمات. وبغض النظر عن إمكانيات مشاركة الشاشة المحدودة، يتعين على المرء التبديل بين العديد من التطبيقات يدوياً للمشاركة في الاجتماع أو تدوين الملاحظات أو مشاركة المهام بعد الاجتماع.

الحل؟ اختر أداة مثل ClickUp التي تتيح لك القيام بكل ما سبق في منصة واحدة.

ClickUp 🤝🏻 Zoom تكامل ClickUp مع Zoom يحافظ على تنظيم اجتماعاتك. باستخدام هذه الميزة، يمكن للمستخدمين بدء اجتماعات Zoom مباشرةً من مهمة ClickUp.

وبمجرد بدء الاجتماع، يتم نشر رابط تلقائياً في تعليقات المهمة، لإعلام أعضاء الفريق للانضمام.

بعد انتهاء الجلسة، يضيف ClickUp تعليقًا آخر يلخص تفاصيل الاجتماع، بما في ذلك التاريخ والوقت والمدة والحضور. حتى أنه يوفر رابطًا اختياريًا للتسجيل، مما يسهل إعادة النظر في المناقشات المهمة ومشاركة التحديثات مع أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور.

ارفع من مستوى اجتماعاتك باستخدام هذه القواعد الأساسية و ClickUp

أستخدم ClickUp لتركيز عملي اليومي. فهو يساعدني في كل جانب. إذا أردت إدارة أي اجتماع مع العملاء أو مع فريق أو أريد التحقق من حالة عملي السابق، فإن ClickUp هو الأفضل لذلك.

نيدهي راجبوت، مدير إدارة الأعمال في CedCommerce

هذا يلخص تماماً سحر ClickUp للاجتماعات. من إنشاء جداول الأعمال التعاونية وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي إلى التكامل بسلاسة مع أدوات مثل Zoom للجلسات الافتراضية، ClickUp هو الحل الشامل.

هل أنت مستعد لتغيير طاقة غرفة اجتماعاتك؟ اشترك في ClickUp الآن واختبر الفرق!