Sử dụng phần mềm quản lý dự án để tạo chương trình làm việc có thể là một việc khó khăn, nhưng chúng tôi sẽ giúp bạn! Ban đầu, việc này có vẻ không cần thiết, nhưng còn cách nào khác? Dùng bút và giấy để ghi chép kế hoạch của bạn? Đã không còn là năm 1990 nữa!
Có lý do tại sao rất nhiều nhóm hàng đầu đã chuyển sang sử dụng ClickUp cho các cuộc họp và chương trình làm việc của họ. ClickUp có một mảng rộng lớn các tính năng sẽ giúp bạn thực hiện mọi việc, từ lịch trình đơn giản nhất đến lịch trình nâng cao cho các cuộc họp nhóm. Hãy bắt đầu ngay!
12 tính năng tốt nhất của ClickUp để lập kế hoạch cuộc họp
Dưới đây là các tính năng tốt nhất để lập kế hoạch cuộc họp hoặc tạo chương trình nghị sự cho cuộc họp đó bằng ClickUp:
1. Notepad
Bước đầu tiên của bất kỳ việc gì là lập kế hoạch, hoặc ít nhất là nên như vậy. Nhiều người trong chúng ta ngại lập kế hoạch vì nó có vẻ như là một quá trình lớn và không cần thiết, nhưng chúng tôi đã làm cho nó trở nên đơn giản trong ClickUp! Notepad cho phép bạn nhanh chóng ghi lại những ý tưởng khi chúng xuất hiện trong đầu. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang ở trong nhóm ClickUp của công ty và không muốn đồng nghiệp thấy kế hoạch ăn tối của bạn? Đó là điều tuyệt vời của notepad – nó hoàn toàn riêng tư với bạn. Ngoài ra, bạn có thể thêm nó như một phần mở rộng của Chrome và sử dụng nó bất cứ khi nào bạn duyệt web. Nó kết nối với tài khoản ClickUp chính của bạn! Đây là nơi tuyệt vời để bắt đầu tạo chương trình làm việc và cho phép bạn ghi lại ý tưởng ngay khi nghĩ ra.
2. Danh sách công việc và ngày đáo hạn
Bạn có thể đặt ngày đáo hạn cho toàn bộ danh sách hoặc cho từng công việc. Đây là tính năng cần thiết nếu bạn có những công việc nhất định cần hoàn thành trước khi cuộc họp bắt đầu. Đảm bảo trách nhiệm và đảm bảo mọi người đều thống nhất về thời gian hoàn thành công việc bằng cách sử dụng ngày đáo hạn! Một ý tưởng là thêm chương trình cuộc họp vào mô tả công việc, xem bên dưới!
3. Mô tả công việc
Khi bạn đã biết thời gian cuộc họp và đã tạo ra một vài ý tưởng cơ bản, đã đến lúc lập chương trình nghị sự và yêu cầu nhóm của bạn đóng góp ý kiến. Tại ClickUp, chúng tôi đặt chương trình nghị sự trong phần mô tả nhiệm vụ và bạn thậm chí có thể chỉnh sửa theo ý muốn bằng tính năng chỉnh sửa văn bản phong phú. Sau đó, mọi người có thể sử dụng phần bình luận để đóng góp ý kiến và thêm vào chương trình nghị sự.
4. Ghi chú được gán
Sau khi mọi người thêm ý kiến của mình, bạn có thể sử dụng phần bình luận để tạo các mục hành động hoặc công việc cho từng người được chỉ định bình luận. Các tính năng còn lại rất hữu ích để đảm bảo trách nhiệm và đảm bảo mọi việc cần thiết cho cuộc họp được hoàn thành đúng thời hạn!
5. Phần mở rộng Chrome
Giả sử bạn đang duyệt web và nhận ra rằng bạn cần tạo một nhiệm vụ từ một trang web bạn đang xem để đảm bảo rằng bạn sẽ xem xét nó trong cuộc họp sắp tới... ClickUp có giải pháp cho vấn đề đó! Phần mở rộng Chrome của chúng tôi cho phép bạn nhanh chóng tạo một nhiệm vụ từ trang web bạn đang xem. Bạn thậm chí có thể đặt một Danh sách mặc định để dễ dàng thêm nhiệm vụ vào Danh sách cuộc họp của mình.
6. Mẫu công việc
Các mẫu nhiệm vụ hoàn toàn mới của chúng tôi cho phép bạn dễ dàng lưu các nhiệm vụ mà bạn sử dụng nhiều lần. Điều này rất phù hợp cho các cuộc họp. Tại ClickUp, chúng tôi bắt đầu mỗi cuộc họp bằng cách xem lại các nhiệm vụ hàng tuần, vì vậy các mẫu nhiệm vụ là công cụ hoàn hảo để đảm bảo chúng tôi luôn tuân theo cùng một quy trình chung. Điều này cũng đảm bảo tính nhất quán bất kể ai đang làm ca hay quản lý. Hãy tận dụng tính năng mạnh mẽ này khi bạn lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo.
7. Công việc lặp lại
Hầu hết mọi văn phòng đều có những công việc nhất định phải hoàn thành theo lịch trình. Nhiệm vụ lặp lại rất phù hợp cho việc này và là cách tuyệt vời để đảm bảo các công việc giống nhau được hoàn thành theo lịch trình đã định hoặc được mở lại sau khi đã đóng. Nhiệm vụ lặp lại của chúng tôi cực kỳ mạnh mẽ và cho phép kết hợp dường như không giới hạn. Đây là tính năng thực sự giúp ClickUp khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh và cho phép bạn dễ dàng lên lịch các công việc cần làm hàng tuần.
8. Phụ thuộc
Nhiều người trong chúng ta có những công việc không thể làm cho đến khi cuộc họp kết thúc hoặc chương trình nghị sự được lập... đây là lúc sự phụ thuộc xuất hiện! Chúng cho phép bạn có những công việc đang chờ hoặc chặn các công việc khác, để không có sự nhầm lẫn về thời điểm bạn có thể bắt đầu.
9. Thẻ
Thẻ là một cách tuyệt vời để theo dõi tất cả các công việc liên quan đến cuộc họp của bạn, ngay cả khi chúng nằm trong các Danh sách khác nhau. Bạn có thể dễ dàng gắn thẻ "standup" cho tất cả các công việc standup của mình và truy cập chúng trên các danh sách bằng cách lọc.
10. Lịch
Bạn có thể dễ dàng xem tất cả các nhiệm vụ có ngày đáo hạn trên lịch của mình. Ngoài ra, chúng tôi còn có tính năng đồng bộ hai chiều với Lịch Google, nên bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ ClickUp trên Lịch Google, dù là trực tuyến hay trên ứng dụng di động.
11. Danh sách kiểm tra
Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra trong nhiệm vụ hoặc trong sổ ghi chú tùy theo nhu cầu của mình. Thông thường tại ClickUp, nếu chỉ có một người dẫn dắt cuộc họp cho nhóm, người đó sẽ sử dụng danh sách kiểm tra trong sổ ghi chú của mình vì đây là cách dễ dàng để ghi chép các ghi chú cuộc họp hiệu quả. Danh sách kiểm tra là "thông minh", vì vậy bạn có thể đánh dấu chúng và lồng chúng vào nhau nếu hai nhiệm vụ có liên quan.
Nếu cuộc họp là cuộc họp hợp tác, bạn nên sử dụng danh sách kiểm tra trong công việc để mỗi đồng nghiệp có thể đánh dấu các mục trong danh sách kiểm tra của họ.
12. Sử dụng Slack
Nhóm của bạn có sử dụng Slack để liên lạc và loại bỏ các email không cần thiết không? Hoặc có thể nhóm làm việc từ xa của bạn kết nối qua nhiều múi giờ và Slack là công cụ quan trọng để cập nhật ghi chú và tiến độ? ClickUp cũng có thể giúp bạn trong trường hợp này. Nếu một ý tưởng hay hoặc công việc xuất hiện trong cuộc hội thoại Slack, bạn có thể tự động chuyển tin nhắn Slack đó thành nhiệm vụ hoặc bình luận. Tìm hiểu thêm về cách Slack hoạt động với ClickUp.
Kết luận
Danh sách này đang trở nên dài, và có lý do cho điều đó! Chúng tôi có rất nhiều tính năng hướng đến việc tạo chương trình nghị sự và lên kế hoạch cho các cuộc họp. Tất cả các tính năng đều có thể tùy chỉnh cao, vì vậy bất kể nhu cầu của bạn là gì, chúng tôi đều có thể đáp ứng!