Một số thông tin cần được giữ bí mật, như công thức gia vị bí truyền của KFC, đã trở thành nền tảng cho đế chế gà rán của họ trong nhiều thập kỷ.
Đó là sức mạnh của thông tin — khả năng bảo tồn những gì hiệu quả để nó có thể tiếp tục phát huy tác dụng. Doanh nghiệp của bạn có thể không bảo vệ bí mật thương mại về 11 loại thảo mộc và gia vị, nhưng rất có thể nó đang sở hữu kho tàng chiến lược và kiến thức đã thúc đẩy những thành công trong quá khứ.
Vậy, tất cả những kiến thức quan trọng đó sẽ được lưu trữ ở đâu? Lý tưởng nhất là trong một wiki doanh nghiệp.
Trong khi wiki truyền thống thường chỉ được coi là một cơ sở kiến thức khác, wiki doanh nghiệp cung cấp nhiều hơn thế bằng cách phân loại thông tin chuyên môn dựa trên yêu cầu của nhóm bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa wiki doanh nghiệp và cơ sở kiến thức, cũng như cách kinh doanh của bạn có thể hưởng lợi từ các giải pháp wiki doanh nghiệp hiện đại.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Hiểu wiki doanh nghiệp là gì: Bắt đầu với mục đích của wiki doanh nghiệp: Bạn muốn cho phép các nhóm hợp tác bằng cách tạo, chỉnh sửa và chia sẻ kiến thức nội bộ
- Khám phá cơ sở kiến thức: Cung cấp quyền truy cập có cấu trúc vào các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn và tài liệu sản phẩm cho người dùng nội bộ và bên ngoài
- Áp dụng các thực hành tốt nhất: Triển khai hệ thống wiki doanh nghiệp một cách dần dần, thiết lập các chính sách rõ ràng và công nhận đóng góp của các thành viên để thúc đẩy cải tiến liên tục
- Sử dụng wiki doanh nghiệp: Wiki doanh nghiệp rất quan trọng đối với nhiều quy trình trong một tổ chức. Từ việc nâng cao hiệu quả quá trình nhập môn, hợp lý hóa các quy trình nội bộ đến cải thiện sự hợp tác trong nhóm
- Chọn ClickUp Docs: Kết hợp wiki và cơ sở kiến thức với các công cụ để tạo và tổ chức kiến thức một cách năng động
- Cộng tác hiệu quả: Sử dụng cập nhật thời gian thực, Gán bình luận và liên kết nhiệm vụ trong ClickUp
- Truy cập an toàn: Quản lý chia sẻ tài liệu với các vai trò và quyền truy cập có thể tùy chỉnh trong ClickUp
- Tối ưu hóa nội dung: Sử dụng ClickUp Brain để tạo/lập, dịch và cập nhật bằng công nghệ AI nhằm nâng cao tính rõ ràng và hiệu quả của wiki doanh nghiệp
Wiki doanh nghiệp là gì?
Wiki doanh nghiệp, còn được gọi là wiki công ty hoặc wiki nội bộ, là một công cụ cộng tác cho phép người dùng nội bộ của công ty, như nhân viên, nhóm hoặc bộ phận, tạo, chỉnh sửa và duy trì nội dung về các chủ đề khác nhau.
Đây là kho lưu trữ tập trung cho kiến thức của công ty bạn, giúp đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị mất trong hàng loạt email hoặc ghi chú cuộc họp bị quên.
Nếu bạn biết cách thức hoạt động của Wikipedia, bạn đã quen thuộc với khái niệm wiki doanh nghiệp.
Sự khác biệt chính: Wiki doanh nghiệp chỉ dành cho sử dụng nội bộ, hoạt động như một không gian an toàn để nhân viên đóng góp, tìm kiếm và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
Nhiều công ty đã áp dụng wiki doanh nghiệp và đạt được kết quả xuất sắc. Pixar sử dụng wiki để hỗ trợ sản xuất phim, giúp các nhóm dễ dàng truy cập thông tin chi tiết và cập nhật dự án.
Carbon Five tiến thêm một bước nữa bằng cách sử dụng wiki để chia sẻ kiến thức nội bộ và hợp tác với khách hàng thông qua mạng ngoại vi.
Sony Ericsson, mặt khác, cung cấp wiki dành cho nhà phát triển với tài liệu kỹ thuật chi tiết về công nghệ điện thoại của họ.
🧠 Bạn có biết: Mặc dù rất dễ bị ảnh hưởng bởi Wikipedia, nhưng nguồn gốc thực sự của wiki doanh nghiệp còn xa xưa hơn thế. Chương trình HyperCard của Apple, một di sản từ cuối những năm 1980, cho phép người dùng tạo các "đống thẻ" ảo chứa thông tin được liên kết với nhau. Nghe quen phải không? Đó là vì chương trình này đã đặt nền móng cho wiki hiện đại. Wikipedia đã công khai nó, còn các doanh nghiệp thì quyết định giữ riêng tư.
Đọc thêm: Cách tạo wiki công ty cho nhóm của bạn
Cơ sở kiến thức là gì?
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu về đối thủ thường bị nhầm lẫn với wiki doanh nghiệp: cơ sở kiến thức.
Cơ sở kiến thức là một kho thông tin được tổ chức tốt, được thiết kế để lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ hoặc các chủ đề cụ thể của công ty.
Có hai loại chính của cơ sở kiến thức:
- Cơ sở kiến thức nội bộ: Đây là kho lưu trữ riêng tư, dành riêng cho nhân viên. Đây là nơi lưu trữ các chính sách công ty, tài liệu đào tạo và chi tiết dự án, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin (theo nghĩa đen)
- Cơ sở kiến thức bên ngoài: Phiên bản công khai, phục vụ khách hàng và khách hàng tiềm năng. Nó trả lời các câu hỏi thường gặp, giải thích về sản phẩm và cho phép người dùng tự giúp mình
Mặc dù cơ sở kiến thức cung cấp nhiều chức năng, nhưng đây là những chức năng quan trọng nhất mà bạn cần biết: Chức năng tìm kiếm cho phép người dùng tìm thấy thông tin trong vài giây, tránh phải cuộn qua vô số trang không liên quan. Trong khi đó, phân tích cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, giúp các công ty xác định thông tin còn thiếu và cải thiện nội dung.
Nếu tất cả những điều này nghe có vẻ giống như một wiki doanh nghiệp, bạn không phải là người duy nhất nghĩ vậy. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa hai công cụ này sâu sắc hơn những gì bạn thấy ban đầu.
Cũng nên đọc: 10 mẫu wiki miễn phí: Lối tắt để quản lý dữ liệu liền mạch
Wiki doanh nghiệp so với Cơ sở kiến thức
Cho đến một thập kỷ trước, các công ty trong danh sách Fortune 500 mất ít nhất 31,5 tỷ đô la mỗi năm do chia sẻ kiến thức kém.
Kể từ đó, câu chuyện đã thay đổi đáng kể — 90% tổ chức hiện nay công nhận giá trị không thể phủ nhận của một hệ thống quản lý kiến thức tốt trong việc cải thiện năng suất của nhân viên, nâng cao khả năng ra quyết định và nâng cao dịch vụ khách hàng.
Trong bối cảnh đó, điều quan trọng là phải xem xét hai nhân tố chính trong lĩnh vực chia sẻ và lưu trữ kiến thức: wiki doanh nghiệp và cơ sở kiến thức.
Hãy cùng khám phá các hệ thống này và sự khác biệt giữa chúng để xem chúng hỗ trợ kinh doanh như thế nào.
| Aspect | Wiki doanh nghiệp | Cơ sở kiến thức |
| Định nghĩa | Một nền tảng hợp tác cho nhân viên đóng góp, chỉnh sửa và quản lý kiến thức nội bộ công ty | Kho lưu trữ thông tin tập trung được thiết kế để khách hàng hoặc nhân viên tự truy cập |
| Mục đích chính | Tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ kiến thức và hợp tác trong công ty | Cung cấp câu trả lời và thông tin dễ dàng truy cập cho cả khách hàng và nhân viên |
| Cơ sở người dùng | Người dùng nội bộ (nhân viên, nhóm và các bên liên quan) | Người dùng nội bộ (nhân viên) và người dùng bên ngoài (khách hàng và khách hàng) |
| Đóng góp nội dung | Chỉnh sửa hợp tác giữa các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau | Nội dung được tạo và quản lý bởi các nhóm được chỉ định hoặc các chuyên gia về chủ đề |
| Chức năng tìm kiếm | Tìm kiếm nâng cao, dự đoán, tối ưu hóa cho hợp tác nội bộ | Tìm kiếm mạnh mẽ với tính năng tự động đề xuất, bộ lọc và câu hỏi thường gặp để khách hàng tự phục vụ nhanh chóng |
| Khả năng tích hợp | Kết nối với các công cụ quản lý dự án, CRM và nền tảng nội bộ | Tích hợp với CRM, công cụ hỗ trợ khách hàng và các hệ thống bên ngoài khác |
| Phân tích và Báo cáo | Theo dõi mức độ tham gia của nhân viên và xác định những lỗ hổng kiến thức | Cung cấp thông tin chi tiết về các truy vấn của khách hàng, mức độ tương tác của người dùng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện |
| Trường hợp sử dụng | Đào tạo nhân viên mới, ghi chép các quy trình nội bộ, hướng dẫn kỹ thuật và kiến thức dự án | Cổng thông tin hỗ trợ khách hàng, tài liệu kỹ thuật, cập nhật sản phẩm và tài liệu đào tạo |
| Tùy chỉnh | Được thiết kế riêng cho thương hiệu và quy trình làm việc của công ty | Được thiết kế riêng để mang lại trải nghiệm khách hàng liền mạch |
| Ví dụ | Pixar sử dụng wiki doanh nghiệp để quản lý các chi tiết sản xuất phim và hợp tác nội bộ | Cơ sở kiến thức của Zendesk cho phép khách hàng giải quyết các vấn đề thông qua cổng thông tin tự phục vụ |
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng Pixar và một công ty SaaS như HubSpot.
Pixar dựa vào wiki doanh nghiệp để quản lý các chi tiết sản xuất cho các bộ phim của mình. Đây là một không gian nội bộ nơi các thành viên trong nhóm đóng góp và truy cập thông tin về dòng thời gian, kịch bản và quy trình sản xuất.
Trong khi đó, HubSpot sử dụng cơ sở kiến thức để hỗ trợ khách hàng. Cơ sở kiến thức của họ cung cấp các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn khắc phục sự cố và hướng dẫn sử dụng sản phẩm, giúp khách hàng tự tìm giải pháp, giảm sự phụ thuộc vào đội ngũ hỗ trợ.
Xem thêm: Làm thế nào để trở thành Quản trị viên Cơ sở Kiến thức?
Lợi ích và nhược điểm tiềm ẩn của việc sử dụng wiki doanh nghiệp
Lợi ích của việc sử dụng wiki doanh nghiệp
1. Nâng cao sự hợp tác
Wiki doanh nghiệp là một mỏ vàng để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Bằng cách cung cấp một nền tảng chia sẻ, chúng khuyến khích các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
📌 Ví dụ: Một nhóm tiếp thị đang thực hiện một chiến dịch có thể sử dụng wiki để chia sẻ bản tóm tắt, cập nhật và tệp thiết kế, cho phép mọi người luôn đồng bộ mà không cần phải trao đổi email qua lại nhiều lần.
2. Giữ lại nhiều kiến thức hơn
Wiki doanh nghiệp hoạt động như một kho lưu trữ tập trung, ngăn ngừa mất mát kiến thức quan trọng khi nhân viên rời công ty.
Với một hệ thống tốt, các công ty có thể bảo vệ bộ nhớ tổ chức, đảm bảo rằng những thành công và bài học kinh nghiệm trong quá khứ vẫn có thể truy cập được.
📌 Ví dụ: Khi một kỹ sư cấp cao rời công ty, các quy trình khắc phục sự cố được ghi lại trong wiki vẫn có sẵn cho nhóm, giúp tránh thời gian ngừng hoạt động trong các hoạt động quan trọng.
3. Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
Khi nhân viên có thể nhanh chóng truy cập thông tin họ cần, mức độ thất vọng sẽ giảm và sự tham gia sẽ tăng lên. Wiki doanh nghiệp tạo ra môi trường nơi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, từ đó có thể giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự.
📌 Ví dụ: Nhân viên mới có thể tham khảo wiki để tìm hướng dẫn nhập môn và câu hỏi thường gặp, giảm sự phụ thuộc vào quản lý để tìm kiếm thông tin cơ bản.
Xem thêm: 10 Phần mềm wiki nội bộ tốt nhất cho doanh nghiệp
Những nhược điểm của việc sử dụng wiki doanh nghiệp
1. Cấu trúc giới hạn
Nếu không có hệ thống tổ chức rõ ràng, wiki doanh nghiệp có thể trở thành một mớ hỗn độn. Việc thiếu phân cấp nội dung khiến người dùng khó điều hướng và tìm kiếm thông tin liên quan, dẫn đến nhầm lẫn và lãng phí thời gian.
2. Chức năng tìm kiếm kém
Wiki thường thiếu khả năng tìm kiếm thích hợp, khiến việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thứ họ cần gấp.
3. Kiểm soát chất lượng kém
Khi mọi người đều có thể chỉnh sửa nội dung, thông tin không chính xác và lỗi thời có thể xuất hiện. Điều này có thể dẫn đến việc lan truyền thông tin sai lệch và tiềm ẩn sự kém hiệu quả.
📌 Ví dụ: Hướng dẫn khắc phục sự cố lỗi thời trên wiki có thể khiến nhân viên hỗ trợ đưa ra lời khuyên sai cho khách hàng, khiến vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn thay vì giải quyết được vấn đề.
4. Tùy chỉnh giới hạn
Việc thiếu các tùy chọn tùy chỉnh có thể khiến wiki khó sử dụng. Giao diện được thiết kế kém có thể khiến nhân viên không muốn sử dụng công cụ này.
Lợi ích và nhược điểm của cơ sở kiến thức
Lợi ích của cơ sở kiến thức
1. Kiểm soát chất lượng nội dung
Một trong những lợi thế đáng kể nhất của cơ sở kiến thức là khả năng duy trì kiểm soát chất lượng nội dung. Không giống như wiki doanh nghiệp, nơi bất kỳ ai cũng có thể đóng góp (đôi khi gây ra thảm họa), cơ sở kiến thức được quản lý bởi các tác giả chuyên dụng hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực.
Các chuyên gia này tuân theo một chiến lược nội dung xác định, đảm bảo tính nhất quán, chính xác và phù hợp với thương hiệu và tiếng nói của công ty.
2. Tổ chức hợp lý
Cơ sở kiến thức nổi trội về tổ chức và khả năng truy cập. Nội dung được tạo ra với cấu trúc rõ ràng và phân cấp thông tin, giúp dễ dàng tìm kiếm và điều hướng. Các tính năng như gắn thẻ, phân loại và menu trực quan đảm bảo người dùng tìm thấy chính xác những gì họ cần mà không phải mất thời gian tìm kiếm.
📌 Ví dụ: Nhóm bán hàng đang tìm kiếm thông tin so sánh chi tiết về sản phẩm có thể tìm thấy ngay lập tức nhờ phân loại và gắn thẻ phù hợp, giúp họ chốt giao dịch nhanh hơn.
3. Phân tích tích hợp
Với cơ sở kiến thức, bạn có thể đo lường tác động của kiến thức tổ chức. Chức năng phân tích tích hợp theo dõi nội dung mà người dùng truy cập, hành vi tìm kiếm của họ và những lỗ hổng kiến thức trong hệ thống của bạn.
📌 Ví dụ: Một doanh nghiệp nhận thấy rằng các câu hỏi thường gặp về quá trình nhập môn là nội dung được tìm kiếm nhiều nhất. Với thông tin này, doanh nghiệp có thể tạo ra các hướng dẫn chi tiết hơn, cải thiện trải nghiệm nhập môn và sự hài lòng của nhân viên.
4. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ
Với thẻ, siêu dữ liệu và các công cụ tiên tiến như AI và máy học, cơ sở kiến thức cho phép nhân viên tìm thấy câu trả lời chính xác một cách nhanh chóng. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tổ chức lớn, nơi tình trạng quá tải thông tin thường xuyên xảy ra.
📌 Ví dụ: Một khách hàng đang tìm kiếm hướng dẫn thiết lập sản phẩm có thể tìm kiếm cơ sở kiến thức bằng từ khóa và tìm thấy hướng dẫn từng bước dễ hiểu, giảm thiểu nhu cầu gửi yêu cầu hỗ trợ khách hàng.
Đọc thêm: Mẫu cơ sở kiến thức miễn phí trong Word & ClickUp
Nhược điểm của cơ sở kiến thức
1. Yêu cầu đầu tư nội dung ban đầu
Không giống như wiki doanh nghiệp phát triển một cách tự nhiên nhờ sự đóng góp của nhóm, cơ sở kiến thức đòi hỏi một nền tảng có cấu trúc ngay từ đầu. Bạn sẽ cần dành nguồn lực để tạo tài liệu cần thiết trước khi mở rộng.
📌 Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp ra mắt cơ sở kiến thức có thể mất hàng tuần để phát triển hướng dẫn sử dụng và câu hỏi thường gặp cho từng sản phẩm, dẫn đến việc trì hoãn ra mắt sản phẩm.
2. Dựa vào các chuyên gia về chủ đề
Để duy trì một cơ sở kiến thức chất lượng cao, bạn cần dựa nhiều vào các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Những người này phải liên tục tạo, cập nhật và tinh chỉnh nội dung để cơ sở kiến thức luôn phù hợp và hữu ích.
📌 Ví dụ: Cơ sở kiến thức kỹ thuật cho một công ty SaaS có thể cần cập nhật thường xuyên để phản ánh các tính năng mới, điều này có thể tiêu tốn nhiều tài nguyên nếu sản phẩm phát triển nhanh chóng.
Đọc thêm: 10 ví dụ về hệ thống quản lý kiến thức hàng đầu
Triển khai một Wiki doanh nghiệp hoặc Cơ sở kiến thức
Hãy tìm hiểu những yếu tố cần thiết để tích hợp hệ thống quản lý kiến thức vào quy trình làm việc của bạn.
Lựa chọn phần mềm phù hợp: các yếu tố cần xem xét và mẹo hữu ích
Cho dù bạn đang đào tạo nhân viên mới, giải quyết vấn đề của khách hàng hay cải thiện năng suất hàng ngày, quản lý kiến thức có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm bớt đau đầu.
Bạn có biết? Việc chia sẻ kiến thức không hiệu quả khiến các công ty lớn của Mỹ thiệt hại khoảng 47 triệu đô la mỗi năm.
Việc lựa chọn phần mềm wiki hoặc phần mềm cơ sở kiến thức phù hợp là yếu tố quan trọng để giải quyết những thách thức này. Dưới đây là những yếu tố cần xem xét khi chọn giải pháp:
- Dễ sử dụng: Chọn một công cụ trực quan để nhân viên có thể bắt đầu đóng góp và truy cập nội dung mà không cần có bằng tiến sĩ về hệ thống CNTT
- Chức năng tìm kiếm: Các công cụ tìm kiếm nâng cao như gắn thẻ và đề xuất dựa trên AI đảm bảo người dùng tìm thấy những gì họ cần một cách nhanh chóng
- Tích hợp: Chọn phần mềm wiki doanh nghiệp kết nối liền mạch với các công cụ hiện có như CRM, nền tảng quản lý dự án, quy trình công ty và hệ thống hỗ trợ khách hàng
- Khả năng mở rộng: Hãy nghĩ đến tương lai. Hệ thống của bạn nên phát triển cùng với nhu cầu của công ty
🧠 Bạn có biết: Slack đã tích hợp cơ sở kiến thức nội bộ với Confluence để cho phép nhân viên tìm kiếm trực tiếp trong các chủ đề trò chuyện, giúp tiết kiệm hàng giờ năng suất mỗi tuần.
Các bước để tạo và duy trì một hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả
Bước #1. Tìm nguồn thông tin
Bắt đầu bằng cách xác định những kiến thức cần được ghi chép lại. Xem xét các câu hỏi thường gặp, các thắc mắc lặp đi lặp lại của khách hàng và các thách thức nội bộ phổ biến.
Bước #2. Tổ chức thông tin
Cấu trúc hệ thống của bạn với các danh mục rõ ràng và điều hướng logic. Chia nội dung thành các phần dễ quản lý và đảm bảo các liên kết nội bộ hướng người dùng đến các tài nguyên có liên quan.
📌 Ví dụ: Google sắp xếp Trung tâm trợ giúp thành các danh mục thân thiện với người dùng như "Gmail", "Drive" và "Google Workspace", giúp người dùng dễ dàng tìm thấy giải pháp ngay lập tức.
Bước #3. Phân tích và tối ưu hóa
Theo dõi các chỉ số như tỷ lệ tìm kiếm thành công, tỷ lệ thoát trang và phản hồi của người dùng. Dữ liệu này nêu bật những lỗ hổng về nội dung và các lĩnh vực cần cải thiện.
Bước 4. Luôn cập nhật
Quản lý kiến thức là một cuộc chạy marathon, không phải sprint. Theo dõi xu hướng, cập nhật thông tin lỗi thời và liên tục thêm nội dung mới để duy trì tính phù hợp.
📌 Ví dụ: Shopify cập nhật tài liệu dành cho người bán hàng hàng quý, kết hợp phản hồi từ các nhóm dịch vụ khách hàng để giải quyết các vấn đề mới phát sinh.
Đọc thêm: Cách tối ưu hóa cơ sở kiến thức nội bộ để nâng cao năng suất của nhân viên và thành công trong quản lý dự án
Các phương pháp tốt nhất cho quá trình onboarding và cải tiến liên tục
- Hiểu rõ nhân viên và văn hóa của tổ chức: Đánh giá phong cách hợp tác, chuyên môn và trình độ công nghệ của nhóm. Tùy chỉnh phương pháp quản lý kiến thức để phù hợp với nhu cầu của họ và khuyến khích sự tham gia
- Thực hiện theo các bước đã lên kế hoạch: Triển khai hệ thống của bạn dần dần. Bắt đầu với các tài liệu cần thiết, phân tích những thách thức trong quá trình áp dụng và tinh chỉnh quy trình trong quá trình thực hiện
- Đặt ra các chính sách rõ ràng: Xác định các cấp độ truy cập để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Sử dụng quyền truy cập dựa trên vai trò để cân bằng giữa tính mở và bảo mật
- Công nhận những người đóng góp: Thưởng cho những nhân viên đóng góp tích cực cho hệ thống của bạn. Công nhận có thể đơn giản như lời khen ngợi trong cuộc họp nhóm hoặc phần thưởng hữu hình như thẻ quà tặng
- Tập trung vào cải tiến liên tục: Thường xuyên đánh giá hiệu suất hệ thống thông qua phản hồi và chỉ số sử dụng. Xử lý nội dung hiệu suất thấp và điều chỉnh chiến lược để lấp đầy lỗ hổng kiến thức
Đọc thêm: Cách tạo kế hoạch đào tạo kiến thức sản phẩm hiệu quả
Sử dụng ClickUp cho wiki và cơ sở kiến thức doanh nghiệp
Nếu bạn đang phân vân giữa cơ sở kiến thức và wiki doanh nghiệp, ClickUp có thể giúp bạn.
Tần suất các dự án, kiến thức và thông tin liên lạc bị phân tán trên nhiều công cụ trong một doanh nghiệp là bao nhiêu? Điều này làm chậm tiến độ công việc của mọi người và dẫn đến việc bỏ sót thông tin quan trọng.
ClickUp kết hợp mọi thứ trong một ứng dụng, bao gồm dự án, kiến thức và trò chuyện — được hỗ trợ bởi AI để giúp bạn làm việc thông minh hơn và nhanh hơn. Hãy khám phá cách ClickUp có thể giúp bạn tạo wiki công ty lý tưởng.
🚀 Tài liệu ClickUp
Hãy bắt đầu với ClickUp Docs.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tải lên các tài liệu hiện có hoặc tạo tài liệu mới, lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ, đồng thời theo dõi thời gian dành cho việc viết hoặc xem xét tài liệu. Hơn nữa, các tùy chọn định dạng văn bản phong phú, như tiêu đề lớn, bảng và hình ảnh bìa, giúp nội dung của bạn dễ đọc và chuyên nghiệp hơn.
🚀 ClickUp Brain
Nếu bạn cần trợ giúp trong việc soạn thảo nội dung, ClickUp Brain sẽ giúp bạn.
Cho dù bạn cần soạn thảo bản tóm tắt dự án hay chỉnh sửa tài liệu hiện có, các tính năng và lời nhắc dành riêng cho từng vai trò như Dịch và Tóm tắt sẽ đảm bảo tính rõ ràng và khả năng truy cập cho tất cả nhân viên.
Đọc thêm: Chiến lược chuyển giao kiến thức để chia sẻ kiến thức một cách liền mạch
🚀 Tích hợp phần mềm wiki trong ClickUp
Điểm hay nhất của ClickUp là nó có thể tích hợp hoàn hảo vào quy trình làm việc hiện tại của bạn.
Với vai trò người dùng có thể tùy chỉnh và các điều khiển dựa trên không gian làm việc, bạn có thể quản lý ai xem hoặc chỉnh sửa nội dung trong wiki của công ty. Chia sẻ tài liệu rất đơn giản, cho dù qua liên kết riêng tư, URL công khai an toàn hay lời mời người dùng khách.
Sự linh hoạt này làm cho nó trở nên lý tưởng cho cả các nhóm nội bộ và cộng tác viên bên ngoài.
Đọc thêm: Các chiến lược và phần mềm quản lý kiến thức tốt nhất cho các nhóm
🚀 Tính năng cộng tác trực tiếp trong ClickUp
Hợp tác là lĩnh vực mà ClickUp thực sự tỏa sáng.
ClickUp cho phép cập nhật thời gian thực và cộng tác trực tiếp, giúp các nhóm xem lại các thay đổi và bình luận trực tiếp trên các chỉnh sửa.
Đối với các nhiệm vụ cần thảo luận thêm, bạn có thể gắn thẻ thành viên nhóm bằng cách sử dụng ClickUp Assign Comments hoặc thậm chí chỉ định nhiệm vụ trực tiếp trong wiki.
Ngoài ra, việc thêm các công cụ hỗ trợ trực quan như video hướng dẫn, sơ đồ hoặc biểu đồ sẽ giúp tăng tính rõ ràng. Các công cụ như ClickUp Clips cho phép bạn tạo các bản ghi màn hình nhanh chóng để nhúng trực tiếp vào wiki, giúp các nhóm dễ dàng hiểu các quy trình phức tạp hơn.
📌 Ví dụ: Các nhóm tiếp thị ghi chép quy trình chiến dịch có thể tập trung tất cả các tài nguyên như hướng dẫn, dòng thời gian và câu hỏi thường gặp trong một tài liệu ClickUp Doc dễ truy cập, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin.
ClickUp 🤝🏻 Lulu
Ví dụ tốt nhất về cách ClickUp có thể được sử dụng như một nguồn thông tin duy nhất là nghiên cứu trường hợp của Lulu.
Lulu, một công ty xuất bản với hơn 500 nhân viên, đã chuyển sang sử dụng ClickUp để giải quyết các vấn đề về hiệu quả trong phát triển sản phẩm và tiếp thị. Mục tiêu của họ là cải thiện tính minh bạch, hợp lý hóa các quy trình và trao quyền cho các nhóm để hợp tác hiệu quả.
❌ Thách thức: Các công cụ cồng kềnh và quy trình thủ công đã làm chậm quá trình đổi mới và gây ra sự kém hiệu quả giữa các bộ phận.
✅ Giải pháp: ClickUp đã trở thành nguồn thông tin duy nhất của họ, giúp họ hợp lý hóa chu kỳ phát hành sản phẩm, tạo ra các quy trình tiếp thị lặp đi lặp lại và nâng cao khả năng hiển thị của tổ chức.
✨ Kết quả: Lulu đã tăng 12% hiệu quả công việc, thống nhất lực lượng lao động trên một nền tảng duy nhất và loại bỏ hai công cụ cũ.
Các kỹ sư và quản lý sản phẩm của chúng tôi bị sa lầy vào việc cập nhật trạng thái thủ công giữa Jira và các công cụ khác. Với ClickUp, chúng tôi đã tiết kiệm được hàng giờ đồng hồ bị lãng phí cho các công việc trùng lặp. Tốt hơn nữa, chúng tôi đã đẩy nhanh quá trình phát hành sản phẩm bằng cách cải thiện việc chuyển giao công việc giữa bộ phận kiểm tra chất lượng, bộ phận viết kỹ thuật và bộ phận tiếp thị.
Các kỹ sư và quản lý sản phẩm của chúng tôi bị sa lầy vào việc cập nhật trạng thái thủ công giữa Jira và các công cụ khác. Với ClickUp, chúng tôi đã tiết kiệm được hàng giờ đồng hồ bị lãng phí cho các công việc trùng lặp. Tốt hơn nữa, chúng tôi đã đẩy nhanh quá trình phát hành sản phẩm bằng cách cải thiện việc chuyển giao công việc giữa bộ phận kiểm tra chất lượng, viết kỹ thuật và tiếp thị.
Nâng cấp wiki doanh nghiệp của bạn với ClickUp
Nếu không có wiki doanh nghiệp, bạn có nguy cơ lãng phí tài nguyên quý giá nhất của mình: thời gian. Hãy tưởng tượng thời gian bạn mất để tìm kiếm tài liệu, giải mã các ghi chú lỗi thời hoặc tạo lại thông tin đã có sẵn.
ClickUp giúp tiết kiệm thời gian này — nhân viên có thể tiết kiệm khoảng 1 giờ mỗi ngày, tương đương với 12% hiệu quả công việc. Điều này tương đương với việc thêm vài ngày làm việc hiệu quả vào mỗi tháng — mà không cần kéo dài giờ làm việc.
Từ việc tạo và sắp xếp nội dung với ClickUp Docs đến hợp tác liền mạch với các tính năng thời gian thực như liên kết nhiệm vụ và chỉnh sửa trực tiếp, ClickUp đảm bảo wiki doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng cho công ty.
Thêm các công cụ hỗ trợ AI như ClickUp Brain để soạn thảo, dịch và tối ưu hóa nội dung, và bạn sẽ có một giải pháp thay đổi cuộc chơi cho quản lý kiến thức.
Đăng ký ClickUp và trải nghiệm sức mạnh của wiki doanh nghiệp, công cụ làm việc hiệu quả như nhóm của bạn.