Thảm họa hàng không nghiêm trọng nhất trong lịch sử, được biết đến với tên gọi Thảm họa sân bay Tenerife, được cho là do " sự hiểu lầm giữa đài kiểm soát không lưu và máy bay " . Về bản chất, đây là một vấn đề giao tiếp.
Dù bạn đang lái máy bay, viết nội dung cho trang web hay phát triển phần mềm, giao tiếp kém hiệu quả có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các rào cản giao tiếp và cách xử lý chúng.
Hiểu về rào cản giao tiếp
Rào cản giao tiếp là bất kỳ điều gì cản trở một người giao tiếp rõ ràng và người khác hiểu được thông điệp. Rào cản giao tiếp có thể gây bất lợi cho hoạt động của tổ chức trên nhiều phương diện.
❗️Chất lượng: Giao tiếp không hiệu quả tạo ra khoảng cách trong hiểu biết, dẫn đến kết quả công việc không đạt yêu cầu.
❗️Năng suất: Nếu không hiểu rõ hướng dẫn, các thành viên trong nhóm có thể mất quá nhiều thời gian để xử lý, thử và thất bại, hoặc làm việc không hiệu quả.
❗️Hiệu quả: Hãy tưởng tượng rào cản giao tiếp giữa nhân viên và khách hàng/quản lý, dẫn đến hiểu lầm. Nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện hiệu quả những gì được giao.
❗️Mất kết nối: Khi giao tiếp trở nên khó khăn hơn — vượt qua các rào cản hàng ngày — các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy mệt mỏi và mất kết nối. Điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc.
❗️Sáng tạo: Sáng tạo tập thể đòi hỏi giao tiếp suôn sẻ. Nếu thiếu điều đó, sáng tạo sẽ chỉ là một giấc mơ xa vời.
❗️Văn hóa: Giao tiếp tốt tạo ra cảm giác mục tiêu chung. Thiếu giao tiếp dẫn đến văn hóa làm việc không hiệu quả, nơi mọi người trở nên xa cách hoặc thậm chí không tin tưởng lẫn nhau. Thực tế, rào cản giao tiếp là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến hiện tượng "Great Resignation" và "quiet quitting".
Nếu điều đó nghe có vẻ quá đáng, hãy cùng xem điều đó xảy ra như thế nào trong môi trường làm việc.
Rào cản giao tiếp phổ biến trong môi trường làm việc
Giao tiếp tốt là khi một người truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ cho đối tượng nghe. Bất cứ điều gì cản trở việc này đều có thể được coi là rào cản giao tiếp. Dưới đây là mười ví dụ điển hình nhất.
1. Rào cản vật lý
Rào cản giao tiếp đơn giản nhất là rào cản vật lý. Dù bạn đang cố gắng giao tiếp với ai đó cách bạn vài mét tại một buổi hòa nhạc hay trình bày trên thiết bị hỏng hóc, rào cản vật lý luôn tồn tại khắp nơi.
Chúng đơn giản vì chúng rõ ràng và cụ thể. Chúng có thể được khắc phục bằng cách điều chỉnh hệ thống.
Ví dụ: nếu bạn gặp khó khăn khi giải thích một khái niệm cho ai đó qua điện thoại, bạn có thể sử dụng công cụ hội nghị truyền hình với tính năng chia sẻ màn hình để giải quyết vấn đề rào cản giao tiếp này.
2. Rào cản tâm lý
Không giống như rào cản vật lý, rào cản tâm lý nằm trong tâm trí con người, do đó, việc xử lý chúng phức tạp hơn gấp nhiều lần. Một số rào cản tâm lý phổ biến của người nói bao gồm sợ sân khấu, lo lắng xã hội, rối loạn ngôn ngữ, vấn đề về lòng tự trọng, v.v.
Người nhận cũng có thể có những rào cản tâm lý như thành kiến, phán xét và giả định chưa được kiểm chứng, khiến các cuộc hội thoại sau cánh cửa đóng kín trở nên không hiệu quả.
3. Rào cản ngôn ngữ
Rào cản ngôn ngữ cơ bản nhất là khi hai người không nói cùng một ngôn ngữ. Ví dụ, một người nói tiếng Anh bản ngữ đến từ Mỹ có thể gặp rào cản ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp ở Pháp, Đức hoặc Nhật Bản, nơi tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ.
Tuy nhiên, đó không phải là rào cản ngôn ngữ duy nhất. Giọng, phương ngữ, thuật ngữ kỹ thuật, tiếng lóng địa phương hoặc thậm chí một phép ẩn dụ lạ lẫm cũng có thể cản trở giao tiếp. Ví dụ, nếu bạn đặt hàng khoai tây chiên, bạn sẽ nhận được hai món hoàn toàn khác nhau ở Mỹ và Anh!
Mặt khác, các nhóm và tổ chức có thể có ngôn ngữ riêng của mình.
Ví dụ, các thuật ngữ như "peeling the curtain" (mở màn), "falling down the rabbit hole" (rơi xuống hố thỏ), "sidebar" (thanh bên) v.v. rất phổ biến, nhưng không quen thuộc với những người không nói tiếng lóng. Nhóm xã hội của chúng tôi có rất nhiều điều để nói về vấn đề này!
4. Rào cản văn hóa
Sự khác biệt văn hóa tạo ra rào cản giao tiếp. Ví dụ, khoảng cách quyền lực trong một số nền văn hóa phương Đông có thể rất lớn, khiến các thành viên cấp dưới trong nhóm ngại thách thức cấp trên.
Một số tổ chức, đặc biệt là những tổ chức lâu đời, có thể có văn hóa làm việc chính thức, trong đó tất cả giao tiếp phải bằng văn bản theo định dạng cụ thể. Điều này có thể khiến nhiều thông tin không được truyền đạt, tạo ra khoảng cách giao tiếp tại nơi làm việc.
Bạn cũng có thể có một thành viên mới trong nhóm, người trước đây làm việc trong một nền văn hóa khác và cần điều chỉnh để giao tiếp hiệu quả với bạn.
5. Rào cản tổ chức
Những đặc điểm riêng biệt của tổ chức thường là rào cản giao tiếp.
Ví dụ, một công ty khởi nghiệp được thành lập bởi một nhóm bạn thân có thể khiến những nhân viên mới ngoài mạng lưới của họ cảm thấy bị loại trừ.
Một nhóm làm việc từ xa không có các công cụ giao tiếp phù hợp tại nơi làm việc cũng có thể tạo ra rào cản. Nếu không có một nơi chung để thực hiện tất cả các cuộc hội thoại, các nhóm sẽ phân tán thông tin trên nhiều công cụ khác nhau, dẫn đến sự hiểu lầm.
6. Rào cản quy trình
Bất kỳ tổ chức nào cũng là tập hợp của các quy trình. Để hoàn thành một công việc, nhiều người thực hiện các phần công việc, sau đó chuyển giao cho người khác như một phần của quy trình thống nhất. Bây giờ, hãy nghĩ về một tình huống trong đó một người không biết chuyển giao cho ai hoặc làm thế nào để thực hiện đúng.
Trong các nhóm phát triển phần mềm, việc chuyển giao công việc giữa nhà thiết kế và nhà phát triển là một thách thức rất phổ biến.
7. Rào cản về bối cảnh
Rào cản bối cảnh là khi những người giao tiếp với nhau không có cùng thông tin về bối cảnh, mục tiêu, nhu cầu của dự án, v.v.
Ví dụ, một thành viên mới trong nhóm có thể không biết tất cả các giải pháp đã được thử trước đó để giải quyết một vấn đề nhất định, dẫn đến phải làm lại công việc. Khi nhóm nội dung không có hướng dẫn về phong cách, kết quả công việc của họ có thể không nhất quán.
8. Rào cản công nghệ
Hầu hết giao tiếp ngày nay diễn ra dưới dạng kỹ thuật số. Tuy nhiên, không phải ai cũng cảm thấy thoải mái với giao tiếp kỹ thuật số theo cùng một cách.
Một số người có thể không hiểu các biểu tượng cảm xúc — bạn có biết ai nghĩ rằng biểu tượng cảm xúc ngón tay cái hướng lên là thô lỗ không? Những người khác có thể đặt camera video sai vị trí trong cuộc họp. Khả năng tiếp cận cũng có thể tạo ra rào cản.
9. Rào cản cảm xúc
Thời kỳ giấu cảm xúc ở nhà đã qua, giờ đây mọi người đều thể hiện con người thật của mình tại nơi làm việc. Dù thế nào đi chăng nữa, mọi nơi làm việc đều là nơi tập hợp những con người với nhiều cảm xúc và thái độ khác nhau.
Ai đó có một buổi sáng tồi tệ có thể sẽ không sẵn sàng tiếp nhận những phản hồi mang tính chỉ trích. Một thành viên trong nhóm đang căng thẳng có thể sẽ không sẵn sàng nỗ lực hơn.
10. Rào cản hệ thống giá trị
Thông thường, công việc tốt nhất được hoàn thành bởi những người có chung niềm tin, chẳng hạn như tính minh bạch, tính chính trực, lấy khách hàng làm trung tâm, v.v. Khi hệ thống giá trị của mọi người mâu thuẫn nhau, giao tiếp sẽ bị gián đoạn.
Ví dụ: khi một người quản lý tin rằng công việc tốt sẽ được hoàn thành khi nhóm họp trực tiếp, nhưng nhóm lại thích làm việc từ xa, mỗi bên có thể trở nên thiên vị theo quan điểm của mình và tạo ra rào cản giao tiếp, dù vô tình.
Mặc dù rào cản giao tiếp có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, nhưng chúng là hiện tượng phổ biến trong mọi tổ chức. Chúng là kết quả tự nhiên của việc tập hợp những người khác nhau lại với nhau để làm việc hướng tới mục tiêu chung.
Vậy nên, đừng sợ các rào cản giao tiếp. Hãy tạo ra các hệ thống để vượt qua chúng. Đây là cách thực hiện.
Vượt qua rào cản giao tiếp
Rào cản giao tiếp là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, bước đầu tiên để vượt qua chúng là quan sát và hiểu chúng. Hãy bắt đầu từ đó.
Xác định các rào cản giao tiếp
Thiết lập các yêu cầu chiến lược để quan sát, xác định và hiểu các rào cản phổ biến.
- Đưa việc giám sát sự cố giao tiếp vào các chỉ số hiệu suất chính của mỗi nhà quản lý
- Khuyến khích nhân viên báo cáo các vấn đề liên quan đến giao tiếp và hợp tác trong môi trường làm việc
- Mời các thành viên trong nhóm thường xuyên đưa ra ý kiến phản hồi về hiệu quả của nhóm
Xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở
Tạo văn hóa giao tiếp hiệu quả trong tổ chức của bạn. Khuyến khích người gửi thông điệp chịu trách nhiệm về việc thông điệp được hiểu đúng. Cho phép người nhận đặt câu hỏi hoặc thách thức ý tưởng khi họ cần làm rõ. Hãy làm gương, thể hiện sự minh bạch, cởi mở và hợp tác.
Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ
Mọi người đều có thể giao tiếp, nhưng giao tiếp hiệu quả là một chuyện hoàn toàn khác. Giúp mọi người giao tiếp hiệu quả thông qua các khóa đào tạo thường xuyên.
Tùy thuộc vào kỹ năng của nhân viên, điều này có thể là lắng nghe cẩn thận, viết email, làm việc từ xa, sử dụng ngôn ngữ hòa nhập hoặc giao tiếp với khách hàng. Ngoài ra, các bài học ngắn gọn, áp phích hoặc danh sách kiểm tra về cách chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm hoặc cách tránh hiểu lầm tại nơi làm việc cũng rất hữu ích.
Thiết lập các công cụ và tài nguyên để giao tiếp hiệu quả
Đừng mong đợi mọi người đều biết cách giao tiếp hiệu quả. Thiết lập các hệ thống khuyến khích họ làm việc tốt hơn.
Ví dụ, các nhóm phát triển phần mềm có thể sử dụng các mẫu hoặc biểu mẫu để thu thập tất cả thông tin liên quan. Các nhóm nội dung có thể thuê trình chỉnh sửa/biên tập viên để đảm bảo tính nhất quán.
Trên thực tế, các hệ thống này có thể đơn giản như định dạng chương trình nghị sự cho mỗi cuộc họp. Hoặc toàn diện như một nền tảng hợp tác như ClickUp.
Đọc thêm: Dưới đây là một số công cụ giao tiếp không đồng bộ có thể giúp bạn.
Hợp tác nhóm
Các nhóm hiện đại cần giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc kết hợp. Họ cần một nơi để giao tiếp theo ngữ cảnh, kết nối các dự án, công việc, bình luận, tài liệu và hội nghị video.
ClickUp Chat được thiết kế để thực hiện chính xác điều này. Sử dụng ClickUp Chat để giao tiếp nhiều hơn tại nơi làm việc. Tạo các kênh phản ánh cách tổ chức không gian làm việc của bạn. Giữ mọi người luôn cập nhật thông tin với Bài đăng. Kết nối các nhiệm vụ hiện có hoặc tạo nhiệm vụ mới từ các cuộc hội thoại trò chuyện. Thiết lập cuộc gọi bằng một cú nhấp chuột với tóm tắt tự động và các mục hành động, tất cả trong ClickUp!
Quản lý công việc
Để giao tiếp hiệu quả, cần phải bao gồm nội dung, cách thức, đối tượng và thời gian. Trong quản lý dự án, điều này có nghĩa là:
- Nội dung: Yêu cầu ngắn gọn hoặc tính năng
- Cách thức: Tiêu chuẩn hoặc tiêu chí chấp nhận*
- Ai: Người được giao hoặc chủ sở hữu công việc
- Hạn chót:
Một công cụ quản lý công việc tốt sẽ cho phép bạn ghi lại tất cả những điều này. Nhiệm vụ ClickUp cung cấp tất cả những điều này và hơn thế nữa. Nó cho phép bạn ước lượng thời gian, theo dõi, trao đổi nhận xét và thêm bất kỳ số lượng trường tùy chỉnh nào theo nhu cầu.
Hơn nữa, bạn còn có thể sử dụng ClickUp Assign Comments để đảm bảo trách nhiệm giao tiếp được giao cho đúng thành viên trong nhóm.
Mặt khác, giúp các nhóm của bạn khắc phục tình trạng quá tải thông báo với Hộp thư đến ClickUp. Công cụ này giúp các nhóm của bạn xem mọi thứ ở một nơi và tập trung vào những việc quan trọng.
Nếu bạn mới làm quen với việc này, hãy thử Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp để bắt đầu. Cải thiện việc truyền tin nội bộ và bên ngoài, tạo ngân hàng kiến thức, chia sẻ rộng rãi và giảm thiểu rào cản giao tiếp với mẫu này.
⚡️Lưu trữ mẫu: Thêm các mẫu kế hoạch giao tiếp để bạn lựa chọn.
Tài liệu
Không có đủ thông tin cơ bản là một trong những thách thức lớn nhất của nhóm làm việc ảo. Giải quyết vấn đề này bằng tài liệu rõ ràng.
Cho dù đó là thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) hay văn hóa công ty, hãy ghi lại bằng ClickUp Docs. Sử dụng các yếu tố kiểu dáng khác nhau để nhấn mạnh những điểm quan trọng. Liên kết các tài liệu có liên quan, kết nối chúng với quy trình làm việc, gắn thẻ người và chỉnh sửa cộng tác.
Nếu bạn đang tạo tài liệu đào tạo và giáo dục, hãy thử ClickUp Clips. Sử dụng nó để trình bày rõ ràng quy trình của bạn bằng cách quay màn hình.
Brainstorming
Cách đơn giản nhất để phá vỡ rào cản giao tiếp là đưa mọi người vào cùng một trang, theo nghĩa đen. Khởi động Bảng trắng ClickUp và động não ý tưởng, vẽ quy trình, thảo luận về các mẫu hoặc tạo mẫu sản phẩm.
Khi đã có sự đồng ý của nhóm, hãy chuyển các yếu tố thành công việc và bắt tay vào công việc ngay từ bảng trắng!
Tổng hợp
Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng nhiều công cụ kỹ thuật số, việc giao tiếp chắc chắn sẽ trở nên phân tán. Tránh điều này bằng cách tích hợp tất cả các công cụ của bạn vào một nền tảng giao tiếp tập trung.
ClickUp tích hợp với hơn 1000 công cụ, như Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub và Discord. Bạn cũng có thể tự động nhập thông tin từ hàng chục công cụ vào ClickUp.
Tự động hóa
Không phải tất cả giao tiếp đều phải thực hiện thủ công. ClickUp Automations cung cấp hơn 100 mẫu sẵn có để bạn có thể bắt đầu nhanh chóng. Các công việc như thông báo cho nhà phát triển khi nhóm kiểm tra phát hiện lỗi hoặc thông báo cho trình chỉnh sửa khi có bài viết mới trong danh sách công việc của họ có thể được thực hiện tự động.
AI có thể nâng cao khả năng này lên một tầm cao mới. Các thành viên trong nhóm có thể thảo luận, hợp tác và động não với AI theo những cách trước đây không thể thực hiện được. Nhận câu trả lời ngay lập tức cho tất cả các câu hỏi liên quan đến dự án, tạo bản tóm tắt tự động, chạy kiểm tra chính tả, xây dựng mẫu, phiên âm video và hơn thế nữa với ClickUp Brain.
Nhiều tổ chức đã thử nghiệm và thành công trong việc giảm thiểu rào cản giao tiếp bằng các công cụ và chiến lược trên. Hãy cùng xem qua một số ví dụ.
Ví dụ thực tế và nghiên cứu trường hợp
Nếu bạn đã từng xem phim nước ngoài có phụ đề, công ty đó đã vượt qua một biểu mẫu rào cản giao tiếp một cách hiệu quả. Bạn sẽ thấy rằng xung quanh mình, các doanh nghiệp áp dụng nhiều chiến lược và chiến thuật khác nhau để giao tiếp hiệu quả hơn. Dưới đây là một vài ví dụ.
Đa ngôn ngữ tại Liên Hợp Quốc
Liên Hợp Quốc bao gồm 193 quốc gia thành viên, với số lượng ngôn ngữ gần như tương đương. Để xóa bỏ rào cản ngôn ngữ trong một tổ chức như vậy, cần có các chiến lược giao tiếp chu đáo, toàn diện và kiên định.
Liên Hợp Quốc là một trong những tổ chức sử dụng nhiều chuyên gia ngôn ngữ nhất trên thế giới. Tổ chức này đặt ra các tiêu chuẩn cao cho dịch thuật (lời nói sang lời nói) và phiên dịch (văn bản sang văn bản) giữa các ngôn ngữ.
Các bài phát biểu trong các sự kiện của Liên Hợp Quốc được phiên dịch đồng thời bằng sáu ngôn ngữ chính thức là tiếng Ả Rập, tiếng Trung, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng Tây Ban Nha. Đối với những người muốn phát biểu bằng ngôn ngữ khác, Liên Hợp Quốc sẽ hỗ trợ phiên dịch và dịch thuật theo yêu cầu.
Xác định nghĩa rõ ràng trong Wikipedia
Bạn đã bao giờ thấy thông báo phân biệt nghĩa ở đầu trang Wikipedia chưa? Hãy thử tìm kiếm Top Gun hoặc Prince chẳng hạn. Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết trang hiện tại đang nói về gì và dẫn bạn đến trang khác nếu bạn đang tìm kiếm thứ khác.
Giải thích rõ nghĩa là một cách tuyệt vời để giảm thiểu rào cản văn hóa và ngữ cảnh trong giao tiếp. Nó giúp ngăn chặn những hiểu lầm có thể xảy ra và cung cấp thông tin thay thế cho người dùng thuộc các nền văn hóa khác nhau. Cách này tập trung vào người dùng, thể hiện sự đồng cảm và hiệu quả.
Cách nhóm tiếp thị của ClickUp sử dụng ClickUp
Nhóm tiếp thị phân phối của ClickUp làm việc với hàng chục freelancer và đại lý để hoàn thành công việc. Khi nhóm mở rộng, địa lý phân tán và ngân sách tăng gấp ba lần, một số rào cản giao tiếp đã xuất hiện.
Để xử lý vấn đề này, nhóm tiếp thị đã tạo một không gian làm việc ảo với ClickUp. Với các thư mục, danh sách công việc, mục tiêu và bảng điều khiển chức năng, nhóm có thể triển khai các chiến dịch một cách liền mạch, bên cạnh công việc kinh doanh thông thường.
Cần một chút cảm hứng? Đọc thêm về cách nhóm tiếp thị ClickUp sử dụng ClickUp.
Giám đốc điều hành Airbnb giảm thiểu các cuộc họp một đối một
Trong một cuộc phỏng vấn gần đây, Brian Chesky, Giám đốc điều hành của Airbnb, cho rằng mô hình cuộc họp một-một là không hoàn hảo. Ông nói
Vấn đề là họ thường không nói về những điều bạn muốn nói.
Vấn đề là họ thường không nói về những điều bạn muốn nói.
Để loại bỏ các rào cản tâm lý và văn hóa xung quanh giao tiếp minh bạch, Cheskey thích các cuộc họp có nhiều người tham gia. Ông tin rằng điều này giúp nhiều người đóng góp và thách thức lẫn nhau, đẩy nhanh luồng thông tin và quá trình ra quyết định.
Phá vỡ rào cản giao tiếp với ClickUp
Giao tiếp tốt là nền tảng của mọi thứ, từ mối quan hệ cá nhân, hàm chức kinh doanh hay tương tác công cộng. Mọi người, từ tổng thống đến phi công hàng không, đều cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, quyết đoán và hiệu quả mỗi ngày.
Để đạt được điều này, phụ thuộc vào cả cá nhân và tổ chức mà họ làm việc, đó là lý do tại sao có những chuyên gia giao tiếp như người viết bài phát biểu, các quy trình như chương trình đào tạo quản lý nguồn nhân lực và các công cụ hợp tác tại nơi làm việc như ClickUp.
Với ClickUp, bạn không chỉ có thể giao tiếp hiệu quả mà còn có thể giao tiếp theo ngữ cảnh, đa phương thức và tự động hóa. Hãy xem một công cụ quản lý dự án toàn diện có thể làm gì cho bạn.