Cố gắng đạt năng suất tại nơi làm việc là điều tự nhiên, và để tổ chức phát triển, tìm cách cải thiện hiệu suất công việc luôn phải là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, luôn có nguy cơ đi quá xa. Khi năng suất trở nên độc hại, bạn không chỉ rời xa môi trường làm việc lành mạnh mà còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe tinh thần và thể chất của toàn bộ nơi làm việc.
Làm thế nào để tìm được sự cân bằng đó?
Bắt đầu bằng việc hiểu rõ năng suất độc hại thực sự là gì. Từ đó, bạn cần xác định các dấu hiệu cho thấy nhóm của bạn đang gặp phải năng suất độc hại và hiểu nguyên nhân gây ra nó. Và tất nhiên, tất cả phải dẫn đến các bước tích cực được thiết kế đặc biệt để khắc phục năng suất độc hại.
Năng suất độc hại là gì?
Như tên gọi của nó, năng suất độc hại là hiện tượng nghề nghiệp khi năng suất được đẩy lên quá cao đến mức làm lu mờ tất cả các khía cạnh khác của cuộc sống.
Luôn có những mục trong danh sách công việc cần làm. Chúng ta đang sống trong một nền văn hóa khen thưởng những thành viên trong nhóm luôn làm việc hiệu quả. Nhưng khi sự bận rộn liên tục cản trở sức khỏe thể chất và tinh thần của một người, nó có thể trở thành phản tác dụng và thậm chí gây hại.
Hãy nghĩ về những nhân viên làm việc thâu đêm vì cảm thấy có lỗi với thời hạn sắp đến hoặc những nhân viên làm việc từ xa cảm thấy có lỗi đến mức dành thời gian miễn phí để cố gắng đáp ứng những kỳ vọng không thực tế. Sau đó, hãy nghĩ về văn hóa làm việc hối hả cố gắng truyền cho nhân viên rằng nghỉ ngơi hoặc dành thời gian cho cuộc sống cá nhân sẽ cản trở thành công trong sự nghiệp.
Không bao giờ nên nhầm lẫn năng suất độc hại với đạo đức làm việc mạnh mẽ. Động lực hoàn thành công việc là một phẩm chất đáng ngưỡng mộ. Vấn đề bắt đầu khi những thói quen làm việc đó trở thành sự bất lực trong việc quản lý thời gian và nhu cầu ưu tiên công việc hơn tất cả mọi thứ khác.
Dấu hiệu và nguyên nhân của năng suất độc hại
Không phải lúc nào cũng dễ dàng nhận ra những dấu hiệu cho thấy bạn hoặc nhóm của bạn đang bị năng suất độc hại. Điều này càng đúng hơn khi văn hóa công ty của bạn đã truyền cho nhân viên tinh thần hoàn thành công việc bằng mọi giá. Tuy nhiên, một số dấu hiệu có thể giúp bạn hiểu khi nào xu hướng tự nhiên hướng tới năng suất đã trở thành không lành mạnh.
Bỏ qua sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Theo dõi giờ làm việc của bản thân và từng thành viên trong nhóm. Thiếu cân bằng giữa công việc và cuộc sống là một trong những triệu chứng phổ biến nhất của năng suất độc hại.
Có nhiều lý do dẫn đến kết nối này. Cảm giác tội lỗi tiềm ẩn có thể khiến nhân viên liên tục kiểm tra email, đặc biệt (nhưng không chỉ) khi họ làm việc từ xa. Bạn cũng sẽ nghe các thành viên trong nhóm nói rằng họ có nhiều thời gian hơn để làm việc ngoài giờ làm việc thông thường khi đồng nghiệp không làm phiền họ.
Cạnh tranh và so sánh không lành mạnh trong nhóm của bạn
Một đạo đức làm việc mạnh mẽ có thể trở thành một cái bẫy nguy hiểm khi nó biến thành sự cạnh tranh. Một thành viên làm việc nhiều giờ hơn hoặc không ưu tiên cuộc sống gia đình chỉ vì muốn đứng đầu biểu đồ có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến sức khỏe tinh thần của họ.
Một lần nữa, điều này khó theo dõi và xác định hơn trong môi trường làm việc từ xa. Với làm việc từ xa, có thể không dễ dàng theo dõi liệu một thành viên trong nhóm có xu hướng bỏ bữa ăn hoặc giờ nghỉ chỉ để hoàn thành công việc hay không.
Hãy tìm kiếm những dấu hiệu chung hơn của mức độ cạnh tranh không lành mạnh này. Bạn thường có thể thấy điều này trong các cuộc hội thoại bên máy nước uống và những nhận xét ngẫu nhiên.
Kỳ vọng tự đặt ra cho tất cả các công việc cần phải giải quyết ngay lập tức
Còn được gọi là thiên vị hành động, hiện tượng này thường bắt nguồn từ việc không thể quản lý công việc trong một khung thời gian thích hợp. Những nhân viên hoàn thành công việc hoặc trả lời email ngay lập tức có thể gặp khó khăn trong việc thiết lập ranh giới. Họ không dành thời gian cho những công việc ngoài giờ làm việc hoặc những công việc chiến lược dài hạn.
Thông thường, những nhân viên này thiếu một kế hoạch năng suất có cấu trúc hơn. Nhưng họ cũng có thể cảm thấy áp lực hoặc tội lỗi về danh sách công việc cần làm. Sau đó, họ sẽ tìm cách chống lại áp lực đó bằng năng suất độc hại.
4 nguyên nhân phổ biến của năng suất độc hại
Năng suất độc hại có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi nguồn đều đáng để bạn dành thời gian để xây dựng kỳ vọng năng suất lành mạnh hơn cho bản thân và nhóm của bạn.
1. Văn hóa làm việc hối hả
Khi các nhà lãnh đạo kinh doanh đề xuất làm việc 18 giờ mỗi ngày, rõ ràng là ít nhất một số xu hướng năng suất độc hại xuất phát từ văn hóa kinh doanh rộng lớn hơn của chúng ta. Ý tưởng rằng những người thành công làm việc chăm chỉ hơn bất kỳ ai khác để đạt được thành công có thể khiến việc đặt ra những kỳ vọng thực tế để khuyến khích năng suất trong khi duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trở nên khó khăn.
2. Văn hóa doanh nghiệp
Các nguyên nhân văn hóa lớn hơn của năng suất độc hại cũng có thể được tìm thấy ở nhiều nơi làm việc cá nhân. Các nhà lãnh đạo tổ chức và nhóm làm việc nhiều giờ và ưu tiên hoàn thành công việc hơn tất cả mọi thứ khác sẽ có ảnh hưởng tiêu cực đến các thành viên trong nhóm, những người cảm thấy có lỗi khi không làm theo. Khi văn hóa công ty của bạn không thành công trong việc cài đặt ranh giới, năng suất độc hại có thể trở thành một vấn đề phổ biến.
3. Làm việc từ xa
Sự gia tăng số lượng người làm việc từ xa đã mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, điều này cũng dẫn đến việc nhiều người cảm thấy buộc phải làm việc ngoài giờ làm việc thông thường. Việc có thể làm việc và kiểm tra email mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại di động và các thiết bị khác chỉ làm gia tăng nhu cầu cảm thấy mình luôn làm việc hiệu quả, ngay cả khi phải đánh đổi sức khỏe của bản thân.
4. Đặc điểm nội tại
Cuối cùng, một số khía cạnh của năng suất độc hại có thể bắt nguồn từ tính cách. Ví dụ, những nhân viên có tính cạnh tranh cao hơn thường coi trọng năng suất hơn các khía cạnh khác trong cuộc sống. Điều này cũng áp dụng cho những người có lòng tự trọng thấp, những người cần cảm thấy mình có năng suất để cảm thấy được đánh giá cao tại nơi làm việc.
Tác động tiêu cực của năng suất độc hại tại nơi làm việc
Đây không chỉ là kiến thức lý thuyết. Trong trường hợp xấu nhất, năng suất độc hại có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ nhóm của bạn. Những ảnh hưởng này bao gồm từ suy giảm sức khỏe tinh thần đến tăng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và, nghịch lý thay, làm giảm năng suất của nhóm.
Tình trạng kiệt sức tại nơi làm việc trong toàn nhóm của bạn
Kiệt sức của nhân viên có nghĩa là cảm thấy mệt mỏi về thể chất và tinh thần đến mức lo lắng và trầm cảm. Đây là kết quả quan trọng nhất và có khả năng gây hại nhất của năng suất độc hại. Nhu cầu phải luôn làm việc do những kỳ vọng không thực tế (bên trong hoặc bên ngoài) và không thể đặt ra ranh giới có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe tâm thần nghiêm trọng, vượt xa lợi ích ngắn hạn của việc hoàn thành công việc.
Sức khỏe thể chất và tinh thần suy giảm
Nhân viên bị ảnh hưởng bởi năng suất độc hại thường kém khỏe mạnh hơn. Một phần do kiệt sức (nhưng cũng đơn giản là do họ không ưu tiên cuộc sống cá nhân), sức khỏe tinh thần và thể chất của họ bắt đầu suy giảm. Ngoài những tác động nghiêm trọng về mặt đạo đức, điều này còn có nghĩa là phải quản lý nhiều ngày nghỉ ốm hơn, cần nghỉ ngơi nhiều hơn và có nhu cầu bảo hiểm y tế cao hơn.
Sự suy giảm trong hợp tác
Khi nhóm của bạn làm việc trong một văn hóa năng suất độc hại, họ bắt đầu luôn ở trong tình trạng căng thẳng. Việc họ không thể nhận ra rằng hoàn thành công việc không phải là tất cả dẫn đến các vấn đề cá nhân và có thể cản trở nghiêm trọng khả năng làm việc cùng nhau. Họ bắt đầu cô lập bản thân, ngăn cản tổ chức của bạn gặt hái thành quả từ môi trường hợp tác.
Khối lượng công việc quá tải
Tình trạng tê liệt khối lượng công việc xảy ra khi bạn có quá nhiều việc cần làm đến nỗi cứ trì hoãn mãi. Vì bạn liên tục bị quá tải và không biết bắt đầu từ đâu, bạn có xu hướng không làm gì cả, điều này đi ngược lại mục tiêu năng suất của bạn. Văn hóa hoặc động lực nội bộ liên tục thúc đẩy khối lượng công việc cao hơn có thể khiến nhóm của bạn không thể hoàn thành công việc.
Mẹo và cách tránh năng suất độc hại
Nó có thể đã lan rộng trong tổ chức của bạn, hoặc bạn chỉ mới thấy những dấu hiệu ban đầu. Dù thế nào đi nữa, không bao giờ là quá sớm để chống lại năng suất độc hại.
Mỗi tình huống có thể yêu cầu một cách tiếp cận hơi khác nhau để thực hiện bước này. Đôi khi, bạn có thể cần cung cấp dịch vụ tư vấn sức khỏe tâm thần cho mọi thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, những mẹo này có thể áp dụng cho mọi nỗ lực chống lại năng suất độc hại và giúp đảm bảo sức khỏe tinh thần của nhóm, đồng thời mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức.
1. Khuyến khích sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống
Đặt ra ranh giới rõ ràng giữa công việc và thời gian cá nhân cho nhân viên của bạn bất cứ khi nào có thể. Đảm bảo họ biết rằng cuộc sống cá nhân của họ cũng quan trọng không kém năng suất làm việc. Nhẹ nhàng hướng dẫn nhân viên tiếp tục thúc đẩy năng suất mà không làm việc ngoài giờ quy định.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách xác định thời gian chính xác mà bạn mong muốn nhóm của mình có mặt và thời gian mà họ có thể tập trung vào công việc. Tránh trả lời tất cả email và tin nhắn ngay lập tức để làm gương cho nhóm của bạn. Nhấn mạnh lợi ích của việc đến nơi làm việc với tinh thần sảng khoái sau khi dành thời gian nghỉ ngơi vào buổi tối.
2. Tạo ra văn hóa năng suất lành mạnh
Một phần của việc chống lại năng suất độc hại là phân biệt rõ ràng giữa khái niệm này và ý nghĩa của việc làm việc hiệu quả một cách lành mạnh hơn. Điều này ít nhất phải được thực hiện một phần thông qua giáo dục. Nhiều điểm nêu trên có thể rất quan trọng khi bạn giúp nhân viên hiểu rằng làm việc quá nhiều có thể ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất và tinh thần của họ.
Xây dựng văn hóa đó cũng có nghĩa là lãnh đạo bằng ví dụ. Mọi giám sát viên và lãnh đạo mà các nhóm của bạn tiếp xúc nên thực hành những gì họ nói, tôn trọng ranh giới và khuyến khích kết quả tích cực mà không ép buộc quá mức.
3. Khuyến khích nhận thức bản thân và suy ngẫm
Đôi khi, cách tốt nhất để chống lại năng suất độc hại là nhìn vào bên trong. Tìm cách giúp nhân viên của bạn dành vài phút để kiểm tra xem họ có đang gặp phải tình trạng này hay không. Tất nhiên, điều này có thể khó khăn, đặc biệt là đối với những người không quen với khái niệm này.
Thay vào đó, hãy yêu cầu họ xem xét những cảm xúc tiềm ẩn đằng sau năng suất độc hại, chẳng hạn như:
- Sự cấp bách liên tục để hoàn thành nhiều công việc hơn
- Cảm giác giả mạo hoặc không xứng đáng cần được bù đắp bằng công việc nhiều hơn
- Nhu cầu nội tại liên tục phải cạnh tranh với những người khác trong nhóm
- Cảm thấy căng thẳng về công việc đến mức bất cứ khi nào nghỉ ngơi cũng chỉ dẫn đến cảm giác tội lỗi
Giúp nhóm của bạn phát hiện những cảm xúc này và khuyến khích họ xem xét chúng một cách nghiêm túc có thể đảm bảo rằng họ sẽ không bỏ qua chúng hoặc chỉ làm việc nhiều hơn để điều trị triệu chứng thay vì nguyên nhân gốc rễ.
4. Thực hành chăm sóc bản thân
Tất nhiên, hiểu được những cảm xúc có thể ẩn chứa đằng sau năng suất độc hại chỉ là bước đầu. Bước tiếp theo là đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều chăm sóc bản thân.
Chăm sóc bản thân không cần phải phức tạp. Một lối sống lành mạnh có thể giúp ích, cũng như khuyến khích các sở thích ngoài công việc. Ngay cả những việc đơn giản như thỉnh thoảng tắt điện thoại di động và dành thời gian chất lượng để hoàn toàn tách biệt khỏi công việc cũng có thể mang lại hiệu quả lâu dài.
Hãy nhớ rằng, các cảm xúc và nguyên nhân cơ bản khác nhau của năng suất độc hại đòi hỏi các loại và mức độ tự chăm sóc khác nhau. Đừng ép buộc nhóm của bạn tham gia các hoạt động có thể không phù hợp với họ; thay vào đó, hãy cho họ không gian để tìm ra các hoạt động và hành động phù hợp nhất với họ.
5. Khuyến khích nghỉ ngơi đều đặn
Nghiên cứu cho thấy làm việc liên tục không nghỉ ngơi có hại cho sức khỏe và làm giảm năng suất. Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo giỏi khuyến khích toàn bộ nhóm của họ sắp xếp thời gian nghỉ ngơi vào lịch trình, mặc dù đối với một số người, đây có thể là một bước đi trái với lẽ thường. Điều này bao gồm mọi thứ, từ những khoảng nghỉ ngắn trong một ngày làm việc bình thường đến việc đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn sử dụng ngày nghỉ phép và nghỉ phép hàng năm.
6. Đặt mục tiêu và kỳ vọng thực tế
Điều cuối cùng bạn muốn làm là thêm áp lực từ nhóm hoặc tổ chức vào các nguyên nhân nội bộ gây ra năng suất độc hại. Bạn có thể tránh điều đó bằng cách đảm bảo rằng mục tiêu và kỳ vọng của bạn nằm trong phạm vi thực tế mà mỗi thành viên trong nhóm có thể đạt được.
Các mục tiêu tốt nhất dựa trên xu hướng và có thể đo lường được. Chúng cũng nên càng cụ thể càng tốt và áp dụng cho tất cả mọi người trong nhóm. Bằng cách đó, trách nhiệm có thể được phân bổ thay vì trở thành trách nhiệm cá nhân của bất kỳ thành viên nào trong nhóm.
7. Khuyến khích giao tiếp cởi mở
Đôi khi, việc cần làm đơn giản nhất và nghịch lý là khó khăn nhất đối với cả nhà lãnh đạo và nhóm của họ là nói chuyện thẳng thắn. Điều này có xu hướng xác định nguyên nhân và giải pháp tiềm năng cho năng suất độc hại. Nhưng nó cũng rất cá nhân và liên quan đến một số nhận thức ban đầu khó chấp nhận.
Bạn không thể bắt mọi thành viên trong nhóm của mình nói về cảm xúc của họ. Tuy nhiên, bạn có thể khuyến khích giao tiếp cởi mở, cho họ biết rằng bất kỳ yếu tố gây căng thẳng hoặc cảm giác tội lỗi vì không làm việc đủ có thể được thảo luận công khai. Cách tiếp cận giao tiếp cởi mở này cũng mở ra những con đường mới để tạo ra một nơi làm việc hợp tác hơn, một giải pháp tự nhiên cho năng suất độc hại.
8. Tận dụng các công cụ năng suất — theo cách đúng đắn
Cuối cùng, đừng đánh giá thấp sức mạnh của các công cụ năng suất tại nơi làm việc trong việc xây dựng quy trình làm việc tốt hơn. Các công cụ như mẫu năng suất và nền tảng quản lý công việc có thể chuẩn hóa quy trình làm việc, giúp nhóm của bạn hiểu những việc cần làm, hợp tác với nhau và duy trì năng suất lành mạnh.
Đó là lúc ClickUp xuất hiện.
Điều này không chỉ liên quan đến các tính năng như Nhiệm vụ ClickUp hoặc Danh sách việc cần làm trực tuyến ClickUp, giúp thiết lập rõ ràng những việc cần làm, thời gian hoàn thành và người thực hiện. Mỗi thành viên trong nhóm cũng có thể sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên bằng Tính năng ưu tiên nhiệm vụ ClickUp, tạo ra một hệ thống phân cấp rõ ràng, giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Hãy nhớ rằng, bạn phải sử dụng các công cụ năng suất này một cách đúng đắn.
Các công việc nên tồn tại trong bối cảnh của các dự án quan trọng hơn, hoàn chỉnh với quy trình công việc và các yếu tố phụ thuộc giúp các thành viên trong nhóm hiểu được bối cảnh lớn hơn của công việc. Các nhóm nên thống nhất về mức độ ưu tiên của công việc, chia sẻ các ưu tiên và kết nối mục tiêu của họ trực tiếp với mục tiêu của nhóm và tổ chức lớn hơn. Nhưng khi bạn làm đúng, các công cụ này sẽ xây dựng văn hóa năng suất lành mạnh với khả năng gây hại hoặc độc hại thấp hơn nhiều.
Giải quyết năng suất độc hại với ClickUp
Chúng tôi không nói rằng ClickUp là giải pháp thần kỳ cho năng suất độc hại. Khái niệm này quá sâu sắc để bất kỳ nền tảng phần mềm nào có thể làm nó biến mất. Nhưng khi kết nối với các giải pháp khác, có công nghệ phù hợp và kỹ năng quản lý công việc có thể giúp bạn tiến xa trong hành trình giải quyết vấn đề này.
Hơn hết, bạn có thể bắt đầu với công cụ phù hợp mà không cần cam kết dài hạn. Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu chống lại năng suất độc hại cho bản thân và nhóm của bạn.