Proje yönetimi dünyasında kaynak takvimi terimi üzerinde kafa yorduğunuz oldu mu hiç?
Şimdi bu gizemi çözmenin zamanı geldi. 🕵️♀️
İlk başta, kaynak takvimleri sadece bir kenara bırakmak isteyeceğiniz başka bir şablon gibi görünebilir. Sonuçta, favori proje yönetimi aracınız sayesinde zaten mükemmel bir iş akışına sahipsiniz, değil mi?
Ancak, kaynak takvimlerinin proje planlamanızda neden bir dönüm noktası olabileceğini açıklamamız için bize birkaç dakika verin, belki de büyük bir hayranımız olacaksınız. Hedefleriniz arasında takım programlarını optimize etmek, kaynakların verimli bir şekilde tahsis edilmesini sağlamak ve takımınızı veya proje yöneticinizi zamanında birinci sınıf projeler teslim etmeye yönlendirmek varsa, bu makaleyi elinizin altında bulundurmak isteyeceksiniz.
Bu kılavuzda şunları keşfedeceksiniz:
- Kaynak takvimi nedir?
- Proje yönetiminde neden bir kaynak takvimine ihtiyacınız var?
- Kaynak takvimi ne zaman kullanılır?
- kaynak takvimine dahil edilmesi gereken 6 şey
- İlk kaynak takviminizi nasıl oluşturabilirsiniz?
Hadi başlayalım.
Kaynak takvimi nedir?
Kaynak takvimi, bir proje yöneticisinin veya takım liderinin belirli bir süre boyunca çalışmak için kullanabileceği kaynakları gösteren bir araçtır. Bu tür proje takvimi, takım üyelerinizin ve ekipmanlarınızın belirli bir dönemde kaç saat çalışabileceğini gösterir.
Örneğin, bir çalışan günde sekiz saat çalışıyor ve zamanının üç saatini Proje A'ya ayırıyorsa, Proje B ve Proje C gibi görevleri atamak için beş saatlik ek zamanınız vardır. Kaynak takvimi size bu saatleri tam olarak gösterir.
Benzer şekilde, kaynak takvimleri de makinelerinizin kaç saat çalışabileceğini hesaplar. Bu proje takvimleri ayrıca tatil günleri, ulusal bayramlar, dinlenme süreleri, görev adları ve anahtar takım üyeleri ile makinelerin adları gibi diğer ayrıntıları da not eder.
Proje yönetiminde, takımlar kaynak tahsisi için proje takvimlerine ihtiyaç duyar. Bu takvimler, zaman yönetimine çok fazla girmeden işlerin nereye yeniden tahsis edilebileceğini veya atanabileceğini görselleştirmeye yardımcı olur.
Kaynak takvimi ile proje takvimi arasındaki fark nedir?
Hem kaynak takvimleri hem de proje takvimleri, proje yaşam döngüsünün kritik kısımlarını yönetmeye yardımcı olduğundan, ikisi arasında karışıklık olması tamamen mümkündür. Bu nedenle, devam etmeden önce, anahtar farklılıkları anlamak için konuyu kısaca ele alalım:
- Kaynak takvimleri kaynak yöneticileri tarafından oluşturulurken, proje takvimleri proje yöneticileri tarafından oluşturulur. Hiçbir yönetici mevcut değilse, proje yöneticilerinin de kaynak takvimleri oluşturabileceğini not etmek önemlidir
- İlki, insanlar, makineler ve ekipmanlar gibi kaynakların hesaplarını tutar. İkincisi ise proje zaman çizelgelerini takip eder
Proje Yöneticileri için Kaynak Takvimlerinin Avantajları
Kullanılabilir kaynaklar hakkında doğru bir anlayışa sahip değilseniz, sizin ve takım üyelerinizin X süre içinde yapabileceği görev sayısını fazla veya az tahmin edebilirsiniz.
Kendi kaynak takviminiz, kaynaklarınızın hem mikroskobik hem de makroskobik görünümünü sağlayabilir. Proje ve kaynak takvimleri, sınırlı bir zaman çizelgesinde ne kadar iş yapabileceğinizi doğru bir şekilde belirlemenizi sağlar.
Bu bölümün ilk kısmının doğru olduğunu varsayalım (yani, kaynaklarınız hakkında bir bilginiz olmadığını varsayalım), şu sonuçlara varabilirsiniz:
- Dahili takım üyeleri arasında çakışmalar yaratmak (örneğin, insan kaynakları ve satış departmanları aynı anda belirli takım üyelerine erişmek isteyebilir)
- Gerekenden daha az iş planlayın
- Yapabileceğinizden daha fazla iş kabul etmek
Ancak bunun tersi, proje yöneticilerinin şunları yapabileceği anlamına gelir:
- Proje zaman çizelgelerini iyileştirin ve proje dönüm noktalarını doğru bir şekilde anlayın
- Beklenmedik izinler veya ekipman arızaları gibi aksaklıkları yönetin
- Proje takviminde her takım üyesi için dengeli bir iş yükü oluşturun
- Projenin başarısını sağlamak için iş kalitesini iyileştirin
- Proje takımının proje programına uymasına yardımcı olun
- Proje takviminde kaynakları verimli bir şekilde tahsis edin ve görevleri atayın
- Takım üyeleri arasındaki tükenmişliği azaltın (insan kaynakları takımları için çok önemlidir)
- Hiçbir makinenin baskı altında olmadığından emin olun
- Proje takviminde iş akışlarını optimize edin
Kaynak Takvimleri Ne İçin Kullanılır?
Birçok uzman, projenin başında, ideal olarak proje planlama aşamasında bir kaynak takvimi oluşturulmasını önerir. Ancak, proje yöneticilerinin bunu yapması mümkün değilse veya görevleri aylar veya haftalar öncesinden dağıtan biriyseniz, aylık veya haftalık bir kaynak takvimi de oluşturabilirsiniz.
Şirketinizin, teslim tarihleri farklı olan birden fazla projeyle uğraştığını ve bu nedenle, mevcut kaynakları doğru bir şekilde tahsis etmek için yeni bir projeye başlamadan önce bir kaynak takvimi oluşturmayı planladığınızı varsayalım.
Bunu yapmak için, projeyi başlatmadan önce, görev için gerekli becerilere, mevcut takımın uygunluğuna ve hedeflerinize ulaşmak için hangi makinelerin ve yazılımların gerekli olduğuna göre, ek proje takımına kimlerin katılabileceğini iki kez kontrol etmeniz gerekebilir.
Bu notta, proje takvimi oluşturma, farklı proje dönüm noktalarını analiz etme, proje programı oluşturma vb. gibi diğer proje yönetimi görevleri de ideal olarak planlama aşamasında proje yöneticisi tarafından yapılmalıdır.
Ancak bazı örneklerde, proje başlamadan önce bir kaynak takvimi de oluşturulur.
Örneğin, bir inşaat şirketi ipotek kredisi başvurusunda bulunmuş ve kredinin onaylanmasını bekliyorsa, kredi verilene kadar mevcut makineler, iş gücü ve finansman ile ne yapılacağını da not etmelidir. Tüm bunlar ancak bir kaynak takvimi ile yapılabilir.
kaynak Takvimine Dahil Edilecek 6 Özellik
Şimdi, ayrıntılara girip bir kaynak takviminde neler olması gerektiğini inceleyelim. Ardından, bir kaynak takvimi oluşturma ve takvimde nelerin olması gerektiği konusunda adım adım bir kılavuz paylaşacağız.
1. Takım üyelerinin isimleri ve rolleri
Her kaynak takviminde anahtar takım üyelerinin isimleri ve rolleri bulunmalıdır. Bazı şirketler bir adım daha ileri giderek, daha verimli bir proje takvimi için takım üyelerinin iş telefonları veya e-posta adresleri gibi diğer ayrıntıları da eklemeyi tercih eder.
Ancak, gerçek şu ki, sadece temel bilgilerle işinizi halledebilirsiniz. Ekip üyelerinin uygunluk durumlarını öğrenmek için isimlerine ve çalışma saatlerine ihtiyacınız olduğuna göre, neden daha fazlasını yapasınız ki? Bir ekip iletişim belgesi oluşturun veya ClickUp Ekip İletişimi ve Toplantı Matrisi Şablonu gibi basit bir şablon kullanın.
Ayrıca, takım isimlerini ve rollerini yazarken, şablona takım liderlerinin isimlerini eklemeyi unutmayın. Kaynak yöneticisinin programları değiştirme ihtiyacı olması durumunda, proje takviminde hangi görev için hangi takım lideriyle konuşması gerektiğini bilecektir.
2. Çalışma saatleri, vardiyalar ve izin günleri dahil olmak üzere kullanılabilirlik
Bu, kaynak takviminizin en önemli kısmıdır — uygunluk, vardiyalar, izin günleri, resmi tatiller vb. bilgilerini takip etmek. Bir çalışanın günlük uygunluğunu not edebilir veya haftalık takvim oluşturuyorsanız haftalık uygunluğunu (ve benzeri bilgileri) not edebilirsiniz.
Örneğin, günlük kullanılabilirlik ile Takım Üyesi A'nın bir günde kaç saat boş olduğunu bilirsiniz. Benzer şekilde, haftalık kullanılabilirlik ile Takım Üyesi B'nin haftanın hangi günleri boş olduğunu bilirsiniz.
Burada kullanabileceğiniz bir başka harika kaynak ise ClickUp Çalışan Programı Şablonu'dur. Bu şablon, kaynakları daha iyi yönetmek ve genel proje durumunuzu bilmek için her bir anahtar takım üyesinin çalışma saatlerini ve uygunluk durumunu kolayca kaydetmenizi sağlar.
Ayrıca, her bir takım üyesinin zamanını tek tek izlemek yerine, personel planlama etkinlikleri oluşturmanızı öneririz. Bu, bir takımın zamanını bir bütün olarak hesaplamanıza yardımcı olur (beyin fırtınası oturumları, müşteri geri bildirimlerini ele almak, proje ayrıntılarını anlamak ve etkili bir şekilde çalışmak için gereklidir).
3. Proje için gerekli ekipman veya yazılım
Ekipman, belirli yazılımlar, hammaddeler vb. gibi kaynaklar da bir projenin yürütülmesinde çok önemli unsurlardır.
Örneğin, bir mobilya üretim görevini üstlendiyseniz ve müşterinize söz verdiğiniz mobilyayı yapmak için yeterli çivi yoksa, proje başlamadan önce satın alabilmek için bunu kaynak takviminize kaydetmeniz gerekir.
Yan Not: Ürün ambalajını seçmek, ürün açıklamalarını yazmak veya hatta web sitesi için bir gizlilik politikası oluşturmak gibi önemsiz gibi görünen görevler vardır. Bunlar, bir projeyi tamamlamaya çalışırken genel plan içinde önemli olabilir, ancak görevle doğrudan ilgili olmadıkları için genellikle hesaba katılmamaktadır.
İşte, tüm bu görevleri kaynak takviminize not etmek için bir ipucu! Küçük ayrıntılar önemlidir ve proje takviminde uygun belgeler olmadan gözden kaçmaları çok kolaydır.
4. Yeni görevler için kapasite
Kaynak takvimi oluşturmak için gelişmiş bir yazılım ( ClickUp gibi) kullanıyorsanız, ideal olarak yeni projelere ne kadar zaman ayırabileceğinizi, ekibinizin uygunluk durumunu, ekip üyelerinin ve kaynakların size ne kadarını kullanabileceğini size bildirmelidir.
Hala kalem ve kağıtla uğraşıyorsanız, yeni görevler için en uygun kapasiteyi bulmak için bulmaca çözme yeteneklerinizi kullanın. Ve bu yaklaşımdan bıktıysanız, sizi suçlamıyoruz. ClickUp, sizin için ağır işi yapmak için burada.
5. Beceri veya uzmanlık alanları
Birçok şirket, takım üyelerinin becerilerini veya uzmanlıklarını isimlerinin ve rollerinin hemen yanına yazmayı tercih eder. Bunun temel nedeni, yeni bir proje geldiğinde, takım üyelerini doğru görev için doğru becerilere sahip kişilerle eşleştirebilmektir.
Örneğin, bir dijital pazarlama ajansı olduğunuzu ve bir emlak komisyoncusu için yeni bir web sitesi yeniden tasarım projesi aldığınızı düşünün. Şimdi, bu görevi üstlenecek çok sayıda içerik yazarı olabilir.
Ancak, hangi yazarların hangi tür içeriklerde uzman olduğunu bilseydiniz, bu projeye gayrimenkul konusunda uzman bir yazarı atayabilirdiniz.
6. Kaynak maliyetleri
Kaynak maliyetleri, kaynak takviminize ekleyebileceğiniz bir başka harika bilgidir, çünkü projeye harcanan kaynakların sayısını göz önünde bulundurarak bir proje için ne kadar ödeyeceğinizi bilmenizi sağlar.
Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, takımda iki emlak yazarı olduğunu ve birinin saatlik ücreti 40 dolar, diğerinin ise 50 dolar olduğunu fark ederseniz, projeye hangi yazarı atayacağınız konusunda bir karar vermeniz gerekebilir.
Bundan sonra daha fazla ayrıntı da ekleyebilirsiniz. Örneğin, takım üyesinin tercih ettiği maaş bordrosu işleme yazılımı, ödeme koşulları, çalıştıkları saatler ve saat dilimleri vb.
Kaynak Takvimi Nasıl Oluşturulur (Kaynak Takvimi Yazılımı ile)
Kendi kaynak takviminizi oluşturmaya başlayalım!
1. Tüm kaynak ayrıntılarınızı toplayın
Etkili bir kaynak takvimi oluşturmak için öncelikle sahip olduğunuz tüm kaynakları sayın. Örneğin, aşağıdakileri not alın:
- Takım üyeleriniz bir ayda kaç saat iş yapıyor ve kaç saat müsait?
- Bu projeyi tamamlamak için hangi makinelere ihtiyacınız var ve hangileri mevcut (ve kaç gün/saat için)?
- Herhangi bir ekipmana ihtiyacınız varsa, gereksinimleriniz nelerdir ve elinizde neler var?
- Başka kaynakların kullanılabilirliği ile ihtiyacınız olan süre arasında bir fark var mı?
2. ClickUp'a kaydolun
Ardından, ClickUp veya benzer özel yazılımlar için kaydolun, bunlar takımınızın iş yükünü görselleştirmenize yardımcı olabilir. ClickUp, hazır şablonlara sahip olması, binlerce müşteri tarafından güvenilmesi ve çok faktörlü kimlik doğrulama gibi güvenlik önlemlerine sahip olması nedeniyle güvenli bir seçenektir.
ClickUp'ın ücretli sürümünü satın almaya henüz hazır değilseniz, ücretsiz sürümüyle de devam edebilirsiniz.
Not: Excel E-Tablolar veya Google Takvim veya E-Tablolar'ı kullanarak herkesin iş yüküne genel bir bakış elde edebilirsiniz.
3. Kaynak planlama ve programlama şablonunu kullanın
Başarıyla kaydolduktan sonra, listedeki bir sonraki adım ücretsiz ClickUp Kaynak Planlama Şablonunu kullanmak olacaktır (ClickUp'ın şablon kitaplığında diğer benzer şablonları bulabilirsiniz).
Burada, ClickUp'ta zaten çalışıyorsanız verilerinizi dışa aktarın veya alanları manuel olarak doldurun.
4. İş yükü görünümünü kullanarak kaynaklarınızın kapasitesini görselleştirin
Kaynak takvimi son derece kapsamlı bir şablondur, böylece paylaşılan kaynaklarınızın kapasitesini birçok şekilde ve formda doğru bir şekilde görebilirsiniz.
Örneğin, takım üyelerinin, tüm takımların, müşterilerin vb. iş yükünü kontrol ederek kaynakları takip edebilirsiniz.
Bundan sonra, hangi çalışanın hangi müşteri projesinde ne zaman çalıştığını, bu karmaşık projelerin son teslim tarihlerini ve teslim edilecekleri, her bir kaynak için ayrılan bütçeyi, uymanız gereken zaman çizelgesini ve proje ortamındaki koordinatörlerin kim olduğunu analiz ederek bir adım daha ileri gidebilirsiniz.
Tek tek takım üyelerinin veya kaynakların iş yüklerini takip etmek istiyorsanız, Görünüm > İş yükü'nü tıklayarak kuşbakışı görünümü elde edin.
5. Takım Görünümü'nde sürükle ve bırak özelliğini kullanarak iş yükü kapasitesini yönetin
Listenizde kalan tek görev, kaynakları iş akışını etkilemeyecek, teslimat süresini hızlandıracak ve takımın moralini her zaman yüksek tutacak şekilde yönetmektir.
Her takım üyesinin mevcut zamanının görsel bir özetini aldıktan sonra, zaman çizelgelerini değiştirebilir veya farklı görevler ekleyerek her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
Bunu yapmak için, "Görünüm"e gidin ve "Takım"ı seçin.
Projelerin Sorunsuz Yürütülmesini Sağlayan Kaynak Takvimi
Gerçekçi olalım. Kaynaklar öngörülemez olabilir. Önemli bir takım üyenin bir hafta boyunca hasta olduğunu öğrenebilirsiniz. Ya da bir sistem arızası nedeniyle işler aniden durma noktasına gelebilir.
Gerçekten de, bu tür senaryolar herhangi bir proje yöneticisinin en kötü kabusu gibi görünebilir (ve haklı olarak da öyle), ancak kaynak takviminin gücü bu zorlukları hızla dönüştürebilir. Kaynak takvimleri kaynakların kullanılabilirliği ve tahsisi hakkında net bir görünüm sağlayarak projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini kolaylaştırır.
Fırtınada bize yol gösteren ve zorluklara rağmen hızlı bir dönüş sağlama imkanı sunan bir işaret feneri görevi görür. Aşırı tahsislerin önlenmesine yardımcı olur, görevlerin verimli bir şekilde atanmasına yardımcı olur ve daha gerçekçi proje planlamasına katkıda bulunur.
Sevilmeyecek ne var ki?
Unutmayın, kaynak takvimi sadece statik bir belge değil, projenizle birlikte gelişen dinamik bir araçtır. Hemen bugün kaynak takviminizi oluşturmaya başlayın. Kısa sürede, projelerinize sağladığı paylaşılan kaynakların gelişmiş kontrol ve görünürlüğünün değerini anlayacaksınız.
Misafir Yazar:
Juwaria Merchant, SaaS, pazarlama ve sağlık/zindelik alanlarında uzmanlaşmış serbest yazar. 3 yılı aşkın deneyimiyle, markaların işlerine değer katan içerikler oluşturmalarına yardımcı oluyor. Boş zamanlarında, favori kitaplarını okurken veya çevrimiçi olarak en son trendleri incelerken onu bulabilirsiniz.