Bir sprint planlaması toplantısına giriyorsunuz. Üç sürüm önce alınan bir karar bahsetme konusu oluyor ve herkes onaylıyor. Ancak birikmiş işleri kontrol ediyorsunuz. Hiçbir şey yok. Bilgi kaybolmuş değil, sadece olması gereken yerde saklanmıyor. Daha iyi bir sistemin zamanı geldi.
Bilgi yok değil, sadece olması gereken yere yazılmamış. Birçok takım, sadece bir şekilde iş gören, birbirinden farklı klasörler, araçlar ve kurumsal bilgi birikimine güveniyor.
Şimdi, daha iyi bir sistemin zamanı geldi.
Bu blog yazısında, daha hızlı ilerlemenize ve karışıklığı önlemenize yardımcı olacak iç dokümantasyonun nasıl oluşturulacağını ve ClickUp'ın bunu nasıl daha da kolaylaştırdığını keşfedeceğiz. 🎯
Dahili Dokümantasyon Nedir?
Dahili dokümantasyon, politikalar, prosedürler, süreçler, kılavuzlar, en iyi uygulamalar, eğitim materyalleri ve birikmiş uzmanlık dahil olmak üzere şirketinizin dahili bilgilerinin yapılandırılmış bir koleksiyonudur.
Şirket dışındaki özel müşteriler veya kullanıcılar için hazırlanan dış belgelerden farklı olarak, iç belgeler yalnızca takımınız için tasarlanmıştır. Bu belgeler bilgiyi merkezileştirir, verimliliği artırır ve kuruluşunuzun sahip olduğu bilgileri korur. Performansı standartlaştırır, verimliliği artırır ve kuruluşun bilgilerini korur.
ClickUp ile tüm bunları tek bir yerde bir araya getirebilirsiniz. Docs Hub, şirket bilgilerini, wiki'leri ve toplantı notlarını düzenleyen tek bilgi kaynağı görevi görür. AI destekli arama özelliği, Docs, wiki'ler, görevler ve yorumlar arasında anında cevap bulmanızı sağlar, böylece hiçbir şey kaybolmaz ve herkes aynı sayfada kalır. Docs'ları wiki'lere dönüştürebilir, en önemli bilgilerinizi güncel ve erişilebilir tutabilirsiniz.
Başka bir araçtan geçiş yapıyorsanız, Google Dokümanlar, Notion ve Confluence'daki mevcut belgeleri sorunsuz bir şekilde içe aktarabilirsiniz. Böylece bilgi tabanınızı birleştirebilir ve yeni takım üyelerinin işe alım sürecini kolaylaştırabilirsiniz.
🧠 İlginç Bilgi: Orta Çağ'da manastırlar, tarım uygulamaları, tıp ve hatta bira yapımı hakkında titiz kayıtlar tutarlardı. Bu iç kılavuzlar, salgın hastalıklar, savaşlar ve çökmekte olan imparatorluklar boyunca bilginin korunmasına yardımcı oldu.
Dahili Dokümantasyon Neden Önemlidir?
Dahili teknik belgeleri, takımınızın kolektif hafızası olarak düşünün. Bu belgeler olmadan, bilgiler DM'lerde sıkışıp kalır, birinin gelen kutusunda gömülü kalır veya daha da kötüsü, bir takım üyesi ayrıldığında kaybolur.
İyi bir iç dokümantasyonun neden önemli olduğunu öğrenin. 👇
- Bilgiyi tek bir yerde toplar: Dağınık önemli bilgileri bir araya getirir, böylece herkes ihtiyaç duyduğu bilgiyi nerede bulacağını bilir.
- Oryantasyon sürecini hızlandırır: Yeni çalışanların hızlı bir şekilde işe başlayabilmelerini, işlerin nasıl yürüdüğünü anlamalarını ve daha hızlı bir şekilde kendilerini daha güvende hissetmelerini sağlar.
- Verimliliği artırır: Cevap aramak veya soruları tekrarlamak için harcanan zamanı azaltır, böylece takımlar önemli işlere odaklanabilir.
- Tutarlılığı sağlar: Herkesin aynı süreçleri izlemesine yardımcı olarak hataları azaltır ve takımlar ve projeler arasında kaliteyi korur.
- Yinelenen işleri azaltır: Çözümleri açık bir şekilde belgelendirerek, insanların aynı sorunları birden çok kez çözmesini önler.
- Sürekli iyileştirmeyi teşvik eder: Öğrenilen dersleri ve en iyi uygulamaları kaydeder, böylece takımlar geçmişten ders alabilir ve zamanla daha iyi hale gelebilir.
ClickUp'ın yapay zeka destekli bilgi yönetimi ile cevapları bulmak çok kolay. İster bir süreç belge, ister bir proje özeti, ister geçen çeyreğe ait bir yorum arıyor olun, yapay zeka doğru bilgileri parmaklarınızın ucuna getirir; artık sonsuz klasörleri veya sohbet dizilerini aramanıza gerek kalmaz.
Dahili Dokümantasyon Proje Türleri
Oryantasyon kılavuzları ve süreç belgelerinden teknik özelliklere ve toplantı notlarına kadar, dokümantasyon projeniz çeşitli amaçlara hizmet eder.
Anahtar iç dokümantasyon türlerine bir göz atalım. 💁
Politikalar, prosedürler ve süreç belgeleri:
- Çalışan el kitapları
- Onboarding ve offboarding prosedürleri gibi süreç belgeleri
- Çalışan politikaları (ör. güvenlik, uyumluluk, kalite güvencesi testleri)
- Standart çalışma prosedürleri (SOP'ler), kontrol listeleri ve kullanım kılavuzları
Eğitim ve çalışan gelişimi belgeleri:
- Eğitim materyalleri ve kontrol listeleri
- Çalışan geliştirme planları
- Performans değerlendirmeleri
Proje belgeleri:
- İş vakası veya proje fikirleri
- Proje hedefleri, planlar, risk analizi ve program/zaman çizelgesi gibi proje belgeleri
- Proje toplantı tutanakları, durum raporları, proje kapanış belgeleri ve çıkarılan dersler
Operasyonel ve takım işbirliği belgeleri:
- Operasyonel planlar
- Takım programları, durum raporları
- Takım ve departman toplantı tutanakları
Teknik dokümantasyon:
- Kaynak kod, kılavuzlar, kullanıcı/yönetici belgeleri
- Kod ve stil kılavuzları, ürün gereksinimleri belge (PRD) ve mimari diyagramları
- Sürüm notları (kullanıcıya yönelik belgeler)
- SSS, bakım belgeleri, ürün veri sayfaları
Satış belgeleri:
- Teklifler, iş vakaları
- Ürün belgeleri
- Satış toplantı tutanakları, satış faaliyet kayıtları
İK dokümantasyonu:
- Oryantasyon materyalleri, şirket politikaları, eğitim materyalleri ve çalışan el kitapları
🔍 Biliyor muydunuz? 1999 yılında, NASA'nın Mars Climate Orbiter uydusu, bir takım metrik birimleri kullanırken diğer takım İngiliz birimlerini kullandığı için parçalandı. Sorun neydi? Ölçü standartları için birleşik bir dokümantasyon yoktu. Kelimenin tam anlamıyla 125 milyon dolarlık bir yazım hatası.
Etkili İç Dokümantasyon Oluşturma
Bir şeyi yazmak bir şeydir. Onu açık, erişilebilir ve kullanışlı hale getirmek ise başka bir şeydir. Etkili iç dokümantasyon, yapı, tutarlılık ve onu okuyacak kişiye karşı biraz empati gerektirir.
ClickUp gibi bir teknik dokümantasyon yazılımı ile size iş olan iç dokümantasyon oluşturmanın yollarını öğrenin. ⚒️
Başlamadan önce, gerçek bir ClickUp kullanıcısının görüşlerine bir göz atın:
ClickUp, gerektiğinde son derece ayrıntılı bilgi elde etmek için harika bir araçtır ve aynı zamanda bilgileri çok basit bir görünümde de sunar. Bu, ajansımızın süreç belgelerini ve verimliliğini artırması için bir dönüm noktası oldu.
ClickUp, gerektiğinde son derece ayrıntılı bilgi alabilmenizi sağlarken, aynı zamanda bilgileri çok basit bir görünümde de görmenizi sağlar. Bu, ajansımızın süreç belgelememizi ve verimliliğimizi artırması için bir dönüm noktası oldu.
📮ClickUp Insight: Yöneticilerin %70'i beklentileri belirlemek için ayrıntılı proje özetleri kullanıyor, %11'i takım başlangıç toplantılarına güveniyor ve %6'sı görevlere ve karmaşıklığa göre proje başlangıçlarını özelleştiriyor. Bu, çoğu başlangıç toplantısının bağlam odaklı değil, dokümantasyon ağırlıklı olduğu anlamına gelir. Plan açık olabilir, ancak herkes için, duymaları gereken şekilde açık mı?
ClickUp Brain'in yapay zeka özellikleri, iletişimi en başından itibaren özelleştirmenize yardımcı olur. Bu özelliği kullanarak başlangıç belgelerini rol özgü görev özetlerine özetleyin, fonksiyona göre eylem planları oluşturun ve daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyanları ve daha az ayrıntıya ihtiyaç duyanları belirleyin.
💫 Gerçek Sonuçlar: Hawke Media, ClickUp'ın gelişmiş proje izleme özellikleri ve otomasyonu sayesinde proje gecikmelerini %70 oranında azalttı.
Adım #1: Net bir hedefle başlayın
Boş bir belge açmadan önce, hedefinizi netleştirin. Yeni takım üyelerinin işe alım sürecini kolaylaştırmak mı istiyorsunuz? Şirket süreçlerini tekrarlanabilir hale getirmek mi? Tekrarlanan soruları azaltmak mı? İç dokümantasyonunuzun desteklemesini istediğiniz 2-3 spesifik sonucu not alın.
ClickUp Belge, hem yazma hem de hedef odaklı bilgi paylaşımı için güçlü bir başlangıç noktasıdır.
Belgeler, ş akışınızla derin bir bağlantıya sahiptir ve ClickUp görevleri, yol haritaları ve zaman çizelgelerinin bulunduğu aynı platforma doğrudan entegre edilmiştir.
Diyelim ki, yeni bir kalite güvence süreci başlatan bir proje yöneticisisiniz. Hedefiniz, takımlar arasında kalite güvencenin nasıl tamamlandığına dair tekrarlanan soruları ve tutarsızlıkları azaltmaktır. Bağlantısız bir belge aracında sıfırdan başlamak yerine, ClickUp Belge'yi açıp paylaşılan bir "Kalite Güvence Süreci Kılavuzu" oluşturursunuz
Bir kontrol listesi kullanarak belgenin amacını özetlersiniz ("QA gecikmelerini azaltın", "Test senaryosu beklentilerini belgelendirin", "Otomasyon komut dosyalarına bağlantı verin"). Gerçek zamanlı görünürlük için QA görev panosunu doğrudan belgenin içine yerleştirirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: Düzenli incelemeler için ClickUp'ta Yineleyen Görevler oluşturun ve Başlat/Durdur/Devam Et modelini uygulayın. Belgelerimizde neyi başlatmalıyız yapılacak? Neyi durdurmalıyız? Neyi devam ettirmeliyiz? Bir denetim yapabilir ve güncel olmayan, kullanılmayan veya gereksiz olan her şeyi işaretleyebilirsiniz.
🔍 Biliyor muydunuz? Google'da her büyük mühendislik projesi bir tasarım belgesiyle başlar. Bu belgeler incelenir, yorumlanır, revize edilir ve arşivlenir. Bu, Google'ın mühendislik organizasyonunu ölçeklenebilir hale getirdi ve sektörün belgelemeye öncelik vermesine ilham verdi.
Adım #2: Belgeleme sürecine proje'nin anahtar paydaşlarını dahil edin
Her şeyi tek başına belgelemeye çalışmayın. Kaydettiğiniz süreci yakından takip eden kişileri de sürece dahil edin: geliştiriciler, takım liderleri, operasyon yöneticileri. Bu konu uzmanları, sizin gözden kaçırabileceğiniz gerçek dünyadaki boşlukları dolduracaktır.
Her belge için bir içerik sahibi atayabilirsiniz; bu kişi, belgeyi zaman içinde güncel ve doğru tutacaktır.
Belgede işbirliği, geri bildirimleri eyleme geçirilebilir sonraki adımlara dönüştürmek anlamına gelir. ClickUp Atanan Yorumlar ile bir takım üyesini doğrudan bir metin satırında etiketleyebilir, açıklama isteyebilir veya bir bölümü gözden geçirmesini isteyebilirsiniz. Bu yorum, izlenebilir bir görev haline gelir ve karşılıklı cevapların arasında kaybolmamasını sağlar.
Diyelim ki, tasarım ve mühendislik arasındaki devir sürecini belgeleyen bir ürün yöneticisisiniz. Bir adımdan emin değilsiniz, bu yüzden o bölümü vurgulayıp mühendislik liderine bir yorum ekliyorsunuz: "Burada hala Figma dev eklentisini kullanıyor muyuz, teyit edebilir misiniz?"
Artık bu sadece belirsiz bir soru değil, bir görev.
Ayrıca, belgeleri herkese açık veya gizli hale getirebilir ve görünüm, yorum yapma veya düzenleme izinlerini özel olarak ayarlayabilirsiniz. Böylece, hassas bilgileri güvenlikte tutarken doğru kişileri sürece dahil edebilirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: Belirli süreçler için tipik kullanıcıları veya paydaşları tanımlayarak belgelere kişilikler ekleyin. Bu, takımların empati kurmasına ve yaklaşımlarını özelleştirmesine yardımcı olur.
Adım #3: Yapınızı harita
Dokümantasyonunuzu bir web sitesi gibi düşünün; açık bölümler ve mantıklı bir akışa sahip olması gerekir. İster oryantasyon, ister kullanım kılavuzları, ister süreç belgeleri olsun, takımınızın işlediği şekilde bir yapı belirleyin.
ClickUp Belge'deki zengin metin biçimlendirme özelliği burada öne çıkıyor. Düz metinle sınırlı kalmıyorsunuz; başlıklar, daraltılabilir bölümler, kontrol listeleri, açıklama kutuları, tablolardan kod bloklarına kadar birçok seçenek kullanabilirsiniz. Hatta Kanban panoları veya Takvimler gibi gömülü görünümler de kullanabilirsiniz.
Örnek, bir QA sürecini belgeliyorsanız, şunları ekleyebilirsiniz:
- *herkesin bir bakışta ihtiyaç duymadığı "derinlemesine" içerik için iç içe geçmiş sayfalar
- *regresyon testi için son teslim tarihleri içeren bir kontrol listesi
- gömülü bir pano görünümünün *açık hataları gösterdiği
- Yüksek riskli alanlar veya ekstra dikkat gerektiren adımlar için açıklamalar
🧠 İlginç Bilgi: 1700'lü yıllarda korsanlar, ganimet, davranış ve hatta yaralanma tazminatı ile ilgili kuralları belgelemek için "Maddeler"i kullanırlardı. Her mürettebat üye, denize açılmadan önce bu maddeleri kabul etmek zorundaydı, bu da onu bir tür takım el kitabının ilk sürümü haline getiriyordu.
Adım 4: Tutarlılık için şablonları kullanın
Şablonlar zaman kazandırır ve belgelerinizin aynı evrenden gelmiş gibi görünmesini sağlar. SOP'lar, oryantasyon kılavuzları, toplantı notları ve tekrarladığınız her şey için standart biçimler oluşturun.
Ton, terimler, biçim ve yaygın ifadeler içeren mini bir stil kılavuzu hazırlayabilirsiniz. Bu, özellikle dağıtım takımları için yararlıdır.
İşte denemeniz için harika bir ClickUp şablon:
ClickUp Bilgi Bankası Şablonu, iç belgeleri tipik karmaşıklık olmadan düzenlemenize, paylaşımınıza ve erişmenize yardımcı olur.
İçeriği Onboarding, Kullanım Kılavuzları, Kullanım Örnekleri, Şablonlar, Video Öğreticiler ve Topluluk Kaynakları gibi bölümlere ayırır. Bu gruplandırma, tahmin yürütmeyi ortadan kaldırır ve ilgili kaynaklara kolayca erişmenize yardımcı olur.
⚙️ Bonus: Özellik fikirlerini, teknik ayrıntıları ve proje planlarını düzenlemek için ürün yönetimi ve mühendislik şablonlarımızı da deneyebilirsiniz.
Adım #5: Net içerik yazın
Gereksiz ayrıntıları ortadan kaldırın ve konuya odaklanın. Daha fazlası her zaman daha iyi değildir.
Kritik ş Akışlarını, sık sorulan soruları veya işlevler arası uyumu destekleyen belgeleri önceliklendirin. İnsanların nadiren sorduğu veya sürekli değişen konular için özel bir belgeye gerek olmayabilir.
Yazma sürecini hızlandırmak ve tahminlerde bulunmayı azaltmak için ClickUp Brain'i kullanın. AI Writer özelliği, belgeleri doğrudan belge içinde oluşturmanıza, düzenlemenize veya özetlemenize yardımcı olur.
Zor bir süreci kullanıcı dostu bir kılavuza dönüştürmeniz mi gerekiyor? AI'dan bunu sade bir dil kullanarak basitleştirmesini veya belirli bir üslup uygulamasını isteyin. Teknik olmayan paydaşlar için yoğun bir teknik belgeyi özetlemeye mi çalışıyorsunuz? Anında bir TL;DR oluşturun.
ClickUp Brain, günlük işlerinizi kolaylaştıran, çalışma alanınızı tanıyan bir yardımcıdır. Görevleri, belgeleri ve proje verilerini okur, böylece aldığınız yanıtlar alakalı ve eyleme geçirilebilir olur. Hız veya derinlik arasında farklı bir dengeye ihtiyaç duyduğunuzda, Brain görev için AI modelini seçmenize olanak tanır: hızlı standup notları için hızlı bir model veya nüanslı PRD'ler veya teknik yazılar için daha derin bir akıl yürütme modeli seçin. Bu şekilde, ClickUp'tan ayrılmadan hız, yaratıcılık ve doğruluk arasında doğru dengeyi elde edersiniz.
Modelleri ne zaman değiştirmeli
- Hızlı güncellemeler / kısa özetler → hız optimizasyonlu modeli seçin
- Karmaşık strateji, hukuk veya teknik ifadeler → derinlik/nüans modelini seçin
- Yaratıcı beyin fırtınası veya alternatif ifade → yaratıcı/ton odaklı bir model seçin
clickUp Brain MAX — iç belgeleri yönetmek için masaüstü gücü*
Belgeleriniz sadece referans sayfaları değil, canlı sistemler (SOP'ler, kararların arka planı, işe alım kılavuzları) olduğunda, uzun süreli iş için tasarlanmış bir masaüstü deneyimine ihtiyacınız vardır: Brain MAX. Bu, çoklu belge ve saatler süren dokümantasyon görevlerini yönetmek için tasarlanmış, masaüstü için optimize edilmiş ClickUp Brain sürümüdür. Böylece şirketinizin bilgileri sadece depolanmakla kalmaz, kullanılabilir hale gelir.
Brain MAX, dokümantasyonunuzun gerçekten işe yaramasına neden yardımcı olur?
- Dağınık bağlamları hızlı bir şekilde birleştirin: Brain MAX'a birden fazla toplantı notu, PRD ve bilet konuları girin ve tek bir, düzgün iç belge oluşturmasını isteyin (örneğin, "Bu üç sprint notundan ve PRD'den bir QA Süreç Kılavuzu oluşturun").
- Kararları ve arka plan bilgilerini otomatik olarak çıkarın: Gayri resmi sohbetleri veya toplantı parçalarını, bir seçimin neden yapıldığını ve takip işlemlerinin kime ait olduğunu açıklayan net bir Karar Arka Planı bölümüne dönüştürün. Bu, gelecekteki sprintlerde "bunu neden yaptık?" sorusunun yeniden gündeme gelmesini önlemek için mükemmeldir.
- İnceleme ve bakım görevlerini toplu olarak oluşturun: Brain MAX'tan belgeleri taramasını ve yineleyen inceleme görevleri oluşturmasını, sahiplerini atamasını ve belgelerin geçerliliğini kaybetmemesi için "son inceleme / bir sonraki inceleme" alanlarını ayaramasını isteyin.
- Hızlı yakalama için Konuşma-Metin: Konuşma-Metin özelliğini kullanarak post-mortem, devir teslim veya kurumsal bilgi oturumlarını dikte edin; Brain MAX, girdileri başlıklar, özetler ve anında yayınlayabileceğiniz eylem öğeleri olarak yapılandıracaktır.
- Hedef kitleye göre üslup ve model değiştirin: Yanıt stillerini anahtar (yöneticiler için hızlı madde işareti özeti ve mühendisler için ayrıntılı adım adım açıklamalar), böylece tek bir doğru kaynak, ekstra yeniden yazma gerektirmeden birden fazla hedef kitleye hizmet edebilir.
Dokümantasyon ş Akışı için pratik ipuçları
- Bu üç retro notu ve 'Sürüm 4.2' görev panosunu, en önemli çıkarımlar ve atanan takip işlemlerini içeren tek bir 'Sürüm Retrospektifi' belgemde birleştirin.
- Bu 20 sayfalık oryantasyon belgesini tarayın ve yeni işe alınanlar için 5 yapılacak görevi içeren bir 'Hızlı Başlangıç' bölümü ile belge sahibinin tekrar eden inceleme görevini ekleyin.
- "8 dakikalık bilgi aktarım oturumumuzu dikte edin ve bunu, gömülü kontrol listesi adımları ve test senaryoları içeren bir Sorun Giderme SOP'sine dönüştürün."
En çok kimler yararlanır?
- Operasyon ve mühendislik takımları, kurumsal bilgi birikimini tekrarlanabilir çalışma kılavuzlarına dönüştürüyor
- Özellik işleriyle bağlantılı, aranabilir karar günlükleri oluşturan ürün yöneticileri
- İnsan Kaynakları ve İnsan Operasyonları, güncel kalmayı sağlayan canlı oryantasyon kılavuzları oluşturuyor
Belgelerinizde deneyin: Brain MAX, uzun düzenlemeleri, çoklu belge sentezini ve bakım ş akışlarını daha az yönetici, daha çok ilerleme gibi hissettirir. Brain MAX ve Talk-to-Text'in nasıl kullanıldığı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: ClickUp Brain MAX ve Talk to Text.
Daha fazlasını mı istiyorsunuz? Clips'i deneyin!
Ve mantıklı olduğunda, ClickUp metinlerin ötesine geçmenizi sağlar. Görseller, ekran görüntüsü, diyagramlar ve hatta kısa video ekleyin. ClickUp Clips ile ekranınızı doğrudan kaydederek, çok adımlı bir geliştirme ş akışı, sprint panosunun nasıl kurulacağı veya özellik isteklerinin nereye kaydedileceği gibi bir şeyin nasıl çalıştığını tam olarak gösterebilirsiniz.
Bu, özellikle işlevler arası veya asenkron takımlar için metinde gözden kaçabilecek nüansları yakalamanın daha hızlı ve sezgisel bir yoludur.
ClickUp Clips hakkında daha fazla bilgi edinin:
📮 ClickUp Insight: ClickUp'ın toplantı etkinliği anket verileri, tüm toplantıların neredeyse yarısının (46%) sadece 1-3 katılımcıyla gerçekleştiğini gösteriyor. Bu küçük toplantılar daha odaklı olabilir, ancak daha iyi belgeleme, kaydedilmiş asenkron güncellemeler veya şirket bilgi yönetimi çözümleri gibi daha verimli iletişim yöntemleriyle değiştirilebilir.
ClickUp Görevlerinde Atanan Yorumlar, görevlerin içine doğrudan bağlam eklemenize, hızlı sesli mesaj paylaşımına olanak tanır veya ClickUp Klipleri ile video güncellemeler kaydetmenize. Böylece takımlar, önemli tartışmaların devam etmesini sağlarken, zaman kaybı yaşamadan değerli zamanlarından tasarruf edebilirler!
💫 Gerçek Sonuçlar: Trinetrix gibi takımlar, ClickUp ile gereksiz konuşma ve toplantılarda %50 azalma yaşıyor.
Adım #6: Dokümantasyonu erişilebilir hale getirin ve güncelleyin
Dahili takım belgeleri, ancak kolayca bulunabilirlerse yararlıdır. Belgeleri, ekibinizin sonsuz klasörleri veya sohbet konuları araştırmadan ilgili bilgileri tarayabileceği, arayabileceği ve erişebileceği ClickUp Dokümanlar Deposu gibi tek bir kaynakta saklayın.
İçerik etiketleyebilir, fonksiyona göre kategorize edebilir (ör. işe alım, geliştirme ş akışı, ürün özellikleri) ve ilgili kaynakları birbirine bağlayarak iç bilgi tabanınızı birbirine bağlı ve sezgisel hale getirebilirsiniz.
Bunu test etmek için, bir takım üyesinden yalnızca arama özelliğini kullanarak bir belge bulmasını isteyin. Eğer zorlanırlarsa, yapınızın işlenmesi gerekir.
ClickUp, her belgeyi kimlerin görünümü, yorum yapabileceğini veya düzenleme yapabileceğini kontrol etmek için izinleri özel olarak ayarlamanıza olanak tanır. Bu, hassas bilgilerin güvenliğini sağlarken, doğru kişilerin bilgiye katkıda bulunmasına veya bilgiyi kullanmasına olanak tanır.
Ayrıca, güncel olmayan belgelerin, hiç belge olmamaktan daha kötü olduğunu unutmayın. Her belgeye açık bir sahiplik atayın ve düzenli bir inceleme sıklığı belirleyin; aylık veya üç aylık bir sıklık iyi bir başlangıç noktasıdır. Daha iyi belge yönetimi için, belgenin üst kısmına "Son inceleme tarihi" ve "Bir sonraki inceleme tarihi" bilgilerini ekleyebilirsiniz.
PMP Mitch Stephens'tan dinleyin:
ClickUp'ı kullanmaya başladığımızdan beri, takımlarımız dokümantasyon için Google Dokümanlardan yavaş yavaş uzaklaşmaya başladı ve aslında dokümantasyon önemli ölçüde iyileşti.
ClickUp'ı kullanmaya başladığımızdan beri, takımlarımız dokümantasyon için Google Dokümanlardan yavaş yavaş uzaklaşmaya başladı ve aslında dokümantasyon önemli ölçüde iyileşti.
Basit düzenleyicilerden tam bilgi tabanı platformlarına kadar, iç dokümantasyon için uygun birçok Google Dokümanlar alternatifi bulunmaktadır. Bu video 11 seçenek incelenerek işbirliği, sürüm kontrolü, şablonlar, erişim kontrolleri, entegrasyonlar ve fiyatlandırma karşılaştırılarak takımınızın dokümantasyon ihtiyaçlarına en uygun aracı seçmenize yardımcı olunmaktadır.
💡 ClickUp AI Notetaker: Toplantıları otomatik olarak belgelendirin
ClickUp AI Notetaker, toplantı notlarını otomatik olarak yakalar ve bunları Docs Hub'da özel bir "Toplantı Notları" bölümünde saklar. İster 1:1 görüşmeler, ister takım kontrol toplantıları, ister sprint planlaması yapın, manuel not almaya gerek kalmadan tutarlı, merkezi bir kayıt elde edersiniz. Bu, konuşmaları erişimi, incelemesi ve paylaşımı kolay belgelere dönüştürmenin güçlü bir yoludur.
Dahili Dokümantasyon Oluşturmak için En İyi Uygulamalar
Teknik dokümantasyon oluşturmak için en iyi ipuçları ve püf noktaları şunlardır:
- Bilgi şampiyonları atayın: Konu uzmanlarını belirleyin ve onları belirli dokümantasyon alanlarının sahipleri veya gözden geçirenleri olarak atayın.
- RACI matris kullanın: Dokümantasyon oluşturma ve inceleme süreçlerindeki rolleri netleştirmek için "Sorumlu, Hesap Verebilir, Danışılan, Bilgilendirilen" etiketleri ekleyin.
- Bölümleri standartlaştırın: Her belgede giriş, genel bakış, adım adım talimatlar, sorun giderme ve referanslar gibi ortak bölümlerin bulunmasını sağlayın.
- Dokümantasyon kontrol listesi oluşturun: Gerekli tüm öğelerin dahil edildiğinden emin olmak için her şablona bir kontrol listesi ekleyin.
- MECE matris kullanın: Bilgileri, hiçbirinin birbiriyle çakışmaması için "Birbirini Dışlayan, Toplamda Kapsamlı" bir çerçeveye göre kategorize edin.
💡 Profesyonel İpucu: Belirli süreçlerin veya politikaların neden oluşturulduğunu açıkladığınız bir "Karar Arka Planı" bölümü ekleyin. Bu, kullanıcıların kuralları körü körüne takip etmek yerine gerekçeleri anlamalarına yardımcı olur.
ClickUp ile Canlı İç Belgeler Oluşturun
Yüksek kaliteli iç belge oluşturmak, güncellemekten çekindiğiniz bir yan proje olmamalıdır. Doğru şekilde yapıldığında, belgeleriniz takımınız için bir destek sistemi haline gelir: işe alım süreci daha hızlı olur, sorular azalır ve süreçler olması gerektiği gibi takip edilir.
İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, bunu daha da kolaylaştırır. İç içe geçmiş belgeler, kolay paylaşım izinleri, gerçek zamanlı işbirliği ve güçlü arama gibi özelliklerle, belgeleri ş akışınıza entegre edebilirsiniz. Ayrıca, ClickUp Brain uzun kılavuzları otomatik olarak yazar, Clips ise sesli/görsel formda nasıl yapılır kılavuzlarını kaydetmenize yardımcı olur.