Şunu hayal edin: Çok ihtiyacınız olan bir tatil için valizinizi hazırlıyorsunuz ve dinlenmeye hazırsınız. Ancak tatil modunu açıp iş modundan çıkmak üzereyken gelen kutunuz e-postalarla dolup taşıyor! 🫠
Ya da önemli bir iş seyahati sırasında ağ oluşturmakla meşgulken, takım iletişim uygulaması sürekli ping sesi çıkarıp konuşmalarınızı bölüyor olabilir! 😟
Tüm bu e-postalara manuel olarak yanıt vermek, yapılacak en iyi şey değildir. İşte bu noktada, iyi hazırlanmış bir ofis dışında mesajı sizi kaostan kurtaracaktır. Geri döneceğiniz tarihi belirten yanıtlar göndermenize olanak tanıyarak, herkesi ulaşılamadığınız konusunda bilgilendirir. ✅
Microsoft ortamında çalışan kuruluşlar için Outlook genellikle resmi e-posta kanalıdır. Bu nedenle, gelen kutunuzu kontrol altında tutmak için Outlook'ta ofis dışında yanıtını nasıl ayarlayacağınız konusunda adım adım kılavuzumuzu izleyin.
Ofis dışında mesajı nedir?
Ofis dışında (OOO) mesajı, siz yokken size e-posta veya mesaj gönderen herkese gönderilen otomatik bir yanıt (hazır yanıt)dır. Bu gelen kutusu yönetim aracını, müşterilerinizin, iş arkadaşlarınızın ve diğer kişilerinizin sizden ne zaman haber alabileceklerini bildiren sanal bir "meşgul" işareti olarak düşünün.
Bu tür otomatik yanıtlar aşağıdaki durumlarda yararlıdır:
- Kişisel izin veya tatil: Tatilde, ücretli izin, hastalık izni, ebeveyn izni, cenaze izni vb. durumlarda.
- İş seyahatleri veya resmi taahhütler: İş seyahatlerinde, konferanslara ve etkinliklere katıldığınızda, şirket gezilerinde, jüri görevinde olduğunuzda vb.
- Geçici olarak yokum: Odaklanarak veya yoğun bir şekilde çalışırken, projeler için odaklanma zamanı ayırırken, toplantıda vb. kesintilerin en aza indirilmesini istediğinizde.
Özetlemek gerekirse, kişilere gönderilen otomatik yanıtlar, yokluğunuzu bildirir ve ulaşılamayacağınız saatleri bildirerek işteki işbirliğini sürdürmenizi sağlar.
Outlook'ta Ofis Dışında Olma Durumunu Ayarlama: Adım Adım Kılavuz
Outlook'a masaüstü, web veya mobil uygulama üzerinden erişiyor olsanız da, OOO mesajı ayarlamak Outlook'un tüm sürümlerinde mümkündür.
Outlook'ta ofis dışında mesajını ayarlamak için şunları yapın:
Adım 1: Outlook'u açın ve ayarlara gidin
Farklı platformlarda Outlook ayarlarına nasıl ulaşacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Web'de Outlook: Web'de Outlook'u açmak için web sitesine gidin ve hesabınıza giriş yapın. Bu işlem tamamlandığında, sağ üst köşedeki ayar simgesine (dişli simgesi) tıklayın. Sol bölmede, Hesap bölümüne tıklayın ve sağ bölmedeki menüden Otomatik Yanıtlar seçeneğini seçin. Mesajınızı ayarlayın ve uygun bir otomatik yanıt göndermek için kaydedin
- Outlook Windows uygulaması: Masaüstü veya dizüstü bilgisayarınızda Outlook uygulamasını başlatın ve hesabınıza giriş yapın. Outlook penceresinin sol üst köşesindeki Dosya sekmesine tıklayın ve aşağı kaydırarak Otomatik Yanıtlar seçeneğine gelin
- Outlook Mac uygulaması: Apple masaüstü veya dizüstü bilgisayarınızda Outlook uygulamasını açın ve sol üst köşedeki Outlook menüsünü tıklayın. Aşağı kaydırarak Tercihler seçeneğine gidin ve ofis dışında olacağınız tarihleri onaylayan yanıtlar göndermek için Otomatik Yanıtlar seçeneğini seçin
- Outlook mobil uygulaması: iOS veya Android cihazınızda Outlook uygulamasını başlatın. Ekranın sağ alt köşesindeki dişli simgesine dokunun. Otomatik yanıtları ayarlamak istediğiniz hesabı seçin. Otomatik Yanıtlar seçeneğini seçin
Adım 2: Otomatik yanıtları ve ilgili zaman aralığını etkinleştirin
Otomatik Yanıtlar özelliğini bulduğunuzda, anahtarı etkinleştirmek için anahtarı değiştirin. Artık iki seçeneğiniz var:
- Outlook'u, siz manuel olarak kapatana kadar süresiz olarak otomatik yanıt gönderecek şekilde yapılandırın
- Otomatik yanıtları yalnızca belirli bir tarih aralığında etkinleştirmek istiyorsanız, başlangıç ve bitiş zamanlarını tanımlayın. Burada, otomatik yanıt özelliği, tanımlanan dönemin ilgili başlangıç ve bitiş tarihlerinde otomatik olarak açılır ve kapanır, böylece manuel müdahale olmadan otomatik yanıtlar gönderebilirsiniz
İkinci seçeneği seçerseniz, Outlook ayarları takviminizi bloke etmenize, yeni etkinlik davetlerini otomatik olarak reddetmenize ve bu tarih aralığı için toplantıları iptal etmenize olanak tanır.
Adım 3: OOO mesajınızı oluşturun
Ardından, otomatik yanıt kutusuna ofis dışında olduğunuzu belirten mesajınızı girin.
Gönderen kişiye bağlı olarak ayrı mesajlar eklemek için iki kutu göreceksiniz. İlki, kuruluşunuz içinde yanıtlar göndermek için, ikincisi ise kuruluşunuz dışına yanıtlar göndermek içindir.
İlki, iş arkadaşlarınız, takım üyeleriniz, yöneticileriniz vb. gibi şirket içi kişilerle iletişime geçer. İkincisi ise müşteriler, satıcılar vb. gibi şirket dışı kişiler için ayrı bir mesaj eklemenizi sağlar.
Bu ayarlar, kuruluşunuz içinde otomatik yanıtlar gönderme seçeneği sunar. Ancak, kuruluşunuz dışına yanıt gönderme kutusu isteğe bağlıdır. Yalnızca dış kişilerden veya kaynaklardan gelen tüm iletilere otomatik olarak yanıt vermek istiyorsanız bu kutuyu işaretlemelisiniz.
💡 Profesyonel İpucu: İç ve dış alıcılara ayrı mesaj gönderme özelliğinin öncelikle web üzerinde Outlook ve Windows/Mac uygulamasında kullanılabilir olduğunu unutmayın. Outlook mobil uygulamasında tüm kişilere yanıt göndermek için tek bir otomatik yanıt kutusu alabilirsiniz.
Adım 4: Ek ayarları ince ayarlama
Yukarıda vurgulandığı gibi, Outlook aşağıdakiler için ek otomatik yanıt ayarları yapılandırmanıza olanak tanır:
- Takviminizi belirli bir süre için bloklayın
- Dönem boyunca gerçekleşecek etkinliklere yönelik yeni davetleri reddedin
- Dönem için toplantıları reddetme ve iptal etme
- Kuruluşunuz dışına otomatik yanıtlar gönderin
- Listenizdeki kişilerden gelen iletilere kuruluşunuz dışına otomatik yanıtlar gönderin
Adım 5: OOO mesajınızı kaydedin
Otomatik yanıtları özelleştirdikten ve mesajdan memnun kaldıktan sonra (işlem sırasında takılırsanız aşağıdaki ipuçlarına bakın), değişiklikleri kaydetmek ve ofis dışında mesajını etkinleştirmek için Kaydet'i tıklayın. Artık size e-posta gönderen herkes otomatik bir yanıt alacaktır.
➡️ Daha fazla bilgi: En İyi 10 E-posta Verimlilik Aracı
Otomatik yanıt için OOO mesajı oluşturmaya yönelik ipuçları ve püf noktaları
Açık, kısa ve bilgilendirici bir OOO mesajı, sağlıklı bir iş-yaşam dengesi ve profesyonel bir görünüm sağlamanıza olanak tanır.
Bu hedefleri gerçekleştirmek için, ilgi çekici bir OOO mesajı oluşturmaya yönelik bazı ipuçları ve püf noktaları aşağıda verilmiştir:
- Ulaşamayacağınız kesin tarihleri veya dönemi belirtin
- Ofis dışında olma nedeninizle ilgili çok fazla ayrıntıya girmeyin ve okuyucunun neden ulaşılamayacağınızı, ne zaman sizden haber alabileceğini ve acil durumlarda sizinle nasıl iletişime geçebileceğini veya yokluğunuzda kiminle iletişime geçmesi gerektiğini önceden anlayabilmesi için anahtar bilgileri ön plana çıkarın
- Yokluğunuzun süresi, alternatif iletişim bilgileri, geçici yanıt zaman çizelgesi vb. gibi önemli bilgileri vurgulamak için hizalama, renk ve vurgu biçimlendirme seçeneklerini kullanın.
- Dahili takımlar ve harici kişiler için farklı otomatik yanıtlar özelleştirin. Örneğin, dahili takımlar için mesajda devam eden projelerin nasıl ele alınacağına dair bilgiler yer alabilir, harici kişilere ise dönüş tarihinizi belirterek yanıt verebilirsiniz
- Harici kişiler için mesajınızı profesyonel tutun, yalnızca yokluğunuzla ilgili bilgiler verin ve gizlilik kurallarına dikkat edin
- "Sabrınız için teşekkür ederiz" veya "Döndüğümde sizinle bağlantı kurmayı dört gözle bekliyorum" gibi ifadeler ekleyerek kişisel ve samimi bir dokunuş katın
Outlook'u kullanmanın sınırlamaları
Web ve masaüstü uygulaması Outlook, otomatik yanıtları etkinleştirmek için etkileyici işlevler sunsa da, özellikle karmaşık iletişimin söz konusu olduğu belirli senaryolarda yetersiz kalabilir.
Bunu anlamak için aşağıdaki Outlook sınırlamalarını göz önünde bulundurun:
1. Temel otomasyon desteği
Dönemi başlangıç ve bitiş olarak tanımlasanız bile, farklı saat dilimleri, çalışma saatleri dışında veya kuruluş genelinde durum güncelleştirmeleri için ileti planlayamazsınız. Bu, Outlook'ta otomatik yanıtları açtığınızda elde edebileceğiniz sonuçları sınırlar.
2. Belirli kişiler için özel bildirimler yok
Dahili ve harici kişilere otomatik yanıtlar göndermenize rağmen, özel yanıtlarla belirli e-postaları önceliklendiremezsiniz.
Örneğin, her ikisi de şirket içi kişiler olsa bile, bir takım üyesine otomatik yanıtta alternatif iletişim bilgilerini paylaşmak, başka bir departmana standart otomatik yanıt göndermekten daha uygun olabilir. Bu, etkili takım yönetiminin önünde engel teşkil eder.
3. Paylaşılan gelen kutuları için sınırlı özelleştirme
Siz ve takımınız paylaşılan bir gelen kutusu kullanıyorsanız, Outlook'ta otomatik yanıtları ayarlamak zor olabilir. Sonuçta, çeşitli sorulara veya gelen mesajlara yanıt vermek için daha fazla esnekliğe ihtiyacınız vardır.
4. Yetersiz mobil uygulama
Outlook mobil uygulaması, otomatik yanıtları ayarlamak için yalnızca en temel özellikleri sunar. Takviminizi bloklamak ve etkinlik davetlerini reddetmek bir yana, farklı iç ve dış gönderenlere gönderilecek mesajları bile ayırt edemezsiniz.
5. Sınırlı entegrasyonlar
Outlook'un otomatik yanıtları, uygulamanın içinde iyi çalışır. Ancak, tam özellikli e-posta yönetim yazılımlarıyla sınırlı entegrasyonlara sahiptir.
Örneğin, Outlook'un otomatik yanıtları Slack gibi diğer iletişim araçlarıyla senkronize olmayabilir ve diğer uygulamadaki kişilere manuel olarak mesaj göndermediğinizde karışıklığa neden olabilir.
➡️ Daha fazla bilgi: Gerçek zamanlı işbirliği ve eşzamansız çalışmaya göre avantajları
ClickUp ile Ofis Dışı Durumunu Planlayın
Outlook'ta ofis dışında mesajı ayarlamak için yukarıda bahsedilen sınırlamalar nedeniyle, gelen kutusu yönetimini kontrol altında tutmak için alternatifler arayabilirsiniz.
Neyse ki, ClickUp ile yardım hemen yanı başınızda!
ClickUp, iç veya dış iletişime yanıt vermek gibi ofis dışında olduğunuzda ihtiyaçlarınızı yönetmek için çok yönlü ve güçlü bir çözümdür!
ClickUp Sohbet ile tüm konuşmalarınızı düzenli ve erişilebilir tutun
ClickUp Sohbet ile, takımlar veya projeler için özel sohbet kanalları elde edersiniz, böylece konu başlıklarını ayırıp bağlam içinde konuşabilirsiniz — siz yokken bile.
Bu özellik, takım üyelerinin sizin uygunluk durumunuzu ve önceliklerinizi görmelerini ve toplantıları doğrudan sistem üzerinden planlamalarını sağlar. Sohbet ile, iş akışı ekosisteminizin içinde gerçekleştiği için başka bir iletişim uygulamasına geçmenize gerek kalmaz.
Outlook'un statik ve gerçek işlerden izole edilmiş ofis dışında yanıtlarından farklı olarak, ClickUp Sohbet sistemi, takımınızın yokluğunuzda konuşmalarına devam ettiği ve görevleri sorunsuz bir şekilde yönettiği dinamik, etkileşimli bir alandır.
OOO ayrıntılarını takımın devam eden iş akışlarına entegre ederek, ClickUp Sohbet kesintileri azaltır ve projeleri yolunda tutmak için daha bütünsel ve şeffaf bir yaklaşım sağlar.
Dahası, tüm işler tek bir yerde olduğundan, ClickUp Sohbet, ofis dışında mesajlarının doğrudan ilgili görevlere ve projelere bağlanmasını sağlar. Bu, takımınızın ayrı e-postaları ve mesajları aramasına gerek kalmadan, bağlantılı görevler veya ilgili belgeler gibi yokluğunuzla ilgili tüm bilgileri kolayca görmesini sağlar.
Ayrıca, bir ekip arkadaşınız yokluğunuzda bir görevden veya belgeden bahsederse, bu otomatik olarak sohbete bağlanır. Sonuç olarak, devam eden tüm konuşmalar ve etkinlikler görünür ve izlenebilir kalır, böylece kaçırdığınız şeyleri anında görebilirsiniz.
Ayrılmadan önce, mevcut projelerinizi, son teslim tarihlerinizi ve bekleyen görevlerinizi özetleyen ayrıntılı bir "Güncelleme" veya "Duyuru" gönderisi oluşturun. Bu gönderiler sohbette erişilebilir kalır ve siz yokken takım için güvenilir bir referans görevi görür, böylece sizin yanıtınızı beklemelerine gerek kalmaz.
Son olarak, ClickUp Sohbet'te, belirli takım üyelerine, gruplara veya tüm takımlara ulaşamayacağınızı anında bildiren @Bahsetmeler özelliği de bulunmaktadır. Anahtar güncellemelere, tartışmalara veya görevlere dikkatlerini yönlendirin, böylece yokluğunuzda bile her şeye erişilebilir olsun.
➡️ Daha fazla bilgi: 15 Ücretsiz Proje İletişim Planı Şablonu: Excel, Word ve ClickUp
ClickUp Brain'i kullanarak kuruluşunuzun dışına ve içine yanıtlar gönderin
Siz yokken, entegre AI aracı ClickUp Brain, görevler, önceki sohbetler ve proje bağlamları hakkında temel soruları anında yanıtlar.
Böylece, AI'nın zaten sağlayacağı bilgiler için ekip arkadaşlarınızın size güvenmesi gerekmez.
Ayrıca, döndüğünüzde uzun e-posta konuları ve birikmiş işleri taramanız gerekmez. ClickUp'ın AI CatchUp özelliği, yokluğunuzda olan her şeyi özetler ve size önemli güncellemeler, kararlar ve ele alınması gereken eylem öğelerinin hızlı bir özetini sunar.
Devam eden bir proje veya yeni bir görevle ilgili bir mesaj olduğunu varsayalım. Bu durumda, ClickUp Brain bu mesajı gerekli tüm ayrıntılarla birlikte bir göreve dönüştürür ve bekleyen işleri takip etmeyi kolaylaştırır.
Elbette Brain, doğru üslup ve bağlamda ofis dışında mesajları da hazırlayarak zaman ve çaba tasarrufu sağlar.
ClickUp Clips aracılığıyla takımınızla bilgi paylaşın
ClickUp Clips ile, izin süreniz boyunca takımınızın erişebileceği hızlı ve bilgilendirici video mesajları kaydedin ve paylaşın. Bu, ürün tanıtımları, görev veya proje devri ve süreci açıklığa kavuşturan görsel güncellemelerin paylaşımı için mükemmeldir.
Web'deki Outlook ve diğer araçlarla entegre edin
ClickUp Entegrasyonlar özelliği, 1000'den fazla verimlilik aracı, uygulama ve platformla yerel ve sorunsuz entegrasyonlar sunar. Diğer iletişim araçlarından içe aktarın ve tüm platformlarda sorunsuz mesajlaşma için her şeyi aynı sayfada toplayın.
Outlook ekosistemini kullanmaya devam etmek istiyorsanız, görev yönetimini e-posta iletişimlerine entegre eden ve otomatik yanıtlar göndermenizi sağlayan ClickUp ve Outlook entegrasyonunu keşfedin.
ClickUp ile e-posta yönetimi
E-posta yönetiminden bahsetmişken, ClickUp E-posta Proje Yönetimi'ni kullanarak tüm konuşmaları merkezi bir konumda birleştirebilirsiniz.
ClickUp ortamında e-postalar gönderin ve izleyin, belirli görevler etrafında konuşmaları düzenleyin, özel bildirimler ve sorun hatırlatıcıları gönderin ve gelen kutusunu optimize ederek işlerinizi aşırı yük hissetmeden sürdürün.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp, kuruluşunuzun içindeki ve dışındaki paydaşlarla iletişim kurmak için çeşitli şablonlar sunar. ClickUp Anlık Mesaj Şablonunu indirerek, otomatik ofis dışında mesajlarıyla takım etkileşimlerini kolaylaştırın ve standartlaştırın ve yokluğunuzun süresiyle ilgili hızlı güncellemeleri paylaşın.
ClickUp ile ofis dışında ama işlerin içinden çıkmayın
Ofis dışındayken otomatik yanıtlar göndermek, kuruluşunuzun içindeki ve dışındaki paydaşları bilgilendirmek için pratik bir yoldur. Ancak neden Outlook'ta otomatik yanıtla yetinmelisiniz?
ClickUp ile güncellemeleri paylaşabilir, birden fazla kanalda ulaşılamadığınızı bildirebilir, biçimlendirme seçeneklerini kullanarak mesajları ve görevleri vurgulayabilir ve gelen kutunuzu düzenli tutabilirsiniz.
Otomatik hatırlatıcılardan AI destekli e-posta taslaklarına ve görev yönetimi olarak e-postaya kadar, ClickUp izinlerinizi kesintiye uğratmadan bağlantıda kalmak için kapsamlı bir çözümdür.
ClickUp'a kaydolun ve ofis dışında olduğunuzda ve daha fazlasında nasıl bir dönüşüm yaşayacağınızı görün!