วิธีจัดการโครงการผ่านอีเมลโดยไม่สูญเสียการติดตามงาน

ตามข้อมูลจาก McKinsey Global Institute ผู้ทำงานด้านความรู้ใช้เวลาประมาณ28% ของสัปดาห์ทำงานกับอีเมล หรือประมาณ 11 ชั่วโมง ในช่วงเวลาเหล่านั้น อาจมีขั้นตอนการอนุมัติ การปรับเปลี่ยนกำหนดเวลา หรือข้อความจากลูกค้า ที่ส่งผลอย่างเงียบๆ ต่อการส่งมอบโครงการของคุณให้ทันเวลา

นี่คือหลักการของการจัดการโครงการผ่านอีเมล: จัดการงานที่เข้ามาในกล่องรับอีเมลของคุณ เพื่อให้เรื่องสำคัญไม่ถูกซ่อนอยู่ภายในนั้น ปัญหาคืออีเมลจัดเรียงทุกอย่างตามเวลาที่เข้ามา ในขณะที่โครงการดำเนินการตามผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และความสัมพันธ์ระหว่างงาน

ทีมที่จัดการเรื่องนี้ได้อย่างถูกต้องจะแบ่งแยกทั้งสองอย่างให้ชัดเจน อีเมลใช้สำหรับการสนทนา ส่วนระบบติดตามงานใช้สำหรับจัดการงาน และแต่ละอย่างจะรับผิดชอบงานที่มันถูกออกแบบมาเพื่อทำ

คู่มือนี้จะนำคุณไปเรียนรู้วิธีกำหนดเส้นแบ่งอย่างชัดเจน คุณจะได้รับขั้นตอนการย้ายคำขอออกจากกล่องจดหมายเข้า เทมเพลตที่คุณสามารถคัดลอกได้ทันที รวมถึงการสรุปเครื่องมือและระบบอัตโนมัติที่ช่วยป้องกันไม่ให้งานหลุดระหว่างสองขั้นตอน

การจัดการโครงการผ่านอีเมลคืออะไร?

การจัดการโครงการผ่านอีเมล คือกระบวนการที่ทีมดำเนินการโครงการผ่านกล่องจดหมายเข้า: การมอบหมายงาน การแชร์ไฟล์ การขอการอนุมัติ และการติดตามความคืบหน้าในสายสนทนา ทีมขนาดเล็กส่วนใหญ่เริ่มต้นจากจุดนี้ และมีเหตุผลที่ดี อีเมลเป็นเครื่องมือที่ทุกคนเปิดใช้งานอยู่แล้ว ทุกคนมีที่อยู่อีเมล และไม่มีใครต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่เพื่อเข้าร่วม

หากทำอย่างถูกต้อง มันจะทำงานได้ผล บรรทัดหัวข้อที่ชัดเจน ผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อในประโยคแรก และวันที่ในเนื้อหา สามารถนำโครงการขนาดเล็กจากขั้นตอนเริ่มต้นไปจนถึงการส่งมอบได้

ลองนึกภาพนักออกแบบที่ส่งอีเมลตัวเลือกโลโก้สามแบบให้ทีม ทุกคนตอบกลับในเธรดเดียวกัน ผู้ก่อตั้งเลือกตัวเลือกที่สอง และไฟล์ถูกส่งไปยังลูกค้าในช่วงบ่ายวันนั้น โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติมใดๆ

จุดอ่อนคือระบบนี้ไม่มีแนวคิดที่ฝังตัวไว้เกี่ยวกับผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด ความสัมพันธ์ระหว่างงาน หรือสถานะ คุณสามารถเพิ่มโครงสร้างดังกล่าวได้ด้วยการใช้ธง (flags) โฟลเดอร์ และนิสัยการทำงานร่วมกัน และทีมจำนวนมากก็ทำงานได้ดีด้วยวิธีนี้ แต่เมื่อโครงการขยายตัว คุณกำลังขอให้เครื่องมือส่งข้อความทำงานที่ซอฟต์แวร์จัดการโครงการถูกสร้างขึ้นเพื่อทำโดยเฉพาะ

เหตุผลที่โครงการมักติดขัดในกล่องรับอีเมล

โครงการมักติดขัดในกล่องรับอีเมล เนื่องจากอีเมลขาดโครงสร้างที่จำเป็นสำหรับการจัดการงาน งานถูกฝังอยู่ในสายสนทนาที่ยาว การตัดสินใจถูกซ่อนอยู่ในข้อความตอบกลับต่าง ๆ และเมื่อข้อความนั้นหลุดออกจากหน้าแรก งานนั้นก็จะถูกลืมไป แม้มันจะยังอยู่ในสถานะเปิดอยู่ก็ตาม

สิ่งที่อีเมลทำได้ดี (และสิ่งที่ทำไม่ได้)

อีเมลเหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานบางประเภท เช่นการรายงานให้ลูกค้า แต่ไม่เหมาะสำหรับทุกหน้าที่ที่ระบบติดตามโครงการควรรับผิดชอบ ความชำนาญอยู่ที่การรู้ให้ชัดเจนว่างานใดควรทำผ่านอีเมลและงานใดควรทำผ่านระบบติดตามโครงการ

คอลัมน์ด้านซ้ายคือการสื่อสาร ส่วนคอลัมน์ด้านขวาคือการประสานงาน ซึ่งเป็นรูปแบบการจัดการงานแบบภาพที่เครื่องมือติดตามงานสามารถจัดการได้ดี

ทำไมการตั้งค่าอีเมลแบบสองชั้นจึงได้ผล

การใช้อีเมลเป็นช่องทางการรับงานและระบบติดตามเป็นระบบบันทึกข้อมูล จะให้ทีมได้รับชุดประโยชน์เฉพาะที่ระบบใดระบบหนึ่งไม่สามารถมอบให้ได้เมื่อใช้เพียงระบบเดียว

คำขอจะไม่ขึ้นอยู่กับความจำของบุคคลใดบุคคลหนึ่งอีกต่อไป

เมื่อลูกค้าส่งอีเมลถึงหัวหน้าโครงการเวลา 5 โมงเย็นวันศุกร์ คำขอนี้จะอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของบุคคลหนึ่งจนกระทั่งวันจันทร์ แต่หากส่งต่อไปยัง "List" คำขอนั้นจะมีผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และสามารถมองเห็นได้โดยทุกคนที่อาจรับมือกับงานนี้ บริษัทออกแบบที่จัดการบัญชีลูกค้าสิบบัญชีพร้อมกันจะได้รับประโยชน์นี้ทันที: การดำเนินงานจะไม่หยุดชะงักเมื่อมีใครลาป่วยหรือลาพักร้อน

การตัดสินใจสามารถเรียกดูได้ภายในไม่กี่วินาที

อีเมลทำให้การตัดสินใจถูกฝังอยู่ภายในสายสนทนา (threads) ส่วนงานที่ได้รับการติดตามจะตรึงการตัดสินใจไว้กับสิ่งที่ถูกเปลี่ยนแปลง หกเดือนต่อมา เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถามว่าทำไมวันที่เปิดตัวถูกเลื่อน คำตอบจะถูกแนบไว้กับงานนั้น ไม่สูญหายไปในสายตอบกลับ 47 ข้อความที่มีหัวข้อว่า “Re: Re: Quick question.”

ความรับผิดชอบเปลี่ยนจากแบบนัยเป็นแบบชัดแจ้ง

การใส่ CC ให้ 5 คนในคำขอจะสร้างภาพลวงตาว่างานได้ถูกมอบหมายแล้ว แต่หากงานมีผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อชัดเจน จะทำให้เรื่องนั้นชัดเจนขึ้น ทีมที่เปลี่ยนจาก “ทุกคนเห็นอีเมล” เป็น “มีผู้รับผิดชอบงานเพียงคนเดียว” จะสามารถลดช่องว่างระหว่างงานที่พูดคุยกันและงานที่เสร็จสิ้นได้อย่างสม่ำเสมอ

เวลาตอบสนองสามารถวัดได้

กล่องจดหมายเข้าไม่สามารถบอกคุณได้ว่าทีมของคุณใช้เวลาเท่าไรในการดำเนินการตามคำขอของลูกค้า แต่ระบบติดตามที่มีข้อมูลเวลาสามารถทำได้ ทีมปฏิบัติการและทีมบัญชีใช้ระบบนี้เพื่อระบุรูปแบบการทำงาน: ตัวอย่างเช่น เวลาดำเนินการเฉลี่ย 48 ชั่วโมงในการอนุมัติ จะเผยให้เห็นจุดคอขวดที่คุณจะไม่สามารถสังเกตได้หากอาศัยเพียงความรู้สึกเท่านั้น

บันทึกการตรวจสอบยังคงอยู่แม้มีการเปลี่ยนพนักงาน

เมื่อใครนั้นลาออก กล่องจดหมายเข้าของเขาก็จะหายไปพร้อมตัวเขา (หรือถูกเก็บเข้าในหลุมดำ) ส่วนงานที่ติดตามในระบบร่วมกันจะยังคงปรากฏให้เห็นได้สำหรับผู้ที่รับช่วงต่อโครงการ บริษัทที่ปรึกษาที่กำลังรับผู้จัดการบัญชีใหม่เข้าทำงานสามารถส่งต่อประวัติงานทั้งหมดได้ แทนที่จะต้องขอให้ลูกค้าอธิบายบริบทย้อนหลังหกเดือนใหม่

วิธีจัดการโครงการผ่านอีเมล: กระบวนการทำงานแบบทีละขั้นตอน

กระบวนการทำงานนี้สามารถใช้ได้กับระบบเกือบทุกประเภท ตั้งแต่บัญชี Gmail มาตรฐานไปจนถึงแพลตฟอร์มจัดการโครงการเฉพาะทาง หลักการยังคงเหมือนเดิม:

1. คัดกรองทุกข้อความด้วยหลักการ 4 D’s

ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลแต่ละฉบับทันทีที่เปิด: ทำ (Do), ลบ (Delete), มอบหมาย (Delegate) หรือเลื่อน (Defer) ดำเนินการกับข้อความแต่ละฉบับเพียงครั้งเดียว และอย่าอ่านซ้ำไปซ้ำมาเพื่อตัดสินใจ

กับดักอยู่ที่การมอง “defer” (เลื่อน) เหมือนกับ “ทิ้งไว้ในกล่องจดหมายเข้า” ซึ่งนี่คือสาเหตุที่ทำให้กล่องจดหมายเข้ากลายเป็นรายการงานที่ต้องทำที่ใช้งานไม่ได้

2. เปลี่ยนอีเมลที่ต้องดำเนินการให้เป็นงานที่ติดตามได้

ทุกอีเมลที่ต้องการการทำงานที่มีสาระควรถูกแปลงเป็นงาน ซึ่งต้องมีอย่างน้อย:

ขั้นตอนที่แม่นยำจะขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณใช้:

สมมติว่าลูกค้าส่งอีเมลมาว่า “เราสามารถเปลี่ยนภาพหัวเรื่องก่อนการเปิดตัวได้ไหม?” ให้แปลงข้อความนั้นเป็นงาน เช่น: “เปลี่ยนภาพหัวเรื่องแคมเปญก่อนการเปิดตัว”

มอบหมายงานให้ผู้ออกแบบ, เพิ่มกำหนดเวลาเปิดตัว, และแนบหัวข้อการสนทนาต้นฉบับ ทีมงานสามารถเห็นได้ทันทีว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบคำขอและงานนั้นเสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ โดยไม่ต้องค้นหาในกล่องจดหมายเข้า

เมื่อบันทึกงานเรียบร้อยแล้ว ให้เก็บอีเมลนั้นเข้าคลังเก็บข้อมูล ข้อความดังกล่าวจะยังคงอยู่เพื่อใช้เป็นหลักฐานและบริบท แต่กล่องรับอีเมลไม่จำเป็นต้องติดตามงานนั้นอีกต่อไป

3. มาตรฐานอีเมลโครงการด้วยแม่แบบ

แม่แบบที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ช่วยลดเวลาที่คุณต้องใช้ในการเขียนอีเมลโครงการประจำ และทำให้การดำเนินการตามอีเมลเหล่านั้นง่ายขึ้น อีเมลเปิดโครงการ อีเมลอัปเดตสถานะ และอีเมลปิดโครงการมีเนื้อหาที่คล้ายกันทุกครั้ง ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลที่จะต้องเขียนใหม่ตั้งแต่ต้น แต่ละประเภทมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน:

4. ย้ายการอัปเดตที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ออกจากอีเมล

การอัปเดตสถานะแบบประจำเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้กล่องจดหมายเข้าเต็มล้น และเป็นสิ่งที่ง่ายที่สุดในการย้ายไปเก็บที่อื่น แทนที่จะส่งอีเมลอัปเดตสถานะรายสัปดาห์ที่ก่อให้เกิดการตอบกลับแบบ "ตอบกลับทั้งหมด" ถึงสิบสองครั้ง ให้โพสต์การอัปเดตนั้นในที่ที่งานนั้นอยู่เดิม: แดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกันเครื่องมือรายงานสถานะ หรือส่วนแสดงความคิดเห็นของงาน

ผู้คนจะอ่านมันเมื่อจำเป็น และมันจะยังคงแนบอยู่กับเรื่องที่มันอธิบาย

หลักการเดียวกันนี้ใช้ได้กับคำติชมด้วย ให้แสดงความคิดเห็นบนเอกสารที่แชร์แทนที่จะส่งรายชื่อการแก้ไขผ่านอีเมล ข้อความหมายเหตุจะปรากฏอยู่ข้างๆ ประโยคที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงไม่มีใครต้องเปรียบเทียบอีเมลกับไฟล์ ทีมการตลาดที่กำลังตรวจสอบบทสรุปแคมเปญสามารถทิ้งความคิดเห็นแบบอินไลน์บนร่างเอกสารได้โดยตรง แทนที่จะส่งข้อความว่า “ดูหมายเหตุของฉันด้านล่าง” และทำให้ผู้เขียนต้องทำงานผ่านสองหน้าต่าง

5. กำหนดขอบเขตในการตรวจสอบอีเมล

การตรวจสอบอีเมลอย่างต่อเนื่องจะทำให้วันของคุณกลายเป็นชุดของช่วงเวลาสั้นๆ ที่ต้องตอบสนองต่อสถานการณ์ต่างๆ วิธีแก้ไขคือการจัดการอีเมลในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งเหมาะสมกับบทบาทของคุณ ผู้ที่ต้องรับมือกับคำขอเร่งด่วนจากลูกค้าจะต้องการตรวจสอบอีเมลบ่อยกว่าผู้เขียน นักวิเคราะห์ หรือนักออกแบบ ที่พยายามรักษาช่วงเวลาทำงานที่ต้องใช้สมาธิ

ขั้นตอนปฏิบัติที่ใช้งานได้จริงอาจมีลักษณะดังนี้:

นักวิจัยที่ UC Irvine ได้ค้นพบว่า อาจต้องใช้เวลามากกว่า 20 นาทีเพื่อกลับมามีสมาธิอย่างเต็มที่หลังจากถูกขัดจังหวะ ตามผลการวิจัยภาคสนามของ Gloria Mark เกี่ยวกับต้นทุนของการทำงานที่ถูกขัดจังหวะ สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าอีเมลทุกฉบับจะทำให้คุณเสียเวลา 20 นาที แต่เป็นคำเตือนที่ดีว่าทำไมการเปลี่ยนบริบทอย่างต่อเนื่องจึงทำให้การทำงานที่มีสมาธิลดลง

นิสัยเพิ่มเติมอีกสองประการสามารถช่วยลดการถูกรบกวนที่ไม่จำเป็นได้:

6. รักษาแหล่งข้อมูลหลักเพียงแห่งเดียวสำหรับสถานะโครงการ

เลือกระบบเดียวที่บันทึกสถานะปัจจุบันของโครงการได้ อาจเป็นรายชื่องาน แดชบอร์ด บอร์ดโครงการ หรือแพลตฟอร์มจัดการงาน

ระบบนั้นควรตอบคำถามต่อไปนี้:

ให้คำตอบนี้เป็นคำตอบเริ่มต้นทุกครั้งที่มีคนถามว่า “เรื่องนี้ถึงขั้นไหนแล้ว?” อีเมลยังสามารถแจ้งการเปลี่ยนแปลงได้ ตราบใดที่มันชี้กลับไปยังบันทึก: “กำหนดเวลาเปิดตัวที่ปรับปรุงแล้วอยู่ในแดชบอร์ดแคมเปญแล้ว โปรดตรวจสอบสองจุดสำคัญที่ระบุว่า ‘ต้องตัดสินใจ’ ให้เสร็จภายในวันพุธ”

แม่แบบอีเมลสำหรับการจัดการโครงการ

สี่แม่แบบครอบคลุมการสื่อสารในโครงการส่วนใหญ่: การเริ่มต้นโครงการ, การอัปเดตสถานะ, การขอเปลี่ยนแปลง, และการปิดโครงการ แต่ละแม่แบบมีหน้าที่และโครงสร้างที่กำหนดไว้แล้ว ดังนั้นคุณเพียงกรอกข้อมูลลงในช่องว่างแทนที่จะต้องเขียนใหม่จากต้นจนจบ แทนที่ข้อความในช่องว่าง, เชื่อมโยงบันทึกโครงการ, และบันทึกแต่ละแม่แบบเป็นสแนปช็อตที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

อีเมลเปิดโครงการ

ใช้สิ่งนี้ก่อนเริ่มงานเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเป้าหมาย กำหนดเวลา ความรับผิดชอบ และแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้

อีเมลเริ่มต้นที่แข็งแกร่งควรมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

อีเมลอัปเดตสถานะโครงการ

ใช้สิ่งนี้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการสรุปที่ชัดเจนโดยไม่ต้องเปิดพื้นที่ทำงานโครงการทั้งหมด

ให้ข้อความมุ่งเน้นไปที่:

อีเมลขอเปลี่ยนแปลง

ใช้แนวทางนี้เมื่อการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมาส่งผลต่อขอบเขต โครงการ กำหนดเวลา ทรัพยากร หรืองบประมาณ

อธิบายการเปลี่ยนแปลงพร้อมทั้งผลที่ตามมา ผู้รับควรสามารถเข้าใจได้ว่าอะไรกำลังเปลี่ยนแปลง สิ่งใดจะได้รับผลกระทบ และเมื่อใดจำเป็นต้องตัดสินใจ

อีเมลปิดโครงการ

ใช้ขั้นตอนนี้เมื่องานได้ส่งมอบและได้รับการรับทราบแล้ว อีเมลควรยืนยันว่าโครงการได้ปิดแล้ว บันทึกการส่งต่องานที่เหลืออยู่ และแจ้งให้ทุกคนทราบว่าจะหาเอกสารสุดท้ายได้ที่ไหน

เนื้อหา:

ซอฟต์แวร์บริหารโครงการที่ผสานการทำงานกับอีเมล

เครื่องมือที่ทำงานบนกล่องจดหมายเข้า (Gmelius, Hiver, Front) ช่วยเพิ่มการมอบหมายงาน สถานะ และบอร์ดภายใน Gmail หรือ Outlook ส่วนเครื่องมือติดตามงานแบบอิสระ (ClickUp, Asana, Trello, Microsoft Planner) จะดึงอีเมลออกมาสู่พื้นที่ทำงาน พร้อมด้วยผู้รับผิดชอบ วันที่ และความสัมพันธ์ระหว่างงาน เลือกตามว่าทีมของคุณควรใช้เวลาทั้งวันไปกับงานประเภทใด

1. เครื่องมือกล่องจดหมายเข้าแบบแชร์ เช่น Hiver และ Front

กล่องจดหมายร่วม (shared inbox) ให้ที่อยู่อีเมลเดียว เช่น support@ หรือ projects@ แก่ทั้งทีม พร้อมด้วยชั้นการประสานงานที่อีเมลทั่วไปขาดไป คุณสามารถกำหนดการสนทนาให้กับบุคคลหนึ่งได้เหมือนกับการกำหนดงาน คุณยังสามารถทิ้งหมายเหตุภายในไว้ในสายสนทนาที่ลูกค้าจะไม่เห็น ระบบตรวจจับการชนกัน (collision detection) จะแจ้งเตือนคุณเมื่อเพื่อนร่วมทีมกำลังพิมพ์ตอบกลับอยู่ ซึ่งช่วยแก้ปัญหาที่ทั้งสองคนตอบกลับลูกค้าคนเดียวกัน

Hiverทำงานภายใน Gmail และมีแพ็กเกจฟรี ส่วนแพ็กเกจแบบชำระเงินเริ่มต้นที่ $25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน (ชำระรายปี)Frontเป็นแอปแบบสแตนด์อโลนที่รวมอีเมล SMS และแชทไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว เริ่มต้นที่ $25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ทั้งสองแอปนี้รายงานเวลาตอบสนองและปริมาณงานต่อคน ซึ่งกล่องจดหมายปกติไม่สามารถให้ข้อมูลนี้ได้

2. ส่วนเสริมของ Gmail และ Zoho Mail

เครื่องมือเหล่านี้เพิ่มฟังก์ชันการจัดการงานเข้าไปในบริการอีเมลที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชีใหม่เพื่อเข้าสู่ระบบ ซึ่งนี่คือจุดดึงดูดหลัก

Gmeliusเปลี่ยน Gmail และกล่องจดหมายร่วมให้เป็นพื้นที่ทำงานของทีม คุณสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบการสนทนา ตั้งกำหนดเวลา เปลี่ยนอีเมลเป็นงาน และติดตามความคืบหน้าบนบอร์ด Kanban ได้ทั้งหมดโดยไม่ต้องออกจาก Gmail มันเหมาะที่สุดเมื่อแต่ละข้อความเป็นงานหนึ่งชิ้น: คำขอจากลูกค้า กรณีสนับสนุน หรือการสอบถามด้านการขาย แพ็กเกจเริ่มต้นที่ $19 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ชำระรายปี และไม่มีแพ็กเกจฟรี

Zoho Mail ใช้แนวทางที่คล้ายกันผ่านแผง eWidget ของมันส่วนขยาย Zoho Projectsช่วยให้คุณดูโครงการ สร้างและจัดการงาน รวมถึงเชื่อมโยงอีเมลกับงานที่มีอยู่ได้โดยตรงจากภายในกล่องจดหมายZoho Projectsให้ใช้ฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 5 คนและโครงการ 3 โครงการ หลังจากนั้นคิดค่าบริการ 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

3. Microsoft Planner ร่วมกับ Outlook และ Teams

Planner นำงานส่วนตัว แผนงานของทีม และคุณสมบัติโครงการระดับพรีเมียมมาใช้ใน Microsoft 365 คุณสามารถจัดการแผนงานใน Planner และ Teams ดูงานส่วนตัวในMicrosoft To Do และเชื่อมต่องานที่ตรงเงื่อนไขกับ Outlook

ข้อได้เปรียบคือความต่อเนื่อง คำขอจะเข้ามาใน Outlook กลายเป็นงาน ปรากฏในมุมมองงานที่ได้รับการจัดสรรของใครบางคน และยังคงมองเห็นได้โดยทีมใน Planner สำหรับบริษัทที่ใช้งานเอกสาร การประชุม และปฏิทินบน Microsoft 365 อยู่แล้ว นี่คือประโยชน์ที่มากมายโดยไม่ต้องใช้ผู้ให้บริการรายใหม่

จุดที่ต้องระวังคือ ลิงก์อีเมลในที่นี้มีความยืดหยุ่นมากกว่าส่วนเสริมที่แปลงอีเมลเป็นงานอย่างแท้จริงนอกจากนี้ คุณสมบัติยังแตกต่างกันไปตามแผนบริการและประเภทงาน ดังนั้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานของคุณได้รับการสนับสนุนอย่างครบถ้วน ก่อนที่จะให้ทีมเริ่มใช้งาน

4. Asana, Trello และเครื่องมือติดตามงานแบบสแตนด์อโลนอื่นๆ

เครื่องมือติดตามงานแบบอิสระจะย้ายงานออกจากกล่องจดหมายเข้าสู่อาณาเขตทำงานของตัวเอง เมื่อมีอีเมลเข้ามา คุณสามารถส่งต่อหรือกดปุ่มเสริมได้ และอีเมลนั้นจะกลายเป็นงานที่มีผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และสถานะ ส่วนอีเมลต้นฉบับจะยังคงอยู่เป็นหลักฐานที่คุณสามารถเก็บเข้าคลังได้

Asana เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานผ่านส่วนเสริมสำหรับ Gmail และ Outlook คุณสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบ ตั้งวันที่ครบกำหนด และแนบข้อความไปยังงานที่มีอยู่ได้ ผู้รับผิดชอบด้านการตลาดที่กำลังตรวจสอบการแก้ไขทางกฎหมายสามารถส่งมันตรงไปยังงานแคมเปญได้ทันที แทนที่จะต้องส่งต่ออีเมลสองครั้ง แผน Personal ใช้ฟรี แผน Starter ราคา $10.99 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน (จ่ายรายปี) และแผน Advanced ราคา $24.99

Trello ทำให้งานดูเรียบง่ายและมีรูปแบบเป็นบอร์ด แต่ละบอร์ดมีที่อยู่อีเมลสำหรับส่งไปยังบอร์ด ดังนั้นข้อความที่ส่งต่อจะกลายเป็นบัตร (card) โดยหัวข้อของอีเมลจะเป็นชื่อบัตร และเนื้อหาของอีเมลจะเป็นคำอธิบาย สตูดิโอขนาดเล็กสามารถจัดการงานทั้งหมดที่เข้ามาด้วยวิธีนี้: ส่งต่อ, ลาก, เสร็จ แผน Free รองรับผู้ร่วมงานได้สูงสุด 10 คนต่อ Workspace ส่วนแผน Standard มีราคา 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน (จ่ายรายปี)

ข้อแลกเปลี่ยนของทุกวิธีนี้คือต้องดูแลพื้นที่เพิ่มเติมอีกแห่ง ทุกคนต้องเห็นพ้องต้องกันว่า สถานะ ผู้รับผิดชอบ และไฟล์ ควรอยู่ในเครื่องมือจัดการโครงการ มิฉะนั้น การอัปเดตที่แท้จริงจะไหลกลับเข้าสู่ระบบอีเมล และคุณจะต้องจัดการทั้งสองระบบไปพร้อมกัน

วิธีจัดระเบียบอีเมลโครงการใน Gmail และ Outlook

การมีโฟลเดอร์โครงการเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะทำให้งานเป็นระเบียบ มันเก็บข้อความไว้ได้ แต่ไม่สามารถบอกคุณได้ว่าข้อความใดต้องการการดำเนินการ ข้อความใดกำลังรอคนอื่น และข้อความใดเสร็จสิ้นแล้ว การจัดระบบที่ดีกว่าคือการจัดเรียงอีเมลตามโครงการและตามขั้นตอนต่อไป ฟีเจอร์อาจแตกต่างกันระหว่าง Gmail และ Outlook แต่โครงสร้างยังคงเหมือนเดิม

ตั้งค่าป้ายโครงการใน Gmail

Gmail ใช้ป้ายแทนโฟลเดอร์ อีเมลหนึ่งฉบับสามารถมีป้ายหลายป้ายพร้อมกันได้ ซึ่งช่วยได้เมื่อข้อความนั้นเกี่ยวข้องกับโครงการหนึ่ง แต่ยังต้องการการดำเนินการเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น คำขอการอนุมัติจากลูกค้าอาจมีทั้งป้าย ‘โครงการ: การออกแบบเว็บไซต์ใหม่’ และ ‘รอการดำเนินการ’

สร้างป้ายหลักหนึ่งใบสำหรับแต่ละโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ และจัดวางป้ายขั้นตอนการทำงานไว้ใต้ป้ายหลักนั้นเมื่อจำเป็น:

อย่าพยายามติดป้ายกำกับทุกหัวข้อหรือผู้ส่งที่เล็กน้อย เพราะรายชื่อป้ายกำกับที่ยาวและคล้ายกันมากจะกลายเป็นกล่องจดหมายเข้าอีกใบที่คุณต้องจัดการ

ตอนนี้ ให้ใช้ตัวกรองกับอีเมลที่คาดการณ์ได้ ตัวกรองสามารถติดป้ายกำกับ เก็บเข้าคลัง ติดดาว ลบ หรือส่งต่อข้อความได้ โดยอิงจากผู้ส่ง ผู้รับ หัวข้อ หรือคำสำคัญ

ตัวกรองบางตัวที่ควรสร้าง:

ใช้ดาวเพื่อทำเครื่องหมายข้อความที่ต้องการความสนใจของคุณ Gmail ยังสามารถเลื่อนการแจ้งเตือนของข้อความไปจนถึงวันที่และเวลาที่คุณกำหนด ซึ่งช่วยได้เมื่อยังไม่มีเรื่องที่ต้องดำเนินการ ให้ทุกการเลื่อนการแจ้งเตือนมีเหตุผลที่จะกลับมา เช่น การติดตามผลหลังจากหมดกำหนดเวลาการอนุมัติ เมื่ออีเมลกลายเป็นงานหรือเสร็จสิ้นแล้ว ให้เก็บเข้าคลัง

ตั้งค่าโฟลเดอร์โครงการใน Outlook

Outlook ใช้โฟลเดอร์เพื่อเก็บข้อความและใช้หมวดหมู่เพื่อจัดกลุ่มข้อความ เริ่มต้นด้วยโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับแต่ละโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ แล้วเพิ่มรายชื่อสั้นๆ ของโฟลเดอร์สำหรับกระบวนการทำงาน:

ข้อความหนึ่งจะอยู่ในโฟลเดอร์เดียว ดังนั้นเมื่อต้องการเพิ่มชั้นบริบทที่สอง ให้ใช้หมวดหมู่ อีเมลหนึ่งสามารถอยู่ในโฟลเดอร์ “Website Redesign” และยังคงมีแท็ก “Approval Needed” หรือ “Client Decision” ได้ Outlook อนุญาตให้เพิ่มหมวดหมู่หลายหมวดหมู่ในข้อความเดียวกัน

กฎจะย้ายอีเมลที่เข้ามาไปยังโฟลเดอร์ตามผู้ส่งหรือเงื่อนไขอื่น ๆ วิธีนี้เหมาะสำหรับการอัปเดตโครงการประจำ การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหัวข้ออีเมลที่มีรหัสโครงการที่คงที่

ทำเครื่องหมายบนอีเมลที่จำเป็นต้องติดตามผล เครื่องหมายนี้สามารถรวมวันที่ครบกำหนดและคำเตือนได้ และคุณสามารถดูข้อความทั้งหมดที่ทำเครื่องหมายไว้พร้อมกันในรูปแบบรายการงาน หมวดหมู่จะบอกคุณว่าข้อความนั้นเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร ส่วนเครื่องหมายจะบอกคุณว่ายังมีสิ่งที่ต้องดำเนินการ

เวอร์ชัน Outlook ที่รองรับยังจัดการการปักหมุดและการเลื่อนการแจ้งเตือนได้เหมือนกับ Gmail

ใช้ระบบบรรทัดหัวข้อเดียวสำหรับทั้งสอง

โฟลเดอร์และตัวกรองจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่ออีเมลโครงการใช้รูปแบบหัวข้อที่เหมือนกัน

การใช้งาน:

[ชื่อโครงการ] [การดำเนินการ]: หัวข้อเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น:

ให้แต่ละหัวข้อมีเพียงหนึ่งหัวข้อต่อหนึ่งสายสนทนา เมื่อการสนทนาเปลี่ยนจากเรื่องการอนุมัติการออกแบบไปสู่การกำหนดตารางการเปิดตัว ให้เริ่มสายสนทนาใหม่ด้วยหัวข้อใหม่

รักษากล่องจดหมายเข้าไว้เป็นคิว

เมื่อท่านได้จัดการอีเมลโครงการเสร็จแล้ว อีเมลดังกล่าวควรถูกย้ายออกจากกล่องจดหมายเข้าหลักด้วยหนึ่งในสามวิธีต่อไปนี้:

วิธีที่เราดำเนินการโครงการที่ขับเคลื่อนด้วยอีเมลใน ClickUp

ClickUp อยู่ในหมวดหมู่เครื่องมือติดตามแบบสแตนด์อโลนข้างต้น โดยมีที่อยู่อีเมลเพื่อสร้างงานในทุก List และระบบอีเมลสองทางภายในงานเอง นี่คือตัวอย่างการใช้งานจริงสำหรับงานที่ขับเคลื่อนด้วยอีเมล

อีเมลถูกจัดเข้าในรายการงาน

อีเมลใน ClickUpเชื่อมต่อ Gmail, Outlook, Microsoft 365 หรือบัญชี IMAP ใดก็ตามกับงานของคุณ ภายในงาน ช่องแสดงความคิดเห็นสามารถสลับระหว่างความคิดเห็นภายในและอีเมลที่ส่งออกไปได้ คำตอบจากลูกค้าและการสนทนาของทีมจะแสดงอยู่ข้างๆ กับผู้รับผิดชอบ สถานะ วันครบกำหนด และไฟล์ ไม่จำเป็นต้องค้นหาในกล่องจดหมายเข้าเพื่อสร้างบริบทใหม่

การส่งต่อข้อความจะเปลี่ยนข้อความนั้นให้เป็นงาน

ทุกรายการและงานใน ClickUp มีที่อยู่อีเมลของตัวเอง เมื่อส่งต่อข้อความจากลูกค้าไปยังรายการหนึ่ง ข้อความนั้นจะกลายเป็นงานทันที: หัวข้ออีเมลเป็นชื่องาน เนื้อหาอีเมลเป็นคำอธิบาย และไฟล์แนบจะถูกนำเข้ามาด้วย หากส่งไปยังที่อยู่อีเมลของงานที่มีอยู่แล้ว ข้อความนั้นจะปรากฏเป็นความคิดเห็นสำหรับงานที่กำลังดำเนินการอยู่

นี่คือสิ่งที่ทำให้การจัดการงานผ่านอีเมลทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในปฏิบัติจริง การขอความช่วยเหลือจึงไม่ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้รับอีเมลนั้นอีกต่อไป

ระบบอัตโนมัติจัดการอีเมลประจำวัน

ClickUp Automationsสามารถส่งอีเมลตามแม่แบบได้เมื่อสถานะเปลี่ยนแปลงหรือถึงวันที่ครบกำหนด ช่วยลดความจำเป็นในการติดตามงานด้วยมือ ตัวกระตุ้น “สร้างงาน” สามารถตอบรับคำขอทันทีที่มันถูกส่งเข้ามา สนามข้อมูลแบบไดนามิก เช่น ชื่องาน คำอธิบาย ผู้รับผิดชอบ สถานะ วันที่ครบกำหนด และสนามข้อมูลที่กำหนดเองที่เลือกไว้ จะทำให้อีเมลนั้นสอดคล้องกับงานอย่างเฉพาะเจาะจง

เรายังใช้ระบบนี้ในขั้นตอนการรับคำขอด้วย เมื่อมีคำขอเข้ามาผ่านClickUp Formคำขอจะปรากฏเป็นงานในรายการที่ถูกต้อง พร้อมทั้งข้อมูลทุกช่องที่ถูกกรอกเรียบร้อยแล้ว ระบบอัตโนมัติ “งานถูกสร้าง” จะส่งอีเมลยืนยันการรับคำขอไปยังผู้ส่งคำขอ

ClickUp Brain ช่วยติดตามความคืบหน้าของสายสนทนาที่ยาว

การเก็บอีเมลไว้ในงานจะรักษาประวัติการทำงานไว้อย่างครบถ้วน แต่การอ่านสายสนทนาที่ยาวจากลูกค้าอาจยังใช้เวลานานClickUp Brainจะสรุปกิจกรรมของงานและสายความคิดเห็น คัดเลือกจุดสำคัญ และสร้างการอัปเดตโครงการจากงานที่ทำอยู่ นอกจากนี้ยังแจ้งเตือนเมื่อมีความล่าช้า และช่วยร่างข้อความจากบริบทที่เก็บไว้ในงานแล้ว

ส่วนเสริมอีเมลที่มีประโยชน์สำหรับงานโครงการ

ห้าเครื่องมืออีเมลที่ช่วยเติมเต็มช่องว่างที่เครื่องมือติดตามโครงการทิ้งไว้ FollowUpThen ติดตามข้อความที่ยังไม่มีใครตอบ SaneBox กรองข้อความไม่สำคัญออกจากกล่องรับ Mailparser สกัดข้อมูลจากคำขอที่เข้ามา cloudHQ บันทึกการสนทนาอีเมลเป็นไฟล์ PDF และสุดท้าย Email Meter วัดเวลาตอบสนองใน Gmail และ Microsoft 365

ไม่มีสิ่งใดในนี้ที่สามารถแทนที่ซอฟต์แวร์จัดการโครงการได้ แต่สิ่งเหล่านี้ช่วยแก้ไขปัญหาอีเมลเล็กๆ ที่ทำให้งานถูกชะงักก่อนที่จะส่งไปยังระบบติดตามงาน

6 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการบริหารจัดการโครงการผ่านอีเมล

ความล้มเหลวของโครงการผ่านอีเมลส่วนใหญ่เกิดจากนิสัยไม่กี่อย่างที่ค่อยๆ ทำลายกระบวนการไหลเวียนข้อมูลระหว่างผู้คนอย่างเงียบๆ ตารางด้านล่างแสดงข้อผิดพลาดแต่ละข้อพร้อมวิธีแก้ไขไว้เคียงข้างกัน เพื่อให้คุณสามารถระบุรูปแบบปัญหาที่ตัวเองกำลังเผชิญอยู่และแก้ไขได้ทันที

จัดการโครงการในที่ที่คุณสามารถมองเห็นได้

การบริหารจัดการโครงการผ่านอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับความแบ่งงานที่ชัดเจน: ตัดสินใจว่าอะไรควรอยู่ในอีเมล แล้วนำส่วนที่เหลือไปใส่ในระบบที่ออกแบบมาเพื่อติดตามงานนั้น อีเมลยังคงเป็นประตูหลักสำหรับคำขอและข้อมูลอัปเดต ส่วนงานเองจะอยู่ในที่ที่ทีมทั้งหมดสามารถเห็นได้ในพริบตา

เครื่องมือไม่สำคัญเท่าขั้นตอนการเปลี่ยนผ่าน ทุกคำขอต้องมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนว่าเมื่อใดจะกลายเป็นงานที่ติดตามได้ และต้องมีผู้รับผิดชอบการเปลี่ยนผ่านนั้นเพียงคนเดียว หากทำส่วนนี้ให้ถูกต้อง อีเมลก็จะไม่เป็นที่ที่โครงการมาตายอีกต่อไป

หากโครงการของคุณมักหายตัวไปในสายสนทนา การตั้งค่าสองชั้นพร้อมกฎการส่งต่องานที่ชัดเจนคือทางออกเริ่มใช้ ClickUp ฟรีและจัดให้งานมีที่อยู่ถาวรนอกกล่องจดหมายเข้าของคุณ

คำถามที่มักถูกถามเกี่ยวกับการจัดการโครงการผ่านอีเมล

ความแตกต่างระหว่างการจัดการโครงการผ่านอีเมลกับซอฟต์แวร์จัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการผ่านอีเมลดำเนินการงานผ่านรูปแบบการสนทนา (threads) ดังนั้น การมอบหมายงาน การอนุมัติ และการอัปเดตทั้งหมดจึงอยู่ในข้อความอีเมล ส่วนซอฟต์แวร์จัดการโครงการจะจัดเก็บงานเดียวกันในรูปแบบบันทึกที่มีโครงสร้าง พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด สถานะ และความสัมพันธ์ระหว่างงานแต่ละรายการ ความแตกต่างในทางปฏิบัติอยู่ที่การค้นหาข้อมูล: อีเมลตอบคำถามว่า “มีการพูดคุยอะไร” ส่วนระบบติดตามงานตอบคำถามว่า “งานนี้อยู่ในขั้นตอนใด” ทีมส่วนใหญ่จึงใช้ทั้งสองระบบควบคู่กัน โดยใช้อีเมลเป็นช่องทางรับงาน และระบบติดตามงานเป็นระบบบันทึกข้อมูล

สามารถใช้ Outlook เป็นเครื่องมือจัดการโครงการได้หรือไม่?

Outlook จัดการการสื่อสารในโครงการ การแจ้งเตือน และการบันทึกงานแบบเบา แต่ไม่มีสนามข้อมูลในตัวสำหรับความขึ้นอยู่กับกัน ปริมาณงาน หรือสถานะระดับโครงการคำแนะนำจาก Microsoft เองจะนำโครงการของทีมไปยัง Planner และรายการงานส่วนตัวไปยัง To Do โดยใช้ Outlook เป็นส่วนหน้า

Gmail มีคุณสมบัติการจัดการโครงการในตัวหรือไม่?

Gmail ไม่มีโมดูลการจัดการโครงการ Google Workspace ให้บริการเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ Google Tasks สำหรับการสร้างรายการงานจากอีเมล ป้ายกำกับและตัวกรองสำหรับการจัดลำดับความสำคัญ ฟังก์ชัน snooze สำหรับการเลื่อนงาน และ Google Chat Spaces สำหรับรายการงานร่วมกัน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด สถานะ และความสัมพันธ์ระหว่างงานในทีม คุณจำเป็นต้องใช้ส่วนเสริมของ Gmail เช่น Gmelius หรือเครื่องมือติดตามงานที่เชื่อมต่อกับกล่องจดหมายเข้า

กล่องจดหมายร่วม (shared inbox) เหมือนกับการจัดการโครงการผ่านอีเมลหรือไม่?

ไม่ครับ กล่องจดหมายร่วม (Hiver, Gmelius, Front) ช่วยให้กล่องจดหมายเดียวมีผู้รับผิดชอบหลายคน พร้อมด้วยฟังก์ชันการจัดสรรการสนทนา บันทึกภายใน และระบบตรวจจับการทับซ้อน เพื่อป้องกันไม่ให้สองคนตอบกลับลูกค้าคนเดียวกัน การจัดการโครงการผ่านอีเมลมีขอบเขตกว้างกว่า: มันครอบคลุมกระบวนการที่คำขอถูกแปลงจากข้อความเป็นงานที่ติดตามได้พร้อมกำหนดเวลา กล่องจดหมายร่วมช่วยแก้ปัญหาเรื่องผู้รับผิดชอบข้อความ ส่วนระบบติดตามงานช่วยแก้ปัญหาเรื่องผู้รับผิดชอบงาน

คุณจะทำอย่างไรเมื่อลูกค้าปฏิเสธที่จะใช้เครื่องมือจัดการโครงการของคุณ?

เก็บการสื่อสารกับลูกค้าไว้ในอีเมลและคัดลอกข้อความของพวกเขาไปยังระบบติดตามงานโดยอัตโนมัติ แพลตฟอร์มส่วนใหญ่จะกำหนดที่อยู่อีเมลเฉพาะสำหรับแต่ละรายการหรือโครงการ ดังนั้นการส่งต่อคำขอจากลูกค้าจะสร้างงานใหม่โดยใช้อีเมลเป็นหัวข้อ และไฟล์แนบจะถูกโอนย้ายไปด้วย ClickUp, Asana และ Trello ยังให้คุณตอบกลับจากภายในงานได้ ทำให้ประสบการณ์ของลูกค้ายังคงอยู่ในระบบอีเมลเพียงอย่างเดียว ในขณะที่ทีมของคุณสามารถจัดการผู้รับผิดชอบ วันที่ และสถานะไว้ในที่เดียว

เมื่อใดอีเมลจึงเพียงพอที่จะบริหารโครงการได้ด้วยตัวเอง?

อีเมลจะทำงานได้ดีเมื่อโครงการทั้งหมดอยู่ในความจำทำงานของบุคคลหนึ่ง: ประมาณสามคน, ไม่กี่สัปดาห์, และไม่มีการส่งต่องานระหว่างฝ่ายต่างๆ แต่มันจะหยุดทำงานทันทีที่โครงการนั้นเกินความจำของใครสักคน หรือเมื่อบุคคลที่รับคำขอเดิมไม่ใช่ผู้ที่กำลังทำงานนั้นอีกต่อไป อีเมลไม่มีสนามข้อมูลในตัวสำหรับเจ้าของ, วันที่ครบกำหนด, สถานะ หรือความพึ่งพา ดังนั้นโครงสร้างดังกล่าวจึงอยู่ในหัวของใครสักคนจนกว่าจะไม่อยู่ได้อีกต่อไป