วิธีใช้ Microsoft Copilot สำหรับการทำงานอัตโนมัติใน Excel

คุณสร้างสเปรดชีตขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะอย่างหนึ่ง

ตอนนี้คุณกำลังแก้ไขสูตร ทำความสะอาดคอลัมน์ และเขียนตรรกะเงื่อนไขเดิมซ้ำเป็นครั้งที่สามแล้ว

Microsoft Copilot for Excel ช่วยให้คุณก้าวข้ามวงจรนั้นไปได้ คุณสามารถขอให้มันสร้างสูตร สรุปแนวโน้ม ไฮไลต์ความผิดปกติ หรือสร้างตารางหมุนเวียนโดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย มันจัดการกลไกทั้งหมดเพื่อให้คุณมุ่งเน้นไปที่ความหมายของตัวเลข

คู่มือนี้จะแสดงวิธีการใช้ Microsoft Copilot สำหรับงานอัตโนมัติใน Excel ทีละขั้นตอน ทั้งในส่วนที่ใช้งานได้ดีและข้อจำกัดที่เห็นได้ชัดเจน

เราจะกล่าวถึงอย่างคร่าว ๆ ว่าทำไมการย้ายงานนั้นไปยังพื้นที่ทำงานกลางเช่นClickUpจึงมีความเหมาะสมมากขึ้น 😎

Microsoft Copilot ใน Excel คืออะไร?

นี่คือวิธีการจัดการข้อมูลของคุณ:

พูดง่ายๆ เครื่องมือนี้ถูกออกแบบมาสำหรับทุกคนที่ทำงานกับข้อมูลใน Excel และต้องการข้ามการสร้างสูตรและการจัดรูปแบบด้วยตนเอง

ประโยชน์ของการใช้ Copilot สำหรับการอัตโนมัติใน Excel

การเข้าใจประโยชน์ของ Copilot สามารถช่วยคุณตัดสินใจได้ว่ามันคุ้มค่าที่จะเพิ่มเข้าไปในกระบวนการทำงานของ Excel ของคุณหรือไม่

1. คำสั่งภาษาธรรมชาติแทนที่สูตรที่ซับซ้อน

แทนที่จะจำไวยากรณ์สำหรับฟังก์ชันที่ซับซ้อนใน Excel คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการในแถบ Copilot ได้เครื่องมือนี้จะสร้างสูตร Excelและอธิบายด้วยว่ามันทำอะไร ดังนั้นคุณสามารถเรียนรู้ได้ในขณะที่คุณทำงาน

ตัวอย่างเช่น คำสั่งเช่น 'เพิ่มคอลัมน์ที่คำนวณการเปลี่ยนแปลงเป็นเปอร์เซ็นต์ระหว่างยอดขายไตรมาสที่ 1 และไตรมาสที่ 2' ช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการต้องปวดหัวกับไวยากรณ์ของสูตรได้

2. การทำงานที่รวดเร็วขึ้นด้วยคำแนะนำที่ขับเคลื่อนด้วย AI

Copilot ไม่ได้รอให้คุณพิมพ์คำสั่งเท่านั้น แต่ยังเสนอคำแนะนำโดยอิงจากข้อมูลของคุณอย่างเชิงรุก คุณอาจเห็นปุ่มต่างๆ เช่น 'แสดงแนวโน้ม' หรือ 'เน้นค่าที่ผิดปกติ' ปรากฏในแถบ Copilot ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการคาดเดาว่าจะวิเคราะห์อะไรต่อไป

คุณยังสามารถดูตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ก่อนที่จะนำไปใช้ได้ ดังนั้นจึงไม่มีความเสี่ยงที่จะทำให้ข้อมูลของคุณเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจ

3. ระบบอัตโนมัติที่เข้าถึงได้สำหรับทุกระดับทักษะ

คุณไม่จำเป็นต้องรู้ VBA หรือเป็นผู้เชี่ยวชาญในการเขียนสูตรเพื่อทำงานอัตโนมัติ

Copilot จัดการการแปลทางเทคนิค ดังนั้นผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Excel ระดับสูงก็สามารถทำงานอัตโนมัติด้วยผู้ช่วย AI ได้ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานมือใหม่ได้ถึง 34% คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ในขณะที่ AI จัดการขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์นั้น

วิธีเพิ่ม Copilot ใน Excel

นี่คือรายการตรวจสอบสามขั้นตอนเพื่อให้แถบ Copilot ทำงาน:

ขั้นตอนที่ 1: สมัครสมาชิก Microsoft 365

Copilot ใน Excel ต้องการการสมัครสมาชิกMicrosoft 365เช่น Business, Enterprise หรือแผนส่วนบุคคลที่เข้าเกณฑ์ ทั้งแอปเดสก์ท็อป (Excel 365) และแอปเว็บรองรับ Copilot เมื่อการสมัครสมาชิกของคุณใช้งานได้แล้ว

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มใบอนุญาต Copilot

Copilot เป็นใบอนุญาตเสริมแยกต่างหาก ดังนั้นจึงไม่ได้รวมอยู่ใน Microsoft 365 โดยค่าเริ่มต้น

สำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจ ผู้ดูแลระบบจะมอบสิทธิ์การใช้งาน Copilot ผ่านศูนย์ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ส่วนผู้ใช้ส่วนบุคคลสามารถซื้อ Copilot Pro แบบเสริมได้ผ่านตั้งค่าบัญชี Microsoft ของตนเอง

ขั้นตอนที่ 3: เข้าถึง Copilot ใน Excel

เมื่อใบอนุญาตของคุณได้รับการจัดสรรแล้ว ให้เปิด Excel และค้นหา ไอคอน Copilot ที่อยู่ทางขวาสุดของ แท็บหน้าแรก การคลิกที่ไอคอนนี้จะเลื่อนอินเทอร์เฟซแชทออกมา ซึ่งคุณจะทำการป้อนคำสั่งทั้งหมดของคุณ

วิธีใช้ Copilot ใน Excel เพื่อการทำงานอัตโนมัติ

เมื่อเปิดใช้งาน Copilot คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเริ่มการอัตโนมัติของงานในสเปรดชีตของคุณได้

ขั้นตอนที่ 1: จัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตาราง

Copilot ต้องการให้ข้อมูลของคุณอยู่ในตาราง Excel ไม่ใช่แค่ช่วงของเซลล์ โครงสร้างนี้ช่วยให้ AI มีบริบทที่จำเป็นในการตีความคอลัมน์และแถวของคุณได้อย่างถูกต้อง

เพื่อทำสิ่งนี้:

ตารางยังรองรับคุณสมบัติเช่นการอ้างอิงโครงสร้างซึ่ง Copilot ใช้เพื่อสร้างสูตรที่แม่นยำขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแผงควบคุม Copilot

คลิกไอคอน Copilot ในแท็บ Home เพื่อเปิดแผงด้านข้าง แผงนี้จะแสดงคำแนะนำตามข้อมูลปัจจุบันของคุณ พร้อมกับกล่องข้อความสำหรับป้อนคำขอที่กำหนดเอง

ขั้นตอนที่ 3: ป้อนข้อความหรือเลือกคำแนะนำ

คุณสามารถพิมพ์คำขอเป็นภาษาธรรมชาติได้แล้ว เช่น 'จัดเรียงตารางนี้ตามรายได้จากมากไปน้อย' หรือคลิกที่หนึ่งในคำแนะนำของ Copilot สำหรับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ระบุรายละเอียดในคำแนะนำของคุณโดยระบุชื่อคอลัมน์และผลลัพธ์ที่คุณต้องการอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 4: ทบทวนและนำผลลัพธ์ไปใช้

Copilot จะแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงให้คุณเห็นเสมอ ก่อนที่จะนำไปใช้กับสมุดงานของคุณ ใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบสูตร การจัดรูปแบบ หรือการวิเคราะห์ที่ระบบสร้างขึ้น

คุณสามารถเลือกที่จะยอมรับ แก้ไข หรือปฏิเสธคำแนะนำนั้นได้ หากผลลัพธ์ยังไม่ตรงตามต้องการ คุณสามารถปรับแต่งข้อความเริ่มต้นของคุณและลองใหม่อีกครั้ง เนื่องจาก Copilot จะเรียนรู้จากบริบทของการสนทนาของคุณ

คำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับผู้ช่วยอัจฉริยะในการทำงานอัตโนมัติใน Excel

คุณภาพของผลลัพธ์จาก Copilot ขึ้นอยู่กับวิธีการที่คุณกำหนดคำถามอย่างมาก คุณสามารถนำตัวอย่างคำถามจากที่นี่ไปใช้ได้ตามสบาย:

ทำให้งาน Excel ซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติด้วย Copilot

แม้ว่าคำสั่งเดียวจะเหมาะสำหรับงานที่ทำครั้งเดียว แต่คุณสามารถยกระดับการทำงานอัตโนมัติไปอีกขั้นสำหรับงานที่ทำซ้ำได้ Copilot สามารถช่วยคุณสร้าง Office Scripts ซึ่งเป็นภาษาการทำงานอัตโนมัติของ Excel ที่พัฒนาขึ้นจาก JavaScript

คุณยังสามารถขอให้ Copilot เขียนสคริปต์ที่, ตัวอย่างเช่น, จัดรูปแบบข้อมูลใหม่ตามชุดกฎที่กำหนดไว้ได้ จากนั้นคุณสามารถเชื่อมต่อสคริปต์นั้นกับ Power Automate เพื่อรันตามกำหนดเวลาหรือเมื่อเกิดเหตุการณ์เฉพาะ เช่น มีไฟล์ใหม่เข้ามาในโฟลเดอร์ SharePoint

แนวทางนี้จะพาคุณจากการช่วยเหลือครั้งเดียวไปสู่การอัตโนมัติที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ จำไว้ว่าแม้ว่า Copilot จะสามารถเขียนสคริปต์ได้ คุณควรตรวจสอบและทดสอบโค้ดก่อนนำไปใช้ในกระบวนการทำงานที่สำคัญเสมอ

เพื่อทำความเข้าใจว่า AI สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้ราบรื่นยิ่งขึ้นได้อย่างไร นอกเหนือจาก Excel คุณสามารถชมคู่มือปฏิบัติการใช้งาน AI สำหรับการอัตโนมัติภารกิจในแอปพลิเคชันต่าง ๆ และกรณีการใช้งานต่าง ๆ ได้ในวิดีโอนี้

ข้อจำกัดของ Copilot สำหรับการทำงานอัตโนมัติใน Excel คืออะไร

Copilot มีข้อจำกัดเฉพาะที่ควรทราบก่อนที่คุณจะพึ่งพา

วิธีจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใน Excel ใน ClickUp

การทำงานอัตโนมัติที่กระจัดกระจายอยู่ในไฟล์ต่างๆ, กระทู้อีเมล, และข้อความแชท ก่อให้เกิดTool Sprawl— เมื่อทีมต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาข้อมูลข้ามแอปและแพลตฟอร์มที่ไม่เชื่อมต่อกันหลายแห่ง

ClickUpนำเสนอพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ที่ช่วยขจัดปัญหาการทำงานที่กระจัดกระจายโดยการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว

เชื่อมช่องว่างระหว่างการวิเคราะห์และการปฏิบัติด้วย ClickUp Tasks

สร้างงานใน ClickUp วันนี้!

สเปรดชีตสามารถบอกคุณได้ว่ากำไรในไตรมาสที่ 4 ของคุณบางมาก แต่มันไม่สามารถรับประกันได้ว่าใครบางคนจะทำอะไรเกี่ยวกับมัน

โดยการแปลงข้อมูลที่คุณค้นพบใน Excelให้เป็นงานใน ClickUp คุณจะย้ายโครงการอัตโนมัติออกจากไฟล์ที่หยุดนิ่งไปสู่กระบวนการทำงานที่มีความรับผิดชอบ ซึ่งเปลี่ยนจุดข้อมูลให้กลายเป็นงานที่มีชีวิตชีวาที่สอดคล้องกับลำดับความสำคัญของทีมในแต่ละวัน ตัวอย่างเช่น:

เร่งความเร็วเวิร์กโฟลว์การประมวลผลของคุณด้วย ClickUp Brain

การเขียนเอกสารสำหรับแมโคร Excel ที่ซับซ้อนหรือการร่างสรุปโครงการอาจใช้เวลานานพอๆ กับการวิเคราะห์เองClickUp Brainคือผู้ช่วย AI เชิงบริบทที่เข้าใจประวัติโครงการของคุณอยู่แล้ว ช่วยให้คุณสามารถสร้างเนื้อหาได้ในไม่กี่วินาที

ใช้เพื่อ:

สาวตรี เชื้อแสง, รองประธานกรรมการบริหาร, บริษัท บับเบิลลี่, ได้แบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขา:

บริษัทของฉันมีการจัดการที่เป็นระบบมากขึ้นและสามารถควบคุมระยะเวลาของแต่ละโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถติดตามกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในแต่ละโครงการได้ ฉันชอบฟังก์ชันคำนวณที่ช่วยให้ดูตัวเลขได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะต้องส่งออกข้อมูลไป Excel แล้วคำนวณด้วยตนเอง

มาตรฐานฐานความรู้ของคุณด้วย ClickUp Docs

การทำงานอัตโนมัติของ Excel มีประสิทธิภาพเพียงใด ขึ้นอยู่กับตรรกะที่อยู่เบื้องหลังเท่านั้น

เพื่อป้องกันความรู้ที่แยกส่วนซึ่งมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่รู้วิธีการทำงานของสมุดงานที่ซับซ้อน ให้ใช้ClickUp Docsเพื่อสร้างคลังข้อมูลกลางสำหรับตรรกะของคุณ แตกต่างจากไฟล์ README ที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์ เอกสารเหล่านี้จะถูกถักทอเข้ากับพื้นที่ทำงานของโครงการของคุณ

คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อ:

กำจัดงานที่ต้องส่งต่อด้วยมือด้วยระบบอัตโนมัติของ ClickUp

เมื่อการวิเคราะห์ Excel ของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปมักคือการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบหรือย้ายไปยังขั้นตอนต่อไปของโครงการClickUp Automationsและฟิลด์ AI ที่ละเอียดจะจัดการการเปลี่ยนผ่านนี้ให้คุณ ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมระหว่างข้อมูลของคุณกับกระบวนการของคุณ

มันช่วยคุณ:

เพิ่มการมองเห็นในระดับสูงผ่านแดชบอร์ดของ ClickUp

เมื่อคุณกำลังจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหลายรายการในแผนกต่างๆ คุณจำเป็นต้องมีวิธีในการมองเห็นภาพรวมโดยไม่ต้องเปิดสมุดงานที่แตกต่างกันสิบเล่ม

แดชบอร์ด ClickUpทำหน้าที่เป็นศูนย์ควบคุมของคุณ โดยดึงข้อมูลจากทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณมาแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าทรัพยากรของคุณถูกนำไปใช้ที่ไหนบ้าง ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถ:

หยุดวิเคราะห์แบบไร้ทิศทาง ลองใช้ ClickUp

Microsoft Copilot ใน Excel แปลงคำสั่งภาษาธรรมชาติของคุณเป็นสูตร การวิเคราะห์ และการจัดรูปแบบ โดยไม่จำเป็นต้องจำไวยากรณ์ที่ซับซ้อน

ขั้นตอนการทำงานนั้นง่ายมาก: จัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตาราง เปิดแผง Copilot ป้อนคำสั่งเฉพาะ และตรวจสอบผลลัพธ์ทุกครั้งก่อนนำไปใช้

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของกระบวนการเท่านั้น เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกของคุณนำไปสู่ผลลัพธ์ได้จริง คุณจำเป็นต้องมีวิธีในการติดตามผลต่อไป

การย้ายรายงานที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณไปยังพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ เช่น ClickUp จะช่วยให้มั่นใจว่าทุกข้อมูลเชิงลึกที่สร้างโดยอัตโนมัติจะมีเจ้าของ กำหนดเวลาที่ชัดเจน และเส้นทางที่ชัดเจนในการนำไปปฏิบัติ

✅เริ่มต้นใช้งาน ClickUp วันนี้ฟรี!

คำถามที่พบบ่อย

ใช่, ในขณะที่ Copilot ทำงานหลักโดยโต้ตอบกับข้อมูลที่มีอยู่ในสมุดงานของคุณอยู่แล้ว คุณสามารถใช้มันเพื่อนำเข้าและวิเคราะห์ข้อมูลจากแหล่งภายนอก เช่น เว็บ, ไฟล์ Excel อื่น ๆ หรือฐานข้อมูลภายในองค์กรได้ สำหรับการผสานรวมขั้นสูง คุณสามารถใช้ Agent Mode เพื่อเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามและดึงข้อมูลนั้นเข้ามาในวิเคราะห์ของคุณได้โดยตรง

ความแตกต่างหลักคือการผสานรวมตามบริบท เครื่องมือแบบสแตนด์อโลนมักต้องการให้คุณส่งออกและอัปโหลดข้อมูลของคุณไปยังอินเทอร์เฟซแชทแยกต่างหาก Copilot อยู่ในริบบิ้นของ Excel ดังนั้นจึงเข้าใจโครงสร้างตาราง หัวข้อ และสูตรของคุณโดยธรรมชาติ สามารถนำไปใช้การเปลี่ยนแปลงกับตารางของคุณได้โดยตรงแทนที่จะให้คำแนะนำในรูปแบบข้อความเพียงอย่างเดียว

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ข้อมูลของคุณต้องถูกจัดรูปแบบเป็นตาราง Excel อย่างเป็นทางการ หากคุณต้องการใช้ช่วงข้อมูลมาตรฐาน ช่วงนั้นต้องมีแถวหัวตารางเพียงแถวเดียวที่ไม่ซ้ำกัน โดยไม่มีหัวตารางว่าง แถวหรือคอลัมน์ว่าง และเซลล์ที่ถูกรวมกัน นอกจากนี้ ต้องเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติสำหรับไฟล์นี้ด้วย

ใช่ เนื่องจากไฟล์ที่รองรับ Copilot ถูกโฮสต์บน OneDrive หรือ SharePoint ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานร่วมกันในสมุดงานเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ สมาชิกในทีมสามารถเห็นสูตรและแผนภูมิที่ Copilot สร้างขึ้น และคุณยังสามารถใช้ Copilot Pages เพื่อแชร์และปรับปรุงคำสั่งเฉพาะและตรรกะที่ทีมของคุณใช้ในการสร้างระบบอัตโนมัติได้อีกด้วย