การแก้ปัญหาการทำงานที่กระจายตัว: GVP ด้านโซลูชันและความสำเร็จของ ClickUp พูดถึง AI และอนาคตของการทำงาน

เมื่อการทำงานรู้สึกเหมือนเขาวงกต

เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา ฉันพบว่าตัวเองกำลังจ้องมองกระดานไวท์บอร์ด พยายามวางแผนว่าทีมของฉันทำงานเสร็จได้อย่างไร สิ่งที่เริ่มต้นเป็นเพียงแผนผังง่ายๆ กลับกลายเป็นใยแมงมุมที่ยุ่งเหยิง—เส้นที่เชื่อมต่อผู้คน เครื่องมือ และกระบวนการในทุกทิศทาง มันเป็นช่วงเวลาแห่งความกระจ่างชัด: ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของเราไม่ใช่การขาดความพยายามหรือความสามารถ แต่เป็นการขยายตัวอย่างไร้รูปแบบที่มองไม่เห็น ซึ่งทำให้แม้แต่โครงการง่ายๆ ก็รู้สึกท่วมท้น

หากคุณเคยสงสัยว่าทำไมความตั้งใจที่ดีที่สุดของทีมคุณถึงสูญหายไปในความวุ่นวาย หรือทำไมความคืบหน้าถึงรู้สึกช้าแม้ทุกคนจะทำงานหนัก คุณไม่ได้อยู่คนเดียว นี่คือความเป็นจริงของWork Sprawl—ปัญหาที่ผมได้เห็นอย่างใกล้ชิดที่ClickUpและกับลูกค้าหลายร้อยราย

นี่ไม่ใช่แค่เรื่องเครื่องมือหรือกระบวนการทำงานเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อกลยุทธ์ขาดการเชื่อมโยงกับการลงมือปฏิบัติ

สิ่งที่การขยายตัวของงานจริงๆ คืออะไร และมันทำลายกลยุทธ์อย่างไรในระยะยาว

การขยายตัวของงาน ไม่ใช่แค่การมีแอปมากเกินไปเท่านั้น แต่เป็นการกระจายตัว—ของบุคคล กระบวนการ และเทคโนโลยี มันรู้สึกเหมือนไม่มีใครเห็นภาพรวม—และทุกเครื่องมือหรือกระบวนการใหม่ก็ยิ่งเพิ่มชั้นความซับซ้อนเข้าไปอีก ในหลายๆ ด้าน การขยายตัวของงานคือด้านมืดของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เป็นผลที่ไม่ได้ตั้งใจจากระบบการทำงานที่กระจัดกระจาย

ผมแบ่งออกเป็นสามหมวดหมู่:

AI ได้ถูกผสานเข้ากับทุกสิ่งทุกอย่างแล้ว บางครั้งมันก็ช่วยเหลือ บางครั้งมันก็เพิ่มความวุ่นวาย ความท้าทายคือการรู้ความแตกต่าง

ช่องว่างของการดำเนินการ: ต้นทุนที่แท้จริงเมื่อกลยุทธ์และการกระทำแยกออกจากกัน

ผลกระทบที่อันตรายที่สุดของ การขยายตัวของงาน ไม่ใช่การเสียเวลา—แต่เป็นเมื่อกลยุทธ์และการดำเนินการขาดการเชื่อมโยงกัน ในทางทฤษฎี กลยุทธ์ควรไหลจากผู้นำไปสู่ทุกคน และผลลัพธ์ควรไหลกลับขึ้นมา

แต่ในทางปฏิบัติ การขยายตัวของงานทำลายห่วงโซ่นี้ ซึ่งมักถูกทำให้รุนแรงขึ้นโดยระบบที่ไม่เชื่อมโยงกันและ การขยายตัวของเครื่องมือ

ผมเคยเห็นทีมทำงานกับโปรเจ็กต์เป็นเวลาหลายสัปดาห์ ก่อนที่จะค้นพบว่าใครบางคนกำลังทำสิ่งเดียวกันอยู่ ผมเคยเห็นผู้นำต้องดิ้นรนเพื่อตอบคำถามง่าย ๆ ว่า "การทำงานนี้เชื่อมโยงกับเป้าหมายของเราอย่างไร?" ยิ่งองค์กรใหญ่ ปัญหาเหล่านี้ก็จะยิ่งชัดเจนขึ้น

นี่ไม่ใช่แค่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังทำให้เสียกำลังใจอีกด้วย ผู้คนต้องการรู้ว่างานของพวกเขามีความสำคัญ และเมื่อพวกเขาไม่สามารถเห็นผลกระทบได้ ความมีส่วนร่วมก็จะลดลง

AI: เครื่องมือ ไม่ใช่ไม้กายสิทธิ์

ปัญญาประดิษฐ์อยู่ทุกหนทุกแห่งในปัจจุบัน สัญญาว่าจะทำให้เป็นอัตโนมัติ ปรับปรุงให้เหมาะสม และเปลี่ยนแปลง

แต่สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้คือ: ปัญญาประดิษฐ์จะดีได้เท่ากับบริบทที่คุณให้เท่านั้น

ตามที่คุณเห็นในแผนภูมิด้านบนมากกว่าหนึ่งในสามของพนักงานกำลังใช้ AI โดยไม่มีการผสานรวมกับพื้นที่งานหลักของพวกเขาเลยองค์กรหลายแห่งยังคงติดอยู่กับการผสานรวม AI เพียงบางส่วนหรือน้อยมาก ซึ่งนำไปสู่กระบวนการที่แยกส่วนและพลาดโอกาสต่างๆ การผสานรวมอย่างแท้จริง—ที่ AI ถูกผสานเข้ากับกระบวนการทำงานประจำวันอย่างราบรื่น—ยังคงเป็นเรื่องที่พบได้น้อย

หากคุณซ้อน AI ไว้บนระบบที่กระจัดกระจาย คุณจะได้AI Sprawl— ชุดเครื่องมือและกระบวนการ AI ที่ไม่เชื่อมต่อกัน และผลลัพธ์คือคุณเพียงแค่เปลี่ยนWork Sprawlเป็น AI Sprawl แต่เมื่อคุณใช้Contextual AIเพื่อนำคน กระบวนการ และเทคโนโลยีมารวมกัน คุณจะได้รับความชัดเจน

ตัวอย่างเช่น ที่ ClickUp เราใช้ AI เพื่อค้นหางานที่ซ้ำซ้อน เชื่อมโยงโครงการที่เกี่ยวข้อง และเน้นย้ำถึงความเชื่อมโยงระหว่างงาน แต่เราให้ความสำคัญกับการไม่ปล่อยให้ AI กลายเป็นอีกระบบแยกส่วน มันเป็นเพียงเครื่องมือ ไม่ใช่สิ่งที่จะมาแทนที่กลยุทธ์ที่รอบคอบหรือการตัดสินใจของมนุษย์

การคิดใหม่เกี่ยวกับจุดจบ: ปัญญาประดิษฐ์เป็นตัวเร่งให้เกิดความเป็นไปได้ใหม่

หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ผมได้ตระหนักคือ ผู้นำส่วนใหญ่ (รวมถึงตัวผมเอง) มักมอง AI ว่าเป็นวิธีที่จะทำสิ่งเดิม ๆ ให้เร็วขึ้นเท่านั้น เราจินตนาการถึง AI ว่าเป็นตัวเร่งให้กระบวนการที่มีอยู่ทำงานได้เร็วขึ้น: A บวก B เท่ากับ C ในเวลาที่รวดเร็วเหมือนสายฟ้า

แต่ผมเชื่อว่าเราต้องก้าวไปไกลกว่านั้น ปัญญาประดิษฐ์ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของความเร็วหรือประสิทธิภาพเท่านั้น มันคือการทบทวนใหม่ว่า "C" คืออะไรกันแน่

แทนที่จะถามว่า "AI จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร?" เราควรถามว่า "AI ทำให้เกิดเป้าหมาย ผลลัพธ์ และประสบการณ์ใหม่ๆ อะไรได้บ้าง?" มันเกี่ยวกับการคิดให้ไกลกว่าการทำให้สิ่งที่เป็นอยู่เป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่เป็นการตั้งคำถามกับมัน

นี่หมายถึงการคิดใหม่:

ผู้นำและทีมงานที่ประสบความสำเร็จในยุคใหม่นี้จะเป็นผู้ที่มอง AI ไม่ใช่เป็นทางลัด แต่เป็นการเชิญชวนให้คิดใหม่ถึงสิ่งที่เป็นไปได้

จากแผนผังองค์กรสู่แผนผังการทำงาน: วิธีใหม่ในการมองเห็นองค์กรของคุณ

แผนผังองค์กรแบบดั้งเดิมแสดงให้เห็นว่าใครรายงานต่อใคร แต่ไม่ได้แสดงให้เห็นว่างานถูกดำเนินการอย่างไรจริง ๆ นั่นคือเหตุผลที่ฉันเริ่มวาด "แผนผังการทำงาน" — แผนที่แสดงวิธีที่โครงการ, บุคลากร, และเครื่องมือมีปฏิสัมพันธ์กันในชีวิตจริง

แผนภูมิการทำงานเผยให้เห็นจุดคอขวด, การทำงานซ้ำซ้อน, และโอกาสในการร่วมมือกัน. พวกมันช่วยให้ผู้นำมองเห็นจุดที่กลยุทธ์ล้มเหลวและจุดที่การดำเนินการประสบความสำเร็จ. ที่สำคัญที่สุด, พวกมันทำให้สิ่งที่มองไม่เห็นกลายเป็นสิ่งที่มองเห็นได้.

AI สามารถช่วยได้เช่นกัน โดยการวิเคราะห์รูปแบบ, เปิดเผยความเชื่อมโยงที่ซ่อนอยู่, และเสนอแนะการปรับปรุง. แต่รากฐานคือมุมมองที่ชัดเจนและเป็นหนึ่งเดียวของงานของคุณเสมอ.

ClickUp Brainช่วยให้การวิเคราะห์งานของคุณเป็นเรื่องง่าย ค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่ซ่อนอยู่ และแนะนำการปรับปรุง—ทั้งหมดในที่เดียว

เพียงแค่ถามคำถามเช่น "ลูกค้าในแบบสำรวจล่าสุดรู้สึกอย่างไร?" ClickUp Brain จะสรุปรูปแบบสำคัญ แสดงความเชื่อมโยง และให้ข้อเสนอแนะที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ทันที เพื่อให้ทีมของคุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและรวดเร็วยิ่งขึ้น

นั่นคือเหตุผลที่เราสร้าง ClickUp Brain ขึ้นมา—ผู้ช่วย AI เพียงหนึ่งเดียวที่ออกแบบมาเพื่อเข้าใจบริบทเฉพาะขององค์กรคุณอย่างแท้จริง เชื่อมโยงกระบวนการทำงานของคุณ และส่งมอบข้อมูลเชิงลึกตรงจุดที่คุณต้องการมากที่สุด

ไม่เหมือนกับเครื่องมือ AI ทั่วไป ClickUp Brain เรียนรู้ภาษาขององค์กรคุณ ทำงานภายในกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณ และมอบ AI ให้กับทุกพื้นที่การทำงานจากแพลตฟอร์มเดียวผลลัพธ์ที่ได้พูดแทนตัวเอง:

บทเรียนจากสนาม: สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้จากลูกค้า

การขยายตัวอย่างไม่เป็นระเบียบของแต่ละองค์กรอาจแตกต่างกันไป แต่มีประเด็นสำคัญบางประการที่เป็นสากล:

ลูกค้าคนหนึ่งบอกกับผมว่า "เราไม่เคยรู้เลยว่าเราขาดอะไรไปมากแค่ไหน จนกระทั่งได้เห็นทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว" นั่นแหละคือพลังของ การหลอมรวม—ไม่ใช่แค่มีเครื่องมือน้อยลง แต่คือมีบริบทมากขึ้น

การรวมศูนย์ vs. การบรรจบกัน: ทำไมบริบทจึงมีความสำคัญ

มันน่าดึงดูดที่จะแก้ปัญหา การขยายตัวของงาน ด้วยการตัดเครื่องมือ แต่การรวมศูนย์เพียงอย่างเดียวอาจส่งผลเสียได้หากมันลบล้างบริบทที่ทีมต้องการเพื่อทำงานให้ดีที่สุด

การบรรจบกัน แตกต่างออกไป มันคือการนำผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยีมารวมกันในลักษณะที่รักษาบริบทไว้และเอื้อต่อการทำงานร่วมกัน บางครั้งนั่นหมายถึงการมีเครื่องมือที่น้อยลง บางครั้งหมายถึงการบูรณาการที่ดีขึ้น เป้าหมายยังคงเหมือนเดิมเสมอ: ความชัดเจน

พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์: โซลูชันของ ClickUp

ที่ ClickUp เราเห็นทางออกสำหรับ การขยายตัวของงาน และเส้นทางสู่การหลอมรวมที่แท้จริง เป็นสิ่งที่ใหญ่กว่าแค่เครื่องมืออีกชิ้นหนึ่ง เราเรียกมันว่า พื้นที่ทำงาน AI ที่หลอมรวม: หมวดหมู่ใหม่ของการทำงานที่งาน เอกสาร เป้าหมาย และการสื่อสารอยู่ร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่เต็มไปด้วยบริบท ขับเคลื่อนด้วย AI มันไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ แต่เป็นวิธีการทำงานที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง

ด้วย พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ ทีมสามารถ:

นี่ไม่ใช่แค่การรวมเครื่องมือเข้าด้วยกัน—แต่เป็นการสร้างระบบนิเวศที่มีชีวิตและหายใจ ซึ่งกลยุทธ์ การดำเนินการ และนวัตกรรมเกิดขึ้นพร้อมกัน

📮 ClickUp Insight: 33% ของผู้คนยังคงเชื่อว่าการทำหลายอย่างพร้อมกันเท่ากับประสิทธิภาพ ในความเป็นจริง การทำหลายอย่างพร้อมกันเพียงแค่เพิ่มต้นทุนของการสลับบริบท เมื่อสมองของคุณกระโดดไปมาระหว่างแท็บ แชท และรายการตรวจสอบ การโฟกัสอย่างลึกซึ้งจะได้รับผลกระทบมากที่สุด

ClickUpช่วยให้คุณทำงานอย่างมีจุดมุ่งหมายโดยดึงทุกสิ่งที่คุณต้องการมาไว้ในที่เดียว! กำลังทำงานอยู่แต่ต้องการค้นหาข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต? เพียงแค่ใช้เสียงของคุณและขอให้ClickUp Brain MAXค้นหาเว็บจากหน้าต่างเดียวกัน ต้องการสนทนากับ Claude และปรับแต่งร่างงานที่คุณกำลังทำอยู่? คุณสามารถทำได้เช่นกัน โดยไม่ต้องออกจาก Workspace ของคุณ!

ทุกสิ่งที่คุณต้องการ—คิดถึงการแชท, เอกสาร, งาน, แดชบอร์ด, LLM หลายตัว, การค้นหาเว็บ, และอื่น ๆ—อยู่ในที่เดียวใน Converged AI Workspace พร้อมใช้งาน!

ด้านมนุษย์: วัฒนธรรม ความโปร่งใส และการสอดคล้อง

การแก้ไขปัญหา การขยายตัวของงาน ไม่ใช่แค่ความท้าทายทางเทคนิคเท่านั้น—แต่เป็นความท้าทายทางวัฒนธรรมด้วย เมื่อทีมต่างๆ เห็นว่างานของพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของภาพรวมที่ใหญ่กว่า พวกเขามีแนวโน้มที่จะร่วมมือกัน แบ่งปันความรู้ และสร้างนวัตกรรมมากขึ้น ความโปร่งใสไม่ใช่แค่คำฮิตติดปาก แต่เป็นรากฐานของความไว้วางใจและความคล่องตัว

ที่ ClickUp เราได้เรียนรู้ว่าความคิดที่ดีที่สุดมักมาจากขอบเขต—จากคนที่ใกล้ชิดกับงานและลูกค้า การสร้างช่องทางสำหรับข้อเสนอแนะ การเฉลิมฉลองความสำเร็จข้ามสายงาน และการเชื่อมโยงผลงานของแต่ละบุคคลกับผลลัพธ์ของบริษัท ล้วนเป็นสิ่งสำคัญ

เส้นทางข้างหน้า: ขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่ทางลัดที่สมบูรณ์แบบ

การแก้ไข การขยายตัวของงาน เป็นการเดินทาง ไม่ใช่การแก้ไขอย่างรวดเร็ว นี่คือสิ่งที่ฉันแนะนำ:

ทำให้การทำงานกลับมาเป็นมนุษย์อีกครั้ง: จากการทำงานที่ขยายตัวอย่างไร้ทิศทางสู่การทำงานที่มีความหมาย

การขยายตัวของที่ทำงาน เป็นปัญหาสมัยใหม่ แต่ทางแก้ไขนั้นไม่มีวันล้าสมัย: ความชัดเจน, การเชื่อมต่อ, และเป้าหมาย. AI สามารถช่วยเหลือได้ แต่เพียงเมื่อเราใช้มันเพื่อทำให้ผู้คนมาอยู่ด้วยกัน—ไม่ใช่ผลักดันให้พวกเขาห่างไกลกันมากขึ้น.

ที่ ClickUp, เราอยู่ในระหว่างการเรียนรู้. ทุกวัน ลูกค้าของเราสอนให้เราเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานที่แท้จริง. ความหวังของเราคือการแบ่งปันสิ่งที่เราได้เรียนรู้ จะช่วยให้ผู้อื่นสามารถค้นหาเส้นทางของตัวเองผ่านเขาวงกตได้.

หากคุณกำลังดิ้นรนกับ การขยายงาน คุณไม่ได้อยู่คนเดียว เริ่มต้นด้วยการวางแผนโลกของคุณ คุณอาจประหลาดใจกับสิ่งที่คุณพบ—และรู้สึกว่าการทำงานดีขึ้นมากเมื่อทุกคนมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน

และเมื่อเรามองไปสู่อนาคต ผมขอสนับสนุนให้ผู้นำและทีมงานทุกคนไม่เพียงแต่ถามว่า AI จะช่วยให้คุณทำสิ่งเดิมได้เร็วขึ้นอย่างไร แต่ยังถามว่า AI จะช่วยให้คุณจินตนาการถึงความเป็นไปได้ใหม่ๆ วิธีการทำงานใหม่ๆ และนิยามความสำเร็จใหม่ๆ ได้อย่างไร อนาคตของการทำงานไม่ได้เกี่ยวกับความเร็วเพียงอย่างเดียว—แต่มันเกี่ยวกับวิสัยทัศน์—และด้วย พื้นที่ทำงานแบบบูรณาการด้วย AI วิสัยทัศน์นั้นอยู่ในกำมือของคุณแล้ว