การประชุมค้นพบ: คืออะไรและวิธีการดำเนินการ

ลองนึกภาพนี้: คุณกำลังพบกับลูกค้าที่มีศักยภาพซึ่งอาจกลายเป็นพันธมิตรระยะยาว

ความกดดันกำลังมา—พวกเขาแบ่งปันความท้าทายของพวกเขา และคุณกระตือรือร้นที่จะแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถช่วยได้อย่างไร

แต่คุณจะสร้างความไว้วางใจตั้งแต่เริ่มต้นและโน้มน้าวให้พวกเขาเลือกเป็นพันธมิตรกับคุณได้อย่างไร?

นี่คือจุดที่การประชุมค้นพบเข้ามามีบทบาท พวกเขาให้โอกาสในการเข้าใจความท้าทายและเป้าหมายของลูกค้าเป้าหมายของคุณ ตั้งความคาดหวัง และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

คู่มือนี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำให้การประชุมค้นหาลูกค้าเป้าหมายครั้งต่อไปของคุณประสบความสำเร็จ ตั้งแต่การกำหนดขอบเขตเบื้องต้นและการวางแผนทางการเงินไปจนถึงการติดตามผล

การประชุมค้นพบคืออะไร?

การประชุมค้นพบคือ การโทรแนะนำตัวระหว่างตัวแทนขายกับลูกค้าเป้าหมายเพื่อทำความเข้าใจปัญหาและความต้องการของลูกค้า

ไม่ใช่แค่การโทรขายทั่วไป แต่เป็นการสนทนาเชิงกลยุทธ์เพื่อค้นหาข้อมูลเชิงลึกที่จะชี้นำแนวทางการขายทั้งหมดของคุณ คุณเข้าใจธุรกิจของลูกค้า ปัญหาและความต้องการของพวกเขา รวมถึงเป้าหมายที่คาดหวัง

โปรดจำไว้ว่า การโทรเพื่อทำความรู้จักไม่ใช่เวลาที่จะนำเสนอผลิตภัณฑ์ของคุณ แต่ให้มุ่งเน้นไปที่การฟังอย่างตั้งใจและเข้าใจสถานการณ์ของลูกค้า แสดงความสนใจอย่างจริงใจ ถามคำถามที่สร้างสรรค์ และสร้างบรรยากาศที่พวกเขาจะรู้สึกได้รับการรับฟังและเข้าใจ

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจ สร้างความสัมพันธ์ที่ดี และวางตำแหน่งตัวเองอย่างแนบเนียนในฐานะพันธมิตรที่มีคุณค่าซึ่งสามารถช่วยให้ลูกค้าเป้าหมายประสบความสำเร็จได้

โดยสรุป การประชุมเพื่อทำความรู้จักกับลูกค้าเป็นการวางรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับลูกค้าและเพิ่มโอกาสในการขาย หากทำได้ดี คุณจะสร้างภาพลักษณ์ของคุณในฐานะพันธมิตรที่พวกเขาไว้วางใจที่จะช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จ

บทบาทของการประชุมค้นพบในกระบวนการขาย

การประชุมค้นหาข้อมูลเป็นรากฐานสำคัญของกระบวนการขายที่ประสบความสำเร็จ เพราะมัน เปลี่ยนจุดสนใจจากการขายไปสู่การแก้ปัญหา. การประชุมครั้งแรกนี้คือจุดที่คุณวางรากฐานเพื่อเข้าใจอย่างครอบคลุมถึงความต้องการเฉพาะ, ความท้าทาย, และเป้าหมายของลูกค้าเป้าหมายของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างโซลูชันที่ปรับแต่งให้เหมาะกับพวกเขาได้ แทนที่จะนำเสนอแบบเดียวกันกับทุกคน.

ในช่วงแรกของกระบวนการขายการประชุมเพื่อค้นหาข้อมูลสร้างความไว้วางใจ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าต้องการพันธมิตรที่เข้าใจธุรกิจของพวกเขาอย่างลึกซึ้งและให้คำแนะนำอย่างมืออาชีพ การประชุมค้นหาข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ วางตำแหน่งคุณเป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้ ไม่ใช่แค่ผู้ขาย

การประชุมเหล่านี้ยังช่วยให้กระบวนการค้นหาลูกค้าของคุณง่ายขึ้นโดยช่วยให้คุณคัดกรองลูกค้าเป้าหมายได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ด้วยการชี้แจงปัญหาของลูกค้าเป้าหมาย คุณสามารถนำการสนทนาไปสู่ประเด็นที่สำคัญที่สุดและเน้นย้ำคุณค่าที่คุณนำเสนอ ทำให้การติดตามผลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โดยสรุป การประชุมค้นหาข้อมูลเป็นรากฐานสำหรับความร่วมมือที่ยั่งยืน เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การประชุมเหล่านี้จะเปลี่ยนการประชุมขายจากการทำธุรกรรมให้กลายเป็นการร่วมมือที่แท้จริง

การเตรียมตัวสำหรับการประชุมค้นพบที่ประสบความสำเร็จ

การประชุมค้นพบที่ประสบความสำเร็จต้องการการเตรียมตัวอย่างละเอียดถี่ถ้วน. ยิ่งคุณเตรียมตัวอย่างละเอียดมากเท่าใด การสนทนาของคุณก็จะมีความมั่นใจและมีอิทธิพลมากขึ้นเท่านั้น. นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพเวลาที่มีค่าของผู้ที่คุณกำลังติดต่อด้วย.

เริ่มต้นด้วยการศึกษา ธุรกิจ วัตถุประสงค์ และความท้าทายของลูกค้าอย่างละเอียด เพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนในความต้องการของพวกเขา สร้างวาระการประชุมที่ชัดเจนโดยอิงจากการสนทนาเบื้องต้น ควรกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม ประเด็นสำคัญในการหารือ และผลลัพธ์ที่ต้องการ

ต่อไป รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงรายละเอียดของลูกค้า ข้อมูลเชิงลึกทางการตลาด และข้อมูลคู่แข่ง เพื่อเพิ่มคุณค่าให้กับการสนทนา มอบหมายบทบาทภายในทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการสนทนาจะมุ่งเน้นและมีครอบคลุมทุกหัวข้อสำคัญอย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมการวิจัยของคุณและจัดทำรายการคำถาม

การประชุมค้นพบเบื้องต้นมีวัตถุประสงค์เพื่อเข้าใจความท้าทายทางธุรกิจและเป้าหมายของลูกค้าเป้าหมายของคุณ. เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องการมากกว่าข้อมูลผิวเผิน. ให้ความสำคัญกับการสร้างคลังข้อมูลที่ครอบคลุม.

นี่คือวิธีที่คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเพื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุมค้นหาข้อมูล:

🔍 รวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น โมเดลธุรกิจ จุดเจ็บปวดหลัก แนวโน้มในอุตสาหกรรม และพัฒนาการล่าสุด

🌐 สำรวจเว็บไซต์ของลูกค้า , วิเคราะห์กิจกรรมทางสื่อสังคมออนไลน์ของพวกเขา, และตรวจสอบข่าวสารหรือการแถลงข่าวล่าสุดเพื่อเข้าใจลำดับความสำคัญในปัจจุบันและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

📋 ส่งแบบสอบถามรายละเอียด ให้ลูกค้าล่วงหน้าก่อนการประชุมเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกโดยตรงเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของพวกเขา

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะเขียนคำถามทั้งหมดที่คุณต้องการถามระหว่างการโทรค้นหาข้อมูลแล้ว สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้กรอบงาน SPIN โดย Neil Rakhamเพื่อเตรียมตัวสำหรับการโทรค้นหาข้อมูล

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้มุ่งเน้นไปที่เอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงในระหว่างการประชุม

ขั้นตอนที่ 2: สร้างสมมติฐาน

การโทรเพื่อค้นหาข้อมูลเป็นโอกาสที่จะแสดงให้ลูกค้าเป้าหมายเห็นว่าคุณเข้าใจธุรกิจของพวกเขาและสามารถช่วยพวกเขาแก้ไขปัญหาได้ วิธีหนึ่งที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความไว้วางใจคือการนำเสนอ สมมติฐานที่ละเอียดเกี่ยวกับปัญหาที่ลูกค้าเผชิญอยู่ ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าคุณทำการวิจัยได้ดีเพียงใด

นี่คือตัวอย่างของสมมติฐานสำหรับการโทรค้นหาข้อมูล

การใช้สมมติฐานคือสิ่งที่แยกความแตกต่างระหว่างพนักงานขายระดับปานกลางกับระดับยอดเยี่ยม มันช่วยให้คุณมีสิทธิ์ในการดำเนินการค้นหาข้อมูลโดยแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณได้ทำการบ้านมาแล้วและคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม หากคุณคิดผิดก็ไม่เป็นไร เพราะนั่นเปิดโอกาสให้ลูกค้าได้แก้ไขข้อมูลให้คุณ

ขั้นตอนที่ 3: สร้างวาระที่ชนะใจ

การประชุมเพื่อค้นหาข้อมูลที่มีการวางแผนอย่างดีจะช่วยให้ทุกนาทีของการประชุมของคุณมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน มันให้แผนที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกหัวข้อที่สำคัญและ รักษาการสนทนาให้อยู่ในประเด็น

นี่คือวิธีการสร้างวาระการประชุมที่สร้างผลลัพธ์:

➡️ กำหนดวัตถุประสงค์หลักของการประชุม คุณต้องการเข้าใจปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของลูกค้าหรือไม่? ระบุเป้าหมายทางธุรกิจที่สำคัญของพวกเขา? หรือสำรวจแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้?

➡️ พิจารณาความต้องการเฉพาะและอุตสาหกรรมของลูกค้า รวมถึงสิ่งที่ลูกค้าคาดหวัง ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังประชุมกับผู้จัดการฝ่ายการตลาดวาระการประชุมอาจรวมถึงหัวข้อเช่น:

ก่อนกำหนดการโทร, สอบถามเกี่ยวกับความคาดหวังของลูกค้าสำหรับการประชุม. แนวทางร่วมมือเช่นนี้ทำให้แน่ใจว่าวาระการประชุมสอดคล้องกับความสำคัญของพวกเขา และแสดงให้เห็นถึงความเต็มใจของคุณที่จะปรับตัว.

คุณควร จัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม เพื่อรักษาประสิทธิภาพในการอภิปราย กำหนดให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้นำในการอภิปรายแต่ละประเด็น และใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจดบันทึก

ด้วยClickUp Meetings คุณสามารถจัดระเบียบวาระการประชุม กำหนดเวลาการสนทนา และรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างราบรื่น สร้างพื้นฐานสำหรับการประชุมที่นำไปสู่การค้นพบที่มีประสิทธิภาพและมีความหมาย

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเทมเพลต ClickUp Agendaช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น มอบกรอบการทำงานที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้สำหรับการประชุมค้นหาที่มีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจหรือทีมขายสามารถใช้มุมมองรายการ (List View) เพื่อติดตามหัวข้อต่างๆ เช่น 'ความท้าทายของลูกค้า', 'ข้อเสนอแนะ', และ 'ขั้นตอนต่อไป' หากทีมของคุณชอบวิธีการที่มองเห็นได้ชัดเจน มุมมองกระดาน (Board View) จะมีรูปแบบการจัดวางแบบ Kanban ที่ช่วยให้จัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบรายการวาระการประชุมได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดการประชุมอย่างไร้รอยต่อ

การจัดตารางการประชุมออนไลน์อาจดูเหมือนเป็นงานเล็กน้อย แต่เป็นการกำหนดบรรยากาศของการประชุมของคุณ ประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อหาเวลาและแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับการประชุมออนไลน์ อย่าลืมทดสอบแพลตฟอร์มล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางเทคนิค

เมื่อเวลาและแพลตฟอร์มถูกกำหนดแล้ว ส่งคำเชิญในปฏิทินพร้อมรายละเอียดสำคัญทั้งหมด รวมถึงวาระการประชุม ลิงก์การประชุม และเอกสารเตรียมการก่อนการประชุม ส่งการแจ้งเตือนเพื่อให้มั่นใจว่ามีผู้เข้าร่วมตรงเวลา

มุมมองปฏิทินของ ClickUpช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยการแสดงตารางเวลาว่างของทีมและลูกค้าของคุณในที่เดียว

ขั้นตอนที่ 4: ร่วมมือกับทีมของคุณ

การทำงานร่วมกันไม่ได้หยุดลงเมื่อการประชุมถูกบันทึกไว้ในปฏิทินแล้ว การส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและความเข้าใจร่วมกันในทีมของคุณ จะช่วยให้ทุกคนมีความสอดคล้องและทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น หลังจากรวบรวมรายการปัญหาของลูกค้าแล้ว ทีมงานสามารถหารือเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ เพื่อให้การประชุมครอบคลุมประเด็นสำคัญพร้อมข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกับทีมของคุณเมื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุมค้นหาข้อมูล:

✅ กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัดเจน: ระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละด้านของการเตรียมงาน ตั้งแต่การวิจัย การจัดทำวาระการประชุม การพัฒนาการนำเสนอ ไปจนถึงการติดตามผล

✅ ระดมความคิดเกี่ยวกับคำถามและข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้น: ร่วมกันพัฒนาคำถามที่ลูกค้าอาจถามและระดมความคิดหาคำตอบที่มีประสิทธิภาพสำหรับข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้น

✅ ฝึกซ้อมการนำเสนอร่วมกัน: ซ้อมการนำเสนอเป็นทีมเพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความมีความสอดคล้องและชัดเจน

การประชุมค้นหาข้อมูล

เมื่อคุณได้เตรียมตัวอย่างครบถ้วนแล้ว ถึงเวลาที่จะจัดการประชุมค้นหาข้อมูลที่มอบคุณค่าและสร้างความไว้วางใจ

นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้การโทรสำรวจของคุณเกิดประสิทธิผล

ขั้นตอนที่ 1: ทำลายกำแพงน้ำแข็ง

เริ่มต้นด้วยการทักทายที่อบอุ่นแต่เป็นทางการเพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีสำหรับการโทรเพื่อทำความรู้จักของคุณ เริ่มต้นด้วยการแจ้งวาระการประชุมและสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความคาดหวัง

🌻 ตัวอย่าง: "ฉันดีใจมากที่เราได้ติดต่อกันในวันนี้! ฉันอยากฟังเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณหวังจะบรรลุและวิธีที่ฉันสามารถสนับสนุนคุณได้ อะไรเป็นแรงบันดาลใจให้คุณก้าวออกมาในครั้งนี้?"

ขั้นตอนที่ 2: ฝึกฟังอย่างตั้งใจและถามคำถามปลายเปิด

ระหว่างการโทรค้นหาข้อมูล จุดสำคัญของคุณควรเป็นการฟังอย่างตั้งใจต่อความท้าทายและเป้าหมายของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ถามคำถามปลายเปิดเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาที่พวกเขาเผชิญอยู่

🌻 ตัวอย่าง: "อะไรคือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในกระบวนการ/ระบบปัจจุบันของคุณ?" "คุณวัดความสำเร็จสำหรับความท้าทายนี้อย่างไร?"

ขั้นตอนที่ 3: คิดค้นไอเดีย

การประชุมค้นพบเติบโตได้ดีจากการหารือร่วมกันและการคิดค้นสิ่งใหม่ ๆ อย่างสร้างสรรค์ ลองทำกิจกรรมคิดค้นไอเดียแบบเรียลไทม์กับลูกค้าเพื่อสร้างภาพลักษณ์ของแนวคิด วางแผนการแก้ปัญหา และกระตุ้นให้ทีมของคุณและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณมีส่วนร่วม

🌻 ตัวอย่าง: หากคุณเป็นเอเจนซี่การตลาดที่กำลังหารือเกี่ยวกับบุคลิกภาพลูกค้าในอุดมคติของลูกค้าในระหว่างการโทรค้นหาข้อมูล คุณสามารถสร้างแผนผังบนไวท์บอร์ด และทั้งคุณและลูกค้าสามารถวางแผนข้อมูลประชากรที่สำคัญ พฤติกรรม จุดเจ็บปวด และความชอบได้ ความสามารถในการแชร์และอัปเดตไวท์บอร์ดแบบเรียลไทม์ช่วยให้การประชุมยังคงมีความเคลื่อนไหวและมีปฏิสัมพันธ์

เรียนรู้วิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp Whiteboards สำหรับการร่วมมือสร้างสรรค์!👇🏻

ขั้นตอนที่ 4: รับข้อมูลเชิงลึกจากการโทร

การโทรค้นหาข้อมูลมักจะเป็น แบบไดนามิกและไม่มีโครงสร้าง โดยแนวคิดต่าง ๆ จะไหลเวียนอย่างอิสระ ลูกค้าอาจเปลี่ยนหัวข้อไปมา เล่าเรื่องราว หรือให้ข้อเสนอแนะในรูปแบบที่ไม่เป็นเส้นตรง ซึ่งทำให้ยากต่อการติดตามเส้นทางของบทสนทนาอย่างชัดเจนและระบุข้อมูลสำคัญได้โดยไม่พลาดประเด็นสำคัญ

คุณสามารถใช้เทมเพลตรายงานการประชุม ClickUpเพื่อบันทึกข้อมูลเชิงลึกจากการประชุม ติดตามเป้าหมาย มอบหมายงานที่ต้องดำเนินการ และสรุปขั้นตอนถัดไป—ทั้งหมดในที่เดียว

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

คุณยังสามารถใช้ ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ของ ClickUp เพื่อสรุปบันทึกการประชุม แปลการสนทนาในประชุม หรือเตรียมรายงานการประชุมได้อีกด้วย

ClickUp Brain สามารถช่วยคุณวิเคราะห์น้ำเสียงและความรู้สึกของลูกค้าและสมาชิกในทีมของคุณระหว่างการสนทนาได้ ด้วยการระบุความรู้สึกที่เป็นบวก ลบ หรือเป็นกลาง AI สามารถช่วยคุณประเมินการตอบสนองทางอารมณ์ของลูกค้าต่อแนวคิดหรือข้อเสนอแนะบางอย่างได้

ลองใช้ ClickUp Brain ฟรี

กิจกรรมหลังการประชุมค้นพบ

งานที่แท้จริงเริ่มต้นขึ้นเมื่อการประชุมค้นพบเสร็จสิ้นลง สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นสามารถสร้างหรือทำลายแรงผลักดันที่คุณได้สร้างขึ้นมาได้

กิจกรรมหลังการประชุม เช่น การติดตามผลอย่างรอบคอบและการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นกุญแจสำคัญในการเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกให้เป็นการปฏิบัติ

ขั้นตอนที่ 1: ส่งข้อความขอบคุณและระบุรายการดำเนินการถัดไป

เริ่มต้นด้วยการส่งข้อความขอบคุณส่วนตัวไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ การกระทำที่เรียบง่ายนี้ช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจ และย้ำถึงความสำคัญของความสัมพันธ์นี้ต่อกระบวนการของคุณ ใช้โอกาสนี้เพื่อสรุปประเด็นสำคัญที่ได้หารือไว้ในระหว่างการประชุม แสดงให้เห็นว่าคุณให้คุณค่ากับเวลาและความคิดเห็นของพวกเขา คุณควรสรุปประเด็นการหารือที่สำคัญจากการโทรค้นหาข้อมูล และระบุขั้นตอนต่อไป เช่น การส่งข้อเสนอและนัดหมายการประชุมติดตามผล

ขั้นตอนที่ 2: สรุปผลกับทีมของคุณ

รวบรวมทีมของคุณเพื่อสรุปการประชุมอย่างรวดเร็ว เพื่อรวบรวมประเด็นสำคัญที่ได้จากการประชุม พูดคุยถึงสิ่งที่ทำได้ดี ระบุจุดที่ยังขาด และแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขคำถามที่ค้างอยู่

หากมีคำถามที่ยังไม่ได้คำตอบหรือข้อชี้แจงที่ยังค้างอยู่ กรุณาดำเนินการโดยทันที คุณสามารถทบทวนบันทึกการประชุมและระบุ คำถามใด ๆ ที่ต้องการติดตามผล เช่น เรื่องราคา กรณีศึกษา หรือกรอบเวลาการดำเนินงาน

ขั้นตอนที่ 4: มอบหมายและติดตามงานติดตามผล

การเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกจากการประชุมให้กลายเป็นงานที่สามารถทำได้จริงนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

ClickUp Tasksสามารถช่วยคุณได้ที่นี่ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณ ตั้งระดับความสำคัญ และติดตามงานโครงการด้วยสถานะที่กำหนดเองได้

กิจกรรมหลังการค้นพบช่วยให้ความคืบหน้าดำเนินต่อไป ด้วยเครื่องมือการประชุมออนไลน์และทรัพยากรของ ClickUp คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทีมของคุณมีความสอดคล้องกัน การติดตามผลได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ และลูกค้าได้รับความรู้สึกว่ามีคุณค่าในทุกขั้นตอน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงสำหรับการประชุมค้นหาข้อเท็จจริง

การประชุมค้นพบเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการสร้างความไว้วางใจ, การระบุความต้องการของลูกค้า, และการวางตำแหน่งตัวเองให้เป็นคู่ค้าที่มีคุณค่า.

อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการวางแผนและการดำเนินการอย่างรอบคอบ การประชุมเหล่านี้อาจล้มเหลว สูญเสียเวลา และบั่นทอนความน่าเชื่อถือของคุณได้ ต่อไปนี้คือวิธีเพิ่มความสำเร็จให้สูงสุดด้วยแนวทางปฏิบัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้วพร้อมหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:

🙌 เจาะลึกธุรกิจของลูกค้า ภูมิทัศน์ของอุตสาหกรรม และอุปสรรคที่อาจเผชิญ ยิ่งคุณเตรียมพร้อมมากเท่าไร วิธีการของคุณก็จะยิ่งมีความเฉพาะตัวและสร้างผลกระทบมากขึ้นเท่านั้น

🙌 เริ่มต้นทุกการประชุมด้วยจุดประสงค์ที่ชัดเจน. แบ่งปันวาระการประชุมที่ระบุว่าจะมีการหารือเรื่องใดบ้างและเป้าหมายที่ต้องการบรรลุ

🙌 ก้าวข้ามคำถามผิวเผิน. ให้ความสนใจไม่เพียงแค่สิ่งที่ลูกค้าพูด แต่ยังรวมถึงน้ำเสียงและภาษากายของพวกเขาด้วย ถามคำถามติดตามเช่น "คุณช่วยขยายความเกี่ยวกับความท้าทายนั้นได้ไหม?" เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจปัญหาและความสำคัญของพวกเขาอย่างเต็มที่

🙌 อย่าเพียงแค่ถามว่าลูกค้าต้องการอะไร; ให้ค้นหาให้ลึกถึงเหตุผลว่าทำไม* สำรวจแรงจูงใจที่อยู่เบื้องหลังเป้าหมายของพวกเขา ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเพียงแค่บันทึกว่าพวกเขาต้องการโซลูชันซอฟต์แวร์ที่เร็วขึ้น ให้ค้นหาว่าทำไมความเร็วจึงมีความสำคัญ—อาจเป็นเพราะต้องการลดอัตราการสูญเสียลูกค้าหรือปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ความเข้าใจที่ลึกซึ้งนี้จะช่วยให้คุณสร้างโซลูชันที่ตอบโจทย์ได้อย่างแท้จริง

🙌 ปฏิบัติต่อการประชุมเสมือนเป็นการสนทนา ไม่ใช่การสัมภาษณ์ สร้างความสัมพันธ์ที่ดีด้วยการแสดงความเข้าอกเข้าใจ สอดคล้องกับเป้าหมายร่วมกัน และสร้างบรรยากาศที่ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับการรับฟังและมีคุณค่า

🙌 สังเกตสัญญาณของการไม่สนใจ, ความสับสน, หรือความไม่สบายใจ ในภาษากายของลูกค้า. หากพวกเขาดูลังเล, ปรับวิธีการของคุณหรือถาม, "มีอะไรที่เราต้องชี้แจงเพิ่มเติมหรือไม่?"

🙌 การประชุมไม่ได้จบลงเมื่อการสนทนาสิ้นสุด จัดการกับคำถามที่ค้างอยู่ทันที แบ่งปันสรุปของสิ่งที่ต้องดำเนินการ และรักษาการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความก้าวหน้า

🙌 ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น ClickUp Docs และ ClickUp Whiteboards เพื่อบันทึกประเด็นสำคัญ ข้อปฏิบัติ และขั้นตอนถัดไประหว่างการประชุม วิธีนี้จะช่วยให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกันและเป็นจุดอ้างอิงสำหรับทั้งสองฝ่าย ลดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสาร

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง:

❗การประชุมค้นพบเป็นการทำความเข้าใจ ไม่ใช่การขาย หลีกเลี่ยงการรีบโปรโมตสินค้า หรือบริการของคุณก่อนที่จะสำรวจความต้องการของลูกค้าอย่างเต็มที่

❗การประชุมค้นพบเป็นโอกาสให้ลูกค้าได้แบ่งปัน หลีกเลี่ยงการครอบงำการสนทนา; ให้ถามคำถามปลายเปิดและฟังอย่างตั้งใจ ตั้งเป้าให้ลูกค้าพูดอย่างน้อย 70% ของเวลาทั้งหมด

❗การเน้นคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ของคุณ โดยไม่เชื่อมโยงกับปัญหาของลูกค้าอาจทำให้มูลค่าของคุณลดลงได้ ให้ความสำคัญกับวิธีที่ผลิตภัณฑ์ของคุณช่วยแก้ปัญหาเฉพาะของลูกค้าและให้ผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้

❗การสิ้นสุดการโทรโดยไม่มีรายการการดำเนินการที่ชัดเจน ทำให้ลูกค้าไม่แน่ใจว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และไม่บอกเป็นนัยเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในอนาคต

เปลี่ยนผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าด้วย ClickUp

การประชุมค้นพบเป็นก้าวแรกในการสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับลูกค้าใหม่ ตั้งแต่การเตรียมตัว การดำเนินการ และการติดตามผล ทุกขั้นตอนมีความสำคัญในการทำให้การประชุมค้นพบเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล

ด้วย ClickUp คุณพร้อมที่จะเชี่ยวชาญทุกขั้นตอนของกระบวนการค้นพบ เครื่องมืออันทรงพลัง เช่น กระดานไวท์บอร์ดสำหรับการระดมความคิด เอกสารสำหรับการจดบันทึกแบบเรียลไทม์ และการจัดการงานเพื่อการติดตามผลที่ราบรื่น ช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะมีความเป็นระเบียบและนำหน้าอยู่เสมอ

ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณนัดหมายการประชุมค้นหาข้อมูล ให้ ClickUp จัดการงานหนักแทนคุณ—ปล่อยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ: การทำความเข้าใจและแก้ไขความต้องการของลูกค้าของคุณ

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีและเปลี่ยนทุกการโทรค้นหาให้เป็นการประชุมที่ประสบความสำเร็จ!