คุณเคยเขียนอีเมลถึงทีมของคุณแล้วได้รับคำตอบที่สับสนเพราะข้อความของคุณไม่ชัดเจนหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจส่งข้อความไปแล้วมารู้ตัวทีหลังว่ามีคำผิด ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้?
ตามรายงานของฟอร์บส์ผู้ทำงานถึง 40%ยืนยันว่าการสื่อสารที่ไม่ดีทำให้ความไว้วางใจในผู้นำและทีมของพวกเขาลดลง สำหรับผู้ทำงานทางไกล ตัวเลขอยู่ที่ 54%
เวลาที่สูญเสียไปเป็นหนึ่งในผลลัพธ์ที่เลวร้ายที่สุดของการสื่อสารที่ไม่ดี และการแก้ไขปัญหานี้มีความสำคัญมากกว่าสิ่งอื่นใด
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นไม่ว่าคุณจะพยายามสร้างความสามัคคีในทีมหรือกำลังสร้างแคมเปญการตลาด ตั้งแต่การถ่ายทอดข้อมูลทางเทคนิคของวิศวกรไปจนถึงการบันทึกการดูแลผู้ป่วยของบุคลากรทางการแพทย์ การเขียนที่ชัดเจนช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง
สัญญาทางกฎหมายและรายงานทางการเงินต้องอาศัยภาษาที่แม่นยำเพื่อป้องกันความเข้าใจผิด แม้แต่ในสาขาที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์อย่างการออกแบบ ก็ยังต้องพึ่งพาการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับข้อเสนอ การนำเสนอ และการนำเสนอผลงานต่อลูกค้า การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยเชื่อมช่องว่างทางวัฒนธรรมและข้ามผ่านเขตเวลา
มาสำรวจวิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในที่ทำงาน และขจัดคำถามที่น่ารำคาญว่า 'คุณหมายความว่าอย่างไร?'
ทำไมทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรจึงมีความสำคัญ?
พิจารณาสถานการณ์นี้: ไมเคิลเป็นพนักงานที่ยอดเยี่ยมซึ่งแสดงผลงานที่เป็นแบบอย่าง เขามีความสามารถพิเศษในการวิจัยตลาดและค้นหาข้อมูลที่ไม่มีใครทำได้ ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมและทักษะการวิจัยของเขาทำให้เขาเป็นทรัพยากรที่มีค่าสำหรับบริษัท
อย่างไรก็ตาม เมื่อเขาแปลงผลการค้นพบของเขาเป็นรายงาน มักจะนำไปสู่ความสับสน ข้อมูลมักไม่มีโครงสร้าง มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และความสอดคล้องกันขาดหายไป
ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น? เพราะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ใช่จุดแข็งของเขา
นี่คือวิธีที่ทักษะการสื่อสารที่เขียนได้ดีสามารถช่วยไมเคิลได้:
- แสดงทักษะการเป็นผู้นำ: ความสามารถในการสื่อสารแนวคิดและแนวทางแก้ไขปัญหาได้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการนำทีม
- เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน: ลดโอกาสของความเข้าใจผิดและข้อผิดพลาด ทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นและรวดเร็วขึ้น
- ความสัมพันธ์ทางวิชาชีพที่ดีขึ้น: สร้างความไว้วางใจและความพึงพอใจภายในทีมและกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
- ส่งเสริมการเติบโตร่วมกัน: ขับเคลื่อนการเติบโตและความสำเร็จโดยรวมภายในองค์กรผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกัน
มาดูประเภทต่างๆ ของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่สามารถช่วยให้พนักงานอย่างไมเคิลถ่ายทอดผลการค้นพบได้ดีขึ้นและสร้างผลกระทบที่มากขึ้นผ่านการทำงานของพวกเขา
ประเภทของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
สิ่งใดก็ตามที่คุณให้ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรแก่บุคคลอื่น ถือเป็นการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
สามารถเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ และอาจมีขอบเขตที่แตกต่างกัน
การสื่อสารอย่างเป็นทางการ
การตัดสินใจ, ข้อเสนอ, และข้อตกลงล้วนเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารอย่างเป็นทางการที่สนับสนุนการปฏิสัมพันธ์ทางอาชีพ. การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการประกอบด้วย:
- อีเมล: ตามสถิติอีเมลล่าสุดมีการส่งและรับอีเมลงานจำนวน 300.4 พันล้านฉบับต่อวัน การสื่อสารภายในระหว่างเพื่อนร่วมงาน ทีม และแผนกต่างๆ รวมถึงการติดต่อภายนอกกับลูกค้า ผู้ขาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เกิดขึ้นผ่านทางอีเมล
- บันทึกและประกาศ: สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารภายในที่กล่าวถึงข้อกังวลต่างๆ เช่น การประกาศการประชุมและการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
- รายงาน: รายงานทางธุรกิจเป็นเอกสารที่ครอบคลุมซึ่งใช้เพื่อนำเสนอข้อมูล ผลลัพธ์ทางการเงิน ประสิทธิภาพของบุคคลหรือทีม ความคืบหน้าของโครงการ และผลลัพธ์
- ข้อเสนอ: ข้อเสนอทางธุรกิจ, ข้อเสนอโครงการ, และเอกสารประกอบ เป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญในการแบ่งปันความคิดกับลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าที่มีศักยภาพ
การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ
ไม่จำเป็นต้องร่างอีเมลหรือทำรายงานเสมอไป บางครั้งคุณเพียงแค่ต้องการแลกเปลี่ยนข้อความง่ายๆ โดยเฉพาะสำหรับการสื่อสารในพื้นที่ทำงานแบบผสมผสาน การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการประเภทนี้รวมถึง:
- ข้อความ: การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการระหว่างเพื่อนร่วมงานเกิดขึ้นผ่านข้อความทันทีเพื่อให้ได้การตอบกลับที่รวดเร็วขึ้น
- จดหมายข่าวภายใน: นอกเหนือจากจดหมายข่าวที่ส่งไปยังผู้สมัครสมาชิกภายนอกแล้ว บริษัทอาจมีการจัดส่งจดหมายข่าวภายในเพื่อเผยแพร่ข้อมูลอัปเดตที่ไม่เป็นทางการและประกาศเกี่ยวกับกิจกรรมหรือการดำเนินงานของบริษัท
แล้วคุณจะพัฒนาการเขียนในที่ทำงานได้อย่างไร? อ่านต่อเพื่อค้นหาคำตอบ!
วิธีปรับปรุงการสื่อสารทางลายลักษณ์อักษรในที่ทำงาน
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเชี่ยวชาญไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อหากคุณมีแนวทางที่ถูกต้อง เราได้สร้างคู่มือทีละขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณครอบคลุมทุกประเด็นและเข้าใจผลกระทบของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
1. เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน: ทบทวนไวยากรณ์และการสะกดคำ
ข้อกำหนดพื้นฐานที่สุดสำหรับการสื่อสารที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายคือความถูกต้องทางไวยากรณ์
ประโยคเช่นต่อไปนี้อาจทำให้เกิดความสับสน:
จอห์นกำลังเตรียมการนำเสนอเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
ยังไม่ชัดเจนว่าการนำเสนอได้ถูกเตรียมไว้เมื่อสัปดาห์ที่แล้วและเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือกำลังอยู่ในระหว่างการเตรียม
ในทำนองเดียวกัน การสะกดผิดเพียงครั้งเดียวก็เพียงพอที่จะเปลี่ยนความหมายของประโยคไปโดยสิ้นเชิง ยกตัวอย่างเช่น
กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ส่วนตัวทั้งหมดได้รับการอัปเดตภายในวันศุกร์ vs. กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์บุคลากรทั้งหมดได้รับการอัปเดตภายในวันศุกร์.
ในขณะที่ไฟล์ส่วนบุคคลในที่นี้อาจหมายถึงเอกสารส่วนตัว คำว่าบุคลากรหมายถึงไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่ทำงานในองค์กร
เครื่องมือเช่น Grammarly ช่วยคุณแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ. คุณสามารถใช้การผสาน Grammarly ของ ClickUpได้เพื่อสื่อสารอย่างมีความหมายและไม่มีข้อผิดพลาดบนแพลตฟอร์ม. มันไม่เพียงแต่ช่วยคุณในการสื่อสารที่ไร้ที่ติ แต่ยังช่วยให้การร่วมมือเป็นไปอย่างราบรื่น.
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความชัดเจน กระชับ และมีความสอดคล้อง (3C ของการสื่อสาร)
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพตั้งอยู่บน 3Cs ของการสื่อสาร:
- ชัดเจน: ทำให้แน่ใจว่าข้อความถูกเข้าใจโดยปราศจากความสับสน การตีความผิด หรือข้อสงสัยใด ๆ
- กระชับ: ลดความเยิ่นเย้อที่ไม่จำเป็นเพื่อให้ข้อความตรงประเด็น
- สม่ำเสมอ: สร้างการสื่อสารที่เชื่อถือได้เพื่อการโต้ตอบที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
คุณควรตั้งเป้าหมายในการเขียนทุกข้อความโดยยึดหลักเสาหลักของการสื่อสารเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลสั้น ๆ หรือรายงานโครงการที่ยาวเหยียด
สิ่งนี้จะช่วยให้ข้อความที่คุณเขียนสามารถดึงดูดความสนใจ ช่วยในการตัดสินใจ เคารพเวลาที่ผู้รับใช้ในการอ่านรายงาน และป้องกันการตีความที่ผิดพลาด
3. จัดโครงสร้างข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อความของคุณอาจถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ สะกดคำถูกต้อง และกระชับ แต่ยังคงอาจไม่มีประสิทธิภาพ
อย่างไร? การไหลของข้อความอาจไม่ตรงประเด็น
ทุกรูปแบบของการสื่อสารที่เขียนขึ้น เช่นเดียวกับทุกเรื่องราว มีโครงสร้างที่เฉพาะเจาะจง—จุดเริ่มต้น กลางเรื่อง และจุดจบ
การจัดระเบียบข้อมูลช่วยให้เกิดการไหลเวียนอย่างมีเหตุผล ซึ่งช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจได้รวดเร็วขึ้น
ขึ้นอยู่กับหัวข้อของการสื่อสารของคุณ คุณสามารถเลือกนำเสนอข้อมูลและความคิดเห็นของคุณโดยใช้วิธีการตามสาเหตุ/ผลกระทบ ปัญหา/วิธีแก้ไข ลำดับเวลา และปัจจัยอื่นๆ
4. มีคำศัพท์ที่หลากหลายและน้ำเสียงที่แตกต่างในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
คำศัพท์ที่หลากหลายช่วยให้คุณเลือกคำที่เหมาะสมที่สุดในการอธิบายสิ่งต่างๆ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้การเขียนเชิงธุรกิจเข้าใจง่ายขึ้น แต่ยังกระชับมากขึ้นอีกด้วย คุณสามารถสื่อสารสิ่งต่างๆ ได้ด้วยคำที่น้อยลงและสร้างผลกระทบมากขึ้น
การใช้โทนเสียงที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างความสำเร็จในการได้ลูกค้าที่ปรารถนาไว้กับการทำลายความสัมพันธ์ทางธุรกิจไปตลอดกาลได้ โทนเสียงที่กลมกลืน สุภาพ และเอื้ออาทร จะสร้างความประทับใจที่ดี และยังช่วยให้การสื่อสารของคุณสอดคล้องกับคุณค่าขององค์กรของคุณ
มาทำความเข้าใจถึงความสำคัญของคำศัพท์และน้ำเสียงที่เหมาะสมผ่านตัวอย่างกันเถอะ
คำศัพท์:
- คำศัพท์ที่แข็งแกร่ง: จินตนาการถึงอีเมลถึงลูกค้าเกี่ยวกับการเลื่อนโครงการ. แทนที่จะพูดว่า "โครงการถูกเลื่อนอย่างไม่มีกำหนด" คุณสามารถใช้คำว่า "เราเผชิญกับอุปสรรคที่ไม่คาดคิดซึ่งส่งผลกระทบต่อระยะเวลาของโครงการ" ได้. นี่สื่อถึงความรุนแรงโดยไม่มีความเป็นลบ และช่วยให้การอธิบายเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- คำศัพท์ไม่เพียงพอ: การใช้คำทั่วไปเช่น "ของ" หรือ "สิ่งของ" อาจทำให้การเขียนของคุณไม่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "เราต้องย้ายของบางอย่าง" ให้ระบุให้ชัดเจนว่า "เราต้องย้ายอุปกรณ์ที่จำเป็นบางอย่าง"
ในทำนองเดียวกัน คำศัพท์เฉพาะทางก็สามารถเป็นปัญหาได้เช่นกัน การใช้คำศัพท์ทางเทคนิคที่มากเกินไปกับลูกค้าที่อาจไม่เข้าใจ จะทำให้เกิดความสับสน
โทน:
- น้ำเสียงเชิงบวก: ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน การเน้นย้ำถึง "จุดที่ควรพัฒนา" ของพนักงานพร้อมข้อเสนอแนะในการปรับปรุง จะฟังดูให้กำลังใจมากกว่าการบอกเพียงว่าพวกเขา "ทำงานต่ำกว่ามาตรฐาน"
- น้ำเสียงเชิงลบ: การใช้คำพูดที่ก้าวร้าวในอีเมลการเจรจา เช่น "เราต้องการการตัดสินใจตอนนี้" อาจส่งผลเสียได้ การใช้วิธีการที่ร่วมมือกันมากกว่า เช่น "มาพูดคุยเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปเพื่อให้บรรลุข้อตกลงที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน" จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้น
การใช้คำศัพท์ที่แข็งแกร่งและรักษาโทนที่เป็นมืออาชีพ ทำให้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจน กระชับ และมีอิทธิพล ซึ่งนำไปสู่ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้นและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งขึ้นในที่สุด
5. อ่านบ่อย ๆ: เคล็ดลับในการพัฒนาทักษะการอ่านจับใจความ
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการพัฒนาทักษะการเขียนให้ดีขึ้นคือการอ่านให้มากขึ้น. การอ่านช่วยเพิ่มทักษะการเขียนของคุณอย่างเป็นธรรมชาติโดยการให้คุณได้สัมผัสกับสไตล์การเขียนที่ต่างกัน, มุมมอง, คำศัพท์, และการโต้แย้ง.
นี่คือคำแนะนำไม่กี่ข้อเพื่อปรับปรุงทักษะการเข้าใจของคุณ:
- จดบันทึกและสรุปประเด็นสำคัญจากเอกสารที่คุณอ่าน เพื่อขยายความในบทความของคุณ
- แบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อยที่เข้าใจง่าย เพื่อนำเสนอข้อมูลอย่างครอบคลุมมากขึ้น
- สร้างสถานการณ์คำถามและคำตอบในหัวของคุณ และ รวมคำตอบสำหรับทุกคำถามที่คุณคิดว่าอาจเกิดขึ้นในใจของผู้อ่าน
6. เขียนอย่างมีประสิทธิภาพ: การฝึกฝนทำให้เกิดความสมบูรณ์แบบ
ไม่มีครูที่ดีกว่าการฝึกฝน—ยิ่งคุณฝึกฝนมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งไปถึงความสมบูรณ์แบบได้เร็วขึ้นเท่านั้น หากทุกครั้งที่คุณเขียนอะไรบางอย่างแล้วได้รับอีเมลกลับมาว่า 'ฉันไม่แน่ใจว่าฉันเข้าใจ' นั่นหมายความว่ามีบางสิ่งที่คุณต้องเรียนรู้
คุณสามารถเรียนรู้จากความผิดพลาดของตัวเองและจากการสื่อสารของผู้อื่นได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น สังเกตอีเมลที่มีโครงสร้างและร่างอย่างดีทุกครั้งที่คุณเห็น ลองเลียนแบบแนวทางนั้นดู
ดังนั้น การมีส่วนร่วมกับการสื่อสารที่เขียนอย่างมีคุณภาพอย่างสม่ำเสมอจะช่วยเพิ่มพูนคำศัพท์ ไวยากรณ์ การนำเสนอ และรูปแบบการเขียนของคุณ
นี่คือคำแนะนำหนังสือยอดเยี่ยมจากทีมของเราเพื่อเพิ่มทักษะการเขียนทางธุรกิจของคุณ:
- ทุกคนเขียนได้ โดย แอน แฮนด์ลีย์: ครอบคลุมหัวข้อหลากหลาย รวมถึงการเขียนอีเมลที่ชัดเจนและกระชับ การสร้างบล็อกโพสต์ที่น่าสนใจ และการสร้างเนื้อหาโซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพ
- หลักการเขียนอย่างมีสไตล์ โดย วิลเลียม สตรังค์ จูเนียร์ และ อี. บี. ไวท์: ให้คำแนะนำที่ชัดเจนและกระชับเกี่ยวกับไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และสไตล์การเขียน
- คู่มือ HBR สำหรับการเขียนธุรกิจที่ดีขึ้น โดย Bryan A. Garner: ให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการเขียนเอกสารทางธุรกิจที่ชัดเจน กระชับ และน่าเชื่อถือ Garner ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างการเขียนของคุณ การใช้คำกริยาที่แข็งแรง และการหลีกเลี่ยงคำศัพท์ทางเทคนิค
7. ขอคำวิจารณ์และข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์: เครื่องมือสำหรับการเติบโต
ข้อเสนอแนะช่วยให้เห็นถึงจุดที่ควรปรับปรุง ช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถพัฒนาความชัดเจน ความสอดคล้อง และผลกระทบของตนได้ดียิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอความคิดเห็นจากผู้ที่ประสบปัญหาในการเข้าใจอีเมลของคุณหรือตีความผิดไปโดยสิ้นเชิง การค้นหาสาเหตุที่ทำให้เกิดความสับสนจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นอีกในอนาคต
โดยการรับฟังความคิดเห็นและนำไปปฏิบัติ คุณสามารถเสริมสร้างการสื่อสารกับทีมของคุณและสร้างความไว้วางใจได้
มันมีส่วนช่วยในการพัฒนาตนเองและสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพนั้นเป็นสิ่งสำคัญในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร
8. ตรวจทานเพื่อความสำเร็จในการสื่อสารทางลายลักษณ์อักษร
บางครั้ง ความผิดพลาดไม่ได้เกิดจากการสะกดผิดหรือไวยากรณ์ไม่ถูกต้อง แต่เกิดจากการมองข้ามสิ่งเล็กน้อย การตรวจหาข้อผิดพลาดเล็กๆ เหล่านี้ด้วยตัวเองก่อนที่คนอื่นจะชี้ให้เห็นจะดีที่สุด
คุณจะทำได้อย่างไร? โดยการตรวจทานงานเขียนของคุณ
การตรวจทานช่วยคุณระบุข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์, เครื่องหมายวรรคตอน, การสะกดคำ, และการจัดรูปแบบ, ซึ่งอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อการรับรู้ของข้อความของคุณ.
ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการตรวจทานคือมันทำให้คุณได้ลองสวมบทบาทเป็นผู้อ่านและตรวจสอบว่าข้อความนั้นมีความหมายหรือไม่
ดังนั้น จึงขอแนะนำให้อ่านสิ่งที่คุณเขียนก่อนกดส่งเสมอ
9. ใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์สำหรับการเขียน เช่น ClickUp
หากคุณมีผู้ช่วยเขียนที่สามารถจัดการการสื่อสารทางลายลักษณ์อักษรทั้งหมดของคุณได้, เขียนอีเมลจากศูนย์, แก้ไขข้อผิดพลาด, และทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ?
เครื่องมือเขียนอีเมลอัจฉริยะทำให้ความฝันนี้เป็นจริง ด้วยการแนะนำการแก้ไขไวยากรณ์ที่ทรงพลังและโครงสร้างประโยคที่แข็งแกร่ง นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของปัญญาประดิษฐ์ จึงสามารถสร้างข้อเสนอ อีเมล หรือข้อความที่เขียนอย่างสมบูรณ์ได้โดยอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้น
คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการปรับแต่งเอกสารทางธุรกิจให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนส่งอีกต่อไป AI ตอบสนองทุกความต้องการในการเขียนของคุณ ไม่ว่าคุณจะต้องการตัวอย่างข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานหรือข้อเสนอทางธุรกิจ
ClickUp ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานแบบครบวงจร ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ผ่าน AI คู่หูClickUp BrainAI Writer for Work ช่วยจัดการการสื่อสารทั้งหมดของคุณและทำให้การเขียนของคุณสมบูรณ์แบบ ในที่ทำงานผ่านคุณสมบัติการตรวจสอบการสะกดคำในตัวและการปรับปรุงการเขียน
ไม่ว่าคุณจะต้อง ตอบอีเมล แปลงข้อมูลดิบจำนวนมากให้เป็นตารางที่เข้าใจง่าย ร่างคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย ผ่านเครื่องมือสร้างเนื้อหาช่วยเหลือ หรือจัดทำสรุปโครงการและรายงานอย่างรวดเร็ว เครื่องมือนี้พร้อมทำงานแทนคุณ เพียงแค่คุณเขียนข้อความแนะนำที่อธิบายรายละเอียดสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน คุณก็จะได้รับคำตอบที่เขียนอย่างดีในเวลาเพียงพริบตา
ตื่นเต้นแล้วหรือยัง? สิ่งที่ดีที่สุดยังมาไม่ถึง! คุณยังสามารถ สร้างบันทึกการสนทนาจากการสื่อสารด้วยวาจา และตอบคำถามในการประชุมได้อย่างรวดเร็วด้วยเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานนี้
คุณต้องการส่งอีเมลหรือรายงานบ่อย ๆ หรือไม่? ClickUp Brain ช่วยคุณสร้างแบบแผนการสื่อสารและแบบแผนบันทึกข้อความได้ทันทีเพื่อประหยัดเวลาและรักษาความสม่ำเสมอ
ClickUp ยัง ช่วยให้คุณใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานและสมาชิกในทีมมากขึ้นผ่านฟีเจอร์แชท ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่าง ๆ เพื่อประสานงานและรักษาการเชื่อมต่อสำหรับงานประจำวันการประชุมให้ข้อเสนอแนะ หรือการสื่อสารกับลูกค้าอีกต่อไป
มุมมองแชทของ ClickUpรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ทำให้การสื่อสารและการจัดการงานโดยรวมง่ายขึ้นหลายเท่า
ด้วยมุมมองแชทของ ClickUp คุณสามารถ:
- มอบหมายงานที่ต้องดำเนินการและเสริมสร้างความร่วมมือในทีม ด้วยช่องแชทแบบเรียลไทม์
- อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็วโดยการ แชร์ลิงก์โครงการและฝังไฟล์แนบ
- ตรวจสอบความชัดเจนทางสายตาของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดย จัดรูปแบบข้อความด้วยบล็อกโค้ด, รายการหัวข้อย่อย และแบนเนอร์
- เชื่อมต่อแบบตัวต่อตัวกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า ผ่านข้อความโดยตรงเมื่อจำเป็น
- ติดตามข่าวสารอยู่เสมอโดย รับชมช่องทั่วทั้งองค์กรเพื่อรับการอัปเดตสด และประกาศทั่วไป
ClickUp สามารถทำให้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรง่ายขึ้นมาก อย่างไรก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกัน คุณควรยังคงระมัดระวังอุปสรรคในการสื่อสารในชีวิตประจำวัน
ความท้าทายในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
หลายอุปสรรคขัดขวางการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การทำให้ชัดเจนและกระชับไปจนถึงการจัดการน้ำเสียงและบริบท ซึ่งทำให้การสื่อสารสับสน ไม่มีประสิทธิภาพ หรือซ้ำซ้อน
มาดูความท้าทายด้านการสื่อสารในที่ทำงานและแบ่งปันวิธีที่จะช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น
1. การเอาชนะอุปสรรคที่พบบ่อย
อุปสรรคหลักสามประการในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคือ ความคลุมเครือ ความซ้ำซ้อน และศัพท์เฉพาะ การให้บริบทไม่เพียงพออาจทำให้การสื่อสารของคุณคลุมเครือ การไม่ทราบจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ของการสื่อสารอาจทำให้ซ้ำซ้อน และการเขียนที่ไม่ชัดเจนและเข้าใจยากอาจทำให้คุณใช้ศัพท์เฉพาะมากเกินไป
*วิธีแก้ปัญหา: ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา โดยให้คำจำกัดความของคำศัพท์ที่จำเป็นและตัดคำที่ไม่จำเป็นออก
2. การเข้าใจผู้ชมของคุณ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างมีความคาดหวัง ความชอบ และระดับความเข้าใจที่แตกต่างกัน การไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะและคุณลักษณะเฉพาะของผู้อ่านเป้าหมายขณะเขียนเป็นความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ ซึ่งนำไปสู่ความเข้าใจผิด ความสับสน หรือการไม่สนใจ
วิธีแก้ไข: ปรับการสื่อสารและข้อความสำคัญให้เหมาะสมกับระดับความรู้ ความสนใจ และวัตถุประสงค์ในการสื่อสารของผู้รับสาร เพื่อให้เกิดความชัดเจนและสร้างการมีส่วนร่วม
3. การให้บริบทในการสื่อสารที่เขียน
การขาดบริบทมักนำไปสู่ความสับสน แม้ว่าคุณจะรวมข้อมูลทั้งหมดไว้แล้วก็ตาม ทีมก็ยังคงไม่สามารถดำเนินการตามได้เนื่องจากความล้มเหลวในการเชื่อมโยงกับบริบท ความพยายามทั้งหมดจะสูญเปล่าหากคุณไม่ชี้แจงวัตถุประสงค์ของการสื่อสารให้ชัดเจน
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดบริบทของข้อความที่ชัดเจนและมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและส่งเสริมการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างสถานการณ์: คุณเป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดและต้องการให้ทีมออกแบบสร้างกราฟิกสำหรับโซเชียลมีเดียสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมาถึง
โดยไม่มีบริบท:
เรื่อง: ต้องการกราฟิกสำหรับโซเชียลมีเดีย
สวัสดีทีม,
เราต้องการกราฟิกสำหรับโซเชียลมีเดียสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมาถึง กรุณาแจ้งให้ฉันทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ
พร้อมบริบท:
เรื่อง: ต้องการกราฟิกสำหรับโซเชียลมีเดียสำหรับการเปิดตัว [ชื่อผลิตภัณฑ์]
สวัสดีทีม,
เราตื่นเต้นที่จะประกาศการเปิดตัวสินค้าใหม่ของเรา, [ชื่อสินค้า], ในวันที่ [วันที่เปิดตัว]!
เพื่อสร้างกระแสและความตื่นเต้น เราต้องการกราฟิกโซเชียลมีเดียที่ดึงดูดสายตาสำหรับใช้ในทุกแพลตฟอร์มของเรา (Facebook, Instagram, Twitter)
นี่คือรายละเอียดสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อออกแบบกราฟิก:
- กลุ่มเป้าหมาย: [คำอธิบายกลุ่มเป้าหมาย]
- น้ำเสียงและโทนของแบรนด์: [คำอธิบายเกี่ยวกับน้ำเสียงและโทนของแบรนด์]
- ข้อความสำคัญ: [ข้อความสำคัญที่คุณต้องการสื่อสาร]
- วันเปิดตัว: [วันเปิดตัว]
กรุณาแจ้งให้ฉันทราบหากคุณมีคำถามหรือต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม
ตัวอย่างการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน
ตอนนี้ที่เราทราบแล้วว่าอะไรคือการสื่อสารเป็นลายลักษณ์ที่มีประสิทธิภาพ และวิธีการที่จะทำให้สำเร็จได้ ให้เราไปสำรวจสถานการณ์การสื่อสารในที่ทำงานที่พบได้บ่อยสามกรณี และวิธีการที่จะรับมือกับพวกมันอย่างมีประสิทธิภาพ:
1. ข้อเสนอโครงการ
ข้อเสนอโครงการที่เขียนอย่างดีทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทาง รายละเอียดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และแผนการดำเนินงานของโครงการ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย:
- บทนำ: อธิบายแนวคิดของโครงการและความสำคัญของโครงการอย่างสั้น ๆ
- วัตถุประสงค์: ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างชัดเจน
- ขอบเขต: กำหนดขอบเขตของโครงการและสิ่งที่ต้องส่งมอบ
- วิธีการ: อธิบายแนวทางในการบรรลุวัตถุประสงค์
- ทรัพยากร: ระบุบุคคล เครื่องมือ และงบประมาณที่จำเป็น
- ประโยชน์: เน้นย้ำถึงผลกระทบเชิงบวกของโครงการที่มีต่อองค์กร
- การประเมินความเสี่ยง: ยอมรับความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นและแผนการลดความเสี่ยง
- สรุป: สรุปข้อเสนอและย้ำคุณค่าที่นำเสนอ
โดยการให้ภาพรวมที่ครอบคลุม ข้อเสนอโครงการจะได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวางรากฐานสำหรับความสำเร็จของโครงการ
2. อีเมลติดตามผล
การติดตามผลทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันหลังจากการประชุมหรือการสนทนา อีเมลที่มีโครงสร้างดีควรประกอบด้วย:
- หัวเรื่องที่ชัดเจน: ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมล (เช่น "ติดตามผลการประชุมทีม - รายการที่ต้องดำเนินการ")
- สรุปการประชุม: สรุปประเด็นสำคัญที่ได้หารือ
- รายการที่ต้องดำเนินการ: ระบุงานเฉพาะพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้ชัดเจน
- ขั้นตอนต่อไป: กำหนดแผนการดำเนินงานต่อไป
- คำกระตุ้นการตัดสินใจ: กระตุ้นให้ผู้รับยืนยันการรับและสอบถามข้อสงสัย
อีเมลติดตามผลที่ชัดเจนช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบ ทำให้โครงการดำเนินไปตามแผน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยรวม
นี่คือตัวอย่างของอีเมลติดตามผลที่เขียนอย่างดี:
เรื่อง: ติดตามผลข้อปฏิบัติจากการประชุมทีม
เรียนทีมงาน,
หวังว่าอีเมลฉบับนี้จะถึงคุณในสภาวะที่ดี ฉันต้องการติดตามการประชุมทีมล่าสุดของเราที่จัดขึ้นเมื่อวันที่ [วันที่] ด้านล่างนี้คือรายการดำเนินการสำคัญและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง:
รายการที่ต้องดำเนินการ 1: ศึกษาแนวโน้มตลาด
มอบหมายให้: [ชื่อสมาชิกในทีม]
กำหนดส่ง: [วันที่ระบุ]
รายการที่ต้องดำเนินการ 2: อัปเดตไทม์ไลน์โครงการ
มอบหมายให้: [ชื่อสมาชิกในทีม]
กำหนดส่ง: [วันที่ระบุ]
กรุณายืนยันการได้รับอีเมลฉบับนี้และแจ้งให้ทราบหากมีปัญหาหรือต้องการปรับเปลี่ยนงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับภารกิจเหล่านี้ การประชุมทีมครั้งต่อไปของเราได้กำหนดไว้ในวันที่ [วันที่] เพื่อทบทวนความคืบหน้าและหารือเกี่ยวกับข้อมูลอัปเดตต่าง ๆ
ขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้ ขอให้เราร่วมมือกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
ขอแสดงความนับถือ,
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[ข้อมูลติดต่อของคุณ]
3. รายงานความก้าวหน้า
รายงานความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลและแสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าของโครงการ รายงานที่เขียนอย่างดีมักประกอบด้วย:
- สรุปผู้บริหาร: สรุปอย่างกระชับถึงความสำเร็จที่สำคัญและอุปสรรคที่พบเจอ
- งานโครงการ: รายละเอียดของงานที่เสร็จสิ้นแล้วและเป้าหมายที่กำลังจะมาถึง
- ความท้าทาย: ระบุปัญหาใด ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อความก้าวหน้าและเสนอแนวทางแก้ไข
- ขั้นตอนต่อไป: ระบุแผนการดำเนินการอย่างชัดเจนสำหรับรอบการรายงานถัดไป
รายงานความคืบหน้าช่วยสร้างความไว้วางใจ ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และทำให้โครงการประสบความสำเร็จโดยการให้ภาพรวมที่โปร่งใสของความคืบหน้าของโครงการ
โดยการปฏิบัติตามหลักการของความชัดเจน, จุดประสงค์, และการกระทำ, คุณสามารถสร้างการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพซึ่งขับเคลื่อนผลลัพธ์ในสภาพแวดล้อมการทำงานใด ๆ ได้
เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย ClickUp
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพเป็นกระดูกสันหลังของความร่วมมือที่ราบรื่น การทำงานที่ไม่มีสะดุด และความสัมพันธ์ในทีมที่ดี คุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรของคุณได้โดยทำตามคำแนะนำแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนนี้ และปรับปรุงส่วนประกอบหนึ่งส่วนหนึ่งให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ยิ่งคุณอ่านและเขียนมากเท่าใด ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรของคุณก็จะดีขึ้นเท่านั้น
คุณสมบัติการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรของ ClickUp เช่น ClickUp Brain และ Chat View สามารถทำให้การทำงานร่วมกันของทีมง่ายขึ้นและมั่นใจได้ว่าจะสื่อสารโดยไม่มีข้อผิดพลาดด้วยซอฟต์แวร์การสื่อสารทั้งภายนอกและภายในนี้ คุณสามารถปรับปรุงข้อความที่มีอยู่ให้สมบูรณ์แบบ เขียนบันทึก รายงาน อีเมล และอื่นๆ จากศูนย์กลาง และสร้างเทมเพลตสำหรับอนาคต ทั้งหมดในที่เดียว
ลงทะเบียนใช้ ClickUpเพื่อทำให้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในที่ทำงานของคุณรวดเร็ว ง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น