คุณทราบหรือไม่ว่าค่าใช้จ่ายในการหาลูกค้าใหม่สูงกว่าการรักษาลูกค้าเดิมถึงห้าถึงเจ็ดเท่า? นอกจากนี้ คุณอาจเห็นการเติบโตของกำไร 25-95%ในระยะเวลาหนึ่งหากคุณเพิ่มอัตราการรักษาลูกค้าขึ้นเพียง 5%
ในขณะที่กลยุทธ์การหาลูกค้าที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโต การตระหนักว่าผลตอบแทนจากการลงทุนจากลูกค้าที่มีอยู่แล้วมักจะสูงกว่ามากนั้นเป็นสิ่งสำคัญ การต่อสัญญาจะนำรายได้ซ้ำกลับมาและเป็นการยืนยันถึงคุณภาพของงานของคุณ พวกเขามีบทบาทสำคัญในการสร้างความร่วมมือและช่วยในการแนะนำลูกค้าใหม่
ด้วยการนำกลยุทธ์และเทคนิคทางธุรกิจใหม่ ๆ มาใช้ คุณสามารถสร้างสัญญาใหม่และทำให้ลูกค้าปัจจุบันเห็นคุณค่าในการสานต่อความร่วมมือกับคุณได้
การต่อสัญญาคืออะไร?
การต่อสัญญาหมายถึงการปรับปรุงสัญญาที่มีอยู่ระหว่างคุณกับลูกค้าของคุณให้สดใหม่ขึ้น ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อระยะเวลาของสัญญาใกล้จะสิ้นสุดลง และทั้งสองฝ่ายเห็นคุณค่าในการดำเนินความร่วมมือต่อไป กระบวนการต่อสัญญามักเกี่ยวข้องกับการเจรจาต่อรองเงื่อนไข ราคา และขอบเขตของโครงการให้เหมาะสมกับความต้องการของทั้งสองฝ่ายมากขึ้น
การต่อสัญญาไม่ใช่แค่เรื่องพิธีการ—การละเลยอาจทำให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อความเสียหาย
นี่คือห้าวิธีหลักที่สามารถช่วยคุณต่อสัญญาในเงื่อนไขที่ดี:
- การเจรจา: การต่ออายุเป็นโอกาสในการเจรจาเงื่อนไขใหม่ คุณสามารถปรับราคาโดยการพูดคุยกับทีมการเงินและรับข้อมูลเชิงลึก หรือแม้กระทั่งเสนอส่วนลดหรืออัตราเหมาจ่าย เข้าใจความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของพวกเขาและปรับระดับการให้บริการ หรือเปลี่ยนระยะเวลาของสัญญาเพื่อสะท้อนมูลค่าที่คุณส่งมอบในปัจจุบัน
- การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): ด้วยการดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอตลอดระยะเวลาสัญญา ผ่านการสื่อสารที่เปิดเผยและโปร่งใส คุณสามารถปรับปรุงและ บริหารจัดการความคาดหวังของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้กระบวนการต่อสัญญามีความราบรื่น และเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ
- การตลาดผ่านเครื่องมือค้นหา (SEM): การมีตัวตนออนไลน์ที่แข็งแกร่งสามารถเสริมสร้างคุณค่าที่นำเสนอของคุณในระหว่างการต่อสัญญาได้ ลูกค้าอาจค้นคว้าบริการของคุณทางออนไลน์ก่อนตัดสินใจ ดังนั้นให้แน่ใจว่าเว็บไซต์และชื่อเสียงออนไลน์ของคุณแสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญของคุณ
- แบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า: การรวบรวมความคิดเห็นผ่านแบบสำรวจหรือการสนทนาแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนถึงช่วงเวลาการต่ออายุ คำถามสามารถเป็นแบบเลือกตอบหรือแม้กระทั่งแบบใช่/ไม่ใช่ก็ได้ ตัวอย่างเช่น
การต่อสัญญา vs. การขยายสัญญา
ในขณะที่เราพูดถึงเรื่องการต่อสัญญา สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจว่ามันแตกต่างจากการไม่ต่อสัญญาหรือการขยายสัญญาอย่างไร
การต่อสัญญาหมายถึงการปรับปรุงข้อตกลงอย่างสมบูรณ์ ซึ่งอาจมีการปรับเปลี่ยนเงื่อนไข ราคา หรือขอบเขตตามความต้องการใหม่ ในทางกลับกัน การขยายสัญญาเพียงแค่ยืดระยะเวลาของสัญญาเดิมออกไปโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ
อีกกรณีหนึ่งที่ควรสังเกตคือการ ยกเลิกสัญญา ซึ่งแตกต่างจากการไม่ต่อสัญญา การยกเลิกสัญญาจะ ยุติข้อตกลงก่อนวันหมดอายุที่กำหนดไว้ มักเกิดจากการผิดสัญญา ประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดี หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด การไม่ต่อสัญญาคือการที่สัญญาหมดอายุโดยไม่มีการขยายระยะเวลาออกไปอีก
ตัวอย่างการต่อสัญญา
สมมติว่าคุณเป็นเอเจนซี่การตลาดดิจิทัลที่มีสัญญากับร้านเสื้อผ้าท้องถิ่นเป็นเวลาหนึ่งปี ในระหว่างข้อตกลงปีแรก คุณได้ดำเนินการแคมเปญโซเชียลมีเดียที่ประสบความสำเร็จในการเพิ่มการรับรู้แบรนด์และยอดขายออนไลน์ของพวกเขา นี่คือวิธีการจัดการการต่อสัญญาในสถานการณ์นี้
ก่อนที่สัญญาจะหมดอายุ คุณติดต่อลูกค้าอย่างเชิงรุก คุณนำเสนอรายงานรายละเอียดที่แสดงผลลัพธ์ รวมถึงการเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญของจำนวนผู้ติดตาม การปรับปรุงความรู้สึกต่อแบรนด์ และการเพิ่มขึ้นของปริมาณผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์จาก Instagram ที่สามารถวัดได้
จากความสำเร็จของคุณ คุณเสนอให้ต่อสัญญาฉบับใหม่โดยมีการปรับเพิ่มค่าธรรมเนียมรายเดือนเล็กน้อย เพื่อเป็นการตอบแทน คุณยินดีที่จะขยายขอบเขตการให้บริการให้ครอบคลุมการดูแลเพจ Facebook ของพวกเขา รวมถึงการพัฒนาแคมเปญโฆษณาบนโซเชียลมีเดียที่ตรงกลุ่มเป้าหมาย
แสดงให้เห็นถึงคุณค่าที่ชัดเจนและเสนอแนวทางที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน เพื่อก้าวไปสู่การต่อสัญญาที่ประสบความสำเร็จกับบูติก
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการต่อสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการต่ออายุสัญญากลยุทธ์การบริหารลูกค้าที่ให้ความสำคัญกับความพึงพอใจของลูกค้าและแสดงให้เห็นถึงคุณค่าอย่างต่อเนื่องของคุณต่อบริษัทนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง ตั้งแต่แผนที่คัดสรรมาอย่างดีไปจนถึงการบริหารความสัมพันธ์ที่มั่นคง ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ
เริ่มการเจรจาแต่เนิ่นๆ
ช่วงเวลาสำหรับการหารือเกี่ยวกับการต่อสัญญาไม่ควรเปิดเพียงไม่กี่สัปดาห์ก่อนถึงวันครบกำหนดต่อสัญญา แต่ควรเปิดล่วงหน้าเป็นเวลาหลายเดือน ซึ่งจะช่วยให้มีเวลาเพียงพอสำหรับการเจรจาต่อรองสัญญา การหารืออย่างมีประสิทธิภาพ และการแสดงถึงความมุ่งมั่นของคุณต่อความร่วมมือนี้
มาทบทวนสัญญากับร้านบูติกเสื้อผ้าอีกครั้ง กำหนดการประชุมกับเจ้าของร้านบูติกให้เร็วขึ้นมากก่อนถึงวันต่อสัญญาของคุณ ให้ความสำคัญกับการทบทวนความสำเร็จในปีที่ผ่านมา การเติบโตของจำนวนผู้ติดตามในอินสตาแกรม และปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์ เริ่มพูดคุยเกี่ยวกับแนวคิดใหม่ ๆ กลยุทธ์ และอาจรวมถึงเป้าหมายที่ทะเยอทะยานยิ่งขึ้น
การเริ่มต้นการสนทนาแต่เนิ่นๆ จะทำให้คุณแสดงให้เห็นว่าคุณมีความพร้อมและสามารถจัดการทุกอย่างได้ ซึ่งจะทำให้การต่อสัญญาเป็นไปในทิศทางที่เป็นประโยชน์ต่อคุณ
เน้นย้ำคุณค่าที่ส่งมอบ
อย่าเพียงแค่บอกว่าคุณทำงานได้ดี—สนับสนุนด้วยข้อมูล!
ลูกค้าชื่นชมความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่คุณได้ส่งมอบ ก่อนเข้าสู่การเจรจา รวบรวมข้อมูลและคำรับรองจากลูกค้า เน้นย้ำความสำเร็จของคุณและวัดผลลัพธ์ให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการประชุมต่ออายุสัญญากับเจ้าของร้านบูติก คุณควรเตรียมรายงานผลการดำเนินงานที่ครอบคลุม โดยระบุรายละเอียดการเพิ่มขึ้นของผู้ติดตามในอินสตาแกรม เช่น เพิ่มขึ้น 10% การเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกของความรู้สึกต่อแบรนด์ โดยมีความคิดเห็นเชิงบวกเพิ่มขึ้น 5% และการเพิ่มขึ้นของปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์จากอินสตาแกรมที่สามารถวัดผลได้ (15%) ผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้เหล่านี้จะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงคุณค่าที่คุณได้เพิ่มให้กับธุรกิจของพวกเขา
โดยการนำเสนอข้อมูลที่น่าสนใจ คุณแสดงให้เจ้าของร้านบูติกเห็นถึงประโยชน์ที่จับต้องได้ของบริการของคุณ ซึ่งจะช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งของคุณในการเจรจาสัญญาใหม่พร้อมค่าธรรมเนียมที่เพิ่มขึ้น
รักษาการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมกับลูกค้า
อย่าจำกัดการติดต่อสื่อสารไว้เพียงช่วงต่อสัญญาเท่านั้น การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอในระหว่างระยะเวลาของสัญญาช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที รวบรวมความคิดเห็น และทำให้บริการของคุณสอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของพวกเขา ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ประสบความสำเร็จสร้างขึ้นบนพื้นฐานของการสื่อสารที่เปิดกว้างและสม่ำเสมอ
มาพิจารณาการบริหารจัดการสื่อสังคมออนไลน์ของร้านเสื้อผ้าในปีนี้กันเถอะ ติดต่อสื่อสารกับลูกค้าของคุณอย่างสม่ำเสมอด้วยการอัปเดตข้อมูล และแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงหรือการล่าช้า แม้แต่ผลงานที่ยอดเยี่ยมก็สามารถนำมาเน้นย้ำได้ การรายงานผลเป็นรายสัปดาห์โดยสรุปตัวชี้วัดหลักและข้อมูลการมีส่วนร่วมเป็นแนวทางที่ดี
นี่เรียกว่า การตลาดตามวงจรชีวิตของลูกค้า และจำเป็นต้องมีการประชุมประจำเดือนตามกำหนดการเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์เนื้อหา ตอบคำถาม ปรับเปลี่ยนแนวทาง และระดมความคิดใหม่ ๆ
โดยการให้ความสำคัญกับการสื่อสาร คุณจะสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับลูกค้าของคุณ และสร้างตัวเองให้เป็นคู่ค้าที่มีคุณค่าซึ่งมีโอกาสสูงที่จะได้รับการต่อสัญญา
ทำให้กระบวนการต่ออายุของคุณเป็นอัตโนมัติ
กระบวนการต่ออายุด้วยตนเองอาจใช้เวลานานและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ควรพิจารณาใช้ระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) หรือซอฟต์แวร์บริหารจัดการสัญญาโดยเฉพาะ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการวงจรชีวิตของสัญญาและทำให้งานด้านการรักษาลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การส่งการแจ้งเตือน การสร้างรายงาน และการจัดการกำหนดเวลาสัญญา
ในตัวอย่างของเรา เมื่อบริษัทจัดการโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณเติบโตขึ้นอย่างมาก การติดตามวันต่ออายุสัญญาด้วยตนเองอาจกลายเป็นฝันร้ายทางตัวเลข
ด้วยการนำระบบ CRM มาใช้ คุณสามารถทำการแจ้งเตือนการต่ออายุอัตโนมัติ ตั้งค่าการแจ้งเตือนวันหมดอายุ และจัดเก็บข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงานง่ายขึ้น
การกำจัดงานที่ทำซ้ำๆ จะช่วยให้คุณมีเวลาและทรัพยากรที่มีค่ามากขึ้น ทีมงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์และการปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับลูกค้า ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่กระบวนการต่อสัญญาที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ให้ความสนใจกับความต้องการและความประพฤติของลูกค้าของคุณ
ติดตามแนวโน้มของอุตสาหกรรมและการปรากฏตัวออนไลน์ของลูกค้าของคุณ และเตรียมพร้อมที่จะปรับบริการของคุณให้เหมาะสมตามนั้น
ในระหว่างการสนทนาเรื่องการต่ออายุสัญญากับเจ้าของร้านบูติก คุณพบว่าพวกเขาวางแผนที่จะเปิดตัวเสื้อผ้าคอลเลคชั่นใหม่ที่มุ่งเป้าไปที่กลุ่มลูกค้าที่อายุน้อยกว่า เมื่อเห็นการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณจึงเสนอให้ขยายกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของคุณให้ครอบคลุมแพลตฟอร์มอย่าง TikTok และ Snapchat ซึ่งได้รับความนิยมในกลุ่มผู้ชมที่อายุน้อย นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนะนำแคมเปญการตลาดผ่านอินฟลูเอนเซอร์เพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้นได้อีกด้วย
ความเต็มใจของคุณในการปรับตัวและตอบสนองต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของพวกเขา แสดงให้เห็นกับเจ้าของร้านบูติกว่าคุณทุ่มเทอย่างแท้จริงต่อความสำเร็จในระยะยาวของพวกเขา การมุ่งเน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะต่อสัญญาและสานต่อความร่วมมือกับคุณต่อไป
จัดตั้งแผนการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพ
จัดทำแผนการจัดการสัญญาที่ครอบคลุมซึ่งติดตามข้อตกลงกับลูกค้าทั้งหมด รวมถึงวันที่สำคัญ ข้อมูลติดต่อ และเงื่อนไขการต่ออายุ แผนที่ชัดเจนช่วยให้คุณมีระเบียบ ไม่พลาดวันสำคัญ และช่วยให้คุณดำเนินการต่ออายุอย่างมีกลยุทธ์
ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเช่นClickUp เพื่อสร้างฐานข้อมูลสัญญาลูกค้าที่รวมศูนย์ไว้ในที่เดียว ซอฟต์แวร์นี้ยังจัดเก็บการสื่อสารและเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสัญญา และสามารถแจ้งเตือนการต่ออายุที่กำลังจะมาถึงล่วงหน้าได้โดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการต่ออายุเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
การใช้เครื่องมือเช่น ClickUp ในการจัดการการต่อสัญญา
ตอนนี้เราได้กำหนดความสำคัญของการต่อสัญญาและสำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับข้อกำหนดการต่อสัญญาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นและปรับปรุงการติดต่อกับลูกค้าสำหรับการต่อสัญญาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ CRM ของ ClickUpช่วยให้คุณจัดการการโต้ตอบกับลูกค้าได้จากศูนย์กลางเดียว ข้อมูลลูกค้าและสัญญาทั้งหมด ประวัติการสื่อสาร รายละเอียดโครงการ และข้อมูลติดต่อที่สำคัญพร้อมใช้งานในมุมมอง ClickUp กว่า 15 แบบ รวมถึงรายการ บอร์ด และแผนภูมิแกนต์
ไม่ว่าคุณจะชอบใช้กระดานคัมบังสำหรับการจัดการขั้นตอนที่ชัดเจน หรือมุมมองรายการสำหรับการจัดการใบเสนอราคาอย่างละเอียด ClickUp CRM สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้
เคล็ดลับมืออาชีพ:ผสานอีเมลของคุณกับ ClickUpเพื่อขจัดปัญหาการสื่อสารที่แยกส่วนและทำให้การติดต่อราบรื่นยิ่งขึ้น ร่างข้อเสนอการต่ออายุ ส่งการอัปเดตโครงการ และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้จากแพลตฟอร์มเดียว
แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้คุณวิเคราะห์ประสิทธิภาพของสัญญาโดยติดตามตัวชี้วัดลูกค้าที่สำคัญ เช่น มูลค่าตลอดอายุการใช้งานและขนาดข้อตกลงเฉลี่ย ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เป็นจุดพูดคุยที่มีคุณค่าเมื่อต้องเจรจาต่ออายุสัญญา ช่วยให้คุณปรับปรุงข้อเสนอเพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าเฉพาะที่คุณได้มอบให้กับธุรกิจของลูกค้าแต่ละราย
ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อติดตามความพึงพอใจของลูกค้าหรือเหตุการณ์สำคัญของโครงการเพื่อระบุพื้นที่ที่อาจเป็นปัญหาได้ก่อนที่จะกลายเป็นอุปสรรคในการต่ออายุการตรวจสอบเอกสารอย่างครอบคลุมที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างเชิงรุกจะช่วยสร้างความไว้วางใจและเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณ ทำให้การต่ออายุสัญญาเป็นขั้นตอนที่เป็นธรรมชาติของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน
เทมเพลตการจัดการสัญญาของ ClickUpช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาและข้อตกลงทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว วิธีการนี้ช่วยลดเวลาที่เสียไปกับการค้นหาเอกสารและทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างง่ายดายเมื่อเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับการต่อสัญญากับลูกค้า
ด้วยคุณสมบัติการจัดการงานที่ติดตั้งไว้ในตัว คุณสามารถ มอบหมายงานที่เกี่ยวข้องกับการต่ออายุ ให้กับสมาชิกในทีมและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ คุณยังสามารถ สร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่นและเป็นระบบ โดยการร่างข้อเสนอการต่ออายุ กำหนดการประชุม และติดตามประวัติการสื่อสารทั้งหมดภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน
เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณสร้าง สถานะเช่น 'กำลังต่ออายุ' หรือ 'อยู่ระหว่างการเจรจาต่ออายุ' เพื่อติดตามวันหมดอายุและสถานะความคืบหน้าของแต่ละสัญญาลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ใช้มุมมอง'แผนภูมิแกนต์' เพื่อแสดงกำหนดการสำคัญที่กำลังจะมาถึงและช่วยให้มั่นใจว่าการหารือเรื่องการต่ออายุจะเกิดขึ้นตรงเวลา
วิธีเพิ่มการต่อสัญญาให้มากขึ้น
การรักษาการต่ออายุต้องใช้แนวทางที่ริเริ่มล่วงหน้าซึ่งมากกว่าการส่งการแจ้งเตือนเพียงอย่างเดียว นี่คือกลยุทธ์สำคัญบางประการเพื่อเพิ่มความสำเร็จในการต่ออายุของคุณ:
สร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืน
การหารือเกี่ยวกับการต่ออายุเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติของความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ลงทุนเวลาในการ สร้างความสัมพันธ์ที่ดี, ฉลองความสำเร็จของลูกค้า, และรักษาการสื่อสารที่เปิดกว้าง ตลอดระยะเวลาของสัญญาเพื่อสร้างความไว้วางใจและความภักดี ทำให้การต่ออายุกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ แทนที่จะเป็นการต่อรอง
ให้ความสำคัญกับความต้องการของลูกค้า
กลายเป็นคู่ค้าที่ขาดไม่ได้โดยการแสดงความสนใจอย่างแท้จริงในการเข้าใจความต้องการและความท้าทายที่เปลี่ยนแปลงของลูกค้าของคุณ ขอคำแนะนำอย่างสม่ำเสมอ ปรับบริการของคุณให้เหมาะสม และทำให้เกินความคาดหวังอย่างต่อเนื่อง
ขายความสัมพันธ์
มุ่งเน้นไปที่ภาพรวมที่ใหญ่กว่า อย่าเพียงแค่เน้นผลลัพธ์ของโครงการเท่านั้น แต่ให้แสดงให้เห็นถึงประโยชน์ระยะยาวที่คุณได้นำมาสู่ธุรกิจของพวกเขา วัดผลกระทบของคุณต่อการเติบโต ประสิทธิภาพ หรือชื่อเสียงของแบรนด์ของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยตอกย้ำคุณค่าของความร่วมมือที่ดำเนินอยู่
การเจรจาต่อรองขั้นเทพ
การเจรจาต่ออายุต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลงานของคุณ, ตัวชี้วัดอุตสาหกรรมสำหรับบริการของคุณ, และตำแหน่งตลาดปัจจุบันของลูกค้า. เตรียมตัวให้พร้อมที่จะอธิบายเหตุผลของการปรับค่าธรรมเนียมหรือการนำเสนอบริการที่เสนอ.
เตรียมพร้อมและตอบสนองอย่างรวดเร็ว
รับประกันเวลาการตอบกลับที่รวดเร็ว ต่อคำถามของลูกค้าในระหว่างการเจรจา. การสื่อสารที่รวดเร็วแสดงให้เห็นถึงการให้เกียรติธุรกิจของพวกเขา และช่วยให้การดำเนินการดำเนินต่อไปข้างหน้า.
ClickUp ช่วยให้คุณปรับกลยุทธ์เหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพและรักษาการต่อสัญญาด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย:
- พื้นที่ทำงานที่ปรับแต่งได้: สร้างพื้นที่ทำงานเฉพาะสำหรับแต่ละลูกค้า รวบรวมรายละเอียดโครงการทั้งหมด การสื่อสาร และเอกสารสัญญาไว้ในที่เดียว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลและเตรียมการต่ออายุอย่างง่ายดาย
- การต่ออายุสัญญาอัตโนมัติ: ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับกำหนดการต่ออายุที่กำลังจะมาถึงและการหมดอายุของงานต่าง ๆ เครื่องมือภาพของ ClickUp เช่น แผนภูมิแกนต์ ช่วยให้มองเห็นความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน เพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่สัญญาจะหมดอายุ
- การติดตามและรายงานผลการดำเนินงาน: ติดตามตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่สำคัญ (KPIs) ตลอดระยะเวลาของสัญญาเพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าที่คุณได้ส่งมอบ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มปริมาณผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ การปรับปรุงการรับรู้แบรนด์ หรือการลดต้นทุน การมีข้อมูลเหล่านี้พร้อมใช้ช่วยให้คุณเน้นย้ำถึงความสำเร็จของคุณในระหว่างการหารือเพื่อต่อสัญญา
- ศูนย์กลางการสื่อสารแบบรวมศูนย์: ขจัดปัญหาการสื่อสารที่แยกส่วนโดยการผสานอีเมลของคุณและนำเสนอช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายภายในงานต่างๆ สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้า ทำให้คุณสามารถตอบข้อสงสัยได้อย่างรวดเร็ว ร่วมมือกันอย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี
- การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): ระบบ CRM ของ ClickUp จัดเก็บข้อมูลติดต่อ ประวัติการสื่อสาร และรายละเอียดโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว มอบภาพรวมที่ครอบคลุมของความสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ละราย ระบบนี้กลายเป็นศูนย์กลางที่ช่วยให้คุณปรับแต่งการติดต่อและแสดงความใส่ใจอย่างแท้จริงต่อความต้องการของลูกค้า
บทบาทของการประเมินความเสี่ยงในการต่อสัญญา
การต่อสัญญาเป็นโอกาสในการเสริมสร้างความร่วมมือและรักษาแหล่งรายได้อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม ความประมาทอาจนำมาซึ่งความสูญเสีย ก่อนที่จะกดปุ่ม 'ต่ออายุ' การประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียดถี่ถ้วนเป็นสิ่งสำคัญเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและสร้างความร่วมมือที่ยั่งยืนในอนาคต
การต่อสัญญาใหม่มีความเสี่ยงหลายประการ ทั้งในระดับลูกค้าแต่ละรายและสำหรับบริษัทของคุณ
ความเสี่ยงของลูกค้าแต่ละราย
- ความเสี่ยงด้านเงินเดือนและการจ้างงาน: วิเคราะห์ความมั่นคงทางการเงินของลูกค้าของคุณ มีความเสี่ยงต่อการถูกเลิกจ้างหรือการปิดกิจการของบริษัทในอนาคตหรือไม่ การต่อสัญญากับลูกค้าที่กำลังเผชิญปัญหาทางการเงินอาจนำไปสู่การล่าช้าในการชำระเงินหรือการผิดนัดชำระ
- การเปลี่ยนแปลงความต้องการของลูกค้า: ความต้องการและลำดับความสำคัญของลูกค้ามีการเปลี่ยนแปลงได้ ประเมินว่าบริการของคุณยังคงสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจปัจจุบันของพวกเขาหรือไม่ การต่อสัญญากับลูกค้าที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงไปอย่างมีนัยสำคัญอาจนำไปสู่ความไม่พึงพอใจและอาจมีการยกเลิกสัญญาในอนาคต
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังดูแลโซเชียลมีเดียให้กับร้านบูติกและพวกเขาตัดสินใจเปลี่ยนกลุ่มเป้าหมายจากการให้บริการลูกค้าในท้องถิ่นไปเป็นตลาดต่างประเทศ คุณจะต้องปรับกลยุทธ์การตลาดดิจิทัลของคุณให้ครอบคลุมในระดับสากล ทั้งในด้านช่องทาง เนื้อหา และการกำหนดกลุ่มเป้าหมาย!
ความเสี่ยงทั่วทั้งบริษัท
- ความผันผวนของอุตสาหกรรม: พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของการหยุดชะงักในอุตสาหกรรมที่อาจส่งผลกระทบต่อฐานลูกค้าของคุณ มีการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบหรือความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่กำลังจะเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลต่อการดำเนินงานของลูกค้าและส่งผลต่อความต้องการบริการของคุณหรือไม่? การไม่คำนึงถึงปัจจัยทางเศรษฐกิจมหภาคเหล่านี้อาจนำไปสู่การไม่ต่อสัญญาจำนวนมาก
- การอิ่มตัวของตลาด: อุตสาหกรรมของคุณกำลังแข่งขันกันมากขึ้นหรือไม่? การต่อสัญญากับฐานลูกค้าที่อิ่มตัวอาจจำกัดศักยภาพการเติบโตของคุณ การสำรวจตลาดใหม่หรือการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่สามารถช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้
การประเมินความเสี่ยงเชิงรุกสามารถเพิ่มอัตราความสำเร็จในการต่ออายุได้อย่างมีนัยสำคัญ ต่อไปนี้คือกลยุทธ์สำคัญที่ควรพิจารณา:
- คาดการณ์พฤติกรรมผู้บริโภค: ใช้การวิจัยตลาดและแนวโน้มอุตสาหกรรมเพื่อทำความเข้าใจความต้องการและความชอบของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป ฟีเจอร์ CRM ของ ClickUp สามารถช่วยคุณติดตามความคิดเห็นของลูกค้าและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่มันจะบานปลาย
- ติดตามการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรม: ติดตามการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย, ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี, และการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจในอุตสาหกรรมของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง การคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับบริการของคุณได้ และลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโซลูชันที่ล้าสมัย
- ดำเนินการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า: รวบรวมความคิดเห็นโดยตรงจากลูกค้าของคุณ การเข้าใจประสบการณ์และความคาดหวังของพวกเขาช่วยให้คุณสามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับการต่ออายุได้ก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น
- การวางแผนสถานการณ์: พัฒนาแผนสำรองสำหรับสถานการณ์เสี่ยงต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานคนสำคัญลาออกจากบริษัท คุณมีแผนสำรองเพื่อให้แน่ใจว่าการให้บริการแก่ลูกค้าจะดำเนินต่อไปได้หรือไม่
- ดำเนินการวิเคราะห์ความเสี่ยงทางการเงิน: ประเมินความสามารถทางการเงินที่คาดการณ์ไว้ของสัญญาที่ได้รับการต่ออายุ ซึ่งรวมถึงการคำนึงถึงการปรับเงินเดือนที่อาจเกิดขึ้น การจัดสรรทรัพยากร และการเปลี่ยนแปลงของตลาด
- การสื่อสารที่เปิดกว้าง: รักษาการสื่อสารที่เปิดกว้างและโปร่งใสกับลูกค้าของคุณตลอดระยะเวลาของสัญญา. สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ล่วงหน้า ลดความเสี่ยงของความไม่พอใจในระยะการต่อสัญญา
เทมเพลตสัญญาการทำงานของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถสร้างสัญญาที่มีขอบเขตงานที่ชัดเจนและกำหนดไว้อย่างละเอียด ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการต่อสัญญา ทั้งสองฝ่ายจะมีจุดอ้างอิงที่เป็นลายลักษณ์อักษร ช่วยป้องกันการเข้าใจผิดเกี่ยวกับงานที่ต้องส่งมอบและการเพิ่มขึ้นของภาระงานที่ไม่คาดคิด
แบบสัญญาจ้างงานช่วยลดความจำเป็นในการใช้เอกสารและอีเมลที่กระจัดกระจาย ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสัญญาทั้งหมด รวมถึงข้อตกลงเริ่มต้น การแก้ไข และประวัติการสื่อสาร จะถูกเก็บไว้ที่ศูนย์กลางภายใน ClickUp คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติเหล่านี้เพื่อทำให้การหารือเกี่ยวกับการต่อสัญญาเป็นไปอย่างราบรื่น และลดความเสี่ยงของการมองข้ามข้อมูลสำคัญ
สร้างฟิลด์ที่กำหนดเองภายในเทมเพลตเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงาน เงื่อนไขการชำระเงิน หรือข้อกำหนดอื่น ๆ ภายในสัญญาในระหว่างการเจรจาต่ออายุ ประวัติการแก้ไขที่บันทึกไว้อย่างชัดเจนนี้ช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างโปร่งใสและลดความเสี่ยงของความสับสนหรือข้อพิพาทในอนาคต
วางแผนกลยุทธ์และคว้าการต่อสัญญาด้วย ClickUp
สัญญาไม่ใช่เพียงเอกสารทางการ แต่เป็นเส้นชีวิตที่เชื่อมโยงคุณกับลูกค้าที่มีคุณค่าของคุณ การต่อสัญญาช่วยให้ความสัมพันธ์ที่มีคุณค่าร่วมกันนี้ดำรงอยู่ต่อไป การต่อสัญญาต้องการความสนใจอย่างต่อเนื่อง หากไม่ได้รับการดูแลอาจเสื่อมสภาพและขาดตอนในเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด การบริหารการต่อสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้การเชื่อมต่อเหล่านี้คงความแข็งแกร่งไว้ได้ และส่งเสริมให้เกิดความร่วมมือระยะยาวที่ขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ
จำไว้ว่าการต่ออายุที่ประสบความสำเร็จไม่ใช่แค่การได้ลายเซ็นเท่านั้น แต่เป็นการลดความเสี่ยงและสร้างความไว้วางใจใช้ซอฟต์แวร์รักษาลูกค้าอย่างClickUp เพื่อคาดการณ์อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นผ่านเครื่องมือประเมินความเสี่ยง เช่น แดชบอร์ดและเทมเพลต พึ่งพาสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันของ ClickUp เพื่อส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง ซึ่งเป็นรากฐานของการเจรจาที่ประสบความสำเร็จ
ให้ ClickUp เปลี่ยนกลยุทธ์การต่อสัญญาของคุณจากพิธีการจำเป็นให้กลายเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างความร่วมมือระยะยาวกับลูกค้าและการเติบโตร่วมกัน