25 เคล็ดลับและเทคนิค Excel เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในปี 2025

Microsoft Excel มีทางลัด สูตร และฟังก์ชันขั้นสูงมากมายให้เรียนรู้และนำไปใช้

ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ใน Excel หรือมีเคล็ดลับ Excel ระดับปานกลาง นี่คือเทคนิค Excel ที่จะพัฒนาความรู้ของคุณและยกระดับทักษะ Excel ของคุณ

Excel คืออะไร?

Microsoft Excel เป็น ซอฟต์แวร์สเปรดชีตสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล การแสดงผลข้อมูล และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ที่ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจสามารถจัดเก็บข้อมูลและติดตามชุดข้อมูลสำคัญทางธุรกิจได้อย่างง่ายดายด้วยสูตรตั้งแต่ระดับพื้นฐานไปจนถึงขั้นสูง

Excel ใช้สเปรดชีตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานข้อมูลของธุรกิจโดยไม่ส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของข้อมูลของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมประเภทใด ทุกแผนก รวมถึงการขาย การตลาด การเงิน การปฏิบัติการ เทคโนโลยี และทรัพยากรมนุษย์ ต่างก็ใช้ Excel

แม้ว่ากรณีการใช้งานจะแตกต่างกันไปในแต่ละแผนกธุรกิจ แต่การรู้เทคนิคและเคล็ดลับ Excel ที่ใช้ได้จริงในการสร้างรายงาน แดชบอร์ด และเอกสารสรุปตามที่คุณต้องการจะเป็นประโยชน์อย่างมาก

25 เคล็ดลับ Excel สำหรับทุกการใช้งาน

หากคุณกำลังอ่านสิ่งนี้อยู่ คุณต้องทราบถึงพื้นฐานของ Excel แล้ว เช่น:

เนื่องจากคนส่วนใหญ่รู้วิธีดำเนินการเหล่านี้อยู่แล้ว เราจะไม่ทำให้คุณเบื่อกับเรื่องนั้น มาพูดถึงเทคนิคขั้นสูงของ Excel ที่จะยกระดับทักษะของคุณไปอีกขั้นกันดีกว่า

เราได้แยกเทคนิคและเคล็ดลับการใช้ Excel ออกเป็นสามหมวดหมู่:

คีย์ลัด, สูตร, และฟังก์ชัน

ด้านล่างนี้คือคีย์ลัดที่ผู้ชื่นชอบ Excel ทุกคนควรรู้:

1. การป้อนหมายเลขเป็นข้อความ

ในสถานการณ์ที่คุณต้องการแสดงตัวเลขในรูปแบบที่อ่านได้ ให้ใช้ทางลัดนี้—เพิ่มเครื่องหมายอะพอสทรอฟี (') ก่อนตัวเลข

2. การเลือกข้อมูลบางส่วนในคราวเดียว

เมื่อจัดการกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ หากคุณต้องการเลือกส่วนเฉพาะของข้อมูล:

3. เปิดไฟล์มากกว่าหนึ่งไฟล์พร้อมกัน

ต้องการเปิดไฟล์ Excel หลายไฟล์พร้อมกันหรือไม่? นี่คือวิธีทำ:

4. เทคนิคการกรอกอัตโนมัติ

เบื่อกับการคลิกขวาทุกครั้งแล้วคลิกที่ 'วางแบบพิเศษ' เพื่อเพิ่มข้อมูลที่ขาดไปหรือไม่?

แผ่นงาน Excel จะเติมข้อมูลที่ขาดหายไปในชุดข้อมูล สมมติว่าคุณสร้างชุดตัวเลขคู่และกรอกตัวเลขสามตัวแรกในคอลัมน์ทั้งหมด

5. ทำให้การมองเห็นข้อมูลง่ายขึ้นด้วยฟีเจอร์ 'Transpose'

สมมติว่ามีคอลัมน์ยาวที่เต็มไปด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่ซึ่งทำให้คุณสับสน วิธีที่ดีในการทำให้มุมมองของคุณง่ายขึ้นคือการเปลี่ยนคอลัมน์เหล่านี้เป็นแถว (และในทางกลับกัน) วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบเวิร์กชีตทั้งหมดของคุณและสร้างความชัดเจนในการมองเห็น

ทำไมต้องใช้วิธีเดิมๆ ด้วยการเลือก 'วางแบบพิเศษ' เพื่อสร้างแถวใหม่ด้วยตนเอง ในเมื่อฟีเจอร์ Transpose สามารถทำได้เหมือนกัน?

6. สร้างแผนภูมิและกราฟอย่างง่าย

การสร้างแดชบอร์ดการตลาดและการขายที่ง่ายทำได้ไม่ยากด้วย Microsoft Excel. แผ่นงาน Excel ช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิแท่ง, กราฟเส้น, และแผนภูมิวงกลมสำหรับชุดข้อมูลที่เลือกได้. เพิ่มตารางภายใน Excel หรือคัดลอกชุดข้อมูลแล้ว 'วางแบบพิเศษ' เพื่อสร้างแผนภูมิ.

ฟีเจอร์ 'บันทึกเป็นแม่แบบ' ช่วยให้คุณสามารถบันทึกแม่แบบแผนภูมิเพื่อใช้ในอนาคตแทนการสร้างใหม่ทุกครั้ง

7. เพิ่มตัวกรอง

หากผู้ใช้ต้องการดูแถวหรือคอลัมน์เฉพาะ Excel อนุญาตให้พวกเขาคัดกรองข้อมูลที่เหลือออกจากสเปรดชีตได้

เพื่อทำสิ่งนี้:

8. เลือกเซลล์ที่ไม่ได้เชื่อมโยงและจัดรูปแบบเซลล์

ต้องการเลือกหลายเซลล์จากคอลัมน์หรือแถวที่แตกต่างกันแทนที่จะดับเบิลคลิก 'วางแบบพิเศษ' ซ้ำๆ หรือไม่?

กดปุ่ม 'Ctrl' ค้างไว้แล้วเลือกเซลล์ที่ต้องการ

อีกหนึ่งเทคนิคที่ยอดเยี่ยมใน Excel คือการจัดรูปแบบเซลล์โดย:

คุณสมบัติ 'จัดรูปแบบเซลล์' ช่วยปรับปรุงความชัดเจนและความสามารถในการอ่านของการนำเสนอข้อมูล

9. สร้างเมนูทางลัดที่ปรับแต่งได้

หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel ที่ทุ่มเทและเปิดไฟล์ Excel ทุกวัน ให้ปรับแต่งริบบิ้นของ Excel ของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องมองหาทางลัดทุกครั้ง

📚เคล็ดลับมืออาชีพ: ลองใช้ตารางหมุนเพื่อสรุปข้อมูลทั้งหมดอย่างรวดเร็ว

ในการสร้างตารางหมุนเวียน ให้เลือกเซลล์ว่างใดเซลล์หนึ่ง คลิกที่ 'แทรก' จากนั้นคลิกที่ 'ตารางหมุนเวียน'

ตารางสรุปข้อมูลและเมนูทางลัดที่ปรับแต่งเองจะช่วยให้คุณเข้าใจชุดข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างละเอียด การเพิ่มตารางสรุปข้อมูลลงในรายงาน Excel เป็นเรื่องปกติสำหรับมืออาชีพด้านการขายและการตลาด

โบนัส:เครื่องมือ Excel ด้วย AI!

10. ฟังก์ชันหลักห้าประการของ Excel และการประยุกต์ใช้งาน

นี่คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของฟังก์ชัน Excel ที่มีประโยชน์มากที่สุด 5 ฟังก์ชัน และวิธีการใช้งาน:

ไวยากรณ์ – IF(เงื่อนไข_ตรรกะ, ค่า_ถ้า_จริง, [ค่า_ถ้า_เท็จ])

ไวยากรณ์ – INDEX(อาร์เรย์, หมายเลขแถว, [หมายเลขคอลัมน์])

ฟังก์ชัน VLOOKUP -VLOOKUP(ค่าที่ต้องการค้นหา, ตารางข้อมูล, หมายเลขคอลัมน์, ค้นหาแบบประมาณ (TRUE) หรือค้นหาแบบตรง (FALSE))

ไวยากรณ์ HLOOKUP – VLOOKUP(ค่าที่ต้องการค้นหา, ตารางข้อมูล, หมายเลขแถว, ค้นหาแบบประมาณ (TRUE) หรือค้นหาแบบตรง (FALSE))

ไวยากรณ์ – MATCH(ค่าที่ต้องการค้นหา, อาร์เรย์สำหรับการค้นหา, [ประเภทการค้นหา])

ไวยากรณ์ – COUNTIF(ช่วงข้อมูล, เกณฑ์).

11. กำจัดชุดข้อมูลที่ซ้ำซ้อน

ชุดข้อมูลระยะยาวมักมีการซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น หากคุณพยายามจัดระเบียบชุดข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัครสมาชิกจดหมายข่าวในแผ่นงาน Excel และบุคคลเดียวกันสมัครสมาชิกสองครั้ง จะทำให้มีที่อยู่อีเมลเดียวกันปรากฏสองครั้ง

เพื่อระบุชุดข้อมูลที่ซ้ำกัน ให้ทำตามเคล็ดลับ Excel เหล่านี้:

โบนัส:แปลงเอกสาร Word เป็น Excel!

12. รวมสองหรือมากกว่าสองอาร์เรย์

ทีมธุรกิจมักต้องจัดการกับตารางข้อมูลยาวหลายชุดที่แสดงรายการเดียวกัน การรวมตารางเหล่านี้ให้เป็นช่วงข้อมูลเดียวกันจะช่วยประหยัดเวลา และทำให้การแบ่งกลุ่มชุดข้อมูลขนาดใหญ่เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

หนึ่งในเคล็ดลับการใช้ Excel เพื่อรวมเซลล์คือการใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE

ไวยากรณ์ – CONCATENATE(ข้อความ1, [ข้อความ2], …)

13. เขียนข้อความโดยใช้ '&'

Microsoft Excel จะแยกชุดข้อมูลเพื่อเน้นความถูกต้องแม่นยำ ตัวอย่างเช่น Excel จะไม่บันทึกชื่อเต็มของพนักงานไว้ในเซลล์เดียว แต่จะจัดเก็บชื่อในเซลล์หนึ่งและนามสกุลในเซลล์อีกเซลล์หนึ่ง

รวมสองคอลัมน์ที่คล้ายกันโดยใช้สูตร '&' ใน Excel

นี่คือสูตร: =A2&" "&B2

📚คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: อย่าลืมเพิ่มช่องว่างระหว่าง " และ " เพื่อเพิ่มช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุล

14. การค้นหาข้อมูลขั้นสูงด้วยตัวอักขระตัวแทน

เมื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะภายในชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การใช้ 'Ctrl+F' ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด นั่นเป็นเพราะคุณอาจจำชื่อข้อมูลเฉพาะไม่ได้เสมอไป แต่จำได้เพียงบางส่วนเท่านั้น การค้นหาด้วยตนเองก็ไม่ใช่ทางเลือกเช่นกัน เนื่องจากเรามีชุดข้อมูลมากกว่า 500 ชุดที่นี่

ในสถานการณ์เช่นนี้ ให้เลือกใช้ตัวอักษรไวลด์การ์ดใน Excel เช่น เครื่องหมายคำถาม (?), เครื่องหมายดอกจัน (*) และเครื่องหมายทิลด้า (~)

ตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

หากคุณเป็นคนติดประสิทธิภาพการทำงาน Excel มีสิ่งดีๆ มากมายรอคุณอยู่ อย่าลืมใช้เคล็ดลับ Excel ง่ายๆ เหล่านี้เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

15. เพิ่มเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อติดตามสถานะงานและเพิ่มผู้รับผิดชอบ

คุณกำลังใช้ Microsoft Excel เป็นเครื่องมือจัดการโครงการภายในองค์กรของคุณอยู่หรือไม่? ถ้าใช่ คุณจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีเพิ่มเมนูแบบดรอปดาวน์ในแผ่นงาน Excel ของคุณ

รายการแบบดรอปดาวน์ที่เรียบง่ายจะช่วยให้คุณ:

เพื่อเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลง:

ข้อความจะเปลี่ยนแปลงตามวัตถุประสงค์ของเมนูแบบเลื่อนลงของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเพิ่มผู้รับมอบหมายสำหรับแต่ละงาน เนื้อหาข้อความจะเป็นชื่อของสมาชิกในทีม

16. เลื่อนเร็วขึ้นโดยไม่ต้องเลื่อนด้วยตนเอง

เมื่อคุณมีชุดข้อมูลจำนวนมากในแผ่นงานของคุณ การเลื่อนจากแถวที่ 1 ไปยังแถวที่ 1000 ด้วยตนเองไม่ใช่เรื่องง่าย เพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้น เราขอแนะนำสูตร Excel ที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลเป้าหมายโดยไม่ต้องเลื่อน

17. จัดระเบียบชุดข้อมูลด้วยสี

ผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานชื่นชอบสี และสิ่งที่พวกเขาชื่นชอบยิ่งกว่านั้นคือการจัดระเบียบชุดข้อมูลด้วยการใช้สีที่แตกต่างกัน สเปรดชีตช่วยให้คุณจัดกลุ่มชุดข้อมูลที่มีขนาดต่างๆ ด้วยสีที่เกี่ยวข้อง

หนึ่งในเคล็ดลับการใช้ Excel สำหรับการจัดรหัสสีให้กับชุดข้อมูลของคุณคือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

18. เพิ่มช่องทำเครื่องหมายภายในเซลล์ข้อมูล

ผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานชอบสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ การขีดฆ่างานที่เราทำเสร็จแล้วเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำหลังจากวันทำงานที่วุ่นวาย

และนี่คือเคล็ดลับ Excel ที่ไม่ค่อยมีใครรู้ในการเปลี่ยนสเปรดชีตของคุณให้กลายเป็นตัวติดตามรายการสิ่งที่ต้องทำ – ด้วยการเพิ่มช่องทำเครื่องหมาย

📚เคล็ดลับมืออาชีพ: ไม่พบแท็บข้อมูล 'นักพัฒนา' ใช่ไหม? ทำตามนี้:

การเพิ่มประสิทธิภาพสเปรดชีต

ใช้ประโยชน์จากสเปรดชีต Excel ของคุณให้เต็มที่ด้วยเคล็ดลับ Excel ต่อไปนี้:

19. ลบส่วนเสริมที่ไม่ใช้งาน

โปรแกรมเสริมของ Microsoft Excel มักไม่ได้ใช้งานและอาจทำให้สเปรดชีตของคุณทำงานช้าลง การปิดการใช้งานโปรแกรมเสริมที่ไม่จำเป็นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสเปรดชีตทั้งหมดของคุณ

20. หลีกเลี่ยงการใช้การอ้างอิงไปข้างหน้าและย้อนกลับ

วางแผนสูตร Excel ของคุณเพื่อไม่ให้มีการอ้างอิงย้อนกลับและไปข้างหน้าเกินความจำเป็น การอ้างอิงย้อนกลับและไปข้างหน้าบ่อยครั้งจะทำให้การคำนวณล่าช้าในสถานการณ์ที่มีการคำนวณที่ซับซ้อนและมีสูตรมากเกินไป

21. หลีกเลี่ยงการเพิ่มลิงก์อย่างกะทันหันภายในสเปรดชีต

ลิงก์ระหว่างสเปรดชีต Excel ของคุณหรือเซลล์ที่เลือกมักจะเสีย

ด้วยสมุดงานหลายเล่มและชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ทำให้การค้นหาและแก้ไขเป็นเรื่องท้าทาย ลดจำนวนลิงก์ให้น้อยที่สุดและฝึกเปิดลิงก์ทั้งหมดก่อนเริ่มการทำงานใน Excel เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

22. รักษาโครงสร้างของตารางของคุณ

แทนที่จะวางตารางที่ไม่มีโครงสร้างซึ่งไม่ได้แสดงตัวแปรตามและตัวแปรอิสระ ให้คงตารางไว้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วิธีนี้จะช่วยลดข้อเสียด้านประสิทธิภาพและให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น

23. หลีกเลี่ยงการใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP และใช้ฟังก์ชันเหล่านี้แทน

VLOOKUP อาจง่าย แต่ฟังก์ชัน INDEX และ MATCH ทำการคำนวณเดียวกันด้วยความยืดหยุ่นที่มากขึ้น เมื่อคุณใช้ฟังก์ชัน MATCH มันจะเก็บผลลัพธ์ไว้ในเซลล์ว่างและให้คุณนำกลับมาใช้ใหม่ได้หลายครั้งในคำสั่ง INDEX

อย่างไรก็ตาม คุณสมบัตินี้ไม่สามารถใช้ได้กับ VLOOKUP

24. หลีกเลี่ยงสูตรที่ไม่เสถียร

สูตรที่ไม่เสถียร เช่น NOW และ OFFSET จะคำนวณใหม่ทั้งหมดสำหรับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในแผ่นงาน Excel

หากคุณพยายามดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่ใหม่กว่า สูตรเหล่านี้มักจะทำให้สูตรทั้งหมดล่มและอาจแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของคุณไว้ได้

25. แทนที่สูตรที่ไม่ได้ใช้ด้วยค่าคงที่

บางครั้ง เราเก็บสูตรที่ไม่ได้ใช้ไว้ในสเปรดชีต สูตรเหล่านี้ทำให้แอปพลิเคชัน Excel ช้าลงและส่งผลให้ผลลัพธ์ล่าช้า ควรพิจารณาตรวจสอบสเปรดชีตทั้งหมดเป็นครั้งคราวและแทนที่สูตรที่ไม่ได้ใช้ด้วยค่าคงที่

ข้อจำกัดของการใช้ Excel

ตอนนี้ที่คุณรู้แล้วเกี่ยวกับทางลัดขั้นสูง สูตร และฟังก์ชันของ Excel แล้ว ขอให้ฉันบอกความจริงขมที่คุณอาจตระหนักได้อยู่แล้ว—การทำงานกับ Excel ไม่ใช่ความรู้สึกที่ดีที่สุดเสมอไป

Excel มีข้อจำกัดมากมาย และนี่คือบางส่วน:

พบกับ ClickUp: ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับ Excel

หาก Excel ไม่สามารถทำงานให้คุณได้ ถึงเวลาแล้วที่คุณควรเลือกโปรแกรมExcel แทน และเราขอแนะนำโปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับคุณ—ClickUp

นี่คือคุณสมบัติที่ผู้ใช้ ClickUp ชื่นชอบ:

จัดระเบียบข้อมูลในมุมมองตารางของ ClickUp

กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกจาก Excel เพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้นหรือไม่?

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรี