Hur man använder direkt kommunikation för att förbättra produktiviteten

”Vi saknar data om användarnas beteendemönster som behövs för att fatta beslut om annonsering. Lägg till den innan vi skickar in det idag.”

ELLER

”Jag tror att rapporten skulle kunna förbättras med ytterligare data från olika affärsområden. Kan du ta en titt på den senare?”

Vilken av de två är bäst? Det beror på!

Den första meningen förklarar exakt vad som förväntas av dig och varför, utan utrymme för tvetydigheter – detta är en form av direkt kommunikation. Den andra meningen, även om den verkar oprecis, öppnar upp för en konversation och lämnar utrymme för idéer och förhandlingar genom indirekt kommunikation.

Båda dessa kommunikationsstilar har sin plats på arbetsplatsen. I det här blogginlägget ser vi varför och hur.

Förstå direkt kommunikation

Direkt kommunikationsstil avser ett rakt och entydigt utbyte av information eller instruktioner. Budskapet förmedlas tydligt och explicit utan att förlita sig på antydningar, underförstådda betydelser eller icke-verbala signaler.

De viktigaste egenskaperna hos direkt kommunikation är:

I teorin låter den direkta stilen som det bästa sättet att arbeta. Vad kan gå fel med transparent, assertiv och tydlig kommunikation? Mycket, faktiskt. Så i praktiken är indirekt kommunikation också extremt användbar.

Direkt kontra indirekt kommunikation

Det finns olika kommunikationsstilar på arbetsplatsen. Indirekt kommunikation, en stil som prioriterar kroppsspråk, visuella signaler och implicita budskap, kan vara ett kraftfullt verktyg i vissa situationer. Den kännetecknas av:

Skillnaden mellan direkt och indirekt kommunikation

Låt oss sammanfatta skillnaderna.

Bästa användningsfall för direkt och indirekt kommunikation

Det finns ingen rätt eller fel kommunikationsstil, bara den som är mest lämplig i en given situation. Det innebär att det finns specifika förhållanden och situationer där en stil kan vara mer lämplig än en annan.

De ideala förutsättningarna för att använda direkt kommunikation är:

Låt oss säga att du ger instruktioner till en praktikant om en viktig rapport som hen arbetar med. Här är direkt kommunikation nödvändig. Det kan vara något i stil med:

”Jag behöver dig för att skapa grafer och diagram för analysdelen av denna rapport i Google Sheets. Använd varumärkets färger och länka källdata i samma kalkylblad. Skicka det till mig för granskning i slutet av denna vecka.”

Om du pratar med parkeringsvakten på en restaurang om att parkera bilen kan du säga: "Stäng av strålkastarna innan du stänger av tändningen, eftersom det är något problem med den automatiska avstängningen." I det här fallet behöver du direkt kommunikation, eftersom parkeringsvakten inte känner till din bil!

De ideala förutsättningarna för att använda indirekt kommunikation är:

Att säga till någon "du är avskedad" på ett direkt sätt kan fungera bra i TV, men är inte en idealisk kommunikationsstil på jobbet med tanke på nyhetens känsliga natur. I sådana situationer är empatisk indirekt kommunikation till hjälp.

Brian Chesky, VD för Airbnb, meddelade på detta sätt att det skulle bli uppsägningar på grund av pandemin.

”Idag måste jag bekräfta att vi minskar antalet anställda på Airbnb... Jag kommer att dela med mig av så mycket information som möjligt om hur jag kom fram till detta beslut, vad vi gör för dem som lämnar företaget och vad som kommer att hända härnäst.”

Som du kan se är detta, även om det är indirekt, inte förvirrande eller ett sätt att undvika ansvar. Det är faktiskt tvärtom.

I fall där teamet har arbetat tillsammans under en längre tid och har ett gemensamt vokabulär kan indirekt kommunikation också fungera. ”Vi är BYOD” eller ”problemet finns bara i EUD” skulle vara helt begripligt för dem inom gruppen. Det skulle även ett meme från The Office vara! 😀

Så, hur kommunicerar vi?

Kanaler för direkt kommunikation på arbetsplatsen

Alla miljöer du arbetar i är utmärkta kanaler för direkt kommunikation. Det kan vara konferensrummet på ditt kontor eller ett samarbetsverktyg som ClickUp. Så här fungerar det.

Ansikte mot ansikte-interaktion

En direkt konversation kräver två personer – en talare och en mottagare. Det mest effektiva sättet att göra detta är genom att prata ansikte mot ansikte. Det möjliggör:

En virtuell chatt

När du inte kan ha en personlig interaktion är det näst bästa alternativet en onlinechatt. Detta måste vara:

ClickUp Chat är ett utmärkt verktyg för detta ändamål. Det gör det möjligt att skapa kanaler från mappar, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika plattformar. Du kan tagga personer, länka uppgifter, inkludera anteckningar och svara med emojis.

Håll all din kommunikation i sitt sammanhang inom ditt projektledningsverktyg. Skapa uppgifter direkt från meddelandena, synkronisera snabbt med dina teammedlemmar, följ upp uppgifter och mycket mer.

Uppgifter inom projektledning

Det bästa sättet att samla all information om en viss del av arbetet är på ett och samma ställe. ClickUp Tasks erbjuder ett effektivt sätt att göra detta. När du har skapat uppgifter för allt du vill få gjort kan du:

Kommentarer som konversationer

Vi såg de inbäddade kommentarerna i ClickUp Tasks ovan. Dessutom kan du också använda kommentarfunktionen på ClickUp Whiteboards, Mind Maps och Docs.

På en whiteboard med en processkarta kan du till exempel lägga till en kommentar om ett saknat steg. I en designfil som delas i Clickup kan du lägga till kommentarer, till exempel ”Uppdatera designen så att den överensstämmer med de senaste riktlinjerna för varumärket”.

När det behövs kan du med ClickUp Assign Comments peka ut en specifik person och tagga de tilldelade personerna eller alla som är involverade i projektet.

Låt oss titta på några exempel på hur detta skulle se ut i dessa kommunikationskanaler.

Exempel på direkt kommunikation

Direkt kommunikation är perfekt för att ge specifika instruktioner, särskilt om mottagaren gör något för första gången.

Instruktioner: Det bästa exemplet på direkt kommunikation är en steg-för-steg-guide eller ett flödesschema. En stilguide för innehåll hjälper en praktikant att publicera sitt arbete på ett konsekvent sätt och i linje med varumärket.

Policyer och rutiner: Skapa en mini-Wikipedia över dina interna processer med hjälp av kommunikationsverktyg för arbetsplatsen, såsom ClickUp Docs. Ange vad som är acceptabelt och vad som inte är acceptabelt i din organisation så att alla kan se det.

För att strukturera meddelanden i din organisation kan du prova dessa mallar för kommunikationsplaner.

Feedback: ”Din senaste rapport var välunderbyggd, men formateringen gjorde den svår att läsa. Använd den mall som tillhandahålls för framtida rapporter för att förbättra läsbarheten.” Direkt feedback som denna kommunicerar tydligt problemet och ger konkreta åtgärder för förbättring.

Teamsamarbete: All direkt kommunikation sker inte mellan två personer. Använd den i gruppdiskussioner, möten och teamsamarbetsaktiviteter inom hela organisationen.

Regelbundna uppdateringar: Ibland kan du automatisera vissa aktiviteter så att alla i teamet får meddelandet. ClickUps verktygsfält för flera uppgifter hjälper dig att hantera flera uppgifter, tilldela ansvar, sätta deadlines och lämna kommentarer på en gång.

Nu när du förstår hur direkt kommunikation ser ut i verkligheten, låt oss se varför det är viktigt.

Öka produktiviteten genom direkt kommunikation

Direkt kommunikation eliminerar onödiga detaljer. Det hjälper talaren att tala fritt och mottagaren att förstå snabbt. Detta sparar tid och ansträngning för båda parter, vilket i slutändan leder till bättre teamsamarbete och ökad produktivitet. Så här kan du implementera detta på din arbetsplats.

Gör data tillgängliga: Det är lättare att skicka och ta emot direktkommunikation om den baseras på hårda data. Använd ClickUp Dashboards för detta. Du kan till exempel säga: ”Antalet leads vi har genererat den här veckan är detsamma, men konverteringarna har minskat med 40 %. Vet vi vad som har hänt?”

Gör teammedlemmarna ansvariga: För bättre ansvarstagande, sätt upp SMART-mål. Lägg sedan in dem i ClickUp Goals så att alla kan se sina mål och följa framstegen.

Minimera redundans: Låt inte medarbetarna upprepa sig i standup-mötena. Använd ClickUp Brain för att automatiskt generera standup-rapporter och använd den sparade tiden till mer meningsfulla interaktioner.

Tips för personer med olika kommunikationsstilar

Vilken kommunikationsstil du använder beror nästan helt på situationen. Här är några saker att tänka på när du väljer en kommunikationsstil.

Om din primära stil är direkt kommunikation

Var uppmärksam på tonfallet: Direkt kommunikation är bara ett litet steg från att vara oförskämd. Håll därför tonfallet professionellt och hänsynsfullt. Använd ett artigt språk. Använd ord som "snälla" och "tack".

Lyssna aktivt: Direkta kommunikatörer fokuserar ofta på att förmedla sitt budskap, men det räcker inte. Öva dig i att lyssna aktivt. Var uppmärksam på vad andra säger utan att avbryta.

Var uppmärksam på feedback: Observera mottagarens icke-verbala signaler, som nickningar eller kommentarer. Läs av stämningen i rummet och anpassa ditt budskap därefter.

Anpassa dig efter din publik: Var försiktig, särskilt när du har att göra med personer från kulturer eller sammanhang där indirekt kommunikation är normen. Se till att direkt kommunikation inte blir stötande.

Använd indirekt kommunikation när det är lämpligt: Överkommunikation på arbetsplatsen kan vara en användbar teknik. Att visa empati kan avsevärt förbättra kvaliteten på interaktionerna.

Denna metod bekräftar andras känslor samtidigt som förväntningarna förblir tydliga.

Om din föredragna stil är indirekt kommunikation

Gå rakt på sak: Indirekt kommunikation handlar inte om att vara avsiktligt vag eller att inte ta ansvar. Det handlar i själva verket om att tala med empati och finess. Förväxla inte indirekt med otydligt.

Var självsäker: Assertivitet är inte en egenskap hos indirekt kommunikation. Indirekta kommunikatörer tvekar att uttrycka sina behov eller åsikter på ett bestämt sätt. Öva på att vara artigt assertiv. Detta är särskilt viktigt i horisontell kommunikation och i relationer med överordnade.

Anpassa dig till direkta kommunikatörer: Indirekta kommunikatörer uppfattar ibland direkt kommunikation som en attack eller ett bakhåll. Högpresterande team är dock ofta direkta.

Förstå att det andra sättet (direkt) inte nödvändigtvis är fel sätt. Undvik att förlita dig på antydningar eller subtila signaler när du arbetar med direkta kommunikatörer. Ta dem för vad de är och tala i raka och tydliga termer.

Effektiv kommunikation (direkt eller på annat sätt) med ClickUp

I kunskapsarbetets värld är interpersonell kommunikation grunden för framgång. Krav, briefs, förtydliganden, idéer, feedback, processer, uppdateringar – varje dag består av en myriad av direkt och indirekt kommunikation.

Ett omfattande verktyg för projektledning och samarbete som ClickUp möjliggör inte bara detta utan förbättrar det också. ClickUp Docs och ClickUp Tasks hjälper till att kommunicera saker innan arbetet påbörjas.

Kommentarer och ClickUp Chat möjliggör utbyte av idéer under projektet. ClickUp Dashboard är utmärkt för granskningar och retrospektiver. Med tiden blir ClickUp din enda källa till organisatorisk kunskap, vilket ökar värdet för alla som använder systemen.

Se hur ClickUp kan hjälpa dig att kommunicera effektivt. Prova ClickUp gratis idag!