Var hittar jag policyn för distansarbete? Hur ser introduktionsprocessen ut? Hur får jag tillgång till utbildningsmaterial för min roll?
Det här är några vanliga (och återkommande) frågor som HR-personal och chefer måste besvara varje dag. Vore det inte enklare att ha en centraliserad databas som hjälper medarbetarna att få tillgång till relevant information utan att behöva leta igenom oändliga mappar, e-postmeddelanden, kalkylblad och delade enheter?
Programvara för HR-kunskapshantering är lösningen. 💡
Dessa system lagrar, kategoriserar, delar och hämtar viktig information om HR-processer, policyer och medarbetarresurser när det behövs.
I den här bloggen utforskar vi de bästa programvarorna för kunskapshantering inom HR som gör informationsdelningen smidig. 🎯
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Här är de bästa AI-drivna verktygen för kunskapshantering, alla anpassade efter specifika behov:
- ClickUp (bästa AI-drivna HR-kunskapsbasen)
- Guru (bästa AI-drivna verktyget för kunskapssökning)
- Document 360 (Bästa AI-förbättrade dokumentationsplattformen)
- Confluence (Bästa samarbetsytan för team)
- Notion (Bästa allt-i-ett-arbetsytan för personlig och teamets produktivitet)
- Tettra (Bästa verktyget för kunskapsdelning för team)
- Bloomfire (Bästa plattformen för kunskapsdelning för medarbetarengagemang)
- Trainual (Bästa programvaran för utbildning och introduktion)
- Slite (bästa verktyget för gemensamma anteckningar och dokumentation)
- Helpjuice (Bästa anpassningsbara kunskapsbaslösningen)
Vad ska du leta efter i programvara för kunskapshantering inom HR?
Att välja rätt verktyg för kunskapshantering för din HR-teknik kan kännas överväldigande, särskilt med så många tillgängliga alternativ. De bästa verktygen har gemensamma nyckelfunktioner som förenklar hantering, delning och åtkomst av information.
Låt oss titta på några viktiga funktioner som din HR-kunskapshanteringslösning måste ha. 👇
- Kraftfull sökfunktion: En robust sökmotor med sökning på nyckelord, filter och taggar för att snabbt hitta relevanta dokument och data.
- Integrationsmöjligheter: Sömlös integration med befintliga HR-system såsom rekryteringssystem (ATS) och personaladministrationssystem (HRMS).
- Självbetjäningsalternativ: Funktioner som gör det möjligt för medarbetarna att självständigt få tillgång till information om policyer, förmåner och mycket mer.
- Säkerhet och åtkomstkontroll: Detaljerade behörigheter skyddar känslig data genom att begränsa åtkomsten till endast behörig personal.
- Analys och rapportering: Inbyggda analysverktyg för att spåra mönster, identifiera kunskapsluckor och mäta effektiviteten i din kunskapsbas.
- Samarbete och anpassningsbarhet: Verktyg som stöder teamarbete vid skapande av innehåll och samtidigt möjliggör anpassning av gränssnitt, varumärkesprofilering och dokumentorganisation.
- Självbetjäningslösningar: Funktioner som gör det möjligt för medarbetarna att självständigt få tillgång till relevant information om policyer, förmåner och mycket mer.
🧠 Kul fakta: Termen ”human resources” (personalresurser) dök upp först på 1960-talet. Innan dess kallades det ”personnel management” (personaladministration) och fokuserade främst på administrativa uppgifter.
De 10 bästa programvarorna för HR-kunskapshantering
En HR-chefs dag innebär ofta att svara på otaliga repetitiva frågor. För att hantera detta på ett effektivt sätt behöver de en smartare metod för att hantera och dela kunskap.
Här är de 10 bästa valen för de bästa HR-hanteringsverktygen. 💁
1. ClickUp (Bästa AI-drivna HR-kunskapsbas)
ClickUp Knowledge Management samlar all viktig information på ett ställe, så att du alltid har den till hands. HR-team kan enkelt skapa, dela och hantera kunskap, vilket säkerställer samordning och smidig samverkan.
Låt oss titta på några funktioner som hjälper dig att skapa och hantera en intern kunskapsbas för personalavdelningen. 👇
ClickUp Docs
ClickUp Docs är ett utmärkt verktyg för att skapa och hantera en HR-kunskapsbas. Dess avancerade formateringsfunktioner låter dig strukturera information, från företagspolicyer och medarbetarhandböcker till utbildningsmaterial.
Du kan kontrollera vem som ser dina dokument och hitta exakt vad du behöver på några sekunder med enkla sökningar på nyckelord.
Det ger dig också möjlighet att skapa underordnade sidor, så att du kan dela upp dokument i undersidor – perfekt för att hålla ordning på sådant som anställdas förmåner, introduktion eller utbildning i regelefterlevnad.
Du kan till exempel ha en huvudsida för "Medarbetarhandboken" och skapa undersidor för "semesterpolicy", "arbetsplatssäkerhet" och "klädkod".
Programvaran för dokumentsamarbete inkluderar även versionshantering och historikspårning. Du kan enkelt granska tidigare versioner av dina dokument och återställa dem vid behov, så att din kunskapsbas förblir korrekt och uppdaterad.
En effektiv strategi för HR-kunskapshantering bör också fokusera på extern kunskapshantering för att engagera intressenter utanför organisationen. Verktyg som ClickUp gör det möjligt för HR-team att skapa kunskapsbasartiklar som behandlar vanliga frågor om leverantörer, riktlinjer för efterlevnad och externa partnerskap, vilket underlättar samarbete över gränserna.
ClickUp Brain
ClickUp Brain är ett kraftfullt AI-verktyg för kunskapshantering. Det förändrar hur organisationer organiserar, söker och får tillgång till viktig information.
AI Knowledge Manager, som ingår i ClickUp Brain, hämtar snabbt information om policyer, utbildningsmaterial eller medarbetarregister. Istället för att bläddra igenom långa dokument kan användarna ställa kontextuella frågor och få omedelbara svar, vilket sparar timmar av manuell sökning.
Anta till exempel att en HR-chef behöver information om företagets ledighetspolicy.
I så fall kan de helt enkelt fråga ClickUp Brain och få ett detaljerat, kontextmedvetet svar, vilket gör kunskapsinhämtningen smidig och snabb.
ClickUp Brain förenklar också sammanfattningen av dokument, vilket är ovärderligt för HR-team som hanterar stora mängder information. AI genererar automatiskt sammanfattningar av långa dokument som policyer, utbildningsmaterial eller efterlevnadsrapporter.
ClickUp är en fantastisk allt-i-ett-lösning som ersätter Docs, Excel och andra projektledningsverktyg. Det har gjort det möjligt för mitt team att bli mer organiserat och förbättra den operativa effektiviteten, samt gett oss bättre insyn i vårt arbetes genomslagskraft.
ClickUp är en fantastisk allt-i-ett-lösning som ersätter Docs, Excel och andra projektledningsverktyg. Det har gjort det möjligt för mitt team att bli mer organiserat och förbättra den operativa effektiviteten, samt gett oss bättre insyn i vårt arbetsresultat.
ClickUp Knowledge Base Template hjälper dig att bygga upp och hantera ett centraliserat digitalt informationsbibliotek inom ditt team eller din organisation. Mallen är utformad med ett strukturerat ramverk och innehåller avsnitt för kunskapsartiklar, vanliga frågor och andra resurser, vilket gör det enkelt att organisera och dela värdefulla insikter.
Med denna konfiguration kan medarbetarna snabbt hitta den information de behöver, vilket säkerställer smidig tillgång till kunskap. Mallar för kunskapsbaser som denna gör det också möjligt för HR-teamet att skapa artiklar som guidar användarna genom vanliga frågor eller utmaningar.
ClickUps bästa funktioner
- Centraliserad informationshub: Möjliggör lagring och organisering av alla HR-relaterade dokument, policyer och riktlinjer på ett och samma ställe.
- Samarbetsredigering: Gör det möjligt för team att arbeta tillsammans med att skapa, uppdatera och granska HR-material i realtid.
- Strukturerade organisationsverktyg: Erbjuder mappar, taggar och mallar för att hålla HR-innehållet välorganiserat och lättillgängligt.
- Anpassade behörigheter: Ger kontroll över vem som kan visa, redigera eller dela känslig HR-information.
- Snabb kunskapsinhämtning: Inkluderar robusta sökalternativ för att omedelbart hitta dokument eller svar på HR-frågor.
- AI-drivna insikter: Föreslår förbättringar, identifierar luckor i dokumentationen och säkerställer att innehållet hålls uppdaterat.
- Interaktiva verktyg för medarbetare: Underlättar självbetjäning av HR-resurser, så att medarbetarna kan lösa sina frågor själva.
Begränsningar för ClickUp
- Brant inlärningskurva på grund av dess många anpassningsalternativ
- Den initiala installationen tar tid.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 7 USD/månad per användare
Betyg och recensioner av ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 9 000 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 000 recensioner)
2. Guru (bästa AI-drivna verktyget för kunskapssökning)
Guru förenklar kunskapshanteringen och hjälper team att organisera och få tillgång till information på ett effektivt sätt. Du kan skapa ”kort” eller små kunskapsenheter. Dessa kan innehålla allt från företagspolicyer till vanliga frågor, berikade med multimedia för tydlighetens skull.
Med uppdateringar i realtid ser Guru till att användarhandböckerna hålls aktuella genom automatiserade granskningscykler och påminnelser om utgångsdatum. Dessutom hjälper AI-drivna förslag dig att snabbt hitta relevant information.
Gurus bästa funktioner
- Använd Guru GPT för att kombinera intern och extern information för att besvara HR-frågor.
- Spåra frågor, redigera svar och åtgärda kunskapsluckor med hjälp av AI Training Center.
- Hantera åtkomst med anpassningsbara behörigheter för delade resurser
- Få meddelanden och aviseringar, sök efter kunskap och samarbeta med ditt team.
Guru-begränsningar
- Sökfunktionen ger ett överväldigande antal resultat, vilket gör det svårare att hitta det exakta svaret.
- Det tillåter inte användare att lämna feedback i realtid på kort.
Guru-prissättning
- Gratis
- Allt-i-ett: 18 USD/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Guru-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 500 recensioner)
3. Document360 (Bästa AI-förbättrade dokumentationsplattformen)
Document360 fokuserar på att göra kunskapsutveckling och kunskapsdelning enkelt. Dess intuitiva gränssnitt hjälper dig att bygga upp och hantera kunskapsbaser oavsett din tekniska expertis.
Verktyget fungerar också som ett självbetjäningsarkiv, vilket minimerar repetitiva HR-frågor och gör det möjligt för medarbetarna att enkelt hitta den information de behöver.
Dokument 360 bästa funktioner
- Skapa och hantera kunskapsbaserade artiklar med omfattande dokumentationsfunktioner.
- Få en versionshistorik över ändringar i din kunskapsbas i formatet ”Markdown” och ”Rendered”.
- Skapa länkar till relaterad information inom kunskapsbasen för att förbättra navigeringen och sammanhanget.
- Säkra din information med enkel inloggning (SSO) och IP-intervallbegränsningar för att begränsa åtkomsten till dokument.
Begränsningar för Document 360
- Analysfunktionerna fokuserar främst på enskilda användare eller specifika dokument snarare än att ge en heltäckande översikt.
- Det finns inga inbyggda kommentarer, inbyggd stavningskontroll eller möjlighet att uppdatera artiklar baserat på åtgärder i andra verktyg.
Priser för Document 360
- Gratis
- Professional: 199 USD/månad per projekt (faktureras årligen)
- Företag: 399 USD/månad per projekt (faktureras årligen)
- Företag: Anpassad prissättning
Dokument 360 betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 400 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 200 recensioner)
🧠 Kul fakta: Den tidigaste jobbeskrivningen går tillbaka till det gamla Egypten, där ”skrivare” var den första yrkesrollen som hanterade register och kommunikation.
4. Confluence (Bästa samarbetsytan för team)
Atlassians Confluence erbjuder en dynamisk miljö för att samla in, organisera och dela kunskap. Som en centraliserad hubb integrerar den dokumentation, projektledning och teamsamarbete.
Dess funktioner för kommunikation i realtid gör det möjligt för team på distans och på kontoret att hålla sig synkroniserade.
Confluence bästa funktioner
- Samarbeta med ditt team med redigering, kommentarer och aviseringar i realtid.
- Hitta information med avancerad sökning, etiketter och en intuitiv innehållshierarki.
- Använd mallar för HR-dokument för att göra allt material enhetligt och igenkännbart.
- Få tillgång till insikter om dokumentanvändning för att identifiera kunskapsluckor och förbättra resurserna.
Begränsningar i Confluence
- Det är svårt att exportera dokument som PDF-filer, vilket gör att plattformen blir långsam.
- Du kan inte kopiera och klistra in information från Confluence till andra program utan att stöta på formateringsproblem.
Priser för Confluence
- Gratis
- Standard: 5,16 $/månad per användare
- Premium: 9,73 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Confluence
- G2: 4,1/5 (över 3 500 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 3 000 recensioner)
5. Notion (Bästa allt-i-ett-arbetsytan för personlig och teamets produktivitet)
Notion är en enhetlig plattform som kombinerar anteckningar, uppgifter och databaser för att effektivisera kunskapshanteringen. Den låter dig också skapa företagswikis om olika ämnen.
Det flexibla gränssnittet gör det möjligt för team att skapa arbetsflöden som är anpassade efter deras specifika behov. Det stöder också olika typer av innehåll, inklusive text, bilder och länkar, vilket gör det till ett mångsidigt verktyg för att organisera information.
Fördefinierade mallar förenklar ytterligare skapandet och underhållet av uppdaterad HR-dokumentation.
Notions bästa funktioner
- Skapa en centraliserad kunskapsbas för all företagsinformation, inklusive introduktionsmaterial, interna policyer och teamspecifika resurser.
- Använd de färdiga mallarna som "Företagets hemsida", "Introduktion för nyanställda" och "Mötesanteckningar".
- Länka olika typer av information, till exempel medarbetarregister med prestationsutvärderingar, med Notions relationsdatabas.
- Organisera komplexa ämnen som efterlevnad, förmåner och arbetsflöden med hjälp av undersidor.
- Anslut till verktyg som Slack, Google Drive eller ClickUp för att skapa ett sammanhängande kunskapshanteringssystem.
Begränsningar i Notion
- Det är komplicerat att dela anteckningar med icke-användare, och det går inte att redigera dokument tillsammans.
- Det visar prestandaproblem med stora databaser eller komplexa sidor, inklusive långa laddningstider.
- Felaktiga aviseringar och inställning av återkommande påminnelser för deluppgifter i projekt är utmanande.
Notions prissättning
- Gratis
- Plus: 12 USD/månad per användare
- Företag: 18 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 5 500 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
💡 Proffstips: En bra strategi för kunskapshantering är att spela in fallstudier eller genomföra avgångssamtal. På så sätt kan du fånga upp tyst kunskap från avgående medarbetare och få värdefulla insikter om din organisation.
6. Tettra (Bästa verktyget för kunskapsdelning för team)
Tettra fokuserar på att hjälpa team att enkelt samla in, organisera och dela kunskap. Dess tydliga layout gör det enkelt att navigera bland vanliga frågor, HR-processer och felsökningsguider, även under hektiska arbetsperioder.
Plattformen främjar också samarbete, så att du kan föreslå uppdateringar eller dela lösningar.
Tettras bästa funktioner
- Få omedelbara svar på alla frågor i kunskapsbasen med Kai, Tettras AI-bot.
- Spara återkommande frågor och svar med funktionen ”Frågor och svar”.
- Kontrollera om din kunskapsbasartikel uppdateras enligt ett fast schema med funktionen "Verifiering".
- Få förslag på innehållsrensning och identifiera ägarlöst, föråldrat och offentligt innehåll för att rensa upp i databasen.
Tettras begränsningar
- Den har inte exporterbara datapunkter från användarsidor och sorterbara kolumner.
- Endast en person kan redigera ett dokument, vilket begränsar samarbetet.
Priser för Tettra
- Gratis
- Grundläggande: 4 $/månad per användare
- Skalbarhet: 8 USD/månad per användare
- Professional: 7 200 dollar per år för 50 användare
Tettra-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 100 recensioner)
- Capterra: Otillräckligt med recensioner
🔍 Visste du att? Enligt Fortune Business Insights har 5 % av HR-proffsen redan infört generativ AI i sina organisationer, medan 9 % just nu testar generativ AI. Dessutom deltar 60 % av HR-proffsen i företagsomfattande konferenser om organisationens användning av generativ AI, medan 58 % samarbetar med IT-chefer för att utforska möjliga användningsområden.
7. Bloomfire (Bästa plattformen för kunskapsdelning för medarbetarengagemang)
Nästa på listan är Bloomfire, en HR-hanteringsplattform som låter dig skapa visuellt innehåll som videor och infografik. Detta gör det enklare att förklara komplexa idéer.
Med kraftfulla sökfunktioner och analysverktyg hjälper Bloomfire HR-team att spåra användningen och identifiera områden som kan förbättras.
Bloomfires bästa funktioner
- Använd djup indexering och avancerad AI för att underlätta snabb och korrekt informationshämtning.
- Kategorisera, arkivera och få tillgång till olika typer av dokument och innehåll.
- Delta i diskussioner och dela HR-relaterad expertis genom interaktiva forum.
- Få insikter om hur kunskapen nås och delas för att identifiera luckor med hjälp av dess ”Analytics suite”.
Bloomfires begränsningar
- Det minskar artikelbredden, vilket gör tabeller och inbäddade dokument svåra att läsa på grund av formateringsproblem.
- Det går inte att ladda upp flera dokument samtidigt.
- Användare har klagat på att de inte fått e-postmeddelanden för att återställa lösenordet.
Bloomfires priser
- Anpassad prissättning
Bloomfire-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 400 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 250 recensioner)
8. Trainual (Bästa programvaran för utbildning och introduktion)
Trainual är specialiserat på att skapa detaljerad utbildningsdokumentation för effektiv introduktion och medarbetarutveckling. Det användarvänliga gränssnittet gör det möjligt att skapa omfattande utbildningsmanualer som täcker företagets policyer och bästa praxis.
Checklistor hjälper nyanställda att genomföra modulerna systematiskt, medan multimediasupport säkerställer engagerande utbildningsmaterial.
Trainuals bästa funktioner
- Få tillgång till kunskapsbasen var som helst och när som helst med dess mobilapp.
- Få automatiska påminnelser om nya uppdateringar av innehållet.
- Dela innehåll med andra intressenter och hantera åtkomsten för att säkerställa säkerheten.
- Använd dess innehållskategorier för företag, processer och policyer för att hantera den befintliga kunskapsbasen.
Begränsningar i Trainual
- Du måste samla in alla teammedlemmars inloggningsuppgifter och lägga till dem individuellt.
- Katalogen är inte tillgänglig via mobilapplikationen.
- Besvärlig installationsprocess
- Programvarans användningsflöde saknar tydlighet, vilket gör att användarna inte har någon tydlig start, slut eller föreslaget arbetsflöde.
Priser för Trainual
- Liten: 299 $/månad för 1–25 anställda
- Medium: 349 USD/månad för 26–50 anställda
- Tillväxt: 499 USD/månad för 51–100 anställda
- Anpassade priser för 101–10 000+ anställda
Betyg och recensioner av Trainual
- G2: 4,7/5 (över 700 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 450 recensioner)
9. Slite (bästa verktyget för gemensamma anteckningar och dokumentation)
Slite är ett utmärkt program för kunskapshantering inom HR som erbjuder ett effektivt sätt för team att strukturera sina dokument. Du kategoriserar din information med hjälp av mappar och taggar för att hålla den tillgänglig.
Plattformen ger ditt team snabb tillgång till vanliga frågor och viktiga policyer.
Slites bästa funktioner
- Organisera dokument i flexibla "samlingar" för att filtrera, sortera och spara vyer. Du kan också lägga till skisser, videor eller inbäddade alternativ för att lägga till sammanhang.
- Lägg till innehåll från andra verktyg, inklusive Google Workspace, YouTube och mer.
- Ställ frågor till AI-assistenten om information i arbetsytan.
- Spara tid med hjälp av färdiga mallar för introduktionsguider, policyer och mycket mer.
Begränsningar
- Det finns ingen möjlighet att sortera automatiskt efter anteckningsnamn.
- Ingen offlineåtkomst
Slite-prissättning
- Standard: 8 USD/månad per användare
- Premium: 12,5 dollar/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Slite-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 250 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 40 recensioner)
🔍 Visste du att? I genomsnitt sparar AI HR-team 2,39 timmar per vecka. Rekryterare använder tekniken för att skriva jobbeskrivningar, matcha tidigare kandidater med lediga jobb och skicka sms till sökande.
10. Helpjuice (Bästa anpassningsbara kunskapsbaslösningen)
Helpjuice grundades 2011 och skapar ett centraliserat arkiv för HR-relaterade dokument. Dess funktioner, såsom "rollbaserade behörigheter", underlättar redigering av åtkomstkontroll.
Den innehåller även avancerade analysverktyg som spårar hur medarbetarna interagerar med innehållet, vilket hjälper HR-teamet att identifiera informationsluckor.
Helpjuices bästa funktioner
- Få tillgång till information på vilket språk som helst tack vare dess flerspråkiga funktioner för en mångfaldig arbetsstyrka.
- Hantera flera dokumentformat som PDF-filer och Word-filer samtidigt som du integrerar med SharePoint och Dropbox.
- Ge medarbetarna möjlighet att själva hitta svar på olika frågor med hjälp av en självbetjäningsmodell.
- Spåra hur medarbetarna interagerar med kunskapsbasen och identifiera luckor i resurserna med hjälp av analysverktyg.
Begränsningar för Helpjuice
- E-postmeddelanden om kommentarer kan inte arkiveras separat, vilket gör det lätt att tappa bort redigeringshistoriken när en enskild kommentator lämnar feedback på flera artiklar.
- Den har ingen redigeringsfunktion i "förslagsläge" för team med flera författare och redaktörer som arbetar med samma artikel.
- Kommentarer på dokument försvinner eller kopplas till fel text trots flera försök.
Priser för Helpjuice
- Gratis
- Premium: 120 $/månad för 4 användare
Helpjuice-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 100 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 90 recensioner)
Det ”kunskapsrika” valet – ClickUp
Programvara för HR-kunskapshantering sparar tid, minskar förvirring och gör det möjligt för team att fokusera på prioriteringar. Alla alternativ erbjuder fantastiska funktioner, men ClickUp utmärker sig med sin mångsidighet, användarvänlighet och kraftfulla integrationer.
ClickUp kombinerar de bästa funktionerna för kunskapshantering och projektorganisation i ett dynamiskt utrymme. Oavsett om du centraliserar policyer eller ställer in automatiserade granskningscykler finns allt ditt team behöver på ett och samma ställe. Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅