Den dödligaste olyckan i flyghistorien, känd som Teneriffa-katastrofen, tillskrivs ”ett missförstånd mellan tornet och flygplanet”. I grund och botten ett kommunikationsproblem.
Oavsett om du flyger ett flygplan, skriver texter för en webbplats eller utvecklar programvara kan ineffektiv kommunikation få extraordinära konsekvenser. I det här blogginlägget utforskar vi kommunikationshinder och hur du kan hantera dem.
Förstå kommunikationshinder
Ett kommunikationshinder är allt som hindrar en person från att kommunicera tydligt och andra personer från att förstå budskapet. Kommunikationshinder kan vara skadliga för organisationens funktion på flera olika sätt.
❗️Kvalitet: Ineffektiv kommunikation skapar missförstånd, vilket leder till suboptimala arbetsresultat.
❗️Produktivitet: Utan en fullständig förståelse av instruktionerna kan teammedlemmarna ta för lång tid på sig att bearbeta, försöka och misslyckas, eller vara ineffektiva i sitt arbete.
❗️Effektivitet: Tänk dig kommunikationshinder mellan en anställd och en kund/chef som leder till missförstånd. Den anställde kommer att ha svårt att leverera det som förväntas av honom/henne på ett effektivt sätt.
❗️Bristande engagemang: När kommunikationen blir svårare – att övervinna hinder varje dag – blir teammedlemmarna trötta och tappar engagemanget. Detta kan påverka arbetsplatsens prestanda avsevärt.
❗️Innovation: Kollektiv kreativitet kräver smidig kommunikation. Utan det skulle innovation vara en avlägsen dröm.
❗️Kultur: God kommunikation skapar en känsla av gemensamt syfte. Brist på kommunikation skapar en dysfunktionell kultur där människor är distanserade eller till och med misstänksamma. Faktum är att kommunikationsbarriärer är en viktig orsak till den stora avgångsvågen och tysta uppsägningar.
Om det låter överdrivet, låt oss se hur det går till på arbetsplatsen.
Vanliga kommunikationshinder på arbetsplatsen
God kommunikation är när en person uttrycker sitt budskap tydligt och på ett sätt som är lätt och fullständigt förståeligt för den avsedda målgruppen. Allt som står i vägen för detta kan betraktas som ett kommunikationshinder. Här är de tio främsta exemplen.
1. Fysiska hinder
Det enklaste kommunikationshindret är fysiskt. Oavsett om du försöker kommunicera med någon som befinner sig några meter bort från dig på en konsert eller håller en presentation med felaktig utrustning, finns fysiska hinder överallt.
De är enkla eftersom de är tydliga och konkreta. De kan åtgärdas genom förändringar i systemet.
Om du till exempel har svårt att förklara ett begrepp för någon på telefon kan du använda ett videokonferensverktyg med skärmdelning för att lösa problemet med detta kommunikationshinder.
2. Psykologiska hinder
Till skillnad från fysiska hinder finns psykologiska hinder i människors sinnen, vilket gör dem exponentiellt svårare att hantera. Några vanliga psykologiska hinder för talaren är scenskräck, social ångest, talstörningar, problem med självkänslan etc.
Mottagaren kan också ha psykologiska hinder som fördomar, förutfattade meningar och obekräftade antaganden, vilket gör samtal bakom stängda dörrar ineffektiva.
3. Språkbarriärer
Det mest grundläggande språkbarriären uppstår när två personer inte talar samma språk. Till exempel kan en engelsktalande person från USA uppleva språkbarriärer när hen kommunicerar med kollegor i Frankrike, Tyskland eller Japan, där engelska inte är förstaspråket.
Det är dock inte det enda språkbarriären. Accenter, dialekter, tekniska termer, lokalt slang eller till och med en okänd metafor kan hindra kommunikationen. Om du till exempel beställer chips får du två helt olika saker i USA och Storbritannien!
Å andra sidan kan team och organisationer ha sitt eget språk.
Till exempel är uttryck som "peeling the curtain", "falling down the rabbit hole" och "sidebar" vanliga, men okända för dem som inte talar det språket. Vårt sociala team har mycket att säga om det!
4. Kulturella hinder
Kulturella skillnader skapar kommunikationshinder. Till exempel kan maktdistansen i vissa östliga kulturer vara stor, vilket gör att yngre teammedlemmar är ovilliga att utmana sina chefer.
Vissa organisationer, särskilt de som funnits länge, kan ha en formell arbetskultur där all kommunikation måste ske skriftligt i specifika format. Detta kan leda till att mycket information förblir outtalad, vilket skapar kommunikationsklyftor på arbetsplatsen.
Du kanske också har en ny teammedlem som hittills har arbetat i en annan kultur och behöver anpassa sig för att kunna kommunicera effektivt med dig.
5. Organisatoriska hinder
Organisatoriska särdrag kan ofta utgöra kommunikationshinder.
Till exempel kan ett startup-företag som byggts upp av en liten grupp nära vänner kännas exkluderande för nya medarbetare utanför deras nätverk.
Ett distansarbete som inte har rätt kommunikationsverktyg på arbetsplatsen kan också skapa hinder. Utan en gemensam plats för alla konversationer hamnar informationen utspridd över olika verktyg, vilket skapar missförstånd.
6. Processhinder
Alla organisationer består av en samling processer. För att en uppgift ska kunna utföras utför flera personer olika delar, som sedan överlämnas till andra som en del av en sammanhängande process. Tänk nu på en situation där en person inte vet vem han eller hon ska överlämna till eller hur man gör det på rätt sätt.
I mjukvaruutvecklingsteam är överlämningen mellan designer och utvecklare en mycket vanlig utmaning.
7. Kontextuella hinder
Ett kontextuellt hinder uppstår när personer som kommunicerar med varandra inte har samma information om projektets bakgrund, mål, behov etc.
En ny teammedlem kanske till exempel inte känner till alla tidigare lösningar som har prövats för att lösa ett visst problem, vilket kan leda till omarbetningar. Om innehållsteamet inte har en stilguide kan det uppstå inkonsekvenser i deras arbete.
8. Tekniska hinder
Idag sker det mesta av kommunikationen digitalt. Men alla känner sig inte lika bekväma med digital kommunikation.
Vissa kanske inte förstår emojis – känner du någon som tycker att tummen upp-emojin är oförskämd? Andra kanske har placerat sin videokamera fel under ett möte. Tillgänglighet kan också skapa hinder.
9. Känslomässiga hinder
Tiden då vi lämnade våra känslor hemma är förbi, och nu tar vi med oss hela oss själva till jobbet. Oavsett vilket är varje arbetsplats en blandning av människor med olika känslor och attityder.
Någon som har haft en dålig morgon kanske är ovillig att ta emot kritisk feedback. En stressad teammedlem kanske inte är villig att göra det lilla extra.
10. Värdesystemets hinder
Vanligtvis utförs det bästa arbetet av människor med gemensamma övertygelser, såsom öppenhet, integritet, kundfokus etc. När människors värdesystem står i konflikt med varandra bryter kommunikationen samman.
Om en chef till exempel anser att bra arbete utförs när teamet träffas personligen, men teamet föredrar att arbeta på distans, kan båda parter bli partiska i sin syn och skapa kommunikationshinder, även om det är oavsiktligt.
Kommunikationshinder kan ha betydande konsekvenser, men de är vanligt förekommande i alla organisationer. De är ett naturligt resultat av att man samlar olika människor för att arbeta mot gemensamma mål.
Var inte rädd för kommunikationshinder. Skapa system för att övervinna dem. Så här gör du.
Övervinna kommunikationsbarriärer
Kommunikationshinder är oundvikliga. Det första steget för att övervinna dem är därför att observera och förstå dem. Börja där.
Identifiera kommunikationshinder
Upprätta strategiska riktlinjer för att observera, identifiera och förstå vanliga hinder.
- Gör det till en del av varje chefs nyckeltal att övervaka kommunikationsstörningar.
- Uppmuntra medarbetarna att ta upp frågor som rör kommunikation och samarbete på arbetsplatsen.
- Uppmana teammedlemmarna att regelbundet ge feedback om teamets effektivitet.
Odla en kommunikativ kultur
Skapa en kultur av effektiv kommunikation i din organisation. Uppmuntra avsändaren av meddelandet att ta ansvar för att det förstås. Gör det möjligt för mottagarna att ställa frågor eller ifrågasätta idéer när de behöver förtydliganden. Led genom att föregå med gott exempel och visa öppenhet, transparens och samarbetsvilja.
Genomför regelbundna utbildningar
Alla kan kommunicera, men effektiv kommunikation är en helt annan sak. Hjälp alla att kommunicera effektivt genom regelbunden utbildning.
Beroende på dina medarbetares kompetens kan det handla om att lyssna uppmärksamt, skriva e-postmeddelanden, arbeta på distans, använda inkluderande språk eller kommunicera med kunder. Det kan också vara bra att ha korta lektioner, affischer eller checklistor om hur man delar information med teammedlemmar eller hur man undviker missförstånd på arbetsplatsen.
Skaffa verktyg och resurser för effektiv kommunikation.
Förvänta dig inte att alla vet hur man kommunicerar effektivt. Skapa system som uppmuntrar dem att bli bättre.
Till exempel kan mjukvaruutvecklingsteam använda mallar eller formulär för att samla in all relevant information. Innehållsteam kan anlita redaktörer/korrekturläsare som säkerställer konsekvens.
I själva verket kan dessa system vara så enkla som ett dagordningsformat för varje möte. Eller så omfattande som en samarbetsplattform som ClickUp.
Bonusläsning: Här är några asynkrona kommunikationsverktyg som kan vara till hjälp.
Teamsamarbete
Moderna team behöver effektiv hybridkommunikation på arbetsplatsen. De behöver en plats där de kan kommunicera kontextuellt och koppla samman projekt, uppgifter, kommentarer, dokument och videokonferenser.
ClickUp Chat är utformat för att möjliggöra just detta. Använd ClickUp Chat för överkommunikation på jobbet. Skapa kanaler som speglar hur din arbetsplats är organiserad. Håll alla informerade med inlägg. Koppla ihop befintliga uppgifter eller skapa nya uppgifter från chattkonversationer. Ställ in samtal med ett klick med automatiska sammanfattningar och åtgärdspunkter, allt inom ClickUp!
Uppgiftshantering
För att kommunikationen ska vara effektiv måste den täcka vad, hur, vem och när. I projektledningssammanhang skulle detta vara följande:
- Vad: En kortfattad eller mer detaljerad förfrågan
- Hur: Standarder eller acceptanskriterier
- Vem: Uppdragstagare eller uppgiftsägare
- Senast: Deadline
Ett bra verktyg för uppgiftshantering gör det möjligt för dig att dokumentera allt detta. ClickUp Tasks erbjuder allt detta och mer därtill. Det gör det möjligt för dig att uppskatta tid, spåra den, utbyta kommentarer och lägga till valfritt antal anpassade fält efter behov.
Vad mer? Du kan också använda ClickUp Assign Comments för att säkerställa ansvarsskyldigheten för kommunikationen till rätt teammedlem.
Å andra sidan kan du hjälpa dina team att hantera överflödet av meddelanden med ClickUp Inbox. Det hjälper dina team att se allt på ett ställe och fokusera på det som är viktigt.
Om du är ny på detta, prova ClickUps mall för kommunikationsplan för att komma igång. Förbättra intern och extern kommunikation, skapa kunskapsbanker, dela med dig och minimera kommunikationsbarriärer med denna mall.
⚡️Mallarkiv: Fler mallar för kommunikationsplaner att välja mellan.
Dokumentation
Brist på bakgrundsinformation är en av de största utmaningarna för virtuella team. Hantera detta med tydlig dokumentation.
Oavsett om det gäller ett servicenivåavtal (SLA) eller företagskulturen, skriv ner det med ClickUp Docs. Använd de olika stilelementen för att betona viktiga punkter. Länka relaterade dokument, koppla dem till arbetsflöden, tagga personer och redigera tillsammans.
Om du skapar utbildningsmaterial kan du prova ClickUp Clips. Använd det för att tydligt visa din process med skärminspelning.
Brainstorming
Det enklaste sättet att bryta kommunikationsbarriärer är att få alla på samma sida, bokstavligen. Starta ClickUp Whiteboards och brainstorma idéer, rita processer, diskutera mönster eller prototyper för produkter.
När du har fått teamets godkännande kan du omvandla elementen till uppgifter och börja arbeta direkt från din whiteboard!
Konsolidering
Om du använder flera digitala verktyg i din organisation kommer kommunikationen med all säkerhet att bli splittrad. Undvik detta genom att integrera alla dina verktyg i en centraliserad kommunikationsplattform.
ClickUp integreras med över 1000 verktyg, såsom Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub och Discord. Du kan också automatiskt importera information från dussintals verktyg till ClickUp.
Automatisering
All kommunikation behöver inte ske manuellt. ClickUp Automations erbjuder över 100 färdiga mallar som du kan använda för att komma igång snabbt. Uppgifter som att meddela en utvecklare när testteamet har hittat ett fel eller att varna en redaktör om att en ny artikel är på väg kan göras automatiskt.
AI kan ta detta ett steg längre. Teammedlemmar kan diskutera, samarbeta och brainstorma med AI på sätt som hittills varit omöjliga. Få omedelbara svar på alla sina projektrelaterade frågor, skapa automatiska sammanfattningar, kör stavningskontroller, skapa mallar, transkribera videor och mycket mer med ClickUp Brain.
Flera organisationer har försökt och lyckats minimera kommunikationsbarriärer med hjälp av ovanstående verktyg och strategier. Låt oss ta en titt på några av dem.
Exempel från verkligheten och fallstudier
Om du någonsin har sett en utländsk film med undertexter har företaget effektivt övervunnit en form av kommunikationsbarriär. Du kommer att se att företag omkring dig följer olika strategier och taktiker för att kommunicera mer effektivt. Här följer några exempel.
Flerspråkighet inom FN
Förenta nationerna består av 193 medlemsländer, vars invånare talar nästan lika många språk. Att eliminera språkbarriärer i en sådan organisation kräver genomtänkta, omfattande och orubbliga kommunikationsstrategier.
FN är en av världens största arbetsgivare för språkexperter. Organisationen ställer höga krav på tolkning (muntligt till muntligt) och översättning (skriftligt till skriftligt) mellan olika språk.
Tal under FN-evenemang tolkas simultant till sex officiella språk – arabiska, kinesiska, engelska, franska, ryska och spanska. För dem som vill tala på något annat språk ordnar FN tolkning och översättning på begäran.
Disambiguation i Wikipedia
Har du någonsin sett förtydligandet högst upp på en Wikipedia-sida? Prova till exempel att söka efter Top Gun eller Prince. Du kommer att se ett meddelande som berättar vad den aktuella sidan handlar om och leder dig vidare om du letar efter något annat.
Tydliggörande är ett utmärkt sätt att minimera kulturella och kontextuella kommunikationshinder. Det hjälper till att förebygga eventuella missförstånd och göra alternativ information tillgänglig för användaren i olika kulturer. Det är användarcentrerat, empatiskt och effektivt.
Hur ClickUps marknadsföringsteam använder ClickUp
ClickUps distribuerade marknadsföringsteam samarbetar med dussintals frilansare och byråer för att få arbetet gjort. När teamet växte, geografiska områden spreds och budgetarna tredubblades uppstod flera kommunikationsbarriärer.
För att hantera detta flywheel skapade marknadsföringsteamet en virtuell arbetsplats med ClickUp. Med funktionella mappar, listor, mål och instrumentpaneler kan teamet smidigt lansera kampanj efter kampanj, utöver sin vanliga verksamhet.
Behöver du inspiration? Läs mer om hur ClickUps marknadsföringsteam använder ClickUp.
Airbnbs VD minimerar enskilda möten
I en intervju nyligen kallade Brian Chesky, VD för Airbnb, modellen med enskilda möten för bristfällig. Han sa:
Det som händer är att de ofta inte pratar om de saker du vill prata om.
Det som händer är att de ofta inte pratar om de saker du vill prata om.
För att eliminera psykologiska och kulturella hinder för transparent kommunikation föredrar Cheskey möten med flera deltagare. Han tror att det hjälper fler människor att bidra och utmana varandra, vilket påskyndar informationsflödet och beslutsfattandet.
Bryt ner dina kommunikationsbarriärer med ClickUp
God kommunikation är grunden för allt, vare sig det gäller personliga relationer, affärsfunktioner eller offentliga interaktioner. Alla, från presidenten till flygpiloten, måste kunna kommunicera tydligt, bestämt och effektivt varje dag.
Att uppnå detta beror lika mycket på individen som på organisationen de arbetar för, vilket är anledningen till att det finns kommunikationsproffs som talskrivare, processer som utbildningsprogrammet för resurshantering för besättningar och verktyg för samarbete på arbetsplatsen som ClickUp.
Med ClickUp kan du inte bara kommunicera effektivt utan också göra det kontextuellt, multimodalt och automatiserat. Se vad ett omfattande projektledningsverktyg kan göra för dig.