Att välja rätt dokumentverktyg är som att välja den perfekta kaffeblandningen – du behöver något som passar ditt arbetsflöde, håller ditt team piggt och inte lämnar en bitter eftersmak.
För användare av Almanac Docs känns det som om deras favoritblandning tas bort från hyllorna. Eftersom Almanac Docs stängs ner den 31 januari 2025 letar många användare efter ett nytt, robust dokumentationsverktyg.
Ett populärt alternativ är Notion. Notion är utmärkt tack vare sin flexibilitet och sitt utbud av funktioner, vilket gör det till ett lockande val för dem som lämnats i sticket efter Almanacs nedläggning.
Låt oss ta en titt på hur de två samarbetsverktygen Almanac och Notion står sig mot varandra.
I den här artikeln jämför vi Almanac och Notion, deras avancerade funktioner, användarvänlighet och mångsidighet, och presenterar även det perfekta alternativet till Almanac och Notion (det är ClickUp ). Låt oss börja.
Vad är Almanac?
Almanac är en plattform för samarbetsbaserad dokumenthantering som är utformad för att konsolidera professionella dokument och effektivisera arbetsflöden för teamgodkännanden.
De viktigaste funktionerna i Almanac är:
- Samarbetsredigering av dokument
- Dedikerade arbetsytor och mappar för dokumenthantering
- Ett galleri med anpassningsbara mallar för olika dokumenttyper
- Kommentarer, feedback och godkännande av dokument i appen
Men eftersom Almanac Docs snart stängs ner söker dess flitiga användare efter pålitliga alternativ. Innan vi går in på jämförelsen i detalj ska vi därför utvärdera Almanacs bästa funktioner.
De bästa funktionerna i Almanac
Almanacs funktioner passar team som har strikt versionskontroll över varje delat dokument. Här är några funktioner som hittills har utmärkt sig:
Funktion nr 1: Milstolpsuppföljning
Almanac ersätter tidsstämplar med milstolpar för att hjälpa dig att enkelt navigera i din arbetshistorik.
Milstolpsuppföljning gör det möjligt för team att sätta upp viktiga milstolpar i dokument – från att definiera specifika mål till att sätta deadlines och följa upp framsteg direkt i filerna. Dessutom kan du koppla dokumentgodkännandeprocesser till specifika milstolpar och förbättra projektövervakningen och ansvarsskyldigheten.
Det fungerar bäst för projekt som kräver noggrann övervakning och samordning, särskilt för produktlanseringar, marknadsföringskampanjer eller komplexa juridiska ärenden.
Funktion nr 2: Samarbetsredigering i realtid
Almanacs dokumentredigerare gör det möjligt för ditt team att arbeta på ett dokument samtidigt. Det innebär att du kan:
- Se ändringar i realtid när de görs
- Identifiera vem som har redigerat dokumentet med hjälp av namntaggar för alla aktiva personer i dokumentet.
- Markera och kommentera vissa punkter
- Tagga personer och lämna kommentarer till dem i dokumentet.
Det är dock användbart för team som behöver samarbeta om dokument. Några exempel är innehållsmarknadsföringsteam, juridiska team som utarbetar avtal eller produktteam som utvecklar användarhandböcker.
Bonusläsning: Upptäck hur du skapar effektiva dokumentmallar.
Funktion nr 3: Hantering av dokumentflöden
Almanacs verktyg för arbetsflödeshantering hjälper till att effektivisera dokumenthanteringen. Du kan ställa in en godkännandeprocess, tilldela uppgifter till specifika avdelningar (och teammedlemmar) och övervaka hur dokumentationen fortskrider under projektets olika faser.
Tillsammans med Almanacs integrationer med populära verktyg från tredje part minskar denna metod för arbetsflödeshantering flaskhalsar och garanterar att dina dokument granskas och godkänns i tid.
Priser för Almanac
- Gratis för alltid
- Team (för små team): 59 $/månad
- Pro (för växande team): 149 $/månad
- Enterprise (för anpassade team): Anpassad prissättning
Visste du att? Almanac grundades 2019 av VD Adam Nathan i San Francisco.
Vad är Notion?
Notion är en digital arbetsplats som kombinerar funktioner för anteckningar, projektledning, uppgiftsuppföljning, skapande av kunskapsbaser, dataorganisation och övergripande teamarbete i en och samma plattform.
Notion fungerar som en intern wiki-programvara för företag och hjälper dig att organisera arbetet, hantera uppgifter, skapa att göra-listor och samarbeta i realtid för bättre projektledning.
Denna flexibilitet gör Notion perfekt för att förbättra kunskapshanteringen och eliminera datasilos inom organisationen.
Men Notion har ännu mer att erbjuda. 👇
De bästa funktionerna i Notion
Notions främsta styrka ligger i dess arkitektur. En enkel, ren och multifunktionell arbetsyta som kan anpassas till olika projektbehov inom organisationer.
Här är några viktiga funktioner i detta enhetliga arbetsutrymme:
Funktion nr 1: Notion-databaser
Notions databaser är en samling av sammanlänkade Notion-sidor som gör att du kan organisera data på flera olika sätt.
Du kan anpassa dessa databaser med olika fälttyper och egenskaper, från text och siffror till datum och kryssrutor.
Med hjälp av relationer och sammanställningar kan du länka egenskaper eller databaser mellan sidor och definiera relationer mellan objekt för dynamisk datahantering.
En uppgiftsdatabas kan till exempel kopplas till en projektkalender, så att tidslinjer uppdateras automatiskt när uppgifter läggs till eller slutförs.
Funktion nr 2: Integrerad AI-funktion
Notion integrerar AI i sin plattform för att underlätta arbetet. Du kan till exempel:
- Använd AI för att automatiskt fylla i datafält och egenskaper med rätt innehåll/data från din databas.
- Skapa, redigera och formatera innehåll med Notion AI Writer.
- Frågor och svar för att besvara frågor om specifika team, projekt och mer genom att söka i hela arbetsytan.
Funktion nr 3: Kraftfulla anpassningsmöjligheter och mallar
Notion har tusentals färdiga mallar för personlig planering och produktivitetsuppföljning (även i ett gratiskonto) som hjälper ditt team att hålla koll på sin arbetsbelastning och sina uppgifter.
Oavsett om det gäller projektpaneler för olika nischer eller mötesanteckningar för ljud- och videointeraktioner med fjärrteam, kan du med dra-och-släpp-gränssnittet fritt omorganisera innehållet och anpassa det till praktiskt taget alla arbetsflöden.
Funktion nr 4: Alternativ för flera vyer och växlingslistor
Det är enkelt att visualisera information från databaser i Notion, eftersom det stöder datavisning i flera vyer. Välj mellan tabeller, Kanban-tavlor och andra datavisningsmedier för att få en bättre uppfattning om vad dina produkter, kunder och tjänster kräver.
På samma sätt kan du med hjälp av växlingslistor och hopfällbara avsnitt dölja och visa relevant innehåll, så att sidorna hålls rena och fokuserade på de aktuella mätvärdena.
Du kommer att upptäcka att denna funktion är extremt värdefull i projektledningssituationer där olika teammedlemmar kan behöva olika vyer av samma dataset.
Notions prissättning
- Gratis för alltid
- Plus: 12 $/månad
- Företag: 18 $/månad
- Enterprise: Anpassad prissättning
Bonusläsning: Lär dig hur du använder Notion AI
Almanac vs. Notion: Jämförelse av funktioner
Almanac passar bäst för organisationer som behöver strikt dokumentkontroll och strukturerat samarbete, medan Notion erbjuder en flexibel, AI-driven konsoliderad arbetsyta för uppgifter som går utöver dokumenthantering.
Här är en snabb utvärdering som jämför funktionerna hos respektive plattform:
Funktion nr 1: Dokumenthantering och samarbetsfunktioner
Almanac utmärker sig inom dokumenthantering med sin realtidsredigering för samarbete och kraftfulla versionkontroll. Det gör det också möjligt för flera teammedlemmar att arbeta på ett dokument samtidigt.
Notion erbjuder samma funktioner, men integrerar dem i olika innehållsformat, från anteckningar och uppgifter till databaser. Detta gör Notion till en mångsidig, allt-i-ett-plattform för hantering av kunskapswikis, dokument och data.
🏆Vinnare: I Almanac vs. Notion tar Notion hem segern eftersom det kan samarbeta och hantera ett stort dokumentarkiv, nästan som en datahubb.
Funktion nr 2: Funktioner för uppgifts- och projektledning
Programvaruutvecklingsteam använder Notion för att spåra felrapporter och schemalägga sprintar i en Kanban-tavla. Denna integrationsnivå möjliggör agil projektledning, där ändringar återspeglas i alla beroende databaser.
Notions förmåga att visa data som listor, kalendrar eller tavlor innebär att flera intressenter, såsom utvecklare, marknadsförare och projektledare, kan hålla sig uppdaterade om samma underliggande data genom olika vyer.
Å andra sidan är Almanacs projektledningsfunktioner noggrant anpassade för dokumentintensiva projekt. Produktutvecklingsteam kan använda denna funktion för att spåra dokument parallellt med faser som initial konceptualisering och rapportering av regelefterlevnad.
🏆Vinnare: Mellan Notion och Almanac tar Notion ledningen inom projektledning, eftersom det skapar och länkar databaser för uppgiftshantering, sprintplanering och komplex resursallokering.
Funktion nr 3: Anpassning av mallar och integrationssystem
Notions användare kan snabbt skapa dokument med hjälp av anpassningsbara mallar för arbetsflöden som kundonboarding och innehållspipelines. Istället för statiska formulär innehåller Notions mallar dynamiska byggstenar som framstegsspårare, kryssrutor och till och med inbäddade videor.
Notion fungerar dessutom smidigt med många olika verktyg från tredje part, såsom Slack, Trello, Google Drive, Microsoft Office etc. På så sätt kan team hämta data från andra plattformar och hålla alla sina verktyg sammankopplade.
Till exempel kan ditt produktteam integrera sin roadmap i Notion med en Trello-tavla! Och om du vill lära dig hur man skapar en företagswiki är Notion också ett ganska bra val.
🏆Vinnare: Med tanke på Almanacs begränsade användbarhet för dokumentationsrelaterade uppgifter, överträffar Notion det på dessa faktorer.
Almanac vs. Notion på Reddit
Många Redditors föredrar Notion för dess mångsidighet när det gäller hantering av dokument och databaser. Det förbättrar produktiviteten genom sina alternativ för anpassning av mallar och förenklar projektledningsuppgifterna.
Min personliga instrumentpanel visar endast uppgifter som ska göras idag, kategoriserade efter projekt (eller område). Jag kan växla för att se en tidslinje över vad som mer är på gång i det projektet (eller området). Jag använder den instrumentpanelsvyn för att planera på morgonen, prioritera under dagen och sedan sammanfatta och justera datum efter behov när jag avslutar arbetet.
Min personliga instrumentpanel visar endast uppgifter som ska göras idag, kategoriserade efter projekt (eller område). Jag kan växla för att se en tidslinje över vad som mer är på gång i det projektet (eller området). Jag använder den instrumentpanelsvyn för att planera på morgonen, prioritera under dagen och sedan sammanfatta och justera datum efter behov när jag avslutar arbetet.
Hur attraktivt Notion än blir, älskar många Almanac-användare fortfarande verktygets "Git-liknande versionshantering". Verktygets fokus på dokumentation gör det möjligt för användarna att planera och dokumentera varje liten detalj i projektet.
Almanac har vissa likheter med GitHub när det gäller grenkontroll – vilket kan vara mycket användbart, men jag är orolig för inlärningskurvan för det arbetssättet när jag behöver få med mig personer som inte är vana vid processplanering och dokumentation.
Almanac har vissa likheter med GitHub när det gäller grenkontroll – vilket kan vara mycket användbart, men jag är orolig för inlärningskurvan för det sättet att arbeta när jag behöver få med mig personer som inte är vana vid processplanering och dokumentation.
Möt ClickUp – det bästa alternativet till Almanac och Notion
Med Almanacs nedläggning och Notions begränsningar är det viktigt att leta efter digitala verktyg för arbetsplatshantering som kan göra allt. Och ClickUp lyckas briljera som en one-stop-shop-plattform för alla dina produktivitetsbehov.
Ett funktionsrikt projektledningsverktyg som ClickUp hjälper dig att få den perfekta kombinationen av flexibel hantering, avancerad anpassning och över 1 000 integrationer.
Från dokumentsamarbete till att utnyttja AI för att minska din manuella arbetsbelastning – du måste testa hur detta projektdokumentationsverktyg kan bli din arbetsvän. Lita på oss, det sticker verkligen ut bland andra appar.
ClickUps fördel nr 1: Avancerad dokumenthantering
ClickUp Docs dokumenthanteringsfunktioner är utformade för att förändra hur dina team samarbetar kring digitala filer. Integrera flera innehållsformat kopplade till uppgifter och omvandla kommentarer till genomförbara åtgärder, samtidigt som du formaterar dina dokument med tabeller, rubriker, index och mycket mer.
Ännu bättre är att du kan skapa kapslade sidor och undersidor i dokument för att återspegla versionskontrollens syfte. Dina team kan också redigera dessa dokument samtidigt på olika plattformar och arbeta med avancerade kommentarfunktioner på specifika avsnitt.
ClickUps fördel nr 2: AI-drivna funktioner
ClickUp Brain erbjuder omedelbara svar på spontana dokument- och projektrelaterade frågor som registreras. Dessutom håller AI-drivna påminnelser ditt projekt på rätt spår utan dagliga manuella ingripanden.
Glöm inte att AI-skrivaren fungerar som en maskin för att skapa innehåll och hjälper dig att generera rapporter, e-postmeddelanden och till och med interna nyhetsbrev på några sekunder.
ClickUps fördel nr 3: Omfattande Wiki-mall
Viktigast av allt är att ClickUps Wiki-mall ger dina team en samlad plats för projektdata som samlats in från interna och externa källor. Denna centrala datahubb gör det möjligt för alla avdelningar att få tillgång till information på begäran, vilket eliminerar behovet av tidskrävande diskussioner om att hitta rätt dokument.
Anpassa det efter din önskade varumärkesstil, tilldela ägare och bidragsgivare till varje fil och skapa en komplett lista över standardrutiner (SOP) – allt inom ClickUp.
Mallarkiv: Kolla även in dessa fantastiska Wiki-mallar för fler format som passar dina behov.
Vilket är bäst för arbetsplatshantering – Almanac, Notion eller ClickUp?
Almanac har kanske länge dominerat dokumenthanteringsmarknaden. Men eftersom det nu läggs ner riktas mer uppmärksamhet mot Notion och ClickUp.
När det gäller produktivitet på en hård marknad kan dina team helt enkelt inte kompromissa.
ClickUps lättanvända funktioner och ständiga uppgraderingar har gjort det möjligt för organisationer att ta i bruk ett mångsidigt verktyg. Och enligt vår mening är det det bästa valet för alla dina behov.
Registrera dig gratis på ClickUp idag och se om du håller med!