Blir du ständigt bombarderad med slumpmässiga ledighetsansökningar från dina anställda? Eller märker du ofta frånvaro utan tillräcklig förvarning?
Om svaret är ja på någon av frågorna är det ett tecken på att du kan behöva en strukturerad PTO-policy. En PTO-policy hjälper anställda att ta planerad ledighet från arbetet, främjar balansen mellan arbete och privatliv och ökar arbetsglädjen.
I det här blogginlägget delar vi med oss av hur man skapar en PTO-policy med relevanta exempel. Låt oss sätta igång!
Förstå betald ledighet (PTO)
Betald ledighet (PTO) är en förmån som gör det möjligt för anställda att ta ledigt för semester, sjukdom eller personliga skäl utan att förlora lön. Regelbundna pauser från arbetet ger anställda tid att ladda batterierna och återfå fokus, vilket främjar deras fysiska och mentala välbefinnande.
En effektiv, välstrukturerad PTO-policy hjälper organisationer att:
- Fastställ förväntningar på vad anställda kan förvänta sig av sina semesterdagar
- Ge organisationer ett strukturerat sätt att hantera anställdas ledighet utan att det påverkar den normala verksamheten.
- Skapa en balans mellan arbetsåtaganden och anställdas personliga behov
- Främja förtroendet bland anställda genom att ge dem friheten att hantera sina personliga åtaganden utan att behöva oroa sig för förlorad lön.
En PTO-policy fastställer ett standardförfarande för att begära, spåra och hantera ledighet och minskar den administrativa bördan. När en anställd till exempel begär ledighet kan du snabbt slå upp deras totala ledighet enligt PTO-policyn i ditt HR-system och godkänna den.
Du kan implementera olika PTO-policyer beroende på dina affärsbehov. Om din personal till exempel huvudsakligen består av yrkesverksamma som arbetar med målinriktade projekt och du vill fokusera på att bygga upp förtroende, kan du erbjuda obegränsad PTO.
Här är de olika typerna av betald ledighet som du kan lägga till i din PTO-policy:
Sjukfrånvaro
Betald sjukfrånvaro eller medicinsk ledighet är tillgänglig för anställda som behöver ta hand om sin hälsa eller återhämta sig från en skada. Det fungerar vanligtvis enligt en ackumuleringsmetod, där anställda tjänar in en timmes sjukfrånvaro för varje 30–50 arbetade timmar, beroende på policyn.
Även om det inte finns någon federal lag i USA som kräver att företag ska erbjuda sjukledighet till sina anställda, har många delstater, däribland Arizona, Kalifornien, New York och Massachusetts, antagit lokala lagar som gör betald sjukledighet obligatorisk. Du måste kontrollera alla tillämpliga delstatslagar innan du utarbetar en PTO-policy.
Allmänna helgdagar
Du kan erbjuda betald ledighet till anställda på alla religiösa, statliga eller nationella helgdagar. Listan över betalda helgdagar beror på vilket land du befinner dig i och din organisations arbetskultur. Globala företag tillåter vanligtvis sina anställda att ta upp till 10 allmänna helgdagar per år, beroende på var de befinner sig.
Sorgledighet
Sorgledighet, även känd som medkänsleledighet, gör det möjligt för anställda att ta ledigt för att sörja en nära anhörigs död. Även om det inte finns några federala lagar om sorgledighet, erbjuder företag en empatisk, anställdscentrerad arbetskultur.
Familjeledighet
Familjeledighet är vanligtvis betald föräldraledighet på upp till 12 veckor vid födseln eller adoptionen av ett barn. Det inkluderar även vårdledighet, där anställda tar ledigt för att ta hand om en familjemedlem med ett allvarligt hälsotillstånd.
Röstningstid
Anställda får denna typ av betald ledighet vid presidentval och lokala val. Vanligtvis är ledigheten för att rösta begränsad, eftersom anställda bara behöver några timmar för att rösta.
Kontrollera lagstiftningen i din delstat för att se om du måste erbjuda betald eller obetald ledighet för röstning. I delstaten Kalifornien tillåter lagen till exempel anställda att ta upp till två timmars ledighet för att rösta utan löneavdrag.
Semesterdagar
Denna typ av PTO är praktisk när anställda vill åka på semester, umgås med familjen eller helt enkelt ta en paus från arbetet. Semesterledighet erbjuds anställda efter att de har fullgjort en viss tjänstgöringstid, och den ökar baserat på antalet år som dina anställda har arbetat.
En undersökning från US Bureau of Labor Statistics visar att 34 % av de anställda i den privata sektorn får 10–15 dagars betald semester per år efter att ha fullgjort ett års tjänstgöring. 32 % av de anställda får 15–19 dagars betald semester efter att ha fullgjort fem års tjänstgöring.
Sabbatsledighet
Vissa företag erbjuder också sabbatsledighet, vanligtvis 4–6 veckor, till berättigade anställda som vill ta en längre paus från arbetet. Detta kan vara för att fokusera på sin mentala hälsa, återvända till skolan, gå en kurs, arbeta med ett personligt projekt eller fokusera på självutveckling eller karriärutbildning.
Typer av policyer för betald ledighet
Låt oss nu diskutera de olika typer av PTO-policyer som du kan överväga för din organisation.
Traditionell ledighet
En traditionell PTO-policy erbjuder anställda en fastställd mängd betald ledighet under olika ledighetskategorier – semester, sjukledighet, personliga dagar etc.
Du kan överväga att gradvis öka antalet lediga dagar efter att den anställde har arbetat en viss tid på företaget.
Deloitte har en traditionell ledighetspolicy. Den erbjuder 39 dagars årlig PTO, uppdelad i olika kategorier som privilegierad ledighet, sjukledighet, tillfällig ledighet och ytterligare sjukledighet.
Uppsparad PTO
Bankad PTO liknar traditionell PTO. Även här kan du tilldela anställda ett fast antal betalda ledigheter. Till skillnad från flera ledighetskonton deponeras dock alla ledigheter i en enda ”bank” och det finns inga uppdelningar.
Anställda kan ta ut sparad PTO från sin ledighetsbank av vilken anledning som helst utan att behöva oroa sig för att ta från en specifik kategori eller typ av ledighet. Denna typ av PTO-policy är ett bra alternativ om du har ett litet team.
Accenture erbjuder sina anställda 13 till 27 dagars betald ledighet per år, beroende på den anställdes nivå och anställningstid.
Obegränsad PTO
Denna policy gör det möjligt för anställda att ta så mycket ledighet som de behöver. Det finns inget fastställt antal PTO-dagar. Den största fördelen med en obegränsad PTO-policy är att den erbjuder anställda flexibilitet på arbetsplatsen och gör det möjligt för dem att ta ledigt när det passar dem. Oavsett om det gäller ett läkarbesök eller vårlov kan anställda ta ledigt från arbetet utan begränsningar.
Enligt en undersökning från Harris Poll har 60 % av yrkesverksamma i USA mer än 10 betalda lediga dagar per år, och 7 % av de anställda har obegränsad PTO.
Även om det verkar som om du ger "obegränsad" ledighet är det ett utmärkt sätt att visa förtroende för dina anställda. Denna PTO-policy fungerar bäst om du är ett nystartat företag och vill attrahera de bästa talangerna. Den fungerar också bra om du inte har kapacitet att övervaka anställdas ledighet eller spåra intjänad ledighet, och du mäter anställdas prestationer utifrån resultat och mål.
Netflix erbjuder en policy för obegränsad PTO. Som företaget nämner: ”Vi fastställer inte något schema för helgdagar och semester, så att du kan ta hänsyn till det som är viktigt för dig – inklusive när din kropp och själ behöver en paus. ”
Intjänad PTO
Intjänad PTO erhålls efter att anställda har arbetat ett visst antal timmar i organisationen. Anställda kan använda sin intjänade ledighet för semester, hälsovård eller personlig tid. Intjänad PTO är som pengar som tjänats in över tid och sparats på banken och som kan användas när det behövs. Vissa organisationer tillåter anställda att lösa in sin outnyttjade intjänade ledighet.
Flexibel PTO
Flexibel betald ledighet gör det möjligt för anställda att ta ledigt när det behövs utan att behöva ackumulera eller tjäna in ledigheten. Den kan samlas under ett och samma paraply som omfattar all användbar ledighet, såsom sorgledighet, personlig ledighet, semester och sjukdagar. Den största fördelen med flexibel PTO är att anställda, till skillnad från traditionell PTO, inte behöver begära ledighet i förväg.
Buffer har en flexibel policy för ledighet för sitt globala distansarbete. Den gör det möjligt för anställda att ta ledigt när de behöver det så att de mår bra och kan utvecklas. Den erbjuder minst tre veckors betald ledighet.
Google är ett annat exempel på ett företag som erbjuder flexibel PTO.
Hur skapar du en PTO-policy för ditt team?
Att skapa en PTO-policy för ditt team kan vara överväldigande, särskilt om du gör det för första gången. Här är en guide som hjälper dig att utarbeta en PTO-policy:
1. Förstå de juridiska kraven
Eftersom arbetslagstiftningen för betald ledighet varierar beroende på geografiskt område bör du kontrollera lokala lagar och regler om ledighet i din jurisdiktion när du utformar din PTO-policy.
Till exempel kräver den federala lagen om familje- och sjukledighet (FMLA) i USA att företag med minst 50 anställda erbjuder ledighet med anställningsskydd för föräldraledighet, personlig sjukvård, vård av anhörig och militärtjänstgöring.
Vissa delstater kräver också att arbetsgivare håller reda på PTO-saldot, så kontrollera din delstats lagstiftning om du behöver göra det. När du har föreslagit ett program, kontrollera branschstandarden i den bransch du verkar inom. Till exempel kräver New Yorks program för betald familjeledighet att organisationer köper in betalda familje- och sjukledighetsplaner via en privat försäkringsmarknad.
💡Proffstips: Använd ClickUp Docs för att skissa upp strukturen för din PTO-policy och skapa en lista över juridiska krav. Dela den med din juridiska avdelning och HR-teamet och få feedback i realtid.
2. Fastställa anställdas berättigande till olika typer av PTO
Bestäm sedan vilka anställda som är berättigade till ledighet och hur mycket ledighet varje person har rätt till. Klassificera anställda utifrån deras nivå, arbetets natur eller anställningstid för att fastställa deras berättigande. Du kan kategorisera anställda på följande sätt:
- Heltidsanställda med fast lön har rätt till en obegränsad PTO-policy.
- Deltidsanställda, säsongsanställda eller timanställda har rätt till traditionell PTO eller ingen PTO.
- En heltidsanställd måste ha arbetat i 90 dagar innan hen kan använda sin PTO.
💡Proffstips: Om du har ett större team som gör det svårt att fastställa och hantera anställdas behörighetskategorier kan du prova att använda avancerad HR-programvara som ClickUp. ClickUps HR-hanteringsplattform kan hjälpa dig att hålla allt under kontroll. Den låter dig spåra anställdas tjänstgöringstid, prestationer, engagemang och utveckling på en enda plattform.
3. Välj rätt PTO-policy
Var försiktig när du väljer PTO-policy för din organisation. Du kan erbjuda flexibilitet inom den övergripande PTO-policyn, till exempel utbetalning av PTO vid uppsägning, möjlighet att överföra tid eller obegränsad semester.
Du kan också dela upp PTO i semesterdagar, personlig ledighet, mentala hälsodagar, sjukledighetsdagar etc., beroende på vad de anställda vill ha och vad som stämmer överens med företagets övergripande vision.
Om du till exempel är mycket fokuserad på anställdas välbefinnande visar du att du verkligen bryr dig genom att ge dem ledighet för mental hälsa.
Så här kan du bestämma vilken PTO-policy som passar bäst för ditt företag:
| Typ av policy | Beskrivning | Syfte |
| Obegränsad PTO | Anställda kan ta så mycket PTO som de behöver, utan några fastställda gränser. | Lämplig för en förtroendebaserad arbetsmiljö där anställda förväntas hantera sin arbetsbelastning på ett ansvarsfullt sätt. |
| Flexibel PTO | PTO kan användas för vilket ändamål som helst och kombinerar semester, sjukdagar och personliga dagar i en enda pool. | Perfekt för företag som värdesätter flexibilitet och vill minska komplexiteten i hanteringen av olika typer av ledighet. |
| Ackumuleringsbaserad PTO | Anställda tjänar in PTO gradvis över tid, baserat på arbetade timmar eller tjänstgöringstid. | Perfekt för företag som vill uppmuntra medarbetarna att stanna kvar och främja en rättvis arbetskultur. |
| Sabbatsår PTO | Förlängd betald ledighet erbjuds berättigade anställda efter en viss tjänstgöringstid för att de ska kunna ägna sig åt personliga intressen eller ta hand om sin hälsa. | Bäst för organisationer som vill belöna långvariga anställda |
| Fast PTO | Anställda får ett fast antal PTO-dagar i början av året. | Effektivt för företag som vill ha förutsägbara PTO-kostnader och enklare administration. |
4. Beskriv godkännandeprocessen och utbetalningsförfarandena
Nästa steg är att fastställa godkännandeprocessen för PTO för att förhindra missbruk av PTO och oplanerade frånvaron. Om det inte är ett akutfall måste anställda till exempel lämna in PTO-ansökningar som granskas av chefer eller HR med tillräckligt lång varsel.
Definiera hur PTO-godkännandeprocessen ska fungera i din PTO-policy:
- Hur lång tid i förväg ska en anställd meddela sin frånvaro i en situation som inte är akut?
- Hur ansöker man om PTO i nödsituationer?
- Vem godkänner PTO?
- Vad händer om PTO inte godkänns inom en viss tidsram?
Om chefen till exempel inte godkänner PTO inom en vecka godkänns den automatiskt.
Du kan använda ClickUps PTO-kalendermall för att spåra anställdas ledighet och effektivisera processen för godkännande av ledighet. Denna mall gör det enkelt att hantera och spåra anställdas ledighetsstatus och visualisera deras ledighet. Du kan se personalens tillgänglighet, minska risken för schemakonflikter och identifiera luckor i planerna för personalbehov.
Med den här mallen kan du:
- Organisera ledighetsschemat för alla team på ett och samma ställe
- Visualisera hur många dagar och timmar varje anställd tar ledigt.
- Planera personalbehovet
5. Utarbeta policyn
När du har gjort din research, fått godkännande från dina juridiska och compliance-team och skapat en struktur för PTO-policyn är det dags att lägga till relevanta detaljer och förbereda ett utkast till policyn.
Dela det första utkastet med ledningen, den juridiska avdelningen och berörda intressenter för att samla in synpunkter. Gör förbättringar utifrån deras synpunkter och dela sedan policyn med medarbetarna.
💡Proffstips: Du kan också använda ClickUp Brain, ClickUps AI-assistent, för att skapa en PTO-policy. Här är ett exempel:
För- och nackdelar med en strukturerad PTO-policy
PTO-policyer förbättrar anställdas produktivitet, välbefinnande och arbetsglädje, och hjälper till att attrahera och behålla anställda. Om du överväger att införa en PTO-policy kan du dra nytta av flera fördelar. Några av dessa är:
- Förbättrad produktivitet hos anställda: En ny undersökning från Deloitte visar att 45 % av arbetstagarna känner sig utbrända. PTO-policyer säkerställer att anställda kan ta ledigt utan att behöva oroa sig för ekonomin. Detta hjälper anställda att återhämta sig mentalt och fysiskt, vilket förbättrar produktiviteten.
- Högre personalbehållning: Enligt Forbes är obligatorisk betald ledighet en av de främsta förmånerna som anställda önskar sig från sina organisationer. En strukturerad PTO-policy kan leda till ökad personalnöjdhet och högre personalbehållning.
- Attrahera talanger: Eftersom yrkesverksamma söker bättre flexibilitet i arbetet kan en generös PTO-policy hjälpa dig att attrahera kompetenta talanger.
Även om PTO är ett icke-förhandlingsbart inslag i alla organisationer kan det också finnas några nackdelar.
- Höga arbetskraftskostnader: En obegränsad eller generös PTO kan leda till höga arbetskraftskostnader, särskilt under högsäsong.
- Missbruk av systemet: Vissa anställda kan missbruka en policy för obegränsad PTO, eller så kan en stor del av teamet besluta att ta ledigt samtidigt. Detta kan vara extremt störande för teamets arbetsflöde och produktivitet.
Ändra och uppdatera PTO-policyer
Du kan ändra dina PTO-policyer under året eller när behovet uppstår. Under 2020 ändrade till exempel många organisationer sina PTO-policyer eftersom anställda sköt upp sina semesterplaner på grund av nedstängningen.
När du omkalibrerar PTO-policyer bör du dock beakta följande:
- Se till att de inte strider mot medarbetarens nuvarande och/eller intjänade PTO-förmåner.
- Kontrollera att dina uppdaterade PTO-policyer följer alla tillämpliga lagar och förordningar.
- Inkludera en klausul som beskriver vad som händer med en anställds PTO-intjänande vid uppsägningar. Många företag erbjuder till exempel utbetalningar för återstående dagar av PTO.
- Tänk på hur det påverkar produktiviteten och hur chefer kan kompensera för produktivitetsförlusten med tillfällig personal.
När PTO-ändringen har trätt i kraft uppdaterar du alla policyer på en central plattform (t.ex. företagets policyportal) eller anställdshandboken som en enda källa till information. Utse HR-talespersoner som anställda kan vända sig till om de behöver förtydliganden.
När du ändrar och uppdaterar PTO-policyer måste HR-avdelningen ha en tydlig plan för att effektivt kommunicera policyändringarna till alla anställda.
För att effektivisera kommunikationen om policyändringar kan du använda ClickUps mall för policymemo. Den hjälper dig att kommunicera policyändringar på ett tydligt och organiserat sätt. Du kan lägga till skälen till policyändringen, be om synpunkter från intressenter och fastställa riktlinjer för hur den uppdaterade policyn ska följas.
Mallen hjälper dig att:
- Samla alla befintliga och nya policyer på ett ställe för snabb referens.
- Markera policyändringar
- Utarbeta en genomförbar plan för att implementera den nya policyn.
Skapa den perfekta PTO-policyn med ClickUp 🚀
Oavsett om du skapar eller uppdaterar din PTO-policy behöver du en väl genomtänkt plan för att genomföra den utan att störa det normala arbetsflödet och samtidigt sätta dina anställdas behov i främsta rummet.
Ovanstående guide hjälper dig att utforma din PTO-policy, och vi rekommenderar starkt att du använder ClickUp för att dela upp den övergripande processen för att utforma PTO-policyn i mindre och mer hanterbara delar. Detta hjälper dig att följa framstegen i skapandet av din PTO-policy.
Du kan också utnyttja ClickUps funktioner och mallar för att effektivisera ditt ledighetshanteringssystem. Det hjälper dig att spåra anställdas ledigheter och säkerställa snabbare godkännanden så att du aldrig missar något viktigt. Registrera dig gratis på ClickUp för att skapa en omfattande PTO-policy!