Vill du höra av dig till en kollega eller få en snabb uppdatering om ett projekt utan att låta för påträngande eller auktoritär? Vi slår vad om att ditt första steg skulle vara att skriva ett meddelande av typen ”bara för att höra av mig”.
Men vänta – tryck inte på ”skicka” än!
Tro det eller ej, men de flesta sms och e-postmeddelanden av typen ”bara för att höra av mig” går inte så smidigt som du tror. I vissa fall kan de till och med uppfattas som påträngande och likgiltiga.
Om du vill förmedla äkta omtanke och intresse måste du göra bättre än ett enkelt meddelande som ”Hej, jag ville bara höra hur det går…”. Men frågan är hur?
I det här blogginlägget guidar vi dig genom det rätta sättet att säga ”jag vill bara höra av mig” på ett professionellt och effektivt sätt – och ett smart verktyg som hjälper dig att skapa det perfekta meddelandet (läs: ClickUp Brain ). Då kör vi! 💬
⏰ Sammanfattning på 60 sekunder
- Att hålla kontakten med kollegor är viktigt för att hålla sig uppdaterad om projekt, påminna om deadlines, erbjuda stöd och ge feedback
- Fördelar med att höra av sig: Håller dig uppdaterad om projektets framsteg och risker Ökar teamets produktivitet genom att motivera medlemmarna Stärker professionella relationer och främjar gemenskapskänslan Förbättrar det interna samarbetet och samordningen
- Håller dig uppdaterad om projektets framsteg och risker
- Ökar teamets produktivitet genom att motivera medlemmarna
- Stärker professionella relationer och främjar gemenskapskänslan
- Förbättrar det interna samarbetet och samordningen
- Bästa praxis för att höra av sig: Tillför värde till varje interaktion genom att vara tydlig och ta hänsyn till sammanhanget. Håll en professionell ton för att säkerställa att ditt meddelande tas på allvar. Var ihärdig men respektfull för att undvika att framstå som en detaljstyrande chef.
- Ge varje interaktion mervärde genom att vara tydlig och ta hänsyn till sammanhanget
- Håll en professionell ton för att säkerställa att ditt meddelande tas på allvar
- Var ihållande men respektfull för att undvika att framstå som en detaljstyrande chef
- Använd fraser som ”Jag följer upp vårt tidigare samtal” eller ”Jag hör av mig för att se till att allt går enligt plan” för att skapa tydlighet och ge syfte åt ditt meddelande.
- Använd följande kommunikationskanaler för att höra av dig på ett professionellt sätt Chatt: Perfekt för snabba uppdateringar och samarbete i realtid E-post: Bäst för formell, detaljerad kommunikation SMS: Användbart för brådskande eller korta uppdateringar
- Chat: Perfekt för snabba uppdateringar och samarbete i realtid
- E-post: Bäst för formell, detaljerad kommunikation
- SMS: Användbart för brådskande eller korta uppdateringar
- Om du vill undvika att byta mellan olika verktyg kombinerar ClickUp dina projektledningsaktiviteter med teamkommunikation via: ClickUp Chat: Möjliggör uppdateringar i realtid, uppgiftsfördelning och samarbete utan att du behöver lämna ClickUps uppgiftshanteringsplattform ClickUp Brain: Skapar personliga, professionella meddelanden som är anpassade efter din ton och ditt sammanhang med hjälp av AI
- ClickUp Chat: Möjliggör uppdateringar i realtid, uppgiftsfördelning och samarbete utan att du behöver lämna ClickUps uppgiftshanteringsplattform
- ClickUp Brain: Skapar personliga, professionella meddelanden som är anpassade efter din ton och ditt sammanhang med hjälp av AI
- Håller dig uppdaterad om projektets framsteg och risker
- Ökar teamets produktivitet genom att motivera medlemmarna
- Stärker professionella relationer och främjar gemenskapskänslan
- Förbättrar det interna samarbetet och samordningen
- Ge varje interaktion mervärde genom att vara tydlig och ta hänsyn till sammanhanget
- Håll en professionell ton för att säkerställa att ditt meddelande tas på allvar
- Var ihållande men respektfull för att undvika att framstå som en detaljstyrande chef
- Chat: Perfekt för snabba uppdateringar och samarbete i realtid
- E-post: Bäst för formell, detaljerad kommunikation
- SMS: Användbart för brådskande eller korta uppdateringar
- ClickUp Chat: Möjliggör uppdateringar i realtid, uppgiftsfördelning och samarbete utan att du behöver lämna ClickUps uppgiftshanteringsplattform
- ClickUp Brain: Skapar personliga, professionella meddelanden som är anpassade efter din ton och ditt sammanhang med hjälp av AI
När ska man höra av sig till kollegor på jobbet?
Det finns olika situationer där du kan behöva höra av dig till en kollega. Här är några exempel:
Få uppdateringar om projektet
Låt oss säga att du och ditt team har tilldelats ett kundprojekt. Efter att ha fördelat uppgifterna litar du på att de arbetar självständigt med projektet. Men vad händer om du behöver en uppdatering om hur det går? Kanske behöver du informera kunden eller rapportera projektets framsteg till din chef.
I så fall kanske du vill höra av dig till ditt team via chatt, telefon eller videosamtal.
💡 Proffstips: Tänk om ditt verktyg för uppgiftshantering också fungerade som din kommunikationsplattform? Det är precis vad ClickUp gör. Använd ClickUp för att skapa och tilldela uppgifter, chatta med dina teammedlemmar i realtid (med ClickUp Chat), hoppa in i snabba ljud- och videosamtal (med SyncUps) och spela in ClickUp Clips med berättarröst för asynkron videosamverkan!
Skicka påminnelser om deadlines
Leveransdatumet för ditt projekt närmar sig och du vill bekräfta om ditt team kan få det klart i tid. I så fall är det klokt att skicka ett mejl med texten ”bara för att höra hur det går” för att påminna teamet om deadline. Låt ditt team veta att du finns tillgänglig för att prata och hjälpa till om de behöver stöd eller stöter på några utmaningar.
Erbjud stöd till dina kollegor
Tänk dig att du har hittat en relevant branschartikel som en kollega skulle uppskatta. Eller låt oss säga att en av dina kollegor är överbelastad och du känner att du har kapacitet att ta över några av deras uppgifter. Eller kanske vill du ta pulsen på teamets allmänna välbefinnande.
Allt detta är situationer där uttryck som ”jag ville bara höra hur det går” ofta används för att visa och ge stöd.
Ge feedback
Feedback är avgörande för att säkerställa kvaliteten. Du kan ha ett team bestående av erfarna ämnesexperter, men det betyder inte att det inte finns utrymme för förbättringar.
Utmaningen ligger dock i att förmedla feedbacken på rätt sätt. Om du stormar in med en lång lista av instruktioner i stil med ”gör det här, gör det där” är risken stor att du låter bossig och kontrollerande. Därför kan ett enkelt meddelande som ”jag ville bara höra hur det går”, där feedbacken vävs in i sammanhanget, vara till hjälp.
⭐ Utvald mall
Behöver du höra av dig men vill inte fundera för mycket på formuleringen? ClickUps kostnadsfria mall för snabbmeddelanden hjälper dig att skicka ett kort och välformulerat meddelande som håller saker och ting i rörelse.
Fördelarna med att höra av sig till kollegor
Att skicka ett välformulerat e-postmeddelande för att höra hur det går eller boka in videomöten bara för att känna av stämningen i teamet gör mycket mer än att bara förmedla ett budskap. Det ger också följande fördelar:
⭐️ Håller dig uppdaterad
Regelbundna avstämningar säkerställer att du hela tiden är uppdaterad om statusen för ett projekt eller en uppgift. De gör att du får reda på om någon i teamet behöver extra stöd med en uppgift eller har synpunkter som kan optimera arbetsflödet. Detta hjälper till att identifiera risker innan de eskalerar och säkerställer en smidig verksamhet.
⭐️ Ökar produktiviteten
Välformulerade, professionella meddelanden kan ha samma effekt som motivationshöjare. När du hör av dig för att informera ditt team om en kommande deadline eller ge dem ytterligare information eller den hjälp de behöver för att övervinna ett hinder, motiverar det teammedlemmarna att arbeta med uppgiften med en ökad känsla av ansvar och effektivitet.
⭐️ Stärker professionella relationer
Det är inte ovanligt att medarbetare känner sig isolerade i en hybrid arbetsmiljö. Om du inte skapar en vänlig atmosfär inom ditt team riskerar du att teammedlemmarna känner sig utanför och oengagerade. För många av oss innebär regelbundna avstämningar med en affärskontakt eller kund att de får veta att de är högt prioriterade.
Regelbundna avstämningar förhindrar detta genom att skapa utrymme för öppen dialog och interaktion. De bidrar till att bygga starkare professionella relationer och främjar en känsla av gemenskap.
⭐️ Förbättrar det interna samarbetet
Det kan vara bra att skicka uppföljningsmejl där du på ett avslappnat sätt frågar om alla i teamet är överens om projektmålen. Det säkerställer att varje medlem är medveten om sitt ansvar och har tillgång till det stöd de behöver. Det stärker också det interna samarbetet och leder till bättre projektresultat.
📮ClickUp Insight: 92 % av de anställda använder inkonsekventa metoder för att hålla koll på åtgärder, vilket leder till uteblivna beslut och försenad genomförande. Oavsett om du skickar uppföljningsmeddelanden eller använder kalkylark är processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter – så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
Bästa praxis för kommunikation på arbetsplatsen
Om det inte rör sig om ett samtal mellan två personer kan den interna kommunikationen på arbetsplatsen upplevas som allmän och alltför bred.
När det gäller uttryck som ”jag ville bara höra av mig” är det vanligt att mottagaren uppfattar det som opersonligt och överflödigt.
Anledningen är väldigt enkel.
Dessa fraser används alldeles för ofta, till den grad att de har förlorat sin betydelse. Om du inte är noga med att varje gång ge ett tydligt sammanhang finns det därför en risk att ditt budskap går förlorat. För att undvika det följer här några tips du kan följa:
✅ Skapa mervärde i varje interaktion
När du skickar ett ”jag ville bara höra av mig”-mejl till ditt team, se till att ditt meddelande innehåller sammanhang. Vill du höra av dig för att erbjuda hjälp? Är du borta från kontoret och vill ha en snabb uppdatering om projektets aktuella status? Har du specifik feedback riktad till säljteamen om nya leads?
Oavsett situationen, tillför värde och var tydlig med din avsikt.
✅ Var professionell
Låt oss säga att du skickade ett uppföljningsmejl till ditt team men inte fick något svar. Det kan finnas många orsaker till detta, men det är viktigt att ditt team tar din kommunikation på allvar och svarar när du förväntar dig det.
Om du använder en alltför vänlig eller nonchalant ton kan det leda till att teammedlemmarna inte tar dig på allvar. Skriv därför ditt e-postmeddelande i en professionell ton. Du vill givetvis vara vänlig mot dina teammedlemmar för att skapa en hälsosam arbetsmiljö, men om du är för avslappnad kan det leda till att teammedlemmarna bortser från vad du har att säga.
✅ Var ihärdig men respektfull
Om ditt projekt är omfattande och viktigt kan du behöva höra av dig till dina teammedlemmar flera gånger. Se dock till att du inte detaljstyr eller är alltför påträngande.
Överskölj inte ditt team med meddelanden; ta hänsyn till deras arbetsbelastning och skapa en kommunikationsplan för projektet som ger dem utrymme att återkomma till dig. Uthållighet är bra, men för mycket av det kan få det att verka som om du står och flåsar dem i nacken.
💡Proffstips: Tanken med att använda alternativa uttryck för ”bara för att höra av mig” är att skapa ett uppföljningsmeddelande som är kontextuellt rikt och inte generiskt. Se därför till att det du skriver är personligt, meningsfullt och innehåller sammanhang.
Hur man säger ”jag ville bara höra hur det går” på ett professionellt sätt på jobbet
Det finns ett rätt och ett fel sätt att skicka ett ”bara för att höra av mig”-meddelande till dina kollegor.
Först och främst måste du se till att ditt meddelande verkligen har ett värde. Hör inte bara av dig för sakens skull. Tyvärr är affärskommunikationen full av meddelanden som innehåller mycket jargong men är otydliga. Om du vill hålla kontakten med dina kollegor finns det bättre sätt att göra det på.
Se till att dina ”bara ville höra av mig”-meddelanden är:
- Rakt på sak utan onödiga omvägar
- Relevant för mottagaren
- Inkluderar en CTA (uppmaning till handling)
Med det i åtanke ska vi titta på hur du bör använda uttrycket ”just checking in” på ett professionellt och effektivt sätt i olika situationer:
Scenario nr 1: För att få uppdateringar om projektet
Gå inte runt och kring när du ber om uppdateringar om projektet. Var rak och konkret. Ange exakt vilken information du söker.
Det kan handla om mer detaljerad information om projektets aktuella status, tidigare kontakter, kommande milstolpar, hinder som ditt företag eller team kan stöta på, osv.
Detta tar bort det vaga i uttrycket (något det är ökänt för) och säkerställer att du förmedlar ditt budskap utan att framstå som oprofessionell.
Exempel: ”Hej, teamet! Jag ville bara få en snabb uppdatering om hur långt vi har kommit med projektet. Ligger vi i tid för att ha det första utkastet klart till tisdag?”
Scenario nr 2: För att skicka påminnelser om deadlines
Hur skickar du påminnelser om deadlines till ditt team utan att låta påträngande eller förhastad?
Nyckeln är att vara vänlig men bestämd.
Var som alltid tydlig med dina förväntningar. Ange tidsfristen och be om bekräftelse. Undvik dock att låta för påträngande. Det är ett av de vanligaste misstagen man gör när man hör av sig till kollegor angående tidsfrister. Se till att din ton är lugnande och inte krävande.
Exempel: ”Hej, teamet! Bara en snabb påminnelse om att projektets slutleverans ska vara klar nästa fredag. Ligger vi i fas för att hinna klart i tid?”
Scenario nr 3: För att erbjuda stöd till kollegor
Ett meddelande där du hör av dig för att erbjuda stöd ska aldrig uppfattas som opersonligt och generiskt.
För att undvika att låta ytlig bör du på ett artigt och respektfullt sätt uttrycka din vilja att hjälpa personen. Fråga om det finns något du kan göra för att hjälpa till.
Dessutom är det viktigt att låta tacksam och verbalt engagerad. Du vill inte ge intryck av att de inte kan klara uppgiften utan dig.
Exempel: ”Hej, Tony! Grafiken du har skapat för produkten är fantastisk. Jag ville bara höra om du behöver min hjälp med de återstående.”
Scenario nr 4: För att ge feedback
Det här är knepigt.
Att ge konstruktiv feedback som tas emot väl är en underskattad färdighet. Om du inte vill bli missförstådd måste du vara mycket noga med ditt ordval. Det är lätt att konstruktiv feedback kan uppfattas som respektlöst och oförskämt.
När du tar kontakt för att komma med förslag bör du därför börja med att visa uppskattning och tacksamhet gentemot personen. Det visar att du uppskattar deras hårda arbete och insats. Följ sedan upp med en artig förfrågan. Det visar personen att du inte tvivlar på deras förmåga, utan bara kommer med ett förslag som kan förbättra kvaliteten på deras arbete.
Exempel: ”Hej Chris, tack för att du alltid levererar högkvalitativt innehåll till projektet. Jag uppskattar verkligen ditt engagemang! Bara ett snabbt förslag – kan vi justera språket lite så att sloganen blir mer tilltalande för generation X? De är en viktig målgrupp, och vi vill inte riskera att stöta bort dem.”
Alternativ till e-postmeddelanden med ”Jag ville bara höra av mig”
När vi skickar ett uppföljningsmejl (både internt och externt) tenderar vi att använda frasen ”bara för att höra av mig” som om det vore konfetti.
Här är alltså 10 alternativ till uttrycket ”just checking in” i e-postmeddelanden som förmedlar samma budskap utan att använda samma gamla uttryck.
Dessa alternativ ger mer värde och bättre insikt än ett vanligt uppföljningsmeddelande.
- Som uppföljning på vår tidigare kontakt angående projektet
- Ta kontakt för att säkerställa att allt går enligt plan inför den kommande deadlinen
- Letar du efter en uppdatering för att effektivt samordna nästa steg?
- Jag ville höra om du hade några frågor eller funderingar
- För att ta samtalet vidare vill jag höra om det finns något stöd du behöver för att nå dina mål
- Följa upp för att diskutera eventuella utmaningar och hur vi kan hantera dem
- Jag ber om din feedback för att bättre förstå den senaste utvecklingen i projektet
- Jag hör av mig för att gå igenom våra framsteg och eventuella kommande problem eller hinder som vi bör vara medvetna om
- Ta kontakt för att få reda på eventuella uppdateringar eller ändringar i projektplanen
- Ta kontakt för att få den senaste informationen om det vi diskuterade tidigare
Kommunikationsplattformar för att höra av sig på jobbet
Det är viktigt att tänka på vilket medium du använder för att höra av dig till dina kollegor och teammedlemmar. Här är de tre mest effektiva kommunikationsplattformarna du kan använda för att höra av dig på jobbet:
Chat
Specialiserade chattplattformar som Slack, Microsoft Teams osv. är perfekta när du vill få snabba uppdateringar i realtid utan att gå för djupt in på detaljerna. Dessa verktyg underlättar den dagliga kommunikationen mellan teammedlemmarna och fungerar därför bra när du vill höra av dig till hela teamet på en gång.
Här är några tillfällen när du bör använda chatt för att höra av dig till en kollega:
- Få en snabb uppdatering om projektets status
- Be om omedelbar hjälp med en fråga
- Bekräfta tidsplaner för möten
Det finns dock en fallgrop.
Om du vill ha uppdateringar i realtid om ett projekt måste du lämna din projektledningsprogramvara och byta till chattplattformen. Du kanske också måste ta skärmdumpar om det finns något specifikt du vill diskutera.
Och det är där ClickUp kommer till din undsättning!
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för arbetshantering. Med en mängd innovativa funktioner gör ClickUp teamsamarbete och kommunikation till en barnlek.
Med ClickUp Chat behöver du inte lämna din projektledningsplattform för att höra av dig till ditt team. Plattformen fungerar även som kommunikationsverktyg och låter dig skicka meddelanden till dina teammedlemmar direkt från din projektöversikt.
Det är inte allt – för att underlätta det interna samarbetet kan du dela praktiska råd, länkar och värdefulla resurser samt anpassa varje ”check-in”-meddelande. Du kan också skapa en separat chattkanal för att diskutera varje projekt som ditt team arbetar med.
📮ClickUp Insight: 83 % av kunskapsarbetarna förlitar sig främst på e-post och chatt för kommunikation inom teamet. Men nästan 60 % av deras arbetsdag går åt till att växla mellan dessa verktyg och söka efter information. Med en allt-i-ett-app för arbetet som ClickUp samlas din projektledning, dina meddelanden, e-post och chattar på ett och samma ställe! Det är dags att centralisera och få ny energi!
”Innan vi började använda ClickUp ledde möten och e-postväxlingar till ett svart hål där ärenden förblev osynliga och obehandlade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid, och ingen visste hur det kreativa arbetet fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärderna ska vara klara, chatta och samarbeta direkt i uppgifterna.”
”Innan vi började använda ClickUp ledde möten och e-postväxlingar till ett svart hål där ärenden förblev osynliga och obehandlade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid, och ingen visste hur det kreativa arbetet fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärderna ska vara klara, chatta och samarbeta direkt i uppgifterna.”
E-post
E-postmeddelanden är utmärkta för att formellt höra av sig till en specifik teammedlem angående frågor, funderingar, projektmilstolpar osv. Du kan skicka ett detaljerat meddelande, och e-postmeddelandet fungerar dessutom som ett skriftligt underlag för kommunikationen.
Här är några konkreta situationer där du kan använda e-post för att höra av dig till en kontakt eller en kollega:
- Be om ytterligare information om ett projekt
- Ge detaljerad feedback
- Planera möten eller uppföljningar
Om du däremot ogillar att skriva långa e-postmeddelanden till teamet kan du låta ClickUp sköta det åt dig.
Oavsett om du vill ge detaljerad feedback eller få insikter om hur ett projekt fortskrider kan du med ClickUp Email skapa alla typer av professionella e-postmeddelanden med bara några få klick. Lägg bara till en teammedlems namn, ange ämnet för ditt e-postmeddelande och nämn de viktigaste punkterna som ska diskuteras. För ökad anpassning hjälper ClickUp dig också att välja ton och kreativitet i ditt meddelande. Dessutom kan du automatiskt skicka e-postmeddelanden baserat på mottagna svar, tilldelade uppgifter eller andra utlösare du väljer.
Text
SMS är praktiska när du behöver snabba svar eller vill höra av dig till dina teammedlemmar för att se om allt är under kontroll.
Typiska situationer inom affärskommunikation där det är bäst att höra av sig via SMS är:
- Skicka snabba påminnelser om deadlines
- Följa upp ett mindre ärende eller dagliga uppgifter
- Ge snabb feedback
För att göra dina e-postmeddelanden ännu bättre kan du överväga att använda ClickUp Brain.
ClickUp Brain är ett mångsidigt AI-verktyg som ingår i ClickUp-paketet för arbetshantering.
Med hjälp av ClickUps AI-assistent kan du anpassa textmeddelanden till ditt team så att de blir så avslappnade, formella eller halvformella som du vill. Eftersom ClickUp Brain genererar svar som är nära baserade på den uppmaning du ger, skräddarsys din text efter ditt önskade språk, tonfall och innehåll.
”ClickUp har samlat all kommunikation från olika kanaler, som e-post, chattar och WhatsApp, på ett och samma ställe. Så vet du var du ska vända dig för att hitta den information du behöver.”
”ClickUp har samlat all kommunikation från olika kanaler, som e-post, chattar och WhatsApp, på ett och samma ställe. Så vet du var du ska vända dig för att hitta den information du behöver.”
Håll kontakt på ett effektivt sätt med ClickUp
Uttrycket ”jag ville bara höra av mig” har blivit något av en kliché inom affärs- och yrkeskommunikation. Det beror på att det kan uppfattas som ett oärligt sätt att driva på för handling eller skapa en känsla av brådska, vilket mottagaren inte alltid uppskattar.
För att vara effektiv måste du lära dig att höra av dig till dina kollegor på ett sätt som ger sammanhang och visar på professionalism. E-postmeddelanden och meddelanden där du hör av dig låter mindre vardagliga (och mer meningsfulla) när de är genomtänkta och speglar ditt genuina stöd.
För att ytterligare förbättra kvaliteten på kommunikationen på din arbetsplats, kolla in ClickUp. Det erbjuder ett brett utbud av verktyg och funktioner som kan förbättra hur du håller kontakt med dina kollegor och effektivisera samarbetet.
Prova ClickUp gratis idag. Registrera dig här!