Visste du att kostnaden för att skaffa en ny kund är fem till sju gånger högre än kostnaden för att behålla en befintlig kund? Dessutom kan du se en vinstökning på 25–95 % under en viss period om du ökar din kundbehållningsgrad med 5 %.
Även om effektiva strategier för kundförvärv är avgörande för tillväxt, är det viktigt att inse att avkastningen på investeringar från befintliga kunder ofta är mycket högre. Kontraktsförnyelser ger återkommande intäkter och är ett bevis på kvaliteten på ditt arbete. De bidrar i hög grad till att bygga partnerskap och hjälpa till med rekommendationer.
Genom att implementera nya affärsstrategier och tekniker kan du säkra nya kontrakt och se till att dina befintliga kunder ser värdet i att fortsätta sitt samarbete med dig.
Vad är kontraktsförnyelse?
En kontraktsförnyelse innebär att ett befintligt kontrakt mellan dig och din kund förnyas. Detta sker vanligtvis när kontraktstiden närmar sig sitt slut och båda parter ser ett värde i att fortsätta samarbetet. Förnyelseprocessen innebär vanligtvis att villkor, prissättning och till och med projektets omfattning omförhandlas så att det bättre passar båda parters behov.
Kontraktsförnyelser är mer än en formalitet – att försumma dem kan göra ditt företag sårbart.
Här är fem viktiga taktiker som kan hjälpa dig att förnya kontrakt på bra villkor:
- Förhandling: Förnyelser är ett tillfälle att förhandla om nya villkor. Du kan justera prissättningen genom att prata med ekonomiavdelningen och få insikter eller till och med erbjuda rabatter eller ett paketpris, förstå deras föränderliga behov och justera servicenivåerna eller ändra kontraktslängden för att återspegla det aktuella värdet du levererar.
- Kundrelationshantering (CRM): Genom att regelbundet vårda kundrelationerna under hela kontraktstiden med öppen och transparent kommunikation kan du förbättra och effektivt hantera kundernas förväntningar. Detta gör förnyelseprocessen smidigare och ökar sannolikheten för ett framgångsrikt resultat.
- Sökmotormarknadsföring (SEM): En stark närvaro online kan förstärka ditt värdeerbjudande vid kontraktsförnyelse. Kunderna kan undersöka dina tjänster online innan de fattar ett beslut, så se till att din webbplats och ditt online-rykte visar din expertis.
- Kundnöjdhetsundersökningar: Att samla in feedback genom undersökningar eller diskussioner visar ditt engagemang för kontinuerlig förbättring och gör det möjligt för dig att ta itu med eventuella problem innan förnyelseperioden. Frågorna kan vara flervalsfrågor eller till och med i ja/nej-format, till exempel
Kontraktsförnyelser kontra kontraktsförlängningar
När vi tar upp ämnet kontraktsförnyelser är det viktigt att förstå hur de skiljer sig från icke-förnyelser eller förlängningar.
En kontraktsförnyelse innebär en fullständig uppdatering av avtalet, eventuellt med justeringar av villkor, priser eller omfattning baserat på nya behov. En kontraktsförlängning, å andra sidan, förlänger helt enkelt det ursprungliga kontraktet utan några ändringar.
Ett annat exempel att notera är kontrakts uppsägning. Detta skiljer sig från att inte förnya ett kontrakt. En kontrakts uppsägning avslutar avtalet före dess planerade utgångsdatum, ofta på grund av kontraktsbrott, dålig prestation eller oförutsedda omständigheter. Att inte förnya ett kontrakt innebär att kontraktet löper ut utan att förlängas för en ny period.
Exempel på kontraktsförnyelse
Låt oss säga att du är en digital marknadsföringsbyrå med ett ettårigt kontrakt med en lokal klädbutik. Under det första året av avtalet har du framgångsrikt genomfört kampanjer i sociala medier som ökat deras varumärkeskännedom och onlineförsäljning. Så här går du tillväga för att förnya kontraktet i det här scenariot.
Innan kontraktet löper ut kontaktar du proaktivt kunden. Du presenterar en detaljerad rapport som visar resultaten, inklusive en betydande ökning av följare, förbättrad varumärkesuppfattning och en mätbar ökning av webbplatstrafiken från Instagram.
Baserat på din framgång föreslår du ett förnyat kontrakt med en liten höjning av månadsavgiften. I utbyte erbjuder du att utöka dina tjänster till att omfatta hantering av deras Facebook-sida och utveckling av en riktad reklamkampanj i sociala medier.
Visa tydligt värde och föreslå en lösning som gynnar båda parter för att vara på god väg att säkra en framgångsrik kontraktsförnyelse med butiken.
Bästa metoder för att vinna kontraktsförnyelser
För att lyckas med förnyelser är det viktigt med kundhanteringsstrategier som prioriterar kundnöjdhet och visar ditt fortsatta värde för företaget. Från en noggrant utarbetad plan till gedigen relationshantering – här är några viktiga bästa praxis för att säkerställa att du lägger grunden för framgång.
Inled förhandlingarna tidigt
Diskussionerna om förnyelse bör inte inledas bara några veckor före kontraktets förnyelsedatum, utan helst några månader i förväg. Detta ger dig gott om tid för förhandlingar om kontraktsförnyelse, produktiv dialog och för att visa ditt engagemang i partnerskapet.
Låt oss återkomma till avtalet med klädbutiken. Boka ett möte med butiksägaren långt före avtalets förnyelsedatum. Fokusera på att gå igenom det gångna årets framgångar, ökningen av antalet följare på Instagram och trafiken på webbplatsen. Börja prata om nya idéer, strategier och kanske till och med mer ambitiösa mål.
Genom att inleda samtalet tidigt visar du att du har koll på läget, vilket kommer att påverka kontraktsförnyelsen till din fördel.
Framhäv det värde som levereras
Nöj dig inte med att säga att du har gjort ett bra jobb – backa upp det med data!
Kunderna uppskattar en tydlig förståelse för den avkastning på investeringen (ROI) som du har levererat. Innan du inleder förhandlingar, samla in data och vittnesmål. Lyft fram dina prestationer och kvantifiera dina resultat när det är möjligt.
Förbered till exempel en omfattande resultatrapport inför ditt förnyelsemöte med butiksägaren. Rapporten bör innehålla detaljerade uppgifter om ökningen av Instagram-följare, till exempel 10 %, den positiva förändringen i varumärkesuppfattningen med 5 % fler positiva kommentarer och den mätbara ökningen av webbplatstrafiken från Instagram (15 %). Dessa kvantifierbara resultat visar tydligt det mervärde du har tillfört deras verksamhet.
Genom att presentera övertygande data visar du butiksägaren de konkreta fördelarna med dina tjänster. Detta stärker din position när du förhandlar om ett förnyat kontrakt med höjda avgifter.
Upprätthåll en utmärkt kommunikation med kunderna
Begränsa inte dina interaktioner till förnyelseperioderna. Genom att regelbundet höra av dig under kontraktstiden kan du ta itu med problem i realtid, samla in feedback och se till att dina tjänster är anpassade efter kundernas föränderliga behov. En framgångsrik kundrelation bygger på öppen och konsekvent kommunikation.
Låt oss ta ett år som exempel där vi hanterar klädbutikens närvaro på sociala medier. Håll kontakten med dina kunder genom regelbundna uppdateringar och informera dem om förändringar eller förseningar. Även exceptionella prestationer kan lyftas fram. En bra metod är att tillhandahålla veckorapporter med översikt över viktiga mätvärden och engagemangsdata.
Detta kallas kundlivscykelmarknadsföring och måste inkludera schemalagda månatliga möten för att diskutera innehållsstrategi, besvara frågor, ändra din strategi och brainstorma nya idéer.
Genom att prioritera kommunikation bygger du upp en stark relation med dina kunder och etablerar dig som en värdefull partner med större sannolikhet för kontraktsförnyelser.
Automatisera ditt förnyelseflöde
Manuella förnyelseprocesser kan vara tidskrävande och felbenägna. Överväg att använda ett CRM-system (Customer Relationship Management) eller en dedikerad programvara för avtalshantering. Dessa hjälper dig att effektivisera din process för hantering av avtalets livscykel och automatisera uppgifter för att behålla kunder, såsom att skicka påminnelser, generera rapporter och hantera avtalsdeadlines.
I vårt exempel, där dina kunders företag för hantering av sociala medier har vuxit betydligt, kan manuell spårning av kontraktsförnyelsedatum bli en numerisk mardröm.
Genom att implementera ett CRM-system kan du automatisera påminnelser om förnyelser, ställa in varningar om utgångsdatum och lagra all relevant kunddata på en central plats, vilket förenklar dataanalys och rapportering.
Genom att eliminera repetitiva uppgifter frigör du värdefull tid och resurser. Ditt team kan nu fokusera på strategiska initiativ och förbättra relationerna mellan företaget och kunderna, vilket i slutändan leder till en smidigare och effektivare process för kontraktsförnyelse.
Var uppmärksam på dina kunders behov och beteende
Håll koll på branschtrender och dina kunders närvaro online och var beredd att anpassa dina tjänster efter det.
Under dina förhandlingar om förnyelse med butiksägaren upptäcker du att de planerar att lansera en ny klädkollektion riktad till en yngre målgrupp. Med tanke på denna förändring föreslår du att ni utökar er strategi för sociala medier till att omfatta plattformar som TikTok och Snapchat, som är populära bland denna yngre målgrupp. Du kan också föreslå influencer-marknadsföringskampanjer för att nå en bredare publik.
Din vilja att anpassa dig och tillgodose deras föränderliga behov visar butiksägaren att du verkligen är engagerad i deras långsiktiga framgång. Ett kundcentrerat tillvägagångssätt gör det mer sannolikt att de förnyar kontraktet och fortsätter sitt samarbete med dig.
Upprätta en effektiv plan för avtalshantering
Implementera en omfattande plan för avtalshantering som spårar alla kundavtal, inklusive viktiga datum, kontaktinformation och förnyelsevillkor. En väl definierad plan hjälper dig att hålla ordning, säkerställer att du aldrig missar ett viktigt datum och gör att du kan hantera förnyelser strategiskt.
Använd kontraktshanteringsprogramvara som ClickUp för att skapa en centraliserad databas för kundkontrakt. Programvaran lagrar också all kommunikation och alla dokument som rör varje kontrakt och kan automatiskt markera kommande förnyelser i god tid, vilket säkerställer en smidig och effektiv förnyelseprocess.
Använd verktyg som ClickUp för att hantera kontraktsförnyelser
Nu när vi har fastställt vikten av kontraktsförnyelser och utforskat bästa praxis för förnyelsebestämmelser är nästa steg att förenkla denna process och effektivisera din kundkontakt för förnyelser.
ClickUps CRM-projektledningsprogram hjälper dig att hantera kundinteraktioner från en central plats. All din kund- och kontraktsinformation, kommunikationshistorik, projektdetaljer och viktig kontaktinformation är lättillgänglig i över 15 ClickUp-vyer, inklusive listor, tavlor och Gantt-diagram.
Oavsett om du föredrar en Kanban-tavla för tydlig pipelinehantering eller en listvy för detaljerad offertadministration, anpassar sig ClickUp CRM efter dina preferenser.
Proffstips: Integrera din e-post med ClickUp för att eliminera kommunikationssilos och effektivisera kontakterna. Skriv utkast till förnyelseförslag, skicka projektuppdateringar och samarbeta med kollegor från en enda plattform.
ClickUps dashboards hjälper dig att analysera kontraktets prestanda genom att spåra viktiga kundmått som livstidsvärde och genomsnittlig affärsstorlek. Dessa insikter ger värdefulla diskussionspunkter när du närmar dig förnyelser, vilket hjälper dig att förbättra dina förslag för att visa det specifika värde du har levererat till varje kunds verksamhet.
Använd anpassade fält för att spåra kundnöjdhet eller projektmilstolpar för att identifiera potentiella problemområden innan de eskalerar till förnyelsehinder. En omfattande dokumentationsgranskningsprocess som proaktivt tillgodoser kundernas behov skapar förtroende och stärker dina affärsrelationer, vilket gör förnyelse av kontrakt till en naturlig utveckling av ett ömsesidigt fördelaktigt partnerskap.
ClickUps mall för avtalshantering hjälper dig att lagra information om alla dina avtal och överenskommelser på ett och samma ställe. Detta minskar tidsspillan på att leta efter dokument och säkerställer enkel tillgång till viktig information när du inleder förhandlingar om förnyelse med kunder.
Med inbyggda funktioner för uppgiftshantering kan du tilldela förnyelserelaterade uppgifter till teammedlemmar och samarbeta smidigt. Du kan också skapa ett smidigt och organiserat arbetsflöde genom att utarbeta förnyelseförslag, schemalägga möten och spåra kommunikationshistoriken inom samma plattform.
Med mallen kan du skapa statusar som "Upp till förnyelse" eller "Förnyelseförhandling" för att enkelt spåra förnyelsedatum och framstegen för varje kundkontrakt. Använd vyn " Gantt-diagram " för att visualisera kommande deadlines och säkerställa att förnyelseförhandlingarna sker i tid.
Hur du säkerställer FLER kontraktsförnyelser
För att säkerställa förnyelser krävs ett proaktivt tillvägagångssätt som går utöver att bara skicka påminnelser. Här är några viktiga strategier för att maximera dina framgångar med förnyelser:
Bygg varaktiga relationer
Förhandlingar om förnyelse är en naturlig förlängning av en positiv kundrelation. Investera tid i att bygga upp en god relation, fira kundernas framgångar och upprätthålla en öppen kommunikation under hela avtalsperioden för att skapa förtroende och lojalitet, så att förnyelser blir en formalitet snarare än en förhandling.
Prioritera kundernas behov
Bli en oumbärlig partner genom att visa ett genuint intresse för att förstå dina kunders föränderliga behov och utmaningar. Be regelbundet om feedback, anpassa dina tjänster därefter och överträffa konsekvent förväntningarna.
Sälj relationen
Fokusera på helheten. Lyft inte bara fram projektets resultat, utan visa också de långsiktiga fördelar du har gett deras verksamhet. Kvantifiera din inverkan på deras tillväxt, effektivitet eller varumärkesrykte. Detta förstärker värdet av det pågående partnerskapet.
Behärska förhandlingar
Förhandlingar om förnyelse kräver noggrann planering. Samla in data om din prestation, branschstandarder för dina tjänster och kundens aktuella marknadsposition. Var beredd att motivera föreslagna justeringar av avgifter eller tjänsteutbud.
Var förberedd och lyhörd
Säkerställ en snabb svarstid på kundförfrågningar under förhandlingar. Snabb kommunikation visar din respekt för deras verksamhet och håller momentumet uppe.
ClickUp hjälper dig att effektivisera dessa strategier och säkra kontraktsförnyelser med sina många funktioner:
- Anpassningsbara arbetsytor: Skapa dedikerade arbetsytor för varje kund, där alla projektdetaljer, kommunikation och kontraktsdokument samlas för att effektivisera tillgången till information och förenkla förberedelserna inför förnyelser.
- Automatisk kontraktsförnyelse: Ställ in automatiska påminnelser för kommande förnyelsedatum och uppgiftsutgångar. ClickUps visuella verktyg, som Gantt-diagram, ger en tydlig översikt över framstegen så att du kan prioritera uppgifter och säkerställa snabb kommunikation med kunderna innan kontraktet löper ut.
- Prestationsuppföljning och rapportering: Följ nyckeltal (KPI) under hela avtalsperioden för att visa det värde du har levererat, oavsett om det handlar om ökad webbplatstrafik, förbättrad varumärkeskännedom eller kostnadsminskningar. Att ha dessa data till hands hjälper dig att lyfta fram dina prestationer under förhandlingarna om förnyelse.
- Centraliserad kommunikationshub: Eliminera kommunikationssilos genom att integrera din e-post och erbjuda olika kommunikationskanaler inom uppgifterna. Detta förbättrar kundinteraktionen, så att du snabbt kan hantera förfrågningar, samarbeta effektivt och bygga upp en god relation.
- Kundrelationshantering (CRM): ClickUps CRM lagrar all kontaktinformation, kommunikationshistorik och projektinformation på ett ställe, vilket ger en omfattande översikt över varje kundrelation. Det blir ett centraliserat system som hjälper dig att anpassa interaktioner och visa genuin omtanke för dina kunders behov.
Riskbedömningens roll vid kontraktsförnyelser
Kontraktsförnyelser är en möjlighet att stärka partnerskap och säkra fortsatta intäkter. Men självbelåtenhet kan bli kostsam. Innan du klickar på "förnya" är det viktigt att göra en grundlig riskbedömning för att identifiera potentiella fallgropar och säkerställa ett framtidssäkert partnerskap.
Kontraktsförnyelser medför flera risker, både på individuell kundnivå och för ditt företag.
Individuell kundrisk
- Lön och anställningsrisk: Analysera din kunds finansiella stabilitet. Finns det några potentiella nedskärningar eller företagsnedläggningar i sikte? Att förnya ett kontrakt med en kund som har ekonomiska svårigheter kan leda till betalningsförseningar eller betalningsförsummelser.
- Förändrade kundbehov: Kundernas behov och prioriteringar kan förändras. Utvärdera om dina tjänster fortfarande är relevanta för deras aktuella affärsmål. Att förnya ett avtal med en kund vars krav har förändrats avsevärt kan leda till missnöje och eventuell uppsägning av avtalet i framtiden.
Om du till exempel hanterar sociala medier för en butik och de har beslutat att ändra sin distribution från lokala kunder till internationella marknader, måste du anpassa din digitala marknadsföringsstrategi och göra den global när det gäller kanaler, innehåll och målgrupper!
Företagsomfattande risk
- Branschfluktuationer: Tänk på potentiella störningar i branschen som kan påverka din kundbas. Finns det kommande regeländringar eller tekniska framsteg som kan påverka dina kunders verksamhet och därmed deras behov av dina tjänster? Om du inte tar hänsyn till dessa makroekonomiska faktorer kan det leda till en våg av icke-förnyelser.
- Marknadssaturation: Blir din bransch alltmer konkurrensutsatt? Att förnya kontrakt med en mättad kundbas kan begränsa din tillväxtpotential. Att utforska nya marknader eller tjänsteerbjudanden kan bidra till att minska denna risk.
Ett proaktivt tillvägagångssätt för riskbedömning kan avsevärt förbättra din framgångsgrad vid förnyelser. Här är några viktiga strategier att tänka på:
- Förutse konsumentbeteende: Använd marknadsundersökningar och branschtrender för att förstå kundernas föränderliga behov och preferenser. ClickUps CRM-funktioner kan hjälpa dig att spåra kundfeedback och identifiera potentiella problem innan de eskalerar.
- Övervaka förändringar i branschen: Håll dig uppdaterad om förändringar i regelverk, tekniska framsteg och ekonomiska fluktuationer inom din kunds bransch. Genom att förutse dessa förändringar kan du anpassa dina tjänster och minska riskerna förknippade med föråldrade lösningar.
- Genomför kundnöjdhetsundersökningar: Samla in direkt feedback från dina kunder. Genom att förstå deras upplevelser och förväntningar kan du identifiera områden som kan förbättras och ta itu med potentiella problem med förnyelser innan de uppstår.
- Scenarioplanering: Utveckla beredskapsplaner för olika riskscenarier. Om en nyckelmedarbetare lämnar företaget, har du till exempel en reservplan för att säkerställa kontinuiteten i tjänsterna för kunden?
- Utför finansiell riskanalys: Utvärdera den förväntade ekonomiska lönsamheten för det förnyade kontraktet. Detta inkluderar att ta hänsyn till potentiella löneökningar, resursfördelning och marknadsfluktuationer.
- Öppen kommunikation: Upprätthåll en öppen och transparent kommunikation med dina kunder under hela avtalsperioden. Detta gör att du kan identifiera och hantera potentiella problem proaktivt, vilket minskar risken för missnöje under förnyelsefasen.
Med ClickUps mall för arbetsavtal kan du skapa ett väl definierat avtal med ett tydligt arbetsomfång. Detta minimerar risken för okända förväntningar som kan uppstå vid förnyelser. Båda parter har en dokumenterad referenspunkt, vilket förhindrar missförstånd om leveranser och oväntade ökningar av arbetsbelastningen.
Mallar för arbetsavtal eliminerar behovet av spridda e-postmeddelanden och dokument. All avtalsrelaterad information, inklusive det ursprungliga avtalet, revideringar och kommunikationshistorik, lagras centralt i ClickUp. Få tillgång till denna historiska data för att effektivisera dina förnyelseförhandlingar och minska risken för att förbise viktiga detaljer.
Skapa anpassade fält i mallen för att spåra ändringar i arbetsomfång, betalningsvillkor eller andra klausuler i kontraktet under förnyelseförhandlingarna. Denna dokumenterade revisionshistorik ger en tydlig revisionsspår och minimerar risken för förvirring eller framtida tvister.
Strategisera och vinn kontraktsförnyelser med ClickUp
Kontrakt är inte formaliteter, utan livlinor som förbinder dig med dina värdefulla kunder. Kontraktsförnyelser håller denna ömsesidigt värdefulla relation vid liv. De kräver ständig uppmärksamhet, annars riskerar de att slitas sönder och brytas vid det mest olämpliga ögonblicket. Effektiv hantering av kontraktsförnyelser säkerställer att dessa relationer förblir starka och främjar långsiktiga partnerskap som driver på företagets tillväxt.
Kom ihåg att en framgångsrik förnyelse inte bara handlar om att säkra en signatur, utan också om att minska risker och bygga förtroende. Använd programvara för kundlojalitet som ClickUp för att förutse potentiella hinder med hjälp av riskbedömningsverktyg som dashboards och mallar. Lita på ClickUps samarbetsmiljö för att främja öppen kommunikation, som är grunden för framgångsrika förhandlingar.
Låt ClickUp förvandla din strategi för kontraktsförnyelse från en nödvändig formalitet till en språngbräda för långsiktiga kundsamarbeten och ömsesidig tillväxt.