Evie Harrison är bloggare av eget val. Hon älskar att upptäcka världen omkring sig. Hon gillar att dela med sig av sina upptäckter och erfarenheter och uttrycka sig genom sina bloggar.
Vill du veta den enklaste formeln för framgång?
Produktivitet = Lönsamhet
Ganska enkelt, eller hur?
Men många marknadsföringsbyråägare håller med om att detta är lite mer komplicerat än det verkar. Flera faktorer påverkar den totala produktiviteten i ditt företag. Och du måste hantera allt detta eftersom din byrås rykte står på spel.
Letar du efter tekniker som kan öka din byrås produktivitet? Då behöver du inte leta längre, för idag tittar vi på sätt att göra just det.
Men innan vi går in på ämnet måste du förstå att produktivitet är mer än att bara bocka av saker på en att göra-lista. För att din byrå ska vara produktiv måste den:
- utföra en rimlig mängd uppgifter inom förväntade tidsfrister
- skapa kvalitetsarbete som uppfyller fastställda standarder
- utnyttja tid, pengar, ansträngning och andra resurser effektivt
Med dessa viktiga punkter i åtanke ska vi lyfta fram några av de bästa strategierna för att förbättra din byrås produktivitet.
1. Använd rätt verktyg
Detta är förmodligen ett av de enklaste sätten att öka produktiviteten. Med rätt verktyg kan du automatisera rutinmässiga, repetitiva uppgifter och spara tid och resurser. Dessutom kan du automatisera flera aspekter av din byrå, från att effektivisera processer till att organisera uppgifter och leverera personaliserat innehåll till målgrupper.
För att förbättra din byrås totala effektivitet måste du dock investera i rätt verktyg. En omfattande produktivitetsplattform som ClickUp kan till exempel hjälpa dig att utföra ditt arbete var du än befinner dig. Den erbjuder funktioner som gör att du kan följa framstegen i alla dina projekt, se vad andra teammedlemmar gör i realtid, hantera teamets arbetsbelastning, chatta med medarbetare för att främja omedelbar samverkan och prioritera uppgifter så att viktigt arbete slutförs först.
2. Slösa inte tid på vägen
Enligt en rapport från Texas A&M Transportation Institute slösar den genomsnittliga amerikanska pendlaren bort 54 timmar om året på grund av trafikförseningar. Det är en betydande mängd tid som du kan använda på ett bättre sätt.
På vägen till och från jobbet kan du till exempel lyssna på poddar för att förbättra din egen och teamets produktivitet. Om du reser med tåg kan du, istället för att scrolla på sociala medier, planera dagens uppgifter. Eller göra förberedande research om kunder, kolla e-post, hålla möten eller ringa en rad korta telefonsamtal.
3. Strukturera ditt team
Precis som alla andra företag måste digitala byråer anställa kvalificerade personer som kan arbeta självständigt. Med en välfungerande kontorsstruktur kan din byrå drivas smidigt. Detta kräver dock effektivt ledarskap, kommunikation, samarbete och ömsesidigt stöd för att säkerställa att arbetet slutförs i tid och att målen uppnås.
Ännu viktigare är att lära sig att delegera ansvar till lämpliga medarbetare. Det innebär att rätt medarbetare arbetar med uppgifter som de kan utföra på bästa sätt. Detta gör att din byrå kan växa och generera mer intäkter.
Att kunna fördela arbetsbelastningen är avgörande för din digitala byrå. Alltför ofta slösar chefer bort värdefull tid på att detaljstyra medarbetare som ständigt behöver försäkras om att de gör sitt jobb ordentligt. Ibland är uppgifterna för tidskrävande, eller så har medarbetarna inte tillräckliga kunskaper för att klara dem. Oavsett vilket måste du hitta någon annan som kan göra jobbet bättre eller överväga att lägga ut arbetet på entreprenad.
4. Höj kompetensen hos din personal
Den digitala världen fortsätter att förändras. Även om du anställt skickliga medarbetare kommer de så småningom att behöva uppgradera sina kunskaper. För att hjälpa dina anställda och din digitala byrå att ligga i framkant bör du överväga att erbjuda ytterligare utbildning och produktivitetsworkshops för att göra dem till ännu bättre tillgångar för din byrå.
Digital marknadsföring är en snabbrörlig bransch som trivs på ambition och positiv energi. Dessa utbildningar kan därför vara både användbara och motiverande. Att lära sig nya färdigheter tillsammans med andra passionerade online-marknadsförare ger dina medarbetare ett självförtroendelyft och håller dem uppdaterade om aktuella trender.
För att identifiera vilka färdigheter du måste lära ut, gör en analys av kompetensgapet. Detta kommer att belysa de färdigheter som dina anställda saknar men behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Om de får möjlighet är de flesta anställda ivriga att lära sig hur man förbättrar arbetsflöden, hanterar tiden mer effektivt och utvecklar nya färdigheter. För mer information om hur varje anställd kan öka sin produktivitet, läs denna artikel om personlig uppgiftshantering.
5. Undvik utbrändhet hos anställda
Onödig arbetsstress kan minska anställdas prestanda och produktivitet. Enligt Career Builder uppger 61 % av de anställda att de är utbrända i sina nuvarande jobb.
Därför måste din digitala byrå vidta lämpliga åtgärder redan från början och se till att medarbetarna förblir nöjda och stressfria. Följande tips kan hjälpa till att undvika utbrändhet:
- Planera in kaffe- och lunchpauser under arbetsdagen så att alla får tillräckligt med tid att koppla av.
- Sätt upp realistiska mål och tidsfrister.
- Om du har internationella kunder, tvinga inte dina anställda att arbeta dygnet runt. Ordna skift och lediga dagar.
- Överväg att lägga ut uppgifter eller projekt som minskar medarbetarnas produktivitet på andra digitala marknadsföringsbyråer som har tillräckliga resurser för att utföra jobbet.
- Organisera teamevenemang för att stärka medarbetarnas moral.
6. Minska personalomsättningen
Efter att ha investerat tid och pengar i att utbilda din personal är det sista du vill att dina duktiga medarbetare ska lämna din digitala byrå. Som ett tecken på uppskattning för deras hårda arbete bör du erbjuda dem adekvata löner, förmåner och incitament.
Men du behöver inte alltid ge ekonomiska förmåner. En middag ute eller till och med ett muntligt erkännande av deras insatser gör att de känner sig uppskattade. Det är faktiskt enkla sätt att skapa positivitet, höja moralen och öka personalbehållningen.
Överväg att uppskatta dina anställdas insatser oftare. Skapa ett program för att uppmärksamma anställda där alla känner till de olika belöningar de kan få och godkännandeprocessen. På så sätt uppmärksammas och belönas en anställds insatser omedelbart. Enligt hbr.org uppger 40 % av de anställda att de anstränger sig mer i sitt arbete när deras insatser uppmärksammas. Ännu viktigare är att du ger konstruktiv feedback för att hjälpa de anställda i rätt riktning.
7. Eliminera dåliga kunder
Att tacka nej till kunder är förmodligen inte ett alternativ när du just har gett dig in i den digitala marknadsföringsvärlden. Men när du har etablerat dig kan du säga nej till dåliga kunder. Överraskande nog tror många ägare av digitala byråer att de inte kan göra detta eller är rädda för att göra det. Men några av de mest produktiva och lönsamma byråerna tackar nej till uppdrag som inte passar dem.
Alla kunder är inte din kopp te. Känn igen dem som:
- har höga alternativkostnader
- tar upp mer personalens tid än vad som kan faktureras
- kräver resurser som du inte har för att kunna betjäna dem väl
- har rykte om sig att inte betala fullt ut
Istället för att fokusera på dessa kunder, upptäck sätt att få in fler leads och arbeta med andra som passar dina erbjudanden.
8. Erbjud flexibla arbetsalternativ
Alla anställda är olika. Vissa arbetar bäst i en kontorsmiljö mellan 9 och 17, medan andra föredrar att arbeta på distans. Genom att erbjuda flexibel arbetstid kan individerna utföra sina uppgifter när de är som mest produktiva och befinner sig i sin komfortzon. Det viktigaste är att följa dina anställdas framsteg och uppmärksamma när de är som mest kreativa och produktiva.
9. Kommunicera effektivt
Var alltid rak mot dina anställda, ge tydliga instruktioner och svara snabbt på meddelanden. Med grundläggande kommunikationsriktlinjer på plats kan du se till att din byrå fungerar smidigt.
Överväg att använda olika kommunikationsmedel. Till exempel är snabbmeddelanden idealiska för kort och omedelbar kommunikation, medan e-post kan användas för längre kommunikation. Dessutom finns det många programvaror och marknadsföringsverktyg för byråer som kan hjälpa till att förbättra kommunikationen inom en organisation. Till exempel hjälper affärskommunikationsplattformar som Slack teammedlemmar att kommunicera bättre och hålla sig mer organiserade.
Men ingenting slår personliga teammöten. Att avsätta tid för regelbundna möten förbättrar produktiviteten avsevärt. Det ger en perfekt möjlighet att ta itu med problem, brainstorma nya idéer, diskutera mål, sätta upp scheman för kommande vecka och mycket mer.
10. Utvärdera, analysera och förbättra din byrås produktivitet
Precis som allt annat inom digital marknadsföring är ett av de bästa sätten att förbättra din byrås produktivitet att mäta den. Se till att du använder rätt verktyg för att analysera olika delar av din byrå. Om du vet var de positiva resultaten kommer ifrån kan du fokusera mer på dem och generera mer intäkter. Å andra sidan kan områden som inte ger rätt resultat kalibreras om för att bli mer effektiva.
Du kan också mäta produktiviteten i din byrå genom att övervaka individuella produktivitetsnivåer. Detta visar hur mycket varje anställd bidrar till den totala produktiviteten och vilka anställda som är mest värdefulla. Genom att identifiera din byrås styrkor och svagheter kan du förbättra produktiviteten och vinstmarginalerna.
Över till dig
För att din digitala byrå ska fortsätta vara framgångsrik måste du se till att varje avdelning uppnår optimal produktivitet. Genom att implementera tipsen ovan kan du avsevärt förbättra den totala produktiviteten. Det innebär att du får mer gjort på kortare tid och på ett mer kostnadseffektivt sätt.
Det är dags att börja förbättra medarbetarnas produktivitet redan idag.
Är du redo att arbeta smartare, inte hårdare?