Även mitt i den allestädes närvarande digitala transformationen är det sällan HR som bestämmer. Som ett resultat av detta känner HR-avdelningarna sig ofta fast i ett långsamt tempo medan verksamheten rusar framåt.
Du har säkert provat bästa praxis, strategier från välkända HR-böcker och implementerat HR-programvara. Om inget av detta gav dig de resultat du önskade kan agil HR vara svaret.
I det här blogginlägget undersöker vi vad agil HR är och hur du kan implementera det i din organisation för bättre prestanda.
Vad är agil HR?
Agile HR är en ny metod för personalfunktioner, inspirerad av agila metoder för mjukvaruutveckling. Den införlivar agila/Scrum-ramverk för att skapa en mer anpassningsbar, samarbetsinriktad och iterativ HR-praxis som är i linje med modern företagsledning.
Agila HR-team fokuserar på:
- Granulär struktur: Dela upp stora projekt i mindre, hanterbara uppgifter som utförs i korta cykler, så kallade sprintar.
- Kundfokus: Fokusera på rekryteringsledningens (interna kunder) och kandidaternas behov.
- Feedbackslingor: Samla aktivt in feedback från alla intressenter och anpassa dig till nya krav baserat på insikter.
- Samarbete: Prioritera tvärfunktionellt samarbete mellan affärs-, ekonomi-, HR- och andra team.
Om det låter som något du alltid har gjort, låt oss visa dig de subtila skillnaderna mellan agil och traditionell HR.
Vad är skillnaden mellan agil och traditionell HR?
Enkelt uttryckt liknar traditionell HR vattenfallsmetoden för utveckling, medan agil HR är, ja, agil. Om du inte är bekant med dessa termer följer här en kort sammanfattning av agil kontra vattenfall.
Låt oss nu se hur agil och traditionell HR skiljer sig åt.
| Agil HR | Traditionell HR | |
|---|---|---|
| Mål | Öka agiliteten och innovationen | Efterlevnad, personalens prestationer och minimering av risker |
| Struktur | Flexibel och anpassningsbar | Rigid och hierarkisk |
| Samarbete | Tvärfunktionellt samarbete och empowerment | Fördefinierade organisationsstrukturer med avdelningssilos |
| Beslutsfattande | Decentraliserat beslutsfattande | Centraliserat beslutsfattande |
| Process | Iterativ och inkrementell | Sekventiell och linjär |
| Fokus | Kundfokuserad, med fokus på att leverera värde till både interna och externa intressenter. | Intern verksamhetscentrerad, med fokus på administrativa uppgifter och efterlevnad |
| Anpassningsförmåga | Hög förmåga att samla in feedback och anpassa strategier därefter | Svårigheter att reagera på förändringar i den externa miljön och marknadens krav |
Fördelarna och utmaningarna med agil HR
Agile HR förändrar sättet på vilket rekryterare, kandidater, chefer, avdelningsledare och ledningsgruppen hanterar personalfrågor. Det moderniserar personalplanering och personalarbete. Detta har betydande och kraftfulla fördelar.
Medarbetarengagemang: Genom att involvera medarbetarna i beslutsprocesser, uppmuntra feedback och erbjuda möjligheter till agilt lärande skapar denna metod en känsla av delaktighet och tillhörighet bland medarbetarna.
Rekryterarens prestanda: Agile HR gör det möjligt för rekryterare att arbeta nära anställningschefer, vilket minimerar antaganden och felkällor. Det utökar den kollektiva kunskapen och förbättrar rekryterarens resultat avsevärt.
Arbetsglädje: En agil strategi gör det möjligt för tvärfunktionella team att ta på sig olika roller och bidra till meningsfulla projekt. Detta eliminerar känslan av stagnation eller tristess hos medarbetarna och skapar en välbehövlig livlighet.
Personalbehållning: Agila HR-metoder som personalisering, kontinuerlig förbättring, 360-graders feedback, tvärfunktionellt samarbete etc. kan öka personalbehållningen.
Utmaningar som agila HR-team står inför
Även om fördelarna är många är implementeringen av agil HR inte utan utmaningar. Några av de vanligaste utmaningarna som HR-team står inför är följande.
Kulturell förändring: Att anamma agilitet innebär en förändring av kultur, tankesätt och vardagliga beteenden. Motståndet mot denna förändring inom organisationen måste övervinnas.
Resursallokering: Agila HR-initiativ kräver tid, budget och kompetent personal. Organisationer kan möta utmaningar när det gäller att allokera dessa resurser effektivt, särskilt om de arbetar med begränsad kapacitet eller konkurrerande prioriteringar.
Integration med befintliga system: Äldre system kanske inte stöder den agilitet och flexibilitet som krävs för agil HR, vilket kan leda till ineffektivitet och flaskhalsar. Organisationer måste investera i att uppdatera eller ersätta föråldrade system och säkerställa en smidig integration med agila HR-metoder.
Genom att proaktivt ta itu med dessa utmaningar och utnyttja fördelarna med agil HR kan organisationer skapa en mer agil, responsiv och medarbetarcentrerad funktion som uppnår sina HR-KPI:er och driver organisationens framgång.
Agiles roll inom HR
Agil HR är inte bara ett enkelt verktyg eller en processförändring. Det är ett grundläggande sätt för HR-team att tänka, prata och agera på. Så här kan agila värderingar anpassas för att passa HR-funktionen.
Agil HR för rekrytering
Tiden för långdragna jobbannonser och intervjusprocesser är förbi. Agile HR fokuserar på att snabbt attrahera de bästa talangerna. Detta kan innebära agila taktiker, såsom:
- Använd sociala medier för riktad marknadsföring istället för breda jobbannonser
- Parintervjuer, liknande parprogrammering, för att effektivisera samtal
- Automatisera processer för att ta emot ansökningar, boka intervjuer, skicka e-postuppdateringar etc. med relevanta verktyg.
Agil HR för medarbetarengagemang
Den agila HR-modellen främjar en kultur av medarbetaransvar och engagemang med hjälp av agila verktyg och processer.
- Feedbackloopar på alla medarbetarrelaterade aktiviteter för att hålla sig nära kundens behov.
- Öppna kommunikationskanaler för att dela idéer och insikter
- Digitalt och öppet samarbete
Agil HR för prestationsbedömning
Säg adjö till årliga utvärderingar! Den agila HR-metoden betonar kontinuerlig prestationshantering med målsättning, regelbundna avstämningar och fokus på utvecklingssamtal snarare än utvärdering. Den förändrar fundamentalt talanghantering som praxis.
Agila team har månatliga och kvartalsvisa utvärderingar istället för årliga. De delar upp års målen i mindre delar för varje vecka/månad. De prioriterar 360-graders feedback.
Agil HR för att behålla medarbetare
Agile HR främjar en kultur av lärande och utveckling. Det ger medarbetarna möjlighet att växa inom sina roller och erbjuder innovativa möjligheter till karriärutveckling.
Det ger dem möjlighet att identifiera och utnyttja möjligheter inom organisationen, även om dessa inte ligger i direkt linje med deras nuvarande arbete.
Behöver du hjälp att komma igång? Använd någon av dessa kostnadsfria HR-mallar.
Agila HR-metoder
Det finns vissa principer för agilitet, såsom fokus på feedback, leverans i steg och samarbete framför konkurrens, som enkelt kan implementeras i traditionella HR-rutiner.
Agil HR måste dock göra lite mer än så. Den måste gå bortom fragmentariska metoder och anamma en helhetsinriktad strategi. Några av de vanligaste modellerna är:
1. Scrum
Scrum-mjukvaruutveckling är ett tidsbegränsat ramverk som delar upp stora projekt i korta sprintar på två veckor. Om du är en HR-praktiker som leder projekt, till exempel utveckling av ett nytt introduktionsprogram eller omarbetning av prestationsutvärderingsprocessen, är Scrum en utmärkt struktur att använda.
Att framgångsrikt implementera HR-projekt enligt Scrum-metoden:
Tänk i sprintar: Dela upp arbetet i små, hanterbara delar som kan slutföras i sprintar på 1–2 veckor.
Skapa en backlog: Ta emot förfrågningar från affärsteamen och organisera dem i en tydligt prioriterad backlog.
Prioritera: Använd en process som liknar användarberättelser för att prioritera de uppgifter som måste slutföras i varje sprint.
Håll standup-möten och retrospektiver: Håll dagliga standup-möten för att diskutera planer för dagen och undanröja hinder. Diskutera framgångar och misslyckanden i sprintretrospektiver.
Mät framsteg: Skapa deluppgifter som kan sammanställas till uppgifter och projekt så att du kan följa framstegen på ett effektivt sätt.
2. Kanban
Kanban använder en visuell tavla för att hantera arbetsflödet. Uppgifter representeras av kort som flyttas mellan olika stadier (t.ex. att göra, pågående, klart). HR-team kan ställa in sina Kanban-tavlor för de ändamål som är mest relevanta för dem, till exempel en rekryteringspipeline för varje roll.
För att få ut mesta möjliga av Kanban bör du tänka på följande.
- Kartlägg processen: Dela upp varje process i steg som kan betalas på en Kanban-tavla.
- Identifiera parametrar: Gör en lista över vad du behöver för varje uppgift, till exempel ansvarig person, deadline, godkännandekriterier etc.
- Arbeta i flöde: Träna teamen att se uppgifter som ett flöde från ett steg till ett annat.
3. DevOps
DevOps-mjukvaruutveckling bygger på teamempowerment, automatisering och kontinuerlig förbättring. Dessa principer kan tillämpas på DevOps genom att:
- Anamma teknik och skapa självbetjäningsportaler där medarbetarna kan få tillgång till HR-resurser (t.ex. anmälan till förmåner, policydokument).
- Automatisera rutinuppgifter som utgiftsersättningar, ledighetsgodkännanden etc.
- Integrera med andra system som lönehantering eller prestationshantering för en helhetsbild av personalstyrkan.
- Kontinuerlig förbättring baserad på prestation, feedback, observationer och nya förväntningar
Bonus: En introduktion till DevOps vs. Agile
4. Minsta möjliga produkt
Inom mjukvarubranschen innebär detta att man skapar en avskalad version av en produkt eller tjänst för att samla in tidig feedback och snabbt kunna göra justeringar. För agila HR-team kan detta vara extremt användbart, särskilt i förändringshanteringsprogram.
Om du överväger en ny ersättningsstruktur kan du testa den i mindre skala (t.ex. en ny avdelning eller ett nytt team) innan du inför den i hela organisationen.
Detta möjliggör snabba justeringar baserade på verkliga användarupplevelser och undviker slöseri med resurser på agil HR-hantering som kanske inte går hem hos medarbetarna.
Oavsett vilken modell för agil HR du väljer behöver du en implementeringsplan. Du har tur!
Implementera agil HR i ditt team
Är du redo att förvandla ditt HR-team till en agil kraftkälla? Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att komma igång och effektivisera processen.
1. Utvärdera och anpassa
Samla in data: Börja med att förstå ditt teams nuvarande situation och önskade framtida situation. Genomför enkäter, fokusgrupper eller individuella samtal. Skapa agil dokumentation för att identifiera styrkor, svagheter och möjligheter till förbättring.
Definiera dina mål: Anpassa HR-målen efter de övergripande affärsmålen. Vilka är de viktigaste HR-mätvärdena som du vill förbättra? Använd SMART-målramverket för att öka dina chanser att uppnå dem.
Vet du inte var du ska börja? ClickUps mall för agil teamplanering kan hjälpa dig att visualisera din plats i det större organisatoriska sammanhanget.
2. Bygg upp ett agilt HR-team
Sätt ihop teamet: När du väljer HR-teammedlemmar som ska leda dina agila HR-initiativ, ta hänsyn till deras kompetens, erfarenhet och vilja att omfamna förändring. De som redan är bekanta med Agile och godkänner dess metoder kan vara det bästa valet.
Håll dig ur vägen: Agile fungerar bara när det bygger på empowerment. Ge dina agila team möjlighet att självstyra och uppmuntra dem att fatta beslut sinsemellan.
3. Anamma agila metoder
Välj ditt ramverk: Välj en agil metodik (Scrum, Kanban, etc.) som bäst passar dina HR-processer.
Skissera dina rutiner: Utforma hur du ska tillämpa agil HR, vilka artefakter du ska underhålla och vilka processer du ska följa.
Gör agila metoder synliga och tillgängliga för att säkerställa att ditt team tar till sig dem med entusiasm. Använd ClickUp HR-handboksmallen för att skapa din guide för allt som rör agil HR.
Steg 4: Implementera och iterera
Kommunicera: Informera medlemmarna i ditt agila HR-team om förändringen i ert arbetssätt. Diskutera både filosofin och åtgärdspunkterna. Uppmuntra dem att vara oense och debattera aktivt med dem.
Dela upp arbetet i sprintar: Dela upp större projekt i hanterbara delar med tydliga mål, deadlines och acceptanskriterier.
Var transparent: Gör informationen tillgänglig och lätt att ta till sig med visuella verktyg som ClickUps Kanban-tavlor. På så sätt har alla alltid en tydlig överblick över pågående arbete.
Samla in feedback och anpassa: Samla in feedback på både formella och informella sätt. Genomför formella undersökningar eller intervjuer för att mäta prestationer.
Observera informellt hur människor reagerar på förändringen. Identifiera vad de tycker om och vad de ogillar. Försök förstå deras agila HR-tankesätt. Bromsa eller påskynda införandet av agil HR baserat på feedback.
Starta din agila HR-verksamhet med ClickUp
Agil HR-hantering är en resa, inte ett mål. Även om det ursprungligen var ett paradigm för mjukvaruutveckling, följs agila principer idag ofta inom en rad olika funktioner, och även HR börjar sakta men säkert anamma dem.
För att driva denna organisatoriska förändring mot agil HR behöver du ett arsenal av skarpa verktyg. ClickUp är utformat för att vara just det.
Med robust projektledning, anpassningsbarhet, samarbete och mycket mer är ClickUp den perfekta partnern i din agila transformationsresa. Se hur ClickUp kan hjälpa dig att bygga ett högpresterande agilt HR-team!