Våra arbetsplatser och arbetsmetoder har förändrats drastiskt under de senaste åren. Vissa saker förblir dock oförändrade, till exempel processen för prestationsutvärdering av medarbetare.
Prestationsutvärderingar har oftast dåligt rykte på de flesta arbetsplatser. En studie från Gallup visade att endast en av fem anställda anser att deras chefs prestationsutvärderingar motiverar dem.
Så, hur kan du som chef överbrygga denna klyfta och göra den årliga utvärderingsprocessen mer meningsfull och produktiv för ditt team och din organisation?
Genom att frångå gamla, rigida metoder och istället anamma tekniska lösningar. 🧑💻
Om de görs på rätt sätt kan prestationsutvärderingar hjälpa till att bedöma medarbetarnas framsteg och planera strategiskt för tillväxt.
Här är några tips för prestationsutvärdering för chefer som du. 💪
Vad är en prestationsutvärdering?
En chef genomför en prestationsutvärdering för att bedöma en anställds framsteg och framgångar i sin nuvarande roll. Utvärderingen omfattar bland annat den anställdes senaste prestationer, uppförande på arbetsplatsen och sociala färdigheter, samt mäter den anställdes produktivitet.
Att prata om medarbetarens karriärmål och potential är viktigt i prestationssamtalet. Det är också ett utmärkt tillfälle att ta upp eventuella förbättringsområden.
En prestationsutvärdering kan vara årlig, kvartalsvis eller till och med månatlig, beroende på organisationen. Utvärderingen kan omfatta en skriftlig utvärdering, individuella samtal eller båda delarna. Medarbetarcentrerade organisationer utbildar sina team för framgångsrika prestationsutvärderingar, bland annat genom att erbjuda tips för prestationsutvärdering till chefer som är nya i sina roller.
Förstå vikten av prestationsutvärderingar
En studie från Deloitte visar att företag som genomför effektiva prestationsutvärderingar har 30 % större sannolikhet att uppnå sina finansiella mål.
För organisationer är prestationsutvärderingar viktiga underlag för befordringar och löneökningar. Dessutom hjälper de företag att fastställa mål och riktmärken för prestationer, hantera prestationsproblem och främja ansvarstagande, vilket i slutändan förbättrar medarbetarnas moral och engagemang.
Mål och syfte med prestationsutvärderingar
Oavsett format eller frekvens har prestationsutvärderingar ett gemensamt syfte i alla organisationer:
- Feedback från chefen: För anställda är prestationsutvärderingar ett tillfälle att få konstruktiv feedback på sitt arbete från sin chef och ibland även från sin överordnade chef. Att förstå chefens förväntningar hjälper dem att anpassa sina insatser efter företagets mål och därmed öka sina chanser till befordran eller löneförhöjning.
- Möjlighet till självreflektion: Prestationsutvärderingar ger individer möjlighet att reflektera över sin prestation, sina interpersonella färdigheter och sitt beteende. Det hjälper dem att korrigera kursen efter behov och bättre förstå sina egna utvecklingsområden och styrkor.
- Identifiering av utbildningsbehov: De hjälper till att identifiera de utbildnings- och kompetenshöjningsinitiativ som krävs för enskilda medarbetare. Detta har i slutändan en positiv trickle-down-effekt på prestanda och intäkter och bidrar till företagets framgång.
- Karriärplanering: Prestationsutvärderingar hjälper medarbetarna att konkretisera sina karriärmål och hur de ska uppnå dem.
- Teamkalibrering: Ur chefens perspektiv gör en prestationsdiskussion det lättare att bedöma en teammedlems arbete, eftersom den kvantifierar deras prestationer och brister. Det hjälper chefen att identifiera de bästa prestatörerna och skapa utvecklingsplaner för varje teammedlem.
Chefens roll i prestationsutvärderingar
Chefer spelar en avgörande roll i denna process. En chefs mest komplexa och viktiga uppgift är att skapa en miljö där medarbetarna kan utvecklas. Det innebär att skapa en positiv atmosfär där konstruktiv kritik och feedback är välkomna, där man kan dela med sig av sina bekymmer fritt och där medarbetarna känner sig stödda.
Dessutom måste du komma ihåg att hålla fördomar borta och ge ditt team verktyg för att arbeta med den feedback de får.
Med tanke på vad som står på spel är det uppenbart att en effektiv och praktisk prestationsutvärdering är en av de viktigaste delarna av ditt arbete som chef. Här är några tips för prestationsutvärdering för chefer som hjälper dig att komma igång. ➡️
10 tips för prestationsutvärdering för chefer
1. Använd ett standardiserat system för prestationsutvärdering
En standardiserad utvärderingsprocess hjälper medarbetarna att förstå sina roller och hur de kommer att bedömas.
För att säkerställa att dina anställda bedöms på ett rättvist sätt bör du upprätta en dokumenterad utvärderingsprocess och dela den med hela organisationen. Klargör källan till utvärderingsdata och när och hur ofta den kommer att samlas in.
Exempelvis kan data för utvärdering omfatta nyckeltal, kundfeedback, interna utvärderingar, kvalitativa faktorer etc. Dessa data kan sedan sammanställas före utvärderingen för att visa medarbetarnas prestationer på ett korrekt sätt.
En effektiv programvara för prestationsutvärdering säkerställer att detta första steg genomförs framgångsrikt. Du kan använda plattformen för att:
- Dokumentera och dela utvärderingsprocesser och tidsplaner
- Publicera team- och individuella mål samt KPI:er
- Spela in individuell feedback
- Standardisera utvärderingsprocessen för alla team och avdelningar.
- Förhindra partiskhet
- Skapa en transparent dokumentation av varje teammedlems prestationer.
Chefer kan använda samarbetsfunktionerna i ClickUp Docs för att dokumentera och dela utvärderingsprocessen och kriterierna.
Ett annat sätt att säkerställa standardisering är att använda mallar.
Med ClickUps mall för prestationsrapporter kan du snabbt och enkelt samla in data för prestationsutvärderingar. Denna mall täcker allt från insamling av data till analys, fastställande av mål och användning av visuella verktyg för att skapa rapporter/dashboards för dina affärsutvärderingsmöten.
Skapa uppgifter, tilldela dem till lämpliga teammedlemmar och bjud in kollegor att redigera och bidra till rapporten.
Mallen hjälper till att extrahera data och lyfta fram punkter som bör diskuteras under den årliga prestationsutvärderingen, vilket säkerställer transparens för chefer och anställda.
2. Förbered och planera väl
Som chef kan du genom att ta dig lite tid före prestationsutvärderingen och bestämma din strategi och tonfall bidra till ett effektivt utvärderingsmöte. Helst bör du hitta en balans mellan att vara tillgänglig och bestämd.
Det är säkert att anta att den anställde kan känna sig nervös eller orolig inför utvärderingen. I så fall kan några enkla uppmuntrande ord före mötet via ClickUp Chat öka deras självförtroende avsevärt.
Använd ClickUps kalendervy för att planera utvärderingen och skicka ut inbjudningar till alla inblandade samtidigt.
Det är bra om du gör grova anteckningar inför mötet om de punkter du vill diskutera, inklusive feedback och förbättringsområden. Använd ClickUp Notepad för att integrera anteckningar med din prestationsrapport på ett smidigt sätt.
Du kan också använda ClickUps mall för prestationsutvärdering för att effektivt genomföra dina teamutvärderingar.
Om du är ny på att genomföra prestationsutvärderingar kan den här mallen vara till hjälp. Använd den för att planera och genomföra prestationsutvärderingar för ditt team på ett strukturerat sätt.
3. Använd prestationsindikatorer och mätvärden
Prestationsindikatorer och mätvärden hjälper till att kvantifiera en anställds arbete under en viss utvärderingsperiod.
Några exempel på prestationsmått är antalet tecknade kontrakt, fakturerbara timmar, antal genererade leads och kostnaden för resurser som används för uppföljningar. Det kan dock vara mycket tidskrävande och omständligt att samla in och sammanställa dessa uppgifter för varje anställd.
ClickUps AI-verktyg är till för att rädda dagen och automatisera denna monotona uppgift. Med ClickUp Brain kan du självständigt skapa datadrivna och forskningsbaserade rapporter och spara tid.
Dessutom kan du använda ClickUp Goals för att följa medarbetarnas framsteg och jämföra dem med deras befintliga prestationer. Med den här funktionen kan du uppgradera och skapa checklistor för dina mål och lägga till monetärt värde till dina mål.
4. Öva på konstruktiv feedback och aktivt lyssnande
Att ersätta negativ kritik med konstruktiva, praktiska synpunkter och konkreta exempel kan ha en positiv inverkan på hur dina medarbetare tillämpar feedbacken i sitt arbete.
I stället för att säga ”Din rapport var dåligt skriven” kan du till exempel säga ”Rapporten skulle kunna förbättras med ett datainriktat och forskningsbaserat tillvägagångssätt”.
Dessutom måste du ge medarbetaren tid och utrymme att uttrycka sig och kanske förklara orsakerna till sina goda eller dåliga prestationer. När de gör det, kom ihåg att lyssna för att förstå och inte för att svara.
Prestationssamtalet måste vara en tvåvägskommunikation.
Se dessa prestationsutvärderingar som ett sätt att komma ikapp med ditt team, höra om deras ambitioner och planer och eventuellt hjälpa dem att komma på rätt spår.
5. Inför självutvärdering för medarbetarna
Genom att införliva självutvärderingsformulär i prestationsutvärderingsprocessen får medarbetarna en känsla av att bli hörda. Självutvärderingar kan lyfta fram aspekter av deras arbete som andra inte lägger märke till. Det gör det möjligt för dem att dela med sig av hur de kom fram till kreativa lösningar på specifika problem.
En ensidig prestationsutvärderingsdiskussion strider mot de grundläggande kommunikationsprinciperna och är ineffektiv.
Slutligen engagerar självutvärderingar medarbetarna, hjälper dem att bygga upp sitt självförtroende och motiverar dem.
6. Kontrollera och följ upp prestationer regelbundet
För att få ut mesta möjliga av dina prestationsutvärderingar bör du hålla koll på medarbetarnas framsteg även efter utvärderingen. Kontrollera deras prestationer och hur de implementerar de verktyg och råd du har gett dem. De mest effektiva ledarna har som praxis att regelbundet följa upp med sina team och ge feedback löpande under hela året.
Ett bra sätt att införliva regelbundna avstämningar är att skapa en särskild ClickUp-mapp för varje anställd där de kan uppdatera och följa sina framsteg, sätta upp nya mål för sig själva och kommunicera regelbundet med dig.
Du kan också skapa ett systematiskt sätt att regelbundet följa upp genom kvartalsvisa utvärderingar. Detta kan hjälpa dig att följa framstegen och identifiera områden där en förändring av tillvägagångssättet kan vara nödvändig.
Använd ClickUps mall för kvartalsutvärdering för att ordna detta på ett effektivt sätt. Mallen hjälper dig att se prestationsmått och ge konstruktiv feedback till dina team för kontinuerlig förbättring.
7. Fastställ tydliga förväntningar och prestationsstandarder
Förutom att göra utvärderingsprocessen transparent bör du också sträva efter att fastställa och dokumentera tydliga standarder och förväntningar på prestationer. Detta börjar med att fastställa överenskomna mål och resultat.
Använd ClickUp Goals för att sätta upp och godkänna årliga och kvartalsvisa mål. Inkludera tidsplaner, KPI:er och andra mått som du vill att ditt team ska fokusera på. Dela målen med teamen, tilldela ansvar och följ upp framstegen med veckovisa resultatkort – så att alla vet vad de arbetar mot.
Spåra och visualisera framsteg för team och individer, och skapa automatiserade rapporter så att det inte uppstår några överraskningar när du genomför prestationsutvärderingar.
Avsluta prestationsutvärderingen med realistiska mål och målsättningar som medarbetaren ska uppnå. Det bästa sättet att säkerställa att dina mål är rimliga är att följa SMART-metoden (Specific, Measurable, Achievable, Relevant och Time-Bound).
Du kommer att få större acceptans för målen om du aktivt involverar teamet i målsättningsarbetet.
Uppgiften eller målet du ger din anställda bör uppfylla alla dessa kriterier. Använd ClickUps KPI-dashboards för att sätta upp SMART-mål, sammanställa prestationsdata och sätta upp genomförbara mål.
8. Erkänn styrkor och ta itu med områden som kan förbättras
Positiv förstärkning och uppskattning spelar en enorm roll för att hålla medarbetarna motiverade. Att erkänna deras styrkor kan få dem att känna sig uppskattade och avsevärt förbättra deras självförtroende och prestationer.
Att uppskatta en medarbetares prestationer är dock inte det svåra. Den verkliga utmaningen är att konstruktivt lyfta fram deras utvecklingsområden. Förutom att påpeka vad som behöver förbättras måste du också hjälpa dem att hitta sätt att förbättra sig.
Det är här en prestationsförbättringsplan (PIP) vanligtvis kommer in. En PIP är ett formellt dokument som anger de områden där medarbetaren kan förbättras och fastställer åtgärder för att förbättra prestationen.
Ett PIP kräver viss övervakning av chefen för att följa upp hur medarbetaren arbetar med feedbacken.
I kundorienterade jobb kan en PIP även innehålla feedback från de kunder som tilldelats den anställde. Detta dokument kan innehålla förslag på hur den anställde kan förbättra sina kommunikationsfärdigheter eller sitt beteende på kontoret, vilket kan kräva ingripande från personalavdelningen.
9. Be om feedback från andra intressenter
På dagens arbetsplats arbetar de flesta inte ensamma eller med bara en chef. Dagens uppkopplade, matrisbaserade organisationer innebär ofta att man arbetar med flera team och intressenter.
Detta innebär att även andra personer i organisationen kan ge feedback om en individs prestationer, vilket undviker en halo- eller horn-effekt.
Om så är fallet, försök att inkludera dessa intressenter i prestationsutvärderingen, eftersom deras erfarenheter kan skilja sig från dina.
Samarbetsmappar och mallar för prestationsutvärdering i ClickUp kan hjälpa dig att göra detta smidigt och problemfritt.
Med ClickUps mall för prestationsutvärdering kan du organisera 360°-utvärderingar av teammedlemmar i ett kort och koncist format.
10. Fastställ åtgärdsplaner och be om feedback
En prestationsutvärdering anses vara framgångsrik när chefen och teammedlemmarna går därifrån med en tydlig och genomförbar plan för framtiden.
ClickUps mall för handlingsplan hjälper chefer att:
- Skapa projekt för varje mål
- Tilldela specifika uppgifter till teammedlemmarna
- Aktivera aviseringar för att hålla dig uppdaterad
- Samarbeta med andra team och kollegor om planeringen
- Spåra uppgiftsförloppet
- Planera uppföljningsmöten
Dessutom kan du integrera feedback från dina teammedlemmar om målen med hjälp av ClickUps feedbackformulär. Detta hjälper alla att hålla sig uppdaterade, samla in meningsfull data och analysera svaren på ett effektivt sätt.
Sammanfattning av tips för prestationsutvärdering för chefer:
- Standardisera processen med hjälp av ett verktyg för prestationshantering.
- Använd mallar för enhetlighet och effektivitet
- Förbered dig inför samtalet; anteckningar och mallar kan vara till hjälp.
- Kvantifiera prestationer med mätvärden och data
- Ge konstruktiv feedback
- Lyssna på vad medarbetaren har att säga
- Inför självutvärdering i utvärderingsprocessen
- Håll regelbunden kontakt med teammedlemmarna under året.
- Sätt upp SMART-mål gemensamt och tilldela tydliga ansvarsområden.
- Ge positiv förstärkning
- Skapa planer för prestationsförbättring där det behövs.
- Inkludera 360°-feedback
- Skapa en tydlig handlingsplan med nästa steg
Finjustera din prestationsutvärderingsprocess med ClickUp
Ett företag med cirka 10 000 anställda spenderar i genomsnitt 35 miljoner dollar enbart på prestationsutvärderingar.
En chef lägger 210 timmar om året på att utvärdera sitt team.
Med tanke på den stora investering i tid och resurser som prestationsutvärderingar innebär måste vi se till att de ger resultat och använda dem för tillväxt och ökad produktivitet. Vi hoppas att våra prestationstips för chefer hjälper dig att planera för effektivare utvärderingar med ditt team.
Prestationshanteringsprogramvara som ClickUp kan hjälpa dig att förvandla årliga prestationsutvärderingar från en ren avbockningsövning till produktiva samtal som stimulerar medarbetarnas och teamets utveckling.
Registrera dig för en kostnadsfri provperiod idag och upptäck hur ClickUp kan göra dina prestationsutvärderingsmöten organiserade och produktiva. 🚀
Vanliga frågor
F1. Vad ska jag säga i en prestationsutvärdering som chef?
Som chef måste du vara ärlig, bestämd och opartisk i dina prestationsutvärderingssamtal. Du måste uppskatta deras prestationer och ta itu med problemområden. Du bör också ge dem verktyg för att förbättra sina prestationer.
Låt medarbetarna ta upp eventuella problem och utvärdera sig själva. Var en aktiv lyssnare och avsluta utvärderingen med att fråga dem om deras framtida mål och planer för att uppnå dessa mål.
Fråga 2. Vilka är tre sätt som en chef kan förbereda sig för en prestationsutvärdering?
Som chef kan du förbereda dig för en prestationsutvärdering av en anställd på följande tre sätt:
a. Det är viktigt att samla in den information du behöver för intervjun. Det kan vara data som medarbetarens prestationer, brister och uppgifter som tilldelats under året. ClickUps mall för prestationsutvärdering kan hjälpa dig att tydligt fastställa dessa parametrar och hänvisa till dem senare.
b. Du måste sätta upp tydliga mål för utvärderingen och ge utrymme för öppna diskussioner samtidigt som du begränsar större avvikelser.
c. Slutligen kan du kontrollera med andra intressenter innan utvärderingen börjar för att se om deras åsikter om medarbetaren stämmer överens med dina egna eller om de har några punkter att ta upp.
F3. Hur genomför man en prestationsutvärdering för en chef?
En prestationsutvärdering för en chef skiljer sig endast marginellt från en vanlig prestationsutvärdering. Den största skillnaden är att den även tar upp chefens ledarskapsförmåga och deras uppförande gentemot sitt team.
Detta innebär att mäta teamets framgångar under deras ledning och ge feedback om hur man kan förbättra den övergripande prestationen och uppnå bättre resultat.
För att utvärdera en chefs prestationer bör du överväga att låta deras team fylla i enkäter om deras ledaregenskaper och andra kvaliteter.
F4. Hur ofta bör du som chef genomföra prestationsutvärderingar för ditt team?
Du kan genomföra årliga, halvårsvisa, kvartalsvisa eller ännu oftare utvärderingar för ditt team. Vissa projekt eller roller med stor påverkan kan ha nytta av oftare utvärderingar.
Utifrån organisationens behov måste du hitta en balans som säkerställer regelbundna avstämningar utan att skapa onödig stress. Ta hänsyn till arbetsbelastningen och behovet av meningsfull feedback.
Fråga 5. Hur kan du se till att prestationsutvärderingsprocessen är transparent och rättvis för ditt team?
Det bästa sättet att säkerställa transparens och rättvisa i hela teamets prestationsutvärderingar är att tydligt kommunicera förväntningar och prestationskriterier i förväg. Använd mätbara och objektiva mått där det är möjligt.
Planera in samtal efter utvärderingen för att gå igenom feedback, svara på frågor och ge förtydliganden. Uppmuntra öppen kommunikation och ta itu med eventuella farhågor som de kan ha angående vissa projekt eller den övergripande ledningen.
Involvera medarbetarna i målsättningen när det är möjligt. Det främjar ansvarstagande och ökar sannolikheten att individuella mål uppnås.