Om det är något som företagsledare förstår, så är det detta: Det som fungerade i det förflutna kanske inte fungerar i framtiden.
Och ärligt talat kan det få katastrofala följder att inte genomföra förändringar – det kan till och med leda till att företag går i konkurs. Ett exempel? Bara under 2023 gick 3 200 privata riskkapitalfinansierade företag i konkurs – trots att de hade 27 miljarder dollar i finansiering.
Att använda samma verktyg, teknik, organisationsstruktur eller interna processer för alltid skulle visserligen göra arbetet (och livet!) enklare, men det är inte en bra väg till framgång. Istället måste företagsledare vara villiga att anpassa sig efter förändrade tider och kontinuerligt identifiera potentiella förbättringsområden. 👊
Att genomföra förändringar i hela företaget är aldrig enkelt, vilket är anledningen till att organisationer förlitar sig på beprövade modeller. En av de mest använda metoderna är Kotters 8-stegsmodell för förändring, som utvecklades av Dr John Kotter 1995 och har reviderats flera gånger sedan dess.
Nedan går vi igenom varje steg i Kotters modell, dess fördelar och nackdelar samt hur du implementerar modellen i din organisation.
Vad är Kotters 8-stegsmodell för förändring?
Att stimulera förändring inom en organisation är en känslig balansgång. Om förändringen sker för snabbt kommer du sannolikt att möta hinder, motstånd och missnöjda medarbetare. Men om du implementerar förändringen för långsamt kanske du inte når dina mål.
Det är precis här Kotters 8-stegsmodell för förändring kommer in. 🙌
Modellen har utvecklats av John P. Kotter, professor vid Harvard Business School och författare till flera böcker om förändringshantering, bland annat Leading Change, Accelerate och CHANGE.
Kotter baserade sin forskning på 100 organisationer som genomgick förändringar och observerade vilka strategier som fungerade och vilka som misslyckades. Hans resultat resulterade i en åtta-stegsprocess som hjälper organisationer att framgångsrikt implementera nya processer, teknik eller andra förändringar.
Kotters modell anses vara en viktig resurs inom förändringshantering, dvs. ett ramverk som hjälper individer och företag att anamma förändring. Liksom andra modeller för förändringshantering hjälper Kotters 8-stegsmodell till att implementera processförbättringar, förbereda och stödja medarbetare samt identifiera nödvändiga steg mot förändring.
8 steg i Kotters förändringsmodell
Kotters 8-stegsmodell erbjuder en steg-för-steg-guide för hur företag effektivt kan genomföra förändringar – oavsett om dessa rör ledarskap, verktyg och teknik eller produktlinjer. De åtta stegen omfattar följande.
1. Skapa en känsla av brådska
En av de mest upprepade meningarna i företagsmiljön är: ”Tja, det är så vi alltid har gjort.” 🙅
Anställda är människor – och människor har en tendens att göra det som känns bekvämt. För att uppmuntra en hel organisation att genomföra genomgripande förändringar måste du övertyga dem ordentligt. Om du behöver inspirera dina medarbetare att agera kan du överväga att vidta följande åtgärder:
- Inled en dialog: Ha öppna, ärliga samtal med intressenter, leverantörer, kunder och anställda om varför förändringen är nödvändig.
- Sätt upp nya mål: Skapa en tydlig vision för framtiden och förklara vilka möjligheter som väntar dig på andra sidan förändringen.
- Samla in branschdata: Stöd dina argument för behovet av förändring genom att samla in både kvantitativa och kvalitativa mätningar.
2. Bygg en ledande koalition
Förändring kan inte genomföras av en enda person. Istället behöver du en grupp människor som är engagerade i din framtidsvision och som kan fungera som förändringsagenter i din organisation.
Tänk på förändringsagenter som projektledare för att genomföra förändringar. Det är de som kommunicerar med alla intressenter, fördelar uppgifter, får stöd från ledningsgruppen och ser till att saker och ting blir gjorda i tid. Kort sagt, de guidar din organisation genom varje steg i förändringsprocessen.
När du väljer dessa ledare bör du tänka på följande:
- Följ inte din organisations hierarki: Ibland är det faktiskt bäst att inte inkludera ett team som består av 100 % chefer. Rekrytera istället personer med olika erfarenheter och senioritetsnivåer.
- Involvera alla avdelningar: För att säkerställa att förändringen fungerar, se till att involvera representanter från alla avdelningar, med olika kompetenser och expertis.
- Sök efter passion: Ibland är de bästa förändringsagenterna inte de som har mest erfarenhet, utan de som har en tydlig passion för din förändringsvision.
3. Skapa en strategisk vision
För att genomföra en effektiv förändring måste ditt team enas om en tydlig vision. (Och ja, när du påbörjar processen kommer ditt team att översvämmas av idéer och potentiella mål. Det är din uppgift att reda ut trasslet!)
Förklara tydligt hur framtiden kommer att skilja sig från dina tidigare initiativ. Visa också hur dessa nya förändringar kommer att gynna företagskulturen, försäljningen eller de dagliga processerna. För att komma igång kan du överväga följande frågor:
- Definiera dina värderingar: Definiera tillsammans med din styrgrupp de grundläggande värderingar som krävs för att genomföra förändringen inom företaget.
- Skriv ner din vision: Skriv en kort och koncis vision på två meningar som ger hela företaget tydlighet.
- Kontrollera ditt språk: Om du skulle fråga dina intressenter: ”Vad är vår vision för förändringen?”, skulle du få väldigt olika svar? Se till att din koalition är tydlig med visionen och använder samma språk gentemot andra teammedlemmar.
4. Rekrytera en frivilligarmé
När du har din strategi och vision på plats måste du kommunicera den visionen. Och de bästa personerna att leda arbetet är de som står enade bakom den framtida möjligheten.
En frivilligarmé är en grupp människor som förenas i strävan efter gemensamma mål. Dessa människor ansvarar för:
- Kommunicera förändring: De kommer att kommunicera din strategi till hela organisationen.
- Hantera hinder: Din volontärarmé kommer att hantera alla frågor och problem från andra anställda.
- Ändra riktning när det behövs: Som alla förändringsledare vet är din ursprungliga plan kanske inte helt felfri. Din frivilligarmé bör skapa ett system med prestationsutvärderingar, möten och avstämningar för att kunna göra justeringar när det behövs.
5. Möjliggör handling genom att undanröja hinder
Alla organisatoriska förändringar – oavsett om du justerar din mission, målgrupp eller interna processer – kommer att möta hinder. Därför är ett viktigt steg i John Kotters åtta-stegsmodell för förändring att undanröja hinder.
När din förändringsstrategi är på plats måste du kontinuerligt kontrollera om det finns några hinder. För att säkerställa att dina förändringsinsatser blir framgångsrika bör du vidta följande åtgärder:
- Prata med dem som är motståndare till förändring: Det kommer alltid att finnas teammedlemmar som blir missnöjda när förändringar genomförs. Ha enskilda möten med dessa personer för att identifiera (och lösa) tvistefrågor.
- Titta utanför dina förändringsinitiativ: Hinder kan uppstå var som helst. Överväg att se över arbetsbeskrivningar, ersättnings- eller belöningssystem, kollegiala utvärderingar och organisationsstrukturen för att driva förändringsprojektet framåt.
- Avlägsna hinder: Ibland kommer du att tvingas avlägsna potentiella hot mot förändringen – oavsett om det handlar om att avlägsna personer, system eller verktyg och teknik.
6. Skapa kortsiktiga vinster
Att implementera en storskalig förändringsstruktur kan ta månader (om inte år). Denna tidsplan kan vara fylld med frustration, hinder och bakslag – så glöm inte att fira varje framgång.
Dela upp ditt stora förändringsprojekt i mindre delmål. Varje gång du går från en fas i projektet till nästa, kom ihåg att belöna ditt hårt arbetande team. Överväg att vidta följande åtgärder:
- Belöna dina teammedlemmar: Skapa ett system för att belöna medarbetare för deras engagemang och hårda arbete. (Det kan vara en ledig eftermiddag, en extra dag till deras semester eller ett presentkort).
- Dela varje milstolpe: Publicera varje framgång i hela företaget. Överväg att skapa mini-framgångshistorier och dela dem vid ett möte med hela företaget.
- Skapa en förutbestämd lista över framgångsfaktorer: Hur ser framgång ut (utöver att slutföra hela projektet)? När du når ett mål, se till att fira detta med företaget.
7. Upprätthåll accelerationen
Hur bibehåller du drivkraften efter att du uppnått de första framgångarna?
Garantera framgång för ditt företag genom att trycka hårdare på gaspedalen i din strävan efter förändring. Som en del av Kotters 8-stegsprocess kan du bygga vidare på varje framgång genom att implementera följande:
- Revidera och granska sessioner: Efter varje miniseger, stanna upp och reflektera över svaga områden i din process. Utifrån det kan du förbättra din projektplan framöver.
- Byt ut din koalition: För att hålla idéerna fräscha, bygg en stark koalition genom att byta ut förändringsagenterna.
- Förnya din beslutsprocess: Lär dig att snabbt ställa om genom att se hur du kan effektivisera din beslutsprocess.
8. Genomför förändringen
Det sista steget i processen? Se till att de förändringar du arbetat så hårt för faktiskt blir bestående.
För att säkerställa att förändringarna förblir en del av din organisationskultur framöver, vidta följande åtgärder:
- Använd en top-down-strategi: Ledningen och högre chefer bör påminna medarbetarna om organisatoriska förändringar vid individuella samtal, företagsretreater och allmänt möten.
- Förstärk dina framgångshistorier: Skapa minicase-studier av varje framgång och påminn ditt team om hur långt ni har kommit som organisation.
- Återgå till dina värderingar och din vision: För att säkerställa att varje förändring blir bestående, återgå till din vision. På så sätt glömmer ditt team aldrig varför du gjorde dessa förändringar från början.
Fördelar och fallgropar med att använda Kotters 8-stegsmodell för förändring
Kotters åtta stegs förändringsmodell har både fördelar och nackdelar. Det är viktigt att ta hänsyn till båda när du beslutar om modellen är rätt för din organisation.
Fördelarna med Kotters modell inkluderar:
- Modellen är relativt lätt att förstå.
- Den ger en tydlig, strukturerad färdplan för att genomföra förändringar.
- Modellen betonar vikten av att enas kring långsiktiga mål samtidigt som man firar kortsiktiga framgångar längs vägen.
- Modellen fokuserar på att få med sig hela företaget, inklusive inflytelserika personer och juniorpersonal.
- Stort fokus läggs på att förankra förändringen i företagskulturen.
Fallgroparna i den åtta steg långa förändringsmodellen inkluderar:
- Modellen är främst utformad för stora företag och kanske inte passar småföretagare.
- Den passar vanligtvis för strikta organisationshierarkier.
- Modellen är ganska rigid, vilket kanske inte passar den komplexa naturen hos organisatoriska förändringar.
- Modellen följer en linjär tidslinje (medan förändring kan vara mycket mer volatil med flera iterationer).
- Modellen tar inte upp de psykologiska och emotionella faktorer som är involverade i förändring, vilket kan vara utmanande för teammedlemmarna.
Tips för implementering av Kotters 8-stegsmodell för förändring
Innan du kan genomföra förändringar i hela organisationen behöver du rätt verktyg. Följ dessa tips för att säkerställa att du skapar en smidig process mot förändring (och att förändringarna blir bestående). 🤩
Var inte rädd för att revidera din process
Det som fungerar i början kanske inte fungerar i mitten eller slutet av ditt projekt. När detta händer i din organisation, omfamna det. Det är ett perfekt tillfälle att revidera din process till det bättre.
Överväg att använda ClickUps mallar för processförbättring för att effektivisera din förändringsprojektplan.
Definiera tydligt prioriteringar
Med ClickUps milstolpar kan du omvandla även den mest skrämmande förändringsprojektplanen till uppnåeliga, hanterbara delar.
Viktiga uppgifter markeras med fet text och en diamantikon. Detta säkerställer att alla är överens om vilka de viktigaste målen är.
Du kan också se hur dina milstolpar hänger ihop och bidrar till de övergripande projektmålen.
Dela upp ditt projekt i flera faser
Agile-metoden är en vanlig taktik där chefer delar upp ett stort projekt i mindre faser, så kallade sprintar. Genom att implementera denna strategi kan du hålla ditt team motiverat och fortsätta att fira varje liten framgång.
Med ClickUps tavelvy kan du implementera den agila metodiken genom att dela upp ditt projekt i steg eller sprintar och skapa ett visuellt arbetsflöde.
Skapa en visuell presentation av dina processer
Med ClickUps mycket samarbetsinriktade och visuella verktyg för processkartläggning kan ditt team komma överens om tidsplaner, övervaka framsteg och effektivisera processer.
ClickUps whiteboard- funktion är perfekt för detta. Den hjälper ditt team att visuellt brainstorma, utarbeta strategier och skapa processkartor. Dessutom kan ni alla samarbeta på tavlan i realtid.
Skapa en hierarkiguide
Med ClickUps hierarki är plattformen utformad för att hålla dig organiserad från helheten till detaljerna. Det innebär att du med hjälp av utrymmen, mappar och listor kan skapa en strukturerad vy över team och projekt. Därifrån kan du lägga till uppgifter, deluppgifter, kapslade deluppgifter och checklistor för att organisera arbetet och hålla reda på och tilldela varje steg längs vägen.
Möt ditt team där de befinner sig
Olika teammedlemmar tar till sig information på olika sätt. Lyckligtvis kan du med anpassningsbara ClickUp-vyer vara säker på att alla håller sig uppdaterade om dina förändringshanteringsprocesser.
ClickUp Views erbjuder över 15 sätt att bearbeta information, uppgifter och prioriteringar. Anställda kan använda listvyn för att se dagens uppgifter, skapa en kalendervy för att se kommande projekt eller använda tavelvyn för att förstå de olika stegen i varje projekt.
Börja inte från noll
De inledande faserna av en förändringshanteringsprocess kan vara överväldigande. Kom igång med hjälp av ClickUps mallar för förändringshantering.
Med ClickUps mall för förändringshanteringsplan kan du till exempel planera, övervaka och genomföra förändringar i hela organisationen. Med en tydlig tidsplan, riskhanteringsanalys och kommunikationsplan för intressenter har du de verktyg som behövs för att genomföra kritiska förändringar på ett framgångsrikt sätt.
Vanliga frågor
1. Vad är Kotters 8-stegsmodell inom omvårdnad?
Att genomföra förändringar inom hälso- och sjukvården är en känslig process. Med Kotters 8-stegsmodell kan sjuksköterskor genomföra förändringar inom teknik, processer, rutiner och arbetsuppgifter.
2. Hur många steg finns det i Kotters förändringsmodell?
Kotter förändringsmodell består av åtta steg: skapa en känsla av brådska, bygg upp en ledande koalition, forma en strategisk vision, rekrytera en frivilligarmé, möjliggör handling genom att undanröja hinder, skapa kortsiktiga vinster, upprätthåll accelerationen och inför förändringen.
3. Varför använda Kotters 8-stegsmodell för förändring?
Kotters 8-stegsmodell för förändring är ett populärt ramverk för förändringshantering inom organisationer. Du kan använda stegen för att samla en mångfaldig grupp av teammedlemmar för att sätta upp mål, utveckla en strategi och genomföra nödvändiga förändringar eller processförbättringar.
Använd ClickUp för att implementera Kotters 8-stegsmodell för förändring
Kotters 8-stegsmodell för förändring är en beprövad metod för att genomföra förändringar i hela organisationen. Modellen uppmuntrar företagsledare att fastställa en tydlig vision, definiera prioriteringar, rekrytera engagerade personer som kan leda förändringen och fira små delmål.
Använd ClickUp för att säkerställa att din förändringshanteringsplan blir framgångsrik. ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet som hjälper team att arbeta mer effektivt. ClickUp innehåller nödvändiga verktyg som milstolpar, hierarkiguider, anpassningsbara vyer och mallar för processkartläggning som hjälper dig att genomföra dina förändringar. 👏👏
ClickUp kommer med tusentals mallar, hundratals integrationer och över 100 automatiseringar för att göra din förändringshanteringsplan till en framgång. För att se hur, prova ClickUp gratis idag.