Som projektledare måste du uppskatta och hantera de många variabler som ingår i ett projekt. Detta inkluderar att definiera affärskrav så att de kan översättas till specifika projektuppgifter.
Projektkrav definierar den ”minsta” standard som en produkt måste uppfylla för att effektivt lösa slutanvändarens problem. Krav som rör tekniska egenskaper och aspekter av projektet – egenskaper, funktioner och kapacitet hos den slutliga produkten – kallas tekniska krav inom projektledning.
I denna omfattande guide till tekniska krav inom projektledning går vi igenom de olika typer av tekniska krav du kan stöta på och hur du samlar in och hanterar dem på ett effektivt sätt.
Vad är tekniska krav?
Inom projektledning är tekniska krav den plan som beskriver de funktioner, egenskaper och tekniska aspekter som ett projekt måste uppfylla.
Dessa inkluderar även eventuella tekniska begränsningar som måste övervinnas för att projektet ska kunna genomföras framgångsrikt.
Ur ett mjukvaruperspektiv avser de tekniska projektkraven hur en produkt är uppbyggd. Dessa krav omfattar därför hårdvara, mjukvara, prestanda, tillförlitlighet och säkerhet.
Låt oss säga att du vill bygga ett fjärrstyrt företagsverktyg som gör det möjligt för ditt team att arbeta hemifrån.
Viktiga överväganden som du bör tänka på är hur användarna ska autentiseras, hur de ska erbjudas tillgång till data, vilka kommunikationsfunktioner de bör ha (tjänster som chatt, e-post, videokonferenser etc.) och så vidare.
Dina tekniska krav kommer att fokusera på att säkerställa smidig kommunikation, samarbete, tillgänglighet och att uppfylla dina säkerhetskrav.
Följande krav och funktioner kommer att utgöra den tekniska grunden för detta projekt:
- Kompatibilitet med enheter (bärbara datorer, stationära datorer, mobiler etc.) och operativsystem
- Krav på programvara och hårdvara
- Programmeringsspråk att använda
- VPN (Virtual Private Network) för säker åtkomst till företagets nätverk och resurser
- Flerspråkiga funktioner för programvaruprogrammering
- Molnbaserade lagrings- och dokumenthanteringssystem
- Krypteringsprotokoll och multifaktorautentisering (MFA) för säkerhet
- Höghastighetsinternetanslutning för att stödja videokonferenser, fildelning etc.
- Fjärrskrivbordsprogramvara för IT-support för att felsöka problem på anställdas enheter
- Efterlevnad av dataskyddsförordningar, såsom GDPR, CCPA etc.
Källan till tekniska krav kan variera, inklusive regleringsriktlinjer, aktuella marknadstrender etc.
Tekniska krav behandlar viktiga frågor i projektledningsprocessen, såsom:
- Hur kommer produkten att tillgodose slutanvändarnas behov och förväntningar?
- Hur kommer produkten att uppfylla godkända tekniska standarder?
- Vad upplever slutanvändarna när de interagerar med produkten?
- Vilken typ av tekniska resurser hjälper till att uppfylla slutanvändarnas önskemål?
- Hur kommer produkten att integreras med befintliga system och infrastruktur?
- Vilka är kraven på prestanda och skalbarhet?
- Vilka säkerhetsåtgärder hjälper till att skydda systemets resurser och data?
- Hur hanterar produkten fel, undantag och specialfall?
- Finns det några krav på efterlevnad och reglering som måste uppfyllas?
- Vilka är kraven på underhåll och support?
- Hur kommer produkten att testas för att säkerställa att den uppfyller de angivna tekniska kraven?
- Vilka är kraven för distribution och implementering av produkten?
Inga två tekniska krav är likadana – allt beror på din produkt och projektets slutmål.
Vikten av tekniska krav i projektledning
71 % av alla projekt misslyckas helt eller hållet eller stöter på problem, främst på grund av att de inte levererar de funktioner som kunden förväntar sig.
Att skapa en detaljerad projektplan är ett sätt att gå tillväga.
För mjukvaruprodukter förbättrar dock en lista över tekniska krav den ömsesidiga förståelsen mellan dina team och kunder, så att alla vet vad de kan förvänta sig.
Det säkerställer också att tekniska problem och fel inte hindrar projektets framsteg.
Att fokusera på planeringen av dina tekniska kravhantering är ett smart drag eftersom det:
1. Ger en systematisk approach till projektplanering
Kraven i komplexa projekt kan bli komplexa. Ett tekniskt specifikationsdokument hjälper till att skapa en prioritetslista över deluppgifter och behandlar varje deluppgift som ett mindre projekt. Detta ger större effektivitet, tydlighet och organisation i projektplaneringsprocessen.
2. Förhindrar att projektets omfattning växer okontrollerat
Att tidigt fastställa projektets omfattning i relation till produktens egenskaper och funktioner kan spara teamet mycket tid och arbete. Dokumentet med tekniska krav belyser alla produktfunktioner som behövs ur ett tekniskt perspektiv.
3. Fungerar även som referenspunkt för användning av tekniska resurser
Ett delbart dokument med tekniska specifikationer visar volymen och typen av tekniska resurser som ska användas. Detta gör det enklare för projektledare att uppskatta kostnader och hålla sig till budgeten.
4. Får teamen att fokusera
Oförutsedda förseningar, brist på resurser, förändrade kundförväntningar etc. hindrar teamets framsteg. Med ett praktiskt dokument kan teamet hålla fokus på det önskade slutprodukten med alla förväntade funktioner och egenskaper intakta.
5. Främjar välgrundade beslut
Med tillförlitlig information om hur din produkt presterar blir det enkelt att fördela kostnader, resurser, infrastruktur osv.
6. Möjliggör smidig användartestning
Varje funktion i din produkt måste genomgå rigorösa användartester för att säkerställa att den lever upp till kundens förväntningar, och ett tekniskt specifikationsdokument säkerställer att ingenting missas i testfasen.
Olika exempel på tekniska krav
Tekniska krav varierar beroende på vilken typ av produkt som utvecklas.
1. Funktionella krav
Dessa specificerar vad produkten ska uppnå för att komplettera specifikt användarbeteende. De lyfter fram funktioner som produkten måste utföra med hjälp av användningsfall, användarberättelser etc.
2. Icke-funktionella krav
Dessa specificerar viktiga kriterier såsom prestanda, säkerhet, tillförlitlighet, användbarhet etc. för att bedöma produktens prestanda.
3. Systemkrav
Dessa definierar de tekniska specifikationer som produkten måste ha för att uppfylla användarnas behov och inkluderar hårdvarukrav, mjukvarukrav och så vidare.
4. Användarkrav
Här listas vad användarna behöver från produkten och motsvarande beskrivningar av specifika funktioner som efterfrågas.
5. Affärskrav
Dessa krav representerar övergripande mål som produkten måste uppnå för att tillgodose organisationens behov och motivera investeringen.
6. Gränssnittskrav
Dessa specificerar hur produkten kommer att interagera med befintliga system och komponenter, och omfattar krav på API:er, dataformat, kommunikationsprotokoll och så vidare.
7. Juridiska krav och efterlevnadskrav
Dessa är väsentliga krav för att följa relevanta lagar, förordningar och branschstandarder om dataskydd, säkerhet, tillgänglighet etc.
Det finns ett annat sätt att differentiera olika aspekter av tekniska krav.
En översikt över de tio typer av tekniska krav som måste beaktas vid utveckling av programvara
- Tillgänglighet: Avser den "tid" som dina slutanvändare/team har för att interagera med – och använda – programvaran. Den uttrycks i procent och definieras av måttet "upptid". Ju närmare 100 % du kommer, desto bättre.
- Tillförlitlighet: Anger den genomsnittliga tiden som programvaran fungerar utan fel – ju längre tid, desto mer tillförlitlig är programvaran. Du kanske också känner till detta mått som MTBF (medelvärdet för tiden mellan fel).
- Datakvalitet: Anger hur användbar och högkvalitativ data är.
- Informationssäkerhet: Säkerställer att datadelning är säker och att känslig data skyddas till varje pris.
- Prestanda: Anger produktens laddningstid.
- Tillgänglighet: Säkerställer att viktig information är tillgänglig för alla, hela tiden och med minsta möjliga ansträngning.
- Underhållsbarhet: Beskriver hur snabbt varumärket löser tekniska problem – det mäts med MTTR-måttet (medel tid till reparation), där det magiska talet är mindre än 60 minuter.
- Tjänstens tillgänglighet: Avser den hastighet med vilken teamen gör uppgraderingar, ändringar etc. av programvaran utan att avbryta användningen.
- Mänskliga fel: Detta innebär att programvaran eller produkten ska kunna identifiera när en användare gör ett misstag och informera denne om det.
Oavsett vilken typ av tekniska krav du behöver samla in, följ en fastställd process för att få rätt krav (mer om detta nedan).
Hur samlar man in tekniska krav inom projektledning?
Att samla in tekniska krav är en enkel, linjär process. Vi har delat upp den i fem enkla steg åt dig.
Steg 1: Samla in information från alla relevanta källor
När du samlar in synpunkter, se till att du inte missar någon viktig intressent eller användargrupp. Ta samtidigt endast emot synpunkter från relevanta källor som har förståelse för och erfarenhet av produkten.
Tips att följa:
- Rådgör med personer som interagerar direkt med produkten, såsom slutanvändare, kunder, intressenter, produktchefer, utvecklare etc.
- Skapa anpassade enkäter och genomför personliga intervjuer om de "minsta förväntningarna" på produkten.
- Ordna ett internt möte med teamet för att validera listan över tekniska krav som samlats in.
Steg 2: Gör en användningsanalys
För att fastställa prestandakraven för din produkt måste du våga lämna din komfortzon.
Detta inkluderar att genomföra undersökningar med externa intressenter, konsultera experter inom området och prata med dina kunder på alla möjliga sätt.
Tips att följa:
- Genomför marknadsundersökningar för att förstå aktuella trender
- Skapa profiler för dina slutanvändare för att bättre förstå deras beteendemönster.
Kombinera resultaten för att se hur väl din produkt presterar och uppnår kundnöjdhet.
Steg 3: Skapa användningsfall och fokusera på prototyputveckling
När du väl har ett referensramverk på plats är det dags att sätta igång och bygga en prototyp.
Tips att följa:
- Skapa en uppsättning olika användningsfall för att testa ditt ramverk.
- Driv direkta användarinteraktioner för att förstå vad som fungerar och vad som inte fungerar.
- Skriv en utförlig rapport, inklusive falldiagram.
Steg 4: Inkludera tekniska egenskaper
Det är viktigt att kvantifiera hårdvaru- och mjukvarukomponenterna.
Standardparametrar som kan kvantifieras inkluderar prestanda, skalbarhet, resurstillgänglighet, systemlatens, säkerhet och mycket mer.
Fortsätt att genomföra avstämningar och möten med teamet för att fastställa de tekniska egenskaper som krävs.
De tekniska kraven för att utveckla en app skulle till exempel omfatta drifttid, appens responsivitet, säkerhetsprotokoll, användarvänlighet, säkerhetskopieringsfrekvens, skalbarhet, underhåll och så vidare.
Steg 5: Validera dokumentet med tekniska krav
När grundarbetet är klart kan du skapa dokumentet med tekniska krav.
Du vill kunna motivera varje funktionellt och tekniskt krav som du skriver ner.
För att göra detta, inkludera följande element och gör det idiotsäkert:
- Slutanvändare kopplade till produktens användbarhet
- Milstolpar och motsvarande deadlines
- Teamstruktur, tillsammans med nödvändiga färdigheter och kompetenser
- Projektutvecklingsprocessens livscykel, inklusive projektets omfattning, planering, förändringshantering, resurser, arbetsflöden och beredskapsplaner.
- Produktdetaljer, från initial forskning till funktioner som identifierats i projektplaneringen
- Protokoll och motsvarande resultat som kunderna förväntar sig
- Systemkrav och riskminimeringsåtgärder
- Externa faktorer som miljö, regleringar etc.
- Specifikationer såsom storlek, vikt, höjd, färg, form etc. för fysiska varor och operativsystem, gränssnitt etc. för digitala produkter.
Tips att följa:
- Samarbeta med teammedlemmar, kunder och andra intressenter för att få deras synpunkter.
- Rådgör med chefer och ledningsgruppen för att få deras slutgiltiga godkännande.
Hur man skriver korrekta, detaljerade tekniska krav med ClickUp
När projektledare planerar ett projekt måste de utvärdera flera faktorer för att säkerställa att den slutliga projektplanen uppfyller alla affärsmässiga och tekniska behov. Beroende på vilken typ av projekt det är kan de tekniska kraven omfatta dussintals punkter.
Du behöver inte ta massor av anteckningar för att hålla koll på dessa – använd bara de kostnadsfria mallarna för teknisk dokumentation i ClickUp.
ClickUp är ett robust projektledningsverktyg som ger dig fullständig kontroll och låter dig samla in och hantera tekniska krav med ett enda klick.
Här är en genomgång av de användbara funktioner som ClickUp erbjuder för hantering av dina tekniska krav:
1. ClickUp Form View för att administrera undersökningar i realtid
Vad gör du om du vill göra en sista minuten-intervju med VD:n för att marknadsföra din nya produkt i en ansedd digital tidning, men de har ont om tid?
Använd formulär för att göra det möjligt för VD:n att svara på frågor när det passar honom eller henne.
Använd ClickUp Form View för att genomföra undersökningar, intervjuer, omröstningar etc. med intressenter, chefer, utvecklare och andra.
En av våra mest efterfrågade funktioner, ClickUp Forms, har villkorslogik som gör att du kan skapa intelligenta, dynamiska formulär för att få produktfeedback, hantera kreativa förfrågningar, vidarebefordra försäljningsleads och mycket mer.
Du kommer aldrig att missa tidsbegränsad information och viktig feedback från användarna.
Denna funktion gör att du kan:
- Registrera svar och vidarebefordra arbetet till rätt team vid rätt tidpunkt direkt.
- Omvandla svar till spårbara uppgifter och koppla dem direkt till ditt arbetsflöde för snabb åtgärd.
- Anpassa frågorna och samla in relevant information
Så här anpassar sig ClickUp Forms till vardagliga situationer:
- Låt användarna skicka in önskemål om funktioner, rapportera buggar eller föreslå förbättringar av användarupplevelsen, och omvandla deras svar till spårbara uppgifter för ditt teams produktbacklogg.
- Driva IT-intagsformulär för incidentrapportering, förändringshantering, utrustningsförfrågningar och mer
- Skapa anpassade formulär som uppdateras i realtid utifrån kundens behov för en högst personlig upplevelse.
ClickUp Docs och AI för att analysera datakvalitet och extrahera insikter
Det är bra att samla in feedback från kunder, men informationen är meningslös om du inte kan dra slutsatser från den och använda dem för att förbättra prestandan.
Gå till ClickUp Docs och ClickUp AI.
ClickUp Docs är utmärkt för att skapa och redigera dokument med tekniska krav i realtid tillsammans med ditt team. Tagga andra med kommentarer, tilldela åtgärdspunkter och konvertera text till spårbara uppgifter.
Skapa omfattande tekniska specifikationer som tydligt beskriver projektets omfattning och mål.
Dokumentera och kommunicera produktkrav såsom nödvändiga funktioner, kritisk funktionalitet och förväntad användarupplevelse.
Omvandla mål och krav till uppgifter och deluppgifter, och följ upp dem på ett och samma ställe.
För att förbättra noggrannheten och hastigheten kan du skapa dokument med tekniska krav med hjälp av ClickUp AI, som erbjuder mer än 100 färdiga mallar anpassade efter dina behov. Här är ett exempel på ClickUps mall för omslagssida till teknisk rapport som är klar att använda.
Ett av ClickUps populära rollbaserade AI-verktyg är Technical Specifications Doc Generator, som hjälper till att generera tekniska specifikationsdokument, analysera kunddata för faktorer som slutanvändarprofiler, beteendemönster etc., effektivisera processer och förbättra produktiviteten.
Spara värdefull tid som annars skulle gå åt till att formatera och strukturera dokumentet med tekniska krav. Lägg till nödvändig information (t.ex. designöverväganden, implementeringsdetaljer och mer) och låt generatorn ta över!
Tydligt formulerade tekniska krav för att överbrygga funktionalitets- och prestandagapet
Tekniska krav bör inte behandlas som en eftertanke – de är lika viktiga för ditt projekt som drottningen i ett schackspel!
Tekniska krav är konkreta beskrivningar av projektets tekniska specifikationer, inklusive krav på hårdvara och mjukvara, standardisering av kodningsstandarder, testprocedurer etc.
De är tydligt och detaljerat formulerade och leder projektet till framgång.
Det sagt, det verkliga kännetecknet för ett värdefullt dokument med tekniska krav är att det är visuellt orienterat, faktamässigt korrekt, utarbetat i samarbete och lätt att förstå.
Ett projektledningsverktyg som ClickUp uppfyller alla krav på teknisk hantering och projektplanering – från att definiera projektets tekniska krav till att hantera kundernas förväntningar och allt däremellan. Registrera dig gratis idag!