10 exempel på sammanfattningar och hur du skriver en själv (med AI)

I en värld där människor har en uppmärksamhetsspanne som en guldfisk (eller mindre) tar vi oss inte tid att läsa långa, detaljerade dokument om de inte är värdefulla för oss. Så hur övertygar vi läsaren om att dokumentet är värdefullt? Det är där sammanfattningen kommer in.

Vad är en sammanfattning?

En sammanfattning är en kortare version av ett längre företagsdokument. Den sammanfattar de viktigaste punkterna i en affärsplan, ett förslag eller en rapport så att cheferna kan få en överblick och läsa vidare om det som är viktigt för dem.

Med andra ord, den korta versionen (för lång, läste inte).

📮ClickUp Insight: Vi upptäckte nyligen att cirka 33 % av kunskapsarbetare skickar meddelanden till 1–3 personer dagligen för att få den information de behöver. Men tänk om du hade all information dokumenterad och lättillgänglig?

Med ClickUp Brain vid din sida blir kontextväxling ett minne blott. Ställ bara frågan direkt från din arbetsyta, så hämtar ClickUp Brain informationen från din arbetsyta och/eller anslutna tredjepartsappar – och sammanfattar den till och med för snabbare beslutsfattande!

📥 Vår rapport om kommunikation på arbetsplatsen analyserar data och visar hur du kan se till att hela teamet är på samma sida.

En typisk sammanfattning innehåller:

Detta kan variera beroende på vad du skriver en sammanfattning för. Låt oss ta exemplet med en projektrapport. Du kanske måste ersätta den föreslagna lösningen och de förväntade resultaten med genomförandelösningar respektive faktiska resultat. Om du skriver en affärsplan, ett forskningsförslag eller en marknadsanalys kan du också inkludera din metodik.

Nu när du känner till syftet med en sammanfattning kan vi titta på hur man skriver en.

Hur man skriver sammanfattningar och exempel

Även om en sammanfattning bara är en förkortad version av en längre rapport är den inte lätt att skriva. Den måste fånga rapportens essens, beskriva de viktigaste punkterna och berätta en historia som är lika fängslande som hela rapporten. Här är några sätt att uppnå det.

1. Identifiera berättelsen

Att bara redogöra för fakta och data är inte särskilt intressant för någon. Identifiera därför den historia som verkligen påverkar människors liv. Branschtermer som arbetsflödesoptimering eller kostnadskontroll fångar visserligen människors uppmärksamhet, men de berättar inte den verkliga historien bakom dina insatser. Fokusera på det senare.

Om du skriver en sammanfattning av ett projekt inom mjukvaruutveckling kan du börja med det som är viktigt för läsaren enligt följande.

År 2020 hanterade detaljhandelsjätten sitt lager med hjälp av kalkylblad. Så när en kund frågade om en produkt fanns i lager var en anställd tvungen att gå igenom den 5000 kvadratmeter stora butiken för att kontrollera, ofta med kunden i släptåg. Det nya digitala lagerhanteringssystemet ABC registrerar lagerin- och utgångar online i realtid. Personalen kan kontrollera och bekräfta på ett ögonblick. Ännu mer relevant är att kunderna själva kan kontrollera i någon av de 25 kioskerna i butiken.

2. Ta med data

Även om berättelsen är viktigare är data inte värdelöst. Exakta och relevanta data hjälper till att skapa trovärdighet. Din nästa sektion kan se ut så här i exemplet med ABC:s digitala lagerhanteringssystem.

Sedan implementeringen av ABC-lagerhanteringssystemet har detaljhandelsjätten sett: 85 % minskning av tiden det tar att kontrollera lagret 75 % minskning av tiden det tar att hitta var lagret är placerat

3. Utveckla fördelarna

Data visar att det har skett en verklig förbättring. För att läsaren ska förstå dess inverkan måste du dock förklara fördelarna. Detta kan göras med hjälp av verkliga scenarier eller till och med citat. Till exempel

Adrian, kundservicechef på butiken i Central Park, säger: ”Nu kan jag snabbt kontrollera lagret och bekräfta att vi har de produkter kunden behöver, oavsett var jag befinner mig – i kiosken, vid kassan eller på min mobiltelefon. Jag ser att kunderna är mycket nöjda med att få svar direkt.”

Du kan också använda data för att göra detta. Du kan till exempel förklara hur den minskade tiden för att kontrollera lagret har ökat personalens produktivitet, kundnöjdheten eller företagets intäkter. Eller så kan du inkludera dina förslag här. Baserat på dina observationer, förklara de processförbättringsmetoder du rekommenderar.

4. Avsluta med kraftfullt budskap

Nu är det dags att avsluta berättelsen. Här kan du berätta om hur ditt projekt har lett till förändringar i nuläget och banat väg för en ännu mer framgångsrik framtid. Det kan till exempel se ut så här:

ABC-lagerhanteringssystemet är det första steget i detaljhandelsjättens digitala transformationsresa. Senast under andra kvartalet nästa år kommer vi att koppla butikslösningen till e-handelsplattformen för lagerhantering för att ge 360 graders insyn i lagersituationen. Detta skulle också möjliggöra en ny försäljningskanal i form av Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), vilket möjliggör leverans samma dag.

Bästa praxis för att skriva sammanfattningar

Här är några bästa praxis att tänka på när du skriver din sammanfattning.

Håll det kort och enkelt: Längden kan bero på vilken rapport du sammanfattar, men det är bäst att hålla sig under en sida för att underlätta läsningen. Undvik också klichéer och jargong; gör det lättläst. En kort affärsplan på under en sida är det bästa första intrycket du kan göra.

Fokusera på målgruppen: Det är inte alla sammanfattningar som läses av företagsledare. Ofta vill du kanske rikta din sammanfattning till kollegor, leverantörer, partners eller till och med tonåringar. Känn din målgrupp och anpassa din sammanfattning därefter.

Använd rätt verktyg: Du kan självklart använda Anteckningar eller Word för att skriva dina sammanfattningar. Men ge dem en extra boost med modern dokumentprogramvara som ClickUp Docs.

Välj en lämplig mall: Om det är första gången du skriver en sammanfattning hjälper vi dig. Använd en av ClickUps mallar för sammanfattningar eller innehållsskrivning och kom igång med ditt arbete.

Få hjälp av AI: Om du har skapat din rapport noggrant kan du skriva din sammanfattning mycket snabbare med ett av de många AI-skrivverktygen. ClickUp Brain erbjuder till exempel en sammanfattningsfunktion med ett enda klick direkt i ClickUp Docs.

Vad mer? ClickUp Brain hjälper dig att brainstorma nya idéer, skriva första utkast till dina sammanfattningar och korrekturläsa dem för säkerhets skull.

10 exempel på sammanfattningar

Nu när vi har diskuterat teorin om att skriva sammanfattningar, låt oss titta på några exempel för att se hur det ser ut i praktiken. Här är tio exempel att lära av eller efterlikna.

1. Sammanfattning av styrelsens rapport

Styrelsen förväntar sig att regelbundet få en rapport om organisationens resultat. Olika avdelningar skriver vanligtvis sina egna rapporter, som sedan sammanställs till en styrelserapport. En effektiv sammanfattning av denna skulle innehålla följande.

Denna mall för sammanfattning av ClickUp-rapporten sammanför alla dessa aspekter så att du kan komma igång med din sammanfattning direkt. Du kan anpassa denna kostnadsfria mall för sammanfattningar efter dina behov och fylla i uppgifterna efter behov.

2. Exempel på sammanfattning av forskningsrapport från McKinsey

McKinsey, ett av världens ledande konsultföretag, publicerar dussintals forskningsrapporter varje år. För var och en av dem skriver de sammanfattningar, ofta kallade ”in brief”.

I denna rapport med titeln ”Prestanda genom människor: Omvandla humankapital till konkurrensfördelar” har sammanfattningen en dubbel strategi. Den presenterar viktiga insikter i text på en sida och data i infografik på nästa sida.

Insikter i texten: Rapporten inleds med att direkt ta upp forskningens huvudsyfte. Nedan följer de första meningarna.

Hur påverkar kompetensutveckling företagens ekonomiska avkastning? Denna forskning visar att företag som fokuserar både på att utveckla humankapital och att förvalta det väl har en prestationsfördel.

Detta avsnitt sammanfattar de viktigaste insikterna från forskningen. Rubrikerna för varje avsnitt är markerade med fetstil, vilket gör det enkelt för läsaren att överblicka innehållet.

Data i bilder: Texten följs av en infografik med de viktigaste resultaten från data. På en sida presenteras alla grafer som är relevanta för läsaren på ett engagerande sätt.

På två sidor ger McKinsey läsaren en översikt över vad man kan förvänta sig av det 40-sidiga dokumentet, anpassat efter målmarknaden.

Du kan läsa sammanfattningen av denna rapport på McKinseys webbplats.

3. Sammanfattning av FN:s studierapport

Adaptation Gap Report 2023 från FN:s miljöprogram är en 112-sidig rapport med en ganska detaljerad sammanfattning på åtta sidor. Djupet i informationen och allvaret i de ämnen som behandlas kräver en utökad sammanfattning.

Författarna gör dock allt för att göra den intressant med en kombination av typografi, design och grafer. Den börjar med följande.

Trots tydliga tecken på ökande klimatrisker och klimatpåverkan världen över ökar finansieringsgapet för anpassningsåtgärder och uppgår nu till mellan 194 och 366 miljarder US-dollar per år. Finansieringsbehovet för anpassningsåtgärder är 10–18 gånger större än de nuvarande internationella offentliga finansieringsflödena för anpassningsåtgärder – minst 50 procent högre än tidigare beräknat.

På följande sidor presenteras grafer som illustrerar grunderna för dessa viktiga slutsatser.

4. Sammanfattning av projektets resultatrapport

Varje projektledare skapar prestationsrapporter i slutet av varje vecka, månad eller kvartal. Dessa innehåller vanligtvis uppgiftsuppföljning, burn up, burn down, nedlagda timmar etc.

Även om detta kan skrivas ner i en lista är det mycket effektivare att presentera denna information som en bild med visuella element.

Ett sätt att uppnå detta är att använda ClickUps mallar för projektsammanfattningar, som erbjuder specialdesignade mallar för olika projektledningsändamål.

Det andra sättet är att använda de dynamiska rapporterna på ClickUp Dashboard, som samlar alla viktiga mätvärden och håller dem uppdaterade i realtid så att du kan dela dem med vem du vill.

5. Mall för sammanfattning av lönerapport

Personalavdelningar eller personalhanteringsteam skapar lönerapporter, vanligtvis i kalkylblad, för varje betalningsperiod – varannan vecka eller varje månad. Dessa uppgifter är också användbara för att skapa finansiella prognoser. För de högre finanscheferna skapar de ofta en sammanfattning av viktig information, såsom:

ClickUps mall för löneöversiktsrapport kan spara tid genom att automatiskt samla in all relevant data från plattformen. När data inte finns tillgänglig på ClickUp kan du markera valfri text för att @nämna teammedlemmar som kan fylla i rätt information.

När du är klar kan du uppdatera dokumentets inställningar för åtkomstkontroll och dela det med ledningsgruppen direkt.

6. Mailchimp innehållsstilguide tl;dr

En beskrivning av företaget eller hur det presenterar sig är ofta viktigt för att sticka ut på en konkurrensutsatt marknad. Mailchimp stack ut med sin stilguide. Guiden är omfattande och används flitigt av mindre innehållsteam som ännu inte har någon egen.

Mailchimp har offentliggjort och gjort den tillgänglig under en Creative Commons Attribution-NonCommercial 4. 0 International-licens så att vem som helst kan anpassa den efter sina behov.

Även om alla avsnitt i denna stilguide är intressanta och värdefulla, vill vi i denna artikel uppmärksamma dig på avsnittet tl;dr, som fungerar som en slags sammanfattning.

Det är en punktlista med sju underavsnitt som belyser grunderna i Mailchimp:s skrivstil.

Det som är slående med denna tl;dr-version är dess enkelhet. Även utan visuella element, infografik eller diagram ger denna sida läsarna en verklig och praktisk sammanfattning av hela stilguiden.

7. ClickUp-versionsinformation

När vi talar om sammanfattningar tänker vi nästan alltid på en mindre version av ett helt dokument. Så behöver det inte vara.

För ett mjukvaruutvecklingsteam är release notes en slags sammanfattning av alla ändringar/uppgraderingar som gjorts i den senaste versionen.

Ta exemplet med ClickUps release notes 3.04. Varje release får:

Dessa release notes informerar användare och utvecklare om de senaste uppgraderingarna av ClickUp-plattformen utan att överväldiga dem med detaljer.

8. Rubriken och beskrivningen av en artikel i New Yorker

The New Yorker Magazine skrev en 10 000 ord lång profil av Geoffrey Hinton, datavetare och kognitiv psykolog, för sitt nummer av den 20 november 2023 med titeln ”Metamorphosis”. Även i podcastform är den över 60 minuter lång.

När den publicerades online behövde de en titel och beskrivning som sammanfattade artikeln på ett sätt som lockade en lekmannaläsares uppmärksamhet att klicka och läsa. Rubriken fångar den primära konflikten som utforskas i artikeln. Beskrivningen introducerar huvudpersonen.

Även om detta inte är vad vi normalt skulle kategorisera som en sammanfattning, är det ett fantastiskt exempel på hur man kan fånga essensen av en lång artikel i några få kraftfulla ord.

Denna sammanfattning fungerar som inspiration för författare, oavsett vad du skriver om, att sammanfatta sina huvudpunkter inte bara kortfattat utan också på ett kraftfullt och tilltalande sätt.

9. Sammanfattning av undersökningsrapport från Harvard

Under våren 2019 genomförde Harvard University sin första undersökning någonsin om campuskulturen. Sammanfattningen av rapporten om dessa undersökningssvar är mycket intressant att läsa. Den är också ett utmärkt exempel på hur man på ett ärligt och autentiskt sätt kan presentera viktiga resultat, även om de är obehagliga.

Sammanfattningen är ärlig på flera fronter. Den medger att:

I slutet av sammanfattningen beskrivs de specifika åtgärder som Harvard kommer att vidta för att hantera dessa svar från samhället.

Projektledare kan använda detta som inspiration för att hantera sammanfattningar av projekt som har gått snett. Det hjälper ledare att ta ansvar för det som har inträffat och bygga system för att förhindra framtida misstag.

10. Meta-sammanfattning med ClickUp Brain (ClickUps egen AI)

Du behöver inte skriva alla sammanfattningar manuellt. Det finns också gratis mallar för sammanfattningar som du kan utforska. Det finns många verktyg som erbjuder detta. Dussintals AI-verktyg för automatisering kan sammanfatta text på några sekunder.

Här är vad ClickUp Brain svarade när vi infogade artikeln ovan och bad om en sammanfattning.

Med ClickUp Brain kan du välja ton (från professionell, rak, inspirerande, optimistisk, avslappnad, självsäker, vänlig eller humoristisk) och kreativitet (låg, medel och hög) för att anpassa sammanfattningen efter dina behov.

Det är inte allt! För projektledare och företagsledare erbjuder ClickUp Brain ett brett utbud av verktyg för att skriva och sammanfatta dokument om projektomfattning, projektbeskrivningar, mötesdagordningar, arbetsbeskrivningar, enkätfrågor och mycket mer.

Du kan tagga personer för att be om synpunkter eller feedback. Du kan också omvandla kommentarer till uppgifter och hantera dem enkelt, allt på ett och samma ställe.

Har du aldrig använt AI för att skriva tidigare? Ingen fara, det finns AI-mallar som hjälper dig att komma igång direkt.

Med en skräddarsydd AI-assistent anpassad efter din roll kan du arbeta snabbare, skriva bättre, stimulera kreativiteten och bli betydligt mer produktiv.