In een perfecte wereld zou elk project op tijd en precies volgens plan starten, blijven en eindigen. Al je teamleden zouden hun taken en deliverables op tijd afronden.
Het budget zou tijdens het hele project hetzelfde blijven. Stakeholders zouden volledig tevreden zijn met de kwaliteit van je werk.
We kunnen wel dromen, maar in werkelijkheid is geen enkel project perfect. Een goede planning helpt je team om veelvoorkomende projectmanagement tegenslagen zoals gemiste deadlines en onverwachte verzoeken om extra werk.
Beperk deze hindernissen tot een minimum door de reikwijdte van je project te definiëren voordat je met het werk begint. Met duidelijke verwachtingen en een verantwoordingsplicht hebben jij en de klant een solide basis om aan het project te beginnen en scope creep te voorkomen.
In deze gids lees je hoe je een sterke projectdefinitie opstelt en vind je een aantal van de beste bronnen om mee aan de slag te gaan! Onze sjablonen voor projectbeheer en alles-in-één productiviteitsmiddelen zullen je helpen om de manier waarop je projectscope beheert en implementeert te verbeteren.
Bent u er klaar voor?
Wat is projectbereik?
Projectbereik is een gedocumenteerde verklaring van alles dat nodig is om een project succesvol te maken. Het definieert de volledige omvang van het werk en vereisten voor een project, waarin wordt uitgelegd wat is inbegrepen en wat niet.
Al deze specificaties worden vastgelegd en opgeslagen in een projectscopeverklaring. En om het eenvoudig te zeggen, een scope statement beoordeelt en een project in zijn geheel voordat iemand begint te werken. Het geeft een gedetailleerd overzicht van al het werk dat je projectteam zal uitvoeren en stelt verwachtingen vast over hoe en wanneer dat werk zal worden voltooid.
Een scope document dient als je projectblauwdruk. Het is een belangrijke stap in projectmanagement omdat het alle belangrijke informatie consolideert die de belangrijkste belanghebbenden moeten weten.
Een project scope document bevat meestal het volgende:
- Projectdoelen : een overzicht op hoog niveau van uw projectdoelstellingen
- Belanghebbenden : de mensen die betrokken zijn bij het project
- Toegewezen middelen : zoals teamleden, budgetten en techniek
- Projectbeperkingen: beperkingen van tijd, mensen en kosten waarbinnen u moet opereren
- Tijdlijn : tijdschema's waarbinnen u elk deel van het project moet voltooien
- Leveringen : de tastbare resultaten van je voltooide project
- Exclusies: Wat uw project niet zal omvatten, ook wel out-of-scope werk genoemd
De voordelen van het definiëren van projectbereik
Zonder een duidelijk gedefinieerde project scope kan je team gemakkelijk verdwalen. Je project scope beschermt je team tegen mislukkingen en houdt je op weg naar je einddoelen.
Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom het definiëren van de projectomvang voor aanvang van het werk gunstig is voor je team:
- Vermijdscope creep: Voorkom dat het werk buiten zijn grenzen gaat door precies aan te geven wat wel en niet wordt meegenomen. Bepaal de grenzen van het project en voorkom dat je team te ver gaat of burn-out raakt.
- Stel richtlijnen op voor wijzigingen: Niemand houdt van verschuivingenprojectvereistenmaar het gebeurt. Zorg voor processen om de scope te veranderen op een manier die geen grote en onverwachte gevolgen heeft voor je team.
- Houd projecten op schema: Duidelijkprojecttijdlijnen zorgen voor verantwoording en houden uw projecten in beweging. Het stelt ook manieren vast om de voortgang van je team naar de doelen te meten via deadlines, mijlpalen en deliverables.
- Verwachtingen managen: Houd je team, klanten en belanghebbenden op één lijn, zodat iedereen de verantwoordelijkheden, verwachte resultaten en kritieke deadlines kent.
- Risico's beperken: Luister en monitor potentiële risicofactoren zoals budgetoverschrijdingen of achterstand op schema. Bewustwording is essentieel om gemakkelijk te anticiperen op mislukkingen van projecten en deze te voorkomen.
Hoe schrijf je een Project Scope Statement in 7 stappen?
Elk klein hiaat in je projectscope laat genoeg ruimte over voor het project om uit de koers te raken. Daarom moet je project scope document alle parameters omvatten die stakeholders moeten weten over het project.
Hier lees je hoe je in zeven eenvoudige stappen een uitgebreide, duidelijke project scope statement schrijft:
1. Identificeer je belanghebbenden
Houd iedereen op één lijn door de scope door iedereen te laten goedkeuren projectbetrokkenen -Iedereen die iets te zeggen heeft over hoe je project moet verlopen. Dit is het beste projectmanagementproces om ervoor te zorgen dat je scope statement realistisch en haalbaar is.
Gebruik de ClickUp Whiteboard-functie om de belangrijkste belanghebbenden van uw project te identificeren met deze eenvoudige sjabloon
Maak een stakeholderkaart om alle belangrijke mensen op te sommen die betrokken zijn bij het project om uzelf een idee te geven van de mensen die u kunnen helpen op weg naar projectsucces. Gelukkig, ClickUp's sjabloon voor stakeholderkaart die stakeholder in kaart brengen en planning gemakkelijk te organiseren! Sjabloon Stakeholderkaart downloaden Identificeer alle belanghebbenden die beslissingen nemen die van invloed zijn op je project, inclusief:
- Interne belanghebbenden: Teamleden, projectmanagers en leidinggevenden
- Externe belanghebbenden: Klanten, hun klanten of gebruikers, leveranciers en investeerders
Betrek deze belanghebbenden bij het definiëren van de reikwijdte van het project, zodat het voor iedereen duidelijk is wat ze van het project kunnen verwachten en hoe ze kunnen bijdragen aan het succes ervan. Vraag om hun feedback, brainstorm over ideeën en herwerk de doelen waar nodig.
2. Definieer duidelijk de belangrijkste projectdoelen van uw klant
Het woord "project" begint misschien met een "P", maar elk project begint eigenlijk met een "waarom" 😏
Je project verduidelijken doelstellingen zou de eerste stap moeten zijn in het definiëren van de reikwijdte van het project, omdat het uitlegt waarom het werk nodig is.
Als je eenmaal begrijpt waarom de klant dit project nastreeft, weten jij en je team waar ze zich op zullen richten als ze je werk evalueren. Stem je deliverables af op deze doelstellingen en de kans is groot dat de klant tevreden zal zijn.
Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en automatische voortgangscontrole
De projectdoelen geven ook vorm aan je rol als strategisch adviseur. Naast tastbare resultaten kun je ook tips geven over hoe klanten hun doelstellingen kunnen halen om ze over de streep te trekken.
Stel jezelf deze vragen om je te helpen je doelen te definiëren:
- Welke resultaten hoop je te bereiken?
- Hoe zalprojectsucces worden gemeten?
- Zijn er specifiekemaatstaven of KPI's om te volgen om prestaties te benchmarken?
Als je eenmaal je specifieke doelen hebt gesteld, gebruik ze dan om je team te helpen werk van hoge kwaliteit te leveren binnen het bereik. Klanten - vooral nieuwe of kieskeurige - proberen misschien taken naar je toe te gooien of suggesties te doen die geen verband houden met de grotere doelstelling van het project. Misschien laten ze op zich wachten om je op tijd feedback te geven.
Herinner de klant aan je North Star-doelstellingen wanneer er problemen opduiken (en misschien zelfs al eerder). Het is altijd een goed idee om te laten zien hoe deliverables en taken - als ze zijn voltooid op de toegewezen deadlines - bijdragen aan die doelen!
En als het nodig is, ga dan in tegen last-minute suggesties van klanten die niet in lijn zijn met hun North Star door hen precies te laten zien hoe de door hen voorgestelde wijzigingen de organisatie kunnen veranderen projecttijdlijn .
Afhankelijkheden opnieuw plannen om de impact van wijzigingen in vervaldatums op taken te visualiseren binnen de Gantt-weergave in ClickUp
Door een klant specifiek de impact van een kleine of grote wijziging in het project te laten zien, geeft u een niet-vooringenomen beeld van wat dit doet met de workflow. En we snappen het: sommige klanten zijn kieskeurig.
Gelukkig hoeft u niet toe te geven aan willekeurige of last-minute verzoeken door duidelijk de impact van verzoeken te laten zien en het beste pad om projecten binnen scope en op schema te houden.
Houd bij het schrijven van je projectdoelen de SMART doelen kader in gedachten. Stel doelen die:
- **Specifiek
- Mhaalbaar
- Ahaalbaar
- **Relevant zijn
- **Tijdgebonden
Dit zorgt ervoor dat de reikwijdte van het project realistisch is, terwijl er normen worden opgesteld voor het evalueren van het succes ervan.
3. Middelen toewijzen om burn-out te minimaliseren en winst te verhogen
Je kunt pas beslissen waar je team aan gaat werken als je weet welke middelen beschikbaar zijn. En tenzij je Minecraft speelt in de creatieve modus, heb je geen oneindige middelen.
Elk bedrijf is beperkt door de grootte van zijn teams, budget en technologie.
Het projectbereik omvat de toewijzing van middelen om ervoor te zorgen dat je project voldoende teamleden, alle noodzakelijke technologie, en het juiste budget heeft om te slagen. De toewijzing van middelen is essentieel om precies te plannen hoe je team zal projecten zal voltooien .
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen
Voor projectmanagers en teamleiders is het essentieel om het volgende te gebruiken werklastbeheer tools zodat teamleden niet te veel uren aan een specifieke klant besteden. Het is ook handig om een Werklastweergave die kunnen voorkomen dat de ene werknemer meer of minder werkt dan de andere.
Bonus: Resource planningsjablonen Je middelen kunnen ook verschillende dingen zijn. Enkele van de meest gedefinieerde middelen zijn:
- Teamleden: Het totale aantal personen in uw team, de toegewezen verantwoordelijkheden van elk lid en het aantal uren dat per week nodig is voor elke taak
- Techniek: Welke apparatuur, software en gereedschappen hebt u nodig om dit project te voltooien?
- Projectbudget: Budgetten van de klant of intern project, beperkingen of beschikbare pools
Je moet werken met wat je hebt en met een beetje planning kom je een heel eind! Als je weet welke middelen je tot je beschikking hebt, is het gemakkelijker om binnen die richtlijnen te werken.
Bekijk deze_ team charter sjablonen !
4. Bepaal de exacte deliverables die uw klanten nodig hebben
Nu je weet welke middelen je tot je beschikking hebt, ben je klaar om te bepalen wat het project zal opleveren voor je klanten: deliverables. Je project scope document moet duidelijk het volgende aangeven projectresultaten zodat je bureau en je klanten precies weten wat er gemaakt gaat worden.
Werk vol vertrouwen samen met klanten en houd ze tevreden met deze unieke sjabloon voor professionele diensten
Verwijs naar uw projectdoelen wanneer u uw deliverables vastlegt. Hulp nodig bij het organiseren? Gebruik de ClickUp sjabloon voor professionele diensten om uw inwerkproces voor klanten om te bepalen wat er precies geleverd moet worden. Sjabloon voor professionele services downloaden Je deliverables moeten dienen als stapstenen naar het vervullen van het hogere doel van je project en het bevredigen van je projectvereisten . Welke meetbare resultaten zal je project opleveren bij voltooiing?
De vastgestelde deliverables kunnen tastbaar of ontastbaar zijn voor het projectteam. Project scope management kan veel verschillende dingen betekenen voor verschillende instanties, maar enkele veel voorkomende voorbeelden van deliverables zijn:
- Blog posts, case studies en whitepapers
- Rapporten
- Consultaties
- Audits
- Nieuwe functie ofproduct* Trainingsprogramma om werknemers te leren hoe ze nieuwe software moeten gebruiken
5. Bepaal alle projectbeperkingen
U weet dus wat uw project is, maar hoe zit het met wat het niet is? En hoe zit het met de risicofactoren waardoor je project zou kunnen mislukken? Een belangrijke - maar vaak genegeerde - stap bij het opstellen van de scope is het definiëren van deze projectbeperkingen en -uitsluitingen.
Beperkingen zijn factoren die je project beperken, zoals:
- Tijdslimieten, vervaldata en deadlines
- Kosten voor verschillende onderdelen van het project versus het toegewezen projectbudget
- Scope creep en veranderingen in de eerder overeengekomen scope van het werk
Uitsluitingen zijn de leveringen die geen deel uitmaken van het project! Wat zijn de taken die je specifiek niet wilt of kan doen?
Gebruik Tijd in status om eventuele knelpunten te identificeren en automatisch een gerelateerde melding te ontvangen in ClickUp
U kunt bijvoorbeeld aangeven dat uw marketingteam voor sociale media niet verantwoordelijk is voor het plannen van de posts die ze maken. Door tijd te besparen die anders zou worden besteed aan beheer van sociale media kan uw team zich richten op hun expertisegebieden: strategie en contentcreatie.
Als je weet waar je je niet op gaat richten, blijf je gefocust op wat het belangrijkst is! Dit betekent dat je prioriteit kunt geven aan de deliverables die je klant zullen helpen om zijn projectdoelen te bereiken.
Met deze grenzen hoeven jij en je teamleden niet alles te doen waar een klant om vraagt. Je kunt als bureau beslissen hoe je je tijd en energie verdeelt over specifieke klanten. Wijs je middelen effectiever toe, in plaats van te veel te proberen en het risico te lopen overwerkt te raken (en een burn-out te krijgen).
Je kunt stevige grenzen stellen aan je projectmanagers of teamleden, die hen op hun beurt klaarstomen voor succes! Gelukkigere medewerkers, gelukkigere klanten - en minder kans op mislukking van een project !
6. Maak een grondige en altijd bijgewerkte projecttijdlijn
Als projectresultaten het "wat" van een project zijn, dan is je projecttijdlijn het "wanneer" Je projectscope moet een chronologische uitsplitsing bevatten van de gebeurtenissen en taken die bij je project komen kijken.
Dit creëert mijlpalen die je team op specifieke deadlines moet halen om vooruitgang te boeken in de richting van je doelen. Je project scope statement hoeft geen gedetailleerde, dag-tot-dag planning te hebben voor elke kleine taak. Het moet echter wel het volgende bevatten
- Begin- en einddatum van het project
- Een lijst van de belangrijkste taken voor je project
- Vervaldata voor deze taken
- De hoeveelheid tijd die nodig is om elke taak te voltooien
- Afhankelijkheden van taken die de mijlpalen hierboven kunnen blokkeren
Meer items weergeven zoals gevolmachtigden, vervaldatums en meer in de zijbalk van de Gantt-weergave
Je projecttijdlijn helpt je team het grote plaatje van je project te zien en hoe de onderdelen elkaar beïnvloeden. Het houdt je team op koers en geeft inzicht in eventuele knelpunten.
7. Stel een beheersbaar en realistisch scope-managementproces in
U weet wat ze zeggen: de beste plannen van muizen en mensen lopen vaak mis. Ondanks uw uitstekende projectplan je project zal onderweg van koers veranderen.
Zelfs de beste project scope management teams zullen onderhevig zijn aan veranderingen als gevolg van factoren zoals bezuinigingen, personeelsverloop en aanvullende eisen. Hoewel je project scope statement out-of-scope werk moet voorkomen, is verandering van scope soms onvermijdelijk.
Gebruik de functie voor multitaakbeheer in ClickUp wanneer u meerdere projectwijzigingen tegelijk moet aanbrengen
Hier ziet u hoe u een projectomvangbeheerplan kunt opstellen dat u kan helpen scope creep te beheersen:
- Beperkingen instellens: Het aantal keren dat je bepaalde dingen zult veranderen
- Teamleden toewijzen: Stel de contactpersonen in om de wijzigingen te coördineren
- Stel processen in: Zorg ervoor dat wijzigingsverzoeken moeten worden goedgekeurd door alle relevante belanghebbenden
- Budgetteer tijd en middelen: Bereid je voor op meerdere wijzigingsrondes
Ten slotte, nadat iedereen de kans heeft gehad om het te bekijken, laat je de scopeverklaring ondertekenen door alle belanghebbenden. Zorg ervoor dat iedereen een kopie heeft om naar te verwijzen na de project van start gaat .
Daarnaast kun je een projectmanagementmethode gebruiken zoals Agile of Scrum die beide gebouwd zijn om om te gaan met plotselinge veranderingen in de scope!
gerelateerd: **Hoe schrijf ik een projectvoorstel
Voorbeeld van een Projectreikwijdteverklaring in actie
Je bent Jane, een manager bij een marketingbureau, en je hebt de opdracht gekregen om een contentmarketingcampagne voor Sugar-O's, een nieuw graanproduct dat je klant op het punt staat te lanceren. Zoet!
Het eerste wat je moet doen is de reikwijdte van je project definiëren. Een voorbeeld van de reikwijdte van je project kan er als volgt uitzien:
Projectdoelen
De naamsbekendheid van Sugar-O's vergroten door contentmarketingartikelen te maken die de waarde van Sugar-O's benadrukken, namelijk de voordelen voor de gezondheid en de heerlijke smaak waar zowel kinderen als volwassenen dol op zijn.
Project belanghebbenden
Het definiëren van het bereik voor het hele team zal de projectplanningsproces . Leg de projectvereisten beslist voor aan je belanghebbenden en probeer iedereen zo op een rijtje te zetten:
Toegewezen middelen
- Eén CMM, 30 uur werk per week gedurende vier weken
- Eén CSM, vijf uur werk per week gedurende vier weken
- Eén PM, twee uur werk per week gedurende vier weken
- Eén redacteur, vijf uur werk per week gedurende vier weken
- Een copyeditor, vijf uur werk per week gedurende vier weken
- Budget: $10.000
Deliverables
- Vier (4) kant-en-klare contentmarketingartikelen geoptimaliseerd voor SEO (elk 1.500-3.000 woorden)
Beperkingen
- Feedback van de klant moet binnen een week na levering worden gegeven
- Vakantieplanning van klant als beoordelaars niet op kantoor zijn
Tijdlijn
- Startdatum project: 1 oktober
- Susan regelt een kick-off gesprek voor 1 oktober
- Ray levert SEO briefings aan het bureau voor 14 oktober
- Mary levert het eerste artikel voor 21 oktober
- Feedback van de klant op het eerste artikel voor 28 oktober
- Definitieve revisies uiterlijk 1 november
- Mary levert het tweede artikel uiterlijk 28 oktober
- Feedback van de klant op het tweede artikel uiterlijk 4 november
- Laatste revisies uiterlijk 7 november
- Mary levert het derde artikel uiterlijk 4 november
- Feedback van de klant op het derde artikel uiterlijk 11 november
- Laatste revisies uiterlijk 14 november
- Mary levert het vierde artikel uiterlijk 11 november
- Feedback van de klant op het vierde artikel uiterlijk 18 november
- Laatste revisies geleverd op 21 november
- Sugar-O's publiceert alle artikelen voor 30 november
Uitsluitingen
- Geen grafisch ontwerp
- Niet meer dan één revisieronde per artikel
gerelateerd: Projectmanagementdriehoek
Aanvullende Projectomvang sjablonen om u op weg te helpen
Het schrijven van een project scope document is niet eenvoudig, maar je hoeft niet bij nul te beginnen. Bekijk onze gratis sjablonen voor projectomvang om u te helpen zo snel mogelijk uw projectplanning te consolideren.
ClickUp Werkomvang sjabloon
Probeer ClickUp's sjabloon voor werkomvang om deliverables, vervaldatums, mijlpalen en meer te documenteren
Moet u snel een projectomvangdocument maken? ClickUp's werkomvangsjabloon helpt u precies dat te doen door ruimte te bieden om de belangrijkste elementen te schetsen:
- Projectoverzicht & doelstellingen
- Takenlijst
- Project mijlpalen
- Projectvergaderingen
- Statusrapport project
- Project Goedkeuring
Met deze sjabloon kunt u uw project opdelen in kleinere, haalbare taken. Dit document schept verwachtingen door een tijdlijn op te stellen die de verantwoordelijkheid voor de projectresultaten vastlegt.
Het bevat ook ruimte voor belanghebbenden om de projectomvang goed te keuren, zodat iedereen weet dat het werk dat in het document wordt beschreven, is gezien en goedgekeurd. Sjabloon voor werkomvang downloaden
ClickUp Projectomvang Whiteboard Sjabloon
Bouw visueel een duidelijk pad uit naar projectsucces, van kickoff tot oplevering
Wie houdt er niet van een vleugje kleur? Deze sjabloon projectomvang organiseert al uw belangrijke projectonderdelen op een helder, schoon whiteboard.
Je kunt gemakkelijk de details definiëren die je moet weten, terwijl je visualiseert welke elementen nog meer informatie nodig hebben. Scope je project in zijn geheel: creëer je bedrijfsdoelstellingen, definieer deliverables en log projectuitsluitingen en aannames in.
Noteer informatie door plakbriefjes toe te voegen, sleep ze dan tussen kolommen en over het hele whiteboard op een manier die voor jou logisch is. ClickUp's whiteboard sjabloon voor projectomvang sorteert informatie in de volgende kolommen:
- Informatie over wat het project is en het belangrijkste doel ervan
- **Geef aan waarom het project belangrijk is
- Omvang van welke taken wel of niet in het project moeten worden opgenomen
- Zakelijke doelstellingen die de doelen definiëren
- Deliverables, oftewel de output die geproduceerd zal worden
- Uitzonderingen, werk dat buiten het projectbereik valt
- Assumpties, of een lijst van benodigde middelen voor het project
Maak deze kolommen je eigen! Je kunt nieuwe kolommen toevoegen, bestaande kolommen verwijderen en ze aanpassen aan je eigen wensen! Deze sjabloon is volledig aanpasbaar aan jouw workflows. Download Whiteboard Sjabloon Projectomvang
Projectomvang en meer beheren in ClickUp
Het opstellen van uw project scope statement is slechts een van de eerste stappen in projectmanagement. Zodra u de blauwdruk hebt, moet u daadwerkelijk bouwen, realiseren en opleveren.
Elk succesvol team heeft de juiste tool nodig om hen bij dat proces te helpen, en er is geen software voor projectbeheer beter dan ClickUp, ClickUp is 's werelds toonaangevende projectmanagementtool ! Het heeft alle functies die je nodig hebt om je droomproject uit te voeren! Zo doe je het:
- Deel je project op in haalbareactiepunten met taken, subtaken en controlelijsten
- Documenteer alles in rijke tekst metClickUp Documenteninclusief uwprojectcontractprojectbereik en vereisten
- Blijf op de hoogte van waar iedereen aan werkt en beheer resources met Box View en Pulse
- Communiceer met belanghebbenden en wijs commentaar toe via Chat
- Werk prioriteit geven en zorg ervoor dat taken altijd in de juiste volgorde worden uitgevoerd met Prioriteiten en Afhankelijkheden
- Het hele project in vogelvlucht bekijken met Dashboards
Met ClickUp bent u gedekt voor de hele levenscyclus van het project, van projectscope tot eindproduct. Probeer ClickUp gratis vandaag!