チームのためのプロジェクト・コミュニケーション・プランの作り方

プロジェクトマネージャーとして、チームを率い、期限を管理し、予算を注意深く見守るのがあなたの仕事です。良いニュースは効果的なチームコミュニケーションは、あなたの仕事をもっと楽にし、より良い仕事を生み出すことができる。

しかし、仕事上の誤解のほとんどは、コミュニケーションがうまくいっていないために起こります。どこかで、どういうわけか、ワイヤーが交差し、チームがボールを落としやすくなるのだ。

プロジェクト管理者にとって、主要プロジェクトの開始時にプロジェクトコミュニケーションプランを文書化することが非常に重要なのはそのためだ。余計なステップのように聞こえるかもしれないが、混乱を避け、チームの結束力を高め、仕事の質を向上させるためには、この戦略は必須なのだ。

効果的なコミュニケーションプランをまとめたことがなくても、心配はいりません。このガイドで、プロジェクト・コミュニケーション・プランとは何か、なぜ重要なのか、どのように作成すればいいのかを学んでください。

プロジェクトコミュニケーションプランのテンプレートや例もご紹介しますので、コミュニケーション戦略のスピードアップにお役立てください。

プロジェクト・コミュニケーション・プランとは何か？

プロジェクト・コミュニケーション・プランとは、次のようなことを説明する文書である。プロジェクトの利害関係者は互いに情報を共有する。プロジェクトコミュニケーションプランには、以下を含める必要があります：

プロジェクトチームメンバーまたは鍵ステークホルダーのリスト。
共有する情報の種類と、どのチームメンバーと共有するか。
コミュニケーションの方法（それぞれの方法を使う場合のシナリオも含む
コミュニケーションの頻度
チームメンバー全員の連絡先情報

コミュニケーションは常識のように聞こえるかもしれませんが、正直なところ、そうではありません。そうではありません。

誰もコミュニケーションの取り方を教えてはくれませんし、物事を文書で明文化することは、チームが愚かで防ぎようのないミスを避けるのに役立ちます。

例：チームメンバーの一人が、次のような文章を好むとします。メッセージをSlackで送信したい場合が、もう一方が電子メールを矢継ぎ早に送っている場合、どちらかがもう一方の重要な最新情報を見逃してしまう可能性が高い。一緒に仕事をする前にプロジェクトのコミュニケーションプランを作成することで、全員が同じページに立ち、今後の共同作業の進め方について合意した規範を作ることができる。

効果的なプロジェクトコミュニケーションプランのメリット

確かに、仕事の質やタイムラインは重要ですが、プロジェクトの成功は多くの場合、良好なコミュニケーションにかかっています。一方、コミュニケーション不足は、手戻りやフラストレーション、予算の破綻につながります。

やることなすこと、楽しくなさそうですよね？

プロジェクトコミュニケーションプランは、チームがよくあるコミュニケーションの問題を回避するのに役立ちますが、それ以上のことを達成するのにも役立ちます。

ワークフローとタイムラインの合理化

コミュニケーションプランが明確な指示と期待を与えることで、全員がやることを把握できます。これにより、ワークフローが効率化され、プロジェクトが予定通りに進むようになります。

チームコラボレーションを強化する

ClickUpホワイトボードのコラボレーション検出

コラボレーション検出機能により、ClickUpホワイトボードでチームが同時に仕事と編集を行うことができます。

/参照 https://clickup.com/ja/blog/51822/undefined/ より良いチームワークを促進 /%href/

クリアされた役割と責任を全員に明確に理解させることで、チームワークが向上します。また、プロジェクトの進捗や変更についてチームに常に情報を提供することで、エンゲージメントを高めます。

コミュニケーションのミスをなくす

コミュニケーションミスは、一見シンプルなプロジェクトをシェイクスピアのドラマに変えてしまう可能性がある。しかし、しっかりとしたプロジェクトコミュニケーションプランがあれば、誤解や混乱を大幅に減らすことができ、プロジェクトの遅延やエラーでチームが立ち行かなくなるのを防ぐことができます。

プロジェクトのタスクに関連する会話は、すべてコメント欄に書き込む。

すべての会話をタスク内で直接まとめて、コメントを割り当てることで、考えを簡単にアクションアイテムに変えることができます。

信頼を築く

コミュニケーションは信頼の基礎である。

/参照 https://clickup.com/ja/blog/61578/undefined/ プロジェクトの透明性 /%href/

とオープンなコミュニケーションは、全員がチームの一員であると感じさせます。そしてチームがお互いを信頼し合えば、健全なコミュニケーションはより自然に生まれる。

対立を最小限に抑える

プロジェクト管理者であれば、プロジェクトがいかにストレスの多いものであるかをご存知でしょう。コミュニケーションプランには、コンフリクト解決のためのフレームワークが組み込まれているため、プロジェクト中に発生した問題を解決するためのプレイブックがあります。

リスクを管理する

法的責任や金銭的責任は常に懸念事項です。結局のところ、誰も法務部から手紙を受け取りたいとは思わない。幸いなことに、コミュニケーション・プランはリスク管理と手を携えて、潜在的な問題を特定し、早急に解決することができる。

ClickUpのリストビューでタスクの依存関係を見る

ClickUpのリストビューでタスクの依存関係をビューするのは簡単です。

最終的に、プロジェクトのコミュニケーションプランは、プロジェクトを成功させるために必要不可欠なものです。全員が同じ方向に進むためには、コミュニケーションプランによって全員の足並みを揃え、同じプロジェクト目標に向かって仕事を進めるようにします。

プロジェクトコミュニケーションプランの作り方

プロジェクト管理コミュニケーションプランの作成は初めてですか？ご心配なく。このステップバイステップのガイドに従って、あなたのチームのためのしっかりとしたプロジェクトコミュニケーションプランを作成してください。

最初に一般的なコミュニケーション戦略を決める

まず最初に、プロジェクトコミュニケーションプランの一般的なアプローチを決めましょう。以下について決めましょう：

以下について決定する。コミュニケーション戦略チームが従うこと
どのチームメンバーがプロジェクトに取り組むか
チームがミーティングを行う頻度と、誰がミーティングをリードするか
ミーティングをどのようにスケジュールするか

この最初のステップでは、コミュニケーションの種類と頻度を決める。例：ステータスのアップデートは毎日やるのか、毎週やるのか？プロバイダーは誰にするのか？プロジェクトの更新チームは正式なステータス報告を期待しているのか？

プロジェクト管理者であるあなたには、コミュニケーションプランの最終決定権があります。プロジェクトマネジャーは

/参照 https://clickup.com/ja/blog/16961/undefined/ キックオフミーティング /%href/

をチームで開き、全員の賛同を得る。

ボーナス：チェックアウト *ドキュメントとPPTを使ったミーティング用プロジェクト・キックオフ・テンプレート10個* ミーティング中にコミュニケーション目標を設定する。を設定し、チームからのフィードバックを集める。例えば、毎週月曜日の朝にプロジェクトチームとミーティングを行い、その週のタスクを確認し、さらに金曜日にフォローアップを行い、進捗を確認するという目標を設定するとよいでしょう。

同期と非同期のコミュニケーションチャンネルをプランする

ClickUp ドキュメント、チャットビュー、リストビュー、ホームページ

ClickUpのコミュニケーションオプションは豊富です：チャットビューでその場で話したり、ドキュメントビューにコメントを残したり、チームメンバーに特定のタスクをタグ付けしたり。

次に、このプロジェクトで使用するコミュニケーションのフォームを決めます。一般的には、同期的なコミュニケーション（チャットのようにリアルタイムで行われる）と、チームメンバーとのコミュニケーションを考慮したプランが必要です。

/参照 https://clickup.com/ja/blog/53047/undefined/ 非同期コミュニケーション /非同期コミュニケーション

(電子メールのように、より遅延する）。

年中無休で緊急事態が発生するようなフィールドで仕事をしていない限り、あなたのチームは即時型と遅延型のコミュニケーション方法をミックスして使うことになるだろう。

プロジェクト・コミュニケーション・プランには、チームが使う可能性のあるすべてのチャネルと、それぞれのチャネルをいつ使うのが適切かを明記する必要があります。チームごとに異なりますが、プランには以下のようなものが考えられます：

これは、チームがリモートワークで仕事をしているか、オフィスで仕事をしているかによります。直接ミーティングを招集することが適切な場合を特定する。チームによっては、正式なクライアントに電話するときだけかもしれませんし、標準的な慣行として行うチームもあるでしょう。
電話連絡は、プロジェクトの進捗を追跡するための直感的なダッシュボードに加え、時間を節約するプロジェクトテンプレート、他のアプリとの1,000以上の統合、その他多くの機能を提供します。

チーム間コラボレーションのサポート

チームが緊密であればあるほど、次のことが必要です。他のチームと協力する必要がある。社内外の他のチームと協力する。プロジェクトのスコープが大きい場合、次のようなことが考えられます。機能横断的なチームと仕事をすることになるでしょう。 IT、アカウント、マーケティングなどを含むクロスファンクショナル・チーム /%ref/。

ClickUp TIML機能

ClickUpのTIML(Tasks in Multiple Lists)機能により、開発者は組織内の他のチームとタスクを接続することができる。

プロジェクトのコミュニケーション・プランには、チーム同士や他部署とのやり取りを明確にする必要があります。例えば、あなたのチームの規範はZoomコールでコミュニケーションをとることかもしれませんが、アカウント担当者は文書でしか受け付けないかもしれません。

だからこそ、コミュニケーションプランの作成プロセスの早い段階で、すべてのステークホルダーと関わることが重要なのです。協働するすべてのチームのニュアンスや、本当のことを言えば、「奇妙な癖」を理解すれば、コミュニケーションプランにそれをアカウントすることができる。

その結果は？チームがまとまり、ボトルネックが減る。

重要業績評価指標（KPI）の割り当て

どんなプランでもそうですが、プロジェクトコミュニケーションプランにも以下が必要です。含む成功を測るためのメトリクスとKPI .メトリクスは、あなたのコミュニケーションプランが実際にうまくいっているかどうかを確かめる唯一の方法です。

プロジェクトのコミュニケーションプラン：ClickUp 目標機能

ClickUpの目標機能を使って、関連する複数のKPIをフォルダにまとめて進捗を追跡し、進捗率を可視化することができます。

プランを確定する前に、チームのコミュニケーション状況を評価するための定量メトリクスを選びましょう。以下のようなメトリクスが考えられます：

平均応答時間
モバイル利用評価
従業員のエンゲージメント評価
開封率
レシートの読み取り

もっと大きな仕事があるように思われるかもしれませんが、コミュニケーションプランのKPIを時々チェックすることで、チームの仕事ぶりがよくわかります。プロジェクト・コミュニケーションがうまくいっているのか、それとも失敗しているのかを白黒はっきりさせる最善の方法です。

プロジェクトコミュニケーションプランの例とテンプレート

プロジェクト・コミュニケーション・プランの素晴らしいところは、チームのためのプランの書き方に正解も間違いもないということです。それでも、例を見てインスピレーションを得れば、プロジェクト管理コミュニケーションプランがより書きやすくなることは分かっています。

プロジェクト・コミュニケーション・プランの例から学び、自分のプロジェクトに貼り付けましょう。

/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/47698/undefined/ ClickUpのプロジェクトコミュニケーションプランテンプレート /%href/

には、以下の有用なセクションがあります：

プロジェクト目標
マイルストーン
プロジェクトのステータス
成果物の管理
ミーティングのスケジュール
通知設定

1.ClickUp コミュニケーションプランテンプレート

プロジェクトコミュニケーションプラン：ClickUp コミュニケーションプランテンプレート

ClickUpの豊富なフォーマットツールを使って、プランのビジュアルを作成し、情報をすばやく整理しましょう。

ClickUpの無料穴埋め式テンプレートをご利用ください。

コミュニケーションプランのテンプレート

を使えば、プロジェクトのコミュニケーションプランが一気に完成します。企業階層を簡単にドロップインし、プロジェクト・コミュニケーション・プランを実施できます。 PEST分析やSWOT分析、チームツールのリストなどを、クリックするだけで簡単に作成できるテンプレートです。チームからのフィードバックを収集し、コミュニケーション・プランを長期的に改善するための評価セクションも含まれています。

クリックアップは、チームのコミュニケーション・チャンネルや目標などに合わせて自由にテンプレートを変更することができます。プロジェクト管理コミュニケーションプランに集中できるよう、フォーマットをスピードアップするための無料ツールとお考えください。

このテンプレートをダウンロードする

2.ClickUpコミュニケーションマトリクスレポートテンプレート

ClickUpコミュニケーションマトリクスレポートテンプレート

タスクを管理する

/参照 https://clickup.com/ja/blog/65946/undefined/ プロジェクトのステータスを監視する /%href/

期日を割り当てる

プロジェクトの

ClickUpプロダクトローンチチェックリストプランテンプレート

は、完璧なコミュニケーション・プランニングを保証するために作成されており、決してステップを見逃すことはありません。プロダクトローンチの複雑なプロセスを考えると、常にモニタリングすることが重要です。

チームが非同期で動いていて、常にリアルタイムでコラボレーションしているわけではない場合、重要なタスクを1つの場所に集約したこのチェックリストがあれば、チームメンバー全員の曖昧さをなくすことができます。